Tworzenie zawartości zwykle zaczyna się dość prosto: Ty lub Twoja firma macie odbiorców, Twoi odbiorcy mają pytania, a Ty chcesz odpowiedzieć na te pytania.
Być może zaczynasz od bloga, postu w mediach społecznościowych lub strony docelowej. A potem kolejny, i kolejny, i kolejny. Zanim się zorientujesz, masz, cóż, dużo zawartości.
ale czy do zrobienia? I czy Twój system organizacyjny jest skalowalny?
Jeśli twoja odpowiedź na którekolwiek z tych pytań jest gdzieś pomiędzy "meh" a "nie", nie martw się! Nie jesteś sam! W końcu trudno jest przewidzieć potrzeby, zanim się pojawią, zwłaszcza w praktyce tak szybko rozwijającej się i stale ewoluującej jak content marketing.
W rzeczywistości ClickUp Marketing zespoły marketingowe i kreatywne borykają się z efektami ubocznymi szybkiego wzrostu zawartości, członków zespołu, procesów i wszystkiego pomiędzy. Naturalnie więc wykorzystaliśmy ClickUp, aby stworzyć bardziej zorganizowany system. Chcemy się nim z Tobą podzielić!
Czym jest baza danych zawartości?
Baza danych zawartości opisuje system, za pomocą którego osoba lub zespół konsoliduje zawartość i jej kontekst (np. datę premiery, status, analizy) w ustandaryzowany sposób. Jest to zrobione do zrobienia w celu łatwiejszego budowania i utrzymywania kampanii opartych na zawartości.
Większość większych teamów utrzymuje bazę danych dla każdego rodzaju zawartości, którą muszą śledzić - strony docelowe, blogi, reklamy, posty w mediach społecznościowych -Ale mniejsze Teams lub osoby prywatne mogą być w stanie przechowywać całą swoją zawartość w jednej bazie danych, kategoryzując zawartość według typu.
Podczas gdy informacje i darmowe szablony na tym blogu mają służyć jako ogólne wytyczne, które pomogą ci zbudować i utrzymać własną bazę danych, zawsze będzie to wymagało pewnych prób i błędów, gdy określisz, jakich komponentów potrzebujesz, aby śledzić wszystkie swoje rzeczy w jednym miejscu.
Krótkie słowo o typach baz danych
Rozróżnienie, które często można usłyszeć podczas omawiania baz danych, to relacyjne i nierelacyjne bazy danych .
Mówiąc prościej, relacyjna baza danych przechowuje informacje w tabelach i łączy powiązane informacje tabelaryczne. Te połączenia między różnymi punktami danych w różnych tabelach nazywane są schematami. Analitycy danych znajdują informacje w relacyjnej bazie danych poprzez wyszukiwanie informacji za pomocą języka specyficznego dla domeny, takiego jak SQL.
Z drugiej strony, nierelacyjne bazy danych niekoniecznie mają strukturę tabel. Są one zoptymalizowane pod kątem rodzaju przechowywanej zawartości, a nierelacyjna baza danych może składać się z wielu sposobów prezentacji, etykiety i wyszukiwania informacji.
Ponieważ ClickUp umożliwia tworzenie relacyjnych baz danych bez użycia kodu, twoja gotowa baza danych zawartości będzie bardziej przypominać tradycyjną relacyjną bazę danych: etykiety i kategorie zostaną ustandaryzowane, a informacje będą wyświetlane w tabelach. Jednak nic na tym blogu nie wymaga znajomości SQL ani żadnego innego języka programowania.
Mając to krótkie zastrzeżenie z głowy, zaczynajmy!
Kto korzysta z baz danych zawartości?
Zanim spędzisz godziny na planowaniu, organizowaniu i budowaniu bazy danych, warto upewnić się, że ty i twój zespół faktycznie z niej skorzystacie.
Być może zadajesz sobie pytanie: "Jakiego rodzaju Teams faktycznie korzystają z baz danych zawartości?"
Prostą odpowiedzią jest prawie każdy lub każdy zespół z dużą ilością zawartości, którą musi organizować, śledzić i aktualizować - z naciskiem na części track i update. Dobra baza danych nie tylko pomoże ci znaleźć zawartość, ale także pozwoli ci dodać metryki, statusy i informacje jakościowe do tej zawartości, dzięki czemu będziesz mógł określić:
- Co wymaga aktualizacji
- Co osiąga dobre wyniki
- Dlaczego niektóre elementy zawartości mogą działać lepiej niż inne
- Gdzie są możliwości dla nowej zawartości
- Jak zawartość radzi sobie w długim okresie czasu?
Jeśli więc ty lub twój zespół zadajecie sobie którekolwiek z tych pytań, warto przynajmniej rozważyć stworzenie bazy danych zawartości.
Bazy danych zawartości są przydatne do organizowania zasobów dla każdego rodzaju zespołu, ale zazwyczaj śledzą informacje dla:
- Teamów marketingowych i kreatywnych2. Agencje3. Teams usług profesjonalnych
- Specjaliści ds. edukacji Chociaż ten post wyjaśni bazy danych w kontekście zespołu Content Marketingu, informacje te mają zastosowanie do każdego, kto próbuje zarządzać dużą ilością zawartości.
Zorganizuj wszystkich w swoim zespole marketingowym dzięki cyklom pracy i udostępnianiu dokumentów
W miarę jak Teams stają się coraz bardziej rozproszone i liczne, coraz większym wyzwaniem staje się pozostanie w centrum biznesu, ponieważ wszelkie wady lub zakłócenia procedur są wzmacniane. The Szablon ClickUp Marketing Teams jest dostawcą rozwiązania umożliwiającego lepszą współpracę poprzez konsolidację wszystkich zadań marketingowych, poprawę widoczności w całym dziale marketingu i umożliwienie szybkiej reakcji.
Dlaczego warto budować bazę danych zawartości?
Niezależnie od tego, czy tworzysz zespół składający się z jednej czy stu osób, powody, dla których tworzysz bazę danych zawartości, prawdopodobnie będą należeć do jednej lub więcej z poniższych kategorii:
- Organizowanie zasobów
- Śledzenie kluczowych wskaźników
- Nadzorowanie i kontrolowanie dystrybucji zasobów
- Powiązanie aktywów z wydajnością
Podczas gdy każdy z tych czynników odegrał rolę w decyzji zespołu ClickUp Marketing o budowie baz danych blogów i stron docelowych, naszą największą potrzebą była skalowalność.
Wraz z szybkim rozwojem każdego zespołu, potrzebowaliśmy sposobu na zebranie ogromnych ilości informacji, które znajdowały się w umysłach kilku osób i udostępnienie ich zupełnie nowemu zespołowi, który nie był zaznajomiony z wieloletnimi procesami i programami specyficznymi dla ClickUp.
Skalowalność to jednak tylko jedna z zalet dobrze utrzymanej bazy danych zawartości. Przyjrzyjmy się innym:
1. Bazy danych oszczędzają czas zespołu.
Głównym zadaniem ClickUp jest zaoszczędzić jeden dzień w tygodniu więc bądźmy szczerzy, "oszczędność czasu" zawsze będzie naszym numerem jeden. Ale to nie czyni go mniej prawdziwym! W końcu, jeśli zawartość nie jest pogrupowana w standardowy sposób, oznacza to, że tak jest:
- Pogrupowane w niestandardowy sposób (co sprawia, że znalezienie czegoś przypomina szukanie igły w stogu siana)
- Rozproszone na całej platformie lub serii platform (co sprawia, że znalezienie czegoś przypomina szukanie igły w polu stogów siana)
- Przechowywane w czyjejś głowie lub, co gorsza, na dysku twardym komputera (co chyba przypomina pytanie rolnika, czy pamięta, w którym stogu siana umieścił tę igłę)
Z drugiej strony, przechowywanie wszystkiego w bazie danych jest jak trzymanie wszystkich igieł w jednej szufladzie z etykietą "igły", dzięki czemu nie trzeba przekopywać się przez stogi siana, aby ukończyć projekt haftu.
Mówiąc prościej, jeśli spędzasz mniej czasu na szukaniu rzeczy, masz więcej czasu na pracę nad ich budowaniem i ulepszaniem.
Kiedy wszyscy wiedzą, gdzie coś znaleźć, gwarantuje to również, że twój zespół nie będzie powielał wysiłków, tworząc od podstaw coś, co już istnieje, ponieważ nie mogli tego znaleźć. Bo bądźmy szczerzy, w takim czy innym momencie wszyscy po prostu odtworzyliśmy zawartość, ponieważ było to łatwiejsze niż polowanie na padlinożerców w jej poszukiwaniu.
Co więcej, przechowywanie zawartości w bazie danych - zwłaszcza w chmurze - daje pewność, że każdy wie, gdzie znaleźć najnowszą wersję czegoś.
2. Bazy danych umożliwiają skalowalność.
Pozostawieni sami sobie, prawie każdy wymyśli swój własny system organizacyjny.
Jeśli jesteś jedyną osobą, która musi z niego korzystać, to w porządku. Jeśli jedna lub dwie inne osoby muszą nauczyć się twojego systemu, nawet jeśli jest on nieco chaotyczny, zwykle jest to w porządku.
Ale kiedy team rozrasta się tak, że dziesięć, potem dwadzieścia, a następnie sto osób musi dostosować się do improwizowanego systemu, który został stworzony przez jedną osobę i często dla jednej osoby, to mamy problem.
Ideą dobrze zorganizowanej bazy danych zawartości jest zapobieganie temu problemowi, zanim się pojawi. Więc nawet jeśli jesteś obecnie zespołem składającym się z jednej osoby i organizujesz całą swoją zawartość w sposób, który działa dla Ciebie, zastanów się, czy ten system nadal będzie działał, gdy dziesiątki innych osób będą musiały z niego korzystać.
Jeśli odpowiedź brzmi "być może" lub "😬", być może nadszedł czas, aby uzyskać nieco bardziej uporządkowane i strategiczne podejście do śledzenia zawartości.
3. Bazy danych umożliwiają analizę i ulepszanie zawartości.
Jedną z największych zalet dobrze zorganizowanej bazy danych jest to, że pozwala ona ludziom nie tylko znajdować rzeczy (gdyby tak było, byłaby to po prostu biblioteka zawartości), ale także nadaje zawartości kontekst. Oznacza to, że pozwala zobaczyć dane ilościowe, takie jak ruch, zaangażowanie, status i historia, które mogą pomóc w ulepszeniu konkretnej zawartości i ogólnym rozwoju treści.
A kiedy każdy ma dostęp do bazy danych, każdy może tworzyć pomysły w tym samym kontekście, co może dać początek nowym, wnikliwym sposobom podejścia do zawartości.
Przykładowo, podczas prowadzenia kampanii audyt mediów społecznościowych specjalista może spojrzeć na wpis na blogu o wysokim ruchu i wysokim zaangażowaniu w bazie danych zawartości i zdać sobie sprawę, że zawiera on statystyki, które można wykorzystać do stworzenia serii postów na LinkedIn. Osoba zajmująca się marketingiem e-mail może zobaczyć ten sam post i zdać sobie sprawę, że zawiera on podział procesu, który byłby świetną infografiką do nadchodzącego biuletynu.
Zwykła kontekstualizacja zawartości i udostępnienie jej wszystkim pozwala na lepszy wgląd w grupę i zachęca do atomizacja zawartości o najwyższej wydajności.
Organizowanie i śledzenie wszystkiego w jednym miejscu ułatwia również zespołom danych porównywanie wydajności zawartości, dzięki czemu mogą ocenić, co działa, a co nie, i wprowadzić odpowiednie zmiany w strategiach płatnej lub organicznej zawartości.
Co powinna zawierać baza danych zawartości?
Decyzja o tym, jakie informacje powinny znaleźć się w bazie danych treści, będzie się różnić w zależności od rodzaju śledzonej zawartości i celu jej śledzenia, ale oto kilka dobrych wskazówek, których należy przestrzegać:
1. Zacznij od bloków konstrukcyjnych.
Po pierwsze, musisz dowiedzieć się, jakiego rodzaju zasoby - strony internetowe, posty w mediach społecznościowych, blogi lub wszystkie powyższe - musisz zorganizować i śledzić. Następnie musisz zdecydować, w jaki sposób będziesz śledzić te zasoby.
Jeśli zawartość, którą śledzisz, można traktować jako zbiór elementów, to "sposób śledzenia" to pojemniki do przechowywania, których używasz do organizowania materiałów. Powinieneś wybrać pojemnik do przechowywania, który jest łatwy do spakowania, mieści wszystkie niezbędne informacje i można go łatwo etykietować i lokalizować później.
Jeśli używasz ClickUp do budowania bazy danych, sugerujemy użycie zadań do przechowywania poszczególnych fragmentów zawartości. Omówimy to jednak bardziej szczegółowo w następnej sekcji.
Zadanie bazy danych bloga w ClickUp
2. Zdecyduj, w jaki sposób będziesz kategoryzować zawartość
Po podjęciu decyzji o typie (lub typach) śledzonej zawartości i sposobie jej przechowywania, musisz zdecydować, jak ją skategoryzować.
W przypadku ClickUp prowadzimy oddzielną bazę danych dla blogów i stron docelowych, a każdą z nich kategoryzujemy według kategorii.
Blogi są pogrupowane tematycznie, więc dodajemy niestandardowe pola z opcjami takimi jak Agile, _CRM, Tools, Work/Life itp.
Strony docelowe są pogrupowane według typu, więc to samo Pole niestandardowe w zadaniu strony docelowej zawiera opcje takie jak Feature, Competitor, Teams, itp.
Wymyślając własne etykiety, niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na kategoryzację tematyczną, czy nie, pamiętaj, że konsekwentne stosowanie etykiet jest najważniejsze. Upewnij się, że ty i twój zespół rozumiecie, co oznacza każda etykieta i upewnij się, że pisownia i wielkie litery etykiet są spójne.
3. Zdecyduj, jakie inne informacje musisz przechowywać.
Teraz, gdy już zdecydowałeś, co będziesz przechowywać w swojej bazie danych i jak ją zorganizujesz, możesz zacząć wypełniać szczegóły. Na tej scenie należy rozważyć kilka kluczowych pytań:
- Gdzie znajduje się moja zawartość?
- W jakim "stanie" jest moja zawartość? (Czy wymaga aktualizacji? Czy jest w trakcie przeglądu?)
- Kto jest odpowiedzialny za utrzymanie tej zawartości?
- Jak radzi sobie moja zawartość?
Odpowiedzi na te pytania pomogą ci zdecydować, jakie informacje należy uwzględnić w zadaniach bazy danych. (_lub, jeśli nie używasz ClickUp, dowolnego "kontenera", którego używasz do przechowywania informacji o zawartości)
Przyjrzymy się niektórym konkretnym szczegółom, które śledzimy w naszej bazie danych w następnej sekcji.
4. Mapa procesów, które będą zarządzane w bazie danych.
Baza danych jest przydatna tylko wtedy, gdy pomaga tobie i twojemu zespołowi konsolidować informacje i usprawniać istniejące cykle pracy.
w końcu, jeśli nie chcesz nic robić ze swoją zawartością, po co poświęcać cały czas na dodawanie jej do bazy danych?
Decydując o tym, jakie szczegóły śledzić, zastanów się również, w jaki sposób pomogą one tobie i twojemu zespołowi powiązać bazę danych z istniejącymi procesami, które obejmują zawartość.
Na przykład, załóżmy, że stworzyłeś bazę danych dla wszystkich swoich stron internetowych i potrzebujesz kogoś z zespołu, aby sprawdzał posty co sześć miesięcy od daty ich publikacji pod kątem dokładności informacji. Upewnij się, że każde zadanie na stronie internetowej zawiera status "Wymagany przegląd" lub "Wymagana aktualizacja" oraz termin wykonania. Możesz nawet dodać recenzenta jako osobę przypisaną do zadania, aby wyraźnie wskazać jego obowiązki.
Niestandardowe statusy w zadaniu ClickUp
Zapewnienie, że zawartość jest łatwa do znalezienia i włączenia do cyklu pracy, zaoszczędzi czas zespołu i znacznie ułatwi szkolenie nowych członków zespołu w zakresie korzystania z bazy danych i uczenia się wewnętrznych procesów.
Dodatkowo, konsekwentne śledzenie statusów, etykiet i metryk pozwoli na ustawienie automatyzacji w celu utrzymania bazy danych i usprawnienia procesów. Więcej na automatyzacja już za chwilę .
Jak zbudować bazę danych zawartości
Decydując się na stworzenie bazy danych zawartości dla siebie i swojego zespołu, najpierw upewnij się, że wszyscy zaangażowani w projekt znają problemy, które ta baza danych rozwiąże. Można to zrobić za pomocą prostej listy, takiej jak ta pokazana poniżej dla bazy danych bloga:
Punkty bólu związane z zawartością bloga:
- Zadania i informacje na blogu nie znajdują się w jednym miejscu
- Metryki i KPI bloga są śledzone niespójnie
- zespoły ds. mediów społecznościowych i płatnych mediów nie mają widoczności dostępnych blogów
Na podstawie tych punktów bólu utwórz jedno- lub dwuzdaniowy opis bazy danych:
_"Ta baza danych blogów ma służyć jako centralny punkt odniesienia dla blogów ClickUp. Unikaj tworzenia zadań związanych z blogami w innych miejscach w ClickUp, przechowuj wszystkie istotne informacje o blogach w odpowiednim zadaniu i aktualizuj informacje o zadaniu podczas wykonywania jakichkolwiek edycji kopii lub SEO."
Daje to obecnym i nowym członkom zespołu nieco kontekstu, w jaki sposób należy korzystać z bazy danych. Na przykład w powyższym przykładzie mówimy, że wszystkie informacje o blogu powinny znajdować się w bazie danych.
Możesz także użyć powyższych punktów bólu, aby zdecydować, jakie informacje należy uwzględnić w bazie danych oraz jak je przechowywać i organizować. Zrób to, określając, w jaki sposób zamierzasz wykorzystać bazę danych do zrobienia każdego z problemów:
- Issue_: Zadania i informacje na blogu nie znajdują się w jednym miejscu
- Rozwiązania_:
- utwórz listę wszystkich aktywnych stron blogów i upewnij się, że każdy blog został dodany jako zadanie do bazy danych, poprzez przeniesienie istniejących zadań blogów lub utworzenie nowych zadań. Usuń wszelkie duplikaty podczas tego procesu_
- Utwórz jasny i spójny system nazewnictwa i etykiet dla zadań blogowych, aby ułatwić ich wyszukiwanie
- upewnij się, że procedury SOP dla blogów zostały zaktualizowane w celu uwzględnienia powyższych informacji
Powtarzanie tego procesu dla każdego głównego punktu bólu gwarantuje, że baza danych rozwiązuje właściwe problemy.
Aby zobrazować, co wynika z tego procesu, przeanalizujmy jedno z zadań w bazie danych blogów ClickUp:
Podział zadania bazy danych bloga w ClickUp
- Status i osoby przypisane: Pokazuje, na jakim etapie procesu tworzenia, tworzenia i recenzowania znajduje się blog oraz kto nad nim pracuje (lub ostatnio pracował)
- Nazwa zadania: Spójny i łatwy do zapamiętania system etykiet ułatwiający organizację i wyszukiwanie
- Pola niestandardowe: Śledzenie i przechowywanie kluczowych informacji, które mówią nam, gdzie znaleźć zawartość ("Post URL" na powyższym obrazku) i co z nią zrobić ("Database Status"). Te szczegóły i etykiety powinny być konsekwentnie wdrażane we wszystkich zasobach i powinny być łatwe do znalezienia i odniesienia dla każdego
- Informacje dotyczące osi czasu: Zawsze śledź, kiedy zasób został utworzony i kiedy należy go zaktualizować lub przejrzeć (śledzenie w "Terminie" na powyższym przykładzie). Jeśli pracujesz z wykonawcami lub pracownikami zatrudnionymi na godziny, możesz również śledzić czas w bazie danych, aby obliczyć rozliczane godziny
- Historia komentarzy: Zachęcaj swój zespół do przechowywania całej komunikacji dotyczącej danej zawartości w jednym miejscu. W ten sposób, jeśli nowy interesariusz zostanie wprowadzony do procesu, może uzyskać dostęp do kontekstu historycznego bez konieczności przeprowadzania wywiadów ze wszystkimi, którzy pracowali nad blogiem. W zadaniach ClickUp komentarze są świetnym sposobem na zapewnienie, że cała komunikacja znajduje się w jednym miejscu, przy jednoczesnym zachowaniu odrębności rozmów na temat każdego bloga.
Użyj szablonu do zarządzania zawartością ClickUp, aby wyświetlić niestandardowe kalendarze w wielu kanałach
Chociaż Twoja własna baza danych może być skonfigurowana inaczej i zawierać inne informacje niż w powyższym przykładzie, powinno to stanowić dobry punkt wyjścia dla Ciebie i Twojego zespołu. Z szablonem Szablon zarządzania zawartością ClickUp pozwala łatwo planować i realizować dostawy w wielu kanałach marketingowych. Zapewnia również widoczność planu dystrybucji zawartości.
Kolejną ważną kwestią jest sposób przeglądania wszystkich tych informacji na wysokim poziomie. Chociaż posiadanie wszystkich informacji na temat danej zawartości skonsolidowanych w jednym miejscu jest ważne, równie ważna jest możliwość szybkiego i łatwego sortowania, filtrowania, grupowania i wyszukiwania wielu elementów zawartości. W tym miejscu Widoki ClickUp wejdź.
Chociaż w ClickUp możesz wizualizować swoją bazę danych na wiele sposobów, przyjrzymy się tutaj bliżej dwóm najbardziej "przyjaznym" dla bazy danych widokom:
1. Widok listy
Widok listy jest niezwykle przydatny do szybkiego grupowania i filtrowania zawartości na różne sposoby w celu uzyskania lepszego wglądu i porównania typów treści. Domyślnie widok listy grupuje informacje według statusu, ale szczegółowe opcje filtrowania i sortowania ClickUp umożliwiają wyświetlanie zawartości na podstawie dowolnej zmiennej.
Opcje grupowania dla widoku listy w ClickUp
Jak wskazano powyżej, często grupujemy według kategorii zawartości, ale bazę danych można równie łatwo pogrupować według statusu bazy danych, osoby przypisanej, terminu i innych.
Aby właściwie wykorzystać wiele opcji grupowania, filtrowania i sortowania dostępnych w widoku listy (między innymi), konieczne jest ustanowienie i utrzymanie jasnych i spójnych konwencji nazewnictwa w całej bazie danych.
Ujednolicone nazewnictwo dla stron docelowych w widoku listy ClickUp
2. Widok tabeli
Widok tabeli zapewnia ogólny widok zawartości bazy danych. Widok ten jest idealny do przechowywania i przeglądania analiz zawartości (takich jak ruch, współczynniki klikalności i współczynniki konwersji) oraz do szybkiego sprawdzania, w jakim statusie znajduje się wiele poszczególnych elementów zawartości.
Widok tabeli jest również niezwykle przydatny w przypadku tworzenia relacyjnej bazy danych dla zawartości bez użycia kodu. Aby to osiągnąć, wystarczy dołączyć pola niestandardowe, które pozwalają na dołączenie linków, które będą następnie dostępne z widoku tabeli, umożliwiając użytkownikom przejście do powiązanych informacji za pomocą jednego kliknięcia.
W podobny sposób można użyć powiązanie i zależność funkcje w ramach zadań w celu zorganizowania przejrzystej, niekodowanej relacyjnej bazy danych.
Baza danych landing page'a zwizualizowana w widoku tabeli ClickUp
Chociaż są to dwa widoki, których zespół ClickUp najczęściej używa do zrobienia i utrzymania zawartości bazy danych, nie są to bynajmniej jedyne przydatne widoki.
Mniejsza baza danych, która jest wysoce zorientowana na cykl pracy, może skorzystać z Widok tablicy Kanban w ClickUp .
Baza danych zawartości mediów społecznościowych może również pełnić funkcję kalendarza zawartości poprzez Widok kalendarza w ClickUp .
Nie czuj się więc przywiązany do konkretnego widoku podczas planowania i budowania bazy danych zawartości - pamiętaj tylko, aby kategorie i etykiety były spójne, aby można je było później łatwo filtrować i grupować w dowolnym wybranym widoku.
Jak utrzymywać bazę danych zawartości
Baza danych jest zakończona! Cała zawartość jest uporządkowana w zadaniach, które są posortowane w łatwych do nawigacji widokach. Moja praca jest zrobiona, prawda?
Nie do końca.
Teraz, gdy masz już w pełni funkcjonalną bazę danych zawartości, nadszedł czas, aby ją wykorzystać! W końcu baza danych ma ułatwić śledzenie, analizowanie i aktualizowanie zawartości. Ale to oznacza, że ty i twój zespół nadal musicie do zrobienia śledzenie, analizowanie i aktualizowanie.
Zanim przejdziemy do procesów i cykli pracy, przyjrzyjmy się kilku prostym podstawowym zasadom, które sprawią, że utrzymanie bazy danych będzie możliwe na dłuższą metę.
1. Zapewnienie widoczności.
Mówiąc najprościej, oznacza to upewnienie się, że każdy, kto musi korzystać z bazy danych, ma do niej dostęp i wie, gdzie się znajduje, jak się po niej poruszać oraz jak (i kiedy) prawidłowo aktualizować zawartą w niej zawartość.
Jeśli nowi pracownicy potrzebują dostępu do bazy danych, upewnij się, że dołączasz instrukcje dotyczące bazy danych do ich materiałów wdrożeniowych, aby usprawnić szkolenie.
Upewnij się też, że wszystkie wewnętrzne podręczniki i standardowe procedury operacyjne (SOP) są aktualizowane o wyraźne instrukcje dotyczące prawidłowego korzystania z bazy danych. W przeciwnym razie ryzykujesz grę w telefon z ważnymi informacjami, ponieważ SOP są przekazywane ustnie lub w jednorazowych e-mailach i Slackach.
Wreszcie, zapewnienie odpowiedniej widoczności zmniejsza szanse, że ty i twój zespół będziecie powielać pracę, tworząc tę samą zawartość w wielu zadaniach lub listach.
2. Stwórz odpowiedzialność.
Upewnij się, że wszyscy znają swoje role w utrzymaniu bazy danych. Pomoże to uniknąć nadmiarowości lub, co gorsza, gry w przeciąganie liny, w której jedna osoba robi coś, a następnie inna osoba to cofa i tak dalej.
Wszystko to oznacza, że utrzymanie bazy danych zawartości powinno być wysiłkiem zespołowym. Na przykład, jeśli pracujesz nad utrzymaniem bazy danych blogów dla firmy technologicznej, możesz rozdzielić odpowiedzialność w następujący sposób:
- Content Manager: Odpowiedzialny za nadzorowanie planu i daty powstania bazy danych; okresowo zapewnia, że cała zawartość i powiązane informacje są aktualne
- SEO Specialist: _Okresowo przegląda blogi, aby upewnić się, że połączone linki spełniają swoją funkcję. Szuka dalszych możliwości budowania linków
- Copywriter: Aktualizuje zawartość blogów w odpowiedzi na zmiany w ofercie konkurencji lub premiery nowych funkcji
- Designer_: Bierze udział w procesie aktualizacji obrazów na blogu, które stały się nieaktualne z powodu zmian funkcji lub platformy
Po ustaleniu, kto jest odpowiedzialny za co, następnym krokiem jest ustalenie, w jaki sposób każdy interesariusz będzie wiedział kiedy do zrobienia czego.
3. Automatyzacja przypomnień i przekazywania zadań.
Automatyzacja może być niezwykle przydatna, ponieważ może zaoszczędzić czas zespołu i zminimalizować błędy ludzkie. Ale zanim cokolwiek zautomatyzujesz, zadaj sobie pytanie: "Co musi się wydarzyć za każdym razem, gdy mój zespół i ja tworzymy określoną zawartość?"
Jest to ważne pytanie, ponieważ wiele kroków w procesie jest zmiennych, więc mogą się one zmieniać w zależności od rodzaju zawartości i kontekstu. Zmienne kroki i procesy powinny być zazwyczaj wykonywane ręcznie, ponieważ w takich przypadkach automatyzacja może powodować więcej problemów niż ich rozwiązywać.
Jeśli kroki w procesie są stałe i mają miejsce za każdym razem, gdy tworzysz zawartość, są one głównymi kandydatami do automatyzacji.
Zapoznamy się z kilkoma automatyzacjami używanymi przez zespół ClickUp do utrzymywania bazy danych blogów, ale pamiętaj, że są one opisowe, a nie nakazowe, więc używaj ich jako ogólnych przykładów, a nie dokładnych przewodników do ustawienia własnych automatyzacji
Wiele automatyzacji bazy danych blogów ClickUp służy do zarządzania procesami, które mają miejsce przez wiele tygodni lub miesięcy. W końcu ludzie z czasem zapominają o różnych rzeczach - o ile automatyzacja jest poprawnie skonfigurowana. Przyjrzyjmy się praktycznemu przykładowi:
Jedna z naszych podstawowych automatyzacji upraszcza różne statusy zadań, przez które przechodzi blog, w celu łatwego odniesienia w bazie danych bloga za pomocą niestandardowego pola Status bazy danych:
- Gdy status zadania bloga zmienia się z Open na In Progress, pole niestandardowe Database Status zmienia się z Planned na In Development.
Automatyzacja ClickUp, w której zmiana statusu powoduje aktualizację pól niestandardowych
- Pole niestandardowe Status bazy danych pozostaje W opracowaniu, dopóki wpis na blogu nie zostanie zredagowany, opublikowany i sprawdzony przez nasz zespół SEO.
- Kiedy status zadania wpisu na blogu zostanie zmieniony na Zamknięty, po tym, jak zostanie onsprawdzony przez zespół SEOwyzwala to kilka automatyzacji:
- Pole niestandardowe Status bazy danych zmienia się na Monitoring
- Wszystkie osoby przypisane są usuwane z zadania
- Termin wykonania zadania zostaje przesunięty na sześć miesięcy w przyszłości.
Twórz niestandardowe automatyzacje ClickUp w kilka sekund.
Automatyzacja Termin zapewnia, że wyniki wpisu na blogu zostaną przeanalizowane w pewnym momencie w ciągu najbliższych sześciu miesięcy.
Kolejna automatyzacja jest ustawiona tak, aby zapewnić, że po upływie sześciu miesięcy pole niestandardowe Status bazy danych zmieni się na Audyt . To z kolei wyzwala automatyzację w celu utworzenia nowego podzadania oceny wydajności, w którym zespół SEO analizuje wydajność bloga i określa, czy potrzebne są aktualizacje.
Niestandardowa automatyzacja ClickUp dla danych powstania podzadań
Podsumowując, automatyzacja może pomóc zapewnić, że procesy są ustandaryzowane, a przedłużające się cykle pracy nie zostaną zapomniane.
4. Zachowaj prostotę!
Staraj się, aby wszystko było tak proste, jak to tylko możliwe, od konwencji nazewnictwa po automatyzacje. Ułatwi to niezmiernie wyszukiwanie rzeczy i znacznie uprości zapoznanie zespołu (i przyszłych pracowników) z bazą danych i obejmującymi ją cyklami pracy.
Zbuduj zakończony cykl pracy dla swoich kreatywnych i projektowych teamów dzięki temu pomocnemu szablonowi ClickUp
Jeśli potrzebujesz pomocy w uproszczeniu cyklu pracy, skorzystaj z szablonu Szablon kreatywny i projektowy ClickUp aby stworzyć przejrzysty podział swojego marketingowego przepływu pracy. Szablon ten zapewnia wsparcie dla typowych aspektów marketingowych, takich jak formularze rekrutacyjne, prośby o brief zawartości i zarządzanie bibliotekami zasobów, dzięki czemu istnieje prosta ścieżka do tego, jak działa proces marketingu treści.
Get Started
Najtrudniejszą częścią takiego projektu może być rozpoczęcie pracy. W końcu tworzenie bazy danych zawartości to ogromne przedsięwzięcie, które może wywołać paraliż analityczny.
Jeśli budujesz swoją bazę danych od podstaw, za pomocą ClickUp lub innego narzędzia do zarządzania zadaniami lub projektami, zacznij planować swoją bazę danych za pomocą podstawowych kroków omówionych na tym blogu :
- Zdecyduj, co musisz śledzić i jak będziesz to śledzić
- Określ, w jaki sposób zawartość będzie kategoryzowana
- Określenie szczegółów (takich jak daty, osoby przypisane lub dane i analizy), które należy przechowywać w bazie danych
- Określpodstawowe cykle pracy z zawartością (takie jak aktualizacje zawartości, przyciąganie ruchu i współczynnika konwersji oraz SEO), którymi będziesz musiał zarządzać w bazie danych. Upewnij się, że twoja baza danych może być skonfigurowana do śledzenia tych przepływów pracy.
Ponieważ nakreślenie i śledzenie nawet tych pierwszych kroków może okazać się nieco przytłaczające, zwłaszcza jeśli masz do czynienia z dużą ilością lub kilkoma rodzajami zawartości, spróbuj uporządkować swoje myśli za pomocą Mapy myśli ClickUp .
Pozwoli to na zarysowanie bazy danych na wysokim poziomie, jednocześnie wizualizując, w jaki sposób poszczególne elementy są ze sobą powiązane.
Mapa myśli do wizualizacji powiązań między zadaniami na blogu ClickUp
Można również użyć Dokumenty w ClickUp do przechowywania notatek i współpracy w czasie rzeczywistym z zespołem nad strukturą bazy danych i implementacją. Zapewnia to, że wszyscy są na tej samej stronie i ułatwia oddelegowanie obowiązków, gdy jesteś gotowy do rozpoczęcia budowy.
Współpraca w czasie rzeczywistym w ClickUp Docs
Aby rozpocząć planowanie, pobierz naszą darmową bazę blogów i landing page szablony baz danych. Te szablony zawartości są oparte na bazach danych blogów i stron docelowych zespołu marketingowego ClickUp, więc zostały wypróbowane i przetestowane.
Ostatnia rada do rozważenia podczas planowania, budowania i utrzymywania bazy danych zawartości: zaangażuj cały swój zespół.
Zaangażowanie całego teamu od samego początku gwarantuje, że:
- Uwzględnienie wszystkich aspektów podczas planowania
- Podział żmudnej pracy związanej z tworzeniem bazy danych
- Udostępnianie pracy związanej z utrzymaniem i aktualizacją bazy danych w przyszłości.
Jeśli potrzebujesz doskonałego narzędzia do współpracy, które może również służyć jako doskonałe narzędzie do tworzenia baz danych zawartości, nie szukaj dalej niż ClickUp . Rozpocznij pracę ze swoim zespołem dzięki naszemu planowi Free Forever i przenieś współpracę zespołową, narzędzia bazodanowe i zarządzanie pracą w jedno miejsce.