Korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami w celu stworzenia agendy może wydawać się trudne, ale my Ci w tym pomożemy! Na początku może się to wydawać zbędne, ale jaka jest alternatywa? Zapisywanie planów długopisem na kartce papieru? Nie jesteśmy już w 1990 roku!
Nie bez powodu tak wiele najlepszych zespołów zdecydowało się na ClickUp do organizacji spotkań i planowania agend. ClickUp oferuje szeroki wachlarz funkcji, które pomogą Ci w każdym zadaniu, od najprostszych harmonogramów po zaawansowane plany spotkań zespołów. Zacznij już teraz!
12 najlepszych funkcji ClickUp do planowania spotkań
Oto najlepsze funkcje do planowania spotkania lub tworzenia agendy spotkania za pomocą ClickUp:
1. Notatnik
Pierwszym krokiem do wszystkiego jest stworzenie planu, a przynajmniej tak powinno być. Wielu z nas unika tworzenia planów, ponieważ wydaje się to dużym, niepotrzebnym procesem, ale w ClickUp sprawiliśmy, że jest to proste! Notatnik pozwala szybko zapisywać pomysły w miarę ich pojawiania się. A co, jeśli jesteś w zespole ClickUp w pracy i nie chcesz, aby Twoi współpracownicy widzieli Twoje plany na dzisiejszy obiad? To właśnie jest wspaniałe w notatniku – jest całkowicie prywatny. Możesz również dodać go jako rozszerzenie do przeglądarki Chrome i używać podczas przeglądania Internetu. Łączy się on z Twoim głównym kontem ClickUp! Jest to świetne miejsce do rozpoczęcia tworzenia agendy i zapisywania swoich myśli w miarę ich pojawiania się.
2. Lista i terminy zadań
Możesz ustawić terminy dla całej listy lub samego zadania. Jest to niezbędna funkcja, jeśli masz zadania, które muszą zostać wykonane przed rozpoczęciem spotkania. Zapewnij odpowiedzialność i upewnij się, że wszyscy są na bieżąco z terminami wykonania zadań, korzystając z funkcji terminów! Jednym z pomysłów jest dodanie agendy spotkania do opisu zadania, zobacz poniżej!
3. Opis zadania
Kiedy już wiesz, kiedy odbędzie się spotkanie i masz kilka podstawowych pomysłów, czas opracować plan i poprosić zespół o uwagi. W ClickUp umieszczamy plan w opisie zadania, a dzięki edycji tekstu sformatowanego możesz go dowolnie zmieniać. Uczestnicy mogą następnie dodawać komentarze, aby przedstawić swoje pomysły i uzupełnić plan.
4. Przypisane komentarze
Gdy wszyscy dodadzą swoje pomysły, możesz użyć komentarzy, aby utworzyć elementy do działania lub zadania dla każdej osoby z przypisanymi komentarzami. Pozostałe funkcje świetnie sprawdzają się w zapewnianiu odpowiedzialności i gwarantowaniu, że wszystko, co niezbędne do spotkania, zostanie zrobione na czas!
5. Rozszerzenie Chrome
Załóżmy, że przeglądasz strony internetowe i zdajesz sobie sprawę, że musisz utworzyć zadanie z witryny, którą przeglądasz, aby mieć pewność, że omówisz je podczas nadchodzącego spotkania... ClickUp ma na to rozwiązanie! Nasze rozszerzenie do przeglądarki Chrome pozwala szybko utworzyć zadanie z przeglądanej strony internetowej. Możesz nawet ustawić domyślną listę, aby łatwo dodawać zadania do listy spotkania.
6. Szablony zadań
Nasze zupełnie nowe szablony zadań pozwalają łatwo zapisywać zadania, które wykonujesz wielokrotnie. Jest to idealne rozwiązanie na spotkania. W ClickUp każde spotkanie rozpoczynamy od przeglądu tygodniowego, więc szablony zadań są idealnym rozwiązaniem, aby zapewnić, że za każdym razem postępujemy zgodnie z tym samym ogólnym procesem. Zapewnia to również spójność niezależnie od tego, kto jest na zmianie lub kieruje pracą. Skorzystaj z tej potężnej funkcji podczas planowania następnego spotkania.
7. Powtarzające się zadania
Prawie każde biuro ma pewne zadania, które są wykonywane zgodnie z harmonogramem. Powtarzające się zadania doskonale nadają się do tego celu i są świetnym sposobem na zapewnienie, że te same zadania zostaną wykonane zgodnie z ustalonym harmonogramem lub ponownie otwarte po zamknięciu. Nasze powtarzające się zadania są niezwykle solidne i pozwalają na tworzenie niemal nieograniczonej liczby kombinacji. Jest to funkcja, która naprawdę wyróżnia ClickUp na tle konkurencji i pozwala łatwo planować zadania wykonywane co tydzień.
8. Zależności
Wielu z nas ma zadania, których nie możemy wykonać, dopóki nie zakończy się spotkanie lub nie zostanie ustalony porządek obrad... i tu właśnie pojawiają się zależności! Pozwalają one na tworzenie zadań oczekujących lub blokujących inne zadania, dzięki czemu nie ma wątpliwości, kiedy można rozpocząć pracę.
9. Etykiety
Etykiety to doskonały sposób na śledzenie wszystkich zadań związanych z danym spotkaniem, nawet jeśli znajdują się one na różnych listach. Możesz łatwo oznaczyć wszystkie zadania standupowe etykietą „standup” i uzyskać do nich dostęp na różnych listach, stosując filtrowanie.
10. kalendarz
W kalendarzu możesz łatwo zobaczyć wszystkie zadania wraz z terminami. Dodatkowo oferujemy dwukierunkową synchronizację z kalendarzem Google, dzięki czemu zadania ClickUp będą widoczne również w kalendarzu Google, zarówno w wersji online, jak i w aplikacji mobilnej.
11. Listy kontrolne
W zależności od potrzeb możesz używać list kontrolnych w zadaniach lub w notatniku. W ClickUp często zdarza się, że jeśli tylko jedna osoba prowadzi spotkanie dla zespołu, używa listy kontrolnej w swoim notatniku, ponieważ jest to łatwy sposób na sporządzenie skutecznych notatek ze spotkania. Listy kontrolne są „inteligentne”, więc można je fizycznie odhaczać i zagnieżdżać, jeśli dwa zadania są ze sobą powiązane.
Jeśli spotkanie ma charakter współpracy, często dobrym pomysłem jest użycie listy kontrolnej w ramach zadania, aby każdy współpracownik mógł odhaczyć elementy swojej listy kontrolnej.
12. Korzystaj ze Slacka
Czy Twój zespół używa Slacka do komunikacji i eliminowania zbędnych e-maili? A może Twój zespół zdalny jest połączony w wielu strefach czasowych, a Slack jest niezbędnym narzędziem do aktualizowania notatek i postępów? W takim przypadku ClickUp również może Ci pomóc. Jeśli podczas rozmowy w Slacku pojawi się świetny pomysł lub zadanie, możesz automatycznie przekształcić tę wiadomość Slacka w zadanie lub komentarz. Dowiedz się więcej o tym, jak Slack współpracuje z ClickUp.
Wnioski
Lista staje się coraz dłuższa i nie bez powodu! Mamy mnóstwo funkcji przeznaczonych do tworzenia agend i planowania spotkań. Wszystkie funkcje można w pełni dostosować do własnych potrzeb, więc niezależnie od tego, czego potrzebujesz, mamy dla Ciebie odpowiednie rozwiązanie!