Ustawmy scenę. 🎥
Jesteś kierownikiem projektu w firmie, która wprowadza na rynek nowy produkt - ekscytujące!
Spędziłeś wiele godzin nad idealna mapa drogowa projektu i miesiące prób wcielenia pomysłów Teams w życie.
Ustawiłeś cele SMART, stworzyłeś plany awaryjne i uwzględnił czas buforowy na wypadek pojawienia się nieprzewidzianych wyzwań. A mimo to projekt wciąż pozostaje w tyle. 🤯
Do zrobienia? Zwariować? Odwrócić tabelę? Zadzwonić do trenera życia?
nie!
Bierzesz głęboki oddech i zaczynasz zastanawiać się, jak strategicznie nadrobić stracony czas. 🤓
Wybierz się z nami w tę podróż, podczas której odkryjemy jeden z najpopularniejszych narzędzi do planowania do nadrabiania zaległości w zarządzaniu projektami, kiedy ich używać i jak wprowadzić je w życie, z powodzeniem!
Netflix/ GIPHY
Hello my name is ___ and my project is behind schedule
Zaległości w projekcie są niezwykle powszechne i w pewnym momencie zdarzają się każdemu! A czasami jest to całkowicie poza twoją kontrolą.
Brak materiałów, słaba komunikacja, wypalenie i niezdefiniowane cele mogą się sumować i cofać szybciej, niż mogłoby się wydawać, ale istnieją narzędzia, których możesz użyć jako kierownik projektu, aby nadrobić zaległości na osi czasu aby dotrzymać ostatecznego terminu.
W tym miejscu do gry wkraczają techniki kompresji harmonogramu. Są to metody, które pomogą ci pozostać na dobrej drodze do zakończenie projektu w pierwotnym terminie . 🙌🏼
Ponadto techniki te są niezwykle wszechstronne i można je stosować do wszelkiego rodzaju projektów.
Doświadczeni inżynierowie produktu, programiści, projektanci i menedżerowie mogą już znaleźć tę technikę dość powszechną, ale osoby z branży budowlanej, medycznej i nieruchomości również znalazły powodzenie w stosowaniu tych narzędzi w swoich branżach! W szczególności technika szybkiego śledzenia.
Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami jest jednym z najczęstszych narzędzi kompresji harmonogramu i chociaż niekoniecznie chcesz wyrobić sobie nawyk korzystania z niego, szybkie śledzenie nie jest w żadnym wypadku pocałunkiem śmierci dla twojego projektu oś czasu projektu .
Bonus: Szablony planów awaryjnych !
**Co to jest szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami?
Cieszymy się, że o to zapytałeś.
Szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami polega na tym, że zadania, które pierwotnie planowano wykonywać jedno po drugim, są wykonywane równolegle lub częściowo nakładają się na inne.
AKA, wykonywanie wielu zadań jednocześnie w ramach jednego projektu, bez wpływu na zakres projektu! Dzięki temu nadal dotrzymasz ostatecznego terminu. 😎
Szybkie śledzenie jest opcją tylko wtedy, gdy nakładające się na siebie zadania nie są od siebie zależne i należą do tego samego zakresu ścieżka krytyczna -zwana również serią głównych zadań w projekcie, która określa ostateczną datę dostawy.
Pomyśl: Kamienie milowe lub Sprinty w ClickUp !
PeacockTV/ GIPHY Pomocnym miejscem na rozpoczęcie jest spojrzenie na mapę drogową projektu i zidentyfikowanie zadań, które oznaczają, kiedy projekt przechodzi do następnej fazy. Zazwyczaj pierwsze lub ostatnie zadania w tych fazach są dobrymi wskaźnikami! Da ci to wyobrażenie o tym, które zadania mogą powodować potencjalne blokady drogowe, jeśli będą wykonywane w tandemie.
Możesz szybko śledzić tylko zadania na ścieżce krytycznej, ponieważ są to zadania, które faktycznie posuwają sprawy do przodu i nie są zależne od innych zadań, które mogą uniemożliwić ich zrobienie.
więcej o ścieżce krytycznej tutaj .
**Ale ClickUp, czy są inne narzędzia do kompresji harmonogramu?
Tak, istnieją.
Crashing to kolejne popularne narzędzie do kompresji harmonogramu, które wielu menedżerów produktów mogą rozważyć w momencie podejmowania decyzji o szybkim śledzeniu czasu.
Przyspieszenie projektu to czynność polegająca na dodaniu dodatkowych zasobów do działania lub zadania, zamiast dostosowywania pierwotnej mapy drogowej lub dat rozpoczęcia. Podobnie jak szybkie śledzenie, crashing nie ma wpływu na ostateczną datę dostawy, jeśli zostanie wykonany z powodzeniem i może być zastosowany tylko do zadań na ścieżce krytycznej.
Jednak spośród wielu dostępnych technik kompresji harmonogramu, dobrą zasadą jest wypróbowanie najpierw szybkiego śledzenia, ponieważ nie wiąże się to z żadnymi kosztami przyrostowymi, a także można używać szybkiego śledzenia jednocześnie z innymi technikami.
Błyskawiczny kurs kompresji harmonogramu projektu
Jeśli wiesz, że masz środki, aby przydzielić materiały i zasoby zewnętrzne do swojego projektu, crashing może wydawać się szybszym rozwiązaniem niż szybkie śledzenie, ale koszt nie jest jedynym wyzwaniem, które należy wziąć pod uwagę.
Stosując dodatkowe zasoby do istniejących zadań, przydzielasz więcej pracy większej liczbie osób, co może przerodzić się w sytuację "zbyt wielu kucharzy w kuchni" szybciej niż można powiedzieć quidditch.
Warner Bros/ GIPHY Nadchodzące projekty mogą również ucierpieć z powodu odciągnięcia dodatkowych członków zespołu od innych zadań do pracy nad innym projektem w toku. Dlatego też plan awaryjny wymaga takiej samej strategii i intencji, jak plan szybkiego śledzenia, ponieważ nie chodzi o to, że jedno narzędzie jest bardziej skuteczne od drugiego, ale musisz wiedzieć, które z nich najlepiej sprawdzi się w danej sytuacji.
Mimo to, istnieje mnóstwo korzyści z crashingu, gdy jest on wykonywany z powodzeniem - w tym niezmieniona sekwencja!
Przyjrzyj się realistycznie i obiektywnie, jak będą wyglądać dodatkowe koszty zasobów zewnętrznych i trzymaj się tego. Obejmuje to personel i materiały.
Należy pamiętać, że crashing sprawdza się tylko w przypadku działań, w których dodatkowe wsparcie faktycznie skróci czas trwania zadania. Tak więc, gdy oddelegujesz zadania do zrobienia przez zewnętrznych członków zespołu, upewnij się, że wszyscy zaangażowani dokładnie wiedzą, co robią, aby uniknąć powielania pracy, błędów i innych pułapek związanych z wydajnością.
Podczas gdy crashing może być używany jednocześnie z szybkim śledzeniem, może być ryzykowny i kosztowny. Dlatego zalecamy ostrożność. 🚧
Wadą korzystania z tych dwóch technik jednocześnie jest zwiększony budżet i wypalenie, ponieważ więcej osób pracuje, wykonuje wiele zadań jednocześnie i dodaje zadania z nowych dla nich projektów.
Ponadto, w wydarzeniu, w którym szybkie śledzenie nie powiedzie się, wielu kierowników projektów i tak zwraca się ku katastrofie! Więc jeśli twój projekt ma opóźnienia i jesteś nowy w technikach kompresji harmonogramu, po prostu weź to jedno narzędzie na raz. 🙂
Idealny czas na szybkie śledzenie czasu ⏰
Chociaż szybkie śledzenie projektu może wydawać się czerwoną flagą, w rzeczywistości jest to bardziej powszechne niż myślisz.
Zachowaj ostrożność przy podejmowaniu decyzji o tym, jak często używasz tej techniki, ale istnieje więcej powodów, aby z niej korzystać niż tylko zaległości w projekcie, więc nie ma powodu, aby czuć się zakłopotanym!
Możesz użyć szybkiego śledzenia w zarządzaniu projektami, gdy chcesz zakończyć projekt, aby uzyskać przewagę nad nową szansą, jesteś o to proszony przez klienta lub masz presję na dokończenie projektu ze strony konkurencji - ale bądź świadomy ryzyka!
Każdy rodzaj techniki kompresji harmonogramu wiąże się z własnym zestawem zagrożeń i wyzwań, w tym z szybkim śledzeniem. I wymaga to od kierownika projektu, który naprawdę zna się na rzeczy. 🧐
Ryzyko i korzyści związane z szybkim śledzeniem
Na szczęście, aby szybko śledzić mapę drogową projektu, używasz tylko zasobów, na które już przeznaczyłeś budżet, więc nie ma żadnych dodatkowych kosztów, aby pozostać na dobrej drodze.
Mimo to, szybkie śledzenie w zarządzaniu projektami może być ryzykowne.
Szybkie śledzenie to w zasadzie starannie zaplanowana wielozadaniowość o wyższej stawce. Podobnie jak w przypadku każdego innego wielozadaniowego wysiłku, sprawy mogą łatwo wymknąć się spod kontroli podczas żonglowania kilkoma terminami jednocześnie.
Z wieloma elementów akcji występujących w tym samym czasie, istnieje większe prawdopodobieństwo, że trzeba będzie powrócić do wcześniej zakończonych zadań i potencjalnie całkowicie je przerobić.
Ta dodatkowa złożoność może również obniżyć jakość i wydajność projektu, a wszystko to może spowolnić oś czasu, którą plan szybkiego śledzenia ma przyspieszyć.
I chociaż możesz uniknąć dodatkowych kosztów, nie korzystając z dodatkowych zasobów, uważaj na wypalenie!
PeacockTV/ GIPHY Ty i Twój zespół będziecie mieli zadania dodane do obciążenia pracą szybciej niż się spodziewaliście, a oszczędzanie pieniędzy może brzmieć fajnie na papierze, ale utrzymywanie ludzi szczęśliwych i w zdrowej równowadze między życiem zawodowym a prywatnym jest naprawdę bezcenne. ✨
Nie pozwól jednak, aby te zagrożenia całkowicie zniechęciły Cię do szybkiego zarządzania projektami! Istnieją sposoby na uniknięcie tego ryzyka, a doskonalenie tego narzędzia będzie możliwe tylko dzięki praktyce i planowi! Jak zawsze powtarzamy w ClickUp, postęp w trakcie dążenia do perfekcji . 😎
Nasza sugestia: komunikuj się, komunikuj się, a następnie komunikuj się ponownie.
Wydaje się to takie proste, ale działa... i jest trochę trudniejsze niż się wydaje.
Kierownik projektu, który zna oś czasu jak własną kieszeń i może szybko informować zespół o wszelkich zmianach - w najdrobniejszych szczegółach - może rozproszyć wszelkie nieszczęścia związane z szybkim śledzeniem.
Zwłaszcza, gdy Teams zwiększa obciążenie pracą, będziesz chciał upewnić się, że wszyscy wiedzą, co się dzieje, kiedy to wejdzie w życie, dlaczego projekt został przyspieszony i jak wpłynie to na ich pracę.
Podczas gdy śledzenie nie powinno wpłynąć na zakres projektu, nadal będzie kilka nowych terminów dla każdego zadania po drodze, a im szybciej uda ci się sprawić, by twój zespół był na tej samej stronie z tymi zmianami, tym lepiej!
Nie zaszkodzi również udostępnianie wyżej wymienionych zagrożeń związanych z szybkim śledzeniem, abyś (lub kierownik projektu) nie był jedynym, który wypatruje konkretnych przeszkód przed datą dostawy.
Ok, to mogło zabrzmieć jak dużo. Ale to tylko dlatego, że chcemy mieć pewność, że jesteś przygotowany i gotowy do realizacji najlepszego planu szybkiego śledzenia czasu!
Oto jeden ze sposobów do zrobienia.
Jak szybko śledzić swój projekt
Nie chodzi o to, że szybkie śledzenie jest lepsze niż wszystkie inne narzędzia do kompresji harmonogramu, ale o to, aby wiedzieć, które narzędzia są dla Ciebie odpowiednie! I jak je uruchomić.
Zanim przystąpisz do jakiejkolwiek próby przyspieszenia opóźnionej osi czasu projektu, upewnij się, że jesteś przygotowany z oprogramowanie do zarządzania projektami aby pomóc Ci zarządzać wszystkimi ruchomymi częściami w jednym miejscu.
Na przykład ClickUp !
pobierz ClickUp i korzystaj z niego na dowolnym urządzeniu, w dowolnym czasie_
ClickUp to potężne rozwiązanie do zarządzania pracą z setki narzędzi aby usprawnić procesy zarządzania projektami poprzez konsolidację zadania , dokumenty komunikacja i postęp w ramach jednej platformy.
Oferuje współpracę i niestandardowe funkcje, aby utrzymać cały zespół projektowy w pętli i zachować przejrzystość na każdej scenie projektu.
Co więcej, integruje się z ponad 1000 innych narzędzi aby płynnie dostosować się do obecnego stosu technologicznego i zapewnić, że nie tracisz czasu, jeśli chodzi o oszczędność czasu na projektach! Nawet tych, które pozostają nieco w tyle. 🙌🏼 Sprinty w ClickUp może pomóc Ci efektywnie planować czas trwania projektu i zadania na dowolnej osi czasu oraz wizualizować obciążenie pracą za pomocą 15+ widoków w tym Gantt , Tablica oraz Mapy myśli -duża "wygrana" dla osób zarządzających projektami w zakresie cross-functional teams .
Rysowanie relacji między zadaniami i kamieniami milowymi w widoku Gantt w ClickUp
Podczas gdy ClickUp może pomieścić i zorganizować Twoje zasoby jak profesjonalista, szybkie śledzenie nie odbywa się samoistnie. Wymaga tak samo starannego planowania, jak oryginalna mapa drogowa projektu, a my mamy wskazówki do zrobienia w pięciu prostych krokach. 🖐🏼
5 kroków do szybkiego śledzenia
Chociaż potrzeby każdego projektu są inne, każda próba zmiany obecnego harmonogramu wymaga sporo czasu i wydajności, aby zaangażować cały zespół.
Na tworzony plan szybkiego śledzenia może mieć wpływ liczba zaległych zadań, zależność zadań, czas i powód, dla którego projekt jest opóźniony w pierwszej kolejności, ale te pięć kroków pomoże ci zdecydować, czy to narzędzie jest odpowiednie dla ciebie i jak sprawić, by piłka znów się toczyła.
**1. Zidentyfikuj problemy, aby określić cele
Przyjrzyj się wymaganiom swojego projektu, pierwotnym celom, zadaniom, priorytetom i kamienie milowe . Zidentyfikuj miejsca i powody, które doprowadziły twój projekt do tego punktu i zadaj sobie pytanie, czy szybkie śledzenie może rozwiązać problem, czy potencjalnie spowodować jeszcze więcej kłopotów.
W ClickUp'ie Pulpity , można łatwo określić ogólny "stan zdrowia" projektu za pomocą przeglądu postępów projektu na wysokim poziomie. Widok liczby kamieni milowych w projekcie, aktualnego obciążenia pracą zespołu, wydajności i Sprinty w ciągu kilku sekund.
Uzyskaj ogólny przegląd postępów projektu w pulpitach w ClickUp
2. **Zapoznaj się z bieżącym harmonogramem projektu
Zadaj sobie pytanie:
- Ile czasu potrzebujesz do zrobienia?
- Które zadania znajdują się na ścieżce krytycznej?
- Które zadania są zależne od innych?
- Jaki wpływ będą miały te zmiany na obciążenie pracą poszczególnych osób?
Przed dostosowaniem bieżącego harmonogramu upewnij się, że możesz odpowiedzieć na każde z tych pytań, aby uniknąć dodatkowych problemów i szybkiego śledzenia ryzyka w przyszłości!
3. **Poszukaj możliwości szybkiego śledzenia
Pamiętaj, że przyspieszać możesz tylko zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej. Nakładaj na siebie zadania, które nie są od siebie zależne, a jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, przekształć te zadania w kamienie milowe w ClickUp!
Zadania przekształcone w kamienie milowe są oddzielone od innych zadań kształtem rombu na ekranie oś czasu projektu . Otwarcie kamieni milowych natychmiast pokaże również wszelkie relacje i zależności między zadaniami, o których należy pamiętać.
Kolejna profesjonalna wskazówka? Wyświetl oś czasu projektu jako wykres Gantta lub mapę myśli, aby uzyskać bardziej wizualną reprezentację tego, jak będzie wyglądał skompresowany harmonogram.
Czy wspomnieliśmy już, że ClickUp oferuje oba te widoki oraz ponad 13 innych ? 👀
4. **Przyjrzyj się swoim zasobom. Czy twój plan szybkiego śledzenia jest realistyczny?
Przyjrzyj się potencjalnemu obciążeniu pracą twojego zespołu w ramach szybkiego śledzenia oraz utwórz sprinty aby podzielić pozostałe zadania na wykonalne ramy czasowe.
Może to pomóc w dotrzymaniu nowych terminów i łatwym monitorowaniu, która grupa zadań będzie wykonywana w jakim czasie.
Tworzenie, zarządzanie i niestandardowe Sprinty w ClickUp lub sprawdź stronę Centrum szablonów do automatyzacja procesu zarządzania projektami jednocześnie eliminując powtarzalną pracę!
5. **Monitoruj swój postęp
Szybkie śledzenie wymaga czegoś więcej niż solidnego planu lub nawet solidnego kierownika projektu - potrzebujesz również potężnej platformy do zrobienia postępów.
Komunikuj się często i bezpośrednio ze swoim zespołem w łatwo dostępnym miejscu. Kompleksowy system zarządzania projektami, taki jak ClickUp, może pomóc usprawnić procesy projektowe, eliminując jednocześnie konieczność sprawdzania różnych zakładek i programów w celu wysyłania szybkich wiadomości.
Często sprawdzaj status swoich zadań w trakcie realizacji, a także z zespołem! Upewnij się, że Twoi współpracownicy dobrze przystosowują się do nowych zmian i bądź gotowy na wsparcie i ponowne zmiany w razie potrzeby. Masz to. 💪🏼
HBOmax/ GIPHY
Wrzuć wyższy bieg
Powtarzaj za nami: Zostawanie w tyle jest normalnym zjawiskiem i zdarza się każdemu w pewnym momencie.
Po prostu staraj się nie robić z tego nawyku. 😉
Narzędzia do kompresji harmonogramu, takie jak szybkie śledzenie, są tutaj, aby pomóc Ci w zmianie plany projektów do zrobienia rzeczy na czas, nawet jeśli mapa drogowa wykona kilka nieoczekiwanych zwrotów po drodze.
Weź więc kilka głębokich oddechów, udostępnij swój plan szybkiego śledzenia zespołowi i skorzystaj z rozwiązań do zarządzania pracą, takich jak ClickUp aby łatwo dostosowywać i zarządzać terminami według potrzeb!