Czy Twój Business potrzebuje prototypowego komponentu do maszyny lub kilku laptopów dla nowych pracowników? Nawet jeśli jest to niewielka prośba, złożenie zamówienia ma kluczowe znaczenie.
To coś więcej niż wysłanie e-maila.
Musisz zebrać szczegółowe informacje, takie jak opisy produktów, ceny, podpisy zatwierdzające i informacje o centrum kosztów, a następnie wysłać je do dostawców lub wewnętrznych teamów w ramach procesu zapotrzebowania na zakup. To klucz do sprawnego działania!
W tym miejscu z pomocą przychodzi szablon formularza zapotrzebowania na zakup. Jest to szybkie, gotowe do użycia rozwiązanie do składania zamówień i śledzenia dostaw, niezbędne w każdym procesie zaopatrzenia.
Aby zaoszczędzić czas i wysiłek związany z wyszukiwaniem, przygotowaliśmy listę dziesięciu najlepszych szablonów z kluczowymi funkcjami i zastosowaniami.
Co to są szablony formularzy zapotrzebowań na zakup?
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup to gotowe do użycia rozwiązanie ze wstępnie wypełnionymi polami, które upraszcza proces składania zamówień w firmie. Chociaż jest przeznaczony głównie do zakupu towarów lub usług, obejmuje również wydatki inwestycyjne, materiały biurowe i wnioski o konserwację.
Kluczowe cele tych szablonów obejmują:
- Przechwytywanie istotnych szczegółów (informacje o wnioskodawcy, wymagany element i szacowany koszt) w celu optymalizacjizarządzanie zamówieniami i przetwarzania faktur
- Usprawnienie zatwierdzania zamówień przez kierownika działu i kierownika ds. zaopatrzenia
- Wzmocnienie zarówno komunikacji wewnętrznej, jak izarządzanie dostawcami powiązania
Przyjęcie ich oferuje również szereg korzyści, takich jak ograniczenie błędów ludzkich, poprawa identyfikowalności wydatków i zwiększenie ogólnej wydajności zaopatrzenia.
➡️ Czytaj więcej: Poznaj dzień z życia kierownika ds. zamówień publicznych 🤓 Ciekawostki: Czy mylisz zapotrzebowanie na zakup z zamówieniem zakupu? Chociaż oba zawierają podobne informacje, nie są tym samym. Zapotrzebowania na zakup są wewnętrznymi dokumentami używanymi do wnioskowania o zatwierdzenie zakupu, podczas gdy zamówienia zakupu są dokumentami zewnętrznymi, które składają zamówienia na towary i usługi u dostawców.
**Co składa się na dobry szablon formularza zapotrzebowania zakupu?
Wybierając szablon formularza zapotrzebowania na zakup, należy upewnić się, że zawiera on kilka istotnych elementów. Oto, co powinno zawierać każde skuteczne rozwiązanie:
- Intuicyjny i dostępny interfejs: Wybieraj szablony z przejrzystymi, przyjaznymi dla użytkownika układami, aby ograniczyć błędy ludzkie i uprościć wprowadzanie danych. Korzystanie z szablonów, które są dostępne z dowolnego urządzenia mobilnego, również zwiększa elastyczność i może przyspieszyć zatwierdzanie wniosków
- Konfigurowalne pola: Wybieraj tylko rozwiązania z polami, które można łatwo dostosowywać i edytować. Niestandardowe pola pomagają dostosować szablon do wymagań konkretnego działu lub organizacji
- Kompleksowe przechwytywanie danych: Opcje filtrowania ze szczegółowymi sekcjami i polami dla kodów budżetowych, szczegółów dostawców i podziału kosztów. Zwiększa to przejrzystość, a także pozwala na swobodne dodawanie szczegółowych informacji w celu uzyskania dokładniejszych dostaw
- Zautomatyzowane cykle pracy: Preferuj szablony ze śledzeniem zatwierdzeń i automatycznymi powiadomieniami. Możliwość łatwego śledzenia każdego wniosku pomaga zwiększyć wydajność i eliminuje niepotrzebne wysiłki ręczne
- Możliwości integracji: Wybieraj narzędzia i rozwiązania kompatybilne z systemami zewnętrznymi. Połączenie z bazą danych, pamięcią masową w chmurze lub oprogramowaniem do zamówień zapewnia płynne udostępnianie danych
➡️ Czytaj więcej: 10 praktycznych szablonów zapytań o informacje (RFI) **Zapotrzebowania na zakupy podlegają ustandaryzowanemu cyklowi pracy do zrobienia w celu usprawnienia zakupów i poprawy widoczności. Chociaż procesy mogą się różnić w zależności od Business, oto siedem najczęstszych kroków:
- Przesłanie formularza zapotrzebowania na zakup
- Kierownik liniowy zatwierdza formularz zapotrzebowania
- Dział zapasów sprawdza poziom zapasów
- Dział zakupów weryfikuje wniosek
- Wygenerowanie zamówienia zakupu
- Dostawa i ocena zamówienia
- Płatność faktury
10 szablonów formularzy zamówień
Teraz, gdy już wiesz, czego szukać w szablonie formularza zapotrzebowania na zakup, nadszedł czas, aby zapoznać się z dostępnymi opcjami. Oto dziesięć szablonów, które pozwolą zaoszczędzić czas i usprawnić cykl pracy związany z zamówieniami.
1. Szablon formularza zamówienia na dostawy ClickUp
Szablon formularza zamówienia zakupu :Szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp
Potrzebujesz rozwiązania, które będzie mapować i śledzić Twoje wymagania? Wypróbuj szablon Szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp aby uzyskać wstępnie zaprojektowany formularz do rejestrowania potrzeb biznesowych.
Wizualizuje on dane wejściowe za pomocą kilku dedykowanych widoków pogrupowanych według statusu i działu. Szablon posiada nawet tablicę Kanban do zarządzania każdym zleceniem dostawy w oparciu o odpowiedzialność i postęp.
Kluczowe funkcje
- Przeglądanie lub śledzenie zamówień zbliżających się do terminu realizacji za pomocą jednego kliknięcia dzięki niestandardowym widokom
- Szczegółowa mapa zamówień dla przejrzystości i odpowiedzialności z dodatkowymi szczegółami, takimi jak informacje o dostawcy i wnioskodawcy
Idealne rozwiązanie dla: Teams, którzy zarządzają procesem zakupów w wielu działach
➡️ Czytaj więcej: 10 Free szablonów formularzy zamówień w Excelu i ClickUp
2. Szablon wniosku zespołu ClickUp
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup : ClickUp Team Requests Template
Szablon żądań zespołu ClickUp to proste rozwiązanie dla wewnętrznych potrzeb Twojego zespołu. Szablon folderu pełni funkcję listy z trzema widokami do mapowania istotnych informacji, takich jak status żądania, poziomy priorytetów, osoba przypisana, żądający i kategoria.
Pola danych upraszczają zarządzanie wszystkim - od zatrudniania ekspertów IT do napraw po zakup nowych zasobów. Szablon wizualizuje nawet, kiedy żądanie zostało złożone, aby pomóc w lepszej realizacji.
Kluczowe funkcje
- Organizowanie i strukturyzowanie potrzeb zespołu poprzez łatwe tworzenie wielu szablonów (np. usług, wniosków o zasoby itp.) w tej samej przestrzeni
- Dostrzeganie i priorytetyzowanie wymagań zakupowych dzięki wyczyszczonym kolorystycznie kategoriom zadań i poziomom priorytetów
Idealne rozwiązanie dla: Businessu, który chce usprawnić wewnętrzny proces zamawiania usług lub zasobów
3. Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup: Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Kolejnym szablonem formularza zapotrzebowania na zakup jest Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp upraszczając zarządzanie projektami.
Przetwarza każdy wniosek projektowy z niezbędnymi statusami zadań w zakresie od W trakcie do Zatwierdzone. Mapuje również atrybuty, takie jak wpływ i koszt wymagany dla żądania projektu.
Krótko mówiąc, szablon jest prostym, ale systematycznym podejściem dla menedżerów i liderów zespołów do przetwarzania i zatwierdzania projektów.
Kluczowe funkcje
- Zapisywanie istotnych informacji i wizualizacja danych projektu dzięki szczegółowym, konfigurowalnym polom danych
- Dodawanie kontekstu i usprawnianie śledzenia zgłoszeń dzięki wbudowanym podzadaniom, komentarzom i zależnościom między zadaniami
Idealne rozwiązanie dla: Businessów stosujących ustrukturyzowany proces zatwierdzania każdego projektu
4. Szablon propozycji budżetu ClickUp
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup: Szablon wniosku budżetowego ClickUp
Jeśli chcesz dostosować zapotrzebowanie na zakup do kontroli kosztów, Szablon wniosku budżetowego ClickUp to kompleksowe rozwiązanie. Jest to przede wszystkim szablon dokumentu do optymalizacji danych powstania i przeglądu propozycji.
Szablon ma pięć wstępnie zaprojektowanych podstron, w tym logistykę i personel, aby objąć każdy aspekt kosztów Business lub projektu.
Podział budżetu na wyczyszczone segmenty pomaga również w tworzeniu bardziej przejrzystych wniosków zakupowych. Ponadto, dzięki temu wnioski są kierowane do odpowiednich osób, a wszystkie zakupy, niezależnie od tego, czy są to zasoby IT, usługi zewnętrzne, czy nawet listy cen materiałów.
Kluczowe funkcje
- Nadaj swojej ofercie i zapotrzebowaniu kompleksową i przejrzystą strukturę dzięki wielu podstronom szablonu
- Łatwe wyszukiwanie najważniejszych informacji dzięki konfigurowalnym polom danych i bogatym funkcjom formatu
Idealny dla: Business i profesjonalistów, którzy chcą zrównoważyć zakupy w ramach jasnych przepisów i budżetów
5. Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp
Szablon formularza zamówienia zakupu: Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp
Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp pomaga firmom dostosować zakupy do potrzeb związanych z uzupełnianiem zapasów. Pełni on funkcję listy zadań inwentaryzacyjnych do śledzenia produktów, nabywców i priorytetów. Każde zadanie jest pogrupowane według sceny zapasów - od zamówienia do stanu magazynowego.
Szablon ten zawiera również listę zadań zamówienia zakupu z wyszczególnieniem wymaganych produktów, cen i ilości oraz map dostaw od dostawców. Jeśli poziom zapasów spadnie, Teams może natychmiast zgłosić zapotrzebowanie zamówienie zakupu i udostępnianie go dostawcom w celu uzupełnienia zapasów.
Kluczowe funkcje
- Wizualizacja i optymalizacja zapasów na każdej scenie biznesowej z czternastoma różnymi statusami, w tym płatności i zużycia
- Zezwalanie odpowiednim interesariuszom na aktualizację realizacji zamówienia zakupu lub załącznikanotatki o otrzymanych towarach z funkcjami edycji w czasie rzeczywistym
Idealny dla: funkcji łańcucha dostaw lub działu zakupów, który obsługuje bezpośrednie i pośrednie materiały dla swoich operacji
➡️ Czytaj więcej: 10 szablonów Free Vendor List do zarządzania kontaktami
6. Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp
Formularz zamówienia produktu ClickUp
Szablon Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp został stworzony z myślą o regularnych komponentach lub unikalnych prototypach w celu efektywnego zamawiania. Rozwiązanie zaczyna się od widoku formularza, który umożliwia klientom bezpośrednie składanie zamówień. Przechwytuje nawet dane kontaktowe w celu śledzenia i natychmiast populuje tracker.
Szablon ten pełni funkcję dedykowanych widoków dla nowych zamówień, dzięki czemu zespół może natychmiast przystąpić do pracy. Teams mają do dyspozycji listę problemów z zamówieniami, aby szybko rozwiązywać wąskie gardła i tematy problematyczne.
Kluczowe funkcje
- Skróć czasochłonne aktualizowanie zamówień dzięki wstępnie zdefiniowanym produktom, kategoriom i dedykowanym problemom z zamówieniami
- Sprawdzanie zadowolenia klientów, średniego czasu dostawy i kosztów wysyłki dzięki wglądowi opartemu na AI i łatwym do automatyzacji polom danych
Idealne rozwiązanie dla: Profesjonalistów, którzy potrzebują skutecznego sposobu śledzenia zamówień i rozwiązywania problemów związanych z wymaganiami dotyczącymi produktów
7. Szablon faktury ClickUp
Szablon faktury ClickUp
Szukasz prostego sposobu na rozliczanie płatności za dostarczone zamówienia zakupu? Szablon Szablon faktury ClickUp ma wszystko pod kontrolą.
Jego konfigurowalne pola pomagają ustandaryzować kluczowe informacje, takie jak numery zamówień, informacje o dostawcach i warunki zatwierdzania. Wbudowana tabela śledzi opisy elementów, ilości i koszty, zapewniając przejrzystą i odpowiedzialną komunikację.
Ten szablon formularza zapotrzebowania na zakup ma również dedykowane sekcje na logo firmy, informacje rozliczeniowe, szczegóły faktury i terminy, co jest idealne do uproszczenia zatwierdzania i przetwarzania faktur.
Kluczowe funkcje
- Zapewnij szybką realizację płatności i bezproblemowe zamykanie zapotrzebowań na zakup, konwertując dowolną zawartość na zadania
- Natychmiastowe udostępnianie lub eksportowanie dokumentów do wielu formatów z różnymi opcjami uprawnień
Idealny dla: Business i Teams, którzy preferują minimalną dokumentację i utratę informacji w procesie zamawiania i przetwarzania faktur
8. Szablon formularza zamówienia w formacie PDF od PDF Filler
via PDFFiller Szukasz szablonu formularza zapotrzebowania na zakup? Szablon formularza zapotrzebowania na zakup PDF Filler zapewnia właśnie to.
PDF online posiada pola na dane działu, sprzedawcy i wnioskującego. Zawiera również tabelę do rejestrowania ilości, opisów elementów i cen. Ten edytowalny plik PDF należy wypełnić i udostępniać tylko z gotowymi informacjami.
Szablon ten pomaga działom składającym wnioski w przekazywaniu kluczowych informacji w celu usprawnienia zadań związanych z zaopatrzeniem i dostawcami.
Kluczowe funkcje
- Skuteczniejsze przygotowanie do wdrożenia dostawcy dzięki dedykowanemu polu wyboru, aby potwierdzić, czy jest to powtarzający się dostawca
- Optymalizacja autoryzacji dzięki szybkiej i wyczyszczonej przestrzeni na informacje i podpis zatwierdzającego
Idealny dla: Business, który priorytetowo traktuje szybkie i edytowalne formularze w swojej firmie procesie zamówień
9. Szablon formularza zapotrzebowania na zakup w formacie PDF od Planergy
via PlanergySzablon formularza zapotrzebowania na zakup w formacie PDF firmy Planergy to rozwiązanie, które przyjmuje podejście programowe w celu udoskonalenia procesu zapotrzebowania na zakup. Zapewnia płynną współpracę dzięki szczegółowym polom, automatyzacji generowania PO i opcjom dodawania notatek lub załączania dokumentów.
Pełni również funkcję konfigurowalnych pól danych i logiki warunkowej, którą można dostosować do konkretnych potrzeb.
Kluczowe funkcje
- Oszczędność czasu i wysiłku dzięki automatycznemu generowaniu i zatwierdzaniu zamówień
- Uproszczenie komunikacji dzięki wbudowanym polom na wewnętrzne notatki i dane dostawców
Idealny dla: Małych Businessów, które chcą szybko tworzyć szczegółowe zamówienia zakupu
10. Szablon formularza zapotrzebowania na zakup od FormDocs
via FormDocs Ostatni z nich to Szablon formularza zapotrzebowania na zakup według FormDocs , niezawodna marka w przestrzeni elektronicznego wypełniania formularzy. To wydajne rozwiązanie otwiera się przejrzystymi sekcjami dla zapotrzebowania zakupu, firmy, dostawcy i informacji o wysyłce. Szablon zawiera również mapy dat zapotrzebowań, terminów i kodów budżetowych dla sprawnego rozliczania.
Szablon zawiera tabelę elementów do rejestrowania ilości, szczegółowego opisu, cen i sumy kosztów. Numer konta G.L. pomaga w mapowaniu wykorzystania budżetu względem wyczyszczonych centrów kosztów.
Kluczowe funkcje
- Dostosowanie dostawców do potrzeb produktowych dzięki dedykowanej przestrzeni na specjalne instrukcje
- Przyspieszenie przetwarzania zamówień i fakturowania dzięki sekcjom podpisów wnioskodawcy i zatwierdzającego
Idealny dla: Organizacji, które działają na FormDocs i dążą do usprawnienia procesu składania zamówień
➡️ Czytaj więcej: 3 kluczowe rodzaje umów zakupowych, które musisz znać
Usprawnij swoje wewnętrzne procesy zaopatrzenia dzięki ClickUp
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup jest niezbędny w procesie zaopatrzenia, niezależnie od tego, czy zamawiasz materiały biurowe, czy przesyłki. Pomaga uchwycić wszystkie ważne szczegóły, usprawnia komunikację, przyspiesza zatwierdzanie i zmniejsza liczbę błędów, dzięki czemu wszystko działa wydajniej.
Odpowiedni szablon zapewnia porządek i pomaga w ustalaniu priorytetów zadań i zamówień po każdym zgłoszeniu.
Współpraca z ClickUp to doskonała odpowiedź na to pytanie. Zintegrowane zarządzanie zadaniami, dogłębna analiza i żywa wizualizacja w każdym szablonie doskonale to pokazują.
Gotowy, aby usprawnić swój wewnętrzny proces sourcingu? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!