Czy Twój Business potrzebuje prototypowego komponentu do maszyny lub kilku laptopów dla nowych pracowników? Nawet jeśli jest to niewielkie zapotrzebowanie, złożenie zamówienia jest kluczem do sukcesu.
To więcej niż wysłanie e-maila.
Musisz zebrać szczegółowe informacje, takie jak opisy produktów, ceny, podpisy zatwierdzające i informacje o centrum kosztów, a następnie wysłać je do dostawców lub wewnętrznych Teams w ramach procesu zapotrzebowania na zakup. To klucz do sprawnego działania!
W tym miejscu pojawia się szablon formularza zapotrzebowania na zakup. Jest to szybkie, gotowe do użycia rozwiązanie do składania zamówień i śledzenia dostaw, niezbędne w każdym procesie zaopatrzenia.
Aby zaoszczędzić czas i wysiłek związany z wyszukiwaniem, przygotowaliśmy listę dziesięciu najlepszych szablonów z kluczowymi funkcjami i zastosowaniami.
Czym są szablony formularzy zapotrzebowania na zakup?
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup to gotowe do użycia rozwiązanie ze wstępnie wypełnionymi polami, które upraszcza proces składania zamówień w firmie. Chociaż jest on przeznaczony głównie do zakupu towarów lub usług, obejmuje również wydatki inwestycyjne, materiały biurowe i wnioski o konserwację.
Kluczowe cele tych szablonów obejmują:
- Przechwytywanie istotnych szczegółów (informacje o wnioskodawcy, wymagany element i szacowany koszt) w celu optymalizacji zarządzania zamówieniami i przetwarzania faktur
- Usprawnienie zatwierdzania zamówień przez kierownika działu i kierownika ds. zaopatrzenia
- Wzmocnienie komunikacji wewnętrznej i powiązań z dostawcami
Przyjęcie ich oferuje również szereg korzyści, takich jak ograniczenie błędów ludzkich, poprawa identyfikowalności wydatków i zwiększenie ogólnej wydajności zaopatrzenia.
➡️ Czytaj więcej: Poznaj dzień z życia menedżera ds. zakupów
Ciekawostki: Czy mylisz zapotrzebowania zakupu z zamówieniami zakupu? Choć oba te dokumenty zawierają podobne informacje, nie są tym samym. Zapotrzebowania zakupu są wewnętrznymi dokumentami używanymi do wnioskowania o zatwierdzenie zakupu, podczas gdy zamówienia zakupu są dokumentami zewnętrznymi, które składają zamówienia na towary i usługi u dostawców.
Co składa się na dobry szablon formularza zapotrzebowania na zakup?
Wybierając szablon formularza zapotrzebowania na zakup, należy upewnić się, że zawiera on kilka istotnych elementów. Oto, co powinno zawierać każde skuteczne rozwiązanie:
- Intuicyjny i przystępny interfejs: Wybieraj szablony z przejrzystymi, przyjaznymi dla użytkownika układami, aby ograniczyć błędy ludzkie i uprościć wprowadzanie danych. Korzystanie z szablonów, które są dostępne z dowolnego urządzenia mobilnego, również zwiększa elastyczność i może przyspieszyć zatwierdzanie wniosków
- Konfigurowalne pola: Wybierz tylko te rozwiązania, których pola można łatwo dostosowywać i edytować. Niestandardowe opcje pomagają dostosować szablon do konkretnych wymagań działu lub organizacji
- Kompleksowe przechwytywanie danych: Opcje filtrowania ze szczegółowymi sekcjami i polami dla kodów budżetowych, szczegółów dostawcy i podziału kosztów. Zwiększa to przejrzystość, a także pozwala na swobodne dodawanie szczegółowych informacji w celu dokładniejszego zaopatrzenia
- Zautomatyzowane cykle pracy: Preferuj szablony ze śledzeniem zatwierdzeń i automatycznymi powiadomieniami. Możliwość łatwego śledzenia każdego wniosku pomaga zwiększyć wydajność i eliminuje niepotrzebne ręczne wysiłki
- Możliwości integracji: Wybierz narzędzia i rozwiązania kompatybilne z systemami zewnętrznymi. Posiadanie połączonej bazy danych, pamięci masowej w chmurze lub oprogramowania do zamówień zapewnia bezproblemowe udostępnianie danych
➡️ Czytaj więcej: 10 praktycznych szablonów zapytań o informacje (RFI)
🔍 Czy wiesz, że wnioski o zakup podlegają ustandaryzowanemu cyklowi pracy w celu usprawnienia zakupów i poprawy widoczności. Chociaż procesy mogą się różnić w zależności od Business, oto siedem najczęstszych kroków:
- Prześlij formularz zapotrzebowania na zakup
- Kierownik liniowy zatwierdza formularz zapotrzebowania
- Dział zapasów sprawdza poziom zapasów
- Dział zakupów przegląda wniosek
- Generowanie zamówienia zakupu
- Dostawa i ocena zamówienia
- Płatność za fakturę
10 szablonów formularzy zapotrzebowania na zakup
Teraz, gdy już wiesz, czego szukać w szablonie formularza zapotrzebowania na zakup, nadszedł czas, aby zapoznać się z dostępnymi opcjami. Oto dziesięć szablonów, które pozwolą zaoszczędzić czas i usprawnić cykl pracy związany z zamówieniami.
1. Szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp
Potrzebujesz rozwiązania, które będzie mapować i śledzić Twoje potrzeby? Wypróbuj szablon formularza zamówienia dostawy ClickUp, aby uzyskać wstępnie zaprojektowany formularz do rejestrowania potrzeb biznesowych.
Wizualizuje dane wejściowe za pomocą kilku dedykowanych widoków pogrupowanych według statusu i działu. Szablon posiada nawet tablicę Kanban do zarządzania każdym zamówieniem dostawy w oparciu o odpowiedzialność i postęp.
Kluczowe funkcje
- Przeglądaj lub śledź zamówienia zbliżające się do terminu realizacji jednym kliknięciem dzięki niestandardowym widokom
- Szczegółowa mapa wniosków zapewnia przejrzystość i odpowiedzialność dzięki dodatkowym szczegółom, takim jak informacje o dostawcy i wnioskodawcy
Idealne dla: Teams, które zarządzają procesem zakupów w wielu działach
➡️ Czytaj więcej: 10 darmowych szablonów formularzy zamówień w Excelu i ClickUp
2. Szablon Wniosków Zespołu ClickUp
Szablon Teams Requests od ClickUp to proste rozwiązanie dla wewnętrznych potrzeb Twojego zespołu. Szablon folderu pełni funkcję listy z trzema widokami do mapowania istotnych informacji, takich jak status wniosku, poziomy priorytetów, osoba przypisana, wnioskujący i kategoria.
Jego pola danych upraszczają zarządzanie wszystkim - od zatrudniania ekspertów IT do napraw po zakup nowych zasobów. Szablon wizualizuje nawet, kiedy wniosek został złożony, aby usprawnić jego realizację.
Kluczowe funkcje
- Uporządkuj i ustrukturyzuj potrzeby swojego zespołu, łatwo tworząc wiele szablonów (np. usług, wniosków o zasoby itp.) w tej samej przestrzeni
- Dostrzegaj i nadawaj priorytety wymaganiom zakupowym dzięki wyczyszczonym kolorystycznie kategoriom zadań i poziomom priorytetów
Idealne dla: Biznesów, które chcą usprawnić wewnętrzny proces składania wniosków o usługi lub aktywa
3. Szablon wniosku i zatwierdzenia projektu ClickUp
Kolejnym szablonem formularza zapotrzebowania na zakup jest ClickUp Project Request and Approval Template, upraszczający zarządzanie projektami.
Przetwarza każdy wniosek projektowy z istotnymi statusami zadań w zakresie od W trakcie realizacji do Zatwierdzone. Mapuje również atrybuty, takie jak wpływ i koszt wymagany dla wniosku o projekt.
Krótko mówiąc, szablon jest prostym, ale systematycznym podejściem dla menedżerów i liderów zespołów do przetwarzania i zatwierdzania projektów.
Kluczowe funkcje
- Zapisuj istotne informacje i wizualizuj dane projektu dzięki szczegółowym, dostosowywanym polom danych
- Dodaj kontekst i usprawnij śledzenie wniosków dzięki wbudowanym podzadaniom, komentarzom i zależnościom między zadaniami
Idealne dla: Businessu stosującego ustrukturyzowany proces zatwierdzania dla każdego wniosku o projekt
4. Szablon wniosku budżetowego ClickUp
Jeśli chcesz dostosować zapotrzebowanie na zakup do kontroli kosztów, szablon wniosku budżetowego ClickUp jest kompleksowym rozwiązaniem. Jest to przede wszystkim szablon dokumentu, który optymalizuje tworzenie i przeglądanie propozycji.
Szablon ma pięć wstępnie zaprojektowanych podstron, w tym logistykę i personel, aby objąć każdy aspekt kosztów Business lub projektu.
Podział budżetu na wyczyszczone segmenty pomaga również w przyjmowaniu bardziej przejrzystych wniosków o zakup. Ponadto, dzięki temu wnioski są kierowane do odpowiedniej osoby, a wszystkie zakupy są realizowane, niezależnie od tego, czy są to zasoby IT, usługi zewnętrzne, czy nawet listy cen materiałów.
Kluczowe funkcje
- Nadaj swojej propozycji i zapotrzebowaniu kompleksową i przejrzystą strukturę dzięki wielu podstronom szablonu
- Dostosowywalne pola danych i bogate funkcje formatu ułatwiają wyróżnianie najważniejszych informacji
Idealne dla: Businessu i profesjonalistów, którzy chcą zrównoważyć zakupy w ramach wyczyszczonych przepisów i budżetów
5. Szablon zamówienia zakupu i inwentaryzacji ClickUp
Szablon zamówień i inwentaryzacji ClickUp pomaga firmom dostosować zakupy do potrzeb związanych z uzupełnianiem zapasów. Pełni on funkcję listy zadań inwentaryzacyjnych, umożliwiającej śledzenie produktów, nabywców i priorytetów. Każde zadanie jest pogrupowane według sceny zapasów - od zamówienia do stanu magazynowego.
Szablon ten zawiera również listę zadań zamówienia zakupu z wyszczególnieniem wymaganych produktów, cen i ilości oraz map dostaw od dostawców. Jeśli poziom zapasów spadnie, Teams mogą natychmiast złożyć zamówienie zakupu i udostępniać je dostawcom w celu uzupełnienia zapasów.
Kluczowe funkcje
- Wizualizuj i optymalizuj zapasy na każdej scenie biznesowej dzięki czternastu różnym statusom, w tym płatności i konsumpcji
- Zezwalaj odpowiednim interesariuszom na aktualizowanie realizacji zamówień zakupu lub załączanie notatek o otrzymanych towar ach dzięki funkcjom edycji w czasie rzeczywistym
Idealne dla: Funkcji łańcucha dostaw lub działu zakupów, który zajmuje się bezpośrednimi i pośrednimi materiałami dla swoich operacji
➡️ Czytaj więcej: 10 szablonów Free Vendor List do zarządzania kontaktami
6. Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp
Szablon formularza zamówienia produktu ClickUp został stworzony z myślą o regularnych komponentach lub unikalnych prototypach w celu zapewnienia wydajnych zamówień. Rozwiązanie zaczyna się od widoku formularza, który umożliwia klientom bezpośrednie składanie zamówień. Przechwytuje nawet dane kontaktowe w celu śledzenia i natychmiast populuje tracker.
Szablon ten pełni funkcję dedykowanych widoków dla nowych zamówień, dzięki czemu zespół może natychmiast przystąpić do pracy. Teams mają do dyspozycji listę problemów z zamówieniami, aby szybko rozwiązywać wąskie gardła i tematy problematyczne.
Kluczowe funkcje
- Skróć czasochłonne aktualizowanie zamówień dzięki wstępnie zdefiniowanym produktom, kategoriom i dedykowanym problemom z zamówieniami
- Sprawdzaj zadowolenie klientów, średni czas dostawy i koszty wysyłki dzięki analizom opartym na AI i łatwym do automatyzacji polom danych
Idealne dla: Profesjonalistów, którzy potrzebują skutecznego sposobu śledzenia zamówień i rozwiązywania cykli pracy związanych z zapotrzebowaniem na produkty
7. Szablon faktury ClickUp
Szukasz prostego sposobu na rozliczanie płatności za dostarczone zamówienia zakupu? Szablon faktury ClickUp jest dla Ciebie.
Konfigurowalne pola pomagają ustandaryzować kluczowe informacje, takie jak numery wniosków, informacje o dostawcach i warunki zatwierdzania. Wbudowana tabela śledzi opisy elementów, ilości i koszty, zapewniając przejrzystą i odpowiedzialną komunikację.
Ten szablon formularza zapotrzebowania na zakup ma również dedykowane sekcje na logo firmy, informacje rozliczeniowe, szczegóły faktury i terminy, co jest idealne do uproszczenia zatwierdzania i przetwarzania faktur.
Kluczowe funkcje
- Zapewnij szybką realizację płatności i płynne zamykanie wniosków o zakup, konwertując dowolną zawartość na zadania
- Błyskawicznie udostępniaj lub eksportuj dokumenty do wielu formatów z różnymi opcjami uprawnień
Idealne dla: Business i Teams, którzy preferują minimalną dokumentację i utratę informacji podczas składania zamówień i przetwarzania faktur
8. Szablon formularza zapotrzebowania na zakup w formacie PDF od PDF Filler
Szukasz przejrzystego szablonu formularza zapotrzebowania na zakup? Szablon formularza zapotrzebowania na zakup PDF Filler właśnie to zapewnia.
PDF online zawiera pola na dane działu, dostawcy i wnioskodawcy. Zawiera również tabelę do rejestrowania ilości, opisów elementów i cen. Ten edytowalny PDF musi być wypełniony i udostępniany tylko z gotowymi informacjami.
Ten szablon pomaga działom składającym wnioski w przekazywaniu kluczowych informacji w celu usprawnienia zadań związanych z zakupami i dostawcami.
Kluczowe funkcje
- Skuteczniej przygotuj się do wdrożenia dostawcy dzięki dedykowanemu polu wyboru, aby potwierdzić, czy jest to powtarzający się dostawca
- Zoptymalizuj autoryzację dzięki szybkiej i wyczyszczonej przestrzeni na informacje i podpis zatwierdzającego
Idealne dla: Biznesów, dla których priorytetem są szybkie i edytowalne formularze w procesie zamówień
9. Szablon formularza zapotrzebowania na zakup PDF od Planergy
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup w formacie PDF firmy Planergy to rozwiązanie, które przyjmuje podejście programowe w celu udoskonalenia procesu zapotrzebowania na zakup. Zapewnia płynną współpracę dzięki szczegółowym polom, automatyzacji generowania PO i opcjom dodawania notatek lub załączania dokumentów.
Funkcja ta obejmuje również konfigurowalne pola danych i logikę warunkową, które można dostosować do konkretnych potrzeb.
Kluczowe funkcje
- Oszczędzaj czas i wysiłek dzięki automatycznemu generowaniu i zatwierdzaniu zamówień
- Uprość komunikację dzięki wbudowanym polom na wewnętrzne notatki i szczegóły dotyczące dostawcy
Idealne dla: Małych Businessów, które chcą szybko tworzyć szczegółowe zamówienia zakupu
10. Szablon formularza zapotrzebowania na zakup od FormDocs
Ostatnim z nich jest szablon formularza zapotrzebowania na zakup autorstwa FormDocs, niezawodnej marki w przestrzeni elektronicznego wypełniania formularzy. To wydajne rozwiązanie otwiera się przejrzystymi sekcjami dla zapotrzebowania zakupu, firmy, dostawcy i informacji o wysyłce. Szablon zawiera również mapy dat zapotrzebowań, terminów i kodów budżetowych w celu sprawnego rozliczania.
Szablon zawiera tabelę z elementami do rejestrowania ilości, szczegółowego opisu, cen i sumy kosztów. Numer konta G.L. pomaga w mapowaniu wykorzystania budżetu względem wyczyszczonych centrów kosztów.
Kluczowe funkcje
- Dostosuj dostawców do swoich potrzeb produktowych dzięki dedykowanej przestrzeni na specjalne instrukcje
- Przyspiesz przetwarzanie zamówień i fakturowanie dzięki sekcjom podpisów wnioskodawcy i zatwierdzającego
Idealne dla: Organizacji, które korzystają z FormDocs i chcą usprawnić proces składania wniosków o zakup
➡️ Czytaj więcej: 3 kluczowe rodzaje umów zakupowych, które musisz znać
Usprawnij swoje wewnętrzne procesy zaopatrzenia dzięki ClickUp
Szablon formularza zapotrzebowania na zakup jest niezbędny w procesie zaopatrzenia, niezależnie od tego, czy zamawiasz materiały biurowe, czy przesyłki. Pomaga on uchwycić wszystkie ważne szczegóły, usprawnia komunikację, przyspiesza zatwierdzanie i zmniejsza liczbę błędów, dzięki czemu wszystko przebiega sprawniej.
Odpowiedni szablon zapewnia porządek i pomaga w ustalaniu priorytetów zadań i zamówień po każdym zgłoszeniu.
Współpraca z ClickUp jest na to doskonałą odpowiedzią. Jego zintegrowane zarządzanie zadaniami, dogłębna analityka i żywa wizualizacja w każdym szablonie doskonale to pokazują. Gotowy, aby usprawnić swój wewnętrzny proces zaopatrzenia? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!