Jak wykorzystać komunikację bezpośrednią do zwiększenia wydajności?

"Brakuje nam danych o wzorcach zachowań użytkowników potrzebnych do podejmowania decyzji reklamowych. Prosimy o ich dodanie, zanim prześlemy je dzisiaj"

LUB

"Myślę, że raportowi przydałyby się dodatkowe dane w różnych wymiarach biznesowych. Czy mógłbyś przyjrzeć mu się później?"

Które z tych dwóch rozwiązań jest lepsze? To zależy!

Pierwsze zdanie wyjaśnia dokładnie, czego się od ciebie oczekuje i dlaczego, bez miejsca na dwuznaczności - jest to formularz komunikacji bezpośredniej. Drugie zdanie, choć wydaje się nieprecyzyjne, otwiera rozmowę, pozostawiając przestrzeń na pomysły i negocjacje poprzez komunikację pośrednią.

Oba te style komunikacji mają swoje miejsce w miejscu pracy. W tym wpisie na blogu pokażemy, dlaczego i w jaki sposób.

⏰ 60-sekundowe podsumowanie

Komunikacja bezpośrednia ma miejsce wtedy, gdy przekaz jest wyczyszczony, prosty i jednoznaczny. Sprzyja to jasności, minimalizuje nieporozumienia i usprawnia współpracę

Komunikacja bezpośrednia nie jest limitowana przez kanał. Styl bezpośredni można stosować z:

• Czat w czasie rzeczywistym
• Komentarze do dokumentów lub tablic
• Moduł zadań w narzędziu do zarządzania projektami

Najlepszymi sytuacjami do korzystania z komunikacji bezpośredniej są:

• Dostarczanie instrukcji
• Dokumentowanie procesów i procedur
• Przekazywanie informacji zwrotnych
• Przekazywanie standardowych aktualizacji

Aby dowiedzieć się więcej o przykładach komunikacji bezpośredniej, technikach zwiększania wydajności i wskazówkach dotyczących dostosowania się do obu stylów, czytaj dalej.

Spróbuj ClickUp for Free, aby zaspokoić wszystkie potrzeby związane z komunikacją w miejscu pracy.

Zrozumienie komunikacji bezpośredniej

Styl komunikacji bezpośredniej odnosi się do prostej i jednoznacznej wymiany informacji lub instrukcji. Wiadomość jest przekazywana jasno i wyraźnie, bez polegania na podpowiedziach, dorozumianych znaczeniach lub wskazówkach niewerbalnych.

Kluczowe cechy komunikacji bezpośredniej obejmują:

• Jasność: Wyrażona prostym językiem w zwięzły sposób, minimalizującluki komunikacyjne w miejscu pracy
  • Szczegółowość: Obejmuje precyzyjne i wykonalne szczegóły, aby uniknąć nieporozumień
• Przejrzystość: Otwarta komunikacja z jasno określonymi intencjami i celami
• Asertywność: Często pewna siebie i pouczająca
• Odpowiedzialność: Wiąże się z przejęciem własności za swoje słowa i ich wpływ na odbiorcę

W teorii styl bezpośredni brzmi jak najlepszy sposób pracy. Co może pójść nie tak z przejrzystą, asertywną i jasną komunikacją? Właściwie wiele. Tak więc w praktyce komunikacja pośrednia jest również niezwykle przydatna.

Komunikacja bezpośrednia vs. pośrednia

Istnieją różne style komunikacji w miejscu pracy . Komunikacja pośrednia, styl, który nadaje priorytet mowie ciała, wskazówkom wizualnym i ukrytym komunikatom, może być potężnym narzędziem w określonych sytuacjach. Charakteryzuje się on następującymi cechami

• Odpowiedzialność odbiorcy: Odbiorca odgrywa aktywną rolę w zrozumieniu i interpretacji zamierzonej wiadomości
• Udostępnianie zrozumienia: Kontekst i wspólne słownictwo ułatwiają zrozumienie
• Celowa dwuznaczność: Unikanie konfrontacji lub wrogości poprzez łagodzenie ciosów

Różnica między komunikacją bezpośrednią i pośrednią

Podsumujmy te różnice.

różnice między komunikacją bezpośrednią i pośrednią

Najlepsze przypadki użycia dla komunikacji bezpośredniej i pośredniej

Nie ma dobrego lub złego stylu komunikacji, a jedynie najbardziej odpowiedni w danej sytuacji. Oznacza to, że istnieją określone warunki i sytuacje, w których jeden styl może być bardziej odpowiedni niż inny.

Idealne warunki do korzystania z komunikacji bezpośredniej to:

• Gdy jasność i precyzja mają kluczowe znaczenie
• Gdy ograniczenia czasowe wymagają wydajności
• Gdy odbiorca nie ma zakończonego kontekstu
• Podczas rozwiązywania problemów, które wymagają odpowiedzialności lub natychmiastowej informacji zwrotnej

Załóżmy, że przekazujesz stażyście instrukcje dotyczące ważnego raportu, nad którym pracuje. Konieczna jest tutaj bezpośrednia komunikacja. Może to być coś w stylu:

"Potrzebuję, abyś stworzył wykresy i tabele dla sekcji analizy tego raportu w Arkuszach Google. Użyj kolorów marki i połącz źródło danych w tym samym Arkuszu. Prześlij mi je do sprawdzenia do końca tego tygodnia"

Jeśli rozmawiasz z lokajem w restauracji, w której jesteś, na temat parkowania samochodu, możesz powiedzieć: "Proszę wyłączyć światła przed wyłączeniem zapłonu, ponieważ jest problem z automatycznym wyłączaniem" Zasadniczo potrzebna jest tutaj bezpośrednia komunikacja, ponieważ parkingowy nie zna Twojego samochodu!

Idealne warunki do korzystania z komunikacji pośredniej to:

• Sytuacje wrażliwe lub podatne na konflikty
• Hierarchiczne powiązania lub normy kulturowe, które priorytetowo traktują uprzejmość
• Małe grupy osób, które mają wspólną historię i kompleksowy kontekst
• Wspieranie długotrwałych relacji i unikanie potencjalnych urazów

Powiedzenie komuś "jesteś zwolniony" w bezpośredni sposób może być dobrym materiałem telewizyjnym, ale nie jest idealnym stylem komunikacji w pracy, biorąc pod uwagę delikatny charakter wiadomości. W takich sytuacjach pomocna jest empatyczna komunikacja pośrednia. Brian Chesky, dyrektor generalny Airbnb, ogłosił zwolnienia z powodu pandemii.

"Dzisiaj muszę potwierdzić, że zmniejszamy liczbę pracowników Airbnb... Zamierzam udostępnić jak najwięcej szczegółów na temat tego, jak doszedłem do tej decyzji, co robimy dla odchodzących i co będzie dalej"

Jak widać, choć pośrednio, nie jest to zaciemnianie ani zrzucanie odpowiedzialności. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie.

W przypadkach, w których zespół pracował razem przez dłuższy okres i ma wspólne słownictwo, komunikacja pośrednia może również działać. "Jesteśmy BYOD" lub "problem jest tylko w EUD" miałoby sens dla osób w grupie. Tak samo jak mem z The Office! 😀

A więc, do zrobienia, jak się komunikujemy?

Kanały komunikacji bezpośredniej w miejscu pracy

Każde środowisko, w którym pracujesz, jest doskonałym kanałem komunikacji bezpośredniej. Może to być sala konferencyjna w biurze lub narzędzie do współpracy, takie jak ClickUp . Oto jak by to działało.

Interakcja twarzą w twarz

Bezpośrednia rozmowa wymaga dwóch osób - mówcy i odbiorcy. Najskuteczniejszym sposobem do zrobienia tego jest rozmowa twarzą w twarz. Umożliwia to:

• Interakcję w czasie rzeczywistym i udzielanie wyjaśnień w razie potrzeby
• Natychmiastową informację zwrotną od odbiorcy na temat tego, jak wiadomość jest odbierana
• Aktywną akceptację lub odrzucenie instrukcji

Wirtualny czat

Gdy nie ma możliwości interakcji twarzą w twarz, najlepszym rozwiązaniem jest czat online. Z pewnością tak będzie:

• Synchroniczny, co ułatwia prowadzenie rozmowy
• Wsparcie w postaci plików, obrazów, notatek itp.
• Udokumentowane, aby można było się do nich później odwołać ClickUp Chat jest świetnym narzędziem do tego celu. Umożliwia tworzenie kanałów z folderów, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi platformami. Możesz oznaczać osoby, łączyć zadania, dołączać notatki i odpowiadać za pomocą emoji.

Zachowaj kontekst całej komunikacji w narzędziu do zarządzania projektami. Twórz zadania bezpośrednio z wiadomości, szybko synchronizuj się z członkami zespołu, monitoruj zadania i wiele więcej.

Na przykład, gdy potrzebujesz szybkiej aktualizacji zadania, możesz wysłać bezpośrednią wiadomość typu: "Hej Chad, czy możesz udostępniać status propozycji klienta do południa?" Gdy Chad odpowie, prosząc o pewne dane od Jane, Chad może ją oznaczyć, a ty możesz utworzyć zadanie i przypisać je do niej!

Bezpośrednia komunikacja stała się łatwa dzięki ClickUp Chat

Zadania w ramach zarządzania projektami

Najlepszym sposobem na zawarcie wszystkich informacji na temat danej części pracy jest umieszczenie ich w jednym miejscu. Zadania ClickUp oferuje skuteczny sposób do zrobienia tego. Po utworzeniu zadań do zrobienia wszystkiego, co chcesz, możesz:

• Wyjaśnić zadanie w sekcji opisu
• Dodać listę kontrolną jako kryterium akceptacji
• Przypisać zadania do osób, aby pokazać, kto jest za co odpowiedzialny
• Używać zagnieżdżonych komentarzy dlakomunikacja zespołu

Komunikuj się lepiej z ClickUp Tasks

Komentarze jako konwersacje

Powyżej widzieliśmy zagnieżdżone komentarze w zadaniach ClickUp. Ponadto, można również korzystać z funkcji komentarzy w Tablica ClickUp , mapy myśli i dokumenty.

Na przykład na tablicy z mapą procesu można dodać komentarz dotyczący brakującego kroku. W pliku projektu udostępnianym w ClickUp można skomentować opinie, takie jak "Zaktualizuj projekt, aby był zgodny z najnowszymi wytycznymi dotyczącymi marki"

W razie potrzeby za pomocą ClickUp Przypisywanie komentarzy można wskazać konkretną osobę i przypisać jej etykiety lub wszystkie osoby zaangażowane w projekt.

Nigdy nie przegap wiadomości z ClickUp

Spójrzmy na kilka przykładów, jak wyglądałoby to w tych przypadkach kanały komunikacji .

Przykłady komunikacji bezpośredniej

Komunikacja bezpośrednia jest idealna do zrobienia konkretnych instrukcji, zwłaszcza jeśli odbiorca robi coś po raz pierwszy.

Instrukcje: Najlepszym przykładem komunikacji bezpośredniej jest przewodnik krok po kroku lub schemat blokowy. Przewodnik po stylu zawartości pomoże stażyście publikować swoją pracę w sposób spójny i zgodny z marką.

Szybkie i łatwe schematy blokowe z ClickUp Whiteboards

Zasady i procedury: Stwórz mini Wikipedię swoich wewnętrznych procesów za pomocą narzędzia komunikacji w miejscu pracy jak Dokumenty ClickUp . Określ, co jest, a co nie jest akceptowalne w Twojej organizacji, aby wszyscy mogli to zobaczyć.

od podręcznika pracownika do SOP z ClickUp Docs_

Aby ustrukturyzować ogłoszenia w swojej organizacji, wypróbuj następujące rozwiązania szablony planów komunikacji .

Informacja zwrotna: "Twój ostatni raport był dobrze zbadany, ale formatowanie utrudniało jego czytanie. Prosimy o korzystanie z szablonu dostarczonego w przyszłych raportach, aby poprawić czytelność." Bezpośrednia informacja zwrotna, taka jak ta, jasno komunikuje problem i zapewnia możliwe do podjęcia kroki w celu poprawy.

Współpraca w Teams: Nie każda bezpośrednia komunikacja odbywa się między dwiema osobami. Używaj jej podczas dyskusji grupowych, spotkań i współpracy zespołowej działania w całej organizacji.

Na przykład, podczas spotkania dotyczącego planowania sprintu, możesz powiedzieć: "Ustalmy priorytety dla zadań integracji API w pierwszej kolejności i przydzielmy Johna do obsługi zależności front-endu. Czy możemy ustawić termin na piątek, aby sprawdzić postęp?"

Regularne aktualizacje: Czasami można zautomatyzować niektóre działania, aby wszyscy w zespole otrzymali wiadomość. Wielozadaniowy pasek narzędzi ClickUp pomaga zarządzać wieloma zadaniami, przydzielać obowiązki, ustawiać terminy i zostawiać komentarze jednocześnie.

Wielozadaniowy pasek działań zbiorczych ClickUp nie wymaga wysiłku

Teraz, gdy już wiesz, jak wygląda bezpośrednia komunikacja w prawdziwym świecie, zobaczmy, dlaczego ma ona znaczenie.

Zwiększenie wydajności dzięki bezpośredniej komunikacji

Komunikacja bezpośrednia eliminuje "puch". Pomaga mówcy mówić swobodnie, a odbiorcy szybko zrozumieć. Oszczędza to czas i wysiłek obu stron, ostatecznie prowadząc do lepszej współpracy w zespole i zwiększonej wydajności. Oto jak możesz wdrożyć tę metodę w swoim miejscu pracy.

Udostępnianie danych: Łatwiej jest wysyłać i odbierać bezpośrednią komunikację, jeśli jest ona zakorzeniona w twardych danych. Używaj Pulpity ClickUp w tym celu. Można na przykład powiedzieć: "Liczba potencjalnych klientów wygenerowanych w tym tygodniu jest taka sama, ale liczba konwersji spadła o 40%. Czy wiemy, co się stało?"

Prowadzenie rozmów opartych na danych dzięki ClickUp Dashboards

Czytanie bonusowe: Jak udostępniać informacje członkom zespołu Odpowiedzialność członków Teams: Aby zwiększyć odpowiedzialność, ustaw cele SMART. Następnie ustaw je na Cele ClickUp umożliwiając każdemu dostęp do swoich celów i śledzenie postępów.

Ustawiaj, zarządzaj i osiągaj swoje cele z ClickUp Goals

Minimalizuj zwolnienia: Nie zmuszaj pracowników do powtarzania się podczas standupu. Użyj ClickUp Brain do automatycznego generowania raportów standup i wykorzystaj zaoszczędzony czas na bardziej znaczące interakcje.

Wskazówki dla osób o różnych stylach komunikacji

Styl komunikacji zależy niemal całkowicie od sytuacji. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, przyjmując jeden z nich.

Jeśli Twoim głównym stylem jest komunikacja bezpośrednia

Pamiętaj o tonie: Bezpośredniość jest o krok od bycia niegrzecznym. Zachowaj więc profesjonalny i uprzejmy ton. Używaj uprzejmego języka. Dołącz prośby i podziękowania.

Aktywnie słuchaj: Osoby komunikujące się bezpośrednio często skupiają się na przekazywaniu wiadomości, ale to nie wystarczy. Ćwicz aktywne słuchanie. Zwracaj uwagę na to, co mówią inni, nie przerywając im.

Obserwuj informacje zwrotne: Obserwuj niewerbalne sygnały odbiorcy wiadomości, takie jak kiwanie głową lub mówienie. Wczytaj się w sytuację i niestandardowo dostosuj swój przekaz.

Dostosuj się do odbiorców: Uważaj na swój krok, zwłaszcza gdy masz do czynienia z osobami pochodzącymi z kultur lub kontekstów, w których komunikacja pośrednia jest normą. Upewnij się, że bezpośrednia komunikacja nie stanie się obraźliwa.

Przyjmuj komunikację pośrednią, gdy ma to zastosowanie: Nadmierna komunikacja w miejscu pracy może być przydatną techniką. Dodanie empatii może znacznie poprawić jakość interakcji.

Na przykład, zamiast mówić: "Musimy to zrobić natychmiast", spróbuj: "Wiem, że to napięty termin, ale twój wysiłek jest kluczowy do jego zrobienia"

Takie podejście potwierdza emocje innych, a jednocześnie jest wyczyszczone z oczekiwań.

Jeśli preferowanym stylem jest komunikacja pośrednia

Nie owijaj w bawełnę: W komunikacji pośredniej nie chodzi o to, by być celowo niejasnym lub nie brać na siebie odpowiedzialności. W rzeczywistości chodzi o mówienie z empatią i subtelnością. Nie myl pośredniego z niejasnym.

Na przykład, zamiast formułować swoją opinię jako "Ta sekcja może wymagać trochę pracy", powiedz: "Myślę, że dodanie tutaj studium przypadku wzmocniłoby twój argument"

Bądź pewny siebie: Asertywność nie jest funkcją komunikacji pośredniej. Osoby komunikujące się w sposób niebezpośredni wahają się przed stanowczym wyrażeniem swoich potrzeb lub opinii. Ćwicz uprzejmą asertywność. Jest to szczególnie ważne w komunikacji horyzontalnej i zarządzanie .

Dostosuj się do osób komunikujących się bezpośrednio: Komunikatory pośrednie czasami postrzegają komunikację bezpośrednią jako atak lub zasadzkę. Jednakże, zespoły o wysokiej funkcji są często bezpośrednie.

Zrozum, że druga droga (bezpośrednia) niekoniecznie jest złą drogą. Unikaj polegania na podpowiedziach lub subtelnych wskazówkach podczas pracy z bezpośrednimi komunikatorami. Przyjmuj ich wartość i mów wprost i wyraźnie.

Efektywna komunikacja (bezpośrednia lub inna) z ClickUp

W świecie pracy opartej na wiedzy komunikacja interpersonalna jest podstawą powodzenia. Wymagania, briefy, wyjaśnienia, pomysły, informacje zwrotne, procesy, aktualizacje - każdy dzień to zbiór niezliczonej ilości bezpośredniej i pośredniej komunikacji.

Kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i współpracy, takie jak ClickUp, nie tylko umożliwia taką komunikację, ale także ją usprawnia. ClickUp Docs i ClickUp Tasks pomagają komunikować się jeszcze przed rozpoczęciem pracy.

Komentarze i ClickUp Chat umożliwiają wymianę pomysłów w trakcie trwania projektu. Pulpit ClickUp świetnie nadaje się do przeglądów i retrospektyw. Z biegiem czasu ClickUp staje się jedynym źródłem wiedzy organizacyjnej, zwiększając wartość dla każdego, kto wchodzi do systemu.

Zobacz, jak ClickUp może pomóc Ci w skutecznej komunikacji. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo!