"Brakuje nam danych o wzorcach zachowań użytkowników potrzebnych do podejmowania decyzji reklamowych. Prosimy o ich dodanie, zanim prześlemy je dzisiaj. "
LUB
"Myślę, że raport mógłby skorzystać z dodatkowych danych w różnych wymiarach biznesowych. Czy mógłbyś przyjrzeć mu się później?"
Która z tych dwóch metod jest lepsza? To zależy!
Pierwsze zdanie dokładnie wyjaśnia, czego się od ciebie oczekuje i dlaczego, nie pozostawiając miejsca na dwuznaczności - jest to formularz komunikacji bezpośredniej. Drugie zdanie, choć wydaje się nieprecyzyjne, otwiera rozmowę, pozostawiając przestrzeń na pomysły i negocjacje w ramach komunikacji pośredniej.
Oba te style komunikacji mają swoje miejsce w miejscu pracy. W tym wpisie na blogu pokażemy, dlaczego i jak to zrobić.
60-sekundowe podsumowanie
Komunikacja bezpośrednia ma miejsce, gdy przekaz jest wyczyszczony, prosty i jednoznaczny. Sprzyja to jasności, minimalizuje nieporozumienia i usprawnia współpracę
Komunikacja bezpośrednia nie jest limitowana przez kanał. Możesz podążać za stylem bezpośrednim:
- Czat w czasie rzeczywistym
- Komentarze na dokumentach lub tablicach
- Moduł zadań w narzędziu do zarządzania projektami
Najlepsze sytuacje do korzystania z komunikacji bezpośredniej to:
- Dostawca instrukcji
- Dokumentowanie procesów i procedur
- Udzielanie informacji zwrotnych
- Przekazywanie standardowych aktualizacji
Aby dowiedzieć się więcej na temat przykładów komunikacji bezpośredniej, technik zwiększania wydajności i wskazówek dotyczących dostosowania się do obu stylów, czytaj dalej.
Wypróbuj ClickUp za Free, aby zaspokoić wszystkie potrzeby związane z komunikacją w miejscu pracy.
Zrozumienie komunikacji bezpośredniej
Styl komunikacji bezpośredniej odnosi się do prostej i jednoznacznej wymiany informacji lub instrukcji. Wiadomość jest przekazywana jasno i wyraźnie, bez polegania na podpowiedziach, dorozumianych znaczeniach lub wskazówkach niewerbalnych.
Kluczowe cechy komunikacji bezpośredniej obejmują:
- Jasność: Wyrażone prostym językiem w zwięzły sposób, minimalizujące luki komunikacyjne w miejscu pracy
- Specyfika: Obejmuje precyzyjne i praktyczne szczegóły, aby uniknąć nieporozumień
- Przejrzystość: Otwarta komunikacja z jasno określonymi intencjami i celem
- Asertywność: Często pewny siebie i pouczający
- Odpowiedzialność: Polega na przejęciu własności za swoje słowa i ich wpływ na odbiorcę
W teorii styl bezpośredni brzmi jak najlepszy sposób pracy. Co może pójść nie tak z przejrzystą, asertywną i jasną komunikacją? Właściwie wiele. Tak więc w praktyce komunikacja pośrednia jest również niezwykle przydatna.
Komunikacja bezpośrednia vs. komunikacja pośrednia
Istnieją różne style komunikacji w miejscu pracy. Komunikacja pośrednia, styl, który nadaje priorytet mowie ciała, wskazówkom wizualnym i ukrytym komunikatom, może być potężnym narzędziem w określonych sytuacjach. Charakteryzuje się on następującymi cechami:
- Odpowiedzialność odbiorcy: Odbiorca odgrywa aktywną rolę w zrozumieniu i interpretacji zamierzonego przekazu
- Wspólne zrozumienie: Kontekst i wspólne słownictwo ułatwiają zrozumienie
- Celowa dwuznaczność: Unikaj konfrontacji lub wrogości poprzez łagodzenie ciosów
Różnica między komunikacją bezpośrednią i pośrednią
Podsumujmy różnice.
| Funkcja | Komunikacja bezpośrednia | Komunikacja pośrednia |
|---|---|---|
| Dostawa | Wyczyszczone, wyraźne i bezpośrednie | Subtelne, dorozumiane i zależność od kontekstu |
| Cel | Skutecznie wydawaj wyczyszczone instrukcje | Utrzymuj harmonię i unikaj konfrontacji |
| Ton | Asertywność i pewność siebie | Ostrożny lub sugestywny |
| Jasność | Wysoka; pozostawia niewiele miejsca na błędną interpretację | Niski do średniego; może być niejednoznaczny |
| Ryzyko | Może wydawać się dosadny lub nieczuły | Może prowadzić do nieporozumień |
Najlepsze przypadki użycia komunikacji bezpośredniej i pośredniej
Nie ma dobrego lub złego stylu komunikacji, a jedynie najbardziej odpowiedni w danej sytuacji. Oznacza to, że istnieją określone warunki i sytuacje, w których jeden styl może być bardziej odpowiedni niż inny.
Idealne warunki do korzystania z komunikacji bezpośredniej to:
- Gdy jasność i precyzja mają kluczowe znaczenie
- Gdy ograniczenia czasowe wymagają wydajności
- Kiedy odbiorca nie ma zakończonego kontekstu
- Podczas rozwiązywania problemów wymagających odpowiedzialności lub natychmiastowej informacji zwrotnej
Załóżmy, że przekazujesz stażyście instrukcje dotyczące ważnego raportu, nad którym pracuje. Bezpośrednia komunikacja jest tutaj niezbędna. Może to być coś w stylu:
"Potrzebuję, abyś stworzył wykresy i tabele dla sekcji analizy tego raportu w Arkuszach Google. Użyj kolorów marki i połącz źródła danych w tym samym Arkuszu. Prześlij mi je do sprawdzenia do końca tego tygodnia. "
Jeśli rozmawiasz z lokajem w restauracji, w której jesteś, na temat parkowania samochodu, możesz powiedzieć: "Proszę wyłączyć światła przed wyłączeniem zapłonu, ponieważ jest problem z automatycznym wyłączaniem". "Zasadniczo potrzebna jest tutaj bezpośrednia komunikacja, ponieważ parkingowy nie zna Twojego samochodu!
Idealne warunki do korzystania z komunikacji pośredniej to:
- Sytuacje wrażliwe lub podatne na konflikty
- Hierarchiczne powiązania lub normy kulturowe, w których priorytetem jest uprzejmość
- Małe grupy osób, które mają udostępnianą historię i kompleksowy kontekst
- Wspieranie długoterminowych relacji i unikanie potencjalnych urazów
Powiedzenie komuś "jesteś zwolniony" w bezpośredni sposób może być dobrym materiałem telewizyjnym, ale nie jest idealnym stylem komunikacji w pracy, biorąc pod uwagę delikatny charakter wiadomości. W takich sytuacjach pomocna jest empatyczna komunikacja pośrednia.
Brian Chesky, dyrektor generalny Airbnb, ogłosił zwolnienia z powodu pandemii.
"Dzisiaj muszę potwierdzić, że zmniejszamy liczbę pracowników Airbnb... Zamierzam udostępnić jak najwięcej szczegółów na temat tego, jak doszedłem do tej decyzji, co robimy dla osób odchodzących i co będzie dalej. "
"Dzisiaj muszę potwierdzić, że zmniejszamy liczbę pracowników Airbnb... Zamierzam udostępnić jak najwięcej szczegółów na temat tego, jak doszedłem do tej decyzji, co robimy dla osób odchodzących i co będzie dalej. "
Jak widać, choć pośrednie, nie jest to zaciemnianie czy zrzucanie odpowiedzialności. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie.
W przypadkach, gdy zespół pracował razem przez dłuższy okres czasu i ma wspólne słownictwo, komunikacja pośrednia również może się sprawdzić. "Jesteśmy BYOD" lub "problem jest tylko w EUD" miałoby sens dla osób w grupie. Tak samo jak mem z The Office! 😀
A więc, do zrobienia, jak się komunikujemy?
Kanały komunikacji bezpośredniej w miejscu pracy
Każde środowisko, w którym pracujesz, jest doskonałym kanałem komunikacji bezpośredniej. Może to być sala konferencyjna w biurze lub narzędzie do współpracy, takie jak ClickUp. Oto jak to działa.
Interakcja twarzą w twarz
Bezpośrednia rozmowa wymaga dwóch osób - mówcy i odbiorcy. Najskuteczniejszym sposobem do zrobienia tego jest rozmowa twarzą w twarz. Umożliwia to:
- Interakcja w czasie rzeczywistym i wyjaśnienia w razie potrzeby
- Natychmiastowa informacja zwrotna od odbiorcy na temat tego, jak odbierana jest wiadomość
- Aktywna akceptacja lub odrzucenie instrukcji
Wirtualny czat
Jeśli nie możesz porozmawiać twarzą w twarz, najlepszym rozwiązaniem jest czat online. Z pewnością tak będzie:
- Synchroniczne, ułatwiające prowadzenie rozmowy
- Wsparcie w postaci plików, obrazów, notatek itp.
- Udokumentowane do późniejszego wykorzystania
ClickUp Chat jest doskonałym narzędziem do tego celu. Umożliwia tworzenie kanałów z folderów, eliminując potrzebę przełączania się między różnymi platformami. Możesz oznaczać osoby, łączyć zadania, dołączać notatki i odpowiadać za pomocą emoji.
Zachowaj kontekst całej komunikacji w narzędziu do zarządzania projektami. Twórz zadania bezpośrednio z wiadomości, szybko synchronizuj się z członkami zespołu, monitoruj zadania i wiele więcej.
Na przykład, gdy potrzebujesz szybkiej aktualizacji zadania, możesz wysłać bezpośrednią wiadomość typu: "Hej Chad, czy możesz udostępniać status propozycji klienta do południa?" Gdy Chad odpowie, prosząc o pewne dane od Jane, Chad może ją oznaczyć, a ty możesz utworzyć zadanie i przypisać je do niej!
Zadania w ramach zarządzania projektami
Najlepszym sposobem na zawarcie wszystkich informacji dotyczących konkretnej części pracy jest umieszczenie ich w jednym miejscu. Zadanie ClickUp oferuje skuteczny sposób do zrobienia tego. Po utworzeniu zadań do zrobienia wszystkiego, co chcesz, możesz:
- Wyjaśnij zadanie w sekcji opisu
- Dodaj listę kontrolną jako kryterium akceptacji
- Przydziel zadania ludziom, aby pokazać, kto jest za co odpowiedzialny
- Wykorzystaj zagnieżdżone komentarze do komunikacji w zespole
Komentarze jako rozmowy
Powyżej widzieliśmy zagnieżdżone komentarze w zadaniach ClickUp. Ponadto możesz również korzystać z funkcji komentarzy w Tablicach ClickUp, Mapach myśli i Dokumentach.
Na przykład na tablicy z mapą procesu można dodać komentarz dotyczący brakującego kroku. W pliku projektu udostępnianym w ClickUp możesz skomentować opinie, takie jak "Zaktualizuj projekt, aby był zgodny z najnowszymi wytycznymi marki". "
W razie potrzeby, dzięki ClickUp Assign Comments, możesz wskazać konkretną osobę i oznaczyć osoby przypisane lub wszystkie osoby zaangażowane w projekt.
Przyjrzyjmy się kilku przykładom, jak mogłoby to wyglądać w tych kanałach komunikacji.
Przykłady komunikacji bezpośredniej
Komunikacja bezpośrednia jest idealna do zrobienia konkretnych instrukcji, zwłaszcza jeśli odbiorca robi coś po raz pierwszy.
Instrukcje: Najlepszym przykładem bezpośredniej komunikacji jest przewodnik krok po kroku lub schemat blokowy. Przewodnik po stylu zawartości pomoże stażyście publikować swoją pracę w sposób spójny i zgodny z marką.
Zasady i procedury: Stwórz mini Wikipedię swoich wewnętrznych procesów za pomocą narzędzi komunikacji w miejscu pracy, takich jak ClickUp Docs. Określ, co jest, a co nie jest akceptowalne w Twojej organizacji, aby każdy mógł to zobaczyć.
Aby ustrukturyzować komunikaty w swojej organizacji, wypróbuj te szablony planów komunikacji.
Informacja zwrotna: "Twój ostatni raport był dobrze opracowany, ale formatowanie utrudniało jego czytanie. Użyj szablonu dostarczonego przez dostawcę w przyszłych raportach, aby poprawić czytelność". "Bezpośrednia informacja zwrotna, taka jak ta, jasno komunikuje problem i zapewnia możliwe do podjęcia kroki w celu poprawy.
Współpraca w Teams: Nie każda komunikacja bezpośrednia odbywa się między dwiema osobami. Wykorzystaj ją w dyskusjach grupowych, spotkaniach i działaniach związanych ze współpracą zespoł ową w całej organizacji.
Na przykład, podczas spotkania dotyczącego planowania sprintu, możesz powiedzieć: "Nadajmy priorytet zadaniom integracji API i przydzielmy Johna do obsługi zależności front-endu. Czy możemy ustawić termin na piątek, aby sprawdzić postęp?"
Regularne aktualizacje: Czasami można zautomatyzować niektóre czynności, aby każdy w zespole otrzymał wiadomość. Pasek narzędzi wielozadaniowych ClickUp pomaga zarządzać wieloma zadaniami, przydzielać obowiązki, ustawiać terminy i zostawiać komentarze jednocześnie.
Teraz, gdy już wiesz, jak wygląda komunikacja bezpośrednia w prawdziwym świecie, zobaczmy, dlaczego ma ona znaczenie.
Zwiększenie wydajności poprzez komunikację bezpośrednią
Komunikacja bezpośrednia eliminuje puch. Pomaga mówcy swobodnie mówić, a odbiorcy szybko zrozumieć. Oszczędza to czas i wysiłek obu stron, ostatecznie prowadząc do lepszej współpracy w zespole i zwiększonej wydajności. Oto jak możesz wdrożyć tę metodę w swoim miejscu pracy.
Udostępniaj dane: Łatwiej jest wysyłać i odbierać komunikację bezpośrednią, jeśli jest ona zakorzeniona w twardych danych. Wykorzystaj do tego pulpity ClickUp. Możesz na przykład powiedzieć: "Liczba leadów, które wygenerowaliśmy w tym tygodniu jest taka sama, ale konwersje spadły o 40%. Czy wiemy, co się stało?"
Czytanie bonusowe: Jak udostępniać informacje członkom zespołu
Uczyń członków Teams odpowiedzialnymi: Aby zwiększyć odpowiedzialność, ustaw cele SMART. Następnie ustaw je na ClickUp Goals, umożliwiając każdemu dostęp do swoich celów i śledzenie postępów.
Zminimalizuj zwolnienia: Nie zmuszaj pracowników do powtarzania się podczas standupu. Użyj ClickUp Brain do automatycznego generowania raportów standup i wykorzystaj zaoszczędzony czas na bardziej znaczące interakcje.
Wskazówki dla osób o różnych stylach komunikacji
Styl komunikacji zależy niemal całkowicie od sytuacji. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać, przyjmując jeden z nich.
Jeśli Twoim głównym stylem jest komunikacja bezpośrednia
Pamiętaj o tonie: Bezpośredniość jest o krok od bycia nieuprzejmym. Zachowaj więc profesjonalny i uprzejmy ton. Używaj uprzejmego języka. Uwzględnij prośby i podziękowania.
Aktywne słuchanie: Komunikatorzy bezpośredni często koncentrują się na przekazywaniu wiadomości, ale to nie wystarczy. Ćwicz aktywne słuchanie. Zwracaj baczną uwagę na to, co mówią inni, nie przerywając im.
Obserwuj informacje zwrotne: Obserwuj niewerbalne sygnały odbiorcy wiadomości, takie jak kiwanie głową lub mówienie. Czytaj i niestandardowo dostosowuj swój przekaz.
Dostosuj się do swoich odbiorców: Uważaj na swój krok, szczególnie w kontaktach z osobami pochodzącymi z kultur lub kontekstów, w których komunikacja pośrednia jest normą. Upewnij się, że bezpośrednia komunikacja nie staje się obraźliwa.
W stosownych przypadkach stosuj komunikację pośrednią: Nadmierna komunikacja w miejscu pracy może być przydatną techniką. Dodanie empatii może znacznie poprawić jakość interakcji.
Na przykład, zamiast mówić: "Musimy to zrobić natychmiast", spróbuj: "Wiem, że jest to napięty termin, ale twój wysiłek jest kluczowy do jego zrobienia". "
Takie podejście pozwala docenić emocje innych, a jednocześnie jasno określić oczekiwania.
Jeśli preferujesz komunikację pośrednią
Nie owijaj w bawełnę: W komunikacji bezpośredniej nie chodzi o to, by być celowo niejasnym lub nie brać na siebie odpowiedzialności. W rzeczywistości chodzi o mówienie z empatią i subtelnością. Nie myl pośredniego z niejasnym.
Na przykład, zamiast formułować swoją opinię jako "Ta sekcja może wymagać trochę pracy", powiedz: "Myślę, że dodanie studium przypadku w tym miejscu wzmocniłoby twój argument". "
Bądź pewny siebie: Asertywność nie jest funkcją komunikacji pośredniej. Osoby komunikujące się w sposób niebezpośredni wahają się przed stanowczym wyrażaniem swoich potrzeb lub opinii. Ćwicz uprzejmą asertywność. Jest to szczególnie ważne w komunikacji horyzontalnej i zarządzaniu.
Dostosuj się do bezpośrednich komunikatorów: Osoby komunikujące się w sposób pośredni czasami postrzegają komunikację bezpośrednią jako atak lub zasadzkę. Jednak zespoły o wysokiej funkcji są często bezpośrednie.
Zrozumienie, że druga droga (bezpośrednia) niekoniecznie jest złą drogą. Unikaj polegania na podpowiedziach lub subtelnych wskazówkach podczas pracy z bezpośrednimi komunikatorami. Przyjmuj ich wartość i mów wprost i wyraźnie.
Skuteczna komunikacja (bezpośrednia lub inna) z ClickUp
W świecie pracy opartej na wiedzy komunikacja interpersonalna jest podstawą powodzenia. Wymagania, briefy, wyjaśnienia, pomysły, informacje zwrotne, procesy, aktualizacje - każdy dzień jest zbiorem niezliczonej ilości bezpośredniej i pośredniej komunikacji.
Kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i współpracy, takie jak ClickUp, nie tylko to umożliwia, ale także podnosi jego rangę. Zadania ClickUp Docs i ClickUp Tasks pomagają komunikować się jeszcze przed rozpoczęciem pracy.
Komentarze i ClickUp Chat umożliwiają wymianę pomysłów w trakcie trwania projektu. Pulpit ClickUp świetnie nadaje się do przeglądów i retrospektyw. Z biegiem czasu ClickUp staje się jedynym źródłem wiedzy organizacyjnej, zwiększając wartość dla każdego, kto wchodzi do systemu.
Zobacz, jak ClickUp może pomóc Ci w skutecznej komunikacji. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo!