Jak tworzyć skuteczne raporty A3?

Podstawową i najbardziej krytyczną rolą kierownika projektu lub lidera biznesu jest eliminowanie przeszkód z drogi swoich teamów i umożliwienie im wykonania dobrej pracy.

Zasadniczo, dobry kierownik projektu to świetny specjalista od rozwiązywania problemów. Do zrobienia tego potrzebuje odpowiednich narzędzi i ram, aby skutecznie przeanalizować problem, zbadać możliwe rozwiązania i wybrać najbardziej odpowiednie.

W tym wpisie na blogu przyjrzymy się jednemu z takich narzędzi - raportowaniu A3.

**Co to jest raportowanie A3?

Definicja: Raport A3 to podejście do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia, które oferuje prosty i ukierunkowany proces rozwiązywania złożonych wyzwań biznesowych.

Jeśli zobaczyłeś termin "raport A3" i skojarzyłeś go z rozmiarem papieru ISO-A3, jesteś na właściwym tropie. Zapoczątkowane przez Toyotę i szeroko przyjęte w świecie szczupłej produkcji, rozwiązywanie problemów A3 zaleca metodę usprawniania informacji i podejmowania decyzji.

Przeznaczenie raportu A3

Zasadniczo raport A3 jest narzędziem do rozwiązywania problemów. W tym kontekście raport A3 służy różnym celom.

Struktura: Raport A3 dostarcza ustrukturyzowanego podejścia do rozwiązywania problemów z jasno określonymi granicami. Pomaga Teamsowi zbadać problem pod każdym możliwym kątem. Jednocześnie pomaga wyeliminować niepotrzebne informacje i skupić się na tym, co istotne.

Limity: Zasadniczo powinieneś być w stanie podsumować problem na kartce papieru formatu A3. Pomaga to ustalić priorytety możliwych przyczyn i odpowiednio przydzielić zasoby.

Możliwość działania: Choć nazywane "raportowaniem", podejście A3 rysuje wyraźną linię wzroku pomiędzy problemem (analiza) a właściwym rozwiązaniem (plan działania).

Powtarzalność: Raportowanie A3 jest narzędziem, które można zastosować do szerokiego zakresu problemów. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się budownictwem, produkcją, zarządzaniem mediami społecznościowymi czy tworzeniem oprogramowania, raport A3 może Ci pomóc!

Na wysokim poziomie, raport A3 jest arkuszem roboczym do rozwiązywania problemów. Na poziomie szczegółowym oferuje większą przejrzystość i widoczność. Przyjrzyjmy się tym aspektom.

Zrozumienie struktury raportów A3

Dobry proces A3 oferuje strukturę umożliwiającą zbadanie kontekstu, identyfikację celów, przeprowadzenie dokładnej analizy i podjęcie decyzji. Oto jak to wygląda w praktyce.

przykładowy arkusz A3 (Źródło: Wikimedia Commons )_

Kluczowe elementy raportu A3

• Najlepszym sposobem na rozpoczęcie raportu A3 jest zawarcie w nim podstawowych informacji, takich jak:
• Numer seryjny
• Imię i nazwisko właściciela raportu
• Imiona i nazwiska interesariuszy
• Data sporządzenia raportu itp.

Mając to na uwadze, oto kluczowe elementy.

1. Kontekst/tło

Ta sekcja zawiera wszystkie najważniejsze informacje, których potrzebujesz, zanim przejdziesz do samego problemu.

Przyjrzyjmy się temu na przykładzie.

Wyobraźmy sobie, że jesteśmy agencją marketingową badającą spadającą rentowność konkretnego klienta. Sekcja kontekstu biznesowego raportu A3 będzie zawierać takie informacje jak:

• Historyczne trendy przychodów i rentowności
• Nazwa i szczegóły dotyczące klienta
• Krótka historia powiązań z klientem
• Wszelkie wcześniejsze kontrakty, umowy o poziomie usług (SLA), lubszablony deklaracji wizji
  • Osoby zaangażowane w zaangażowanie klienta

2. Obecna sytuacja

W tym miejscu należy rozłożyć problem na czynniki pierwsze. W tej sekcji należy wyjaśnić wydarzenia, zmiany i działania z niedawnej przeszłości, które mogły doprowadzić do powstania problemu.

W tym przykładzie obecna sytuacja obejmowałaby takie informacje jak:

• Czynniki zewnętrzne, takie jak wzrost kosztów pracy, inflacja itp.
• Wszelkie niedawne zmiany personalne na koncie klienta
• Procesy stosowane podczas świadczenia usług
• Tempo spadku rentowności

Pro Tip: Jeśli dopiero zaczynasz, rozważ skorzystanie z jednej z naszych usług szablonów zestawień problemów .

3. Cele

Teraz, gdy masz już zakończony kontekst, nadszedł czas na ustawienie celów. Zazwyczaj cele odzwierciedlają wynik idealnego rozwiązania.

W tym przykładzie celem może być zwiększenie rentowności o 10% w następnym kwartale. Nie musi to być jednak takie proste. Można również ustawić cele związane z redukcją kosztów pracy, automatyzacją procesów lub zwiększeniem przychodów.

4. Analiza przyczyn źródłowych (RCA)

To moment, w którym w końcu dochodzimy do przyczyny problemu. Na przykład, dlaczego rentowność tego klienta spada?

Niektóre szablony analizy luk może dać ci szczegółowy widok, ale na początku, oto kroki do wykonania RCA.

• Burza mózgów: Rozpocznij od wspólnego zebrania wszystkich możliwych przyczyn
• Gromadzenie dowodów: Dla każdej zidentyfikowanej przyczyny zbierz dowody, aby wykazać jej powiązanie z problemem
• Eliminacja: Usuń wszystkie zidentyfikowane przyczyny, które nie mają znaczącego wpływu na problem
• Uszczegółowienie: W przypadku 2-3 najważniejszych przyczyn należy zagłębić się w szczegóły

Dla powyższego przykładu, sekcja analizy przyczyn źródłowych może wyglądać następująco.

Burza mózgów | Gromadzenie dowodów | Eliminacja | Szczegółowość |

| --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ |

| Wszystkie możliwe przyczyny | Dane do analizy | Zawężenie przyczyny źródłowej | Analiza danych w celu potwierdzenia przyczyn |

| Zwiększony koszt pracyZwiększony koszt technologiiNiższy poziom świadczenia usługZłożoność wymagańInflacjaKonkurencjaRaport o kosztach wynagrodzeńMapy procesów dla krytycznych przepływów pracyCharakter zmian wymagańAnaliza konkurencji Inflacja, konkurencja i złożoność wymagań mają jedynie marginalny wpływ: Kosztach pracy Kosztach technologii Wydajności dostaw | Wynagrodzenia wzrosły o 30% rok do roku, podczas gdy wynagrodzenie klienta wzrosło tylko o 5% Pomimo wyższych wynagrodzeń, dostawa usług jest opóźniona o 2 dni

proces analizy przyczyn źródłowych

💡Bonus: Dowiedz się, jak wykonać analizę przyczyn źródłowych .

5. Proponowane środki zaradcze

To jest dokładnie to, na co wskazuje nazwa. Wiesz już, na czym polega problem, jaka jest jego przyczyna i w jakim stopniu wpływa ona na problem. Teraz nadszedł czas na zaprojektowanie rozwiązań. Poniższa struktura jest pomocna.

projektowanie rozwiązań zidentyfikowanych problemów

6. Plan wykonania

Na tej scenie należy nakreślić, w jaki sposób zostaną wdrożone zidentyfikowane środki zaradcze. Na przykład, jeśli planujesz zmniejszyć rozmiar zespołu, aby wyeliminować przyczynę kosztów pracy, twój plan wykonania będzie zawierał informacje o tym, jak to będzie wyglądać.

Dostawy: Wszystko, co musi zostać zrobione do zrobienia planu. Będą to:

• Zmniejszenie zespołu
• Przydzielenie członków Teams do dodatkowych zadań
• Zwiększenie wykorzystania zasobów do 100%

Oś czasu: Zaplanuj rezultaty w okresie, dla którego ustawiłeś cele. Aby skutecznie zarządzać nakładającymi się na siebie rezultatami, użyj wykresu Gantta.

RACI: Upewnij się, że masz jasne wyobrażenie o tym, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany (RACI). Jeśli korzystasz z narzędzia takiego jak ClickUp przypisać osoby wykonujące i obserwujące dla każdego zadania. Być może nawet zaplanować automatyzację raportowanie postępów okresowo.

Przeglądy: Zaplanuj okresowe spotkania przeglądowe, aby upewnić się, że środki zaradcze zostały zakończone. Użyj szablony post-mortem lub szablony raportowania po akcji w celu udokumentowania postępowania.

7. Działania następcze

Jeśli przejrzysz przykłady ciągłego doskonalenia zauważysz, że większość z nich, jeśli nie wszystkie, ma kontynuację lub retrospektywę, aby upewnić się, że wzrost jest przyrostowy. Nie inaczej jest w przypadku raportowania A3. W tej sekcji zamieść listę działań następczych dla każdego interesariusza. Uwzględnij również termin następnego raportu ze śledzenia postępów.

Powyższa struktura, czysto podzielona na siedem sekcji, może sprawiać wrażenie procesu klinicznego. Najczęściej jednak nie jest to takie proste.

Rola storytellingu w raportowaniu A3

Dobry raport A3 służy również jako sposób na zaprezentowanie wszystkim istotnym interesariuszom, niezależnie od tego, czy są to członkowie Teams, liderzy biznesowi czy klienci, natury problemu i solidności proponowanych rozwiązań.

Aby prezentacja była przekonująca, niezbędne jest opowiadanie historii. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas opowiadania historii w ramach ograniczeń raportu A3.

• Przedkładaj przejrzystość nad kreatywność
• Podkreślaj połączenia między kontekstem a problemem, problemem a rozwiązaniem lub rozwiązaniem a wynikami
• Powiąż każdą informację z ustawionymi celami
• W stosownych przypadkach podawaj liczby

💡Bonus: Zacznij od podstaw jak napisać raportowanie Wiele aspektów A3

Raport A3 został zaprojektowany przede wszystkim jako sposób na rozwiązywanie problemów. Nie jest to jednak jedyny sposób jego wykorzystania.

A3 jako narzędzie do organizacyjnego uczenia się

Raporty A3 służą jako dokument dla zespołów przyszłości, z którego mogą się uczyć. W przykładzie zaangażowania klienta agencji kreatywnej z malejącą rentownością, raport A3 może służyć jako baza wiedzy dla:

• Przyszłych teamów, na których można się oprzeć i zwiększyć wyniki
• Teamów innych klientów, które mogą powielać te same metody dla swoich klientów
• Nowych pracowników, aby zrozumieć tło i kontekst zaangażowania klienta

W pewnym sensie dobry raport A3 nie tylko rozwiązuje bieżący problem, ale także kilka przyszłych. Co więcej, korzystanie z ram raportowania A3 samo w sobie jest praktyką organizacyjną, która może pomóc w standaryzacji, przyspieszeniu i poprawie efektywności codziennych operacji.

A3 jako framework do doskonalenia procesów

Każdy raport A3 zawiera działania następcze, które mają na celu stopniową poprawę wyników w czasie. Te działania następcze stają się w pewnym sensie pętlą sprzężenia zwrotnego dla następnej iteracji.

W przykładzie agencji powiedzmy, że zwiększyłeś rentowność o 10% poprzez zmniejszenie kosztów pracy. Nadal istnieją możliwości obniżenia kosztów technologii i zwiększenia wydajności. Raportowanie A3 podkreśli to i zachęci Teams do trzymania nogi na pedale w dłuższej perspektywie.

A3 w kontekście Lean i Six Sigma

Raportowanie A3 wywodzi się ze świata lean manufacturing w Japonii. Ze względu na to pochodzenie, raporty A3 pomagają rozwijać szczupłe myślenie, takie jak eliminacja marnotrawstwa, zwiększanie wartości i ciągłe doskonalenie.

Dość teorii, zobaczmy, jak stworzyć własny raport A3.

Tworzenie raportu A3

Wspaniałą rzeczą w raporcie A3 jest to, że nie potrzebujesz wymyślnego oprogramowania ani papeterii. Wystarczy do tego zwykła pusta kartka. Skorzystaj z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, wykorzystaj istniejące dane i stwórz swój raport w mgnieniu oka!

1. Ustawienie raportu A3

Uruchom pustą stronę (w rozmiarze A3, jeśli masz ją pod ręką, ale nie jest to powód do zmartwień) lub otwórz Dokumenty ClickUp i rozpocznij nowy dokument.

wizualna architektura informacji z ClickUp Docs_

Ustaw proces, dodając siedem sekcji, po jednej dla kontekstu, bieżącej sytuacji, celów, analizy przyczyn źródłowych, proponowanych środków zaradczych, planu wykonania i działań następczych. Użyj elementów formatu, takich jak banery, aby oddzielić sekcje i ułatwić przeglądanie.

Jeśli wydaje się, że to za dużo, spróbuj Szablon codziennego planu działania ClickUp . Skorzystaj z gotowych elementów tego w pełni konfigurowalnego szablonu, aby szybko ustawić sekcje raportu A3.

2. Dodaj odpowiednie informacje

Populacja danych w każdej sekcji. Etykietuj osoby na platformie i zapraszaj je do dodawania informacji o przyczynach, dowodach itp. Możesz również bezpiecznie udostępniać dokument zewnętrznym interesariuszom, z którymi należy się skonsultować.

3. Połącz odpowiednie źródła danych

Kiedy zarządzasz projektami za pomocą ClickUp, masz już skarbnicę danych, które możesz wykorzystać. Na przykład, jeśli uważasz, że wykorzystanie zasobów w Twoim projekcie jest niskie, możesz łatwo zweryfikować tę teorię, przeglądając raporty dotyczące obciążenia pracą.

Raportowanie czasu dla każdego członka zespołu za pomocą ClickUp Dashboards

Podczas tworzenia raportu A3 połącz te konfigurowalne pulpity z dokumentem. Dodawaj zrzuty ekranu, połączony z innymi dokumentami ClickUp lub osadzaj zewnętrzne pliki w raporcie. Umożliwiaj użytkownikom klikanie i zrozumienie trendów, jeśli sobie tego życzą.

4. Tworzenie elementów akcji

Po przesłaniu, przejrzeniu i uzgodnieniu raportu A3, utwórz zadania dla każdego środka zaradczego bezpośrednio z poziomu raportu. Przydzielaj osoby, ustawiaj terminy, dodawaj listy kontrolne i nie tylko!

Raport do działania za jednym kliknięciem

5. Wracaj z recenzjami

Po wdrożeniu środków zaradczych, wszyscy interesariusze powinni wrócić do tego dokumentu w celu jego przejrzenia. Zanotuj informacje zwrotne i inne wskazówki dotyczące następnej iteracji. Możesz po prostu dodać sekcje w tym samym dokumencie lub otworzyć podrzędny dokument do retrospektyw.

Do tej pory widzieliśmy, co należy zrobić podczas tworzenia raportów A3. Zobaczmy teraz, czego nie robić.

Najczęstsze błędy, których należy unikać w raportowaniu A3

Nieprecyzyjne definicje: Kluczem do rozwiązania każdego problemu jest jego jasne zdefiniowanie. Teamsy często jednak dokumentują problemy w niejasny i niejednoznaczny sposób, co utrudnia ich rozwiązanie.

Zamiast tego należy jasno zdefiniować problem. Pomocne jest również określenie problemu w sposób ilościowy.

Zbyt wiele przyczyn: Kuszące jest uwzględnienie w raporcie każdej możliwej przyczyny. Jednak nie wszystkie z nich mają taki sam wpływ na problem. Dlatego brak możliwości ustalenia priorytetów lub usprawnienia myślenia jest dużym błędem.

Zamiast tego skup się na 2-3 przyczynach źródłowych, nie więcej. Upewnij się, że mają one największy wpływ na problem.

Niewłaściwy plan: Plan wykonania musi być dokładny i rozsądny. Nie należy ustawiać wzniosłych celów, aby zmienić wszystko z dnia na dzień. Może to być destrukcyjne i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.

Zamiast tego należy stworzyć plany działania, które można płynnie zintegrować z istniejącymi obciążeniami pracą i wysiłkami na rzecz ciągłego doskonalenia.

Brak spójności: Niezależnie od tego, jak demokratyczny jest ten proces, zawsze znajdą się tacy, którzy nie zgadzają się z raportowaniem A3. Ta niezgoda prowadzi do braku zaangażowania, co ostatecznie wykoleja środki zaradcze.

Zamiast tego stwórz kulturę, w której nawet jeśli ludzie się nie zgadzają, to się commitują.

Wdrażanie rozwiązywania problemów A3

Raport A3 jest dokumentem, który rejestruje proces. Jednak rozwiązywanie problemów A3 jest praktyką organizacyjną, która tworzy wspólny kontekst i kieruje decyzjami. Wdrożenie rozwiązywania problemów A3 wymaga pewnego poziomu zmian w procesie myślenia. Oto kilka wskazówek, które to umożliwią.

Usprawnienie procesów rozwiązywania problemów

Zawsze łatwiej jest budować na czymś niż zaczynać od zera. Tak więc, jako część twojego szczupłe zarządzanie projektami , ustawienie systemów. Na przykład, dzięki ClickUp można zarządzać zadaniami, projektami, obciążeniami pracą, sprzedażą, finansami i nie tylko. Z czasem pozwala to uzyskać cenne informacje, które ułatwiają i przyspieszają rozwiązywanie problemów.

Kroki do integracji praktyk raportowania A3 w organizacji

Po wybraniu rozwiązywania problemów A3 jako jednego z modeli, zintegruj go dokładnie z organizacją.

Ewangelizacja: Upewnij się, że wszyscy w organizacji są zaznajomieni z procesem rozwiązywania problemów A3. Oferuj szkolenia na temat podejścia A3 do rozwiązywania problemów. Włącz je do procesu wdrażania pracowników. Dodaj je nawet do dyscypliny zarządzania, aby wprowadzić je w życie.

Włącz: Stwórz zasoby, z których każdy będzie mógł korzystać. Napisz najlepsze praktyki lub procedury (SOP) dotyczące korzystania z raportów A3 i udostępniaj je szeroko. Zintegruj je ze swoimi szablony six sigma dla łatwego dostępu.

Zachęcaj: Zachęcaj szefów działów lub kierowników projektów do udostępniania zdobytej wiedzy swoim współpracownikom. Ustawienie oprogramowanie do rozwiązywania problemów do którego każdy ma dostęp i z którego może się uczyć. Publikowanie raportów A3, aby inne Teams miały do nich dostęp i mogły się nimi inspirować.

Przezwyciężanie wyzwań dzięki raportowaniu A3

Spójrzmy prawdzie w oczy, stworzenie skutecznego raportu A3 to dużo pracy. Zwłaszcza w miejscach, w których instynkty kierownictwa wyższego szczebla lub najgłośniejszych członków zespołu są często akceptowane bez zastrzeżeń.

**Na przykład, jeśli po prostu pójdziesz do dyrektora generalnego i powiesz: "rentowność moich klientów spada", mogą oni chcieć od razu znaleźć rozwiązanie w postaci redukcji zatrudnienia lub podniesienia cen.

Jednak prawdziwy problem może leżeć gdzie indziej. Dobry raport A3 może zapobiec podejmowaniu złych decyzji w oparciu o niekompletne dane.

Strategie przekonywania interesariuszy o wartości A3

Dobrze napisany raport A3 jest sam w sobie, potężny sposób na przekonanie interesariuszy o jego wartości. W jednym widoku dokładnie mapuje problem do jego rozwiązania. Jeśli to nie działa, oto kilka dodatkowych strategii.

Uczyń dokument wizualnym: Dodaj tabele, diagramy, podkreślenia, a nawet zdjęcia, aby dokument był wizualny dla interesariuszy, aby mogli go zrozumieć bez większego wysiłku.

**Poprzyj to: Użyj prawdziwych danych i spostrzeżeń, aby wesprzeć swoje punkty. Używaj pulpitów i wykresów, aby były one skuteczne. Trzymaj to w kontekście swoich systemów zarządzania.

Zapewnij dostęp: Ułatw interesariuszom przeglądanie lub wnoszenie wkładu. Pomocne jest również, jeśli dokument może być dostępny w podróży na urządzeniach mobilnych.

💡 Pro Tip: Pulpity ClickUp to świetny sposób na tworzenie raportów, które są oparte na danych, efektowne wizualnie i które mogą być dostępne i niestandardowe dla członków zespołu.

Rozwiązywanie problemów i maksymalizacja wydajności z ClickUp

Niezależnie od branży, geografii, charakteru pracy czy konkretnej roli, wszyscy musimy rozwiązywać problemy.

Na poziomie indywidualnym należy znaleźć sposoby na automatyzację i optymalizację w jak największym stopniu, aby zwolnić czas na inne ludzkie zajęcia. Na poziomie organizacyjnym należy minimalizować marnotrawstwo, zwiększać wydajność i tworzyć wyższą wartość.

Choć brzmi to wzniośle, rozwiązywanie problemów nie jest cudem za jednym zamachem. Jest to zbiór małych kroków podejmowanych w dłuższym okresie czasu. Podejmowanie tych małych kroków w sposób strategiczny i systematyczny - przy użyciu narzędzia zwanego raportowaniem A3 - jest tym, co odróżnia powodzenie biznesu od reszty.

Zintegruj ramy i techniki rozwiązywania problemów z organizacyjnymi cyklami pracy za pomocą ClickUp. Połącz problemy z danymi za pomocą konfigurowalnych pulpitów i zaprojektuj odpowiednie rozwiązania. Wdrażaj je skutecznie dzięki zarządzaniu zadaniami. Bezpiecznie udostępniaj dane i współpracuj z ClickUp. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś.