Podstawową i najważniejszą rolą kierownika projektu lub lidera biznesowego jest eliminowanie przeszkód z drogi swoich teamów i umożliwienie im wykonania dobrej pracy.
Zasadniczo, dobry kierownik projektu to świetny specjalista od rozwiązywania problemów. Do zrobienia tego potrzebuje odpowiednich narzędzi i ram, aby skutecznie przeanalizować problem, zbadać możliwe rozwiązania i wybrać najbardziej odpowiednie.
W tym wpisie na blogu omówimy jedno z takich narzędzi - raport A3.
Czym jest raportowanie A3?
Definicja: Raport A3 to podejście do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia, które oferuje prosty i kierowany proces rozwiązywania złożonych wyzwań biznesowych.
Jeśli zobaczyłeś termin "raport A3" i skojarzyłeś go z rozmiarem papieru ISO-A3, jesteś na właściwym tropie. Zapoczątkowane przez Toyotę i szeroko przyjęte w świecie lean manufacturing, rozwiązywanie problemów A3 zaleca metodę usprawniania informacji i podejmowania decyzji.
Cel raportu A3
Zasadniczo raport A3 jest narzędziem do rozwiązywania problemów. W tym kontekście raport A3 służy różnym celom.
Struktura: Raport A3 dostarcza ustrukturyzowane podejście do rozwiązywania problemów z jasno określonymi granicami. Pomaga Teamsom zbadać problem pod każdym możliwym kątem. Jednocześnie pomaga wyeliminować niepotrzebne informacje i skupić się na tym, co istotne.
✅ Limity: Zasadniczo powinieneś być w stanie podsumować problem na kartce A3. Pomaga to ustalić priorytety możliwych przyczyn i odpowiednio przydzielić zasoby.
Aktywność: Choć nazywane "raportowaniem", podejście A3 rysuje wyraźną linię wzroku między problemem (analizą) a właściwym rozwiązaniem (planem działania).
Powtarzalność: Raport A3 to narzędzie, które można zastosować do szerokiego zakresu problemów. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się budownictwem, produkcją, zarządzaniem mediami społecznościowymi czy tworzeniem oprogramowania, raport A3 może pomóc!
Na wysokim poziomie raport A3 jest arkuszem roboczym do rozwiązywania problemów. Na poziomie szczegółowym oferuje większą przejrzystość i widoczność. Przyjrzyjmy się tym aspektom.
Zrozumienie struktury raportowania A3
Dobry proces A3 oferuje strukturę umożliwiającą zbadanie kontekstu, określenie celów, przeprowadzenie dogłębnej analizy i podjęcie decyzji. Oto jak to wygląda w praktyce.
Kluczowe elementy raportu A3
Najlepszym sposobem na rozpoczęcie tworzenia raportu A3 jest zawarcie w nim podstawowych informacji, takich jak:
- Numer seryjny
- Imię i nazwisko właściciela raportu
- Nazwy interesariuszy
- Data raportowania itp.
Mając to na uwadze, oto kluczowe elementy raportu A3:
1. Kontekst
Ta sekcja zawiera wszystkie niezbędne informacje, których potrzebujesz, zanim przejdziesz do samego problemu.
Przyjrzyjmy się temu na przykładzie.
Wyobraź sobie, że jesteś agencją marketingową badającą spadającą rentowność konkretnego zaangażowania klienta. Sekcja kontekstu biznesowego raportu A3 będzie zawierać takie informacje jak:
- Historyczne trendy przychodów i rentowności
- Nazwa i dane klienta
- Krótka historia powiązania
- Wszelkie wcześniejsze umowy, umowy o poziomie usług (SLA) lub szablony deklaracji wizji
- Osoby zaangażowane w pracę z klientem
2. Obecna sytuacja
W tym miejscu dzielisz problem na części. W tej sekcji wyjaśnij wydarzenia, zmiany i działania z niedawnej przeszłości, które mogły doprowadzić do powstania problemu.
W tym przykładzie bieżąca sytuacja obejmowałaby takie informacje jak:
- Czynniki zewnętrzne, takie jak wzrost kosztów pracy, inflacja itp.
- Wszelkie ostatnie zmiany personalne na koncie klienta
- Procesy stosowane w świadczeniu usług
- Tempo spadku rentowności
Pro Tip: Jeśli dopiero zaczynasz, rozważ skorzystanie z jednego z naszych szablonów zestawienia problemów.
3. Cele
Teraz, gdy masz już zakończony kontekst, nadszedł czas na ustawienie celów. Zazwyczaj cel odzwierciedla wynik idealnego rozwiązania.
W tym przykładzie Twoim celem może być zwiększenie rentowności o 10% w ciągu następnego kwartału. Nie musi to być jednak takie proste. Możesz również ustawić cele związane z redukcją kosztów pracy, automatyzacją procesów lub zwiększeniem przychodów.
4. Analiza przyczyn źródłowych (RCA)
Oto moment, w którym w końcu dochodzisz do przyczyny problemu. Na przykład, dlaczego rentowność tego klienta spada?
Niektóre szablony analizy luk mogą dać ci szczegółowy widok, ale na początku, oto kroki do wykonania RCA.
- Burza mózgów: Rozpocznij od wspólnego zebrania wszystkich możliwych przyczyn
- Gromadzenie dowodów: Dla każdej zidentyfikowanej przyczyny zbierz dowody, aby wykazać jej powiązanie z problemem
- Eliminacja: Usuń wszystkie zidentyfikowane przyczyny, które nie mają znaczącego wpływu na problem
- Detailing: Dla 2-3 najważniejszych przyczyn, przejdź głębiej, aby zrozumieć szczegóły
W powyższym przykładzie sekcja analizy przyczyn źródłowych może wyglądać następująco.
| Burza mózgów | Gromadzenie dowodów | Zakończenie | Detailing |
|---|---|---|---|
| Wszystkie możliwe przyczyny | Dane do analizy | Zawęź przyczynę źródłową | Analizuj dane, aby potwierdzić przyczyny |
| Zwiększone koszty pracyZwiększone koszty technologiiZmniejszona dostępność usługZłożoność wymagańInflacjaKonkurencja | Raport wydatków na wynagrodzeniaMapy procesów dla krytycznych przepływów pracyNatura zmian wymagańAnaliza konkurencji | Inflacja, konkurencja i złożoność wymagań mają jedynie marginalny wpływ. Skup się więc na: Kosztach pracy Kosztach technologii Wydajności dostaw | Wynagrodzenia wzrosły o 30% rok do roku, podczas gdy utrzymanie klienta wzrosło tylko o 5%Pomimo wyższych wynagrodzeń, dostawa usług jest opóźniona o 2 dni |
💡Bonus: Dowiedz się, jak przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych.
5. Proponowane środki zaradcze
To jest dokładnie to, co mówi nazwa. Wiesz już, na czym polega problem, jaka jest jego przyczyna i w jakim stopniu wpływa ona na jego rozwiązanie. Teraz nadszedł czas na zaprojektowanie rozwiązań. Poniższa struktura jest pomocna.
| Przyczyna | Przeciwdziałanie | Wyniki | Odpowiedzialność |
|---|---|---|---|
| Jasno określ przyczynę | Wyjaśnij, co Twoim zdaniem rozwiąże tę przyczynę | Lista celów, które można dzięki temu osiągnąć | Wskaż osoby, które wezmą odpowiedzialność za działania i wyniki |
6. Plan realizacji
Na tej scenie nakreśl, w jaki sposób wykonasz zidentyfikowane środki zaradcze. Na przykład, jeśli planujesz zmniejszyć rozmiar zespołu, aby wyeliminować przyczynę kosztów pracy, Twój plan wykonania będzie zawierał informacje na temat tego, jak to będzie wyglądać.
Dostawy: Wszystko, co należy zrobić do zrobienia planu. Może to być:
- Zmniejsz zespół
- Przydziel członków Teams do dodatkowych zadań
- Zwiększ wykorzystanie zasobów do 100%
Oś czasu: Zaplanuj rezultaty w okresie, dla którego ustawiłeś cele. Aby skutecznie zarządzać nakładającymi się na siebie rezultatami, użyj wykresu Gantta.
RACI: Upewnij się, że masz jasne pojęcie o tym, kto jest odpowiedzialny, rozliczany, konsultowany i informowany (RACI). Jeśli korzystasz z narzędzia takiego jak ClickUp, przypisz osoby odpowiedzialne i obserwujące do każdego zadania. Być może nawet zaplanuj okresowe automatyczne raportowanie postępów.
Przeglądy: Zaplanuj okresowe spotkania przeglądowe, aby zapewnić zakończenie działań zaradczych. Skorzystaj z szablonów raportów po zakończeniu działań lub szablonów raportów po zakończeniu działań, aby udokumentować ich przebieg.
7. Kontynuacja
Jeśli przyjrzysz się przykładom ciągłego doskonalenia, zauważysz, że większość z nich, jeśli nie wszystkie, mają kontynuację lub retrospektywę, aby upewnić się, że wzrost jest przyrostowy. Nie inaczej jest w przypadku raportowania A3. W tej sekcji zamieść listę działań następczych dla każdego interesariusza. Uwzględnij również termin następnego raportu ze śledzenia postępów.
Powyższa struktura, czysto podzielona na siedem sekcji, może sprawiać wrażenie procesu klinicznego. Najczęściej jednak nie jest to takie proste.
Rola storytellingu w raportowaniu A3
Dobry raport A3 służy również jako sposób na zaprezentowanie wszystkim zainteresowanym stronom, niezależnie od tego, czy są to członkowie Teams, liderzy biznesu czy klienci, natury problemu i solidności proponowanych rozwiązań.
Aby prezentacja była atrakcyjna, niezbędne jest opowiadanie historii. Oto kilka rzeczy, o których należy pamiętać podczas opowiadania historii w ramach ograniczeń raportu A3.
- Przedkładaj przejrzystość nad kreatywność
- Podkreśl połączenia między kontekstem a problemem, problemem a rozwiązaniem lub rozwiązaniem a wynikami
- Powiąż każdą informację z celami, które ustawiłeś
- Podaj liczby tam, gdzie ma to zastosowanie
💡 Bonus: Zacznij od podstaw pisania raportów
Wiele aspektów A3
Raport A3 został zaprojektowany przede wszystkim jako sposób na rozwiązywanie problemów. Nie jest to jednak jedyny sposób jego wykorzystania.
A3 jako narzędzie do nauki organizacyjnej
Raporty A3 służą jako dokument dla zespołów przyszłości, z którego mogą się uczyć. W przykładzie zaangażowania klienta agencji kreatywnej z malejącą rentownością, raport A3 może służyć jako baza wiedzy dla:
- Przyszłe Teams do budowania i zwiększania wyników
- Inne Teams klientów do replikacji dla swoich kont
- Nowi pracownicy, aby zrozumieć tło i kontekst zaangażowania klienta
W pewnym sensie dobry raport A3 nie tylko rozwiązuje bieżący problem, ale także kilka przyszłych. Co więcej, korzystanie z samej struktury raportu A3 jest praktyką organizacyjną, która może pomóc w standaryzacji, przyspieszeniu i poprawie efektywności codziennych operacji.
A3 jako platforma doskonalenia procesów
Każdy raport A3 zawiera działania następcze, które mają na celu stopniową poprawę wyników w czasie. Te działania następcze stają się w pewnym sensie pętlą sprzężenia zwrotnego dla następnej iteracji.
W przykładzie agencji, powiedzmy, że zwiększyłeś rentowność o 10% poprzez redukcję kosztów pracy. Nadal istnieją możliwości obniżenia kosztów technologii i zwiększenia wydajności. Raportowanie A3 podkreśli to i zachęci Teams do trzymania nogi na pedale w dłuższej perspektywie.
A3 w kontekście Lean i Six Sigma
Raportowanie A3 wywodzi się ze świata lean manufacturing w Japonii. Ze względu na to pochodzenie, raporty A3 pomagają rozwijać szczupłe myślenie, takie jak eliminacja marnotrawstwa, zwiększanie wartości i ciągłe doskonalenie.
Dość teorii, zobaczmy jak możesz stworzyć swój własny raport A3.
Tworzenie raportu A3
Wspaniałą rzeczą w raporcie A3 jest to, że nie potrzebujesz wymyślnego oprogramowania ani papeterii. Wystarczy zwykła pusta kartka do zrobienia raportu. Skorzystaj z narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp, wykorzystaj istniejące dane i stwórz swój raport w mgnieniu oka!
1. Ustawienie raportu A3
Uruchom pustą stronę (w rozmiarze A3, jeśli masz ją pod ręką, ale nie jest to przeszkodą) lub otwórz ClickUp Docs i rozpocznij nowy dokument.
Ustaw proces, dodając siedem sekcji, po jednej dla kontekstu, bieżącej sytuacji, celów, analizy przyczyn źródłowych, proponowanych środków zaradczych, planu wykonania i działań następczych. Użyj elementów formatu, takich jak banery, aby oddzielić sekcje i ułatwić przeglądanie.
Jeśli wydaje Ci się, że to za dużo, wypróbuj szablon Daily Action Plan od ClickUp. Skorzystaj z gotowych elementów tego w pełni konfigurowalnego szablonu, aby szybko ustawić sekcje raportu A3.
2. Dodaj odpowiednie informacje
Populacja danych w każdej sekcji. Etykietuj osoby na platformie i zapraszaj je do dodawania swoich danych dotyczących przyczyn, dowodów itp. Możesz również bezpiecznie udostępniać dokument zewnętrznym interesariuszom, z którymi należy się skonsultować.
3. Połącz odpowiednie źródła danych
Kiedy zarządzasz projektami za pomocą ClickUp, masz już skarbnicę danych, które możesz wykorzystać. Na przykład, jeśli uważasz, że wykorzystanie zasobów w Twoim projekcie jest niskie, możesz łatwo zweryfikować tę teorię, patrząc na raporty obciążenia pracą.
Podczas tworzenia raportu A3 połącz te konfigurowalne pulpity z dokumentem. Dodawaj zrzuty ekranu, połączony z innymi dokumentami ClickUp lub osadzaj zewnętrzne pliki w swoim raporcie. Pozwól użytkownikom na kliknięcie i zrozumienie trendów, jeśli sobie tego życzą.
4. Tworzenie elementów działań
Po przesłaniu, przejrzeniu i uzgodnieniu raportu A3, utwórz zadania dla każdego środka zaradczego bezpośrednio z poziomu raportu. Przydzielaj osoby, ustawiaj terminy, dodawaj listy kontrolne i nie tylko!
5. Wróć z recenzjami
Po wdrożeniu środków zaradczych, poproś wszystkich interesariuszy o zapoznanie się z tym dokumentem. Zanotuj informacje zwrotne i inne wskazówki dotyczące następnej iteracji. Możesz po prostu dodać sekcje w tym samym dokumencie lub otworzyć podrzędny dokument do retrospektyw.
Do tej pory widzieliśmy, co należy zrobić podczas tworzenia raportów A3. Teraz zobaczmy, czego nie robić.
Najczęstsze błędy, których należy unikać w raportowaniu A3
Nieprecyzyjne definicje: Kluczem do rozwiązania każdego problemu jest jego jasne zdefiniowanie. Jednak Teams często dokumentują problemy w niejasny i niejednoznaczny sposób, co utrudnia ich rozwiązywanie.
Zamiast tego jasno zdefiniuj problem. Pomocne będzie również określenie problemu w sposób ilościowy.
Zbyt wiele przyczyn: Kuszące jest uwzględnienie w raporcie każdej możliwej przyczyny. Jednak nie wszystkie z nich mają taki sam wpływ na problem. Dlatego brak możliwości ustalenia priorytetów lub usprawnienia myślenia jest dużym błędem.
Zamiast tego skup się na 2-3 przyczynach źródłowych, nie więcej. Upewnij się, że mają one największy wpływ na problem.
🚫 Właściwy plan: Plan realizacji musi być dokładny i rozsądny. Nie ustawiaj wzniosłych celów, aby zmienić wszystko z dnia na dzień. Może to być destrukcyjne i przynieść efekt przeciwny do zamierzonego.
Zamiast tego twórz plany działania, które można płynnie zintegrować z istniejącymi obciążeniami pracą i wysiłkami na rzecz ciągłego doskonalenia.
Brak zgodności: Niezależnie od tego, jak demokratyczny będzie ten proces, zawsze znajdą się tacy, którzy nie zgodzą się z Twoim raportem A3. Ta niezgoda prowadzi do braku zaangażowania, co ostatecznie wykoleja środki zaradcze.
Zamiast tego stwórz kulturę, w której nawet jeśli ludzie się nie zgadzają, to się commitują.
Wdrażanie rozwiązywania problemów A3
Raport A3 to dokument, który rejestruje proces. Jednak rozwiązywanie problemów A3 to praktyka organizacyjna, która tworzy wspólny kontekst i kieruje decyzjami. Wdrożenie rozwiązywania problemów A3 wymaga pewnego poziomu zmian w procesie myślenia. Oto kilka wskazówek, które to umożliwią.
Usprawnij procesy rozwiązywania problemów
Zawsze łatwiej jest budować na czymś niż zaczynać od zera. Tak więc, w ramach zarządzania projektami lean, ustaw systemy. Na przykład, dzięki ClickUp możesz zarządzać zadaniami, projektami, obciążeniami pracą, sprzedażą, finansami i nie tylko. Z biegiem czasu pozwala to uzyskać cenne informacje, które ułatwiają i przyspieszają rozwiązywanie problemów.
Kroki do integracji praktyk raportowania A3 w Twojej organizacji
Po wybraniu rozwiązywania problemów A3 jako jednego z modeli, zintegruj go dokładnie z organizacją.
Ewangelizuj: Upewnij się, że wszyscy w organizacji są zaznajomieni z procesem rozwiązywania problemów A3. Oferuj szkolenia na temat podejścia A3 do rozwiązywania problemów. Włącz je do procesu wdrażania pracowników. Dodaj je nawet do dyscypliny zarządzania, aby wprowadzić je w życie.
Enable: Twórz zasoby, z których każdy może korzystać. Napisz najlepsze praktyki lub zestawienia procedur (SOP) dotyczące korzystania z raportów A3 i udostępniaj je szeroko. Zintegruj je z szablonami Six Sigma, aby uzyskać do nich łatwy dostęp.
Zachęć: Zachęć szefów działów lub kierowników projektów do udostępniania swoich wniosków współpracownikom. Ustaw oprogramowanie do rozwiązywania problemów, do którego każdy ma dostęp i z którego może się uczyć. Publikuj raporty A3, aby inne Teams miały do nich dostęp i mogły się nimi inspirować.
Pokonywanie wyzwań z raportowaniem A3
Spójrzmy prawdzie w oczy, stworzenie skutecznego raportu A3 to dużo pracy. Zwłaszcza w miejscach, w których instynkty kierownictwa wyższego szczebla lub najgłośniejszych członków zespołu są często akceptowane bez zastrzeżeń.
📌 Na przykład, jeśli po prostu pójdziesz do swojego CEO i powiesz: "rentowność moich klientów spada", mogą oni chcieć od razu przejść do rozwiązania polegającego na zmniejszeniu liczby pracowników lub podniesieniu cen.
Jednak prawdziwy problem może leżeć gdzie indziej. Dobry raport A3 może zapobiec podejmowaniu złych decyzji w oparciu o niekompletne dane.
Strategie przekonywania interesariuszy o wartości A3
Dobrze napisany raport A3 sam w sobie jest potężnym sposobem na przekonanie interesariuszy o swojej wartości. W jednym widoku dokładnie mapuje problem do jego rozwiązania. Jeśli to nie działa, oto kilka dodatkowych strategii.
Zrób to wizualnie: Dodawaj tabele, diagramy, podkreślenia, a nawet zdjęcia, aby uczynić dokument wizualnym dla interesariuszy do uchwycenia bez większego wysiłku.
Back it up: Użyj prawdziwych danych i spostrzeżeń, aby wesprzeć swoje punkty. Używaj pulpitów i wykresów, aby były one skuteczne. Utrzymuj je w kontekście swoich systemów zarządzania.
Włącz dostęp: Ułatw interesariuszom przeglądanie lub wnoszenie wkładu. Pomocne jest również, jeśli dokument może być dostępny w podróży na urządzeniach mobilnych.
💡 Pro Tip: Pulpity ClickUp to świetny sposób na tworzenie raportów, które są oparte na danych, wizualnie efektowne i które mogą być dostępne i niestandardowe dla członków zespołu.
Rozwiązywanie problemów i maksymalizacja wydajności z ClickUp
Niezależnie od branży, geografii, charakteru pracy czy konkretnej roli, wszyscy musimy rozwiązywać problemy.
Na poziomie indywidualnym musisz znaleźć sposoby na automatyzację i optymalizację tak bardzo, jak to możliwe, aby zwolnić czas na inne ludzkie działania. Na poziomie organizacyjnym należy zminimalizować marnotrawstwo, zwiększyć wydajność i stworzyć wyższą wartość.
Choć brzmi to wzniośle, rozwiązywanie problemów nie jest cudem za jednym zamachem. Jest to zbiór małych kroków podejmowanych przez dłuższy okres czasu. Podejmowanie tych małych kroków w sposób strategiczny i systematyczny - przy użyciu narzędzia zwanego raportowaniem A3 - jest tym, co odróżnia powodzenie biznesu od reszty.
Zintegruj ramy i techniki rozwiązywania problemów z organizacyjnymi cyklami pracy za pomocą ClickUp. Połącz problemy z danymi za pomocą konfigurowalnych pulpitów i zaprojektuj odpowiednie rozwiązania. Wdrażaj je skutecznie dzięki zarządzaniu zadaniami. Bezpiecznie udostępniaj dane i współpracuj z ClickUp.