"Jest nam niezmiernie przykro" to wszystko, co CrowdStrike mógł powiedzieć po tym, jak wadliwa aktualizacja oprogramowania spowodowała słynny niebieski ekran śmierci (BSD) dla milionów użytkowników na całym świecie. Oprócz 10% spadek ceny akcji w ciągu jednego dnia CrowdStrike odpowiedział przed niestandardowymi klientami i Kongresem Stanów Zjednoczonych.
Choć może się to wydawać skrajnym przypadkiem, niezamierzone błędy są dość powszechne w Businessie. Przy wielu teamach pracujących nad złożonymi problemami, każda rzecz może pójść nie tak.
Jednym z najczęstszych i najskuteczniejszych sposobów zapobiegania takim katastrofom jest audyt wewnętrzny. Dzięki silnemu procesowi i Oprogramowanie do zarządzania, ryzykiem i zgodnością (GRC) organizacje mogą proaktywnie identyfikować potencjalne problemy i rozwiązywać je z wyprzedzeniem.
W tym wpisie na blogu pokażemy, jak stworzyć strategię audytu i wdrożyć ją za pomocą potężnej listy kontrolnej audytu wewnętrznego.
**Co to jest audyt?
Audyt to proces systematycznego badania i oceny procesów. Procesy te mogą być finansowe, operacyjne lub związane z przestrzeganiem przepisów.
Dla przykładu, audytorzy wewnętrzni regularnie sprawdzają wyciągi bankowe swoich firm, aby ocenić je pod kątem błędów lub nieuczciwych transakcji.
Organizacja usługowa, taka jak restauracja lub spa, może przeprowadzać audyty sposobu, w jaki pracownicy zakończyli dostawę. Firmy technologiczne często korzystają z dogfooding jako sposób przeprowadzania audytów wewnętrznych.
Dlaczego audyt wewnętrzny jest potrzebny?
Mówiąc najprościej, audyt wewnętrzny ma na celu wychwycenie problemów, zanim jakakolwiek praca zostanie opublikowana na zewnątrz. Zapewnia to co następuje:
- Dokładność: Audyty dają teamom dodatkową szansę na upewnienie się, że praca jest dokładna, zakończona i wolna od błędów
- Zarządzanie ryzykiem: Audyt wewnętrzny identyfikuje potencjalne ryzyko, które można z wyprzedzeniem ograniczyć, aby uniknąć strat i kar
- Jakość: Audyty pomagają również w zapewnieniu jakości wyników, weryfikując, czy spełniają one wymagania i standardy branżowe
- Wydajność: Audyty wewnętrzne czasami oceniają wydajność, aby symulować rzeczywistą sytuację
- Zgodność: Będąc najczęstszym powodem, audyty wewnętrzne pomagają przestrzegać obowiązujących przepisów, regulacji i standardów
- Zapewnienie interesariuszy: W firmach, w których są inwestorzy lub udziałowcy, audyty wewnętrzne budują zaufanie do operacji i raportowania organizacji
Jakie są rodzaje audytów?
W zależności od charakteru biznesu, celów, potrzeb i interesariuszy, można przeprowadzić wiele różnych audytów. Większość z nich będzie należeć do następujących trzech kategorii.
Audyt wewnętrzny
Audyt wewnętrzny jest przeprowadzany przez organizację na jej własne potrzeby. Audytorami są aktywni pracownicy organizacji lub eksperci merytoryczni w ramach działu, który go przeprowadza.
Na przykład, co roku zespół ds. zarządzania talentami może przeprowadzać wewnętrzny audyt struktur wynagrodzeń dla każdego pracownika. Zostanie to wykorzystane do zidentyfikowania wszelkich nieświadomych uprzedzeń lub nierówności.
Audyt zewnętrzny
Audyt zewnętrzny polega na zaproszeniu niezależnych ekspertów do oceny procesów lub wyników organizacji. Oprócz wewnętrznego zespołu audytorów, zewnętrzni audytorzy zapewniają szerszy zakres wiedzy i doświadczenia. Zwiększa to wiarygodność i buduje zaufanie do organizacji.
Organy branżowe i organizacje normalizacyjne regularnie przeprowadzają audyty zewnętrzne dla firm. Certyfikaty ISO są najbardziej poszukiwane w różnych branżach.
Inne przykłady obejmują Forest Stewardship Council dla zrównoważonej gospodarki leśnej, LEED dla projektowania i zarządzania budynkami oraz Leaping Bunny dla produktów w 100% wolnych od testów na zwierzętach.
Audyt zgodności
Audyty zgodności oceniają, czy organizacja przestrzega określonych przepisów prawa, regulacji lub zasad wewnętrznych. Audyty te koncentrują się wyłącznie na zgodności ze standardami branżowymi, zobowiązaniami umownymi lub przepisami rządowymi w celu uniknięcia kar i utrzymania etycznych praktyk.
W przestrzeni technologicznej regularne audyty zgodności z RODO lub HIPAA są standardową praktyką. Każda branża ma swoje własne wymagania dotyczące zgodności, dla których organizacje muszą przeprowadzać regularne audyty.
Niezależnie od tego, czy robisz to wewnętrznie, czy korzystasz z pomocy zewnętrznej, audyty są koniecznością, jeśli prowadzisz biznes. Zapewnia to każdego interesariusza - niestandardowego klienta, inwestora, udziałowca, pracownika, sprzedawcę, partnera itp. - że organizacja spełnia ich standardy
Aby to zapewnić, potrzebna jest kompleksowa i zorientowana na cel strategia audytu. Oto jak można ją stworzyć.
Przygotowanie do audytu
Przed rozpoczęciem jakiegokolwiek audytu należy się dokładnie przygotować. Pozwoli to na ustawienie silnych fundamentów dla procesu audytu w czasie.
1. Ustawienie celów audytu
Wyczyszczone cel audytu. Prześledź historię problemu i zrozum kontekst do zrobienia.
Przykładowo, kierownik działu inżynieryjnego może zażądać przeprowadzenia audytu DevOps, ponieważ w ciągu ostatnich sześciu miesięcy liczba wycofań produkcji była wysoka. W takim przypadku nie należy ustawić celu jako "przeprowadzenie audytu DevOps" Zamiast tego postaw sobie za cel "zidentyfikowanie przyczyn wycofania produkcji".
2. Określenie zakresu audytu
Ta sekcja określa sposób przeprowadzenia audytu. Dobrym sposobem na podejście do tego jest 4Ws.
- Kto: Osoby i działy odpowiedzialne za przeprowadzenie audytu
- Co: Procesy lub systemy podlegające audytowi
- Kiedy: Oś czasu, w którym audyt musi zostać zakończony
- Gdzie: Fizyczne granice miejsca, w którym należy przeprowadzić audyt, jeśli takie istnieją
Na przykład, podczas przeprowadzania audytu DevOps, zakres może wyglądać następująco.
Kto: Kierownik inżynierii jest odpowiedzialny za nadzór nad audytem. Zespół audytowy, składający się z dwóch programistów, dwóch analityków jakości i trzech inżynierów DevOps, wykona audyt.
Co: Audytowany będzie potok CI/CD, w tym wszystkie zautomatyzowane i ręczne procesy. Oprogramowanie zgodne z SOC 2 jest również dołączone.
Kiedy: Audyt zostanie przeprowadzony w ciągu ośmiu tygodni rozpoczynających się 1 lipca 2025 r.
Gdzie: Audyt procesu zostanie przeprowadzony w środowisku przejściowym i produkcyjnym.
3. Podział obszarów audytu
Gdy zakres prac jest już gotowy, podziel go na mniejsze, możliwe do zarządzania podprojekty, zadania i podzadania. Pogrupuj powiązane ze sobą zadania i systematycznie je organizuj.
4. Tworzenie konkretnych zadań i pytań
Jest to krok, w którym faktycznie tworzy się listy kontrolne audytu wewnętrznego. Tutaj znajduje się lista wszystkich możliwych do wykonania i mierzalnych zadań dla każdego obszaru audytu.
Na przykład, lista kontrolna audytu DevOps może zawierać pytania takie jak:
- Czy kod jest wolny od błędów przed wypchnięciem na produkcję?
- Jaki procent znanych błędów jest wysyłany na produkcję?
- Czy przed rozpoczęciem produkcji starszy programista dokonuje przeglądu kodu?
- CzyAudyt zgodności IT przeprowadzany przed rozpoczęciem produkcji?
- Kto ma dostęp do wykonania pchnięcia produkcyjnego?
Niektóre wskazówki podczas tworzenia listy kontrolnej audytu wewnętrznego to:
Zachowaj prostotę: Używaj jasnego i zwięzłego języka, unikając niepotrzebnej złożoności. Skup się na możliwych do wykonania zadaniach, które każdy może łatwo zrozumieć i wykonać.
Make it relevant: Dopasuj listę kontrolną do celów, zakresu i obowiązujących standardów audytu. Uwzględnij tylko elementy bezpośrednio odnoszące się do audytowanych obszarów.
Na przykład, jeśli tworzysz listę kontrolną Lista kontrolna zgodności z RODO należy unikać dodawania jakichkolwiek innych wymogów prawnych do tego samego audytu.
Zachowaj spójność: Używaj standardowych formatów, terminologii i kryteriów oceny we wszystkich zadaniach.
5. Przygotowywanie niezbędnej dokumentacji
Określ konkretne rejestry, raportowania lub dane, które zweryfikują zgodność lub skuteczność operacyjną dla każdego elementu listy kontrolnej. Na przykład w przypadku audytu finansowego mogą być potrzebne bilanse, faktury i dokumenty podatkowe.
W przypadku audytu DevOps mogą być potrzebne standardowe procedury operacyjne (SOP), matryca ról i obowiązków, procesy wydań produkcyjnych itp.
6. Finalizacja i standaryzacja
Przeprowadź meta-audyt na małą skalę, aby sprawdzić, czy na liście kontrolnej audytu nie ma nadmiarowości, luk lub niejasnych elementów. Wykorzystaj wyniki do dopracowania listy kontrolnej i poprawy jej użyteczności i skuteczności.
Sformatuj ją dla przejrzystości, z uporządkowanymi sekcjami i przestrzenią na notatki lub ustalenia. Ustandaryzuj ją na potrzeby przyszłych audytów, aby zapewnić spójność i łatwość użytkowania w całej organizacji.
Przykład listy kontrolnej audytu wewnętrznego
Po zakończeniu przygotowań otrzymasz listę kontrolną audytu wewnętrznego, która będzie wyglądać jak ta poniżej.
Cele i zakres audytu
Jest to krótka sekcja, która przedstawia cele i zadania procesu audytu. Zawiera również matrycę RACI i procesy eskalacji.
Lista kontrolna audytu
Obejmuje ona wszystkie czynności, które muszą zostać zrobione w ramach procesu audytu. Niektóre często używane elementy to:
Przygotowanie
- Zebranie wszystkich istotnych informacji i dostęp do nich
- Zaplanowanie prac do zakończenia każdego dnia
- Uzyskanie niezbędnych zgód od kluczowych interesariuszy
Wdrożenie audytu
- Pomiar wydajności każdego procesu
- Identyfikacja wąskich gardeł
- Przegląd kluczowych wskaźników wydajności i odpowiadających im metryk
- Ocena zgodności z polityką
UruchomLista kontrolna zgodności z ustawą Sarbanesa-Oxleya SOX Działania następcze
- Dokumentowanie ustaleń
- Dostawca zaleceń dotyczących działań naprawczych i zapobiegawczych
- Przydzielanie obowiązków i terminów rozwiązywania problemów
- Zaktualizujlista kontrolna zgodności
- Zaplanowanie audytów uzupełniających w celu monitorowania postępów
Wyniki audytu
Typowym wynikiem audytu wewnętrznego jest raportowanie do odpowiedniego interesariusza, opisujące ustalenia i zalecenia.
Przykładowo, jeśli audyt DevOps wykazał, że rollbacki są spowodowane wysyłaniem błędnego lub wadliwego kodu na produkcję, raport z audytu będzie zawierał wzmiankę na ten temat. Co więcej, może on również sugerować formalny proces przeglądu kodu, aby zapobiec wycofaniom w przyszłości.
Wszystko jest już zaplanowane i gotowe; zobaczmy, jak prawidłowo przeprowadzić audyt.
Przeprowadzanie audytu: Proces krok po kroku
Powtórzę tylko, że przygotowanie audytu jest prawdopodobnie najbardziej krytycznym krokiem w całym procesie. Określa on, co, jak, kiedy i gdzie jest audytowane. Tak więc, zanim zaczniesz cokolwiek oceniać, zakończ działania i planowanie przed audytem.
Stwórz kompleksową listę kontrolną audytu, a następnie rozpocznij kontrole.
1. Zbieranie danych
Zbierz wszystkie dane, które obecnie istnieją. Na przykład, jeśli przeprowadzasz audyt DevOps, Twoje dane mogą obejmować:
- Istniejące raportowania z poprzednich wdrożeń produkcyjnych i wycofań
- Dzienniki audytów automatyzacji
- Istniejące retrospektywy na temat tego, dlaczego tak się stało
- Projekty architektoniczne i inne mapy procesów
- Opinie liderów i członków Teams na temat procesu
W niektórych przypadkach warto również zapoznać się z danymi pochodzącymi z oprogramowania GRC.
2. Do zrobienia kontroli
To może wydawać się proste, ale z pewnością nie jest łatwe. Zadaniem komitetu audytu jest ocena każdego kroku w każdym procesie. Upewnij się, że jesteś ostrożny i dokładny.
- Przejrzyj wszystkie dane w szczegółach
- Zweryfikuj wszystkie procesy w zakresie audytu, korzystając z listy kontrolnej audytu wewnętrznego
- Jeśli coś jest nie tak, zadaj odpowiednie pytania właściwemu członkowi Teams
- Na każdym kroku wyraźnie notuj swoje spostrzeżenia
3. Zbieranie dowodów z audytu
Różnica między audytem a losową opinią to dowody. Dokładny audyt wewnętrzny dostarczy konkretnych dowodów na nieefektywność, anomalie, błędy, oszustwa lub inne odchylenia od procesu. Skoncentruj się na zebraniu wystarczających, istotnych i wiarygodnych dowodów, aby zbudować solidną podstawę dla swoich wniosków.
4. Analiza dowodów z audytu
Dokładnie analizuj dowody, aby zrozumieć, co się dzieje i dlaczego. Korzystaj z analizy danych, benchmarkingu i technik oceny ryzyka, aby zidentyfikować wzorce, anomalie lub obszary budzące obawy.
5. Raportowanie wyników audytu
Teraz należy zebrać wyniki audytu w jednym dokumencie. Będzie on zawierał:
- Cele: Krótkie wprowadzenie na temat tego, co chciałeś osiągnąć
- Ustalenia: Obserwacje i wnioski oparte na audycie
- Zalecenia: Sugerowane usprawnienia dla wszelkich zaobserwowanych nieefektywności lub niezgodności
- Następne kroki: Plany na przyszłość dotyczące kolejnego audytu lub niezbędnych zmian
Chociaż audyty są nieodłącznym elementem każdej organizacji, istnieje wiele rzeczy, które mogą pójść nie tak. Oto kilka najlepszych praktyk, aby tego uniknąć.
Najlepsze praktyki dotyczące korzystania z listy kontrolnej audytu
Lista kontrolna audytu to mapa skarbów. Pokazuje ścieżkę, którą musisz podążać, aby zakończyć swoją misję audytową. Jasna, odpowiednia i użyteczna mapa skarbów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia audytu. Rozważ te wskazówki podczas tworzenia własnej.
Lista kontrolna audytu: Tak, dobrze przeczytałeś. Aby upewnić się, że lista kontrolna pozostaje aktualna i skuteczna, należy ją regularnie przeglądać. Aktualizuj ją, aby odzwierciedlała procesy organizacyjne, odpowiedzialnych interesariuszy, zmiany w systemie itp.
Spójrz na zewnątrz: Podczas tworzenia listy kontrolnej audytu wewnętrznego nie należy odgradzać się od świata zewnętrznego. W tym celu należy okresowo uwzględniać standardy branżowe i zmiany w przepisach. Pomaga to utrzymać listę kontrolną audytu odpowiednią do czasu i miejsca.
Zbieraj informacje zwrotne: Audytorzy muszą zachować poczucie dystansu i autorytetu, aby byli traktowani poważnie. Nie powinno to jednak przeszkadzać w zbieraniu istotnych informacji zwrotnych od wewnętrznych interesariuszy, z których wielu może być częścią audytowanego procesu. Ustawienie proces przeglądu dokumentacji do zbierania informacji zwrotnych.
Dostosowanie standardowych list kontrolnych: Organy branżowe i organizacje certyfikujące z pewnością mają już solidne listy kontrolne audytu. Poszukaj dowolnych z nich dostępnych na licencjach Creative Commons i dostosuj je do swoich procesów.
Zachowaj formę cyfrową: Użyj cyfrowej listy kontrolnej, aby zmaksymalizować dostępność i wydajność. Możesz nawet znaleźć wartość w narzędzia do zarządzania zgodnością które zapewniają alerty w czasie rzeczywistym, automatyzację i funkcje współpracy. Zobaczmy, jak by to działało.
Narzędzia i zasoby do tworzenia list kontrolnych audytu
Audyty to długotrwałe procesy, które pochłaniają dużo czasu i wysiłku. Solidne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp może ci to ułatwić. Oto jak.
Ustrukturyzowany plan z szablonami
Nie czuj się zmuszony do rozpoczynania szablonu audytu od pustej strony. Dostosuj dowolną z publicznie dostępnych list kontrolnych do swoich potrzeb.
Możesz także skorzystać z w pełni konfigurowalnego, przyjaznego dla początkujących szablonu Szablon planu audytu ClickUp aby ustrukturyzować swoją pracę. Z pomocą tego szablonu dokumentu można zidentyfikować kluczowe obszary dla potrzeb zgodności, zbierać dane, organizować wiedzę oraz planować i przeprowadzać audyt bez żadnych kłopotów.
Skuteczne listy kontrolne wielokrotnego użytku
Dobra lista kontrolna to podstawa audytu. Stwórz więc szablon listy kontrolnej które można wielokrotnie wykorzystywać. Jeśli nie wiesz od czego zacząć, sprawdź Szablon listy kontrolnej audytu wewnętrznego ClickUp . Możesz użyć tego przyjaznego dla początkujących, gotowego do użycia szablonu, aby:
- Zidentyfikować elementy audytu
- Tworzenia list kontrolnych wielokrotnego użytku z odpowiednimi wynikami audytu, poziomami wysiłku i innymi niestandardowymi polami
- Powielania i używania w razie potrzeby
- Współpracować z interesariuszami i pozostać zwinnym
Szablon listy kontrolnej audytu wewnętrznego ClickUp
Zarządzanie zadaniami dla audytów
Czym jest audyt, jeśli nie serią konkretnych zadań? Efektywne zarządzanie audytami dzięki Zadania ClickUp . Podziel audyt na zadania i podzadania. W razie potrzeby utwórz mniejsze listy kontrolne w ramach zadań. Współpracuj z odpowiednimi osobami poprzez @wzmianki w komentarzach. W razie potrzeby możesz również przypisać elementy działań do osób.
podziel proces audytu na zadania ClickUp w celu efektywnego zarządzania_
Automatyzacja audytów
Audyty to zbiór małych, powtarzalnych zadań, z których wiele można skutecznie zautomatyzować. Automatyzacja ClickUp zawiera wstępnie zaprojektowane szablony i wyzwalacze w celu wsparcia szerokiego zakresu scenariuszy.
zostaw swoje ręczne zadania ClickUp Automations_
- Potrzebujesz zaktualizować elementy na wielu listach kontrolnych? Automatyzacja na podstawie wyzwalaczy na jednej z list
- Potrzebujesz powiadomić interesariusza o elementach wysoce niezgodnych? Automatyzacja etykiet i @wzmianek
- Chcesz tworzyć nowe zadania na podstawie wyniku audytu? Automatyzacja danych powstania zadania na podstawie zmiany statusu
Wspólne spostrzeżenia
Uporządkuj swoje ustalenia na Dokumenty ClickUp . Można je bezpiecznie udostępniać innym osobom w celu uzyskania komentarzy i sugestii. W razie potrzeby można również bezpośrednio tworzyć zadania z dokumentów.
W przypadku bardziej złożonych problemów użyj AI. ClickUp Brain pomaga generować pomysły, podsumowywać notatki i natychmiast otrzymywać aktualizacje postępów. Możesz również uzyskać odpowiedzi na pytania dotyczące zarządzania projektem audytu.
Wyciągnij więcej z audytu dzięki ClickUp Brain
W ten sposób audyt został zrobiony, a raport jest gotowy. Co dalej?
Działania i ulepszenia po audycie
Audyt nie jest ostatnim krokiem. W rzeczywistości jest to tylko kamień milowy w cyklu ciągłego doskonalenia. Oznacza to, że po audycie należy wykonać wiele działań.
Wdrożenie działań naprawczych: Wdrożenie zaleceń z audytu w celu rozwiązania niezgodności, zamknięcia luk w kontroli i naprawienia nieefektywności.
Na przykład, jeśli zaleceniem audytu DevOps jest dodanie kroku do przeglądu rdzenia, należy wdrożyć go w ramach zarządzania projektami inżynieryjnymi.
Przydziel obowiązki: Zintegruj zalecenia audytu ze swoimi procesami. Przydziel obowiązki, ustaw terminy i monitoruj postępy.
Ustawienie środków zapobiegawczych: Po naprawieniu problemu, ustaw środki zapobiegające jego ponownemu wystąpieniu.
Możesz na przykład wdrożyć zautomatyzowany przegląd kodu w ramach potoku DevOps. Możesz także ustawić proces zatwierdzania, który zapewni, że starszy programista wyczyści kod do wypchnięcia na produkcję.
Aktualizacja zasad: W oparciu o zalecenia audytu, zaktualizuj kontrole wewnętrzne, polityki, SOP, szkolenia itp. Ustawienie procesu regularnego monitorowania zmian w ramach prawnych i odpowiednie dostosowanie. Uczyń to częścią swojej wiedzy organizacyjnej.
Śledzenie postępów: Nie czekaj do następnego audytu, aby dowiedzieć się, czy to zadziałało! Śledź i mierz swój postęp na każdym kroku. Używaj Pulpity ClickUp do monitorowania w czasie rzeczywistym i raportowania wydajności.
aktualizacje audytu w czasie rzeczywistym dzięki ClickUp Dashboards_
W ClickUp Dashboards można na przykład tworzyć widżety dla zadań z przeglądem kodu i wycofywaniem kodu. Wykorzystaj to do monitorowania korelacji między nimi i upewnij się, że Twoje zalecenia audytowe są przydatne w rozwiązywaniu podstawowych problemów.
Nigdy nie przegap audytu z ClickUp
Spójrzmy prawdzie w oczy. Błędy zdarzają się cały czas, zwłaszcza gdy zaangażowani są w nie ludzie. Chociaż nie można tego całkowicie uniknąć, można je zminimalizować dzięki odpowiednim procesom.
Dobry audyt wewnętrzny utrzymuje dokładność, skuteczność, wydajność i integralność procesów organizacyjnych. Pomaga również w utrzymaniu standardów bezpieczeństwa, ustawowych, regulacyjnych i jakościowych systemów zarządzania. Częste audyty wewnętrzne i zewnętrzne pozwalają reagować na ryzyko i ograniczać je.
Z drugiej strony, częste audyty mogą również pochłaniać znaczną ilość czasu, zasobów i budżetów. Jedynym sposobem na konsekwentne przeprowadzanie audytów i ciągłe doskonalenie procesów jest ich operacjonalizacja.
Narzędzie do zarządzania projektami ClickUp jest do tego doskonałą opcją. Dzięki wydajnemu zarządzaniu zadaniami, usprawnionym cyklom pracy, monitorowaniu w czasie rzeczywistym i łatwej współpracy, ClickUp wspiera zarządzanie audytami na dużą skalę. Ustaw niestandardowe audyty w ClickUp. Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo!