Kiedy jesteś na wakacjach lub wziąłeś dzień wolny od pracy, nie chcesz, by przeszkadzał ci ciągle dzwoniący telefon, prawda? Czasami jednak zdarzają się wiadomości, na które po prostu trzeba odpowiedzieć.
Brak odpowiedzi może oznaczać utratę kluczowych rozmów i opinii klientów, wpływając na ogólną satysfakcję. W takich momentach nawet prosta wiadomość z podziękowaniem jest dobrym rozwiązaniem.
Jeśli jesteś wśród 1.5 miliardów użytkowników WhatsApp Business , funkcja automatycznej odpowiedzi stara się zapewnić rozwiązanie. Funkcja automatycznych odpowiedzi WhatsApp umożliwia wysyłanie zautomatyzowanych odpowiedzi na wszystkie wiadomości biznesowe.
Zapewnienie sprawnej komunikacji, nawet gdy masz trochę wolnego czasu, jest znakiem rozpoznawczym dobrze zorganizowanej osoby. Przyjrzyjmy się, jak funkcja automatycznych odpowiedzi WhatsApp może odciążyć skrzynkę odbiorczą.
Jak ustawić automatyczną odpowiedź w WhatsApp
Po pierwsze, przyjrzymy się, jak ustawić te automatyczne odpowiedzi w aplikacji WhatsApp Business. Wykonując te kroki, powinieneś być w stanie kontrolować swoją automatyczną odpowiedź, do kogo ją wysyłasz, a nawet jak określić godziny pracy.
Krok 1: Utwórz konto WhatsApp Business
Pierwszą rzeczą potrzebną do ustawienia automatycznych odpowiedzi jest konto w aplikacji WhatsApp Business. To proste: wystarczy pobrać aplikację ze sklepu z aplikacjami i zalogować się przy użyciu zarejestrowanego numeru telefonu WhatsApp Business.
przez Google Play
Krok 2: Znajdź narzędzia Business
Następnie należy znaleźć sekcję Narzędzia biznesowe w aplikacji WhatsApp Business. Jeśli korzystasz z Androida, będzie to w menu w prawym górnym rogu, więc po prostu kliknij trzy kropki. Użytkownicy iOS mogą znaleźć sekcję Business Tools w ustawieniach.
przez WhatsApp Business
Krok 3: Ustawienie "wiadomości wyjazdowej
W sekcji Business Tools znajduje się zakładka Away Message, w której można ustawić wiadomości z automatyczną odpowiedzią. Po dotknięciu tej opcji pojawi się przełącznik Wyślij wiadomość poza domem. Włącz ją, klikając przełącznik.
Krok 4: Niestandardowa wiadomość
Zakładka "Wiadomość wychodząca" pozwala edytować wiadomości automatycznej odpowiedzi WhatsApp. Możesz dostosować automatyczną wiadomość do swoich potrzeb biznesowych lub osobistych.
Przeczytaj również: 10 najlepszych programów do udostępniania skrzynki odbiorczej (recenzje i ceny)
Krok 5: Zaplanuj wiadomości
Kolejnym krokiem w tym procesie jest wybranie harmonogramu, według którego mają być wysyłane wiadomości. Dostępne są trzy podstawowe opcje:
- Zawsze wysyłaj: Ta standardowa odpowiedź zostanie wysłana do osoby, która się z tobą skontaktuje. Gdy masz gotową wiadomość na bieżąco, osoby, które się z tobą kontaktują, nigdy nie czują się zaniedbane
- Niestandardowy harmonogram: Czy używaszWhatsApp dla swojego Businessu lubkomunikacja wewnętrzna? Ustawienie automatycznych odpowiedzi tak, aby wychodziły w określonych godzinach. Jest to również świetny sposób dla pracujących profesjonalistów na powodzenie w zarządzaniu przychodzącymi wiadomościami
- Poza godzinami pracy: Nawet gdy nie pracujesz, WhatsApp odpowie niestandardową wiadomością do Twoich klientów
Przeczytaj również: 10 strategii komunikacji w Teams dla efektywnej współpracy
Krok 6: Wybór odbiorców
Po niestandardowym skonfigurowaniu wiadomości i ustaleniu terminu jej wysłania, należy ustawić odbiorców. Mogą to być wszyscy lub tylko osoby dodane do książki adresowej. W tym miejscu możliwe jest wprowadzenie drobnych niestandardowych zmian, takich jak rezygnacja z wysyłania wiadomości do określonych osób.
I to już wszystko! Trzeba zapisać całą włożoną ciężką pracę i po szybkiej weryfikacji zrobione!
wskazówka dla profesjonalistów: Upewnij się, że Twoje urządzenie ma aktywne połączenie z Internetem, aby wiadomości mogły działać.
Limity korzystania z WhatsApp
Automatyzacja tych odpowiedzi w aplikacji WhatsApp Business oznacza więcej czasu, ale wiąże się z pewnymi ograniczeniami:
- Nie w pełni konfigurowalny: Obecne, uniwersalne rozwiązanie WhatsApp pozwala na niestandardowe dostosowanie tylko pierwszej wiadomości. W celu aktualizacji lub utworzenia kolejnych zadań, WhatsApp nadal wymaga ręcznego kontaktu z kontaktami
- Brak elastyczności: Chociaż możesz nieznacznie zarządzać swoim harmonogramem, są pewne momenty, w których chciałbyś zautomatyzować ten proces. Na przykład, pracujący profesjonaliści mogą chcieć zaplanować automatyczną odpowiedź WhatsApp tylko na święta
- Uważaj na nieporozumienia: Jeśli nie aktualizujesz regularnie swoich automatycznych odpowiedzi, możesz podać błędne informacje. Upewnij się, że masz oko na swoje automatyczne wiadomości i edytujesz je od czasu do czasu
- Brak ludzkiego charakteru: Jednym z największych wyzwań związanych z automatycznymi wiadomościami jest brak interaktywnej komunikacji. Bezodpowiedź w czasie rzeczywistymodbiorcy mogą poczuć się wyobcowani
Tak, aplikacja WhatsApp Business zarządza przychodzącymi wiadomościami dla firm. Jednak gdy wiadomości i rozmowy muszą zostać przekształcone w elementy wymagające działania, narzędzie zapewniające wydajność typu "wszystko w jednym", takie jak ClickUp oferuje możliwości poprawy komunikacji w biznesie. Dowiedzmy się więcej.
Przeczytaj również: 11 najlepszych alternatyw WhatsApp dla biznesu
Zaplanuj wiadomości poza biurem z ClickUp
Kiedy zdasz sobie sprawę, że automatyczne odpowiedzi WhatsApp Business nie wystarczą do rozwiązania twoich problemów, musisz poszukać bardziej kompleksowego rozwiązania, które pozwoli ci na płynną komunikację przy jednoczesnej automatyzacji odpowiedzi i segregacji zadań w oparciu o priorytet.
Szybkie wyszukiwanie ujawni wiele narzędzi oferujących te funkcje. Ale które z nich wybrać?
ClickUp jest odpowiedzią na to pytanie. Jest to elastyczne i skuteczne rozwiązanie upraszczające komunikację w biznesie. Można go również używać do zarządzania wiadomościami przychodzącymi, udostępniania plików i prowadzenia rozmów wideo.
Przed ClickUp spotkania i komunikacja za pośrednictwem poczty e-mail prowadziły do czarnej dziury, w której elementy pozostawały niezauważone i bez nadzoru. Z tego powodu zadania nie były sprawdzane na czas i nikt nie wiedział, jak przebiega kreatywny rozwój. Teraz wszyscy w zespole mogą wyraźnie zobaczyć, kiedy elementy działań są należne, czatować i współpracować w ramach zadań
Samantha Dengate, Sr. Kierownik projektu w Diggs
Utrzymuj sprawy w ruchu, nawet gdy nie ma Cię w biurze, dzięki dynamice ClickUp Chat . Oto niektóre z funkcji, które oferuje:
1. Redukcja wąskich gardeł dzięki ClickUp Chat
Zarządzaj wieloma konwersacjami w jednym miejscu dzięki ClickUp Chat
ClickUp to aplikacja do wszystkiego, co związane z pracą. A dzięki ClickUp Chat możesz zebrać całą swoją pracę w jednym miejscu. Zamiast więc ustawiać automatyczne odpowiedzi w WhatsApp Business, które oddzielają konwersacje od obszaru roboczego, ClickUp Chat integruje się bezpośrednio z całym cyklem pracy.
ClickUp Chat eliminuje ciągłe przełączanie kontekstu. Możesz wysyłać komentarze, udostępniać opinie lub prosić o aktualizacje dotyczące dodanych zadań.
W celu niestandardowego dostosowania, kanały czatu działają jako indywidualne wątki i mogą być segregowane według zespołu, projektu lub konwersacji. Dzięki wielu uczestnikom, którzy mogą mieć widok na Twoją dostępność, harmonogram i priorytetowe zadania, ClickUp Chat pozwala współpracownikom kontynuować płynną komunikację nawet pod Twoją nieobecność!
Czat dodatkowo integruje połączenia wideo i audio, umożliwiając użytkownikom płynne przejście od rozmowy pisemnej do dyskusji na żywo w ramach tej samej platformy.
Przeczytaj również: 11 najlepszych aplikacji i narzędzi do współpracy zespołowej
2. Ustawienie automatyzacji wiadomości w celu powiadamiania zespołów
Zintegrowany bezpośrednio z miejscem pracy, możesz utworzyć post "Aktualizacja" lub "Ogłoszenie" przed wyjazdem. Połącz wszystkie istotne aktualizacje, dokumenty lub instrukcje w tej aktualizacji, a Twoi współpracownicy będą mieli do nich dostęp podczas Twojej nieobecności!
Informuj swoich kolegów z drużyny za pomocą ogłoszeń lub aktualizacji na czacie ClickUp
Ta funkcja jest niezwykle pomocna w zapewnieniu, że praca nie zostanie wstrzymana z powodu braku informacji, gdy ktoś z zespołu jest niedostępny.
3. Przegląd w minutę
ClickUp Chat nie tylko zapewnia brak przerw w cyklu pracy, ale także rejestruje i łączy wszystkie istotne komentarze do odpowiadających im zadań.
Jeśli współpracownik wzmiankuje konkretne zadanie na czacie, jest ono natychmiast połączone. Pozwala to prześledzić kroki zadania bez utraty jakichkolwiek informacji. Po powrocie z przerwy możesz przejrzeć czaty i nadrobić zaległości w ciągu kilku minut.
ClickUp Chat oferuje nieskończone możliwości. Dobrze wykorzystane narzędzie do komunikacji wewnętrznej może zmienić sposób myślenia o wydajności.
Przeczytaj również: Jak poprawić swoje umiejętności zarządzania zespołem?
ClickUp Brain: Twój kumpel z AI
Czasami praca sprawia, że chcielibyśmy, aby ktoś mógł odpowiedzieć za nas na proste rzeczy lub pytania, które otrzymujemy poza godzinami pracy. Cóż, ClickUp Brain jest wyszkolony do zrobienia dokładnie tych rzeczy.
ClickUp Brain to narzędzie AI wyszkolone do odpowiadania na proste zapytania w Twoim imieniu, nawet gdy jesteś daleko, poprzez wyprowadzanie kontekstu z poprzednich rozmów.
Użyj ClickUp Brain, aby odpowiadać na zapytania szybko, prosto i skutecznie
Co więcej, ClickUp Brain może również podsumować postępy w projektach, które mogłeś przegapić. Zapomnij o dniach przeglądania stron e-maili i danych, aby nadrobić zaległości; teraz to tylko sekundy!
ClickUp Brain może również pomóc w stworzeniu idealnej wiadomości poza biurem, biorąc pod uwagę informacje, które należy wzmiankować, ton i kontekst automatycznej odpowiedzi.
Możesz ustawić automatyczne odpowiedzi i zautomatyzowane wiadomości za pomocą WhatsApp Business lub dowolnej innej aplikacji do przesyłania wiadomości. Ponadto, tworzenie silnego planu komunikacji jeszcze bardziej ugruntowuje potrzeby komunikacyjne Business.
Przeczytaj również: 10 najlepszych aplikacji do czatu grupowego dla Business
4. Śledzenie każdej rozmowy dzięki szablonom ClickUp
Komunikatory internetowe stały się nieodzowną częścią nowoczesnego zarządzania pracą. Jednak zarządzanie wieloma konwersacjami na różnych platformach może prowadzić do chaosu i przeoczenia informacji.
Szablony Szablon wiadomości błyskawicznych ClickUp oferuje scentralizowane rozwiązanie ułatwiające komunikację w zespole.
Szablon wiadomości błyskawicznych ClickUp
Ten szablon pozwala zorganizować czat z wewnętrznymi wiadomościami zespołu. Dzięki niemu możesz:
- Sprawdzić wszystkie wątki konwersacji w jednym miejscu
- Podświetlać priorytetowe zadania i odpowiednio nad nimi pracować
- Nigdy nie ryzykować pominięcia wiadomości
Przeczytaj również: Współpraca w miejscu pracy: 10 korzyści i przykłady ekspertów
Usprawnij swoją komunikację dzięki ClickUp
Chociaż funkcja automatycznej odpowiedzi WhatsApp może być korzystna, istnieją bardziej wydajne rozwiązania do zarządzania komunikacją biznesową.
WhatsApp ma wyzwania, takie jak limity znaków, brak zaawansowanej automatyzacji i możliwość błędnej komunikacji, co może ograniczać wydajność.
ClickUp, z drugiej strony, dostarcza kompleksową platformę, która pozwala firmom usprawnić komunikację i zwiększyć wydajność. Dzięki Chat wszystko, od codziennej komunikacji po zarządzanie zadaniami, znajduje się pod jednym dachem.
To nie wszystko! Dodawaj, edytuj, usuwaj i automatyzuj odpowiedzi niczym komunikacyjny ninja.
Jeśli więc chcesz odetchnąć od pracy lub pozwolić AI odpowiadać na codzienne zapytania, wypróbuj ClickUp za darmo już dziś !