Jak utworzyć i używać diagramu SIPOC

Według Project Management Institute, globalna gospodarka będzie potrzebować 87.7 milionów ról związanych z zarządzaniem projektami do 2027 r., oraz 46% organizacji uważa obecnie właściwe planowanie projektów za priorytet w osiąganiu swoich celów.

Ten nacisk na planowanie w zarządzaniu projektami biznesowymi jest miejscem, w którym diagram SIPOC może być transformacyjny

Poprzez mapę głównych elementów procesu, diagramy SIPOC zapewniają migawkę cyklu pracy od początku do końca, pomagając uzyskać wgląd w każdy krok i ustalić priorytety skutecznego planowania.

Przyjrzyjmy się, czym są diagramy SIPOC, dlaczego są tak ważne i kiedy ich używać.

Co oznacza skrót SIPOC?

Diagram SIPOC to narzędzie wizualne wysokiego poziomu wykorzystywane w procesie doskonalenia procesów do tworzenia map głównych elementów procesu. Akronim SIPOC oznacza Dostawców, Wejścia, Procesy, Wyjścia i Niestandardowych Klientów.

Narzędzie to jest szeroko stosowane w projektach Six Sigma i metodologiach Lean, aby pomóc Teams zrozumieć zakończony przepływ procesu od początku do końca i zidentyfikować obszary wymagające poprawy.

Oto zestawienie kluczowych elementów diagramu SIPOC:

• Dostawcy: Podmioty dostarczające dane wejściowe lub zasoby
• Wejścia: surowce, dane lub inne zasoby, które napędzają proces
• Proces: Sekwencja kroków, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe
• Wyjścia: wytworzone produkty końcowe lub usługi
• Niestandardowi odbiorcy: Osoby lub grupy, które otrzymują produkty końcowe

Dlaczego SIPOC jest ważny?

Diagram SIPOC dostarcza kilku korzyści, które czynią go nieocenionym w zarządzaniu procesami biznesowymi:

• Przejrzystość: Oferuje zwięzły przegląd złożonych procesów, pomagając Teamsom zobaczyć szerszą perspektywę
• Wyrównanie: Identyfikując wszystkie elementy procesu, diagramy SIPOC zapewniają, że każdy interesariusz jest na tej samej stronie
• Rozwiązywanie problemów: Diagramy SIPOC podkreślają potencjalne wąskie gardła lub nieefektywności, ułatwiając ich proaktywne rozwiązywanie
• Standaryzacja: Pomagają stworzyć jednolitość w procesach, zmniejszając zmienność i podnosząc jakość.
• Komunikacja: Diagramy SIPOC przełamują bariery między działami,poprawiając współpracę międzyfunkcyjną ## Kiedy używać diagramu SIPOC?

Diagram SIPOC powinien być wykorzystywany na początku analizy procesu lub wysiłków związanych z jego usprawnieniem w celu ustawienia kontekstu, nakreślenia zakresu procesu i zapewnienia jasności co do jego elementów.

Oto sytuacje, w których użycie diagramu SIPOC jest szczególnie korzystne:

• Rozpoczęcie projektu doskonalenia procesu: Podczas inicjowania projektu Lean, Six Sigma lub innych inicjatyw doskonalenia procesów, diagram SIPOC pomaga w ustawieniu jasnego, uporządkowanego zrozumienia procesu
• Wyjaśnienie zakresu i granic procesu: Jeśli istnieje niejasność co do tego, gdzie zaczyna się i kończy proces, diagram SIPOC nakreśla zakres, ułatwiając skupienie się na określonych obszarach procesu bez rozszerzania zakresu
• Zrozumienie interesariuszy i wymagań: Diagram SIPOC może pomóc zidentyfikować dostawców i niestandardowych klientów, wyjaśniając, kto jest zaangażowany w istniejący proces lub ma na niego wpływ oraz jakie są ich wymagania
• Mapa złożonych lub wielofunkcyjnych procesów: W przypadku procesów obejmujących wiele działów lub funkcji, diagram SIPOC dostarcza przegląd wysokiego poziomu, łącząc różne perspektywy funkcjonalne
• Poprawa komunikacji między zespołami: Diagramy SIPOC ułatwiają wspólne zrozumienie, szczególnie przydatne dla Teams z nowymi członkami lub współpracy międzyfunkcyjnej, poprzez dostosowanie wszystkich do struktury procesu
• Przygotowanie do szczegółowego mapowania procesów: Przed stworzeniem szczegółowej, wysokopoziomowej mapy procesów, diagram SIPOC oferuje ogólny widok, który ułatwia zagłębienie się w bardziej szczegółowe procesy.mapowanie procesów
  • Identyfikując potencjalne obszary ulepszeń: Rozbijając procesy na dostawców, wejścia, wyjścia i klientów, SIPOC pomaga Teamsom dostrzec nieefektywności i możliwości ciągłego doskonalenia
• Tworzenie podstaw do analizy przyczyn źródłowych: Diagram SIPOC jest dobrym punktem wyjścia do analizy przyczyn źródłowych. Jasno określa, co powinno się wydarzyć na każdym kroku procesu, ułatwiając identyfikację problemów przed ich wystąpieniem

Jak stworzyć diagram SIPOC

Możesz użyć wszechstronnego narzędzia do zarządzania projektami, takiego jak ClickUp aby utworzyć diagram SIPOC od podstaw. Alternatywnie, można użyć gotowych Szablony SIPOC aby przyspieszyć ten proces.

Oto przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z różnych metod w ClickUp do tworzenia diagramów SIPOC:

Metoda 1: Korzystanie z pól niestandardowych

Dodawaj unikalne pola danych do swoich zadań i projektów, dostosowując cykle pracy za pomocą ClickUp Custom Fields Niestandardowe pola ClickUp to pola danych, które umożliwiają dodawanie do zadań określonych atrybutów, takich jak tekst, liczby, daty, listy rozwijane i pola wyboru. Pola te można wykorzystać do przechwytywania i śledzenia unikalnych informacji dostosowanych do cyklu pracy, zwiększając elastyczność organizacji zadań i zarządzania projektami w ClickUp.

Oto jak wykorzystać tę funkcję do tworzenia diagramu SIPOC:

Krok 1: Utwórz nową przestrzeń ClickUp

• Otwórz ClickUp i przejdź do Przestrzenie
• Dodaj nową przestrzeń specjalnie dla diagramu SIPOC. Nadaj mu odpowiednią nazwę, na przykład "SIPOC Diagram - [Project Name]"

Krok 2: Przejście do widoku tabeli

Gdy nowa przestrzeń będzie gotowa, kliknij "+View" i wybierz "Table" Spowoduje to utworzenie szkieletu diagramu SIPOC.

Krok 3: Tworzenie pól niestandardowych dla każdego elementu SIPOC

• Najpierw ukryj wszystkie nieistotne domyślne kolumny, klikając prawym przyciskiem myszy każdą z nich i wybierając opcję "Ukryj kolumnę" na dole rozwijanej listy
• Po zrobieniu tego, wybierz opcję "Dodaj kolumnę" w prawym górnym rogu, klikając "+" i zacznij dodawać pola dla kategorii - Dostawcy, Proces, Wejścia, Wyjścia i Klienci

• Dodaj opisy, aby każdy element był bardziej szczegółowy
• Twój diagram zacznie teraz nabierać kształtu

Krok 4: Populacja pól

Wypełnij odpowiednie pola szczegółami, takimi jak nazwy kontaktów dostawców, opisy wymaganych zasobów, kroki procesu, pożądane lub otrzymane dane wyjściowe, dane niestandardowe klienta itd.

Krok 5: Współpraca i udostępnianie

• Dodawaj członków zespołu i w razie potrzeby przydzielaj im zadania. Członkowie zespołu mogą aktualizować lub edytować diagram SIPOC, wypełniając lub dostosowując dane pól niestandardowych
• Jeśli potrzebujesz wersji do druku, użyj funkcji eksportu, aby pobrać tabelę jako plik PDF lub CSV

Metoda 2: Korzystanie z szablonu SIPOC

Szablon Szablon ClickUp SIPOC jest jednym z gotowych do użycia szablonów szablonów diagramów przepływu danych oferowane przez ClickUp, które ułatwiają rozpoczęcie pracy z uproszczonymi mapowanie procesów .

Oto jak korzystać z tego szablonu:

1. Pobierz szablon

• Otwórz ClickUp, przejdź do "Templates" i wyszukaj szablon SIPOC lub skorzystaj z połączonego linku, aby dodać go do obszaru roboczego
• Alternatywnie możesz użyć szablonulink do pobrania aby szybko uruchomić szablon

2. Ustawienie struktury

Szablon ma predefiniowane kolumny do dodawania Dostawców, Wejść, Kroków procesu, Wyjść i Klientów niestandardowych. Na początek wstaw odpowiednie wpisy w każdej kategorii.

3. Zdefiniuj kroki procesu

• Kliknij zakładkę "Procesy" u góry
• Podziel proces na kluczowe kroki, dodając szczegóły w razie potrzeby

4. Edytuj pozostałe zakładki

• Przejdź przez każdą zakładkę elementu SIPOC na górze, aby wypełnić odpowiednie szczegóły
• W razie potrzeby użyj pól niestandardowych, aby dodać określone punkty danych, takie jak terminy lub odpowiedzialne zespoły

5. Przejrzyj i dostosuj

• Kliknij opcję "Tablica SIPOC" na górze, aby uzyskać przejrzysty widok diagramu
• W razie potrzeby wprowadź zmiany, aby zapewnić przejrzystość i zakończone, a następnie udostępnianie diagramu interesariuszom w celu uzyskania opinii

Dodatkowe narzędzia usprawniające współpracę i cykl pracy zespołu

ClickUp wykracza poza statyczną grafikę diagramy cyklu pracy . Upraszcza proces SIPOC przy użyciu szeregu funkcji:

1. Przypisywanie zadań

Przypisywanie konkretnych elementów lub kroków SIPOC do członków zespołu w celu lepszej odpowiedzialności dzięki przydziałom zadań w ramach Zadania ClickUp .

Usprawnij współpracę i cykl pracy dzięki zadaniom ClickUp

Oto jak to zrobić:

• Podziel proces SIPOC na mniejsze, łatwe do zarządzania zadania, ułatwiając przydzielanie obowiązków i śledzenie postępów
• Priorytetyzować zadania w oparciu o ich ważność i pilność, zapewniając, że krytyczne działania zostaną zakończone na czas
• Ustawienie zależności między zadaniami w celu zapewnienia, że zadania zostaną zakończone we właściwej kolejności

2. Usprawniona komunikacja

Utrzymuj centralną przestrzeń do komunikacji w zespole za pomocą ClickUp Chat i współpracuj bez zakłóceń.

Współpracuj i komunikuj się płynnie dzięki ClickUp Chat

ClickUp Chat może Ci pomóc:

• @wymieniać się wzmiankami z członkami Teams w celu uzyskania informacji zwrotnych, aktualizacji i pomysłów w czasie rzeczywistym
• • Pracować nad diagramem SIPOC jednocześnie z zespołem w interfejsie ClickUp, ułatwiając współpracę i iterację procesu bez konieczności przełączania się między narzędziami do zarządzania projektami i komunikacji.
• Twórz zadania bezpośrednio z wiadomości, natychmiast podsumowuj wątki wiadomości, aby uzyskać pełny kontekst i połącz wątki czatu z zadaniami, aby mieć wszystkie informacje o projekcie w jednym miejscu

3. Ustawienie automatyzacji

Ustawienie Automatyzacja ClickUp do przenoszenia zadań SIPOC przez cykl pracy, wyzwalacz powiadomień lub przypomnień na podstawie zmian statusu zadania.

Twórz niestandardowe automatyzacje ClickUp, aby uprościć cykl pracy SIPOC

Oto jak możesz korzystać z ClickUp Automatyzacja:

• Wysyłać przypomnienia, gdy zbliża się termin wykonania zadań
• Wyzwalacz powiadomienia dla zadań, które mają określony status przez zbyt długi czas
• Automatyzacja przenoszenia zadań na podstawie zakończonych zadań zależnych
• Automatycznie aktualizować pola niestandardowe w oparciu o zmiany statusu zadania
• Okresowy przegląd automatyzacji, aby upewnić się, że pozostają one odpowiednie i wydajne

Przeczytaj również: 10 szablonów do projektowania kontekstowego Free

Przykłady SIPOC w świecie rzeczywistym

Teraz, gdy już wiesz, jak stworzyć diagram SIPOC, oto kilka przykładów SIPOC w różnych branżach, które mogą Cię zainspirować:

1. Obsługa niestandardowa

Diagram SIPOC dla procesu obsługi klienta pomaga zidentyfikować każdy krok, od otrzymania skargi (dane wejściowe) do dostarczenia rozwiązania (dane wyjściowe) i zapewnienia satysfakcji klienta.

Przykładowy scenariusz: Obsługa reklamacji niestandardowych

Oto jak by to wyglądało:

🌻Fun Fact: Globalny wskaźnik zadowolenia klientów korzystających z czatu na żywo w latach 2015-2022 osiągnął najwyższy poziom w 2020 r., przy czym prawie

86% niestandardowych klientów

odpowiedziało, że są zadowoleni.

2. Rozwój produktu

Użyj diagramu SIPOC, aby sporządzić mapę całego procesu rozwoju produktu, od zasobów zapewnianych przez dostawcę do produktu końcowego dostarczanego niestandardowym klientom.

Przykładowy scenariusz: Wprowadzenie nowego produktu

3. Zarządzanie łańcuchem dostaw

Dokumenty schematu SIPOC są niezbędne do mapowania relacji z dostawcami, wymagań wejściowych i dystrybucji do klientów końcowych.

Przykładowy scenariusz: Proces uzupełniania zapasów

SIPOC vs. inne narzędzia do tworzenia map procesów

W wysiłkach związanych z doskonaleniem procesów i zarządzaniem projektami wybór odpowiedniego narzędzia do mapowania procesów ma kluczowe znaczenie dla identyfikacji luk, usprawnienia cyklu pracy i zwiększenia wydajności. SIPOC, VSM i Flowcharting to popularne narzędzia, ale każde z nich służy innym celom.

Poniżej przedstawiamy porównanie każdego z nich:

Przeanalizujmy szczegółowo, jak SIPOC wypada na tle innych narzędzi:

SIPOC vs. Mapa Strumienia Wartości (VSM)

Podczas gdy zarówno SIPOC, jak i VSM koncentrują się na Business mapowanie procesów różnią się jednak znacznie zakresem i szczegółowością.

1. Cel i ukierunkowanie

SIPOC to narzędzie wysokiego poziomu, które zapewnia szeroki przegląd procesu, idealne do definiowania granic procesu i zrozumienia, kto jest zaangażowany. Jest często używane we wczesnych scenach doskonalenia procesu, aby uchwycić główne kroki i ich powiązanie z danymi wejściowymi i wyjściowymi.

Z drugiej strony VSM jest bardziej szczegółowy i konkretny. VSM wizualnie przedstawia każdy krok, przepływ materiałów i informacji w celu zidentyfikowania wąskich gardeł i obszarów marnotrawstwa, dzięki czemu doskonale nadaje się do inicjatyw Lean.

2. Poziom szczegółowości

SIPOC dostarcza prosty, ustrukturyzowany przegląd, często ograniczony do jednostronicowego układu, który przechwytuje istotne informacje o procesie. VSM wchodzi głębiej, rejestrując najdrobniejsze szczegóły, takie jak czasy cyklu, czasy realizacji i zapasy, oferując wgląd umożliwiający ciągłe doskonalenie procesu.

Idealne przypadki użycia:

Korzystaj z VSM, gdy jesteś gotowy zająć się konkretnymi nieefektywnościami, marnotrawstwem i opóźnieniami w ramach złożonych procesów Business i potrzebujesz mapy drogowej do optymalizacji kompleksowego dostarczania wartości

Wykorzystanie SIPOC do określenia zakresu na wysokim poziomie lub jako punktu wyjścia w projektach, które wymagają fundamentalnego zrozumienia przed zagłębieniem się w szczegóły

SIPOC vs. Flowcharting

Flowcharting to klasyczna technika mapowania procesów, ale jak wypada w porównaniu do SIPOC?

1. Cel i ukierunkowanie

SIPOC uchwytuje istotę procesu, koncentrując się na danych wejściowych i wyjściowych bez zagłębiania się w każdy krok. Dobrze nadaje się do inicjowania procesów lub szybkich ocen, gdy jasność co do zakresu i interesariuszy jest podstawową potrzebą.

Z kolei schematy blokowe rozkładają procesy krok po kroku w wizualnej sekwencji. Pozwalają na mapę każdego punktu decyzyjnego, interakcji i kroku w cyklu pracy. Flowcharting jest doskonałym narzędziem do identyfikacji dokładnych punktów awarii lub redundancji w konkretnym procesie projekt procesu .

2. Przejrzystość i reprezentacja wizualna

Schematy blokowe wyjaśniają bardzo szczegółowe procesy, dzięki czemu są skuteczne w szkoleniach lub rozwiązywaniu problemów. Prostota SIPOC oznacza, że jest on mniej zagmatwany i ziarnisty, co pozwala na szybki przegląd, a nie dogłębną analizę.

Idealne przypadki użycia:

Używaj schematów blokowych, gdy zrozumienie dokładnych kroków, punktów decyzyjnych lub zależności w procesie jest niezbędne, szczególnie podczas wdrażania lub rozwiązywania problemów

Używaj SIPOC, gdy migawka wysokiego poziomu pomoże zorientować się zespołom lub interesariuszom, szczególnie na wczesnych scenach projektów doskonalenia procesów

Zabawny fakt: Najwcześniejszy znany schemat blokowy pochodzi z 1921 roku i został opracowany przez inżynierów Franka i Lillian Gilbreth. Nazwali go "wykresem procesu", wprowadzonym na konferencji Amerykańskiego Stowarzyszenia Inżynierów Mechaników (ASME) w celu usprawnienia cyklu pracy.

Kiedy wybrać SIPOC zamiast innych narzędzi

Wybór SIPOC zamiast VSM lub Flowcharting ma sens, gdy:

• Ustanawianie zrozumienia linii bazowej: SIPOC jest bardzo cenny na początku projektu lub inicjatywy doskonalenia procesów. Daje interesariuszom jasny, zwięzły widok granic procesu i danych wejściowych, ustawiając mocne podstawy do dalszej analizy
• Przeprowadzanie analiz w ograniczonym czasie: Gdy czas jest ograniczony i trzeba szybko dostosować się do "dużego obrazu" z minimalną ilością szczegółów, ustrukturyzowany format SIPOC jest bardzo wydajny
• Jesteś na wczesnej scenie doskonalenia procesów: Jeśli nie jesteś jeszcze gotowy, aby zagłębić się w szczegółowe informacje, których wymaga VSM lub Flowcharting, SIPOC oferuje łatwy w zarządzaniu, wysokopoziomowy przegląd, który można później rozbudować o bardziej szczegółowe narzędzia
• Komunikacja z zespołami wielofunkcyjnymi: Ustrukturyzowane podejście SIPOC do definiowania dostawców, danych wejściowych, kroków procesu, wyników i niestandardowych klientów sprawia, że jest to doskonałe narzędzie do komunikowania podstaw procesu zespołom wielofunkcyjnym bez przytłaczania ich szczegółami

Chociaż każde narzędzie ma swoje mocne strony, SIPOC jest szczególnie mocny w swojej prostocie i wszechstronności. Jako skuteczne narzędzie do definiowania zakresu i dostosowywania interesariuszy, SIPOC może być nieocenionym punktem wyjścia w każdej podróży doskonalenia procesów.

Jednak w miarę zagłębiania się w analizę, warto rozważyć uzupełnienie jej o VSM lub Flowcharting, aby odkryć bardziej szczegółowe informacje.

Przeczytaj również: 10 darmowych szablonów schematów blokowych w Word, Excel i ClickUp

Najczęstsze pułapki podczas tworzenia diagramów SIPOC

Model SIPOC jest prostym narzędziem do definiowania zakresu procesu, ale wiele teamów napotyka na typowe pułapki, które mogą prowadzić do nieporozumień lub braku zgodności.

Oto kilka sposobów na uniknięcie tych pułapek:

SIPOC dla kierowników projektów

SIPOC zapewnia uproszczone podejście do definiowania zakresu projektu, identyfikowania interesariuszy, wyjaśniania danych wejściowych i wyjściowych oraz upewniania się, że wszyscy udostępniają wspólne zrozumienie celów projektu.

Korzystając z SIPOC, można położyć mocne fundamenty pod projekty, które są dobrze zaplanowane, strategicznie dostosowane i przygotowane do powodzenia w realizacji:

• Zdefiniowanie miejsca rozpoczęcia i zakończenia procesu, aby wszyscy rozumieli, co wchodzi w zakres projektu, a co nie
• **Zidentyfikować dostawców i klientów niestandardowych, a następnie sporządzić ich mapę, aby upewnić się, że wszystkie odpowiednie działy i użytkownicy końcowi są uwzględnieni i dostosowani do celów projektu
• Lista niezbędnych zasobów (danych wejściowych) i oczekiwanych wyników (rezultatów) w celu uzyskania jaśniejszego widoku wymagań i celów
• Użyj struktury SIPOC, aby wizualnie poprowadzić i dostosować swój zespół do celów wysokiego poziomu i kluczowych kroków procesu
• wczesne wykrycie potencjalnych luk lub wąskich gardeł, co pozwala na planowanie zależności lub dostosowanie oś czasu w razie potrzeby
• Przedstawienie SIPOC interesariuszom w celu zapewnienia akceptacji poprzez przekazanie zakresu, dostawców i oczekiwanych skutków w łatwym do zrozumienia formacie

Ta przejrzystość jest szczególnie pomocna w przypadku zespołów Agile, gdzie szybkie zmiany i iteracyjne cykle pracy są powszechne.

W środowisku Agile, diagram SIPOC jest dostawcą ustrukturyzowanych, ale elastycznych ram, dzięki którym elementy różnych procesów są widoczne i dopasowane. Zobaczmy, jak to potężne narzędzie może płynnie zintegrować się z metodologiami Agile.

SIPOC i metodologie Agile

Diagramy SIPOC dobrze pasują do Agile, pomagając Teams:

• ustanowić fundamenty projektu: W sprintach Agile, diagram SIPOC może zapewnić jasny, ogólny widok elementów projektu (Dostawców, Wejść, Kroków procesu, Wyjść, Klientów), aby utrzymać zespół w zgodzie co do celów
• Zachowanie elastyczności: Agile promuje elastyczność, ale ciągłe zmiany mogą grozić odejściem od istotnych elementów. Diagram SIPOC działa jak stabilne ramy, pozwalając zespołowi na wprowadzanie zmian w określonych granicach, utrzymując podstawowe procesy i cele w nienaruszonym stanie, nawet gdy wymagania ewoluują
• Usprawnienie komunikacji: Agile rozwija się dzięki współpracy, a diagram SIPOC tworzy wspólny język wokół elementów procesu. Upraszcza dyskusje, ułatwiając wyjaśnienie ról, identyfikację właścicieli procesów i komunikowanie zmian wszystkim zainteresowanym stronom, sprzyjając płynniejszej i bardziej wydajnej komunikacji

Aspekty te sprawiają, że SIPOC jest cennym narzędziem dla zespołów Agile, pozwalającym zachować strukturę bez uszczerbku dla zdolności adaptacyjnych.

Usprawnianie map procesów za pomocą SIPOC

Diagram SIPOC jest niezbędny dla menedżerów procesów biznesowych i zespołów usprawniających. Upraszcza złożone procesy i wyraźnie pokazuje, kto przyczynia się do każdej sceny.

Dzięki intuicyjnym funkcjom i narzędziom do współpracy ClickUp możesz tworzyć wyczyszczone, skuteczne diagramy SIPOC, które prowadzą do znaczących wyników.

Elastyczność ClickUp, możliwości automatyzacji i wszechstronne szablony sprawiają, że jest to najlepsze rozwiązanie dla płynnego tworzenia diagramów . Dzięki temu procesy są uproszczone, oparte na współpracy i zawsze aktualne.

Więc wypróbuj ClickUp i zobacz, jak zmieni to Twój cykl pracy!