Czy zastanawiałeś się kiedyś, jak ludzie nawigowali przed wynalezieniem map? Z pomocą pozycji słońca i gwiazd.
W środku projektu, jeśli czujesz, że widzisz gwiazdy, potrzebujesz mapy - mapy procesu. Zobaczmy kilka z nich mapa procesu techniki i jak można je wykorzystać do poprawy wydajności Businessu.
Czym są techniki mapowania procesów?
Techniki mapowania procesów to systematyczne podejścia wykorzystywane do wizualnego dokumentowania, analizowania i ulepszania kroków zaangażowanych w proces biznesowy. Istnieją różne techniki mapowania procesów, takie jak diagramy cyklu pracy, diagramy przepływu danych, notacje modelowania procesów biznesowych, diagramy SIPOC itp. Zanim przejdziemy do szczegółów, zrozummy podstawy.
Co to jest mapa procesów biznesowych?
Mapa procesów biznesowych to wizualna reprezentacja sekwencji kroków zaangażowanych w dowolny proces biznesowy. Dostarcza ono skonsolidowany obraz procesu od początku do końca.
Najprostszą techniką mapowania procesów jest schemat blokowy, który graficznie przedstawia sekwencję działań lub kroków procesu. Schemat blokowy procesu rozpatrywania reklamacji klienta może wyglądać następująco.
Otrzymanie skargi klienta > ocena skargi > ustawienie priorytetu > przypisanie do kierownika działu obsługi klienta > rozwiązanie skargi > zamknięcie zgłoszenia > zebranie opinii.
Co zawiera mapa procesu?
Typowe mapy procesów obejmują następujące elementy.
- Akcje, które użytkownicy wykonują, aby kontynuować proces
- punkty decyzyjne, w których użytkownicy decydują o kierunku działania
- Kierunek przepływu oparty na decyzjach
- punkty początkowe i końcowe, które oznaczają początek i koniec procesu
Zależnie od złożoności twojego projektu, możesz mieć kilka dodatkowych komponentów, ale te cztery reprezentują podstawy.
Czym różni się mapa procesów od modelowania procesów biznesowych?
Chociaż te dwa terminy brzmią podobnie i częściowo się pokrywają, mapowanie procesów biznesowych różni się od modelowania procesów biznesowych.
Modelowanie procesów biznesowych to ilościowe i oparte na danych podejście do nakreślania złożonych procesów, podczas gdy mapowanie procesów to jakościowy widok tego, jak interesariusze postrzegają swoje procesy.
Co więcej, modelowanie jest zwykle szczegółowe i kompleksowe, patrząc na proces z wielu perspektyw, podczas gdy mapa jest na ogół prostsza, koncentrując się na sekwencji działań.
Mapowanie procesów biznesowych stanowi podstawę do zrozumienia obecnych procesów i tego, jak każdy interesariusz uważa, że powinny one wyglądać. Daje to kilka korzyści.
Znaczenie i korzyści technik mapowania procesów biznesowych
Mapowanie procesów biznesowych może być zrobione przy użyciu różnych technik, z których każda nadaje się do określonych celów. Niezależnie od wybranej drogi, korzyści jest wiele.
Lepsza widoczność: Mapowanie procesów biznesowych wyraźnie wizualizuje, w jaki sposób procesy działają w organizacji. W ten sposób każdy wie, co ma się wydarzyć.
Na przykład, jeśli od starszego programisty oczekuje się przeprowadzenia przeglądu kodu natychmiast po zakończeniu kodowania, mapa procesu sprawi, że będzie to jasne dla obu stron.
Identyfikacja nieefektywności: W biznesie zarządzanie procesami , mapy identyfikują nieefektywności, nadmiarowości i wąskie gardła w swoich procesach.
Na przykład, jeśli mapa procesu zaopatrzenia pokazuje wiele zatwierdzeń dla rutynowych zakupów, firma może to usprawnić poprzez ustawienie wyższych progów dla przeglądu menedżerskiego, przyspieszając w ten sposób zamówienia.
Usprawnienie komunikacji: Dobrze narzędzia do mapowania procesów ujawniają wszelkie luki w komunikacji lub nadmiarowość wynikającą z braku przepływu informacji. Dane te można wykorzystać do ustawienia lepszych protokołów komunikacyjnych.
Zadowolenie pracowników: Kiedy członkowie zespołu znają kroki przed i po swojej pracy, prawdopodobnie będą bardziej przemyślani w swoich działaniach. Na przykład, gdy analityk biznesowy wie, że funkcja trafi do testów, pisze bardziej przejrzyste historyjki użytkownika i kryteria akceptacji.
Automatyzacja: Jest to najważniejsza korzyść. Mapowanie procesów umożliwia automatyzację procesów biznesowych poprzez:
- Nakreślenie przepływu procesu i kolejności kroków
- Identyfikację zależności i nakładania się działań
- Obliczanie czasu i wysiłku dla każdego kroku
- Pomiar wpływu jednego kroku na następny
- Organizowanie kroków w powtarzalną i możliwą do zautomatyzowania sekwencję
Dzięki tym wszystkim informacjom, Business może inteligentnie automatyzować procesy, uwalniając członków Teams do skupienia się na bardziej strategicznych działaniach.
Mając teorię na temat mapowania procesów biznesowych za sobą, przejdźmy do praktyki. Oto najlepsze techniki mapowania procesów biznesowych, które możesz zastosować do swoich potrzeb już dziś.
Techniki mapowania procesów biznesowych
W zależności od charakteru procesu, jego złożoności, zaangażowanych interesariuszy, jego wpływu na biznes itp. można wybrać jedną z kilku zaawansowanych technik mapowania procesów. Poniżej omówimy kilka najważniejszych z nich.
1. Techniki cyklu pracy
Cykl pracy to sekwencja kroków wykonywanych przez ludzi lub maszyny w celu zakończenia zadania lub osiągnięcia celu. Może to być proste, jak wypłacanie pieniędzy z bankomatu, lub złożone, jak montaż smartfona.
Techniki mapowania procesów biznesowych oparte na cyklu pracy mogą być stosowane do całego procesu, niezależnie od jego złożoności. Organizacje wykorzystują tę technikę również do mapowania cyklu pracy.
Na przykład, zespół programistów może mieć przepływ pracy związany z programowaniem. Zespół inżynierów może mieć przepływ pracy wdrażania połączony z przepływem pracy programowania. Zespół DevOps może mieć przepływ pracy związany z utrzymaniem aplikacji, który obejmuje oba te elementy.
Oto, w jaki sposób można wykorzystać techniki przepływu pracy do mapy procesu biznesowego.
Zidentyfikuj typ przepływu pracy
Cykle pracy dzielą się na cztery rodzaje. Rozpocznij mapowanie procesu biznesowego od zidentyfikowania rodzaju procesu.
Sekwencyjny: W sekwencyjnych cyklach pracy zadania są wykonywane w określonej kolejności, jedno po drugim. Weźmy przykład wypłacania pieniędzy z bankomatu; wykonujesz kroki w sekwencji od włożenia karty do jej wyjęcia.
Maszyna stanowa: Cykle pracy stan-maszyna są wtedy, gdy proces przechodzi tam i z powrotem. Na przykład, podczas opracowywania UX dla aplikacji mobilnej, możesz przeprowadzić wiele testów z użytkownikami i badań, zanim stworzysz ostateczny projekt.
Oparte na regułach: Są to cykle pracy typu "jeśli - to - tamto", choć nie tak proste. Niektóre decyzje mogą mieć wiele opcji do wyboru, a każda z nich może być branchowana do wielu przepływów procesów.
Parallel: Gdy przepływ pracy jest równoległy, procesy/zadania odbywają się jednocześnie. Lean Manufacturing ma kilka równoległych cykli pracy.
Rozpoznaj różne komponenty
Każdy cykl pracy zawiera różne komponenty, takie jak:
- Zadania: Każdy krok/czynność wykonywana w cyklu pracy
- Relacje: Zależności i połączenia między zadaniami w przepływie pracy
- Role: Kto jest odpowiedzialny za każde zadanie (nie muszą to być pojedyncze osoby, mogą to być również role, takie jak kierownik projektu, programista itp.)
- Kierunek: Przepływ informacji (jest to krytyczne zwłaszcza w cyklach pracy stan-maszyna)
- SPO: Standardowe procedury operacyjne dla zadań w ramach cyklu pracy
Uwzględnij wszystkie te szczegóły w dokumentacji cyklu pracy.
Utwórz diagram cyklu pracy
W oparciu o różne elementy procesu, utwórz diagram cyklu pracy, przedstawiający zadania, kto je wykona, w jakiej kolejności i zgodnie z jakimi standardami. Oto niektóre z nich przykłady diagramów przepływu pracy dla inspiracji.
Twórz diagramy cyklu pracy dla swoich potrzeb biznesowych za pomocą ClickUp
2. Diagramy przepływu danych
O ile w cyklach pracy chodzi o działania/aktywności, to w przepływie danych chodzi o informacje. Diagramy przepływu danych ilustrują, w jaki sposób dane przechodzą od wejścia do wyjścia w procesie, podkreślając źródła, miejsca docelowe, punkty przechowywania i ścieżki.
Pomagają w tworzeniu map systemów informatycznych, dzięki czemu są szczególnie przydatne w przypadku oprogramowania i procesów wymagających dużej ilości danych.
Diagram przepływu danych (Źródło:
)
Aby narysować diagram przepływu danych, należy użyć następujących elementów.
- Okręgi lub zaokrąglone prostokąty dla procesów, które pokazują, w jaki sposób dane są przekształcane w systemie
- Otwarte prostokąty lub linie dla magazynów danych, takich jak pliki, bazy danych lub magazyny
- Kwadraty lub prostokąty dla podmiotów zewnętrznych, takich jak źródła danych lub miejsca docelowe poza granicami systemu
- Strzałki dla przepływu danych, połączenia procesów, magazynów danych i podmiotów zewnętrznych
Podczas korzystania z diagramów przepływu danych ważne jest, aby notatka nie zawierała przepływu sterowania. Oznacza to, że diagram nie zawiera przepływów warunkowych, reguł decyzyjnych ani pętli. Mogą one być reprezentowane jako diagramy przepływu połączone z diagramem przepływu danych.
3. Model i notacja procesów biznesowych (BPMN)
Model i notacja procesów biznesowych to zestaw wytycznych do tworzenia graficznej reprezentacji procesów w organizacji. Zapewnia kompleksowy zestaw symboli i notacji łatwo zrozumiałych dla wszystkich interesariuszy biznesowych.
model i notacja procesów biznesowych (Źródło: Wikimedia Commons )_
BPNM najlepiej nadaje się do procesów, które muszą być zrozumiałe dla zespołów technicznych, analityków biznesowych, liderów i klientów. Oto zalecane notacje i sposób ich użycia.
Zidentyfikuj obiekty przepływu: Reprezentują one zadania, wydarzenia lub prace zrobione w procesie. Na przykład, węzeł zadania może reprezentować sprawdzanie kredytu klienta w procesie od zamówienia do gotówki.
Narysuj obiekty połączenia: Reprezentują one przepływ informacji lub działań - solidna linia z solidnym grotem strzałki wskazuje od jednego działania do następnego. Linie przerywane reprezentują przepływ wiadomości lub powiązania.
Zorganizuj w swimlanes: Odnoszą się one do kategorii lub interesariuszy, którzy wykonują różne zadania w procesie. Na przykład w systemie przetwarzania faktur zadania mogą być podzielone na pasy dla dostawców, niestandardowych klientów, zespołów finansowych, zespołów sprzedaży itp.
Schemat blokowy diagramu swimlane ClickUp do mapowania procesów
Użyj artefaktów: Pokaż, w jaki sposób dane są wymagane lub generowane przez działania. Na przykład, obiektem danych może być zamówienie utworzone, a następnie aktualizowane w różnych krokach procesu.
4. Diagramy zunifikowanego języka modeli (UML)
Unified Modeling Language (UML) to język modelowania, który służy do wizualizacji projektu systemu. UML jest szeroko stosowany w inżynierii oprogramowania do przedstawiania struktur i zachowań różnych komponentów.
Choć tak się nazywa, nie jest to język programowania, ale ustawienie wytycznych i słownictwa do wizualizacji systemów. Każdy diagram UML koncentruje się na innym aspekcie systemu, ułatwiając interesariuszom zrozumienie złożonych projektów oprogramowania.
Podczas mapowania procesów Business, użyj rodzaju UML, który ci odpowiada. Istnieją dwie kategorie UML.
Diagramy strukturalne
Diagramy strukturalne są najlepsze dla statycznych aspektów systemu, takich jak struktura kodu źródłowego, w tym komponenty, klasy, obiekty i ich układy.
Na przykład diagram klas dla platformy mediów społecznościowych może szczegółowo opisywać strukturę i wzajemne powiązania profili użytkowników, postów, komentarzy i wiadomości.
Diagramy behawioralne
Diagramy behawioralne są najlepsze dla dynamicznych aspektów systemu, ilustrując, w jaki sposób elementy systemu wchodzą w interakcje i zmieniają się w czasie. Diagramy te przedstawiają przepływ kontroli z jednego działania do drugiego, interakcje między obiektami i reakcje systemu na wydarzenia.
Na przykład diagram sekwencji dla systemu śledzenia błędów może ilustrować proces raportowania błędu, w tym interakcje między użytkownikiem, interfejsem systemu i bazą danych, podkreślając, jak system zachowuje się w odpowiedzi na działania użytkownika i wydarzenia systemowe.
5. Diagramy SIPOC
SIPOC to skrót od Suppliers, Inputs, Processes, Outputs i Customers. Jest to narzędzie używane w produkcji, handlu detalicznym, łańcuchu dostaw i powiązanych branżach do tworzenia map wysokiego poziomu przeglądu procesów.
Diagramy SIPOC są najlepsze do tworzenia widoku krajobrazu biznesowego z lotu ptaka. Obejmuje on kompleksowe procesy, w tym:
- Dostawców, którzy dostarczają dane wejściowe niezbędne do procesu, którzy mogą być wewnętrzni w organizacji lub zewnętrzni dostawcy
- dane wejściowe, w tym materiały, informacje lub zasoby potrzebne do realizacji procesu
- Proces i działania wysokiego poziomu, które przekształcają dane wejściowe w wyjściowe. Diagramy SIPOC składają się zazwyczaj z 5-7 kroków, aby zachować prostotę i przejrzystość
- Wyniki, takie jak produkty, usługi lub informacje generowane przez proces
- Klienci, zarówno wewnętrzni, jak i zewnętrzni w stosunku do Businessu
Każda z tych technik pozwala czerpać korzyści z usprawnienia procesów biznesowych, optymalizacji i automatyzacji. Niezależnie od tego, z której z nich skorzystasz, oto jak stworzyć wydajną mapę procesów biznesowych.
Jak stworzyć wydajną mapę procesów biznesowych
Do stworzenia mapy procesów potrzebne są badania, przejrzystość i specjalnie zaprojektowane narzędzie, takie jak ClickUp. Oto przewodnik krok po kroku dotyczący korzystania z nich do tworzenia map procesów.
Zdefiniuj zakres i cele
Każdy proces składa się z kilku kroków. Aby mapa procesu była skuteczna, należy zdefiniować jego zakres, wymagany poziom szczegółowości i to, co mamy nadzieję dzięki niemu osiągnąć. Na przykład, jeśli mapujesz proces zaopatrzenia, zakres może być kompleksowy lub tylko jego część, na przykład wybór dostawcy.
Dobry oprogramowanie do mapowania strumienia wartości może pomóc w określeniu wymaganego poziomu szczegółowości. Przed rozpoczęciem pracy należy użyć Dokumenty ClickUp dla dokumentacji procesu, w tym zakresu i barier dla wysiłków.
Zbieranie danych
Zbierz wszystkie niezbędne informacje na temat procesu, w tym kroki, zadania, dane wejściowe, dane wyjściowe, punkty decyzyjne i zaangażowane role.
Wywiady z członkami zespołu i interesariuszami to świetny sposób na zebranie tych informacji. Można również użyć Formularze ClickUp do ankietowania interesariuszy w celu zebrania wskazanych danych.
Przechwytuj odpowiedzi w celu szybkiego działania dzięki formularzom ClickUp
Zidentyfikuj punkt początkowy i końcowy
Wyczyszczone miejsce rozpoczęcia i zakończenia procesu. Ustawia to granice szczegółowej mapy procesu i zapewnia uwzględnienie wszystkich istotnych działań.
W przypadku przykładu z zaopatrzeniem, proces może rozpoczynać się od zidentyfikowania potrzeby, a kończyć na otrzymaniu towarów i zapłaceniu dostawcy.
Wypełnij luki
Umieść punkt początkowy i końcowy w dowolnym z następujących miejsc narzędzia do mapowania procesów . Następnie dodaj kolejno każdy udokumentowany krok i punkt decyzyjny. Upewnij się, że używasz standardowych symboli map procesów dla spójności i przejrzystości. Tablica ClickUp daje ci czyste płótno do mapowania procesu według własnego uznania. Jeśli widzisz nieefektywności i chciałbyś przeprowadzić burzę mózgów, użyj Mapy myśli ClickUp do tworzenia scenariuszy.
Użyj map myśli ClickUp do tworzenia scenariuszy
Jeśli dopiero zaczynasz tworzyć mapy procesów, wypróbuj szablony ClickUp:
- Szablon mapowania procesów ClickUp jest idealny dla początkujących. Dzięki niestandardowym statusom i listom pozwala na efektywne śledzenie zadań i działań
- Aby uzyskać bardziej zaawansowaną wersję, wypróbujSzablon tablicy z mapą procesów ClickUp* ClickUp oferuje również wiele szablonówszablonów map strumienia wartości dla efektywnego mapowania, oszczędzając czas
Przydziel obowiązki
Włącz swimlany do mapy procesów, aby wyznaczyć obowiązki dla różnych ról lub działów. Na przykład oddzielne swimlany dla zespołu ds. zaopatrzenia, działu finansowego i dostawców mogą pokazać, który podmiot jest odpowiedzialny za zatwierdzenie, płatność i dostawę na pierwszy rzut oka.
Walidacja procesu
Gdy wstępna wersja mapy procesu zostanie zakończona, należy ją przejrzeć i zweryfikować z interesariuszami zaangażowanymi w proces. Krok ten gwarantuje, że mapa dokładnie odzwierciedla rzeczywisty proces i zawiera wszystkie niezbędne szczegóły.
Jest to również okazja do zidentyfikowania rozbieżności lub nieefektywności, które przeoczyliśmy.
Analiza i optymalizacja
Przeanalizuj proces pod kątem nieefektywności, wąskich gardeł lub nadmiarowości za pomocą zweryfikowanej mapy procesu. Uzyskaj informacje zwrotne i przygotuj krótką listę pomysłów na ulepszenia, takie jak reorganizacja kroków, eliminacja wąskich gardeł, zmiana przydziału obowiązków lub wprowadzenie nowych narzędzi.
Wdrażaj te ulepszenia procesów i stale monitoruj postępy.
Poprowadź swój Business we właściwym kierunku z mapą procesów na ClickUp
Dobra mapa procesów ma dokładnie to do zrobienia, co jest na niej napisane - nadaje kierunek wszystkim, którzy z niej korzystają. Właśnie dlatego jest to jedna z najpopularniejszych technik stosowanych przez Business na całym świecie.
Mapowanie procesów, choć skuteczne, może stanowić wyzwanie bez odpowiednich narzędzi. Oprogramowanie do zarządzania projektami ClickUp zostało zaprojektowane z myślą o takich potrzebach.
Dzięki tablicom, mapom myśli, listom zadań, listom kontrolnym i szablonom, ClickUp zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do tworzenia kompleksowych map procesów przy użyciu dowolnej preferowanej techniki.
Rozpocznij tworzenie map procesów biznesowych od małego. Wypróbuj ClickUp za darmo już dziś .
Najczęściej zadawane pytania dotyczące map procesów biznesowych
1. Jakie są cztery kroki do skutecznego tworzenia map procesów?
Cztery kroki do skutecznego mapowania to:
- Określenie zakresu
- Zbieranie danych
- Mapa procesu
- Analizowanie i ulepszanie
2. Jakie jest pięć poziomów mapy procesu?
Pięć poziomów mapowania procesów, opartych na ziarnistości, zorganizowanych od najszerszego przeglądu do najbardziej szczegółowej dokumentacji, to:
- Mapa strumienia wartości: Widok z lotu ptaka podstawowych funkcji lub procesów Business
- Wysoki poziom: Szeroki widok głównych procesów w ramach każdej podstawowej funkcji
- Poziom aktywności: Widok aktywności w powiększeniu, obejmujący sekwencję zadań i punktów decyzyjnych
- Poziom użytkownika: Zorganizowany według zadań/działań, za które odpowiedzialny jest każdy użytkownik
- Poziom zadań: Najbardziej szczegółowy poziom, zawierający instrukcje krok po kroku dotyczące wykonania każdego zadania w procesie
3. Jaki jest przykład mapy procesu?
Rozważmy prosty przykład mapy procesu dla zapytania dotyczącego obsługi klienta.
Początek: Klient składa zapytanie. Może to nastąpić za pośrednictwem dowolnego kanału, takiego jak e-mail, telefon lub formularz internetowy.
Rejestrowanie zapytania: Zapytanie jest rejestrowane jako zgłoszenie w systemie śledzenia z unikalnym identyfikatorem i priorytetem. Często jest to zautomatyzowane.
Przypisanie odpowiedzialności: Przedstawiciel zostaje przypisany do zapytania na podstawie dostępności, wagi/priorytetu zgłoszenia itp.
Rozwiązanie: Przydzielony przedstawiciel przegląda zapytanie, wykonuje wymagane działania, a następnie odpowiada klientowi. Ten krok może obejmować wiele podetapów w zależności od złożoności zapytania.
Zamknięcie: Przedstawiciel oznacza zgłoszenie jako zamknięte po potwierdzeniu przez klienta.Feedback: Ankieta jest automatycznie wysyłana do klienta w celu zebrania opinii.