Wydajność a efektywność: Przewodnik po optymalizacji cyklu pracy

Załóżmy, że masz dziesięć zadań do zakończenia. Łączenie podobnych zadań, ich oddelegowanie, automatyzacja i jak najszybsze odhaczenie na liście to efektywność. Wybieranie najważniejszych zadań i inwestowanie w nie energii w pierwszej kolejności to skuteczność.

W teorii brzmi to prosto. Jednak w organizacjach, które realizują duże projekty z udziałem wielu osób, zrównoważenie wydajności i efektywności może być wyzwaniem.

W tym wpisie na blogu przynieśliśmy pomoc.

Co to jest efektywność?

Wydajność odnosi się do zdolności do zrobienia więcej przy minimalnym nakładzie czasu i zasobów. Kiedy dążysz do wydajności, chciałbyś:

Minimalizować marnotrawstwo czasu i materiałów. Przykładowo, wydajna linia montażowa zrobiłaby wszystko do zrobienia, aby wyeliminować lukę czasową pomiędzy dwoma kolejnymi procesami i uniknąć korzystania z niepotrzebnych zasobów.

Usprawniać procesy poprzez usprawnianie przepływu pracy i eliminowanie wąskich gardeł. Na przykład, kierownik projektu usługowego upewniłby się, że informacje są przekazywane wszystkim członkom zespołu poprzez standupy, retrospektywy itp.

Maksymalizacja wydajności dzięki narzędziom i automatyzacji. Przykładowo, zespół zajmujący się tworzeniem oprogramowania stworzyłby zautomatyzowaną kontrolę jakości, aby zapewnić przeprowadzanie większej liczby testów na godzinę.

Pomiar wszystkiego. Kluczowym aspektem wydajności są metryki. Teams używają kluczowych wskaźników wydajności (KPI) dla każdej części procesu, aby zapewnić maksymalizację wydajności.

Chociaż efektywność nie jest dokładnie odwrotna, to jednak jest inna. Zrozummy to.

Co to jest efektywność?

Skuteczność to zdolność organizacji do zrobienia właściwych rzeczy w celu osiągnięcia pożądanych rezultatów. Kiedy dążysz do skuteczności, to:

• ustawienie wyczyszczonych celów, które będą kierowały podejmowaniem decyzji w trakcie całego projektu
• Priorytetyzujesz zadania, które przyczynią się do osiągnięcia ustawionych celów
• Koncentrujesz się na tworzeniu wartości, przedkładając ważne zadania nad pilne, realizując długoterminowe cele strategiczne
• Zobacz szerszy obraz wartości biznesowej, doświadczenia klienta, innowacji i wartości dla akcjonariuszy

Kluczowe różnice między wydajnością a skutecznością

Mówiąc najprościej, wydajność to robienie rzeczy dobrze lub dobrze. Skuteczność to robienie właściwych rzeczy. Jak to się ma do zrobienia w prawdziwym świecie? Przekonajmy się.

Koncentracja na zasobach vs. wynikach

Wydajność koncentruje się na maksymalizacji zasobów. Chodzi o uzyskanie maksymalnej wydajności z każdej jednostki wkładu.

Na przykład, jeśli pieczesz ciasto, będziesz wydajny, jeśli wykorzystasz każde ziarenko cukru lub każdą kroplę masła na końcowy produkt.

Efektywność koncentruje się na osiąganiu pożądanych wyników. Chodzi o poprawę jakości i użyteczności produktu.

Na przykład, dążąc do efektywności, można zastąpić cukier stewią, aby zaspokoić potrzeby szerszej grupy klientów z problemami dietetycznymi, nawet jeśli jest to kosztowne.

Krótkoterminowe vs. długoterminowe

Efektywność zazwyczaj koncentruje się na wynikach krótkoterminowych. Jej celem jest optymalizacja każdego małego aspektu/części procesu w celu wyeliminowania marnotrawstwa. Wydajny przedstawiciel handlowy może wykorzystywać każdą minutę swojego dnia na wykonywanie połączeń, aby być wydajnym.

Skuteczność koncentruje się na wynikach długoterminowych. Ma na celu poprawę wpływu na klienta, aby zmaksymalizować wartość. Skuteczny przedstawiciel handlowy wykona swoje badania, niestandardową ofertę i zadzwoni do odpowiedniego rodzaju potencjalnych klientów.

Granularny vs. duży obraz

Efektywność dotyczy szczegółów. Chodzi o każde ziarenko cukru i kroplę masła. Zazwyczaj firmy koncentrują się na poprawie wydajności mniejszych jednostek organizacji, takich jak jednostki lub zespoły.

Efektywność dotyczy szerszej perspektywy - tj. zwiększenia wpływu całości. Aby zmierzyć efektywność, Business koncentruje się na potrzebach klienta, wartości, zrównoważonym rozwoju i przewadze konkurencyjnej. W tym przypadku organizacje koncentrują się na upewnieniu się, że wszystkie ruchome części dobrze do siebie pasują.

Metryki i pomiary

Efektywność jest ściśle monitorowana i mierzona na poziomie realizacji procesu/projektu. Teams używają wskaźników KPI, takich jak wydajność na godzinę, czas przepustowości, czas cyklu, wykorzystanie zasobów itp.

Skuteczność jest również ściśle monitorowana, ale na poziomie Business. Teams używają wskaźników takich jak zadowolenie klienta (CSAT), współczynnik konwersji, współczynnik przyjęcia produktu/funkcji itp.

Podsumujmy.

| Odpowiedzialność | Osoby indywidualne, liderzy zespołów, kierownicy projektów | Kierownicy projektów, szefowie działów, zespoły wielofunkcyjne |

Różnice między wydajnością a efektywnością

Patrząc na te różnice, może się wydawać, że powinieneś wybrać jedną z nich. Jeśli do zrobienia, byłoby to błędem. Dla powodzenia każdej organizacji ważna jest zarówno wydajność, jak i skuteczność.

Dlaczego zarówno wydajność, jak i efektywność mają znaczenie

Efektywność i skuteczność są kluczowymi aspektami każdego biznesu. Pomagają do zrobienia właściwych rzeczy we właściwy sposób. A to potężna kombinacja. Zobaczmy, jak to wygląda na przykładzie projektu rozwoju oprogramowania.

Ani wydajny, ani skuteczny

Gdy zespół programistów nie jest ani wydajny, ani skuteczny, ich projekty będą opóźnione, jakość oprogramowania będzie niespójna, interesariusze biznesowi będą niezadowoleni, a projekt prawdopodobnie zakończy się niepowodzeniem.

Wydajny, ale nieefektywny

Wydajność inżynieryjna zapewni terminowość i zgodność z budżetem. Twoje Teams będą dobrze wykorzystane i będą wydajne.

Jednakże, ponieważ nie są one efektywne, mogą nie nadawać priorytetów najważniejszym zadaniom. Zbudowaliby funkcje, które nie spełniałyby potrzeb klienta. Powoduje to niezadowolenie klientów, co prowadzi do niepowodzenia projektu.

Skuteczny, ale nie wydajny

Kiedy Teams są efektywne, nadają priorytety właściwym rzeczom. Pracują nad problemami, które są pilne i ważne. Tworzą wartość biznesową dla każdego użytkownika.

Jednak ze względu na swoją nieefektywność, mogą poświęcić zbyt dużo czasu i wydać zbyt dużo budżetu. Nie będą w stanie pokonać wąskich gardeł, co może nawet spowodować, że projekt nigdy nie zostanie zakończony.

Wydajny i skuteczny

Wydajny i skuteczny Teams:

• Tworzy funkcje, których potrzebują i chcą niestandardowi klienci
• Rozwiązuje właściwe problemy za pomocą wysokiej jakości oprogramowania
• Skupiać się na tworzeniu doskonałego doświadczenia użytkownika
• Dostarczać na czas i w ramach budżetu - szybciej wchodzić na rynek
• Optymalne wykorzystanie umiejętności i czasu zespołu programistów

Podsumowując, wydajność i efektywność wzajemnie się uzupełniają. Profesjonalne Teams muszą konsekwentnie optymalizować obie te cechy. Oto jak to zrobić.

Strategie zwiększające wydajność i efektywność

Często poprawa tylko jednego z nich może negatywnie wpłynąć na drugi. Na przykład, jeśli zbytnio skupisz się na zmniejszeniu marnotrawstwa, możesz tworzyć produkty, które nie spełniają wymagań klientów.

Cukier jest oczywiście tańszy niż stewia. Ale dla klienta, który chce keto ciasto, takie z cukrem jest nieefektywne - w zasadzie cała produkcja jest marnotrawstwem.

Dobrzy liderzy biznesu to rozumieją. Dlatego starają się znaleźć właściwą równowagę między optymalną wydajnością a skutecznością. Do zrobienia tego dobrze potrzebne jest solidne narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp .

Narzędzia i techniki zwiększające wydajność

Zanim cokolwiek zoptymalizujesz, zrozum, co się z tym wiąże. Ustaw odpowiednie systemy, aby śledzić bieżącą wydajność w zdrowy sposób.

### Planuj moją pracę

Uczyń wydajność ważnym celem w swojej pracy planowanie organizacyjne . Podziel swój projekt na małe, łatwe do zarządzania części. Przydzielaj użytkowników i śledź postępy za pomocą systemu zarządzania zadaniami, takiego jak Zadania ClickUp . Skonsoliduj wszystkie istotne informacje, połącz zasoby, dodaj listy kontrolne i użyj zagnieżdżonych komentarzy, aby te zadania stały się pojedynczym źródłem prawdy w projekcie.

clickUp Tasks jako punkt kompleksowej obsługi wszystkich istotnych informacji_

### Śledzenie czasu

Czas potrzebny na zakończenie jakiegoś zadania jest kluczowym wskaźnikiem wydajności. Niezależnie od tego, czy zajmujesz się zarządzaniem budową, czy tworzeniem oprogramowania, śledź czas potrzebny na wykonanie każdego zadania.

Używaj Śledzenie czasu projektu ClickUp aby oszacować, ile czasu zajmie wykonanie zadania. Po zakończeniu zadania porównaj szacunki z rzeczywistymi wynikami, aby zrozumieć luki. Wykorzystaj spostrzeżenia z śledzenie czasu raportowanie w celu zwiększenia wydajności w przyszłych projektach.

Na przykład, jeśli oszacowałeś, że opracowanie pewnej funkcji zajmuje 2 godziny, ale w rzeczywistości zajęło to 4 godziny, twój proces nie jest tak wydajny, jak ci się wydawało.

Może to wynikać z niewłaściwego przepływu informacji, braku niezbędnych narzędzi lub braku odpowiedniego ustawienia umiejętności. Zidentyfikowanie pierwotnej przyczyny pomaga zminimalizować tę lukę w wydajności.

Śledź czas > bądź wydajny z ClickUp

### Monitoruj wyniki

Wydajność mierzy się w małych, ale trwałych ulepszeniach wskaźników. Aby wprowadzić te ulepszenia, organizacje muszą monitorować i śledzić wydajność w czasie rzeczywistym za pomocą raportowania opartego na KPI.

Używaj Pulpity ClickUp do tworzenia raportowania, którego potrzebujesz i na oś czasu, dla której ich potrzebujesz. Niezależnie od tego, czy potrzebujesz miesięcznych kart czasu pracy, tygodniowego wykorzystania zasobów czy codziennej wydajności, ustaw odpowiednie widżety i udostępniaj je bezpiecznie wszystkim zainteresowanym stronom.

pulpit ClickUp do raportowania wydajności projektów_

Bonus: Jak śledzić postępy projektu

### Automatyzacja

Gdy masz już wszystkie potrzebne dane, zautomatyzuj wszystko, co nie wymaga ludzkiego wysiłku. Dzięki ponad 100 funkcjom ClickUp automatyzacja zarządzania projektami szablonów, można usprawnić nieefektywne cykle pracy. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyczną zmianę statusu, ponowne przypisanie użytkowników, czy wysyłanie e-maili/powiadomień, ustaw wszystko tak, aby działało niezależnie i wydajnie.

Gdy potrzebujesz czegoś więcej, użyj ClickUp Brain do generowania aktualizacji projektów, uzyskiwania właściwych odpowiedzi, tworzenia zautomatyzowanych cykli pracy, pisania wysokiej jakości zawartości i nie tylko.

każda odpowiedź na wyciągnięcie ręki dzięki ClickUp Brain_

Gdy już zadbasz o granularną wydajność, nadszedł czas, aby przejść do efektywności w szerszej perspektywie.

Więcej na jak poprawić wydajność cyklu pracy jest tutaj.

Metody zwiększania efektywności

### Ustawienie celów

Aby być skutecznym, musisz wiedzieć, co chcesz osiągnąć. Zacznij od Cele ClickUp . Ustaw cele dla sprintów, sprzedaży, marketingu, pozyskiwania talentów, operacji i innych. Organizuj je w folderach i obserwuj postępy w ramach wielu celów, aby uzyskać lepszą widoczność wydajności.

Kompleksowo wizualizuj terminy i obowiązki dzięki dobrze zorganizowanej osi czasu z ClickUp Goals

### Współpracuj

Zwiększanie efektywności wymaga przepływu informacji i wiedzy od jednego członka Teams do drugiego.

Dokument: Użyj ClickUp Docs, aby zebrać wszystkie istotne informacje w jednym miejscu, aby wszystkie zespoły były na tej samej stronie. Twórz standardowe procedury operacyjne (SOP) dla Teams. Udostępniaj je bezpiecznie wszystkim członkom zespołu. Zapraszaj do zgłaszania uwag i sugestii. Aktualizuj procesy biznesowe na bieżąco.

udostępnianie wiedzy za pomocą ClickUp Docs_

### Visualize

Używaj Tablic ClickUp do tworzenia map złożonych procesów i cykli pracy. Współpracuj jako Teams, aby tworzyć procesy, które optymalizują efektywność wraz z wydajnością. Aktualizuj je od czasu do czasu.

zobacz swoje procesy w akcji > Zwiększ efektywność dzięki ClickUp_

### Komunikuj się

Dla wszystkiego innego, ustawienie platformy współpracy w czasie rzeczywistym, która może dostosować się do wszystkich stylów komunikacji w miejscu pracy .

Użycie ClickUp Chat umożliwia wysyłanie wiadomości w kontekście, połączenie komunikacji z kanałami projektu. Dołączanie do rozmów za pomocą jednego kliknięcia, automatyczne podsumowania i elementy akcji.

ClickUp Chat dla każdej potrzeby komunikacyjnej

Analizuj dane dotyczące wydajności

Aby poprawić wydajność procesu i efektywność równolegle, spójrz na różne punkty danych i połącz kropki.

Na przykład, jeśli okaże się, że koszt pozyskania klienta jest wysoki, spójrz przez marketing wskaźniki efektywności które ustawiłeś. Jeśli projekty się opóźniają, przejrzyj zarządzanie obciążeniem pracą i raportowanie wydajności.

Robiąc to, pamiętaj, aby nie dać się nabrać na powszechne błędne przekonania. Przyjrzyjmy się temu.

Wspólne nieporozumienia

Efektywność i skuteczność stanowią podstawę zarządzania wydajnością w każdej organizacji. Jednak są one rozumiane, wdrażane i optymalizowane na różne sposoby. W trakcie tego procesu może dojść do błędnych przekonań.

Oto jak można je zidentyfikować i ich uniknąć.

🙅🏻‍♀️ Wydajność równa się powodzenie

Organizacje regularnie gonią za wydajnością jako sposobem na osiągnięcie powodzenia w biznesie. Podczas gdy poprawa wydajności może obniżyć koszty i zmaksymalizować wydajność, nie może zapewnić powodzenia.

🙅🏻‍♀️ Liczy się tylko skuteczność

Skuteczność jest bliższa powodzeniu niż wydajność, ponieważ koncentruje się na wartości biznesowej i zadowoleniu klientów. Jednak nie tylko to się liczy, ponieważ bez względu na to, jak skuteczny jesteś, nieefektywna operacja może okazać się kosztowna i nieopłacalna, co czyni ją nieistotną.

🙅🏻‍♀️ Wydajność/efektywność jest czarna lub biała

Firmy często uważają, że efektywność lub skuteczność to kwestia "tak" lub "nie". W sensie: jesteś wydajny lub nie. Jest to błędne przekonanie.

Każdy proces i każdy biznes znajduje się na jakiejś scenie wydajności/skuteczności w danym momencie. Możesz zoptymalizować swoje procesy, aby poprawić stopień wydajności i skuteczności. Zawsze istnieje możliwość maksymalizacji wydajności lub efektywności, co powinno być kluczowym elementem strategii ciągłego doskonalenia.

Jak wyglądałoby to w prawdziwym świecie?

Praktyczne zastosowania w miejscu pracy

Zazwyczaj kierownicy projektów, liderzy operacyjni, inżynierowie procesów itp. są osobami zainteresowanymi wydajnością. Nie musi się to jednak ograniczać tylko do tych ról. Każdy pracownik i zespół może poprawić wydajność i efektywność w swoim obszarze pracy. Poniżej kilka przykładów.

Poprawa indywidualnego cyklu pracy

Czy zbyt często sprawdzasz swoje e-maile? Czy rozpraszają cię teksty od członków Teams? Ile godzin dziennie spędzasz na spotkaniach? Każda osoba może przyjrzeć się swojej pracy, aby zidentyfikować sposoby na poprawę wydajności.

Osobiste ustawienie celów, przeglądy, prowadzenie dziennika, introspekcja itp. mogą pomóc w poprawie efektywności.

Ocena wydajności zespołu

Menedżerowie mogą wykorzystywać parametry wydajności i efektywności do przeprowadzania przeglądów zespołów. Podczas retrospektyw, spotkań indywidualnych i przeglądów grupowych menedżerowie mogą trenować swoje zespoły, aby pracowały lepiej indywidualnie i zbiorowo.

Tworzenie kultury równowagi

Skupiając się wyłącznie na efektywności, menedżerowie mogą ustawić wysokie standardy wydajności i wyników dla swojego zespołu. Może to prowadzić do niezadowolenia pracowników w najlepszym przypadku i wypalenia zawodowego w najgorszym. Z drugiej strony, skupienie się wyłącznie na efektywności może powodować marnotrawstwo.

Dobrzy menedżerowie myślą o jak poprawić dystrybucję cyklu pracy w swoich teamach . Znajdują równowagę między wykorzystaniem mniejszej ilości zasobów a osiągnięciem pożądanego rezultatu, tworząc ogólnie lepiej działającą organizację.

Osiągnij wydajność i efektywność: Zoptymalizuj swój cykl pracy dzięki ClickUp

Wydajność kontra efektywność to błędny Outlook. Jedno nie jest lepsze od drugiego, ani nie prowadzi do zrobienia pożądanego wyniku. W rzeczywistości powodzenie leży w strefie Goldilocks pomiędzy wydajnością a skutecznością.

Osiągnięcie tych celów wymaga znaczących celów, przemyślanych procesów i solidnych narzędzi, takich jak ClickUp.

W zakresie burzy mózgów, zarządzania projektami, raportowania, automatyzacji i AI, ClickUp oferuje wszystko, czego potrzebujesz, aby być wydajnym i skutecznym. Kiedy używasz go konsekwentnie, ClickUp pomaga Ci odkrywać spostrzeżenia i możliwości ukryte w złożoności codziennej pracy.

Wypróbuj sam. Zarejestruj się w ClickUp za darmo już dziś .