Czy kiedykolwiek próbowałeś wyeksportować dane z SharePoint do Excela, tylko po to, aby doświadczyć frustracji z powodu problemów z formatem i brakujących informacji? Nie jesteś sam.
Wielu użytkowników napotyka tę przeszkodę podczas analizowania swoich danych. Płynne eksportowanie danych z SharePoint wymaga czegoś więcej niż tylko naciśnięcia przycisku "Eksportuj"
Dowiedzmy się, jak wyeksportować listę SharePoint do Excela i jak można obejść typowe wyzwania związane z tym procesem. Zbadamy również, w jaki sposób przyjęcie alternatywnych rozwiązań może poprawić jakość zarządzania danymi.
Kiedy eksportować listy SharePoint do Excela
Excel jest popularnym narzędziem do zarządzania pracą wśród studentów, profesjonalistów i organizacji. Zwykle używany do prostego zarządzania danymi i ich analizy, jego wszechstronność i łatwość obsługi doprowadziły do Excel jest wykorzystywany nawet do zarządzania projektami .
Eksportowanie danych do Excela z innych, mniej elastycznych aplikacji często pomaga użytkownikom lepiej je formatować, przetwarzać i analizować.
Oto kilka scenariuszy, w których użytkownicy zazwyczaj decydują się na eksport danych. Zrozumienie tych sytuacji umożliwi podejmowanie świadomych decyzji w celu zaspokojenia potrzeb związanych z zarządzaniem danymi.
Zaawansowana manipulacja danymi
SharePoint jest doskonałym narzędziem do zarządzania podstawowymi zadaniami, takimi jak udostępnianie dokumentów, współpraca i kontrola wersji w zespole. Jego integracja z Microsoft 365 sprawia, że idealnie nadaje się do przechowywania i organizowania informacji w różnych projektach, ale jego możliwości są bardziej dostosowane do tych prostych zadań.
Excel jest lepszy, jeśli chodzi o obsługę złożonych obliczeń, szczegółową analizę danych i wyrafinowane zadania zarządzanie bazami danych . Na przykład, jeśli zarządzasz danymi finansowymi lub przeprowadzasz analizy statystyczne, Excel oferuje zaawansowane funkcje, takie jak tabele obrotowe, VLOOKUP i złożone formuły, które z łatwością radzą sobie z dużymi zestawami danych.
Ponadto w scenariuszach, w których dane są rozproszone na wielu listach i bibliotekach dokumentów, wyeksportowanie ich do programu Excel zapewnia scentralizowane miejsce do analizy i raportowania. Korzystaj z funkcji takich jak formatowanie warunkowe, aby wyróżnić ważne punkty danych w pliku Excel, zapewniając wyróżnienie krytycznych informacji.
Udostępnianie użytkownikom zewnętrznym
W projektach opartych na współpracy mogą wystąpić sytuacje, w których nie wszyscy członkowie zespołu lub zewnętrzni interesariusze mają dostęp do SharePoint. Chociaż SharePoint wspiera udostępnianie zewnętrzne, często wymaga to zarządzania uprawnieniami lub ustawienia dodatkowego dostępu, co może spowolnić pracę, zwłaszcza jeśli użytkownicy nie mają kont Microsoft lub napotykają problemy z kompatybilnością. Może to stanowić wyzwanie w przypadku udostępniania ważnych list lub danych.
Excel oferuje większą elastyczność w udostępnianiu danych. Możesz wysyłać pliki za pośrednictwem poczty e-mail, usług w chmurze, takich jak OneDrive, lub narzędzi innych firm, nie martwiąc się o ograniczenia SharePoint. Odbiorcy mogą łatwo wchodzić w interakcje z danymi, nawet jeśli nie korzystają z SharePoint. Excel Online wspiera również współpracę w czasie rzeczywistym, zapewniając płynne doświadczenie bez przeszkód w dostępie, choć ważne jest, aby zrównoważyć elastyczność z bezpieczeństwem we wrażliwych środowiskach.
Kopia zapasowa i archiwizacja
Potrzebujesz szybkiej migawki danych w określonym momencie? Wyeksportowanie ich do programu Excel to świetny sposób na tworzenie kopii zapasowych i ponowne ich przeglądanie. Możesz śledzić zmiany, zarządzać różnymi wersjami analiz i w razie potrzeby powrócić do poprzednich wersji. Jest to szczególnie przydatne w przypadku współpracy z zewnętrznymi interesariuszami, którzy mogą potrzebować danych historycznych lub muszą sprawdzić, jak ewoluowały analizy. Podczas gdy SharePoint oferuje kontrolę wersji, Excel zapewnia bardziej szczegółową kontrolę nad poszczególnymi ustawieniami danych i obliczeniami.
Niestandardowy widok danych
Każdy projekt może wymagać innego spojrzenia na te same dane. Eksportując dane do programu Microsoft Excel, można tworzyć niestandardowe widoki, które koncentrują się na określonych wskaźnikach KPI lub fazach projektu. Zapewnia to, że interesariusze widzą tylko istotne informacje bez szumu niepowiązanych danych.
Dostęp offline
Eksportując dane z SharePointa do Excela, zyskujesz możliwość dostępu offline. Jest to szczególnie korzystne dla członków zespołu, którzy mogą nie mieć niezawodnego połączenia z Internetem lub pracować w odległych lokalizacjach. Mogą oni nadal manipulować i analizować dane bez zależności od listy online SharePoint.
Podsumowując, opcja eksportu jest najlepszym rozwiązaniem, jeśli potrzebujesz większej kontroli nad swoimi danymi lub chcesz udostępnić je innym osobom spoza ekosystemu SharePoint.
Przejdźmy teraz do tego, jak wyeksportować listę SharePoint do Excela.
Przeczytaj również: 10 najlepszych alternatyw i konkurentów SharePoint
Jak wyeksportować listy SharePoint do Excela
Odpowiedzmy najpierw na najważniejsze pytanie. Nie, nie będziesz potrzebować żadnych wymyślnych narzędzi ani oprogramowania innych firm - wystarczy SharePoint i Excel.
Oto przewodnik krok po kroku, jak wyeksportować listy SharePoint do skoroszytu Excel:
- Wybierz listę SharePoint: Zacznij od otwarcia witryny SharePoint i wybrania konkretnej listy, którą chcesz wyeksportować
- Eksport do Excela: Kliknij opcję Eksportuj na pasku komend u góry. Następnie wybierz opcję Export to Excel z rozwijanej listy w wyniku tego procesu
przez Microsoft
- Pobierz plik IQY: Zapisz plik, korzystając z opcji w oknie dialogowym Pobieranie pliku. Ta czynność spowoduje pobranie pliku do systemu lokalnego. Pobrany plik jest plikiem zapytania internetowego, którego Excel używa do pobierania danych z SharePoint
przez MSSQLTips
- Zaimportuj dane SharePoint: Otwórz plik IQY w programie Excel po jego pobraniu i kliknij Włącz w wyniku podpowiedzi. Umożliwi to programowi Excel populację danych listy SharePoint w skoroszycie programu Excel
- Zapisz plik Excela: Zapisz plik jako XLSX po powodzeniu eksportu danych do Excela
Teraz możesz dowolnie manipulować, analizować i udostępniać swoje dane.
Najczęstsze bolączki SharePoint
Oto niektóre z najczęstszych problemów, z jakimi borykają się użytkownicy korzystający z SharePoint i jego integracji z Excelem.
Problemy z integralnością danych
Czasami, podczas eksportowania większych zbiorów danych, notatka może napotkać brakujące pola lub uszkodzone dane, szczególnie jeśli lista zawiera złożone metadane lub niestandardowe kolumny. Po zakończeniu eksportu należy dwukrotnie sprawdzić dane, aby upewnić się, że wszystko zostało poprawnie przeniesione.
Problemy z odświeżaniem programu Excel
Jeśli regularnie eksportujesz dynamiczne dane, które często aktualizują się w SharePoint, możesz napotkać problem z możliwością odświeżania danych przez program Excel. Jednokierunkowe połączenie między SharePointem i Excelem nie zawsze jest idealne - utrzymanie synchronizacji danych może wymagać ręcznego odświeżania.
Ograniczone uprawnienia
Nie każdy użytkownik SharePoint ma takie same uprawnienia. Może to utrudniać eksportowanie osobom, które mają dostęp do plików, ale nie są administratorami witryny. Upewnij się, że użytkownicy, którzy muszą eksportować dane, mają odpowiednie uprawnienia, aby uniknąć nieporozumień i blokad.
Ograniczony format
Podczas gdy SharePoint eksportuje dane do Excela, nie zawsze przenosi formatowanie, takie jak kodowanie kolorami, filtry, warunkowe reguły formatowania lub niestandardowe szerokości kolumn. Ten brak płynnego transferu może prowadzić do niespójności w prezentacji. W wyniku tego konieczne może być poświęcenie dodatkowego czasu na ręczną reorganizację i formatowanie danych. Spowalnia to cykl pracy.
Niespójne doświadczenie użytkownika
Użytkownicy mogą doświadczać różnych poziomów wydajności podczas uzyskiwania dostępu do SharePoint w różnych przeglądarkach internetowych. Ta niespójność może mieć wpływ na sposób wyświetlania danych lub dostępne funkcje. Aby uniknąć nieoczekiwanych komplikacji, należy ustandaryzować korzystanie z przeglądarek w zespołach.
Chociaż te bolączki mogą być frustrujące, znajomość i wdrażanie zaawansowanych Hacki Excela mogą zrobić różnicę.
💡Pro Tip: Power Automate firmy Microsoft umożliwia ustawienie przepływów, które automatyzują proces eksportowania list SharePoint do Excela.
Mamy również kilka alternatywnych zaleceń, jeśli chcesz mieć wszystkie dane w jednym miejscu bez skomplikowanych procedur eksportu i importu.
Spotkanie z ClickUp: Uniwersalna alternatywa dla SharePoint i Excel
SharePoint i Excel mają swoje mocne strony: SharePoint świetnie nadaje się do zarządzania dokumentami i współpracy, a Excel dobrze nadaje się do manipulacji i analizy danych.
Ale czy nie byłoby łatwiej uzyskać dostęp do obu możliwości na jednej platformie?
Jeśli zastanawiasz się, jak to możliwe, odpowiedź jest prosta. Dzięki ClickUp .
Dzięki kompleksowemu rozwiązaniu do zarządzania projektami, ClickUp ułatwia życie pracownikom wiedzy, takim jak Ty, umożliwiając zarządzanie projektami, współpracę z zespołem i płynną analizę danych - wszystko w jednym miejscu.
Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak ClickUp wyróżnia się (gra słów zamierzona) w dostarczaniu tego, co najlepsze z obu światów.
Przeczytaj również: 11 najlepszych alternatyw i konkurentów Excela (funkcje, zalety, wady, ceny)
Platforma zarządzania projektami ClickUp Platforma zarządzania projektami ClickUp umożliwia tworzenie niestandardowych cykli pracy dostosowanych do unikalnych potrzeb projektu, podobnie jak możliwości organizacyjne SharePoint.
Widoki ClickUp
ClickUp wykracza jednak poza to, oferując konfigurowalne widoki, takie jak lista, tablica, tabela i wykresy Gantta, umożliwiając wizualizację zadań, terminów i zależności w sposób dostosowany do cyklu pracy zespołu - niezależnie od tego, czy zarządzasz prostymi zadaniami, czy złożonymi projektami.
Z ponad 15 Widoki ClickUp dzięki czemu projekty mogą posuwać się naprzód bez rozpraszania się żonglowaniem wieloma narzędziami.
Twórz listy i przekształcaj je w przydatne informacje w jednym miejscu dzięki ClickUp
Pulpity ClickUp
W przeciwieństwie do Excela, który wymaga eksportowania danych do dogłębnej analizy, wbudowane funkcje raportowania i analizy ClickUp zapewniają wgląd w czasie rzeczywistym bez kłopotów. Możesz śledzić kluczowe wskaźniki, monitorować wydajność projektów i generować szczegółowe raportowanie bezpośrednio z platformy.
Zarządzaj i monitoruj obciążenie pracą, wydajność zadań i wyniki projektów w jednym miejscu dzięki niestandardowym pulpitom ClickUp Pulpity ClickUp pomagają wizualizować postępy zespołu, zapewniając dostęp do informacji i podejmowanie decyzji opartych na danych, niezależnie od tego, czy optymalizujesz zasoby, czy usprawniasz współpracę.
Zadania ClickUp
Dodatkowo, ClickUp upraszcza zarządzanie zadaniami dzięki funkcjom, które zamieniają listy w praktyczne elementy na tej samej platformie. Zadania ClickUp oferuje solidny sposób przypisywania, monitorowania i współpracy nad zadaniami, zapewniając, że lista rzeczy do zrobienia pozostaje uporządkowana i kontekstowa. Możesz łatwo przypisywać zadania do konkretnych członków zespołu, ustawiać priorytety i definiować terminy, aby wszyscy byli odpowiedzialni i na bieżąco. Dzięki zależnościom zadań można nawet zarządzać przepływem pracy, aby zapewnić, że zadania zostaną zakończone we właściwej kolejności.
Skorzystaj z ClickUp Tasks, aby przekształcić swoje zadania do wykonania w elementy do działania - zakończone szczegółami, takimi jak typy zadań, zależności, priorytety i dokumentacja kontekstowa
Każde zadanie działa jak scentralizowany hub zawierający wszystkie istotne szczegóły, których potrzebuje Twój zespół. Możesz dodawać załączniki bezpośrednio do zadań - niezależnie od tego, czy są to dokumenty, obrazy czy połączone zadania - dzięki czemu ważne zasoby są zawsze pod ręką. Zmniejsza to potrzebę szukania plików na wielu platformach, dzięki czemu wszystko jest połączone i dostępne.
Dzięki ClickUp wszystkie nasze zespoły mają dostęp do wszystkich swoich zadań w jednym miejscu. Koniec z przełączaniem narzędzi!
Alex, dyrektor techniczny w Liquid Barcodes
Dzięki potężnym pulpitom ClickUp, elastycznemu zarządzaniu zadaniami i konfigurowalnym widokom, otrzymujesz pełną funkcję SharePoint do współpracy i Excel do śledzenia i analizy - streszczoną w jednej, łatwej w użyciu platformie.
Przeczytaj również: 11 darmowych szablonów do zarządzania zadaniami w ClickUp i Excelu
Szablon listy codziennych zadań do zrobienia w ClickUp
Z szablonem Szablon codziennej listy rzeczy do zrobienia ClickUp nie będziesz już potrzebować list SharePoint, aby śledzić swoje codzienne cele.
Szablon codziennej listy do zrobienia ClickUp
Ten szablon pomaga ustalić priorytety ważnych zadań w ciągu dnia, zapewniając skupienie się na tym, co najważniejsze.
Szablon zawiera niestandardowe statusy do oznaczania zadań jako do zrobienia, w trakcie lub zakończone. Szablon posiada wbudowany licznik pasm, który zapewnia dodatkową dawkę motywacji podczas konsekwentnego odhaczania zadań. Możesz również usprawnić codzienne śledzenie zadań do zrobienia dzięki automatycznym przypomnieniom, notatkom, śledzeniu postępów, etykietom i nie tylko, bezpośrednio w ClickUp.
Przeczytaj również: 20 Free szablonów do zarządzania projektami
Przekształcanie list Sharepointa w przydatne informacje
Eksportowanie list SharePoint do Excela to jeden ze sposobów na zwiększenie możliwości zarządzania danymi.
Dzięki zaawansowanym funkcjom Excela do manipulowania danymi, wizualizacji i udostępniania, można przezwyciężyć niektóre wyzwania związane z SharePoint. Jednak ciągłe przełączanie się między narzędziami może spowolnić pracę. Aby naprawdę pracować wydajniej, potrzebna jest zintegrowana platforma, na której wszystko będzie ze sobą płynnie współpracować.
ClickUp został zaprojektowany właśnie do zrobienia tego. Dzięki tak wszechstronnemu narzędziu do zwiększania wydajności możesz konsolidować zadania, zarządzać danymi i współpracować ze swoim zespołem. Najlepsze jest to, że możesz to wszystko zrobić bez konieczności przełączania się między wieloma platformami. Posiadanie całej pracy w jednym miejscu pozwala skupić się na tym, co ważne - do zrobienia szybciej i bardziej efektywnie.
Podnieś swój sposób pracy, uruchamiając aplikację bezpłatną wersję próbną ClickUp dzisiaj!