Rozwój zatrudnienia zdalnego i hybrydowego sprawił, że nowe sposoby pracy stały się popularne. Jednym z nich jest hot desking, dynamiczna strategia obszaru roboczego, która może zrewolucjonizować sposób korzystania z biura.
Hot Desking pozwala pracownikom wybrać obszar roboczy w oparciu o ich codzienne potrzeby, promując elastyczność i maksymalizując przestrzeń biurową.
Dzięki temu systemowi, firmy mogą obniżyć koszty operacyjne nawet o 30% i wyeliminować około 40% niewykorzystanej przestrzeni na biurku w danym dniu.
Na tym blogu omówimy hot desking, jego ewolucję i skuteczne wdrożenie w miejscu pracy, aby stworzyć środowisko bardziej sprzyjające współpracy.
Co to jest Hot Desking i do zrobienia?
Hot Desking to elastyczna organizacja miejsca pracy, w której żaden pracownik nie ma na stałe przypisanego biurka. Zamiast tego obszary robocze są dostępne na zasadzie "kto pierwszy, ten lepszy" lub poprzez system rezerwacji.
Takie podejście zachęca pracowników do poruszania się po biurze i pracy z różnych lokalizacji, co zwiększa współpracę i wydajność.
Hot desking wygląda inaczej w każdym ustawieniu biura. W niektórych środowiskach pracownicy mogą logować się do systemu każdego ranka, aby zarezerwować biurko na dany dzień. W innych jest to bardziej nieformalne, a pracownicy wybierają dowolne dostępne biurko po przybyciu do pracy.
Ta elastyczność jest szczególnie korzystna w biurach z hybrydowe modele pracy w których pracownicy dzielą swój czas między pracę w domu i w biurze.
Hot desking jest często uważany za to samo, co hoteling. Jednak oba te rozwiązania znacznie się od siebie różnią.
Hot desking vs. hoteling
Hot desking i hoteling to elastyczne formy pracy, ale znacząco różnią się sposobem, w jaki pracownicy rezerwują i wykorzystują przestrzeń. Przyjrzyjmy się różnicom między nimi:
| Funkcja | Hot Desking | Hoteling |
|---|---|---|
| Przydzielanie biurek | Kto pierwszy, ten lepszy lub nieformalne codzienne rezerwacje. | Rezerwowane z wyprzedzeniem poprzez system rezerwacji. |
| Wysoka, ponieważ biurka są wybierane na miejscu. | Umiarkowana, wymaga planowania. | |
| Maksymalne wykorzystanie przestrzeni poprzez codzienne zapełnianie biurek. | Efektywnie zarządza przestrzenią, ale są szanse na niezajęte biurka. | |
| Technologia | Minimalna, często wymaga jedynie zameldowania się przy dostępnych biurkach. | Wymaga systemu rezerwacji i często systemu zameldowania. |
| Najlepiej sprawdza się w środowiskach w pełni elastycznych i dynamicznych. | Lepiej sprawdza się w środowiskach, w których pracownicy potrzebują określonych udogodnień lub lokalizacji. |
Zalety modelu Hot Desking
Gorące biurka zmieniają tradycyjną dynamikę pracy biurowej, czyniąc ją bardziej płynną i reagującą na potrzeby nowoczesnej siły roboczej. Poznajmy najważniejsze korzyści płynące z hot desking:
Maksymalizacja wykorzystania przestrzeni biurowej
Wdrożenie hot desking zwiększa wykorzystanie przestrzeni biurowej, przekształcając to, co kiedyś było bezczynną przestrzenią biurową, w dynamiczne obszary robocze. Podejście to dostosowuje się do codziennych zmian frekwencji i zapewnia, że żadna przestrzeń się nie marnuje. Jest to szczególnie korzystne w hybrydowych modelach pracy, w których nie wszyscy pracownicy są codziennie w biurze.
Zapewnia elastyczność i zwiększa autonomię
Hot Desking zwiększa elastyczność i autonomię pracowników, pozwalając im wybrać miejsce pracy w oparciu o ich codzienne potrzeby i preferencje. Ta swoboda zwiększa satysfakcję z pracy i morale, ponieważ pracownicy czują się pewni, że mogą efektywnie zarządzać swoim czasem i środowiskiem pracy.
Oszczędność kosztów
Dla Businessu oszczędności związane z hot deskingiem są znaczące. Zmniejszając zapotrzebowanie na stałą liczbę biurek, obniżasz koszty nieruchomości i minimalizujesz wydatki związane z niewykorzystaną przestrzenią biurową. Takie efektywne wykorzystanie zasobów oszczędza pieniądze i pozwala inwestować więcej w pracowników i inne krytyczne obszary rozwoju.
Wyzwania Hot Desking
Chociaż hot desking oferuje liczne korzyści, wiąże się również z wyzwaniami wymagającymi ostrożności zarządzania procesami i planowanie strategiczne.
Brak własnego obszaru roboczego
Jedną z głównych wad hot deskingów jest potencjalny brak osobistego biurka. Pracownicy mogą czuć się niepewnie bez stałego miejsca, które mogliby nazwać swoim własnym, gdzie mogliby zostawić rzeczy osobiste lub ustawić zdjęcia bliskich.
Wyzwania związane z adaptacją do nieprzydzielonych miejsc pracy
Przejście na model nieprzydzielonych miejsc siedzących może być trudne dla pracowników przyzwyczajonych do posiadania własnych biurek. Dostosowanie się wymaga znalezienia nowego miejsca każdego dnia i dostosowania się do różnych sąsiadów przy biurku i różnych poziomów hałasu.
Dla przykładu, ktoś, kto lubi cichy kącik do głębokiego skupienia, może znaleźć się w gwarnym miejscu i mieć trudności z koncentracją.
Bez jasnych wytycznych i odpowiedniego wsparcia prowadzi to do spadku wydajności i niezadowolenia.
Problemy z utrzymaniem
W przypadku hot desking, utrzymanie sprzętu i zapewnienie czystości staje się bardziej skomplikowane. Przy wielu osobach korzystających z tego samego obszaru roboczego w różnym czasie, łatwo o zagracenie biurek i zaginięcie sprzętu.
Regularne sprzątanie oraz system meldowania i wymeldowywania sprzętu są tutaj przydatne, ale system ten wymaga starannego zarządzania i współpracy ze strony wszystkich pracowników.
💡 Pro Tip: Jeśli szukasz sposobów na zoptymalizowanie swojej wydajności i usprawnienie pracy, zmiażdż swoje cele dzięki nowemu ClickUp marketplaces na Fiverr i Upwork .
**Czy Hot Desking jest odpowiedni dla Ciebie?
Hot Desking rozwija się w kulturze, która ceni elastyczność, innowacyjność i autonomię. Charakter Twojego biznesu i zadania Twoich pracowników również odgrywają kluczową rolę w określeniu, czy hot desking jest odpowiedni.
Oto lista kontrolna, która pomoże Ci zdecydować, czy ten elastyczny model hot desking jest zgodny z Twoimi potrzebami organizacyjnymi i preferencjami pracowników.
1. Oceń kulturę firmy
- Czy kultura firmy sprzyja elastyczności i innowacyjności?
- Czy pracownicy potrafią dostosować się do zmian w środowisku pracy?
- Czy istnieje silny fundament zaufania, pozwalający pracownikom efektywnie zarządzać swoim czasem i przestrzenią?
2. Zrozumienie preferencji pracowników
- Czy przeprowadziłeś ankietę wśród swoich pracowników, aby zrozumieć ich widok na elastyczne miejsca pracy?
- Czy większość pracowników preferuje zróżnicowane środowiska pracy, czy też ceni sobie posiadanie osobistego, spójnego obszaru roboczego?
3. Zbadanie charakteru pracy
- Jaki jest charakter zadań wykonywanych przez pracowników? Czy są one oparte na współpracy i wymagają stałej interakcji, czy też są bardziej niezależne?
- Czy praca wymaga specyficznych ustawień technicznych lub sprzętu, które mogą być trudne do przeniesienia lub codziennego udostępniania?
4. Ocena modeli pracy zdalnej i hybrydowej
- Czy działasz w modelu hybrydowym, w którym pracownicy dzielą swój czas między domem a biurem?
- Jak często pracownicy pracują zdalnie i jak może to wpłynąć na zapotrzebowanie na stałą przestrzeń biurową?
5. Przestrzeń i koszty
- Czy posiadasz więcej przestrzeni na biurka niż jest regularnie wykorzystywana, co wynika z wysokich kosztów utrzymania?
- Czy organizacja mogłaby skorzystać finansowo na zmniejszeniu prywatnej przestrzeni biurowej?
7 najlepszych praktyk przy ustawieniu Hot Desking
Skuteczne wdrożenie hot desking wymaga strategicznego planu i dogłębnego zrozumienia potrzeb pracowników. Oto siedem najlepszych praktyk, które zapewnią, że ustawienia hot desking będą sprzyjać wydajności i współpracy:
1. Zastosuj inteligentne rozwiązania do rezerwacji
Inwestowanie w niezawodne rozwiązanie do zarządzania biurem ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania hot deskingiem. Technologia ta pozwala pracownikom rezerwować biurka z wyprzedzeniem, zmniejszając poranny stres i zapewniając każdemu przestrzeń odpowiadającą jego potrzebom na dany dzień.
Na przykład, aplikacja mobilna wyświetla dostępne biurka, ich lokalizacje i udogodnienia, które oferują, dzięki czemu proces jest płynny i intuicyjny.
2. Zoptymalizuj wybór biurka dla swoich pracowników
Rozważ odpowiednie funkcje biurka dla różnych rodzajów środowisk pracy w biurze. Niektórzy pracownicy mogą potrzebować dwóch monitorów, podczas gdy dla innych priorytetem jest biurko stojące.
Oferowanie różnych ustawień biurek w oparciu o wspólne wymagania dotyczące zadań lub osobiste preferencje zwiększa wydajność i komfort. To przemyślane rozwiązanie pokazuje twoje zaangażowanie w zaspokajanie różnorodnych potrzeb.
3. Zaprojektuj efektywny plan piętra
Ustaw swój plan piętra tak, aby zmaksymalizować planowanie przestrzeni i możliwości współpracy. Rozmieść biurka tak, aby ułatwić dostęp do udostępnianych zasobów, takich jak drukarki i sale spotkań.
Rozważ stworzenie stref - na przykład cichej strefy do pracy w skupieniu i dynamicznej strefy w pobliżu tablic do współpracy, aby pomóc pracownikom wybrać biurka w oparciu o ich codzienne zadania.
4. Podsycaj emocje wokół koncepcji
Zachęcenie pracowników do pracy przy gorących biurkach może ułatwić przejście. Podkreśl korzyści, takie jak nie siedzenie przy tym samym biurku każdego dnia, możliwość siedzenia w pobliżu różnych współpracowników lub swoboda wyboru obszaru roboczego, który najlepiej odpowiada ich nastrojowi lub zadaniu.
Inicjatywy takie jak "konkursy na najlepsze biurko" lub "piątki z funkcją" również podtrzymują ten entuzjazm.
5. Ustal wyczyszczone wytyczne
Stwórz przewodnik najlepszych praktyk, który odpowie na najczęściej zadawane pytania i nakreśli oczekiwania. Przewodnik ten może zawierać wskazówki dotyczące organizacji biurka , obchodzenie się z wyposażeniem biurka oraz etykieta dotycząca hałasu i przechowywania elementów osobistych.
Wyczyszczone wytyczne zapobiegają nieporozumieniom i zapewniają płynne działanie.
6. Utrzymanie czystości
Regularne czyszczenie obszarów roboczych jest szczególnie istotne w środowisku współdzielonych biurek. Należy wdrożyć protokół sprzątania, który dezynfekuje biurka pomiędzy kolejnymi użyciami i zapewnia pracownikom dostęp do środków czystości do użytku osobistego.
Polityka czystych biurek promuje zdrowie i zwiększa ogólną atrakcyjność hot deskingów.
7. Zbieranie informacji zwrotnych w celu poprawy
Zbieranie danych i informacji zwrotnych od pracowników pomoże ci udoskonalić hot desking. Korzystaj z ankiet lub aplikacji do zbierania opinii, aby zbierać spostrzeżenia na temat tego, co działa, a co nie.
Dane te pozwalają na wprowadzanie świadomych zmian, które poprawiają wydajność obszaru roboczego i zadowolenie pracowników.
Hot Desking dla różnych modeli pracy
Hot Desking to wszechstronne rozwiązanie, które dobrze dostosowuje się do różnych środowisk pracy, w tym modeli hybrydowych i pracy zdalnej lub dystrybucji. Przyjrzyjmy się szczegółowo tym modelom:
Hot desking w hybrydowym modelu pracy
W hybrydowym środowisku pracy, w którym pracownicy dzielą swój czas między domem a biurem, hot desking maksymalizuje udostępnianą przestrzeń biurową i obniża koszty
Umożliwia pracownikom, którzy przychodzą do pracy w różne dni, posiadanie profesjonalnego obszaru roboczego bez konieczności utrzymywania przez firmę dedykowanego biurka dla każdego pracownika.
Wdrożenie systemu rezerwacji gwarantuje, że pracownicy mają biurko wtedy, gdy jest ono potrzebne i mogą wybrać lokalizację, która odpowiada ich codziennym zadaniom. Niezależnie od tego, czy potrzebują narożnej licencji do koncentracji, czy przestrzeni do współpracy przy projektach zespołowych, ta elastyczność sprawia, że przejście między domem a biurem jest płynniejsze.
Hot Desking dla pracowników zdalnych lub pracujących w dystrybucji
W przypadku firm z polityką "remote-first" lub rozproszoną siłą roboczą, hot desking wspiera okazjonalne wizyty w biurze lub tymczasowe okresy pracy, gdy pracownicy zdalni są w mieście.
Zapewnia to miejsce do pracy dla tych pracowników bez konieczności inwestowania przez firmę w stałą przestrzeń dla każdej osoby.
Hot desking w tym kontekście obejmuje również ustawienie biur satelitarnych w różnych lokalizacjach, w których pracownicy mogą zarezerwować biurko, gdy muszą pracować w bardziej zorganizowanym środowisku lub spotkać się z członkami zespołu.
Takie podejście pomaga utrzymać poczucie wspólnoty i połączenia wśród pracowników pracujących z domu, dając im dostęp do zasobów biurowych w razie potrzeby, jednocześnie stawiając na elastyczność.
Pro Tip: Chcesz zmienić swoje doświadczenie pracy z domu? Sprawdź najważniejsze rzeczy do pracy z domu aby zwiększyć funkcjonalność i wydajność.
Skuteczne zarządzanie hot deskingiem z ClickUp ClickUp , narzędzie do zarządzania zadaniami typu "wszystko w jednym", jest dostawcą kompleksowego rozwiązania do efektywnego zarządzania hot deskingiem w organizacjach. Menedżerowie biur mogą tworzyć i monitorować dynamiczny system rezerwacji biurek, wykorzystując jego zaawansowane funkcje, takie jak niestandardowe pola, automatyzacja, pulpity i różne widoki.
ClickUp jest idealnym rozwiązaniem dla hybrydowego ustawienia siły roboczej, ponieważ umożliwia współpracę w czasie rzeczywistym z dokumentami i tablicami . Dzięki ClickUp Docs zasady i szczegóły projektów są zawsze aktualne i dostępne dla pracowników zdalnych i biurowych.
Tablica ClickUp ułatwia sesje burzy mózgów, które są równie dynamiczne online, jak i osobiście. Oto, w jaki sposób ClickUp skutecznie usprawnia pracę zdalną:
1. Uprość rezerwację biurka
Dostosuj atrybuty biurka, takie jak dostępność i funkcje wyposażenia, za pomocą niestandardowych pól ClickUp
Z Pola niestandardowe ClickUp'a i automatyzacji, stwórz płynny system rezerwacji biurek. Ustaw zadania jako biurka i korzystaj z pól niestandardowych, aby uzyskać szczegółowe informacje, takie jak lokalizacja, sprzęt i dostępność.
konfigurowanie automatycznych powiadomień o przypisaniu do biurka i potwierdzeń rezerwacji za pomocą ClickUp Automation_
Skonfiguruj Automatyzacja ClickUp do aktualizowania statusu biurek jako zarezerwowanych lub dostępnych, wysyłania przypomnień do pracowników o ich rezerwacjach, a nawet zmiany przydziału biurek w przypadku anulowania rezerwacji. System ten upraszcza proces rezerwacji i zapewnia optymalne wykorzystanie biurek.
2. Optymalizacja przestrzeni
Monitoruj wykorzystanie hot desking i trendy na pierwszy rzut oka dzięki pulpitom w czasie rzeczywistym w ClickUp Pulpity ClickUp zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym w wykorzystanie biurka, podkreślając wzorce użytkowania i potencjalne wąskie gardła.
zaplanuj i wizualizuj oś czasu dla hot desków za pomocą wykresu Gantta w ClickUp_
Konfigurowanie widoków takich jak Wykresy Gantta ClickUp lub Tablica wizualizuje dostępność i zajętość biurek w czasie. Ogólnie rzecz biorąc, ułatwia to efektywne zarządzanie biurkami i dostosowywanie ich w razie potrzeby.
3. Wspieranie współpracy
Twórz i udostępniaj zasady hot desking i najczęściej zadawane pytania w zespołach dzięki ClickUp Docs
Z Dokumenty ClickUp zespół może wspólnie tworzyć, edytować i udostępniać polityki i ważne dokumenty w czasie rzeczywistym. Funkcja ta jest szczególnie przydatna w ustawieniach hybrydowych, gdzie polityki mogą często ewoluować, aby dostosować się do nowych wyzwań i możliwości.
wsparcie hot desking z wirtualną współpracą dzięki ClickUp Whiteboards_ Tablice ClickUp wspierają współpracę w czasie rzeczywistym, zapewniając, że zdalni i lokalni członkowie zespołu są tak samo zaangażowani i poinformowani, niezależnie od tego, gdzie pracują
4. Usprawnienie komunikacji
włącz komunikację w czasie rzeczywistym bez obaw o lokalizację dzięki ClickUp Chat_
Użyj ClickUp Chat aby utrzymać jasną i stałą komunikację między członkami zespołu, niezależnie od biurka lub lokalizacji, z której pracują.
Dzięki wiadomościom w czasie rzeczywistym, komentarzom i wzmiankom @, wszyscy są na bieżąco. Możesz także utworzyć kanał zespołu na czacie, aby zarządzać zapytaniami dotyczącymi hot desking, takimi jak zmiany w przydziałach biurek lub potrzeby współpracy.
5. Zbieraj opinie za pomocą formularzy
Zbieraj opinie na temat doświadczeń związanych z hot deskingiem bezpośrednio przez ClickUp Forms Formularze ClickUp zbiera opinie pracowników na temat pracy w trybie hot desking. Użyj automatyzacji, aby skierować te odpowiedzi do dedykowanego folderu, w którym możesz je przeanalizować, aby zrozumieć zadowolenie pracowników i obszary wymagające poprawy.
Te informacje zwrotne są niezbędne do dostosowania zasad i praktyk, aby lepiej odpowiadały potrzebom zespołu. Co więcej, zebrane opinie mogą zostać przekształcone w zadania w ClickUp i przypisane do odpowiednich właścicieli.
6. Oszczędzaj czas administratora dzięki szablonom
Szablon do zarządzania przestrzenią biurową ClickUp
Szablon do zarządzania przestrzenią biurową ClickUp zmienia sposób obsługi hot deskingów, dostarczając kompleksowy zestaw narzędzi do efektywnego organizowania i zarządzania prywatnymi biurami.
Ten szablon jest gotowy do użycia i w pełni konfigurowalny, co ułatwia bardziej efektywne zarządzanie przestrzenią biurową.
Szablon umożliwia:
- Planować i wizualizować, gdzie wszyscy będą siedzieć, aby zmaksymalizować wydajność i zapewnić, że żadna przestrzeń nie zostanie zmarnowana
- Śledzenie sal spotkań, rezerwacji sprzętu i innych zasobów w jednym scentralizowanym miejscu
- Tworzyć zadania dotyczące konserwacji, sprzątania i aktualizacji przestrzeni biurowych, zapewniając, że wszystko jest w najlepszym stanie do użytku
- Korzystaj z różnych widoków, takich jak "Dostępność w czwartki", aby zobaczyć na pierwszy rzut oka, kto jest w biurze i gdzie ma licencję, pomagając w planowaniu i dostosowywaniu się do potrzeb
Make Hot Desking Work for You With the Right Hot Desk Booking Software (Spraw, by Hot Desking pracował dla Ciebie dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do rezerwacji Hot Desk)
Hot Desking znacząco zmienił dynamikę pracy biurowej poprzez lepsze wykorzystanie przestrzeni i zwiększenie elastyczności. To z kolei zwiększa autonomię pracowników i znacznie obniża koszty. Jest to również świetny sposób na zarządzanie praca z domu i teamów hybrydowych.
Nie obywa się to jednak bez wyzwań. Powodzenie w pokonywaniu tych przeszkód wymaga przemyślanej strategii i ciągłej informacji zwrotnej.
ClickUp jest dostawcą doskonałego oprogramowania do rezerwacji biurek, które umożliwia efektywne wdrażanie i zarządzanie hot deskingiem. Ponadto, ClickUp jest również narzędziem typu "wszystko w jednym", które może pomóc w stworzeniu bardziej dynamicznego i wydajnego środowiska dzięki możliwościom współpracy i komunikacji.
Rozpocznij transformację zarządzania biurem z ClickUp i korzystaj z łatwego i wydajnego hot desking już dziś! Zarejestruj się teraz za Free !