Jak utworzyć diagram pokrewieństwa

Organizujesz społeczne targi sztuki i poprosiłeś lokalnych artystów o przedstawienie swoich pomysłów. Wkrótce notatki zaczynają się piętrzyć od sugestii - abstrakcyjne obrazy, rzeźby ceramiczne, pokazy sztuki na żywo, warsztaty rzemieślnicze i wiele innych.

Sama liczba pomysłów jest ekscytująca, ale przytłaczająca, przez co trudno jest zobaczyć, jak wszystko do siebie pasuje.

Czy nie byłoby prościej pogrupować te pomysły w kategorie, takie jak "wystawy", "warsztaty" i "występy"?

Do zrobienia tego właśnie służy diagram pokrewieństwa. Pomaga on zorganizować powiązane pomysły w ustrukturyzowany plan - podobnie jak sortowanie pomysłów na targi sztuki w jasne kategorie w celu stworzenia spójnego planu wydarzenia.

W tym artykule zbadamy, w jaki sposób można wykorzystać diagramy pokrewieństwa do podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów w miejscu pracy. Zanim to jednak nastąpi, wyjaśnijmy sobie podstawy.

Czym jest diagram pokrewieństwa?

Diagram pokrewieństwa to wizualne narzędzie do organizowania zadań, pomysłów lub wyników badań w znaczące klastry. Jest szczególnie przydatny podczas sesji burzy mózgów lub planowania projektów, ponieważ pomaga zrozumieć złożone informacje poprzez podkreślenie wzorców i tematów, które mogą nie być oczywiste na pierwszy rzut oka.

przez Wizualny paradygmat Niezależnie od tego, czy jesteś projektantem, kierownikiem projektu, badaczem czy decydentem biznesowym, diagramy powinowactwa będą oszczędzającym czas dodatkiem do twojego cyklu pracy.

Pochodzenie i rozwój diagramu pokrewieństwa

Choć idea grupowania danych nie jest nowa, jeszcze kilkadziesiąt lat temu nie istniała żadna ustandaryzowana terminologia ani metoda.

Termin "diagram pokrewieństwa" (znany również jako metoda KJ) został po raz pierwszy wprowadzony przez Jiro Kawakitę, japońskiego antropologa w latach sześćdziesiątych XX wieku. Opracował tę metodę, aby zsyntetyzować ogromne dane etnograficzne zebrane podczas jego badań w Himalajach.

Mapy pokrewieństwa ostatecznie trafiły do świata korporacji, pomagając organizacjom systematycznie gromadzić i analizować informacje oraz wspólnie podchodzić do rozwiązywania problemów. Szybko zyskało popularność, szczególnie na polu projektowania UX i planowania projektów.

Z czasem stało się podstawą różnych praktyk zarządzania, w tym Total Quality Management (TQM) i Six Sigma.

Czym jest mapa pokrewieństwa?

Mapowanie pokrewieństwa to proces polegający na tworzenia diagramu pokrewieństwa . Polega to na zapisywaniu poszczególnych pomysłów lub informacji na osobnych notatkach lub kartach, a następnie sortowaniu ich w grupy na podstawie ich podobieństw.

W ten sposób można wizualnie uporządkować informacje i wykryć relacje między różnymi elementami danych. To świetny sposób, aby sprawić, że duży, nieporęczny zestaw informacji będzie łatwiejszy w zarządzaniu i bardziej wnikliwy.

Przeczytaj również: 10 przykładów diagramów dla każdego rodzaju projektu

Diagram pokrewieństwa vs. mapa myśli

Zarówno diagramy pokrewieństwa, jak i mapy myśli są narzędziami do organizowania informacji, ale działają na nieco inne sposoby. Zasadniczo, diagram pokrewieństwa grupuje podobne elementy w oparciu o ich naturalne powiązania.

Z drugiej strony, mapy myśli zaczynają się od centralnego pomysłu i rozgałęziają się od powiązanych myśli. Najlepiej nadaje się do burzy mózgów i odkrywania różnych aspektów jednego tematu.

Organizuj pomysły i projekty, dodawaj zadania, które można śledzić, twórz logiczne ścieżki i usuwaj zbędne zadania za pomocą widoku mapy myśli ClickUp

Zrozummy różnice między diagramami pokrewieństwa a mapami myśli na przykładzie:

Diagram pokrewieństwa: Załóżmy, że Twój zespół ds. marketingu zawartości jest burza mózgów na tematy dla nowej serii blogów na temat "Skutecznych strategii w mediach społecznościowych" Zbierasz różne pomysły, takie jak:

• Studia przypadków powodzenia kampanii
• Wskazówki dotyczące korzystania z analityki
• Recenzje narzędzi mediów społecznościowych
• Strategie zwiększania zaangażowania

Zapisujesz te pomysły na karteczkach samoprzylepnych, a następnie grupujesz je na podstawie podobieństw.

W tym procesie okazuje się, że "Studia przypadków udanych kampanii" i "Strategie zwiększania zaangażowania" pasują do kategorii "Historie powodzenia", podczas gdy "Wskazówki dotyczące korzystania z analityki" i "Recenzje narzędzi mediów społecznościowych" należą do kategorii "Praktyczne wskazówki".

I to wszystko - masz główne tematy dla swojej serii blogów.

Mapa myśli: Teraz powiedzmy, że tworzysz strategię zawartości dla tej samej serii blogów. Zaczynasz więc od "Strategii mediów społecznościowych" w centrum mapy myśli. Stamtąd tworzysz branch dla kluczowych elementów, takich jak "Typy zawartości", "Kanały dystrybucji", "Docelowi odbiorcy" i "Metryki powodzenia".

W sekcji "Typy zawartości" można rozgałęzić się na "Poradniki", "Infografiki" i "Samouczki wideo"

W sekcji "Kanały dystrybucji" można utworzyć branch dla "Meta", "LinkedIn" i "Instagram"

I gotowe - masz wizualną mapę, aby zobaczyć tematy i podtematy głównej idei.

Przewodnik krok po kroku dotyczący tworzenia diagramu pokrewieństwa

Przeprowadzimy Cię przez proces tworzenia diagramu pokrewieństwa. Postępuj zgodnie z tymi sześcioma krokami, a będziesz gotowy do przecięcia złożonych ustawień danych i dotarcia do kluczowych informacji.

1. Zdefiniuj problem

Czasami podejście do problemu ze świeżej perspektywy może doprowadzić do przełomu. Dlatego zadaj sobie pytanie, czy reorganizacja informacji w inny sposób może sprawić, że problem będzie bardziej zrozumiały i łatwiejszy do rozwiązania.

Jeśli odpowiedź jest twierdząca, oto pierwszy krok do stworzenia diagramu pokrewieństwa - jasno zdefiniuj problem/temat, którym chcesz się zająć i cele, które chcesz osiągnąć poprzez stworzenie diagramu.

Poświęć więc trochę czasu na zastanowienie się nad problemem i określ, co dokładnie próbujesz rozwiązać lub zrozumieć. Czy musisz podjąć ważną decyzję? A może projekt nie postępuje zgodnie z oczekiwaniami? Sprecyzowanie problemu pomoże ci zebrać odpowiednie informacje.

Diagramy pokrewieństwa sprawdzają się dobrze, gdy cele/oczekiwania dotyczą:

• Analizy danych z badań niestandardowych klientów
• Generowanie pomysłów na nowe projekty
• Identyfikowanie problemów w istniejących procesach

W tym kroku można wykorzystać Dokumenty ClickUp . Możesz pracować w czasie rzeczywistym ze swoim zdalnym teamem nad listą kluczowych problemów, przed którymi stoisz i celów, które chcesz osiągnąć, tworząc diagram pokrewieństwa. Ponieważ pozwala on na jednoczesną edycję wielu osobom, każdy może zapisać swoje przemyślenia w jak najkrótszym czasie.

Współpracuj z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami w ClickUp Docs i zapisuj problemy, z którymi się borykasz

2. Zbierz informacje

Po dokładnym zrozumieniu problemu, nadszedł czas na zebranie informacji. Tutaj do gry wkracza burza mózgów.

Zaangażuj w ten proces międzyfunkcyjne Teams i zewnętrznych interesariuszy. Przedstawią oni różne opinie, a ty uzyskasz szeroki zakres informacji.

Nie powstrzymuj się - notuj każdy pomysł, bez względu na to, jak mały lub niekonwencjonalny.

Ten krok działa świetnie, jeśli wszyscy zapisują swoje pomysły na starych, dobrych karteczkach samoprzylepnych. Jednakże, gdy dane wejściowe są liczne, warto wybrać drogę cyfrową, aby skutecznie przechwytywać i analizować dane. Tablice ClickUp clickUp Whiteboards, platforma do współpracy wizualnej w czasie rzeczywistym, świetnie sprawdzi się podczas sesji burzy mózgów. Narzędzie to oferuje kreatywną Canvę, na której członkowie zespołu mogą pisać notatki, dodawać kształty, rysować odręcznie i przedstawiać swoje najlepsze pomysły.

Organizuj sesje burzy mózgów na tablicach ClickUp i współpracuj ze swoim zespołem, aby wymyślać kreatywne pomysły

Możesz również połączyć odpowiednie zadania, pliki i dokumenty z obszaru roboczego ClickUp, aby notatki były bardziej kontekstowe.

Użytkownicy ClickUp uwielbiają Tablicę:

ClickUp pomógł naszemu zdalnemu zespołowi komunikować się w różnych strefach czasowych i wiedzieć, co dzieje się w projekcie bez konieczności organizowania niepotrzebnych spotkań lub proszenia ludzi o informacje przez e-mail lub Slack. Funkcja tablicy pomaga nam przeprowadzać burze mózgów na temat procesów i cykli pracy oraz przydzielać zadania w czasie rzeczywistym

Danielle Blush, kierownik projektu, EDforTech

3. Sortowanie i grupowanie informacji

Po zebraniu wszystkich pomysłów, następnym krokiem jest posortowanie i pogrupowanie ich w kategorie. Zacznij od przejrzenia zebranych elementów i identyfikacji wspólnych tematów lub wzorców.

Na przykład, jeśli pracujesz nad poprawą obsługi klienta, możesz utworzyć kategorie takie jak "Opinie klientów", "Szkolenie personelu" i "Ulepszenia procesów" Nadaj każdej kategorii wyraźną etykietę, a także uporządkuj elementy w każdej grupie w logicznej kolejności.

Dzięki takiemu układowi można wizualizować relacje między różnymi informacjami i zobaczyć szerszy obraz.

Można użyć Mapy myśli ClickUp (w ramach ClickUp Whiteboards), aby zilustrować powiązania między pomysłami. Narzędzie to umożliwia

• Rozbijanie złożonych pomysłów na małe jednostki w celu uzyskania przejrzystości
• Edytowanie, usuwanie lub reorganizowanie pomysłów w celu dopasowania ich do wymagań
• Dodawanie pomysłów do mapy i przekształcanie ich w wykonalne zadania
• Reorganizację mapy za pomocą Re-Layout i zachowanie hierarchii

Wizualizuj, jak wiele powiązanych pomysłów wynika z centralnego pomysłu za pomocą map myśli ClickUp

Na przykład, w kategorii "Szkolenie personelu" możesz mieć podkategorie, takie jak "Szkolenie w zakresie umiejętności miękkich", "Szkolenie w zakresie wsparcia na czacie" i "Szkolenie techniczne". Mapa myśli dostarcza kompleksowego obrazu różnych aspektów pojedynczego zadania/idei.

4. Tworzenie diagramu pokrewieństwa

Teraz nadszedł czas, aby pogrupowane informacje ułożyć w diagram pokrewieństwa. Umieść swoje kategorie i elementy na tablicy i ułóż je w sposób, który wizualnie przedstawi ich powiązania.

Dodatkowo użyj linii, strzałek lub innych wizualnych łączników, aby pokazać, w jaki sposób różne kategorie i pomysły są ze sobą połączone.

Nie bój się zmieniać układu elementów w miarę postępów; celem jest stworzenie diagramu, który skutecznie komunikuje połączenia i wzorce w danych.

Jeśli korzystasz z ClickUp Whiteboards, możesz przeciągać i upuszczać swoje pomysły, zmieniać ich kolejność i dodawać wizualne wskazówki (strzałki, łączniki, kodowanie kolorami itp.) w celu płynnej kategoryzacji.

Nakreśl swój diagram pokrewieństwa na tablicach ClickUp i dostosuj go do swojego cyklu pracy

Przeczytaj również: 10 najlepszych alternatyw i konkurentów Lucidchart dla diagramów w 2024 r

5. Przejrzyj i udoskonal swój diagram powinowactwa

Gdy diagram jest już gotowy, zrób krok wstecz i przeanalizuj jego układ. Upewnij się, że diagram zawiera wszystkie grupy i elementy, a połączenia dokładnie odzwierciedlają relacje między różnymi informacjami.

Zasięgnij opinii członków teamu lub kluczowych interesariuszy, aby poznać ich punkt widzenia i zidentyfikować wszelkie luki lub obszary wymagające poprawy. W oparciu o informacje zwrotne, wprowadź niezbędne poprawki, jeśli takie istnieją.

Przygotuj się - na tym kroku może być konieczna reorganizacja kategorii, dodanie/pominięcie informacji lub wyjaśnienie połączeń.

ClickUp Whiteboards sprawia, że ten krok jest dziecinnie prosty. Twój wewnętrzny Teams i interesariusze mogą współpracować bezpośrednio na Tablicy i wprowadzać zmiany do diagramu powinowactwa zgodnie z wymaganiami. Nie ma potrzeby komunikowania się za pomocą e-maili lub rozmów telefonicznych - wszystko jest zrobione na jednej platformie.

Przejrzyj i dostosuj diagram powinowactwa we współpracy ze swoim zespołem na tablicach ClickUp

6. Ustal priorytety i działaj

Na koniec użyj diagramu pokrewieństwa, aby ustalić priorytety kategorii i opracować plan działania. Poszukaj kluczowych tematów lub klastrów, które podkreślają najbardziej krytyczne obszary wymagające uwagi.

Na przykład, jeśli diagram pokazuje, że większość problemów należy do kategorii "Opinie klientów", możesz zająć się nimi w pierwszej kolejności.

Zarysuj plan, aby zająć się każdym z priorytetów, przydziel obowiązki i ustaw jasne osie czasu. Podczas wdrażania tych planów, śledź postępy i wprowadzaj poprawki do planu na bieżąco w oparciu o wyniki i informacje zwrotne.

Na Tablicach ClickUp łatwo jest przejść od zrozumienia problemu do podjęcia skutecznych działań. Gdy zidentyfikujesz pomysł/problem, który wymaga natychmiastowego działania, możesz utworzyć zadanie ClickUp bezpośrednio z tablicy.

Przekształcaj pomysły w wykonalne zadania na tablicach ClickUp Whiteboard

Dzięki ponad 15 konfigurowalnym Widoki ClickUp dzięki ClickUp Views możesz śledzić postępy w dowolny sposób - niezależnie od tego, czy szukasz widoku całego cyklu pracy z lotu ptaka, czy szczegółowego widoku konkretnego zadania. Oto kilka widoków, które mogą okazać się przydatne:

• Widok Gantt: Oferuje wizualną oś czasu zadań, pokazując, jak nakładają się one na siebie i współdziałają ze sobą. Dzięki temu widokowi można zobaczyć harmonogram projektu i zależności na pierwszy rzut oka
• Widok kalendarza: Pokazuje zadania na podstawie ich terminów w miesięcznym, tygodniowym lub dziennym formacie kalendarza. Widok ten pozwala zarządzać terminami i lepiej planować harmonogram pracy
• Widok listy: Dostarcza szczegółowy, liniowy widok zadań. Zadania można grupować w oparciu o priorytet, termin wykonania, osobę przypisaną, status i inne

Można również pominąć te kroki i bezpośrednio utworzyć diagram za pomocą gotowych szablonów szablony diagramów powinowactwa , takie jak Szablon diagramu pokrewieństwa ClickUp . Dzięki tej konfigurowalnej strukturze możesz tworzyć listy pomysłów, grupować podobne pomysły w kategorie, ustalać priorytety krytycznych elementów i wizualizować postępy w realizacji zadań, a wszystko to w ujednoliconej przestrzeni.

Pobierz szablon

Przechwytuj pomysły, grupuj podobne, identyfikuj wzorce i usprawniaj podejmowanie decyzji dzięki szablonowi Affinity Diagram firmy ClickUp

Dzięki temu szablonowi możesz:

• Współpracować ze zdalnymi członkami Teams
• Szybko organizować duże ilości danych i pomysłów
• Dokładnie kategoryzować dane i identyfikować wzorce
• Przyspieszyć podejmowanie decyzji

Od badań użytkowników, usprawniania procesów i planowania strategicznego po organizację zawartości, możesz stworzyć diagram pokrewieństwa do różnych celów i opracować solidny plan działania. Co więcej, natywne narzędzia do wizualizacji, w tym widoki List, Gantt, Obciążeń pracą i Kalendarza, pozwalają na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadań.

Wszechstronne zastosowania diagramów pokrewieństwa

Przyjrzyjmy się, w jaki sposób można wdrożyć diagramy podobieństwa w różnych aspektach zarządzania projektami:

Diagramy podobieństwa w myśleniu projektowym

Design thinking to podejście do rozwiązywania problemów, które koncentruje się na opracowywaniu innowacyjnych rozwiązań dostosowanych do potrzeb użytkowników. Obejmuje ono pięć nieliniowych scen - empatię, definiowanie, ideowanie, prototypowanie i testowanie. Diagramy pokrewieństwa są przydatne na wielu z tych scen.

• Na scenie Empathize, gdzie celem jest dogłębne zrozumienie użytkowników za pomocą metod takich jak wywiady i obserwacje, diagram pokrewieństwa pomaga kategoryzować duże ilości danych jakościowych
• Na scenie Definiuj, klastry z diagramu pokrewieństwa pozwalają skupić się na powtarzających się problemach, z którymi borykają się użytkownicy

Diagramy podobieństwa i Six Sigma

Metodologia Six Sigma ma na celu poprawę procesów biznesowych i redukcję defektów, aby osiągnąć niemal idealną jakość i wydajność. Jest ona zgodna z ramami DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control), a diagramy podobieństwa umożliwiają poruszanie się po każdym z tych kroków w zorganizowany sposób.

Oto jak to zrobić:

Diagramy pokrewieństwa w podejmowaniu decyzji

Analizowanie dużego zestawu punktów danych, pomysłów lub informacji zwrotnych i podejmowanie konkretnych decyzji na podstawie tej analizy jest przytłaczające. Diagram pokrewieństwa może być potężnym narzędziem do sortowania wszystkiego w przejrzyste, zorganizowane kategorie.

Na przykład, jeśli twój zespół prowadzi burzę mózgów na temat nowych funkcji dla produktu, możesz otrzymać dziesiątki sugestii. Korzystając z diagramu pokrewieństwa, można pogrupować podobne pomysły i szybko dostrzec wspólne tematy/priorytety.

Pokazują one również, w jaki sposób różne dane wejściowe pasują do siebie, ułatwiając członkom zespołu osiągnięcie konsensusu i podejmowanie świadomych decyzji.

Przeczytaj również: 10 szablonów diagramów kontekstowych Free

Diagramy podobieństwa w UX

W projektowaniu UX diagramy pokrewieństwa pozwalają nadać sens danym jakościowym zebranym podczas badań klientów, takich jak wywiady lub ankiety.

Załóżmy na przykład, że niektórzy klienci mówią o trudnościach w poruszaniu się po stronie internetowej, podczas gdy inni wzmiankują o braku opcji niestandardowych.

Diagram pokrewieństwa pozwala pogrupować te notatki w klastry na podstawie ich wspólnych tematów, takich jak "problemy z nawigacją" lub "prośby o funkcje", dzięki czemu można zacząć dostrzegać wzorce w potrzebach użytkowników i ich punktach bólu

Przeczytaj także: Tworzenie diagramu cyklu pracy: Przewodnik krok po kroku

Diagramy podobieństwa w Agile

Teams Agile żonglują wieloma zadaniami i pomysłami jednocześnie, a diagramy pokrewieństwa są idealne do utrzymania dobrej struktury. Oto jak to zrobić:

• Podczas backlog refinement możesz mieć wiele historyjek użytkownika lub zadań, które wymagają posortowania. Korzystając z diagramu pokrewieństwa, można pogrupować powiązane historie i nadać im priorytety w bardziej efektywny sposób
• Podczas planowania sprintu, te diagramypomagają wizualizować i organizować zadania oraz usprawniają proces planowania
• W Agile retrospektywach, diagramy pokrewieństwa służą jako świetne narzędzie do grupowania informacji zwrotnych i identyfikowania powtarzających się problemów, dzięki czemu Teams mogą zlokalizować obszary do poprawy i opracować plany działania

Czytaj więcej: Rodzaje wykresów do wizualizacji danych

Organizacja danych podstawowych za pomocą ClickUp

Podczas tworzenia diagramów pokrewieństwa z ogromnymi (i złożonymi) zestawami surowych danych, fizyczne notatki Post-it nie wystarczą. Potrzebujesz potężnego narzędzia cyfrowego, aby skutecznie organizować pomysły, rozumieć ich powiązania, a następnie podejmować znaczące działania.

Właśnie wtedy ClickUp przychodzi na ratunek. Jako platforma do wizualnej współpracy i zarządzania danymi, pozwala ona przechwytywać pomysły, rysować połączenia i oznaczać je kolorami dla przejrzystości. Możesz także łączyć pomysły z zadaniami, przypisywać obowiązki i śledzić postępy - wszystko w jednym miejscu.

Tworzenie diagramów pokrewieństwa w mgnieniu oka- zacznij korzystać z ClickUp już dziś !