Niepewność na rynku pracy, trend powolnego życia pokolenia Z i globalne możliwości napędzają gospodarkę koncertową. Ludzie szukają większej autonomii i elastyczności - czegoś, czego nie oferują tradycyjne role w firmie.
W rzeczywistości 36% Badanie szans Amerykanów w 2022 r. przeprowadzone przez McKinsey respondentów określiło się jako niezależni pracownicy. To około 58 milionów Amerykanów.
Ustanowienie skutecznych procesów zarządzania niezależnymi wykonawcami jest ważniejsze niż kiedykolwiek dla wewnętrznych menedżerów - lub jednoosobowych teamów, co prawdopodobnie ma miejsce w przypadku większości małych i średnich Business.
W tym wpisie na blogu zbadamy, jak zarządzać niezależnymi wykonawcami - gdzie można zintegrować ich z procesami zespołu, zachowując zdrowe granice.
W końcu najważniejszą zasadą powodzenia w zarządzaniu wykonawcami jest uznanie, że NIE są oni pełnoetatowymi pracownikami.
Jak skutecznie zarządzać wykonawcami: 10 wskazówek
Dobre zarządzanie wykonawcami przynosi korzyści wszystkim. Po ustawieniu jasnych oczekiwań i otwartej komunikacji, kontrahenci dostarczają lepszą pracę i pozostają zaangażowani. Dla ciebie oznacza to sprawniejszy przebieg projektów i wysokiej jakości wyniki.
Zastanówmy się, jak zmaksymalizować powiązania z wykonawcami, aby osiągnąć obopólne korzyści.
1. Ocena i pozyskiwanie właściwych wykonawców
Pierwszym krokiem jest znalezienie odpowiednich wykonawców - ludzi, którzy są dobrzy w specyfikacji pracy, wykonują wysokiej jakości pracę i pasują do kultury pracy i etosu Twojej organizacji. Niestety, łatwiej to powiedzieć niż zrobić.
W przeciwieństwie do pełnoetatowych pracowników, którzy chętnie przechodzą przez wiele rund rozmów kwalifikacyjnych i projektów testowych, wykonawcy preferują szybkie procesy rozmów kwalifikacyjnych - w których zatrudniasz ich na podstawie wcześniejszych prac (ich portfolio).
Oto kilka wskazówek dotyczących przeprowadzania rozmów kwalifikacyjnych i szybkiego wdrażania niezależnych wykonawców:
- Planuj rozmowy kwalifikacyjne w oparciu o ich doświadczenie: Dostosuj pytania w oparciu o ich poziom doświadczenia. W przypadku początkujących podkreśl umiejętności techniczne, podczas gdy w przypadku ekspertów skup się na ich stylu pracy i podejściu do projektów
- Zacznij od płatnej wersji próbnej projektu: Pozwoli ci to ocenić jakość pracy wykonawcy, jego umiejętności komunikacyjne i dopasowanie kulturowe do twojego zespołu
- Poproś o referencje od poprzednich klientów: Skontaktuj się z byłymi klientami, aby uzyskać opinie z pierwszej ręki na temat jakości pracy, niezawodności i umiejętności komunikacyjnych wykonawcy
Oto niektóre z nich pytania dotyczące kultury od założyciela 37 Signals, Jasona Frieda . Zadaje on "mniej oczywiste pytania", aby ocenić dopasowanie kulturowe i styl pracy kandydata.
2. Ustanowienie jasnych umów i porozumień w celu uniknięcia pułapek prawnych
Po zatrudnieniu odpowiednich wykonawców, kolejnym ważnym krokiem jest sformalizowanie powodzenia powiązań roboczych za pomocą jasnych i prawnie wiążących umów. Umowy te określają zakres prac, warunki płatności, prawa własności intelektualnej, zakaz ujawniania informacji i inne aspekty partnerstwa.
Może to ochronić twoje odsetki biznesowe, ustalić jasne oczekiwania i zminimalizować ryzyko nieporozumień lub sporów prawnych
Jeśli zależność od kontrahentów dotyczy dużej części twojej pracy, będziesz wysyłać wiele umów. Jednym ze sposobów na usprawnienie tego procesu jest oprogramowanie do zarządzania umowami i szablony. Narzędzia te mogą pomóc w standaryzacji procesu, ograniczeniu błędów i zapewnieniu zgodności z wymogami prawnymi i regulacyjnymi. ClickUp to oprogramowanie do zarządzania projektami i umowami - kompleksowe narzędzie do zarządzania niezależnymi wykonawcami. The Szablon umowy z wykonawcą ClickUp jest niezależny od branży i można go niestandardowo dostosować do różnych projektów i lokalizacji.
Standaryzacja umów kontraktowych w całej organizacji dzięki szablonowi umowy z wykonawcą ClickUp
To szablon umowy obejmuje wszystkie kluczowe sekcje, w tym:
- Obowiązki klienta: Nakreśl swoje obowiązki, takie jak dostarczenie niezbędnych narzędzi, proces zatwierdzania itp
- Zakres projektu: Określenie konkretnych granic projektu, w tym rezultatów, osi czasu i oczekiwań
- Warunki płatności: Określenie harmonogramu płatności, metod i wszelkich kar za opóźnienia w płatnościach
- Klauzula poufności: Ochrona poufnych informacji udostępnianych między stronami
- Warunek trwałości: Określenie warunków w umowie, które będą ważne nawet w przypadku, gdy umowa zostanie uznana za nieważną w trakcie sporu
- Prawo właściwe: Wzmianka o jurysdykcji prawnej, która będzie regulować umowę w przypadku sporów
Przeczytaj również: 10 szablonów dla freelancerów do zarządzania obciążeniami pracą
3. Ustawienie procesu onboardingu (i offboardingu) kontrahentów
Podobnie jak w przypadku pracowników pełnoetatowych, upewnij się, że masz przepływ pracy do wdrażania wykonawców. Ponadto, choć możesz wziąć niektóre elementy z procesu wdrażania pracowników pełnoetatowych, są one zazwyczaj krótsze i szybsze.
Oto 3-etapowy proces wdrażania pracowników kontraktowych:
- Dokument wdrożeniowy: Tworzysz dokument, aby nakreślić zakres projektu, terminy, istotne kamienie milowe i sposób, w jaki zespół wewnętrzny będzie je wspierał. Możesz również wykorzystać tę scenę, aby dać im dostęp do wszelkich narzędzi i dodać ich do swoich kanałów komunikacji
- Spotkanie: Ustawienie rozmowy telefonicznej z freelancerem i innymi członkami zespołu wewnętrznego zaangażowanymi w projekt. To dobry moment, aby ponownie przedstawić swoją kulturę pracy i procesy oraz opowiedzieć freelancerom więcej o swoich produktach i usługach
- Pierwszy kamień milowy: Tutaj pracujesz z freelancerem nad pierwszym projektem - pomagając mu pokonać początkowe przeszkody i nabrać rozpędu
Podobnie, zapewnij dobry proces offboardingu, aby usprawnić przekazywanie projektów i rozwiązać luźne kwestie prawne. Oto kilka rzeczy, które można uwzględnić w procesie offboardingu:
- Sprawdź, czy wszystkie płatności końcowe są przetwarzane dokładnie i na czas
- Zaplanuj płynne przekazanie niedokończonych prac, aby zapewnić ciągłość
- Uzyskanie informacji zwrotnej poprzez rozmowę końcową w celu zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy
Przeczytaj również: 10 Free szablonów umów o świadczenie usług w Word & ClickUp
4. Ustawienie oczekiwań z góry
Większość wykonawców doświadczyła co najmniej jednego horroru, w którym projekt rozpoczął się jako coś, a zakończył jako coś zupełnie innego. Nie bądź takim klientem.
Aby uniknąć rozrostu zakresu projektu i zapewnić powodzenie, ustal jasne cele i kamienie milowe z dokument określający zakres prac od samego początku. Pomoże to zapobiec zboczeniu projektu z kursu i zapewni, że ty i wykonawca jesteście na tej samej stronie w odniesieniu do celów.
Oto dwa sposoby do zrobienia tego:
- Sfinalizuj zakres i cele projektu podczas sporządzania umowy. Przejrzyj ją przez wszystkich wewnętrznych interesariuszy, aby upewnić się, że nikt nie wprowadzi zmian, gdy projekt jest w połowie realizacji
- Ustawienie narzędzia do śledzenia celów w folderzeplatformie do zarządzania projektami aby sprawdzać postęp projektu w kluczowych kamieniach milowych, aby upewnić się, że jesteś na dobrej drodze
Śledzenie kamieni milowych projektu za pomocą ClickUp Goals
Dodaj szczegóły projektu i kluczowe rezultaty do Cele ClickUp . Każdy cel nadrzędny można podzielić na zadania i podzadania, jasno określając, co się z nim wiąże. Pomaga to śledzić zakończenie każdego kamienia milowego i zapewnia odpowiedzialność.
Ustaw cele projektu, sprawdzaj postępy i identyfikuj wąskie gardła za pomocą ClickUp Goals
Możesz używać celów do przeprowadzania przeglądów wydajności i mierzenia poziomów wydajności swoich wykonawców.
Przeczytaj również: Outsourcing zarządzania projektami: Korzyści z outsourcingu w zarządzaniu biznesem
5. Zdefiniuj kanały komunikacji
Kontraktorzy często czują się oddaleni od wewnętrznych członków zespołu. W końcu nie są oficjalnymi członkami Teams - nie mają dostępu do IRL ani wirtualnych kanałów komunikacji rozmowy przy chłodnicy wody które są ogromną częścią budowania połączeń w zespole.
Musisz zrobić pierwszy krok i sprawić, by poczuli się włączeni. Możesz to zrobić poprzez jasne określenie swoich preferencji komunikacyjnych, takich jak kanały, częstotliwość spotkań i główny punkt kontaktowy.
Oto kilka wskazówek dotyczących definiowania jasnych i spójnych kanałów komunikacji:
Wybierz kanał komunikacji
Wybierz podstawową platformę komunikacji w oparciu o preferencje zespołu i wymagania projektu (np. e-mail, oprogramowanie do zarządzania projektami, komunikatory internetowe). Następnie przejdź dalej i uwzględnij kanały zapasowe, aby zawsze być dostępnym.
Możesz także rozważyć zaoferowanie preferowanych narzędzi asynchronicznych i synchronicznych dla lepszej elastyczności. Załóżmy na przykład, że przeglądasz dokument lub edytujesz bazę danych. W takim przypadku można użyć Wykrywanie współpracy ClickUp funkcje takie jak komentarze, etykiety i edycja w czasie rzeczywistym, aby utrzymać konwersacje wewnątrz dokumentu.
Korzystaj z funkcji współpracy ClickUp, aby zapewnić natychmiastową informację zwrotną w kontekście
Przeglądając postępy projektu, spróbuj przeprowadzić wszystkie rozmowy w jednym miejscu, aby uniknąć silosów informacyjnych. Na przykład, możesz utworzyć grupę w sekcji ClickUp Chat i nakazać dokonywanie aktualizacji wyłącznie na tym kanale. W ten sposób wszyscy będą na bieżąco.
Scentralizuj dyskusje na temat projektów dzięki rozmowom grupowym w ClickUp Chat
Zaplanuj regularne wizyty kontrolne
Planuj regularne spotkania kontrolne, aby omawiać postępy, rozwiązywać wszelkie problemy i przekazywać informacje zwrotne. Możesz określić częstotliwość spotkań kontrolnych w oparciu o złożoność projektu i oś czasu.
Udostępnianie zasad komunikacji
Jeśli masz politykę komunikacyjną obejmującą całą firmę, udostępnij ją swoim freelancerom. W ten sposób dowiedzą się oni, jak z Tobą rozmawiać - formalnie, swobodnie i tak dalej - oraz czy Twoja firma preferuje aktualizacje statusu asynchronicznie, czy w czasie rzeczywistym.
Pro Tip: Stwórz szablon dokumentu "Jak pracować z moją pracą" i poproś kontrahentów o jego wypełnienie. Pomoże to w określeniu preferencji i oczekiwań oraz zrozumieniu wzajemnego stylu pracy. Może on zawierać informacje takie jak preferowane kanały komunikacji i czas reakcji.
Możesz również udostępniać Szablon "ClickUp Moja Praca" [Indywidualny Współpracownik] i poproś ich, aby użyli go jako odniesienia podczas tworzenia swojego dokumentu.
6. Utwórz pętlę sprzężenia zwrotnego
Regularna informacja zwrotna może pomóc zidentyfikować obszary wymagające poprawy i wzmocnić powiązania między wykonawcą a klientem. Pamiętaj jednak, że informacja zwrotna jest procesem dwukierunkowym - musisz ustawić cykl pracy, który pozwoli ci przekazywać kontrahentom informacje zwrotne i pozwoli im dzielić się swoimi opiniami.
Oto jak można to zrobić:
- Udzielaj konstruktywnych informacji zwrotnych: Przekazuj konkretne, możliwe do wykorzystania informacje zwrotne, które koncentrują się na poprawie wydajności, a nie na krytykowaniu
- Poszukiwanie informacji zwrotnej: Aktywnie szukaj informacji zwrotnej od wykonawcy na temat twojej pracy jako klienta lub kierownika projektu podczas spotkań kontrolnych
- Użyj narzędzia do zbierania informacji zwrotnych: Rozważ użycie formularza lub ankiety w celu zebrania anonimowych informacji zwrotnych od wykonawców
Na przykład można użyć Formularze ClickUp do przeprowadzania comiesięcznych lub kwartalnych ankiet z kontrahentami. Kreator formularzy ma różne typy pól i pytania warunkowe, które pomagają spersonalizować ankietę.
Personalizuj swoje formularze na dużą skalę dzięki funkcjom logiki warunkowej ClickUp Forms
Możesz również organizować odpowiedzi w bazie danych. Ta ostatnia opcja może być szczególnie przydatna do znalezienia wzorców w odpowiedziach kontrahentów na przestrzeni czasu lub zbadania, jak wszyscy kontrahenci (łącznie) widzą Twoje procesy
Może to pomóc w stworzeniu opartych na współpracy i wydajności powiązań z kontrahentami.
Przeczytaj również: Jak poprawić relacje między agencją a klientem, aby wzrosły w 2024 r
7. Standaryzacja polityki i procesu płatności
Ustandaryzowana polityka i proces płatności mogą usprawnić operacje, zmniejszyć liczbę błędów i poprawić relacje z niezależnymi kontrahentami. Gdy określisz, jak to działa, nie będziesz musiał śledzić ich w sprawie faktur, a oni nie będą musieli ścigać Cię w sprawie płatności.
Oto kilka rzeczy, które warto uwzględnić w polityce płatności:
- Częstotliwość płatności: Określ harmonogram płatności (np. co tydzień, co dwa tygodnie, co miesiąc)
- Metoda płatności: Wybierz preferowaną metodę płatności (np. wpłata bezpośrednia, czek, PayPal)
- Szablon faktury: Stwórz standardowy szablon faktury ze wszystkimi niezbędnymi informacjami do udostępniania kontrahentom
- Przesłanie faktury: Wzmianki o tym, kiedy kontrahenci mają przesłać faktury
- Zatwierdzanie faktur: Wdrożenie jasnego procesu zatwierdzania w celu zapewnienia dokładności i terminowych płatności
Przygotuj swoją politykę z ClickUp Docs
Skorzystaj z narzędzia takiego jak Dokumenty ClickUp aby nakreślić zasady i procesy dotyczące płatności i udostępniać je swoim wewnętrznym teamom i niezależnym wykonawcom. Zapewni to pełną przejrzystość i da wykonawcom jasność co do procedur płatności.
Opracuj swoją politykę płatności i udostępniaj ją kontrahentom za pomocą ClickUp Docs
Jeszcze lepiej: ClickUp jest wyposażony w narzędzia AI, takie jak ClickUp Brain . Możesz edytować i lokalizować swoją politykę w różnych językach, co jest szczególnie przydatne, jeśli zatrudniasz globalnych kontrahentów.
Generuj zawartość i tłumacz swoje dokumenty na ponad 10 języków dzięki ClickUp Brain
Porada dla profesjonalistów: Ustaw tabele opłat dla różnych rodzajów prac kontraktowych i aktualizuj je, aby uniknąć negocjacji z wykonawcami i upewnić się, że budżet jest zgodny z oczekiwanymi kosztami.
8. Wspieraj długoterminowe powiązania
Pętle informacji zwrotnych to tylko jeden ze sposobów na zapewnienie trwałego powiązania między wykonawcą a klientem. W końcu kontrakty freelancerskie budowane są na relacjach i wzajemnym szacunku.
Oto kilka sposobów na okazanie freelancerom szacunku i ustawienie fundamentów pod zdrowe, długoterminowe powiązania:
- Zapewnij uczciwe wynagrodzenie: Zapewnij uczciwą i terminową płatność, przestrzegając uzgodnionych warunków
- Unikaj mikrozarządzania: Daj wykonawcom autonomię, której potrzebują, aby skutecznie zakończyć swoje zadania
- Bądź elastyczny: Dostosuj się do ich stylu pracy, w tym elastycznych godzin lub harmonogramu spotkań. Na przykład, niektórzy kontrahenci nie przestrzegają godzin pracy od 9 do 5, podczas gdy inni mogą preferować co najmniej dwudniowe powiadomienia o spotkaniach
- Wyślij trochę gadżetów: Okaż swoje uznanie dla długoterminowych wykonawców, wysyłając im spersonalizowane gadżety jako sposób na docenienie ich wkładu
9. Prowadzenie bazy danych kontrahentów
Baza danych kontrahentów to scentralizowane repozytorium informacji o zespole freelancerów - w różnych działach - dzięki czemu zespoły administracyjne, takie jak finanse lub HR, mogą śledzić dane kontrahentów i zapewnić zgodność z prawem pracy i przepisami.
Zalecamy korzystanie z narzędzia takiego jak ClickUp zamiast tradycyjnych arkuszy kalkulacyjnych lub narzędzi do obsługi dokumentów. Jest ono wyposażone w bardzo przydatne funkcje zarządzania bazą danych, takie jak filtry i etykiety, które pomagają kategoryzować kontrahentów.
Na przykład, można użyć Widok tabeli ClickUp aby stworzyć scentralizowaną bazę danych kontrahentów. Dzięki zaawansowanemu sortowaniu, filtrowaniu i polom niestandardowym, możesz łatwo segmentować kontrahentów według działów, zbierać określone szczegóły i niestandardowo dostosowywać układ bazy danych do swoich potrzeb
Uporządkuj dane kontrahenta za pomocą widoku tabeli ClickUp
Oto kilka pól, które warto uwzględnić w bazie danych kontrahentów:
- Informacje o kontrahentach: Ich imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer identyfikacji podatkowej i szczegóły płatności
- Specyfikacje umowy: Czas trwania umowy, zakres prac, warunki płatności i połączone z umową, NDA i innymi dokumentami prawnymi
- Szczegóły dotyczące zgodności: Formularze związane z podatkami i klasyfikacją pracowników, dokumentacja rozliczeniowa i inne dokumenty rządowe
Opcjonalnie możesz dodać pole Notatki w bazie danych, aby udokumentować ich specjalistyczne umiejętności, dane kontaktowe i linki do portfolio. Jest to szczególnie przydatne, gdy planujesz ponownie zatrudnić starego wykonawcę.
Ponadto, ClickUp integruje się z większością systemów kadrowo-płacowych. Oznacza to możliwość automatyzacji zadań, takich jak aktualizacja informacji o kontrahentach lub oznaczanie faktur jako opłaconych w ClickUp po ich przetworzeniu w systemie płacowym.
Notatka: Ponieważ baza danych zawiera wrażliwe dane, należy wdrożyć odpowiednie mechanizmy kontroli dostępu w celu ochrony informacji i zapewnienia prywatności danych.
10. Wykorzystanie technologii
Zgodność z prawem jest ważnym aspektem zatrudniania wykonawców i różni się w zależności od regionu. W Stanach Zjednoczonych IRS ma określone kryteria ustalania, czy pracownik jest niezależnym wykonawcą, czy pracownikiem.
Konieczne będzie również wystawienie formularza 1099-NEC w celu raportowania płatności dokonanych na rzecz niezależnych wykonawców. Narzędzie do zarządzania wykonawcami może pomóc w automatyzacji i rozwiązaniu tych komplikacji oraz zapewnić zgodność z lokalnymi przepisami prawa pracy i podatkowymi.
🌈 **Czy wiesz, że w niektórych stanach USA obowiązują przepisy ustanawiające nexus podatku od sprzedaży w przypadku zatrudniania niezależnych wykonawców? Oznacza to, że możesz być zobowiązany do pobierania i odprowadzania podatku od sprzedaży od zakupów, nawet jeśli nie masz tam fizycznego biura.
Innym aspektem, w którym technologia może pomóc, jest automatyzacja zajętej pracy, niezależnie od tego, czy chodzi o zarządzanie projektami dla freelancerów lub procesów systemowych, takich jak podpisywanie umów. Jedną z opcji jest automatyzacja zatwierdzania faktur, inicjowania odpraw z wykonawcami i obsługi innych zadań administracyjnych.
Teams prawne mogą rozważyć centralizację procesu wnioskowania o podpisanie umowy i poprawę wydajności dzięki Szablon zarządzania umowami ClickUp .
Umożliw swojemu zespołowi prawnemu otrzymywanie wniosków o zawarcie umowy i śledzenie postępów w ich realizacji za pomocą formularza ClickUp Contract Request Form
Oto jak to działa:
- Przesłanie formularza: Po prostu wypełnij formularz wniosku o kontrakt, określając cel i rodzaj kontraktu, wraz z pożądanym terminem jego realizacji
- Weryfikacja prawna: Zespół prawny sprawdza szczegóły wniosku, upewniając się, że wszystkie niezbędne informacje zostały dostarczone
- Sporządzenie i zatwierdzenie: Zespół prawny sporządza projekt umowy, uwzględniając określone wymagania i zapewniając zgodność z odpowiednimi przepisami i regulacjami
Co więcej: szablon zawiera widok tablicy, który umożliwia zespołowi prawnemu śledzenie statusu poszczególnych umów - zapewniając, że wszystkie zostaną zamknięte na czas.
Uprość zarządzanie kontrahentami dzięki ClickUp
Jak mówi przysłowie: "Powodzenie buduje się na systemach" Dzięki ClickUp możesz stworzyć niezawodne ramy do zarządzania kontrahentami - scentralizowany, zorganizowany i skalowalny system, który można niestandardowo dostosować do potrzeb różnych teamów.
Od sporządzania umów i zarządzania projektami po wspieranie pętli informacji zwrotnych i centralizację informacji o kontrahentach, ClickUp może pomóc w obsłudze wszystkich procesów z jednego miejsca. W ten sposób ustawisz system, który będzie działał zarówno pierwszego dnia, jak i dziesiątego roku. Zarejestruj się w ClickUp za darmo i zobacz, jak prowadzi to do skutecznego zarządzania kontrahentami.