Jak zastosować walidację danych w Arkuszach Google

Czy kiedykolwiek zdarzyło Ci się dwukrotnie sprawdzać raportowanie, obawiając się, że pomyliłeś miejsca po przecinku?

Albo, co gorsza, może odkryłeś tę pomyłkę i musiałeś przerobić swój raport od nowa?

Przełomowe spostrzeżenia biznesowe i zasłużone uznanie mogą zależeć od dokładności i integralności danych w jednym arkuszu kalkulacyjnym.

W tym miejscu walidacja danych staje się koniecznością

Walidacja danych zapewnia, że dane wprowadzone do systemu lub arkusza kalkulacyjnego spełniają określone kryteria lub reguły. Oszczędza to godziny, które w przeciwnym razie spędziłbyś na przeszukiwaniu gór danych.

Zrozumienie, jak wykorzystać walidację danych, jest kluczem do płynnego zarządzania danymi.

Jeśli korzystasz z aplikacji arkusza kalkulacyjnego Google, Arkuszy Google, takich jak 900 milionów innych ludzi na świecie, to ten przewodnik jest dokładnie tym, czego potrzebujesz.

Przeprowadzimy Cię przez wszystko, od ustawienia podstawowych reguł walidacji po opanowanie zaawansowanych technik, zapewniając, że Twoje dane pozostaną idealnie czyste i wolne od błędów.

Zrozumienie podstaw walidacji danych w Arkuszach Google

Walidacja danych to czujny strażnik, który zapewnia, że tylko poprawne dane pozostają w bazie danych Arkuszy Google. Podobnie jak większość technik walidacji, wymaga to ustawienia określonych reguł dotyczących tego, co jest dozwolone, a co nie.

Oto jasny, logiczny przykład, który pomoże to wyjaśnić:

• Scenariusz: Tworzysz formularz zamówienia dla klienta
• Co jest potrzebne: Chcesz upewnić się, że klienci wprowadzają prawidłowe dane, takie jak prawidłowy adres e-mail
• Reguła: Pole "Email" w arkuszu kalkulacyjnym powinno być zgodne z określonym formatem e-mail
• Wynik: Reguły walidacji danych ograniczają wartości wprowadzane przez użytkownika i zapobiegają wprowadzaniu nieprawidłowych danych. Pozwala to również na utworzenie wyskakującego okienka informującego klienta o problemie, jeśli zaktualizuje on nieprawidłowe informacje

Chociaż był to dość prosty przykład, pokazuje on, jak dużą kontrolę nad jakością danych ma walidacja danych.

Ustawienie podstawowej walidacji danych w Arkuszach Google

Oto sześć kroków związanych z tworzeniem reguł walidacji danych w Arkuszach Google:

Krok 1: Otwórz arkusz kalkulacyjny

Otwórz arkusz kalkulacyjny. W tym celu rozważymy powyższy przykład formularza zamówienia klienta.

utwórz szablon arkusza kalkulacyjnego z danymi zamówienia klienta_

Krok 2: Wybierz zakres danych

Wybierz komórki, dla których chcesz ustawić regułę.

Ustawmy regułę dla pola Ilość zamówienia. Wybierz komórkę, w której klienci będą dodawać ilość zamówienia - D8.

Wybieranie zakresu komórek do sprawdzania poprawności danych w Arkuszach Google

Krok 3: Przejdź do opcji sprawdzania poprawności danych

W menu Dane wybierz "Walidacja danych" i kliknij "Dodaj regułę"

Przejście do walidacji danych w Arkuszach Google

Krok 4: Zdefiniuj kryteria reguł

W sekcji "Kryteria" wybierz typ walidacji, który chcesz zastosować.

W tym przypadku będziemy sprawdzać poprawność liczb, wybierzemy "mniejsza lub równa" i zaktualizujemy 100 w polu Wartość.

ustal kryteria walidacji danych_

Krok 5: Zdefiniuj komunikat o błędzie

Następnie przejdź do sekcji "Opcje zaawansowane". W sekcji "Jeśli dane są nieprawidłowe" wybierz, co chcesz zrobić, gdy ktoś wprowadzi nieprawidłowe dane. Możesz również dodać tekst pomocy, aby poprowadzić użytkowników.

Tutaj wybierzemy opcję "Odrzuć wprowadzone dane", ponieważ firma nie będzie w stanie zaakceptować zamówienia. Dodamy również tekst pomocy "Zamów do 100 sztuk za jednym razem"

_Define a data validation rule's error messag_e

Krok 6: Zapisz

Wybierz "Gotowe" do zrobienia, aby zapisać i zastosować zdefiniowane reguły.

Notatka: Najlepiej jest ustawić walidację danych przed ich wprowadzeniem. Wynika to z faktu, że istniejące wartości nie będą sprawdzane automatycznie. Aby zweryfikować istniejące dane, należy sprawdzić je ręcznie lub wprowadzić ponownie.

Po wykonaniu tych kroków, podstawowa walidacja danych jest w zasięgu ręki!

Zanim jednak przejdziemy do zaawansowanych technik, warto dowiedzieć się więcej o różnych typach walidacji danych.

Rodzaje walidacji danych

Chociaż w poprzedniej sekcji użyliśmy reguł numerycznych, szczegółowy przegląd różnych walidacji danych pomaga zapewnić dokładność i jakość.

Oto zestawienie typów walidacji danych dostępnych w Arkuszach Google:

Liczba

przykład: Zapewnienie, że klient wprowadzi ilość zamówienia mniejszą lub równą 100_

Ograniczanie wprowadzanych danych do wartości numerycznych w określonym zakresie. Obejmuje to takie warunki jak "większy niż", "mniejszy niż", "równy", a nawet "pomiędzy niestandardowym zakresem"

Text

przykład: Zapewnienie poprawności ID e-mail_

Limitowanie wprowadzanego tekstu na podstawie długości i określonych znaków. Obejmuje to również wzorce, takie jak identyfikatory e-mail lub prawidłowe adresy URL.

Data

przykład: Zapewnienie prawidłowego formatu daty urodzenia_

Ten typ sprawdzania poprawności danych zapewnia, że wprowadzone wartości są poprawnymi datami lub mieszczą się w określonym zakresie.

Lista

przykład: Drop-down w walidacji danych_

Jeśli chcesz ograniczyć dane wejściowe do listy opcji, użyjesz walidacji danych "Lista" lub "Drop-down".

Tickbox

przykład: Jak używać pola wyboru do sprawdzania poprawności danych_

Tutaj można ograniczyć wprowadzanie danych do zaznaczenia lub niezaznaczenia pola. Można również ustawić, co oznacza pozostawienie pola zaznaczonego lub niezaznaczonego. Najlepiej sprawdza się to przy zbieraniu preferencji klientów i list kontrolnych jakości.

Bonus: Gotowy do przekształcenia zarządzania danymi? Śledź nasz przewodnik krok po kroku aby utworzyć bazę danych w Arkuszach Google!

Zaawansowane techniki walidacji danych w Arkuszach Google

Chociaż omówiliśmy podstawy, Arkusze Google oferują bardziej zaawansowane techniki sprawdzania poprawności danych, takie jak niestandardowe formuły i integracja funkcji w aplikacji.

Formuła niestandardowa

Ta funkcja jest zaawansowanym formularzem walidacji danych w Arkuszach Google, który jest dostępny podczas ustawienia kryteriów. W przeciwieństwie do innych typów walidacji, niestandardowa formuła pozwala na tworzenie reguł wykraczających poza podstawowe opcje, takie jak liczby czy daty.

Ta niestandardowa reguła jest ustawiona za pomocą formuł, których zwykle używasz do obliczeń. Kluczową zaletą jest to, że definiujesz rodzaj danych dozwolonych w komórce za pomocą tej formuły logicznej z większą precyzją.

Niestandardowe formuły tworzą reguły oparte na elementach takich jak zakresy komórek lub zależności. Pozwalają one również na dodawanie wielu warstw reguł.

Oto przykład:

Używanie niestandardowej formuły jako reguły w śledzeniu szczegółów zapasów

Scenariusz: Wyobraź sobie, że śledzisz zapasy produktów przed wysyłką do klienta.

Co jest potrzebne:

Kolumna "zapasy dostępne do wysyłki" ma być tylko akceptowana:

• Liczby (tekst jest niedozwolony)
• Wartości większe od zera (nie można mieć ujemnych stanów magazynowych)

Reguła formuły niestandardowej:

=AND(ISNUMBER(A1), A1>0)

Rozbija to regułę na trzy części:

• ISNUMBER(A1): Sprawdza, czy wartość w komórce A1 jest liczbą
• A1>0: Sprawdza, czy wartość w komórce A1 jest większa od zera
• AND(...): Sprawdza, czy OBA warunki są prawdziwe

Wynik: Dokładne dane inwentaryzacyjne docierają do niestandardowych klientów, a Ty nie musisz martwić się o użyte formuły, ponieważ dane inwentaryzacyjne będą zawsze wiarygodne i łatwe do odczytania.

Integracja walidacji danych w Arkuszach Google

Zaawansowana walidacja danych obejmuje również integrację innych funkcji z walidacją danych.

Zdezorientowany? Przyjrzyjmy się kilku zaawansowanym integracjom walidacji danych, które zwiększają jej funkcjonalność.

Użycie formatu warunkowego w walidacji danych

Sprawdzanie poprawności danych w Arkuszach Google można łatwo połączyć z formatowaniem warunkowym, tworząc znacznie bardziej interaktywny i przejrzysty arkusz kalkulacyjny.

W tej integracji oddzielna reguła sprawdzania poprawności danych wyzwala formatowanie warunkowe. Podkreśla ono wizualnie ważne punkty danych lub potencjalne błędy, ułatwiając identyfikację trendów i anomalii.

Pokażemy to na przejrzystym przykładzie:

Scenariusz: Potrzebujesz m.in arkusz kalkulacyjny do zarządzania projektami aby pomóc w śledzeniu zadań. Musi on wizualnie podkreślać opóźnienia w realizacji harmonogramu.

Krok 1: Utwórz arkusz kalkulacyjny z kolumnami zawierającymi nazwę zadania, termin wykonania i status. Dodaj również swoje najnowsze zadania i statusy.

Arkusz kalkulacyjny do śledzenia postępu zadania

Krok 2: Przejdź do zakładki Format i kliknij na warunek formatowania.

Przejście do formatu warunkowego w Arkuszach Google

Notatka: Możesz utworzyć regułę dla kolumny terminów, aby upewnić się, że użytkownik wprowadzi prawidłowy termin.

Krok 3: Dodaj regułę walidacji danych, połączoną z walidacją danych.

Ustanawianie reguły sprawdzania poprawności danych poprzez formatowanie warunkowe

Tutaj użyjemy niestandardowej formuły '=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Zakończone')'.

Oto jak to działa:

• TODAY(): Ta funkcja zwraca dzisiejszą datę
• TODAY() > C2: Sprawdza, czy dzisiejsza data jest większa niż termin w polu 'Termin wykonania'
• D2 <> 'Zakończone': Funkcja sprawdza, czy pole 'Status' NIE jest zakończone
• =AND: Sprawdza, czy oba warunki są spełnione

Krok 4: Dodaj swój styl formatu. Tutaj utrzymamy wynik w kolorze czerwonym (ponieważ jest przeterminowany).

Ustawianie stylu formatowania

Po kliknięciu przycisku "Gotowe" reguły będą aktywne. Opcja "Wyślij raport wydajności" oczekuje na realizację i działa z opóźnieniem.

Połączona walidacja danych z automatyzacją

Inną zaawansowaną techniką sprawdzania poprawności danych, którą oferują Arkusze Google, jest automatyzacja.

W tym przypadku Google pełni funkcję rozszerzenia App Script, które tworzy kod wyzwalający działanie na podstawie okna dialogowego sprawdzania poprawności danych.

Oto przykład automatyzacji zatwierdzania wydatków za pomocą walidacji danych:

jak dotrzeć do Google Apps Script_

Jeśli reguła sprawdzania poprawności danych stanowi, że:

• 'Approval Required' pole ma wartość 'TRUE' (co oznacza, że Box jest zaznaczony)
• ORAZ pole "Status" ma wartość Oczekujący

Możesz napisać kod, który wyzwala e-mail ze wszystkimi szczegółami wydatków do menedżera na podstawie danych w polu "E-mail zatwierdzającego".

Bonus: Możesz odblokować moc Arkuszy Google jako swojego CRM dzięki nasz łatwy do wykonania przewodnik i gotowe do użycia szablony.

Praktyczne zastosowania: Lista rozwijana i walidacja danych

Chociaż omówiliśmy techniki sprawdzania poprawności danych, jedna metoda wyróżnia się w prawie każdej rzeczywistej aplikacji i zasługuje na dogłębne omówienie - lista rozwijana.

Tak więc, aby rozpocząć, oto kroki związane z tworzeniem listy rozwijanej przy użyciu walidacji danych w Arkuszach Google:

Krok 1: Lista opcji

Utwórz arkusz kalkulacyjny i wypisz listę rozwijaną.

W tym celu przeanalizujemy onboarding pracowników w ramach arkusza Google CRM.

utwórz opcje listy, które chcesz umieścić na liście rozwijanej_

Następnie przejdź do zakładki Dane, następnie Walidacja danych i "Dodaj regułę"

Krok 2: Wybierz listę rozwijaną w walidacji danych

Ustawianie kryteriów listy rozwijanej w walidacji danych

Po otwarciu okna dialogowego reguł sprawdzania poprawności danych wybierz zakres komórek (tutaj będzie to cała kolumna "Dział"), a następnie wybierz kryteria.

Istnieją dwa rodzaje kryteriów listy rozwijanej.

• Lista rozwijana: Wymaga ręcznego dodania opcji (działów)

Wybierz listę rozwijaną i ręcznie wprowadź opcje listy

• Lista rozwijana (z zakresu): Umożliwia wybranie zakresu komórek i automatyczne dodanie wartości komórek jako opcji listy

wybór listy rozwijanej z zakresu i wybór zakresu opcji listy_

Notatka: Każdej opcji listy można również przypisać kolor, aby zachować estetykę i atrakcyjność. Musisz ręcznie zaktualizować każdy kolor, gdy lista zmienia się wraz z danymi referencyjnymi.

Krok 3: Kliknij do zrobienia i przejrzyj

Ostatnim krokiem jest kliknięcie przycisku "Gotowe" i obserwowanie walidacji w komórkach.

W tym przykładzie wszystkie opcje listy zostaną rozwinięte po kliknięciu pola "Dział".

widok końcowy list rozwijanych w arkuszu kalkulacyjnym_

W ten sposób lista rozwijana jest gotowa. Jednak utworzenie podstawowej listy rozwijanej to dopiero początek tej wszechstronnej metody sprawdzania poprawności danych. Omówmy teraz, jak korzystać z dodatkowej warstwy walidacji danych.

Zależne listy rozwijane w Arkuszach Google

Podczas gdy listy rozwijane pomagają skupić się na odpowiedziach, Arkusze Google umożliwiają użytkownikom tworzenie zależnych list rozwijanych w celu rozszerzenia kontroli na nadchodzące pola danych.

Zależna lista rozwijana aktywnych filtrów będzie używana do zmiany listy opcji. Tworząc te filtry, opcje na jednej liście rozwijanej zmieniają się na podstawie wyboru dokonanego na poprzedniej liście rozwijanej.

Ta dynamiczna walidacja danych jest niezwykle przydatna do efektywnego organizowania i filtrowania danych, szczególnie w przypadku dużych zestawów danych.

Skróty do zaznaczania i rozwijania danych w Arkuszach Google

Pro Tip: Ważne jest, aby pamiętać, że nie trzeba uzyskiwać dostępu do sprawdzania poprawności danych za każdym razem, gdy potrzebna jest lista rozwijana lub pole wyboru. Szybki Arkusze Google jest łatwo dostępny w zakładce Wstawianie.

Rozwiązywanie typowych wyzwań związanych z walidacją danych

Teraz, gdy już wiesz, jak ustawić walidację danych, napotkasz również typowe błędy. Niezależnie od tego, czy mogą one wynikać z danych wejściowych, ich użycia, czy złożonych problemów z zakresem, ważne jest, aby wiedzieć, jak się z nimi poruszać.

Oto dwa wyzwania lub błędy i sposoby ich rozwiązywania:

Błąd #1: Wprowadzone dane naruszają reguły sprawdzania poprawności danych ustawione dla tej komórki

Ten błąd pojawia się, gdy próbujesz wprowadzić dane do komórki, która nie jest zgodna z regułą, którą ustanowiłeś w celu sprawdzenia poprawności danych dla tej komórki.

Najprawdopodobniej oznacza to jedną z poniższych sytuacji:

• Wprowadzona wartość nie jest zgodna z określonymi kryteriami (np. numeryczny zakres danych, lista dozwolonych wartości, niestandardowa formuła)
• Występują problemy z ustalonymi regułami

W takim przypadku, nawet jeśli wprowadzona wartość wydaje się być poprawna, oto kluczowe kroki, które należy podjąć w celu rozwiązania problemu:

• Upewnij się, że kryteria walidacji danych są dokładne i logiczne
• Podwójne sprawdzenie literówek, dodatkowych przestrzeni, niezgodności wielkości liter lub różnic w typie danych
• Ręczne ponowne wpisanie, aby wyeliminować ukryte znaki, jeśli wartość została skopiowana i wklejona
• Sprawdzenie odwołań cyklicznych, które mogą powodować konflikty, jeśli reguła walidacji obejmuje formuły

Błąd #2: Problemy z sortowaniem filtrów, które mogą przerwać walidację danych

Kolejny problem pojawia się podczas stosowania filtrów lub sortowania danych. Zakłóca on funkcję zależnych list rozwijanych lub innych funkcji walidacji danych. Może to prowadzić do nieprawidłowych lub pustych opcji na zależnych listach lub nieprawidłowo wymuszonych reguł walidacji.

Oto najczęstsze przyczyny tych błędów:

• Jeśli walidacja danych opiera się na nazwanych zakresach, a zakresy te nie są ustawione tak, aby automatycznie dostosowywały się, gdy dane są filtrowane lub sortowane, odniesienia ulegają uszkodzeniu
• Używanie odwołań względnych w formułach sprawdzania poprawności danych powoduje problemy, gdy pozycja danych zmienia się w wyniku filtrowania lub sortowania
• Niektóre ustawienia sprawdzania poprawności danych nie są zgodne ze sposobem, w jaki Arkusze Google obsługują filtrowanie i sortowanie, co prowadzi do nieoczekiwanego zachowania

Aby rozwiązać ten problem, należy

• Uczynić nazwane zakresy dynamicznymi: Jeśli używasz nazwanych zakresów, upewnij się, że są one dynamiczne i aktualizują się automatycznie, gdy dane są filtrowane lub sortowane. Można to osiągnąć za pomocą formuł w definicjach nazwanych zakresów, aby uwzględnić filtrowanie lub sortowanie
• Używaj odwołań bezwzględnych: W formułach sprawdzania poprawności danych zastąp odwołania względne odwołaniami bezwzględnymi (np. $A$1), aby upewnić się, że zawsze wskazują one na właściwe komórki, nawet po filtrowaniu lub sortowaniu
• Wprowadzenie kolumn pomocniczych: Rozważ utworzenie kolumn pomocniczych do przechowywania oryginalnych, niefiltrowanych danych. Odwołaj się do tych kolumn pomocniczych w swoich formułach sprawdzania poprawności danych, aby filtrowanie lub sortowanie nie miało na nie wpływu

Wyzwania i limity Arkuszy Google

Chociaż Arkusze Google są używane przez wiele osób i oferują funkcje aktualizowane w czasie rzeczywistym, oto kilka wyzwań i limitów, które się z nimi wiążą:

• Wydajność z dużymi zestawami danych: Podczas pracy z tysiącami wierszy i złożonymi obliczeniami, ta aplikacja wydajności często staje się powolna
• Ograniczony format: Podczas korzystania z Arkuszy Google zauważysz, że tworzenie atrakcyjnych wizualnie lub precyzyjnych układów jest dość trudne. Jego formaty i wizualizacje są dość limitowane
• Brak sprawdzania pisowni: W porównaniu do innych aplikacjioprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnychta aplikacja nie jest wyposażona w funkcję sprawdzania pisowni. Sprawia to, że jest dość niewygodna podczas obsługi danych z tekstem lub używania jej do dokumentacji
• Mylące tabele przestawne: Arkusze Google nie mają świetnych osiągnięć w zakresie obsługi tabel obrotowych i manipulacji nimi. Jego funkcje podsumowujące są mniej niż solidne i czasami mylące
• Funkcje analityczne: Ustawienie Google Analytics za pomocą Arkuszy Google jest dość skomplikowane. Brakuje tu również złożonych funkcji statystycznych i zaawansowanych narzędzi do modelowania danych

Arkusze Google są doskonałym narzędziem do organizacji danych, podstawowych obliczeń i analizy danych scalania arkuszy danych . Jednak jego możliwości są limitowane do tych komórek.

Gdy trzeba zarządzać zadaniami i projektami oraz współpracować bardziej kompleksowo, ClickUp -weteran zarządzania projektami - pojawia się jako potężna alternatywa .

Alternatywy dla Arkuszy Google

ClickUp

ClickUp to rozwiązanie platformowe, które dostarcza narzędzia zwiększające wydajność i umożliwiające wgląd w dane. Jest idealny do zapewnienia dokładności i jakości danych poprzez ich walidację.

Platforma oferuje również dedykowane narzędzie do obsługi arkuszy kalkulacyjnych, które integruje funkcje z solidnymi funkcjami zarządzania pracą i projektami.

Twórz arkusze kalkulacyjne, które zwiększają wydajność, dostarczają kluczowych informacji i zapewniają dokładność danych dzięki ClickUp Table View Widok tabeli ClickUp został zaprojektowany do tworzenia szybkich arkuszy kalkulacyjnych i potężnych wizualnych baz danych. Jest to idealne rozwiązanie do optymalizacji budżetów, zasilania pulpitów i nie tylko. Użyj go do:

• Tworzenia, przypisywania i śledzeniaZadania ClickUp z terminami, priorytetami i polami niestandardowymi w arkuszu kalkulacyjnym. ClickUp oferuje również kilkaszablonów arkuszy kalkulacyjnych aby zmniejszyć wysiłek związany z ustawieniem pól danych
• Strukturyzuj i zarządzaj swoimi arkuszami kalkulacyjnymi i powiązanymi projektami za pomocą widoków, takich jakWidok Tablicy ClickUp. Pomaga to upewnić się, że Twój zespół nie jest przeciążony, a arkusz kalkulacyjny nie jest zagrożony
• Udostępnianie dokumentów, komentowanie zadań i przypisywanie uprawnień do płynnej pracy zespołowej za pomocą jednego kliknięcia za pomocąClickUp Dokumenty* Wizualizuj dane z widoku tabeli za pomocą wykresów Gantta, osi czasu i pulpitów. Pomaga to śledzić postępy w projekcie i dostarczać jasnych spostrzeżeń
• Połączenie z ponad 1000 narzędzi, takich jak Slack, Google Drive i Power BI w celu usprawnienia cyklu pracy i wglądu w daneIntegracje ClickUp* Natychmiastowa automatyzacja walidacji danych i reguł dziękiClickUp Brain. To narzędzie jest również kompatybilne jakoNarzędzie AI dla Arkuszy Google Zasadniczo funkcje ClickUp, takie jak widok tabeli, natychmiast zapoznają użytkownika z arkuszami kalkulacyjnymi, dodając jednocześnie głębi i funkcji.

Usprawnij walidację danych za pomocą ClickUp

Walidacja danych to koncepcja, która zmienia dokładność danych w każdym biznesie. Wystarczy utworzyć niestandardowe reguły, aby potencjalnie odrzucić wszelkie nieprawidłowe dane w momencie, gdy próbują się wślizgnąć.

Nasz kompleksowy opis korzystania z walidacji danych w Arkuszach Google dotyczy również wielu innych programów do obsługi arkuszy kalkulacyjnych.

To powiedziawszy, jeśli obsługujesz większe ilości danych lub chcesz połączyć swoje projekty z przetwarzaniem danych, widok tabeli ClickUp jest znacznie lepszym wyborem. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i zacznij zmieniać jakość swoich danych.