Czy kiedykolwiek zmagałeś się z gromadzeniem opinii, zarządzaniem prośbami lub przeprowadzaniem ankiet? Zbieranie właściwych informacji i utrzymywanie ich w porządku stanowi nie lada wyzwanie.
Właśnie dlatego formularze w Asanie są tak pomocne. Dzięki tej funkcji możesz usprawnić proces zbierania informacji od swojego zespołu, niestandardowych klientów lub potencjalnych klientów. Jest to prosty sposób na uporządkowanie wszystkich opinii i przychodzących zapytań wraz z pozostałymi danymi projektu.
Przyjrzyjmy się krok po kroku, jak utworzyć formularz w Asanie.
Jak utworzyć formularz w Asana
Formularze w Asanie mogą pomóc w szybkim rozpoczęciu zbierania opinii/prośb o pomoc. Dobra wiadomość? Formularze w Asanie można tworzyć, edytować, ustawiać i publikować w sześciu prostych krokach.
1. Utwórz formularz
Wykonaj poniższe kroki, aby utworzyć formularz w Asanie:
- Uzyskaj dostęp do projektu na swoim koncie Asana
- Przejdź do menu Niestandardowe
- Przejdź do Dodaj i kliknij Formularze. Dostosuj zawartość formularza do swoich potrzeb
- Naciśnij Publikuj
Formularze są częścią projektów Asana. Gdy respondent wypełnia formularz i przesyła go, pojawia się on jako nowe zadanie w ramach projektu. Domyślnie formularz przyjmuje taką samą nazwę jak projekt, którego jest częścią, ale można edytować nazwę i opis.
przez Asana
2. Dodawanie nagłówków do formularza
Dodaj nagłówki, aby podzielić pytania na sekcje. Sprawia to, że formularz jest łatwiejszy w odbiorze i lepiej prowadzi respondentów.
Oto jak możesz to zrobić:
- Kliknij zakładkę Zawartość formularza
- Przewiń w dół do sekcji Zawartość
- Kliknij Nagłówek
- Przeciągnij i upuść nagłówek na wybraną pozycję w formularzu
Alternatywnie, najedź kursorem na formularz i kliknij + Dodaj nagłówek.
przez Asana
3. Dostęp do formularzy
Widżet Formularze na stronie głównej Asany pomaga uzyskać dostęp do ostatnio używanych i ulubionych formularzy w jednym miejscu.
Możesz utworzyć nowy formularz bezpośrednio z widżetu, klikając przycisk + Dodaj nowy.
Jeśli chcesz dodać więcej widżetów do strony głównej, przejdź do prawego górnego rogu i kliknij przycisk Niestandardowe.
przez Asana
4. Zarządzanie ustawieniami formularza
W zakładce Ustawienia (znajdującej się obok zakładki Zawartość formularza) można wykonać następujące czynności:
- Wybrać pole dla tytułu zadania
- Wyznaczyć domyślną osobę przypisaną dla każdego przesłanego formularza
- Skopiować wszystkie odpowiedzi do opisu zadania
- Kontrolować, kto może uzyskać dostęp do formularza
- Dodaj wiadomość z potwierdzeniem
- Dodaj przycisk, aby dodać kolejne przesłane zgłoszenie
przez Asana
5. Zezwalaj na załączniki do formularza
Niektóre pytania mogą wymagać od respondentów przesłania załącznika, takiego jak obrazy, pliki PDF i inne dokumenty.
Gdy ktoś przesyła formularz z załącznikami, załączniki są automatycznie połączone z zadaniem utworzonym w projekcie Asana.
Aby dodać załącznik do formularza, kliknij ikonę załącznika pod listą pytań.
przez Asana
Po dodaniu pytania będziesz mieć możliwość:
- Zmienić/edytować nazwę pytania i dodać opis pytania
- Zezwolić na wiele załączników
- Włączenie lub wyłączenie pola "Wymagane"
przez Asana
6. Podgląd formularza
Podczas tworzenia formularza można wyświetlić jego podgląd, klikając przycisk Widok formularza i sprawdzając, jak wygląda on dla respondentów.
przez Asana
7. Udostępnianie formularza
Po utworzeniu formularza kliknij opcję Udostępnij formularz. Wybierz uprawnienia dostępu do formularza: Każdy z połączonym linkiem (udostępnianie publiczne) lub Tylko organizacja (udostępnianie prywatne). Kliknij przycisk Gotowe.
Możesz również osadzić formularze Asana na stronach internetowych. W tym celu ponownie kliknij Udostępnij formularz. Kliknij Kopiuj kod, aby skopiować fragment kodu osadzania. Wklej fragment kodu osadzania na docelowej stronie internetowej, na której chcesz wyświetlić formularz.
Możesz także po prostu kliknąć Kopiuj link i wkleić link do formularza w e-mailu lub wiadomości na czacie w celu szybszego udostępniania.
Limity korzystania z Asany do tworzenia formularzy
Formularze Asana oferują ustrukturyzowany sposób zbierania informacji od członków zespołu lub interesariuszy, ale mają pewne wady:
- Niestandardowy limit: Funkcja formularzy Asany zawiera podstawowe opcje niestandardowe, takie jak dodanie logo firmy i zmiana nagłówka. Jest to dość restrykcyjne, jeśli chcesz zmienić kolor formularza lub dodać wiele niestandardowych pól, aby spełnić swoje wymagania
- Brak danych powstania zadania na podstawie odpowiedzi z formularza: Po przesłaniu formularza tworzone jest nowe zadanie dla projektu, w którym znajduje się formularz. Niestety, nie można bezpośrednio tworzyć zadań na podstawie odpowiedzi z formularza. Nie można więc wykorzystać odpowiedzi do automatyzacji cyklu pracy
- Limit branching/conditional logic: Formularze Asana oferują do pięciu poziomów branchingu, co może być ograniczające, jeśli potrzebujesz bardziej złożonej logiki warunkowej. Trudno jest zarządzać zniuansowanymi scenariuszami gromadzenia danych lub dynamicznymi interakcjami formularza
Przeczytaj również: Asana vs. ClickUp: Które narzędzie do zarządzania Teams jest lepsze w 2024 roku?
Tworzenie formularzy za pomocą ClickUp
Gdy gromadzenie danych za pomocą formularzy jest kluczową częścią cyklu pracy, potrzebujesz potężnego narzędzia, które jest wysoce elastyczne, pomaga być bardziej zorientowanym na działanie dzięki przechwytywanym odpowiedziom, umożliwia tworzenie intuicyjnych formularzy zarządzanych przez logikę i jest odpowiednie dla wszystkich branż. ClickUp jest jednym z takich narzędzi, które spełnia wszystkie wymagania. Możesz znać ClickUp z jego funkcji zarządzania zadaniami i współpracy zespołowej, ale ma on również zaawansowany kreator formularzy, który eliminuje błędy w procesie gromadzenia danych.
Zobaczmy, jak można utworzyć i niestandardowy formularz w ClickUp.
1. Użyj widoku formularzy ClickUp, aby tworzyć i edytować formularze
Pierwszym krokiem jest utworzenie formularza w obszarze roboczym ClickUp za pomocą funkcji Widok formularza w ClickUp .
Oto jak można to zrobić:
1. Kliknij wielokropek ... lub ikonę Utwórz nowy + obok Przestrzeni, do której chcesz dodać widok formularza
2. Wybierz opcję Utwórz nowy, a następnie Formularz
Łatwe tworzenie, edytowanie, niestandardowe i udostępnianie formularzy za pomocą widoku formularzy ClickUp
Utworzyłeś nowy formularz i możesz go zlokalizować z paska bocznego. Dodaj nazwę i opis do formularza, aby ułatwić jego identyfikację.
Po lewej stronie znajdują się pola zadań, w tym Priorytet, Data rozpoczęcia, Termin realizacji, Załącznik, Szacowany czas i Osoba przypisana, aby wspomnieć o kilku z nich. Przeciągnij wybrane pola z lewego panelu i upuść je na formularzu.
ClickUp wspiera również rozszerzenie personalizacji, dzięki Polom Niestandardowym. Pomagają one dostosować formularz do różnych celów. Pola niestandardowe ClickUp'a obejmują między innymi Tekst, Długi tekst, Strona internetowa, Lista rozwijana, E-mail, Telefon, Data, Pole wyboru, Liczba, Pieniądze, i Etykiety.
Na tym niestandardowe ustawienia się nie kończą. Przejdź do ikony koła zębatego w prawym górnym rogu, aby zmienić opcje formularza (dostępne w planie Business Plus i wyższych). Oto krótki przegląd tego, co można skonfigurować za pomocą opcji formularza:
- Avatar: Wybierz obraz, który ma być wyświetlany w górnej części formularza
- Osoba przypisana: Wybierz domyślne osoby przypisane dla każdego przesłanego formularza
- Wiadomość zwrotna: Utwórz niestandardową wiadomość dla użytkowników, którzy zakończyli formularz
- Kolory: Wybierz kolor przycisków formularza
- Branding: Ukryj branding ClickUp w swoich formularzach
- Przesłanie kolejnej odpowiedzi: Dodaj połączony link do przesłania kolejnej odpowiedzi na stronie potwierdzenia przesłania formularza, aby użytkownicy mogli przesłać wiele odpowiedzi na ten sam formularz
Najlepszą rzeczą w widoku formularza ClickUp jest jego elastyczność. Wspiera on logikę warunkową i dynamicznie aktualizuje pytania na podstawie odpowiedzi. Dzięki wsparciu do 25 reguł na pole decyzyjne, funkcja ta pozwala na przechwytywanie bardziej precyzyjnych danych (dostępne w Planach Business Plus i Enterprise).
Na przykład, można utworzyć regułę, która automatycznie wyświetla pole Termin, gdy respondent wybierze Pilne jako priorytet.
Tworzenie intuicyjnych formularzy za pomocą logiki warunkowej i reguł w widoku ClickUp Form
Kolejną zaletą tego narzędzia jest jego wszechstronność. Czy jesteś nauczycielem zbierającym informacje lub zarządzanie żądaniami funkcji i poprawkami błędów w ramach zespołu programistycznego możesz dostosować widok formularza ClickUp, aby pasował do Twojej branży.
Przeczytaj również: 14 najlepszych programów do tworzenia formularzy (funkcje, zalety, wady, ceny)
2. Tworzenie możliwych do śledzenia zadań na podstawie formularzy
Formularze ClickUp usprawniają proces przyjmowania różnych rutynowych zadań, w tym zbierania opinii o produktach, obsługa zgłoszeń projektów i kreatywnych, zarządzanie przesłanymi zgłoszeniami IT, przekierowywanie leadów sprzedażowych i prowadzenie badania satysfakcji pracowników . Ale to dopiero początek.
Po przechwyceniu odpowiedzi w polach formularza można przekonwertować je na możliwe do śledzenia Zadania ClickUp wbudowane w cykl pracy i przypisać członkom zespołu podjęcie odpowiednich działań. Na przykład, jeśli opinia o produkcie raportuje błąd w systemie, można przekształcić odpowiedź w zadanie i przypisać je do zespołu programistów.
Zamień odpowiedzi z formularza w zadania, które można śledzić dzięki widokowi ClickUp Form
Przeczytaj również: 10 programów do automatyzacji formularzy do zbierania i analizy danych
3. Używanie szablonów do szybkiego śledzenia danych powstania formularza
Chociaż ClickUp umożliwia szybkie tworzenie i niestandardowe dostosowywanie formularzy, czasami warto poszukać gotowych formularzy, których można zacząć używać od razu (lub po wprowadzeniu niewielkich zmian).
Zgadnij co? ClickUp oferuje wiele gotowych do użycia szablonów formularzy dla różnych przypadków użycia. Czy to szablony formularzy opinii lub uogólnione szablony formularzy rejestracyjnych, istnieje wiele opcji do wyboru. Wszystko, co musisz zrobić, to pobrać szablon, edytować pola i statusy, aby dopasować je do swoich wymagań, i jesteś gotowy do zrobienia!
Rzućmy okiem na kilka popularnych szablonów z biblioteki ClickUp:
Szablon formularza opinii ClickUp
Jeśli Twoja organizacja zbiera opinie od klientów/użytkowników i partnerów z wielu działów, szablon Szablon formularza opinii ClickUp byłby dobrym rozwiązaniem.
Na przykład, jeśli prowadzisz firmę SaaS, możesz chcieć dowiedzieć się, co użytkownicy sądzą o wdrożeniu produktu, doświadczeniu użytkownika i interakcji z obsługą klienta za pomocą różnych formularzy. Ten konfigurowalny szablon umożliwia tworzenie dostosowanych do każdego celu formularzy i centralizuje zebrane dane w celu łatwego dostępu.
Oto jak najlepiej wykorzystać ten szablon:
- Twórz ankiety odpowiadające na niestandardowe potrzeby klientów
- Pozyskiwanie znaczących danych, które pomogą ulepszyć twoje produkty/usługi
- Uzyskaj szybki przeglądopinie niestandardowych klientów odpowiedzi z różnych działów
- Dostosuj formularz za pomocą pól niestandardowych, takich jak poziom klienta, data zakupu, ogólna ocena i powód oceny
Szablon formularza ClickUp Szablon formularza ClickUp to uogólniony szablon formularza rejestracyjnego, który dobrze nadaje się do zbierania informacji od uczestników wydarzenia. Niezależnie od tego, czy jest to program szkoleniowy, seminarium, warsztat czy kurs, szablon ten można łatwo dostosować w celu zebrania odpowiedniego zestawu danych.
Szablon umożliwia:
- Ustalenie spójnego formatu gromadzenia danych
- Obsługę dowolnej liczby przesłanych formularzy, zarówno dużych, jak i małych
- Uporządkować przesłane formularze w celu ich łatwego przeglądania
- Dodaj dowolne niestandardowe pola, takie jak adres rozliczeniowy, data urodzenia, klasyfikacja i numer kontaktowy
- Oszczędność czasu dzięki szybkiemu tworzeniu niestandardowych formularzy
Dzięki wbudowanym widokom Tablicy, Listy, Dokumentu i Formularza możesz przeglądać zebrane dane w dowolny sposób.
Przeczytaj również: Top 10 Free Exit Interview Szablony i Pytania dla Teamów HR
4. Udostępnianie formularza odbiorcom
Twój formularz jest domyślnie udostępniany publicznie. Aby wyłączyć publiczne udostępnianie i zamknąć formularz, zmień przełącznik Aktywny znajdujący się w prawym górnym rogu.
Włącz/wyłącz aktywny przełącznik, aby otworzyć/wyłączyć publiczne udostępnianie formularza w ClickUp
Udostępnianie formularza jest bardzo proste - skopiuj bezpośredni link do formularza i zacznij udostępniać go swoim wewnętrznym teamom, zewnętrznym interesariuszom, niestandardowym klientom i nie tylko. Możesz również dodać formularz HTML do swojej strony docelowej za pośrednictwem sekcji Osadź kod.
Klienci uwielbiają funkcję widoku formularzy ClickUp za jej prostotę i łatwość użycia. Oto referencje:
"Komunikacja między klientami, kadrą kierowniczą i menedżerami jest usprawniona dzięki formularzom i przypisywaniu zadań i list. ClickUp jest idealny do pracy z dużymi teamami i zarządzania nimi wszystkimi za pomocą funkcji zespołów." Christian Gonzalez koordynator administracyjny, Cámara Nacional de Comercio, Servicios y Turismo de Guadalajara
Tworzenie dynamicznych formularzy z niestandardowymi rozszerzeniami za pomocą ClickUp
Jeśli szukasz prostego narzędzia, które z łatwością poradzi sobie z podstawowymi wymaganiami dotyczącymi formularzy, Asana jest wygodnym wyborem.
Jeśli jednak masz do czynienia z bardziej złożonymi cyklami pracy i potrzebujesz wszechstronnego narzędzia do tworzenia formularzy online, możesz zainteresować się aplikacją Alternatywy dla Asany , w tym formularze Google i ClickUp Forms.
ClickUp wyłania się tutaj jako realna opcja, ponieważ został zaprojektowany do obsługi tych skomplikowanych szczegółów i daje większą kontrolę nad sposobem działania formularzy. Ponadto, nie kończy się na zbieraniu odpowiedzi; pozwala na śledzenie ich poprzez bezpośrednie tworzenie zadań i śledzenie ich postępów.
Dlaczego więc czekać? Zacznij korzystać z ClickUp -twórz niestandardowe formularze z zaawansowanymi funkcjami do przechwytywania i efektywnego wykorzystywania danych.