Jak wdrożyć szczupłe zarządzanie projektami?

Jako kierownik projektu prawdopodobnie wiesz już, jak trudne mogą być niektóre problemy, takie jak zarządzanie zaległymi zadaniami bez poczucia przytłoczenia i wywierania nadmiernej presji na swój zespół.

Kiedy robisz sto rzeczy na raz, aby zapewnić terminową dostawę, potrzebujesz praktycznych strategii do zrobienia.

W zarządzaniu projektami Lean chodzi o to, by pracować mądrzej, a nie ciężej. Koncentruje się na większej wydajności i ograniczeniu marnotrawstwa procesów. W przeciwieństwie do tradycyjnego zarządzania projektami, które ma ustalone fazy, podejście to kładzie nacisk na elastyczność i adaptację, dając większą kontrolę nad wynikami projektu.

Obok Agile, Lean jest obecnie jedną z najpopularniejszych metodologii zarządzania projektami. Czym różnią się one od siebie? Czy jedna z nich jest lepsza od drugiej?

Zanim zagłębimy się w tę pierwszą i jej wdrażanie, szybko zbadajmy różnice między zarządzaniem projektami Lean i Agile.

Lean vs. Agile zarządzanie projektami

Oba Zarządzanie projektami Lean i Agile mają zastosowanie głównie do rozwoju oprogramowania, wydajności, produkcji i IT.

Zarządzanie projektami Lean polega na efektywnym wykorzystaniu tego, co się ma. Nieustannie bada sposób, w jaki rzeczy są zrobione, aby znaleźć i pozbyć się niepotrzebnych kroków, upewniając się, że produkt końcowy ma wartość dla klienta.

Agile rozumie jednak, że plany projektu nie są ustawione w kamieniu. Zwinni kierownicy projektów wiedzą, że plany mogą się wykoleić i są biegli w radzeniu sobie ze zmieniającymi się wymaganiami projektu. Dostarczają projekty w małych, iteracyjnych częściach, nieustannie testując i dostosowując swoje podejście w oparciu o opinie klientów, aby projekt odniósł powodzenie.

Zrozumienie Lean Project Management

Szczupłe zarządzanie projektami to nie tylko oszczędność pieniędzy i zasobów. Wykorzystuje idealną ilość narzędzi i siły roboczej, aby dostarczyć dokładnie to, czego potrzebuje klient, dokładnie wtedy, kiedy tego potrzebuje. Polega na wykorzystaniu odpowiedniej liczby osób i narzędzi do zrobienia tego, co trzeba.

Pozbywając się marnotrawnych procesów, takich jak okresy oczekiwania lub niepotrzebne funkcje, Lean pomaga:

• obniżyć koszty i oś czasu projektu
• Zwiększyć zadowolenie klientów poprzez lepszą obsługę
• Wykorzystać potencjał zespołu dzięki zwiększonej wydajności i efektywności
• Uzyskać krystalicznie czystą widoczność projektu na poziomie zespołu
• Dostarczaj pracę wyższej jakości o większej wartości dla klienta
• Opanuj sztukę przydzielania priorytetów zadaniom w efektywny sposób

Rozpakujmy teraz podstawowe zasady, które sprawiają, że zarządzanie projektami Lean jest tak skuteczne.

Filary Lean

Bez względu na to, gdzie stosujesz Lean, główna zasada pozostaje taka sama: dostarczaj maksymalną wartość poprzez eliminację marnotrawnych procesów.

Ale czym jest marnotrawstwo?

Lean wykorzystuje trzy kluczowe japońskie terminy, Muda, Mura i Muri, opracowane przez Toyota Production System [TPS], do identyfikacji marnotrawstwa. Przeanalizujmy je.

• Muda to każde działanie, które wysysysa zasoby, ale nic nie wnosi dla klienta. Przetrzymywanie niedokończonej pracy, produkowanie zbyt dużej ilości lub tworzenie defektów są tego najlepszymi przykładami. Wyobraź sobie, że robisz kanapkę dla przyjaciela. Pokrojenie wszystkich warzyw i użycie tylko połowy byłoby Muda
• Mura odnosi się do nierówności w cyklu pracy, takich jak niezrównoważone obciążenie pracą. Pomyśl o czekaniu w kolejce w sklepie - w jednej chwili jest szybko, a w następnej wolno. Mura powoduje opóźnienia i frustrację dla wszystkich zaangażowanych osób
• Mura to przeciążanie zespołu lub sprzętu w celu osiągnięcia nierealistycznych celów. To jak przepychanie maszyny ponad jej obciążenie. Muri może skutkować wypaleniem i błędami

Załóżmy, że twój zespół ma siedmiu programistów pracujących nad funkcjami, ale tylko trzech testerów, którzy sprawdzają ich pracę. Tworzy to wąskie gardło, w którym funkcje piętrzą się w oczekiwaniu na przetestowanie, przeciążając testerów. Pośpieszne testowanie z powodu tego przeciążenia może prowadzić do prześlizgiwania się błędów, ostatecznie dostarczając klientowi wadliwe oprogramowanie. Zajmując się wszystkimi trzema M, możesz uprościć swój cykl pracy i osiągnąć najwyższą wydajność.

W jaki sposób Instytut Zarządzania Projektami (PMI) zachęca do stosowania Lean w celu zapewnienia wydajnego cyklu pracy?

Project Management Institute (PMI) to wiodące na świecie stowarzyszenie zawodowe zajmujące się zarządzaniem projektami. Założone w 1969 r , obsługuje ponad 3 miliony profesjonalistów w prawie każdym kraju.

PMI uznaje, że Lean jest skutecznym narzędziem do zwiększania wydajności projektów i dostarczania wartości. Oto jak PMI promuje kulturę lean:

• Zintegrowane zasady Lean: PMI włączyło kluczowe zasady Lean, takie jak eliminacja marnotrawstwa i maksymalizacja uczenia się, do swoich ram zarządzania projektami i najlepszych praktyk. Pomyśl o tym jak o preinstalowanej wydajności dla twoich projektów
• Lean dla wszystkich projektów: PMI zaleca stosowanie szczupłego myślenia w całym spektrum projektów. Budowa wieżowca? Tworzenie najnowocześniejszej aplikacji? Lean może pomóc w dostarczeniu maksymalnej wartości, niezależnie od projektu
• Zasoby PMI dotyczące Lean: PMI oferuje zasoby edukacyjne, webinaria i programy szkoleniowe dotyczące wdrażania zasad Lean w zarządzaniu projektami. Pozwoli to wyposażyć Ciebie i Twój Teams w wiedzę i umiejętności, które pozwolą na przyjęcie szczupłego sposobu myślenia i prawdziwą optymalizację procesów
• Certyfikacja Lean: PMI oferuje specjalistyczne certyfikaty, takie jak PMI Agile Certified Practitioner [PMI-ACP], które uznają wiedzę specjalistyczną w zakresie metodologii Agile i Lean w realizacji projektów

PMI uważa narzędzia zarządzania projektami Lean za kluczowy element w zwiększaniu wydajności projektów i dostarczaniu maksymalnej wartości dla klienta. Ich programy szkoleniowe i certyfikacyjne zapewniają specjalistom ds. projektów narzędzia potrzebne do korzystania z Lean zasady zarządzania projektami i powodzenia w osiąganiu wyników projektów.

Metodologia Lean i sposób Toyoty

Wiesz już, że metodologia Lean nie powstała jako teoria w laboratorium. Było to praktyczne rozwiązanie rzeczywistych potrzeb i problemów, z którymi borykali się pracownicy Toyoty Toyota Production System [TPS] .

Po II wojnie światowej zasoby Japonii były ograniczone. Toyota musiała być wydajna przy ograniczonych materiałach i sile roboczej. Zaczęto na nowo analizować tradycyjne procesy produkcyjne. Taiichi Ohno, inżynier przemysłowy w Toyocie **opracował podstawowe zasady Lean. Skupiał się głównie na dostarczaniu wartości klientowi i eliminowaniu wszystkiego, co się do tego nie przyczynia, czyli marnotrawstwa.

Ale nie wszystkie odpady są sobie równe. Istnieją różne sposoby kategoryzacji Muda w szczupłym zarządzaniu projektami.

• Muda typu 1 to działania, które są nadal niezbędne do zakończenia projektu. Przykłady obejmują inspekcje bezpieczeństwa lub procedury zgodności z przepisami. Chociaż nie dodają one bezpośrednio wartości do produktu, nie można ich całkowicie anulować
• Muda typu 2 to działania, które powinny zostać anulowane, ponieważ nie wnoszą żadnej wartości dodanej. Przykłady obejmują niepotrzebne spotkania, niejasną komunikację prowadzącą do przeróbek lub oczekiwanie z powodu złego planu

Kolejną podstawową zasadą, która uzupełnia to podejście, jest Kaizen, japońska filozofia ciągłego doskonalenia. Opowiada się ona za ciągłym analizowaniem procesów, identyfikowaniem obszarów redukcji strat i ciągłym dążeniem do większej wydajności.

W 1990 roku James Womack opublikował książkę pt Maszyna, która zmieniła świat spopularyzował ten termin i pomógł rozpowszechnić zasady Lean i Kaizen Toyoty poza przemysłem motoryzacyjnym.

Pięć kluczowych zasad i scen zarządzania projektami Lean

przez PMI Szczupłe zarządzanie projektami nie jest szybkim rozwiązaniem; to podróż, która rozwija się w pięciu scenach, które są również znane jako pięć rdzeni zasad metodologii Lean .

1. Zdefiniuj wartość

Zanim cokolwiek zbudujesz, zrozum co "wartość" oznacza dla Twojego klienta.

Załóżmy, że jesteś zespołem programistów tworzących nową aplikację fitness. Czy "wartością" jest wymyślny tracker kalorii, czy prosta, przyjazna dla użytkownika aplikacja, która pomaga ludziom zachować motywację? Porozmawiaj z potencjalnymi użytkownikami, zbierz opinie i określ, jakie funkcje są naprawdę ważne dla ich celów fitness.

2. Mapa strumienia wartości

przez PMIMapowanie strumienia wartości *Zanalizuj każdy krok zaangażowany w dostarczanie tej wartości. Zidentyfikuj i pozbądź się marnotrawstwa [Muda].

Załóżmy, że proces tworzenia projektu aplikacji obejmuje wiele rund poprawek projektu i długie przeglądy kodu. Może to prowadzić do wąskich gardeł i opóźnień. Zrób mapę całego procesu, zidentyfikuj kroki, które nie przyczyniają się bezpośrednio do powstania lepszej aplikacji (np. zbyt wiele przeróbek projektu) i uprość przepływ pracy.

3. Tworzenie przepływu

Pomyśl o swoim projekcie jak o linii montażowej. Ułóż działania dodające wartość w płynny, ciągły przepływ.

Na przykład, podziel tworzenie aplikacji na mniejsze, łatwe w zarządzaniu zadania. Użyj tablic Kanban do wizualizacji cyklu pracy, priorytetyzacji zadań i zidentyfikowania wszelkich przeszkód, które mogą spowolnić postęp.

4. Ustanowienie pull

Reaguj na rzeczywiste zapotrzebowanie klientów, a nie na trendy czy prognozy. Produkuj tylko to, co jest potrzebne, kiedy jest potrzebne.

Na przykład, rób wszystko krok po kroku. Zamiast próbować zrobić wszystko na raz, najpierw wypuść minimalny produkt o realnej wydajności i zbierz opinie. Wykorzystaj informacje zwrotne, aby dowiedzieć się, nad którą funkcją aplikacji musisz popracować w następnej kolejności. W ten sposób upewnisz się, że tworzysz funkcje, których ludzie naprawdę chcą i unikniesz marnowania czasu na dzwonki i gwizdki.

5. Dąż do perfekcji

Ciągłe doskonalenie jest sercem lean, a wydajność jest jego mózgiem. Zawsze szukaj sposobów na uproszczenie procesów związanych z projektem.

Na przykład, przeprowadzaj regularne dyskusje w zespole, aby określić, co działa dobrze w aplikacji, a co wymaga poprawy. Zachęcaj członków Teams do sugerowania nowych pomysłów na ulepszenie aplikacji, bez względu na to, jak małe są. Stale ulepszaj swój cykl pracy, aby poprawić szybkość, wydajność i dokładność w przyszłości.

Lean vs. Agile vs. Scaled Agile vs. Lean Six Sigma

Podczas gdy Lean, Agile i Scaled Agile koncentrują się na poprawie, różnią się celami. Lean zajmuje się marnotrawstwem w każdym procesie; Agile rozwija się, dostosowując się do zmieniających się potrzeb projektu; a Scaled Agile koordynuje praktyki Agile dla dużych projektów. Lean Six Sigma łączy nacisk Lean na minimalizację marnotrawstwa z analizą statystyczną Six Sigma w celu optymalizacji istniejących procesów.

Przyjrzyjmy się bliżej tym różnicom.

Przeanalizujmy każdy z tych modeli i dowiedzmy się, jak je stosować.

1. Szczupłe zarządzanie projektami

**Lean koncentruje się na unikaniu marnotrawstwa i maksymalizacji wartości dostarczanej klientowi

• Przykład: Szpital wdraża Lean w celu uproszczenia procesów przyjmowania pacjentów, skracając czas oczekiwania i zwiększając zadowolenie pacjentów
• Dlaczego warto wybrać Lean: Świetnie sprawdza się w projektach o jasno określonej wartości i minimalnych zmianach wymagań. Lean jest dobry w usprawnianiu cykli pracy i maksymalnym wykorzystaniu dobrze zdefiniowanych projektów

2. Zwinne zarządzanie projektami

Agile polega na adaptacyjności i reagowaniu na zmieniające się niestandardowe potrzeby klientów **poprzez krótkie, elastyczne cykle rozwoju [sprinty]

• Przykład: Zespół programistów wykorzystuje Agile do opracowania nowej aplikacji mobilnej. Zbiera opinie użytkowników po każdym sprincie i dostosowuje funkcje na podstawie tych opinii
• Dlaczego warto wybrać Agile: Doskonałe rozwiązanie dla projektów o zmieniających się wymaganiach lub niepewnych rezultatach. Agile pozwala na dostosowanie kursu w oparciu o nowe informacje, dzięki czemu doskonale sprawdza się w projektach realizowanych w zmieniającym się środowisku

3. Skalowane zwinne zarządzanie projektami

Upewnienie się, że duże teamy i projekty w firmie współpracują ze sobą, jednocześnie trzymając się zasad Agile

• Przykład: Duży bank wdraża skalowany framework zwinny [taki jak SAFe] do zarządzania rozwojem nowej platformy bankowości internetowej w wielu Teams
• Dlaczego warto wybrać scaled agile: Kiedy masz duże projekty z wieloma teamami i ruchomymi częściami, potrzebujesz sposobu na zarządzanie tym wszystkim. Tradycyjne metody Agile mogą nie wystarczyć, więc musisz się dostosować i skalować, aby wszystko działało płynnie

4. Lean Six Sigma

Podejście oparte na danych, które łączy zasady Lean dotyczące redukcji marnotrawstwa z naciskiem Six Sigma na redukcję defektów i usprawnianie procesów. Wykorzystuje cykl DMAIC [Definiuj-Pomiar-Analiza-Poprawa-Kontrola] do ciągłego doskonalenia.

• Przykład: Firma produkcyjna wykorzystuje Lean Six Sigma do identyfikacji i eliminacji defektów na linii produkcyjnej, redukując ilość odpadów i poprawiając jakość produktu
• Dlaczego warto wybrać Lean Six Sigma: Jest to idealne rozwiązanie dla istniejących procesów, które należy zoptymalizować pod kątem lepszej jakości. Podejście oparte na danych ułatwia znajdowanie problemów i śledzenie postępów

Którą metodę wybrać?

Potrzebujesz modelu zarządzania projektami, który spełni Twoje potrzeby. Oto jak możesz zdefiniować swoje potrzeby:

• Zakres projektu i wymagania: Dla dobrze zdefiniowanych projektów z minimalnymi zmianami, Lean może być najlepszym rozwiązaniem. W przypadku projektów ze zmieniającymi się wymaganiami, lepiej sprawdzi się Agile
• Rozmiar i złożoność projektu: W przypadku dużych, złożonych projektów z wieloma teamami, Scaled Agile zapewnia ramy koordynacji
• Koncentracja na doskonaleniu procesów: Jeśli głównym celem jest redukcja błędów i poprawa wydajności, Lean Six Sigma jest dobrym wyborem

Czasami hybrydowe podejście łączące elementy różnych procesów zarządzania projektami może być najskuteczniejszą strategią dla planu zarządzania projektem.

Wdrażanie Lean w świecie rzeczywistym

Sam wybór dowolnej metody zarządzania projektami nie gwarantuje powodzenia - czy to Agile, czy Lean. Aby skutecznie zarządzać projektami przy użyciu tych podejść, potrzebujesz zarządzanie projektami oprogramowanie oferujące określone funkcje:

• Zarządzanie zadaniami i projektami: Powinieneś być w stanie podzielić złożone projekty na możliwe do zarządzania, dobrze zdefiniowane, mierzalne i możliwe do śledzenia kroki. Oprogramowanie powinno obsługiwać tworzenie, przypisywanie i śledzenie zadań dla projektów
• Automatyzacja cyklu pracy: Automatyzacja powtarzalnych zadań w celu uproszczenia przepływu pracy i zwolnienia czasu zespołu
• Zdalna współpraca: Promocja łatwej komunikacji i współpracy w zespole, nawet jeśli wszyscy nie znajdują się w tej samej lokalizacji
• Elastyczność integracji: Integracja z innymi narzędziami używanymi przez zespół w celu uniknięcia silosów informacyjnych i scentralizowania wszystkiego Metodologie zarządzania projektami nie są uniwersalne. Teams mogą korzystać z Agile, Scrum, Kanban, Lean, Six Sigma, a nawet podejścia hybrydowego, zależnie od projektu.

Przyjrzyjmy się niektórym narzędziom i metodologiom Lean:

• Kanban: wizualny system zarządzania przepływem pracy, który wykorzystuje tablice i karty do przedstawiania aktualnego statusu zadań - pozwala to teamom wyraźnie zobaczyć swój przepływ pracy, zidentyfikować obszary, w których zadania utknęły i poprawić ich ogólną wydajność
• PDCA (Plan-Do-Check-Act): powtarzalne podejście stosowane do rozwiązywania problemów i ciągłego doskonalenia, PDCA obejmuje cztery kroki - plan (zdefiniowanie problemu i opracowanie strategii poprawy), do zrobienia (wdrożenie strategii), sprawdzenie (ocena wyników strategii) i działanie (podjęcie działań na podstawie oceny)
• Mapowanie strumienia wartości: Technika stosowana w celu udokumentowania, przeanalizowania i usprawnienia przepływu materiałów i informacji w ramach procesu-VSM pomaga zidentyfikować obszary marnotrawstwa i możliwości poprawy
• Optymalizacja cyklu pracy: Proces identyfikacji i usuwania wąskich gardeł w przepływie pracy w celu poprawy wydajności - narzędzia takie jak tablice Kanban, cykle PDCA i mapy strumienia wartości mogą być wykorzystywane do optymalizacji przepływu pracy

W jaki sposób te metodologie są szczególnie przydatne przy tworzeniu oprogramowania? Podejście Lean można zastosować do tworzenia oprogramowania na różne sposoby:

• Agile software development: Elastyczne podejście do tworzenia oprogramowania, które koncentruje się na pracy zespołowej, adaptacyjności i ciągłym doskonaleniu
• DevOps: Ustawienie praktyk, które łączy rozwój oprogramowania i operacje IT w celu poprawy szybkości i jakości dostarczania oprogramowania
• Scrum: Zwinna struktura, która wykorzystuje krótkie sprinty [cykle rozwoju] i regularne przeglądy w celu dostarczania oprogramowania w elastyczny sposób

Lean to wsparcie dla wysiłków związanych z ciągłym doskonaleniem poprzez zwiększanie wydajności i produktywności, ograniczanie marnotrawstwa i kosztów, zwiększanie zadowolenia klientów i produktywne angażowanie pracowników.

W 2009 r naukowcy zbadali mały zespół zajmujący się tworzeniem oprogramowania w BBC Worldwide w Londynie, aby sprawdzić skuteczność metod Lean. Przeanalizowali pracę zespołu, tablice zadań i spotkania, przeprowadzili wywiady z członkami zespołu i sprawdzili liczby

Po roku wdrażania Lean sytuacja była znacznie lepsza: Wydania oprogramowania były o 37% szybsze i bardziej spójne, a klienci znaleźli o 24% mniej błędów.

Szybsze wydania, skupiające się na tym, co miało największą wartość dla niestandardowych klientów, oznaczały również mniejsze ryzyko związane ze zmianami technologicznymi lub zmianami na rynku.

Chociaż badanie to zostało zrobione wiele lat temu, pokazuje ono, że Lean jest modelem zarządzania projektami wartym wypróbowania, zwłaszcza biorąc pod uwagę ogromne oszczędności czasu i kosztów, jakie może odblokować.

Jak rozpocząć pracę z Lean? Istnieje kilka platform lub kombinacji narzędzi, z których można korzystać.

Ale które z nich jest najlepsze?

Chociaż nie ma jednej odpowiedzi, ponieważ każdy zespół ma unikalny cykl pracy i wymagania, możliwość adaptacji jest kluczem. Na szczęście masz ClickUp , platforma do zarządzania projektami, która może pomóc w przełączaniu metodologii w oparciu o potrzeby projektu i zespołu. Pozwala to zespołowi skupić się na tym, co ważne: powodzeniu projektów.

Oto jak ClickUp może uprościć zarządzanie projektami Lean:

1. Korzystanie z narzędzi do wizualizacji

ClickUp wyposaża Cię w potężne narzędzia do płynnej integracji zasad Lean i Agile z cyklem pracy zarządzania projektami.

Kanban

Uzyskaj przegląd scen projektu w widoku Tablicy Kanban ClickUp

Twórz wizualne Tablice Kanban ClickUp z tablicami reprezentującymi sceny projektu [takie jak "Do zrobienia", "W trakcie", "W przeglądzie", "Zrobione"]. Podziel duże zadania na mniejsze, łatwiejsze do podzadania w każdej sekcji. Dzięki temu cykl pracy będzie uporządkowany, a wszyscy członkowie zespołu zrozumieją swoje role i obowiązki.

Przeciągaj i upuszczaj zadania pomiędzy Tablicami, aby wizualizować postęp prac i ustalać priorytety zadań. Użyj kolorowych kodów, aby wyróżnić pilne zadania lub zadania wymagające określonych ustawień umiejętności.

Ustawienie limitów WIP dla każdej sceny, aby zapobiec powstawaniu wąskich gardeł i zapewnić płynny przepływ. WIP ogranicza liczbę zadań, które mogą być zrobione na danej scenie w danym momencie. Pomaga to zapobiegać podejmowaniu przez Teams zbyt dużej ilości pracy na raz, zapewniając, że zadania zostaną zrobione w ramach cyklu pracy bez utknięcia.

PDCA [Plan-Do-Check-Act]

Ustawienie punktów sprintu w ClickUp Tasks i przypisanie ich do odpowiednich członków zespołu

Użycie Zadania ClickUp i Pola niestandardowe ClickUp aby połączyć PDCA z procesem zarządzania projektami Lean. Oto jak to zrobić:

• Plan: Zdefiniuj cele projektu i podziel je na możliwe do wykonania zadania w ClickUp Tasks. Przydziel zadania konkretnym członkom zespołu, ustaw terminy i ustal jasne oczekiwania, dodając wyraźne zależności
• Do zrobienia: Przypisuj zadania członkom zespołu, ustalaj realistyczne terminy i śledź postępy w czasie rzeczywistym za pomocą intuicyjnego interfejsu ClickUp. Korzystaj z funkcji takich jakzależności zadań aby upewnić się, że zadania zostały zakończone we właściwej kolejności i uniknąć blokad drogowych
• Kontrola: Podczas tej fazy, możliwości zbierania danych przez ClickUp stają się instrumentalne. Utwórz niestandardowe pola specyficzne dla twojego projektu, aby zebrać cenne dane na temat wydajności. Dane te mogą obejmować czas cyklu, wskaźniki defektów lub wskaźniki zadowolenia klientów
• Działaj: Dane są przydatne tylko wtedy, gdy są analizowane i podejmowane są na ich podstawie odpowiednie działania. ClickUp ułatwia współpracę i udostępnianie wiedzy. ZastosowanieClickUp Assign Comments lubDokumenty ClickUp do rejestrowania kluczowych ustaleń, identyfikowania obszarów wymagających poprawy i burzy mózgów jako zespół. Dokumentowanie nauki zapewnia, że ciągłe doskonalenie jest zakorzenione w Twojej organizacjicykl życia zarządzania projektami #### Mapowanie strumienia wartości

Mapowanie strumienia wartości (ang. Value Stream Mapping, VSM) jest użytecznym narzędziem do identyfikacji marnotrawstwa i optymalizacji procesów. Jednak stworzenie jasnego i wykonalnego VSM może być wyzwaniem.

Twórz mapy myśli w ClickUp, aby wizualizować strumień wartości projektu i podejmować kroki w celu ograniczenia marnotrawstwa

Burza mózgów i wizualna mapa całego strumienia wartości projektu, identyfikująca wszystkie kroki związane z dostarczaniem wartości do klienta. Mapy myśli ClickUp'a są idealne do uchwycenia wszystkich pomysłów i kroków zaangażowanych w strumień wartości. Zacznij od utworzenia centralnego węzła reprezentującego końcową wartość dostarczaną do klienta.

Następnie rozgałęź się, aby sporządzić mapę wszystkich procesów poprzedzających, podprocesów i działań, które przyczyniają się do dostarczenia tej wartości.

Użyj węzłów podrzędnych do reprezentowania decyzji, zatwierdzeń, przekazania lub innych kroków, które przyczyniają się do ogólnego przepływu pracy. Kodowanie kolorami może pomóc w rozróżnieniu różnych typów działań lub zaangażowanych działów.

Utwórz dedykowany węzeł Tablica ClickUp aby wspólnie zaplanować obecny i pożądany przyszły stan strumienia wartości. Mamy do tego świetny szablon, więc nie musisz zaczynać od zera.

Pobierz szablon

Stwórz najbardziej zoptymalizowany strumień wartości dla swojego produktu lub usługi dzięki szablonowi Tablicy Automatycznej Mapy Strumienia Wartości ClickUp

Szablon zautomatyzowanej mapy strumienia wartości (Tablica Map) ClickUp to kompleksowe rozwiązanie upraszczające analizę strumienia wartości:

• Dostosowywane statusy: Śledzenie postępu każdego kroku w strumieniu wartości za pomocą niestandardowych statusów. Daje to jasny obraz tego, na jakim etapie się znajdujesz i gdzie mogą czaić się wąskie gardła
• Bogactwo danych dzięki niestandardowym polom: Wykraczaj poza podstawowe VSM. Korzystaj z dziewięciu niestandardowych pól zaprojektowanych specjalnie do mapowania strumienia wartości. Przechwytuj istotne informacje, takie jak czas cyklu, czas przetwarzania i czas tworzenia wartości dodanej dla każdego kroku. Te punkty danych stają się blokami dla opartego na danych podejścia do doskonalenia procesów
• Dwa widoki dla głębszego wglądu: Widok Tablicy dostarcza wizualną mapę całego strumienia wartości, pozwalając zobaczyć szerszy obraz i zidentyfikować potencjalne obszary do poprawy. Przełącz się na widok procesów, aby uzyskać szczegółowy podział każdego kroku, zakończony niestandardowymi polami do przechwytywania szczegółowych danych
• Zarządzanie projektami: Używaj reakcji na komentarze, aby przekazywać informacje zwrotne, zachęcaj do wspólnej edycji w celu aktualizacji w czasie rzeczywistym i wdrażaj automatyzacje, aby ułatwić zadania związane z analizą VSM
• Ulepszenia oparte na AI: Skorzystaj z następujących funkcjiClickUp Brain/%href/, które pomagają w analizie danych w VSM, jeszcze bardziej upraszczając cykl pracy i dostarczając jeszcze głębszych informacji

Optymalizacja cyklu pracy

Połączenie Automatyzacja ClickUp z Pulpity ClickUp do automatyzacji zadań i generowania szczegółowych raportów dotyczących każdego zadania, kamienia milowego lub celu do osiągnięcia, ostatecznie optymalizując cykl pracy.

Tworzenie niestandardowych automatyzacji za pomocą ClickUp Automations

ClickUp's Automations pozwala na ustawienie niestandardowych reguł w celu automatyzacji powtarzalnych zadań w projektach. Oto kilka przykładów:

• Automatyczne przenoszenie zadań: Gdy zadanie zostanie oznaczone jako zakończone na jednej Liście, automatycznie przenieś je na następną Listę na swojej Tablicy Kanban. Zapewnia to płynny przepływ cyklu pracy i gwarantuje, że wszyscy w zespole wiedzą, nad czym należy pracować w następnej kolejności
• Przypisywanie recenzentów: Automatycznie przypisuj zadania do recenzji określonym członkom teamu lub grupom, gdy zadanie osiągnie wyznaczoną scenę w cyklu pracy. Upraszcza to proces weryfikacji i pozwala uniknąć wąskich gardeł
• Ustawianie terminów na podstawie zależności: Automatycznie ustawiaj terminy dla zadań nadrzędnych na podstawie daty zakończenia zadania nadrzędnego. Zapewnia to realistyczną oś czasu projektu i pozwala uniknąć opóźnień
• Automatyczne przypisywanie na podstawie umiejętności: Gdy tworzone jest nowe zadanie z określonymi wymaganiami dotyczącymi umiejętności, automatycznie przypisz je do członka zespołu z najbardziej odpowiednią wiedzą specjalistyczną
• Twórz powtarzające się zadania: Automatyzacja tworzenia powtarzających się zadań, takich jak cotygodniowe spotkania zespołu lub comiesięczne raportowanie.
• Zyskaj przewagę dzięki gotowym sekwencjom automatyzacji: ClickUp oferuje bibliotekę ponad 100 gotowych automatyzacji, które dotyczą typowych scenariuszy cyklu pracy. Szablony te można łatwo dostosować lub wykorzystać jako inspirację do tworzenia własnych automatyzacji

Twórz niestandardowe pulpity do pomiaru określonych wskaźników KPI członków Twojego zespołu w ClickUp Dashboards

Pulpity ClickUp pełnią rolę dostosowywalnych centrów dowodzenia, które zapewniają widok w czasie rzeczywistym na Twoje zarządzanie projektami . Dzięki funkcji przeciągnij i upuść możesz budować pulpity dostosowane do Twoich potrzeb, wyświetlając kluczowe wskaźniki i spostrzeżenia, które pomogą Ci identyfikować obszary wymagające poprawy.

Pulpity można tworzyć w następujących celach:

• Analiza tablicy Kanban: Śledzenie liczby zadań w każdej scenie tablicy Kanban na przestrzeni czasu. Identyfikacja wąskich gardeł poprzez wizualizację miejsc, w których zadania utknęły i zajmują więcej czasu niż oczekiwano
• zarządzanie obciążeniem pracą: Monitoruj obciążenie pracą członków zespołu poprzez wizualizację liczby zadań przypisanych do każdej osoby. Pomaga to zapewnić sprawiedliwą dystrybucję pracy i zapobiega wypaleniu zawodowemu
• Ocena ukończenia zadań: Analizuj procent zadań zakończonych na czas lub po terminie. Pomaga to identyfikować obszary, w których terminy są stale niedotrzymywane i pozwala na dostosowanie oś czasu projektu lub alokację zasobów
• Śledzenie czasu cyklu: Zmierz średni czas potrzebny na przejście zadań z jednej sceny do drugiej w przepływie pracy. Pomaga to zidentyfikować nieefektywności i możliwości usprawnienia procesów
• Wykresy spalania: Wizualizacja pozostałego obciążenia pracą dla projektu w czasie. Śledzenie postępów w realizacji celów projektu i identyfikacja potencjalnych blokad, które mogą uniemożliwić jego zakończenie na czas

2. Korzystanie z rozwiązań Lean do zarządzania projektami w zakresie tworzenia oprogramowania

Wiele rozwiązań ClickUp do zarządzania projektami pozwala na ustanowienie elastycznych metod zarządzania rozwojem oprogramowania w organizacji.

Zwinne tworzenie oprogramowania

Przyjrzyjmy się najpierw Oprogramowanie do zwinnego zarządzania projektami ClickUp specjalnie przygotowane dla zespołów Agile, które chcą używać narzędzi Agile-first obok innych.

Tworzenie konfigurowalnych cykli pracy w ClickUp Agile Project Management Software

Oto jak możesz wykorzystać ClickUp w metodologiach zwinnych:

• Używaj narzędzi AI ClickUp Brain: Twórz dokumentację techniczną w dokumentach i pozwól AI pisać, przeformułowywać, edytować, podsumowywać i sprawdzać. Generuj szablony do zrobienia dowolnego zadania i ustaw w nich automatyzacje, aby praca była przydzielana płynnie
• Zarządzanie i ocena zaległości: Używaj niestandardowych pól i formuł do mierzenia wpływu i kompromisów dla problemów, pomysłów na produkty i nowych funkcji, aby móc mądrzej ustalać priorytety
• Wizualizuj swoje cykle pracy: Korzystaj z elastycznych widoków, takich jakWidok wykresu Gantta ClickUp,Widok tablicy*lubWidok osi czasu oraz *przypisywanie terminów, ustawienie priorytetów, śledzenie za pomocą niestandardowych statusów
• Automatyzacja raportowania: UstawienieCele ClickUp i KPI, aby śledzić postępy w projektach

Osiągaj swoje zadania dzięki automatycznemu śledzeniu postępów z ClickUp Goals

Automatyczne raportowanie pozwala zespołom programistycznym na bieżąco informować interesariuszy bez konieczności ręcznej interwencji. Monitoruj swój postęp za pomocą celów numerycznych, finansowych, binarnych (prawda/fałsz) i opartych na zadaniach. Łącz zadania z różnych zespołów, aby tworzyć cele, takie jak cele sprintu lub tygodniowe cele sprzedażowe

• Używaj szablonów: Korzystaj z ponad 1000 gotowych szablonów dla Agile, Lean, DevOps, Scrum, sprintów, rozwoju produktu lub dowolnego przypadku użycia, jaki możesz sobie wyobrazić

Instancja Szablon do zwinnego zarządzania projektami ClickUp został zaprojektowany, aby pomóc Ci skutecznie wdrożyć praktyki Agile.

Pobierz szablon

Skuteczne wdrażanie metodologii Agile dzięki szablonowi do zarządzania projektami ClickUp Agile

Użyj tego szablonu, aby:

• Streamline incoming requests using aFormularz ClickUp. Przechwytuj wszystkie istotne szczegóły i kieruj je do swoich zaległości
• Wybierz pomiędzy Kanban Tablica lub Sprintami do zarządzania i wykonywania pracy. Wizualizuj postępy i utrzymuj zadania w toku
• Regularne spotkania Agile w celu przeglądu wydajności sprintów i ciągłego doskonalenia procesów

DevOps

Integracje ClickUp połączenie wszystkich zewnętrznych narzędzi w jednym miejscu, aby stworzyć idealny hub do zwinnego zarządzania projektami.

Zintegruj ClickUp i GitHub, aby śledzić pull requesty, błędy, branche i commity za pomocą ClickUp Integrations

Instancja Integracja ClickUp-GitHub pomaga:

• Zobaczyć całą aktywność GitHub związaną z dowolnym zadaniem bezpośrednio w ClickUp
• Łączenie pull requestów, commitów i branchów z zadaniami w GitHubie
• Uaktualniać statusy zadań w GitHub; w międzyczasie ClickUp aktualizuje to samo w Twoim cyklu pracy

Scrum

Można również ustawić ClickUp Sprinty w widoku Tablicy i zastosuj metodologię scrum dla dowolnego projektu, który tego wymaga.

Automatyzacja Sprintów ClickUp i dodanie ich do widoku Tablicy Scrum

Poniżej przedstawiamy, jak skutecznie wdrożyć ClickUp Sprinty w ramach cyklu pracy Scrum w ClickUp:

• Utwórz nową listę dla backlogu sprintu: Ta lista będzie przechowywać wszystkie potencjalne historyjki użytkownika i zadania dla nadchodzącego sprintu
• Użyj wielu list dla etapów sprintu: Utwórz oddzielne listy w widoku tablicy, aby reprezentować różne etapy pracy, takie jak "Do zrobienia", "W trakcie", "W przeglądzie" i "Gotowe"
• Move tasks within lists: As your team works on user stories, drag and drop tasks between Lists to reflect their progress through the workflow stages. Podziel historyjki użytkownika na mniejsze, wykonalne zadania na każdej liście. Przypisuj zadania członkom zespołu, ustaw terminy ich wykonania oraz używaj komentarzy i załączników do współpracy
• Przegląd postępów: Użyj widoku Tablicy do wizualizacji postępów. Zidentyfikuj wszelkie przeszkody w zakończeniu zadania
• Adaptacja i dostosowanie: ClickUp pozwala na dokonywanie zmian w czasie rzeczywistym w trakcie Sprintu. W razie potrzeby można zmienić priorytety zadań lub przenieść je między Listami, aby odzwierciedlić zmiany w krajobrazie projektu

Funkcja Szablon planu biznesowego ClickUp Lean Business Plan upraszcza włączenie tej metodologii do organizacji.

Pobierz szablon

Zarządzaj wszystkimi działaniami biznesowymi przy ograniczonych zasobach dzięki szablonowi ClickUp Lean Business Plan

Ten kompleksowy szablon zapewnia narzędzia do przekształcania pomysłów biznesowych w rzeczywistość - wydajnie i niedrogo: Niestandardowe statusy ClickUp firmie produkującej odzież sportową w Ameryce Północnej, Europie i Australii.

Lids, sprzedawca detaliczny z ponad 1200 sklepami, stanął w obliczu wyzwań związanych z zarządzaniem szybką ekspansją z powodu zdezorganizowanego cyklu pracy. Polegali oni na różnych rozproszonych narzędziach, takich jak arkusze kalkulacyjne i e-mail, co prowadziło do luk komunikacyjnych i nieefektywności.

Firma wdrożyła ClickUp, aby scentralizować komunikację i zadania. Teraz różne działy współpracują płynnie w ramach ClickUp. To zmniejszyło ruch e-mail i skróciło spotkania o 66%, uwalniając cenny czas.

ClickUp usprawnił również zarządzanie zapasami w Lids. Wcześniej firma ręcznie śledziła koszty zapasów, co utrudniało budżetowanie. ClickUp pozwala im śledzić koszty jednostkowe i tworzyć dokładniejsze budżety dla nowych sklepów. Ogólnie rzecz biorąc, ClickUp zwiększył wydajność i zaoszczędził Lids ponad 100 godzin w różnych zespołach.

Dzięki ClickUp nasze Teams są bardziej współpracujące, wydajne i wszyscy jesteśmy bardziej skupieni na naszej pracy. To sprawiło, że sposób, w jaki pracujemy, jest o wiele lepszy

Molly Quella, kierownik projektu w Lids

Rola i obowiązki kierowników projektów Lean

Jako kierownik projektu Lean, musisz priorytetowo traktować dostarczanie maksymalnej wartości klientowi, jednocześnie eliminując marnotrawstwo w całym projekcie.

Kluczowe obowiązki i oczekiwania

• Podejście niestandardowe: Identyfikowanie i spełnianie wymagań klienta w sposób efektywny, unikając marnowania czasu, zasobów i wysiłku
• Eliminacja marnotrawstwa: Ciągłe identyfikowanie i usuwanie działań nieprzynoszących wartości dodanej, takich jak niepotrzebny transport, gromadzenie zapasów, nadmierny ruch, okresy oczekiwania, nadmierne przetwarzanie i nadprodukcja
• Optymalizacja cyklu pracy: Zapewnienie płynnego przepływu zadań z jednej sceny do drugiej poprzez usuwanie przeszkód i wąskich gardeł. Wdrażanie systemów "pull" opartych na niestandardowym zapotrzebowaniu klienta zamiast przepychania pracy przez rurociąg
• Realistyczne ustawienie celów: Wyznaczanie ambitnych, ale osiągalnych celów i zarządzanie oczekiwaniami interesariuszy za pomocą narzędzi Lean, takich jak statystyczna kontrola procesu. Pozwala to na wczesną identyfikację problemów i szybkie ich rozwiązywanie, minimalizując ilość przeróbek
• Perspektywa całościowa: Kierowanie zespołem w celu tworzenia rozwiązań zgodnych z szerszą strategią biznesową, zapewniając, że projekt przyczynia się do realizacji ogólnych celów

Zapoznanie teamu z Lean Project Management Framework i jego znaczeniem

Teams w projektach Lean mają specjalną strukturę, aby osiągnąć maksymalną wydajność i dostarczanie wartości. Oto podział kluczowych ról i ich wkład w ogólne powodzenie projektu:

• Lider zespołu: Jest rozgrywającym operacji, prowadzącym zespół w kierunku celów projektu. Posiadają silną wiedzę z zakresu Lean, aby zarządzać osią czasu i zasobami projektu oraz zapewnić jego powodzenie
• Sponsor projektu: Sponsor jest mistrzem w ramach przywództwa, który opowiada się za powodzeniem projektu. Usuwa przeszkody, zabezpiecza zasoby i posiada solidne zrozumienie zasad lean, aby wesprzeć wysiłki zespołu
• Członkowie Teams: Stanowią oni trzon zespołu, aktywnie uczestnicząc w inicjatywach usprawniających. Są wyposażeni w świadomość lean i aktywnie stosują narzędzia i procesy lean w swoim obszarze specjalizacji
• Właściciel procesu: Jest to lider, który nadzoruje konkretny proces objęty projektem. Jest on odpowiedzialny za wdrożenie i utrzymanie ulepszonego procesu po jego zakończeniu
• Ekspert merytoryczny (MŚP): MŚP to wykwalifikowany profesjonalista, który wnosi do tabeli specjalistyczne umiejętności i wiedzę. MŚP mogą pochodzić z różnych funkcji, takich jak IT, HR, finanse itp., w zależności od celu projektu, zapewniając wszechstronną perspektywę
• Partner finansowy [SME]: Dostarcza on specjalistycznej wiedzy finansowej, analizując zwrot z inwestycji w projekt [ROI] i weryfikując potencjalne oszczędności kosztów wynikające z proponowanych przez Teams rozwiązań

Łącząc odpowiednie narzędzie z filozofią Lean, Teams mogą zwiększyć wyniki projektów i ogólną wydajność biznesową.

Stwórz swój zespół Lean z ClickUp

Firmy takie jak Amazon, Nike i Caterpillar Inc. z powodzeniem zintegrowały zasady Lean ze swoimi praktykami zarządzania projektami i Ty też możesz!

Wdrożenie Lean wymaga jednak zmiany sposobu myślenia i kultury firmy, co może stanowić wyzwanie. Kiedy mamy do czynienia z dużymi, złożonymi projektami, nacisk Lean na prostotę może mieć mniejsze zastosowanie. Jednak dzięki odpowiedniemu narzędziu przejście to staje się łatwiejsze.

Z czym nie należy iść na kompromis? Badanie przeprowadzone w USA wykazało, że 36% oprogramowania do zarządzania projektami użytkowników uznało funkcję za najważniejszy czynnik przy wyborze oprogramowania.

Elastyczność ClickUp to dostawca niezbędny do realizacji wszystkich ciężkich zadań związanych ze złożonymi projektami. Priorytetyzuj zadania w oparciu o to, co najważniejsze, wizualizuj cykle pracy dla maksymalnej wydajności, płynnie współpracuj za pomocą wbudowanych narzędzi komunikacyjnych i śledź postępy z laserową precyzją. Droga do powodzenia projektu jest wyczyszczona dzięki ClickUp - czy jesteś gotowy, aby przejąć stery? Zarejestruj się w ClickUp już dziś!

Często zadawane pytania [FAQs]

1. Jakie jest pięć zasad zarządzania Lean?

Pięć zasad zarządzania Lean to:

• Zdefiniuj wartość: Zidentyfikuj, co naprawdę ma znaczenie dla klienta
• Mapa strumienia wartości: wizualizacja wszystkich kroków w procesie
• Stwórz przepływ: Wyeliminuj wąskie gardła i utrzymuj płynność pracy
• Stwórz ciąg: produkuj w oparciu o rzeczywiste zapotrzebowanie klienta, a nie prognozy
• Dążenie do perfekcji: Ciągłe dążenie do poprawy i eliminacji marnotrawstwa

2. Czy Lean jest częścią SAFe?

Tak, Lean jest jednym z podstawowych filarów SAFe obok zwinnego i systemowego myślenia. SAFe integruje te zasady, aby pomóc dużym organizacjom skalować praktyki Agile.

3. Czym jest metodologia Lean 5?

"Lean 5" prawdopodobnie odnosi się do metodologii 5S, stanowiącej podstawę praktyk Lean. Koncentruje się ona na tworzeniu czystego, zorganizowanego i wydajnego środowiska pracy poprzez pięć kroków: Sortowanie, Ustawienie w Porządku, Nabłyszczanie, Standaryzacja i Podtrzymywanie.