Komunikacja formalna a nieformalna: Różnice, podobieństwa i wskazówki dotyczące poprawy

Jeśli zapytasz pracowników, co sprawia, że pracuje im się lepiej, mogą odpowiedzieć, że płaska hierarchia, wsparcie kierownictwa, a nawet kultura biurowa. Jednak tak naprawdę sugerują oni efektywną komunikację.

Od przyjaznych interakcji i pracy zespołowej po uregulowane kanały i formaty - wyczyszczona komunikacja zapewnia skuteczne udostępnianie pomysłów i informacji zwrotnych, dzięki czemu praca wszystkich jest łatwiejsza i ma większy wpływ.

Według Grammarly Stan komunikacji w biznesie 93% liderów biznesu uważa, że ich zdolność do efektywnej pracy zależy od sposobu, w jaki ludzie komunikują się wokół nich.

Komunikacja w organizacji ma charakter formalny lub nieformalny. Obie są ważne w danym kontekście, ale sprawy stają się kłopotliwe, gdy ludzie łączą je ze sobą

W tym artykule omówimy komunikację formalną i nieformalną, wyjaśnimy, kiedy należy z nich korzystać i pomożemy poprawić ogólne umiejętności komunikacyjne w ustawieniach organizacyjnych.

Zrozumienie formalnej komunikacji

Większość obszarów roboczych posiada oficjalne protokoły komunikacyjne, które wzmacniają wizerunek i kulturę firmy i mają na celu ograniczenie błędów i zakłóceń w interakcjach między pracownikami.

Formalna komunikacja odnosi się do uporządkowanego sposobu wymiany informacji za pośrednictwem oficjalnych kanałów. Rozmowy te są monitorowane i możliwe do śledzenia oraz przebiegają zgodnie z wcześniej zdefiniowaną hierarchią. Łańcuchy e-maili, prośby o zadania, wideokonferencje, białe księgi, aktualizacje projektów i kanały czatu regulowane przez firmę to tylko niektóre z najważniejszych przykładów.

Jest to całkowicie praktyczne i ma na celu sformalizowanie komunikacji w celu udostępniania informacji zgodnie z potrzebami firmy.

Rodzaje formalnej komunikacji

W zależności od sposobu udostępniania pomysłów, komunikacja formalna może mieć trzy rodzaje:

• Pionowa: Gdy formalna komunikacja odbywa się na różnych poziomach organizacyjnych w hierarchicznym łańcuchu. Przełożeni mogą rozmawiać ze swoimi podwładnymi (top-down), a podwładni mogą dzielić się pomysłami ze swoimi przełożonymi (bottom-up)
• Boczne lub poziome: Kiedy pracownicy z różnych działów pracujących na tym samym poziomie komunikują się ze sobą. Na przykład, członkowie zespołu ds. rozwoju produktu angażują się wkomunikacja oparta na współpracy z kolegami z działu marketingu, aby zaaranżować wprowadzenie produktu na rynek
• Diagonalna lub krzyżowa: Oznacza to, że pracownicy z różnych działów pracujący na różnych poziomach mogą komunikować się po przekątnej. Przykładem może być rozmowa lidera zespołu produktowego z przedstawicielem ds. rozwoju sprzedaży (SDR) w celu określenia żądań funkcji, którym należy nadać priorytet w następnym sprincie

Charakterystyka komunikacji formalnej

Formalną komunikację można zidentyfikować, określając pewne wyraźne cechy:

• Spójność wokół protokołów i profesjonalnego słownictwa
• asynchroniczny i oparty na zatwierdzaniu charakter, co często czyni ją powolną i pracochłonną
• Pisemny formularz wykonania, co czyni go szczegółowym, zorientowanym na zadanie i łatwym do odniesienia
• Skupienie się na prywatności, co sprawia, że formalna komunikacja jest idealną opcją dla podejścia do poufności projektu opartego na zasadzie "need-to-know"

Przykłady komunikacji formalnej

Dobrym sposobem na zidentyfikowanie formalnej komunikacji jest sprawdzenie, czy jest ona oficjalnie dokumentowana. Dokumenty stanowiące wsparcie w ramach matrycy komunikacji wewnętrznej mogą obejmować

• wątki e-mail
• zamówienia i aktualizacje zapasów
• prośby o zadania
• asynchroniczna komunikacja wideo i webinaria na żywo

Formalna komunikacja skutecznie usprawnia wewnętrzne operacje między działami, współpracownikami i hierarchiami.

Ponieważ ten przepływ komunikacji opiera się na systemach i wytycznych, usprawniona strategia komunikacji może pomóc w skuteczniejszym przekazywaniu informacji. Jako kompleksowa platforma do zarządzania wydajnością, ClickUp koncentruje się w dużej mierze na komunikacji w zespole i sposobach usprawnienia interakcji w obszarze roboczym.

Instancja Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp jest dostosowany do potrzeb osób, które chcą stworzyć silną kulturę wewnętrzną firmy.

Pobierz szablon

Ustaw strategię komunikacji wewnętrznej od podstaw, modyfikując cele, interesariuszy, widoki list i kalendarz za pomocą szablonu komunikacji wewnętrznej ClickUp

Dzięki temu szablonowi możesz wdrożyć sposób przekazywania informacji, skalować punkty styku komunikacji, aby nadążyć za złożonością i zachować zgodność z różnymi przepisami dotyczącymi prywatności danych - a wszystko to bez konieczności rozpoczynania od zera.

Oto jak można to zrobić:

• Ustawienie celów komunikacji, zadań i podzadań za pomocąCele ClickUp iZadania ClickUp, oddelegowane zadania do interesariuszy oraz ustawienie ośmiu czasów i terminów za pomocąKalendarz ClickUp* Ustaw kanały wewnętrzne, takie jak e-maile, czaty i spotkania, a także określ zasady dotyczące przepływu informacji
• Modyfikuj niestandardowe statusy, pola i widoki, aby przesiewać aktualizacje i monitorować zawartość

Szablon ten doskonale nadaje się do utrzymywania przejrzystości we wszystkich obszarach i pomaga pracownikom zachować wydajność w pracy. Służy również jako scentralizowany hub do przechowywania rozmów, ogłoszeń i dokumentów związanych z komunikacją w całej firmie w jednym miejscu.

Zalety i wady formalnej komunikacji

Formalna komunikacja ma mocne i słabe strony. Zrozumienie tych zalet i wad jest kluczowe, aby wiedzieć, kiedy korzystać z oficjalnych, predefiniowanych kanałów.

Zalety komunikacji formalnej

Komunikacja formalna jest istotną częścią dobrze funkcjonującej firmy, ponieważ

• Sprzyja dyscyplinie i profesjonalizmowi wśród pracowników
• Zapewnia przejrzystość i efektywność rozmów
• Ponieważ większość z nich jest udokumentowana, stanowi wsparcie dla audytów i zgodności danych

Wady formalnej komunikacji

Czynniki, które sprawiają, że komunikacja formalna jest tak skuteczna, sprawiają również, że jest ona sztywna.

• Taka komunikacja ma mało miejsca na indywidualność, ponieważ przedkłada pracę nad osobiste odczucia i opinie
• Długotrwałe wątki utrzymywane ze względu na przepisy mogą pochłaniać dużo czasu
• Może wyglądać chłodno i zniechęcać do budowania więzi między pracownikami

Przeczytaj również: 10 najlepszych aplikacji i narzędzi do komunikacji w Teams w 2024 roku

Rola formalnej komunikacji w organizacjach

Trudno wyobrazić sobie firmę bez formalnej komunikacji w zespole strategii komunikacji . Przestrzeganie tych zasad oznacza, że informacje są udostępniane w sposób przejrzysty, bez zniekształceń i w sposób, który można śledzić w celu odniesienia.

W organizacjach o złożonej hierarchii wewnętrznej, ustanawia to również autorytet i sprzyja dyscyplinie pracowników.

Zrozumienie nieformalnej komunikacji

Nie wszystkie rozmowy muszą odbywać się formalnymi kanałami. Niektóre osobiste i natychmiastowe rozmowy pozwalają na zrobienie tego, co trzeba, oszczędzając czas.

Na pewno słyszałeś o komunikacja pocztą pantoflową -nieoficjalne sposoby, w jakie współpracownicy dzielą się ze sobą informacjami.

Komunikacja nieformalna to nieoficjalny przepływ informacji oparty na powiązaniach społecznych udostępnianych przez pracowników. Jest spontaniczna, swobodna i szybka. Komunikacja werbalna dotycząca zadań, pomoc koledze w pracy lub bezstresowe pogawędki w nieformalnym języku podczas przerwy na lunch - wszystko, co nie jest zgodne z kanałami komunikacji regulowanymi przez firmę, jest częścią komunikacji nieformalnej.

Rodzaje komunikacji nieformalnej

Komunikacja nieformalna nie podlega ścisłym zasadom ani strukturom, dzięki czemu jest bardzo elastyczna i dynamiczna. Może przybierać wiele form, z których każda służy różnym celom i kontekstom w miejscu pracy.

Oto jej cztery główne rodzaje:

• Single-strand chain: Kiedy osoba mówi coś innej osobie, a ta przekazuje tę samą wiadomość komuś innemu, łańcuch jest kontynuowany. Jest to najbardziej naturalny rodzaj nieformalnej komunikacji
• Łańcuch klastrowy: Kiedy ktoś zwierza się swojemu zaufanemu rówieśnikowi, a rówieśnik udostępnia informacje innym zaufanym osobom. Ten rodzaj konwersacji opiera się na zaufaniu, ale jest przekazywany między wybranymi grupami osób. Przykładem może być menedżer osobno omawiający zmiany klienta z zespołem produktowym i członkowie zespołu produktowego omawiający to samo z zespołem projektowym
• Łańcuch plotek: Najpopularniejszy rodzaj nieformalnej komunikacji - łańcuch plotek - polega na tym, że ludzie rozmawiają z grupami ludzi, a te grupy udostępniają to samo innym grupom ludzi. Jest to najszybszy sposób na nieformalne rozpowszechnianie informacji
• Łańcuch prawdopodobieństwa: Czasami pracownik może losowo wybrać kilku współpracowników do udostępniania informacji, a ci kontynuują trend, losowo przekazując zawartość innym. Przykładem może być wzmianka o nowych zasadach HR do kolegi, który siedział przy tej samej tabeli podczas lunchu

Charakterystyka komunikacji nieformalnej

Nieformalna komunikacja odbywa się poza e-mailami i pulpitami i ma kilka kluczowych cech ułatwiających identyfikację:

• Jest błyskawiczna, osobista i beztroska
• Jako synchroniczny tryb komunikacji skraca czas potrzebny na formalną drogę, zwiększając wydajność pracowników
• Nieformalna komunikacja jest dobra dla morale pracowników, ponieważ mają oni przyjaciół, z którymi mogą dzielić się uczuciami
• Pomimo komfortu nieformalnych rozmów, mogą one być niedokładne, ponieważ ich zawartość nie jest udokumentowana, zweryfikowana lub możliwa do prześledzenia
• Niezadowoleni pracownicy często tworząwyzwania komunikacyjne poprzez rozpowszechnianie dezinformacji za pośrednictwem nieformalnych kanałów

Przykłady nieformalnej komunikacji

Każda nieformalna rozmowa, która nie wymaga logowania do systemu, jest częścią nieformalnej komunikacji. Może to obejmować

• Ustne aktualizacje dotyczące zadań i projektów
• Rozmowy przy chłodnicy wody i powitania na korytarzu
• Lunch grupowy i spotkania firmowe

Możesz spotkać kolegów rozmawiających nieformalnie o tym, jak spędzili weekend, o meczu, który oglądali wczoraj wieczorem lub o nowej polityce działu HR.

Zalety i wady nieformalnej komunikacji

Komunikacja nieformalna może być niezwykle skuteczna, ale jej powodzenie w dużej mierze zależy od kontekstu, w jakim jest używana. Zrozumienie, w czym komunikacja nieformalna się sprawdza, a w czym nie, może pomóc w wykorzystaniu jej mocnych stron i złagodzeniu jej wad.

Zalety komunikacji nieformalnej

Komunikacja nieformalna uzupełnia limity komunikacji formalnej.

• Sprawia, że praca w biurze staje się bardziej naturalna i konwersacyjna
• Pomaga pracownikom otworzyć się na swoich kolegów i tworzy więzi, które pomagają w pracy zespołowej
• Komunikacja nieformalna buduje pewność siebie i poczucie przynależności
  • dwie kluczowe rzeczy, które można znaleźć u wysoce wydajnych pracowników.

Wady komunikacji nieformalnej

Komunikacja nieformalna nie jest jednak pozbawiona wad.

• Jest ona nieuregulowana i może powodować szybkie rozprzestrzenianie się nieprawdziwych informacji
• Jeśli pracownicy są zbyt zaangażowani w small talk i plotki, może to negatywnie wpłynąć na kulturę zespołu i wydajność
• Przywództwo nie może śledzić nieformalnych rozmów, więc nie ma odpowiedzialności

Wiele wad komunikacji nieformalnej wynika z braku struktury w komunikacji wewnętrznej, ponieważ aktualizacje są przekazywane ustnie. Jednym z najlepszych sposobów na złagodzenie tego zjawiska jest użycie szablon komunikacji planu projektu , np Szablon komunikacji z pracownikami ClickUp . Jest to prosty, ale kompleksowy sposób rozpowszechniania informacji, dzięki czemu odpowiednie osoby są na bieżąco z autentycznymi szczegółami.

Jak można się domyślić, jest to szczególnie przydatne dla zespołów HR.

Pobierz szablon

Skorzystaj z szablonu komunikacji z pracownikami ClickUp, aby ustalić standardowy sposób udostępniania informacji pracownikom

Oto jak najlepiej go wykorzystać:

• Zaplanować i wdrożyć strategię komunikacji, korzystając z widoku strategii planu komunikacji
• Skorzystaj z widoku "Przewodnik dla początkujących", aby wyjaśnić matrycę komunikacji i podstawowe zasady, aby uniknąć błędnej komunikacji
• Użyj widoku "Aktualizacje komunikacji", aby śledzić stare i nadchodzące aktualizacje
• Zmniejsz potrzebę nieformalnej komunikacji poprzez monitorowanie interakcji w widokuPulpity ClickUp* Stwórz łatwy do naśladowania układ wizualny, dodając niestandardowe statusy w celu monitorowania postępu zadań i podzadań w ramach planu komunikacji

Ten szablon łączy zarządzanie projektami z zarządzaniem pracownikami w celu zapewnienia płynnej komunikacji.

Rola komunikacji nieformalnej w organizacjach

Komunikacja nieformalna w najlepszym wydaniu buduje połączenia z innymi pracownikami. Przełamuje hierarchie, ułatwia przepływ informacji i sprzyja empatii. Delikatne poklepanie po plecach za dobrą pracę, pomoc młodszemu pracownikowi w rozwiązaniu problemu lub wysłuchanie, by inni poczuli się wysłuchani, to gesty, które nie są w pełni możliwe w formalnym ustawieniu.

Badania Hawthorne przeprowadzone przez Eltona Mayo wykazały, że nieformalna komunikacja wpływa na rozwój i wzmacnianie standardów wydajności i oczekiwań członków w grupach roboczych. Sugeruje to, że nieformalne interakcje mogą kształtować kulturę organizacyjną i normy skuteczniej niż formalna komunikacja

Komunikacja formalna vs. nieformalna

Miejsca pracy nie mogą wybrać domyślnego kanału nad drugim, ponieważ oba rodzaje komunikacji są ważne w kontekście. Zrozummy, czym się różnią i jak się między nimi przełączać.

Kluczowe różnice między komunikacją formalną i nieformalną

Oto przegląd kluczowych różnic między komunikacją formalną i nieformalną:

Podobieństwa między komunikacją formalną i nieformalną

Pomimo wyraźnie różnych podejść, komunikacja formalna i nieformalna współpracują ze sobą w celu stworzenia pozytywnej kultury firmy.

• Dają one ludziom swobodę dzielenia się pomysłami i kontekstami za pośrednictwem różnych kanałów i formatów
• Zarówno formalna, jak i nieformalna komunikacja pomaga w podejmowaniu decyzji i zwiększaniu wydajności
• Ludzie szybciej przyswajają informacje, gdy łączą różne kanały ich rozpowszechniania

Równoważenie komunikacji formalnej i nieformalnej w ustawieniach wewnętrznych

Sekretem wysoce wydajnego miejsca pracy jest zrównoważenie komunikacji formalnej i nieformalnej. Jeśli masz trudności ze zrozumieniem, kiedy używać jakiego formatu, zapoznaj się z polityką firmy dotyczącą oficjalnej komunikacji. Formalne strategie komunikacji są często dobrze udokumentowane przez dział HR i liderów zespołów. Znajdziesz w nich zatwierdzone kanały, osie czasu, procesy i zasady.

Zgodnie z ogólną zasadą, jeśli coś jest ściśle związane z pracą, wymaga wiedzy innych osób i jest poufne, przechodzi przez kanał formalny

Kluczowa różnica między formalnymi i nieformalnymi kanałami komunikacji tkwi w sposobie myślenia. Powinieneś używać nieformalnej komunikacji, gdy robisz sobie przerwę lub szybko nadrabiasz zaległości ze współpracownikiem. Pamiętaj jednak, aby nie dzielić się zbyt wieloma informacjami za pośrednictwem nieformalnych kanałów lub nie działać na podstawie informacji, których nie możesz zweryfikować. Obserwując, kiedy i jak inni używają komunikacji formalnej i nieformalnej, możesz nauczyć się je równoważyć.

Przykłady, w których komunikacja formalna i nieformalna przeplatają się ze sobą

Wyobraź sobie Sarę, kierownika projektu, która w swojej codziennej pracy żongluje zarówno komunikacją formalną, jak i nieformalną. Zaczyna swój dzień od ustrukturyzowanego spotkania zespołu, przestrzegając ścisłej agendy i dokumentując elementy działań. Później spotyka Boba z działu marketingu w pokoju socjalnym i przy kawie przeprowadzają burzę mózgów na temat genialnego pomysłu na kampanię. Ta mieszanka formalnej struktury i swobodnej interakcji utrzymuje jej zespół w zgodzie, jednocześnie pobudzając innowacje.

Tymczasem Alex, nowo zatrudniony pracownik, na własnej skórze przekonuje się o sile mieszanych stylów komunikacji. Bierze udział w formalnej sesji wdrożeniowej, zapoznając się z polityką i procedurami firmy. Ale to podczas nieformalnego lunchu ze swoim mentorem, Javierem, naprawdę uczy się niepisanych zasad kultury biurowej. Gdy Alex przechodzi swoją pierwszą ocenę wyników - formalny proces - jest wdzięczny za nieformalne informacje zwrotne, które Javier dostarczał przez cały czas, pomagając mu czuć się przygotowanym i wspieranym w nowej roli.

Przeczytaj także: 10 najlepszych narzędzi i oprogramowania do komunikacji w miejscu pracy w 2024 roku

Narzędzia do skutecznej komunikacji

Ustalenie wytycznych dotyczących komunikacji jest trudne, a jeszcze trudniejsze jest ich utrzymanie w czasie. Wraz z rozwojem firmy pod względem działalności, siły roboczej, partnerów i klientów, zaczynają pojawiać się małe luki, które prowadzą do błędnej komunikacji, fałszywych informacji i braku jasności.

Korzystanie z narzędzie komunikacji wewnętrznej takie jak ClickUp uprości przepływ informacji. Oto jak to zrobić:

• UżyjDokumenty ClickUp do tworzenia planów komunikacji, zapraszania ludzi do współpracy nad wiki komunikacji, dodawania odpowiednich połączonych linków i plików oraz korzystania z edytora tekstu sformatowanego w celu lepszej nawigacji
• Przeprowadzenie przez proces tworzenia i dystrybucji zawartości za pomocąClickUp Brain. Poproś narzędzie AI, aby przeanalizowało formalne plany komunikacji i podkreśliło obszary wymagające poprawy, stworzyło konspekty zawartości, a nawet poprosiło o zasugerowanie kolejnych kroków. To Twój asystent AI, który mieszka w Twojej przestrzeni ClickUp, gotowy do serwowania Ci odpowiedniej zawartości

Używaj narzędzi AI ClickUp Brain do pisania, edytowania, streszczania, korekty i tłumaczenia dowolnego rodzaju tekstu w ClickUp Docs

• UżyjClickUp Chat aby zebrać wszystkie rozmowy w czasie rzeczywistym w jednym miejscu. Możesz przydzielać zadania, udostępniać zawartość związaną z projektem, tworzyć indywidualne widoki czatu i zarządzać uprawnieniami dostępu. To znacznie poprawia szybkość formalnej komunikacji

Płynnie współpracuj, komunikuj się, przekazuj informacje zwrotne i udostępniaj cele w ClickUp Chat View

• W przypadku rozmów, w których wiadomości tekstowe nie oddają pełnego kontekstu, wypróbujClickUp Clip. Nagraj swój ekran i przeprowadź swój zespół przez instrukcje, moduły szkoleniowe, funkcje oprogramowania, plany marketingowe, przepływy pracy w projektach, informacje zwrotne i wiele innych, ze wsparciem lektorów

Zamiast pisać na klawiaturze, kliknij ikonę wideo i udostępniaj swoje przemyślenia w wyczyszczony sposób, aby posunąć każdą rozmowę do przodu w ClickUp Clips

• Przełączaj się między widokami tablicy Kanban, listy, tabeli i Gantta, aby pomóc interesariuszom zrozumieć pracę w toku i sposób komunikacji z innymi interesariuszami
• Wizualizuj strategiczne inicjatywy za pomocąTablice ClickUp dzięki czemu interesariusze od początku otrzymują właściwe informacje. Dodawaj pomysły, układaj je za pomocą funkcji "przeciągnij i upuść" i przekształcaj w indywidualne zadania. Jest to łatwe do naśladowania i zmniejsza czas marnowany na łańcuchy e-maili

Zamiast zaczynać od zera, wypróbuj Szablon planu komunikacji ClickUp . Możesz dalej modyfikować i rozwijać ten w pełni konfigurowalny dokument, aby dopasować go do swoich przypadków użycia.

Załóżmy na przykład, że kierownik sprzedaży wdraża program dla nowej grupy demograficznej. W takim przypadku może wyjaśnić SDR-om, jak się komunikować, postępować zgodnie z protokołami i aktualizować status transakcji. W ten sposób SDR będą wiedzieć, co wymaga formalnej komunikacji, a co mogą omawiać nieformalnie.

Pobierz szablon

Wdrażaj spójną strategię komunikacji w całej organizacji, dokumentując interesariuszy, role i kanały za pomocą szablonu planu komunikacji ClickUp

Dzięki temu udokumentowanemu planowi działania możesz

• Stworzyć ramy w ClickUp Docs, aby zespoły mogły stosować spójną strategię komunikacji
• Określić role i interesariuszy za pomocą zadań ClickUp, aby ludzie wiedzieli, co i z kim omawiać
• Zdefiniować formalne kanały komunikacji i edytować niestandardowe widoki i pola dla lepszej widoczności
• UżyjKamienie milowe ClickUp do śledzenia i mierzenia wydajności

Najlepszą częścią szablonu jest to, że firmy mogą go używać do organizowania komunikacji wewnętrznej i ustalania komunikatów dla klientów i dostawców.

Popraw komunikację wewnętrzną dzięki ClickUp

Uczciwe, przejrzyste i prowadzone w czasie rzeczywistym konwersacje budują kulturę korporacyjną i pomagają pracownikom zwiększyć wydajność. Zarówno formalne, jak i nieformalne kanały zachęcają pracowników do jak największej wydajności.

Jako narzędzie do współpracy w ramach Enterprise clickUp pomaga menedżerom i pracownikom w skutecznej komunikacji bez konieczności przełączania się między zbyt wieloma platformami. Posiada szereg narzędzi cyfrowych stworzonych do komunikacji w ruchu. Zarejestruj się w ClickUp już dziś i wzmocnij swoją komunikację wewnętrzną.