Jak skonsolidować dane z wielu arkuszy w programie Excel?

Niezależnie od tego, czy mamy do czynienia z danymi sprzedażowymi z różnych regionów, raportami finansowymi z różnych działów, czy opiniami klientów z kilku kanałów, wyzwaniem pozostaje: do zrobienia jest skuteczna konsolidacja wszystkich tych informacji w jeden, spójny zbiór danych?

Przerzucanie się między arkuszami kalkulacyjnymi, ręczne kopiowanie i wklejanie danych do plików Excela w celu ich zrobienia oraz śledzenie zmian podczas wykonywania tych czynności jest nieefektywne i zwiększa ryzyko popełnienia krytycznych błędów.

Na szczęście Excel oferuje potężne narzędzia i techniki upraszczające konsolidację danych. Na tym blogu przedstawimy podstawowe metody skutecznej konsolidacji danych w arkuszach programu Excel.

Dowiesz się, jak scalić dwa arkusze kalkulacyjne Excel, usprawnić przepływ pracy, poprawić dokładność i zwiększyć możliwości analizy danych. Przejdźmy do rzeczy.

Czym jest konsolidacja danych w arkuszach Excel?

Konsolidacja danych w Microsoft Excel polega na łączeniu danych z wielu arkuszy Excel w jeden. Proces ten pomaga analizować duże zestawy danych rozproszone w wielu plikach programu Excel.

Konsolidacja jest ważna dla Business, ponieważ dane w wielu arkuszach kalkulacyjnych z różnych działów, lokalizacji lub systemów często muszą być połączone w jednym arkuszu, aby uzyskać kompleksowy przegląd.

Wiedza na temat łączenia dwóch arkuszy kalkulacyjnych Excel ułatwia przekształcanie danych i znajdowanie uniwersalnych wzorców i spostrzeżeń.

Korzyści z konsolidacji wielu plików Excel

Wiedza o tym, jak scalić dwa arkusze kalkulacyjne Excel daje dwie wyraźne korzyści:

• Usprawniona analiza danych: Konsolidacja dwóch arkuszy Excela eliminuje konieczność przełączania się pomiędzy wieloma źródłami danych. Upraszcza również stosowanie formuł, generowanie raportów i wizualizację danych. Można na przykład połączyć dane dotyczące sprzedaży różnych sklepów z wielu plików Excel w jednym arkuszu kalkulacyjnym Excel, aby łatwo analizować ogólne wyniki sprzedaży i porównywać wydajność sklepów.
• Lepsza współpraca: Po scaleniu arkuszy Excel, członkowie Twojego zespołu mogą pracować razem bardziej efektywnie i udostępniać spostrzeżenia w jednym arkuszu, a nie w różnych. Na przykład, twój zespół marketingowy może połączyć arkusze Excel zawierające dane z różnych kanałów (media społecznościowe, e-mail, analityka strony internetowej) w jeden plik Excel, dzięki czemu członkowie zespołu mogą analizować wyniki i wprowadzać zmiany w strategii w jednym arkuszu kalkulacyjnym.

Jak scalić dwa arkusze kalkulacyjne Excel

1. Przygotowanie danych do konsolidacji wielu arkuszy

Przed

tworzenie bazy danych Excel

upewnij się, że informacje w plikach Excel są czyste, ustandaryzowane i uporządkowane

• Czyszczenie danych: Upewnij się, że dane są wolne od błędów i duplikatów przed połączeniem arkuszy Excela
• Standaryzacja: Używaj spójnych formatów dla dat, liczb i tekstów we wszystkich arkuszach
• Organizacja: Uporządkuj dane w sposób, który będzie wsparciem dla łatwej konsolidacji

Alternatywnie, można uniknąć ręcznego procesu przygotowania poprzez

używając wstępnie utworzonych szablonów baz danych

. Szablony te zapewniają strukturę organizacyjną i pomagają replikować typowe strony i procesy.

2. Korzystanie z funkcji Konsoliduj w plikach programu Excel

Funkcja "Konsoliduj" w programie Excel pomaga scalać arkusze poprzez łączenie podobnych zestawów danych z wielu wierszy, kolumn, arkuszy lub skoroszytów.

Przykład #1: Konsolidacja danych z wielu wierszy

Załóżmy, że masz dane dotyczące zamówień w sklepie e-commerce z ID zamówienia, ID SKU i ilością w pliku Excel.

Próbka danych zakupowych sklepu e-commerce

Chcesz zsumować ilości podobnych jednostek SKU. Możesz użyć następujących kroków:

Proces krok po kroku:

1. Znajdź "Consolidate" w zakładce danych.

Znajdowanie funkcji "Konsoliduj" w programie Excel

2. Wybierz komórkę, w której mają pojawić się skonsolidowane dane. Kliknij funkcję "Konsoliduj", a na ekranie pojawi się okno dialogowe. Wybierz przycisk strzałki w górę i wybierz zakres odniesienia.

Wybieranie opcji "Odniesienie" w oknie "Konsoliduj

3. Wybierz zakres referencyjny, który chcesz skonsolidować i naciśnij Enter.

Wybieranie zestawu danych w funkcji "Odniesienie

4. Po wybraniu zakresu kliknij przycisk "Dodaj", aby dodać go jako odniesienie. Zaznacz "Lewą kolumnę", aby zachować ID SKU w skonsolidowanej tabeli. Kliknij OK, aby kontynuować.

Dodawanie odwołań i wybieranie etykiet w oknie "Konsoliduj

5. W widoku skonsolidowanych danych zaopatrzenia pojawi się łączna ilość według SKU.

Podsumowany widok ilości przy użyciu funkcji "Konsoliduj" w programie Excel

Przykład #2 - Konsolidacja danych z wielu arkuszy lub skoroszytów

Załóżmy, że masz dwa różne zestawy danych w różnych plikach programu Excel.

1. Wybierz komórkę, w której mają pojawić się skonsolidowane dane

Wybieranie funkcji "Konsoliduj" podczas sumowania danych z dwóch arkuszy

2. Przejdź do funkcji "Konsoliduj" i podaj odwołanie do komórki, przełączając się na pierwszą zakładkę arkusza (np. Arkusz 1) i wybierając zakres, który chcesz zsumować (np. A1:A10). Następnie przełącz się na następny arkusz (np. Arkusz 2) i wybierz zakres (np. A1:A10). Powtarzaj ten krok, aż dotrzesz do arkusza docelowego. Kliknij "OK", aby kontynuować.

Wybieranie odwołań z wielu arkuszy

3. Powodzenie konsolidacji danych z wielu arkuszy.

Skonsolidowane dane z wielu arkuszy

💡 Pro Tip:

_a. Odwołania do komórek mogą również pochodzić z różnych skoroszytów. Załóżmy, że masz pięć różnych arkuszy Excela z miesięcznymi informacjami o sprzedaży. Możesz utworzyć skonsolidowany widok, korzystając z funkcji "Konsoliduj" i odwołując się do pięciu arkuszy. Excel pobierze informacje z tych pięciu arkuszy, dając kompleksowy widok

_b. Za pomocą funkcji "Consolidate", oprócz sumy, można również znaleźć liczbę, średnią, min. lub maks. w różnych wierszach, arkuszach lub skoroszytach. Przełącz się na dowolną z tych funkcji w menu "Konsoliduj", aby uzyskać pożądane wyniki

3. Wykorzystanie funkcji programu Excel do konsolidacji

Excel ma wbudowane funkcje, które pomagają znaleźć i skonsolidować dane z różnych arkuszy na podstawie wspólnego klucza. Zobaczmy, jak one działają.

a. VLOOKUP

Proces krok po kroku:

1. Przygotuj dane i upewnij się, że kluczowa kolumna (np. kolumna A) jest obecna w obu plikach Excel.

Przygotowanie danych do konsolidacji przy użyciu funkcji VLOOKUP w programie Excel

2. Kliknij komórkę, w której ma się pojawić wynik funkcji VLOOKUP.

3. Wprowadź formułę VLOOKUP i wybierz komórkę zawierającą wartość wyszukiwania w bieżącym arkuszu (np. A2).

Konsolidacja danych za pomocą formuły "VLOOKUP" w programie Excel

4. Przejdź do arkusza, z którego chcesz pobrać dane (np. Arkusz 2) i wybierz zakres zawierający zarówno kolumnę z kluczem, jak i dane, które chcesz pobrać (np. A: B). Wprowadź numer kolumny w szyku tabeli, aby pobrać dane. Na przykład, jeśli chcesz uzyskać dane z kolumny B, wprowadź 2.

5. Określ Range Lookup, wpisując FALSE, aby znaleźć dokładne dopasowanie i zamknij formułę. Przeciągnij dane kolumny w dół, aby zobaczyć w pełni skonsolidowane wartości.

6. Następnie dane zostaną skonsolidowane w programie Excel.

b. INDEX-MATCH

INDEX-MATCH to bardziej elastyczna alternatywa dla VLOOKUP do łączenia wielu arkuszy.

Proces krok po kroku:

1. Aby scalić dane, otwórz skoroszyt programu Excel zawierający arkusze, które chcesz skonsolidować.

2. Przygotuj dane i upewnij się, że kluczowa kolumna (np. kolumna A) znajduje się w obu plikach Excel. Upewnij się, że dane są dobrze zorganizowane i kliknij komórkę, w której ma pojawić się wynik INDEX-MATCH.

3. Przejdź do "Dane"> "Walidacja danych". Następnie wybierz "Lista" w zakładce "Zezwalaj".

4. Teraz wybierz zakres z pierwszego arkusza, który chcesz scalić.

Konsolidacja danych za pomocą formuły INDEKS MATCH w programie Excel

5. Zobaczysz rozwijany przycisk z zakresem komórek wybranym w poprzednim kroku.

Tworzenie listy przy użyciu funkcji "Sprawdzanie poprawności danych

6. Zacznij od wpisania części MATCH formuły, aby znaleźć pozycję wartości wyszukiwania. Następnie wybierz komórkę zawierającą wartość wyszukiwania w bieżącym arkuszu (np. A2). Wpisz przecinek.

7. Przejdź do arkusza, z którego chcesz wyszukać dane (np. Arkusz2) i wybierz zakres zawierający kolumnę klucza (np. Arkusz2!A:A). Wpisz przecinek, a następnie wpisz 0, aby uzyskać dokładne dopasowanie. Zamknij funkcję MATCH nawiasem klamrowym.

8. Teraz należy zagnieździć funkcję MATCH wewnątrz funkcji INDEX, aby pobrać odpowiednią wartość. Wpisz "INDEKS(", aby rozpocząć formułę. Następnie przejdź do arkusza, w którym znajdują się dane do pobrania (np. Arkusz2) i wybierz zakres zawierający dane (np. Arkusz2!B:B). Wpisz przecinek i wklej utworzoną wcześniej funkcję MATCH (np. MATCH(A2, Sheet2!A:A, 0)). Zamknij funkcję INDEKS nawiasem klamrowym.

Formuła INDEX-MATCH w programie Excel

Najlepsze praktyki konsolidacji danych

Nie wystarczy wiedzieć, jak scalić dwa arkusze kalkulacyjne Excel. Przestrzeganie najlepszych praktyk podczas konsolidacji danych w Excelu gwarantuje, że dane są dokładne i wiarygodne.

Oto kilka podstawowych praktyk, których należy przestrzegać:

Utrzymuj spójne formaty danych

Przed scaleniem plików programu Excel i rozpoczęciem analizy należy sformatować dane, aby zachować spójność we wszystkich arkuszach programu Excel. Niespójne formaty mogą prowadzić do błędów i komplikacji podczas procesu scalania.

Można również

użyć gotowych szablonów Excela

podczas śledzenia projektu, aby Twój zespół mógł pracować z tym samym formatem i zachować spójność we wszystkich plikach Excel.

Oto kilka wskazówek, jak osiągnąć spójność:

• Ujednolicone formaty dat: Upewnij się, że wszystkie daty są w tym samym formacie (np. MM/DD/RRRR lub DD/MM/RRRR)
• Ujednolicone formaty tekstu: Używaj tej samej wielkości liter (wielkich lub małych) i pisowni dla wpisów tekstowych
• Spójne formaty liczb: Upewnij się, że liczby, zwłaszcza te z ułamkami dziesiętnymi, mają jednolity wzór

Regularna aktualizacja danych

Ustal rutynowy harmonogram aktualizacji danych w plikach Excel, aby członkowie zespołu zawsze mieli aktualne informacje.

Ponieważ wielu członków zespołu może aktualizować dane,

wyświetlanie struktury podziału pracy w programie Excel

. WBS zapewnia, że wszyscy są zgodni co do zakresu prac, celów i oczekiwań

Oto kilka wskazówek dotyczących aktualizacji danych:

• Ustaw regularne odstępy czasu: W oparciu o charakter danych, zdecyduj się na codzienne, tygodniowe lub miesięczne aktualizacje
• Automatyzacja aktualizacji: Użyj funkcji programu Excel, takich jak Power Query, aby automatycznie odświeżać zaimportowane dane ze źródeł zewnętrznych
• Sprawdzanie dokładności: Okresowo sprawdzaj dane pod kątem błędów lub niespójności, które mogą wystąpić podczas aktualizacji

Regularne tworzenie kopii zapasowych danych

Utrata danych może być katastrofalna w skutkach, zwłaszcza gdy mamy do czynienia z dużymi zestawami danych w skoroszytach programu Excel. Regularne tworzenie kopii zapasowych zapewnia możliwość odzyskania danych w razie ich przypadkowego usunięcia lub uszkodzenia.

Oto kilka wskazówek dotyczących tworzenia kopii zapasowych danych:

• Automatyzacja tworzenia kopii zapasowych: Wykorzystaj wbudowane opcje tworzenia kopii zapasowych w Excelu lub narzędzia innych firm do automatyzacji procesu tworzenia kopii zapasowych
• Bezpieczne przechowywanie kopii zapasowych: Przechowuj kopie zapasowe w bezpiecznych lokalizacjach, takich jak usługi przechowywania danych w chmurze lub zewnętrzne dyski twarde
• Kontrola wersji: W przypadku łączenia wielu plików Excel, zachowaj różne wersje kopii zapasowych danych, aby śledzić zmiany i w razie potrzeby powrócić do poprzednich wersji

Limity korzystania z programu Excel

Chociaż Excel pomaga w większości analiz i konsolidacji, ma pewne limity, o których należy pamiętać, zwłaszcza podczas pracy ze złożonymi lub zakrojonymi na szeroką skalę zadaniami. Oto kilka limitów, które należy wziąć pod uwagę:

• Problemy z wydajnością przy dużych zbiorach danych: Excel może mieć problemy z wydajnością podczas obsługi bardzo dużych zestawów danych. Wraz ze wzrostem liczby wierszy i kolumn, operacje mogą stać się znacznie wolniejsze, prowadząc do opóźnień i potencjalnych awarii.
• Złożone funkcje: Excel oferuje wiele funkcji, ale w miarę jak obliczenia stają się coraz bardziej złożone, zarządzanie nimi i rozwiązywanie błędów staje się trudniejsze. Zagnieżdżone formuły i zaawansowane zadania manipulacji danymi mogą być trudne do wdrożenia i utrzymania - zwłaszcza jeśli nie masz dedykowanych analityków do ich utrzymania.
  Narzędzia AI Excel mogą uprościć te złożone formuły i pomóc przezwyciężyć pewne limity, jeśli nie wszystkie.
• Limit funkcji współpracy w czasie rzeczywistym: Funkcje współpracy w Excelu, choć ulepszone dzięki integracji z Microsoft 365, nadal wymagają poprawy w porównaniu do innych dedykowanych narzędzi do współpracy na rynku. Podczas edycji w czasie rzeczywistym można napotkać konflikty i problemy z synchronizacją, zwłaszcza gdy wielu członków zespołu wprowadza zmiany jednocześnie.

Korzystanie z ClickUp do zarządzania danymi arkusza kalkulacyjnego

ClickUp jest jedną z najbardziej popularnych aplikacji do zarządzania danymi w arkuszach kalkulacyjnych

najlepsze oprogramowanie do arkuszy kalkulacyjnych

programów na rynku. Ułatwia organizowanie zadań i edytowanie dużych zbiorów danych.

Widok tabeli w ClickUp

oferuje interfejs podobny do arkusza kalkulacyjnego do analizy danych, dzięki czemu użytkownicy mogą zapoznać się z programem Excel i korzystać z ulepszonych funkcji analizy danych.

Uporządkuj wszystkie swoje zadania na siatce wraz z ich kluczowymi szczegółami, w tym statusem, terminem, osobami przypisanymi i nie tylko, dzięki widokowi tabeli w ClickUp

Widok tabeli organizuje zadania i ich szczegóły (takie jak osoby przypisane, status i terminy) w ustrukturyzowanym formacie siatki. Jest to szczególnie przydatne do efektywnego zarządzania i wizualizacji dużych ilości danych.

Widok tabeli umożliwia:

• Wykorzystać potężne opcje filtrowania i grupowania, aby szybko znaleźć i skategoryzować określone zestawy danych
• Ukrywać i przypinać kolumny w celu łatwiejszego sortowania i śledzenia informacji
• Przeciągać i upuszczać kolumny w celu bardziej efektywnej organizacji danych w widoku tabeli

Przeciąganie i upuszczanie zadań na widoku tabeli ClickUp w celu prostej organizacji

Oto szybkie porównanie widoku tabeli ClickUp z Excelem:

Porównanie ClickUp i Excel

Zarządzanie arkuszami kalkulacyjnymi i bazami danych za pomocą ClickUp

Uzyskaj zaawansowane widoki zarządzania danymi

ClickUp oferuje zaawansowane widoki zarządzania danymi, które upraszczają organizowanie i analizowanie danych.

Widok tabeli umożliwia użytkownikom efektywne filtrowanie, sortowanie i niestandardowe dostosowywanie danych, ułatwiając zarządzanie dużymi zbiorami danych. Platforma wspiera również różne widoki, takie jak Gantt, Tablica i Kalendarz, które zwiększają widoczność i dostępność danych w różnych formatach.

Wykorzystanie szablonów arkuszy kalkulacyjnych

ClickUp dostarcza różnorodne gotowe szablony arkuszy kalkulacyjnych, które można dostosować do różnych przypadków użycia. Szablony te pomagają użytkownikom szybko rozpocząć pracę i zachować spójne praktyki zarządzania danymi.

Na przykład,

Edytowalny szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp

jest idealny do śledzenia budżetu i wydatków. Szablon listy został zaprojektowany, aby pomóc w tworzeniu, zarządzaniu i przechowywaniu dokumentacji finansowej w zorganizowany sposób. Pomaga:

• Wyeliminować ręczne wprowadzanie danych dzięki automatyzacji importu danych
• Tworzyć niestandardowe formuły i równania, aby szybko analizować liczby
• Śledzenie postępów w projektach lub inwestycjach za pomocą intuicyjnych wizualizacji

Pobierz ten szablon

Podobnie,

Szablon arkusza kalkulacyjnego ClickUp

jest idealny do zarządzania relacjami z klientami. Pozwala gromadzić ważne informacje o klientach i pomaga efektywnie zarządzać każdym z nich. Aby kategoryzować klientów, otrzymujesz wiele niestandardowych statusów, takich jak "Aktywny", "Nieaktywny" itp. oraz aż sześć różnych widoków do wizualizacji danych.

Pobierz ten szablon

Współpraca w czasie rzeczywistym

Jedną z wyróżniających się funkcji ClickUp jest możliwość ułatwienia współpracy w czasie rzeczywistym. Członkowie mojego zespołu mogą jednocześnie pracować nad tą samą tabelą, zapewniając, że wszyscy są na bieżąco z najnowszymi informacjami.

Taki poziom współpracy minimalizuje ryzyko sprzecznych zmian i zwiększa wydajność zespołu. ClickUp integruje się również z różnymi narzędziami komunikacyjnymi, takimi jak Slack i Microsoft Teams, jeszcze bardziej zwiększając wysiłek współpracy.

Oprócz tabel, możesz również

współpracować w dokumentach ClickUp

gdzie możesz edytować razem ze swoim zespołem. Możesz umieszczać etykiety w komentarzach i przekształcać tekst w zadania, co prowadzi nas do kolejnej korzyści.

Integracja z zadaniami

ClickUp płynnie integruje dane arkusza kalkulacyjnego z zadaniami i projektami, umożliwiając ujednolicone podejście do zarządzania projektami.

Zadania ClickUp

pozwala połączyć dane bezpośrednio z konkretnymi zadaniami, ustawić terminy, przypisać obowiązki i śledzić postępy, a wszystko to w ramach tej samej platformy.

Współpracuj w czasie rzeczywistym w ClickUp Docs, dodawaj etykiety do innych dokumentów, przypisuj im elementy działań i przekształcaj tekst w zadania, które można śledzić, aby być na bieżąco z pomysłami

Na przykład, Twój zespół marketingowy może tworzyć zadania dla każdej aktywności kampanii, takiej jak posty w mediach społecznościowych, artykuły na blogu i newslettery e-mail w ClickUp. Każde zadanie jest połączone z wierszem w widoku tabeli zespołu ClickUp, umożliwiając członkom zespołu aktualizowanie statusów i śledzenie postępów w czasie rzeczywistym.

Automatyzacja zarządzania danymi

ClickUp oferuje 100+ receptur automatyzacji, aby przyspieszyć wykonywanie rutynowych zadań i zarządzanie projektami.

Automatyzacja ClickUp

ma wbudowane AI, które może natychmiast zbudować automatyzację za pomocą wyzwalaczy. Możesz edytować te działania przed publikacją, więc zawsze masz kontrolę.

Dodatkowo, otrzymujesz dostęp do szablonów automatyzacji dla powtarzających się zadań, takich jak przypisywanie zadań, publikowanie komentarzy i zmiana statusów, aby uruchomić projekt w ciągu kilku minut.

Szybka konsolidacja danych za pomocą ClickUp

Wiesz już, jak scalić dwa arkusze kalkulacyjne Excel. Widzieliśmy, jak różne metody konsolidacji wymagają użycia formuł i funkcji. Zamiast tego możesz użyć ClickUp, aby przeprowadzić szybszą, lepszą i bardziej zaawansowaną analizę. Bez konieczności zapamiętywania kroków i formuł.

Widok tabeli ClickUp jest doskonałą alternatywą dla Excela. Jego łatwy w użyciu interfejs i potężne funkcje automatyzacji sprawiają, że zarządzanie danymi jest dziecinnie proste. Nadszedł czas, aby porzucić skomplikowane formuły i usprawnić analizę danych. Ponadto, ClickUp zapewnia szereg dodatkowych korzyści, których nie znajdziesz w Excelu: dokumentację współpracy, śledzenie czasu realizacji zadań, ustawienie celów, pulpity, komunikację w czasie rzeczywistym i wiele więcej.

Zarejestruj się w ClickUp już dziś za darmo

.