Komunikacja między działami jest jak wieloaspektowy klejnot.
Każdy aspekt odbija światło inaczej, ale wszystkie są częścią tego samego klejnotu. Podobnie każdy dział w organizacji stosuje unikalne ramy współpracy oparte na różnych celach, rolach i zadaniach.
Komunikację między działami można zdefiniować jako przepływ informacji, danych i komunikatów między różnymi działami, jednostkami lub zespołami, ułatwiający koordynację zadań, projektów i celów organizacyjnych.
Komunikacja między działami obejmuje pięć podstawowych elementów:
- Wymiana informacji
- Współpraca
- Dostosowanie do celów
- Pętle informacji zwrotnej
- Optymalizacja zasobów
Komunikacja między działami ma kluczowe znaczenie dla sprawnego funkcjonowania organizacji. Dzieje się tak, ponieważ:
- Pomaga w optymalnym przydzielaniu zasobów ludzkich, finansowych i materialnych między różne działy
- Zachęca do wymiany pomysłów, które pobudzają kreatywne myślenie i innowacyjność
- Pomaga uniknąć powielania wysiłków, zapewniając bardziej efektywne zakończenie zadań
- Wynikiem tego są świadome i kompleksowe decyzje biznesowe, ponieważ brane są pod uwagę różne perspektywy i wiedza specjalistyczna
- Zmniejsza ryzyko utraty wiedzy i promuje uczenie się w organizacji, przyspieszając identyfikację i rozwiązywanie złożonych problemów
Jak często masz okazję zastanowić się nad prawdziwym stanem komunikacji między działami w Twojej firmie? Czy Twoje zespoły naprawdę współpracują, czy też działają w izolacji, utrudniane przez nieporozumienia, wyciek informacji i nieporozumienia?
A jeśli chcesz dowiedzieć się, jak poprawić komunikację między działami i zainicjować scentralizowaną komunikację, co należy zrobić?
Nie martw się — w tym wpisie na blogu przedstawiono dziesięć praktycznych wskazówek, które pomogą poprawić komunikację między działami i zapewnić, że różne działy będą rozmawiać ze sobą, a nie do siebie.
Nie martw się — w tym wpisie na blogu przedstawiamy dziesięć praktycznych wskazówek, które pomogą zapewnić dobrą współpracę różnych działów. Omówimy również, w jaki sposób narzędzie do zarządzania projektami, takie jak ClickUp, może pomóc w skutecznej komunikacji między działami.
Zacznijmy od początku.
Strategie poprawy komunikacji między działami
1. Oceń obecne praktyki komunikacyjne
Podobnie jak w przypadku większości inicjatyw organizacyjnych, poprawa komunikacji wewnętrznej między wieloma działami zaczyna się od zrozumienia, gdzie występują luki i dlaczego komunikacja między działami ma znaczenie.
Oto, na co należy zwrócić uwagę:
- Jak często Twoi pracownicy komunikują się między sobą?
- Chcesz poprawić współpracę między różnymi działami w perspektywie długoterminowej lub w ramach konkretnego projektu?
- Jakie oczekiwania mają działy w zakresie częstotliwości komunikacji oraz narzędzi/platform, które mają być wykorzystywane?
- Jakie są najczęstsze skargi dotyczące problemów komunikacyjnych w miejscu pracy?
Kluczem do lepszej komunikacji między działami jest rozmowa z każdym zaangażowanym działem.
Rozważ wykorzystanie anonimowych ankiet i formularzy opinii, aby zebrać szczere opinie od wszystkich pracowników. Śledź wzorce komunikacji, takie jak częstotliwość i czas odpowiedzi na e-maile lub wiadomości, a nawet punkty dyskusji podczas spotkań międzydziałowych.
Pomoże Ci to zrozumieć postrzeganie pracowników i wskazać konkretne problemy w komunikacji między działami.
Po zebraniu wszystkich kluczowych informacji zorganizuj wspólne spotkanie, aby omówić wzorce i opracować strukturę komunikacji na przyszłość. Bardzo ważne jest, aby uwzględnić opinie wszystkich działów i współpracować nad osiągnięciem tego celu.
Korzystanie z szablonu komunikacji pracowników ClickUp gwarantuje, że Twoje wiadomości są przekazywane dokładnie, a pracownicy są na bieżąco informowani. Szablon zawiera:
- Intuicyjny układ ułatwiający nawigację
- Scentralizowana przestrzeń do przechowywania wszystkich dokumentów i wiadomości
- Wbudowane funkcje współpracy i śledzenia zadań
2. Ustal wspólne cele dla wszystkich działów
W większości przypadków słaba komunikacja między działami jest wynikiem braku wspólnych celów. Na przykład dział marketingu może skupiać się na generowaniu potencjalnych klientów, a dział sprzedaży może priorytetowo traktować konwersję i przychody. Jednak gdyby przyjęły one wspólne podejście do ustalania celów, w interesie obu działów leżałoby pozostawanie w kontakcie i wzajemna pomoc.
Na przykład zespoły DevOps i obsługi klienta mogą zazwyczaj pracować niezależnie. Jeśli jednak wyznaczysz wspólny cel, taki jak rozwiązanie określonej liczby zgłoszeń klientów związanych z wydajnością aplikacji, będą one mogły lepiej sobie pomagać.
Zespół obsługi klienta może dostarczać klientom aktualne informacje w formie podpowiedzi, a zespół DevOps może ustalać priorytety rozwiązywania zgłoszeń. Możesz skorzystać z szablonu planu komunikacji ClickUp, aby zaplanować wspólne cele i uporządkować informacje w jednym scentralizowanym dokumencie.
Szablon zawiera wiele gotowych opcji, które umożliwiają:
- Twórz komunikaty zgodne z określonymi celami
- Kategoryzuj zadania i przypisuj je członkom zespołu
- Skonfiguruj powiadomienia i alerty, aby promować komunikację między działami i współpracę przy projektach
Dodatkowo, najlepiej jest skorzystać z przydatnej funkcji, takiej jak niestandardowe statusy zadań ClickUp, aby ograniczyć konieczność ciągłego sprawdzania statusu zadań i zapewnić wszystkim pracownikom z różnych działów dostęp do aktualnych informacji. Pomaga to wielu działom zrozumieć postępy w realizacji zadań i zależności między nimi bez konieczności kontaktowania się z pracownikami innych działów.
W powyższym przykładzie zespół DevOps może dodać do zadań różne sceny, takie jak "w trakcie" lub "wstrzymane", lub po prostu użyć prostych list kontrolnych, aby pokazać, kiedy zadania są "gotowe" lub "niezrobione". W ten sposób przedstawiciele obsługi klienta mogą odpowiednio informować klientów o aktualnym stanie realizacji zadań.
3. Zaangażuj kierownictwo w ten proces
Podczas koordynowania komunikacji między działami należy zwracać uwagę na sytuacje, które prowadzą do niezdrowej rywalizacji lub konfliktów między zespołami międzyfunkcyjnymi, a nie do aktywnej współpracy. Należy uzyskać poparcie wszystkich kierowników działów, aby komunikacja między działami przebiegała sprawnie i skutecznie.
Powinni oni współpracować, aby aktywnie wspierać wspólne cele i utrzymywać zdrowe relacje z innymi działami, jednocześnie dbając o potrzeby swojego działu.
Aby usprawnić komunikację między działami, warto organizować comiesięczne spotkania międzydziałowe lub okrągłe stoły z udziałem zespołu sprzedaży, zespołu ds. produktów i zespołu ds. sukcesu klienta, podczas których kierownicy działów przedstawiają osiągnięcia swoich zespołów, wyzwania i nadchodzące projekty.
Zachęcaj wszystkich do udziału w działaniach integracyjnych i formalnych czatach oraz bądź otwarty na opinie i prośby o pomoc. Może to pomóc w nawiązaniu neutralnych relacji między działami, wypełnić luki w komunikacji horyzontalnej i mediować w ewentualnych sporach. ClickUp znacznie upraszcza ten proces.
Nasza komunikacja z innymi zespołami jest znacznie lepsza. Zarządzanie projektami i zadaniami na tej platformie jest niesamowite. Wszystkie działy w firmie są wdzięczne, że naciskaliśmy na jej wdrożenie, w tym freelancerzy i kontrahenci, którzy mają teraz pełną widoczność swoich zadań i mogą łatwo aktualizować informacje.
Nasza komunikacja z innymi zespołami jest znacznie lepsza. Zarządzanie projektami i zadaniami na tej platformie jest niesamowite. Wszystkie działy w firmie są wdzięczne, że naciskaliśmy na jej wdrożenie, w tym freelancerzy i kontrahenci, którzy mają teraz pełną widoczność swoich zadań i mogą łatwo aktualizować informacje.
4. Wspieraj budowanie zespołów międzydziałowych
Im lepiej działy znają się nawzajem, tym większe prawdopodobieństwo, że będą współpracować nad osiągnięciem wspólnych celów. Inwestowanie w działania sprzyjające budowaniu więzi i koleżeństwa w zespole jest zawsze pomocne.
Możesz zabrać pracowników z różnych działów na wieczór kręgli lub zorganizować specjalne wydarzenie poza siedzibą firmy, obejmujące zajęcia integracyjne, które wymagają wspólnej pracy i opracowywania strategii.
Na przykład zorganizuj 24-godzinny hackathon, podczas którego mieszane zespoły opracują rozwiązania dla problemów dotyczących całej firmy, aby wspierać współpracę i zachęcić do komunikacji między działami.
Nawet jeśli jesteś zespołem zdalnym, możesz organizować wirtualne wydarzenia, takie jak zajęcia jogi lub wieczory gier. Możesz to uzupełnić kartą podarunkową, dzięki czemu wszyscy zamówią kolację na koszt firmy i będą się nią cieszyć w ramach wirtualnego wyjazdu integracyjnego.
Ponadto należy zorganizować co najmniej jedno spotkanie tygodniowo między działami, aby wypracować rytm współpracy.
Umożliw im wizualne mapowanie procesów, dodawanie notatek i wykorzystanie zbiorowej kreatywności dzięki tablicom ClickUp.
Dzięki widoczności w czasie rzeczywistym, kto przegląda i dodaje treści do tablicy, poszczególne działy mogą płynnie współpracować, unikając nakładania się zadań i nieporozumień. Niezależnie od tego, czy planujesz sprint, opracowujesz strategie marketingowe, czy optymalizujesz pracę zespołu, ClickUp jest naprawdę jednym z najlepszych narzędzi do komunikacji w miejscu pracy, które poprawia komunikację między działami.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Mapy myśli ClickUp to skuteczna funkcja służąca do organizowania sesji burzy mózgów w przejrzysty i uporządkowany sposób, która usprawnia współpracę między działami. Działy mogą tworzyć mapy myśli w dowolnym formacie w trybie pustej kartki i przekształcać je w zadania. W trybie zadań mogą przeglądać i zmieniać strukturę zadań dla konkretnej listy.
5. Zapewnij równy dostęp do aktualnych informacji o firmie
Słaba komunikacja między działami wynika czasem z poczucia, że jeden dział otrzymuje najnowsze informacje przed innym. Może to prowadzić do niechęci i dalszego pogorszenia komunikacji między działami.
Można to łatwo naprawić, publikując aktualności firmowe na wspólnym portalu firmowym lub wspólnej cyfrowej tablicy ogłoszeń, tak aby wszyscy pracownicy mieli do nich jednoczesny dostęp (zamiast wątkach e-mailowych, gdzie istnieje większe prawdopodobieństwo pominięcia nazwisk) i byli zawsze na bieżąco.
Na przykład, możesz użyć ClickUp Docs do stworzenia centralnego repozytorium wiedzy firmy, planów projektów, notatek ze spotkań itp.
Dzięki funkcjom edycji i komentowania w czasie rzeczywistym pracownicy mogą również współpracować nad dokumentami, aktualizując je o postępy w projekcie, zmiany zasad i nadchodzące wydarzenia.
Użyj funkcji ClickUp "Przypisz komentarze do dokumentów", aby umożliwić asynchroniczne przekazywanie opinii i dyskusje. Komentarze można łatwo rozwiązywać lub przypisywać ponownie bezpośrednio w sekcji komentarzy.
Szablon komunikacji wewnętrznej ClickUp to fantastyczny sposób na ogłaszanie wydarzeń lub aktualności wewnętrznych. Niezależnie od tego, czy chodzi o spotkanie wszystkich pracowników, czy indywidualne rozmowy, szablon można wykorzystać do:
- Śledź postępy dzięki statusom, takim jak Zatwierdzone, Wymaga poprawek, Opublikowane, Zaplanowane i Do zrobienia
- Uzyskaj dostęp do różnych widoków, takich jak lista komunikatów, tablica statusów, kalendarz komunikatów, typ wydarzeń i aktywność, aby uporządkować informacje
- Usprawnij śledzenie dzięki funkcjom takim jak śledzenie czasu, etykiety, ostrzeżenia o zależnościach i wiadomości e-mail
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Podczas spotkań międzydziałowych korzystaj z ClickUp Brain do tworzenia raportów i notatek ze spotkań. ClickUp Brain może podsumować dyskusję i nakreślić szacowane kolejne kroki. Jeśli konieczne jest udostępnienie konkretnych aktualizacji dotyczących wspólnego projektu, upewnij się, że oba działy mają dostęp do tych samych szczegółów i kontekstu w tym samym czasie.
6. Wdrożenie skutecznych technologii komunikacji między działami
Technologia z pewnością nie zastąpi silnych relacji międzyludzkich, ale może je znacznie ułatwić. Wykorzystaj technologię, aby zwiększyć zaangażowanie pracowników i usprawnić komunikację między działami.
Wyrusz poza tradycyjne wątki e-mailowe do współpracy między działami i zainwestuj w platformy komunikacji w czasie rzeczywistym, aby udostępniać aktualizacje pracy, prowadzić zabawne rozmowy, przekazywać indywidualne informacje zwrotne od przełożonych i nie tylko. Czerp korzyści z współpracy międzyfunkcjonalnej dzięki narzędziom takim jak ClickUp.
Na przykład dzięki ClickUp Clips zespoły produktowe mogą tworzyć i udostępniać nagrania ekranu, aby zademonstrować procesy, przedstawić sugestie lub przekazać aktualizacje zespołowi sprzedaży i innym działom. To narzędzie komunikacji wizualnej pomaga zapewnić, że wszyscy pracownicy jasno i łatwo rozumieją przekazywane informacje.
Z kolei widoki czatu ClickUp poprawiają ogólną komunikację i zaangażowanie pracowników. A ponieważ wszystko odbywa się na tej samej platformie, możesz zarządzać projektami i rozmawiać ze współpracownikami w jednym miejscu.
Ta funkcja zapewnia scentralizowaną przestrzeń do rozmów dla różnych działów, zmniejszając potrzebę wysyłania rozproszonych wiadomości e-mail i komunikatów. Dzięki niej cała komunikacja odbywa się w kontekście zadań, a działy pozostają ze sobą w stałym kontakcie.
💡 Wskazówka dla profesjonalistów: Regularnie przeglądaj i aktualizuj stosowane technologie, aby zapewnić ich zgodność z zmieniającymi się potrzebami organizacji. Organizuj sesje szkoleniowe, aby pomóc pracownikom w jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych narzędzi.
7. Uprość mechanizmy przekazywania informacji zwrotnych
Płynna komunikacja diagonalna jest niezbędna do koordynacji działań zespołów międzyfunkcyjnych.
Poprawa komunikacji między działami nie będzie jednak łatwa. Pomocne może być stworzenie platformy, na której pracownicy będą mogli dzielić się swoimi przemyśleniami i problemami, zarówno dotyczącymi konkretnych sytuacji, jak i całego zespołu, bez obawy o ocenę.
Aby rozwiązać ten problem, wdroż szablony planów komunikacji i określ częstotliwość, metody i kanały przekazywania informacji zwrotnych. Zapewni to mechanizm, dzięki któremu wszyscy będą wiedzieć, kiedy i w jaki sposób otrzymają informacje zwrotne oraz jak je przekazać.
Możesz również utworzyć formularze opinii online, które Twoi współpracownicy mogą wypełniać anonimowo.
Okresowo organizuj spotkania z kierownikami działów, aby omówić krytyczne kwestie zgłoszone różnymi kanałami i opracować rozwiązania w moderowanym ustawieniu. Z czasem zaczniesz zauważać, że działy czują się docenione i wysłuchane.
Przeczytaj również: 10 najlepszych aplikacji do komunikacji zespołowej w 2024 r.
8. Szybkie i sprawiedliwe rozwiązywanie konfliktów
Konflikty między działami mogą wynikać z wielu przyczyn — niezależnie od tego, jakie one są, należy jak najszybciej podjąć kroki w celu ich rozwiązania. Pierwszym krokiem jest zminimalizowanie ryzyka konfliktu poprzez bardzo jasne określenie indywidualnych oczekiwań
W przypadku wystąpienia konfliktów należy zapewnić każdej ze stron przestrzeń do przedstawienia swojego stanowiska i ułatwić osiągnięcie porozumienia. Należy ustalić jasne osie czasu dla każdego etapu tego procesu.
Celem rozwiązywania konfliktów nie powinno być jedynie wygładzenie sytuacji. Jeśli możliwe jest wprowadzenie konkretnych ulepszeń, takich jak przeniesienie pracownika do działu, w którym czuje się lepiej, lub dostosowanie zadań tak, aby były bardziej "sprawiedliwe", nie wahaj się zaproponować takich zmian. Ostateczna decyzja należy oczywiście do przełożonego danego pracownika i kierownika działu.
Jednocześnie należy zapewnić kierownikom działów zasoby i szkolenia niezbędne do rozpoznawania obszarów potencjalnych konfliktów i samodzielnego ich rozwiązywania. Można na przykład zorganizować warsztaty z zakresu aktywnego słuchania, mediacji i technik negocjacyjnych.
💡Wskazówka dla profesjonalistów: Ustal jasne protokoły eskalacji konfliktów, takie jak mediacja neutralnej strony trzeciej lub ustanowienie formalnej procedury składania skarg. Przeglądaj i aktualizuj te protokoły co roku, aby zapewnić ich praktyczność i adekwatność oraz uniknąć toksycznej kultury pracy .
9. Świętuj wspólne osiągnięcia
Jednym z najlepszych sposobów budowania koleżeństwa jest świętowanie wspólnych osiągnięć. A gdy są one wynikiem doskonałej komunikacji między działami, są tym bardziej godne pochwały.
Niezależnie od tego, czy chodzi o pomyślną realizację celu projektu, czy też sprawne wdrożenie strategii komunikacyjnych, warto wprowadzić system, który docenia pracę każdego działu dla organizacji i innych działów.
Kilka wskazówek dotyczących świętowania osiągnięć pracowników:
- Stwórz "ścianę sukcesów" (fizyczną lub wirtualną) w intranecie lub kanale firmowym, gdzie pracownicy mogą udostępniać swoje osiągnięcia i sukcesy. Będzie to stałe przypomnienie o pozytywnym wpływie współpracy między działami oraz pomoże budować poczucie wspólnoty i wspólnego celu
- Oferuj zachęty, takie jak kolacje dla zespołów, karty z nagrodami lub dodatkowy urlop. Świętowanie osiągnięć zwiększa motywację i wydajność. Jest to również okazja dla pracowników różnych działów do integracji
10. Kultywuj kulturę opartą na empatii
Ostatecznie pracownicy komunikują się lepiej, gdy mają pewność, że ich głos jest słyszalny, a popełniane błędy są krokiem do poprawy. Zachęcanie do skutecznej komunikacji między działami to szansa na stworzenie kultury firmy opartej na empatii.
Można zacząć od ustawienia przykładu, w którym kierownictwo otwarcie dzieli się opiniami i pracuje nad błędami. Promuj sesje opowiadania historii, podczas których kierownictwo wyższego szczebla dzieli się osobistymi doświadczeniami związanymi ze współpracą opartą na empatii.
Im więcej pracownicy widzą przykładów różnych działów radzących sobie w złożonych sytuacjach, tym większe prawdopodobieństwo, że będą naśladować takie zachowania. Może to również przyczynić się do stworzenia bardziej wspierającego i wyrozumiałego środowiska pracy.
Zobacz, jak Twoja organizacja odnosi sukcesy dzięki skutecznej komunikacji między działami
Dbanie o własne interesy i interesy swojego zespołu leży w naturze człowieka, dlatego optymalizacja komunikacji między działami może być trudna.
Jednak dzięki świadomym wysiłkom możesz pomóc swoim działom dostrzec to, co je łączy, i zmotywować je do współpracy. Zacznij od ustawienia celów i umożliwienia rozmów poprzez regularne spotkania, aby poprawić komunikację między działami.
Na początku sukcesy mogą być niewielkie, ale dzięki szczerym wysiłkom będą się pojawiać coraz częściej. Z czasem można czerpać korzyści z wzajemnego zaufania między działami, które wspierają się nawzajem w dążeniu do wspólnego powodzenia.
Wreszcie, komunikację między działami należy uzupełnić odpowiednimi narzędziami i możliwościami przekazywania informacji zwrotnych. ClickUp może usprawnić działania i wyeliminować bariery komunikacyjne.
Jako kompleksowa platforma do zarządzania projektami, centralizuje dane dotyczące pracy, projekty, dyskusje, opinie i postępy, zapewniając przejrzystość i minimalizując nieporozumienia na wszystkich poziomach.
Dzięki ClickUp koniec z pracą w izolacji.
Zarejestruj się w ClickUp za darmo i przygotuj się na doświadczenie różnicy, jaką skuteczna komunikacja może wprowadzić w Twojej organizacji.