Jak zachęcać do współpracy hybrydowej w pracy
Produktywność

Jak zachęcać do współpracy hybrydowej w pracy

Współpraca hybrydowa - połączenie osobistej i zdalnej interakcji między pracownikami - jest odzwierciedleniem zmieniającego się charakteru samej pracy i postępu technologicznego, który ją umożliwia.

Charakter pracy uległ radykalnej zmianie od początku tej dekady. Zespoły rozproszone stały się normą. Chronoworking jest coraz bardziej powszechny. Pracownicy wymagają od swoich potencjalnych pracodawców elastyczności, nie tylko czasowej, ale także przestrzennej.

Postęp technologiczny w zakresie oprogramowania do zarządzania projektami, narzędzi cyfrowych, danych i analiz umożliwia współpracę w miejscu pracy jak nigdy dotąd.

Istnieją jednak pewne podstawowe obawy. Co oznacza elastyczność? W jaki sposób menedżerowie mogą dostosować się do zmiennych wymagań pracowników? W jaki sposób liderzy zespołów mogą dostosować hybrydowe harmonogramy bez wpływu na rozwój organizacji?

Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, w jaki sposób hybrydowa współpraca w pracy może działać.

Zrozumienie współpracy hybrydowej

Współpraca hybrydowa odnosi się do metod wykorzystywanych przez zespoły do pracy w biurze lub zdalnie z domu lub innego miejsca. Współpraca hybrydowa w pracy charakteryzuje się

  • Kombinacja modeli: Zespoły pracują osobiście i zdalnie. Może to oznaczać, że pracują kilka dni w tygodniu w biurze, niektórzy członkowie zespołu pracują w biurze lub określone zadania są wykonywane w biurze
  • Zróżnicowane lokalizacje: Zespoły mogą znajdować się w różnych częściach świata i wspólnie pracować nad tymi samymi projektami
  • Wirtualna przestrzeń robocza: Zespoły korzystają z wirtualnej przestrzeni roboczej, w tym narzędzi do komunikacji, burzy mózgów, tworzenia pomysłów i współpracy hybrydowej
  • Ciągłość: Zespoły pracujące w biurze są w stanie kontynuować rozmowę online dzięki zestawowi narzędzi cyfrowych

Czym różni się praca hybrydowa od pracy zdalnej?

Istnieje kilka podstawowych różnic między pracą hybrydową a zdalną. Są one następujące.

Różnice między pracą hybrydową a pracą zdalną

Jakie są rodzaje współpracy hybrydowej?

Ludzie często zakładają, że "hybrydowy" odnosi się tylko do lokalizacji. W rzeczywistości praca hybrydowa obejmuje również czas pracy zespołów. Na podstawie tych dwóch parametrów można wyróżnić cztery rodzaje współpracy hybrydowej.

Rodzaje współpracy hybrydowej

Wyzwania związane z wdrażaniem współpracy hybrydowej

Praca hybrydowa niesie ze sobą tyle samo zakłóceń, co korzyści. Dlatego też wdrożenie systemu ułatwiającego współpracę hybrydową wiąże się również z następującymi wyzwaniami.

Wyzwania społeczne

Bariery interakcji: Brak możliwości socjalizacji i budowania relacji może prowadzić do tego, że zespoły pracują nad tymi samymi rzeczami, ale na odległość.

Utracone kontakty: Utrata możliwości prowadzenia rozmów i nieformalnych spotkań może prowadzić do izolacji i stresu.

Niezauważone obawy: Menedżerowie, a nawet współpracownicy mogą przegapić sygnały świadczące o czyichś obawach/chorobach/problemach, gdy nie dostrzegają niewerbalnych sygnałów komunikacyjnych.

Style zarządzania: Liderzy biznesowi są przyzwyczajeni do stylu zarządzania polegającego na śledzeniu i monitorowaniu, w którym nieustannie "mają oko" na członków swojego zespołu. Takim menedżerom trudno jest rozwinąć styl zarządzania oparty na zaufaniu.

Komunikacja

Luka komunikacyjna: Minimalna interakcja twarzą w twarz, niskie zaangażowanie, słabe spotkania i ograniczona dokumentacja mogą przyczyniać się do luk w komunikacji.

Niska jakość spotkań: Bez osobistych wskazówek, umiejętności prowadzenia spotkania, proaktywnego zaangażowania i jasnej agendy, spotkania mogą być frustrujące. W rezultacie zespoły mogą stracić zarówno informacje, jak i kontakt.

Strata w tłumaczeniu: Gdy zespoły nie inwestują czasu i energii w dokumentowanie informacji, wiele wiedzy może zostać utracone podczas przekazywania jej od jednej osoby do drugiej.

Współpraca

Brak wspólnej płaszczyzny: Bez ujednoliconej wirtualnej przestrzeni roboczej zespoły mogą stracić kontekst i wspólną płaszczyznę niezbędną do współpracy. Jest to zarówno wyzwanie techniczne, jak i behawioralne.

Utrata ekscytacji asynchronicznej: Wyobraź sobie, że masz fantastyczny pomysł i wysyłasz go do kolegi, a on odpowiada 12 godzin później. To naturalne, że do tego czasu tracisz podekscytowanie/zainteresowanie. Bez współpraca w czasie rzeczywistym pomysły mogą umrzeć, zanim zdążą się rozwinąć.

Dyskusje poza biurem: W biurze ludzie piją herbatę, jedzą lunch lub idą na parking, budując koleżeństwo, nawet jeśli nie rozmawiają o pracy. Zespoły hybrydowe często tracą tę okazję, obniżając wspólną wydajność.

Kluczem do rozwiązania tych wyzwań jest zainwestowanie w odpowiednie współpraca w chmurze technologie, szkolenie pracowników w zakresie ich użytkowania i tworzenie kultury, która ceni integrację, elastyczność i współpracę niezależnie od lokalizacji. Zobaczmy, jak to zrobić.

Rozwiązywanie wyzwań związanych ze współpracą hybrydową

Przed zakupem oprogramowanie do pracy hybrydowej musisz zrozumieć głębsze społeczne, kulturowe i technologiczne aspekty wydajności swojego zespołu. Zacznij więc od początku.

1. Zrozumienie hybrydowego środowiska pracy

Zadaj sobie następujące pytania.

  • Ile naszych zespołów pracuje w modelu hybrydowym?
  • Conarzędzia komunikacji w miejscu pracy obecnie używają?
  • Jakie wyzwania przed nimi stoją?
  • Jakie nieefektywności lub niedociągnięcia zgłaszają menedżerowie?
  • Dlaczego występują te wyzwania/niewydolności?
  • Jakie rozwiązania zostały opracowane przez zespoły w celu przezwyciężenia lub tolerowania tych wyzwań/niewydolności?

Gdy już to zrozumiesz, przygotuj stos narzędzia do współpracy online takich jak ClickUp, aby umożliwić komunikację hybrydową.

2. Zapobieganie implozji komunikacji

Czy byłeś kiedyś w sytuacji, w której wysłałeś komuś dokument e-mailem, śledziłeś go na Slacku, edytowałeś plik w Dokumentach Google (i dodawałeś komentarze) - rozpraszając komunikację z jednego miejsca do drugiego?

To norma w nowoczesnych miejscach pracy. Jest to również największa strata energii!

Pracując asynchronicznie, skonsoliduj całą komunikację na jednej platformie, takiej jak ClickUp, aby nie przegapić żadnej wiadomości. W rzeczywistości, Widok czatu ClickUp pomaga zobaczyć wszystkie wiadomości w jednym miejscu, dzięki czemu można odpowiadać w kolejności.

ClickUp Chat

skonsolidowanie całej komunikacji w miejscu pracy z widokiem ClickUp Chat_

Jeśli dopiero zaczynasz konfigurować zasady komunikacji, wypróbuj Szablon tablicy planu komunikacji ClickUp . Pomoże Ci on przeprowadzić burzę mózgów i skutecznie udokumentować potrzebne procesy.

3. Ustanowienie jasnych protokołów komunikacji

Narzędzia są pomocą, a nie rozwiązaniem samym w sobie. Wdrażając narzędzia, należy ustanowić bariery ochronne i najlepsze praktyki w zakresie korzystania z nich.

Wyjaśnij, co oznacza dla Ciebie "hybryda". Zdefiniuj swoje oczekiwania dotyczące czasu reakcji, trybu pracy, kanału komunikacji, działań następczych, dokumentacji i wspólnego opracowywania treści.

Na przykład możesz powiedzieć, że w przypadku edycji dokumentu, który wspólnie edytujesz, odpowiedź jest oczekiwana w ciągu 4 godzin.

Z drugiej strony, niektóre prace mogą być wykonywane synchronicznie. Dzięki narzędziu takiemu jak ClickUp, zespoły mogą planować z wyprzedzeniem i pracować razem. Lub użyć Wykrywanie współpracy ClickUp aby zobaczyć, kto jest online i pingować go w czasie rzeczywistym.

4. Równowaga między komunikacją synchroniczną i asynchroniczną

Nie wszystkie zadania można wykonać asynchronicznie. Czasami problem wymaga, aby dwie osoby usiadły razem i go rozwiązały, nawet jeśli znajdują się w dwóch różnych lokalizacjach. Podczas projektowania pracy hybrydowej należy zrównoważyć współpracę synchroniczną i asynchroniczną.

  • Ustal jasne oczekiwania dotyczące czasu, w którym zespoły hybrydowe muszą być online
  • Określ kwestie, które można rozwiązać asynchronicznie i inne, które wymagają obecności dwóch osób
  • Zachęcaj członków zespołu do ustawiania statusu dostępności w narzędziu do zarządzania projektami lub kalendarzu, aby w razie potrzeby można było zaprosić inne osoby do współpracy

5. Bądź przejrzysty i inkluzywny

Tradycyjnie członkowie zespołu trzymali informacje blisko swoich serc. W razie potrzeby inni członkowie zespołu prosili o nie i otrzymywali je. Współczesne miejsca pracy nie mogą sobie pozwolić na taki taniec.

Dzisiejsze hybrydowe środowisko pracy szanuje przejrzystość. Bądź gotów dokumentować i publikować nie tylko ważne informacje, ale także swoje procesy, podejścia i całą wiedzę ukrytą.

Z Dokumenty ClickUp można dokumentować i publikować informacje w zespole oraz udostępniać je odpowiednim osobom spoza organizacji. Z drugiej strony, ClickUp Whiteboards są doskonałym miejscem do mapowania procesów lub przepływów pracy, aby upewnić się, że wszyscy znają cały kontekst.

Taka przejrzystość znacznie poprawi współpracę w zespole hybrydowym, ponieważ ludzie mogą szukać informacji i uzyskiwać je samodzielnie w wybranym przez siebie czasie i miejscu pracy. Brak dostępu do informacji nie będzie już przeszkodą w wykonywaniu pracy.

Tablica ClickUp

Efektywne mapowanie procesów i przepływów pracy dzięki ClickUp Whiteboards

Wdrażanie współpracy hybrydowej za pomocą narzędzi do współpracy, takich jak ClickUp

Jeśli masz tylko młotek, wszystko będzie wyglądać jak gwóźdź. Jeśli masz tylko arkusz kalkulacyjny, będziesz myśleć tylko w wierszach i kolumnach. Tak więc, wdrożenie właściwego narzędzia do współpracy w przedsiębiorstwie ma fundamentalne znaczenie dla sukcesu organizacji.

Podczas wdrażania hybrydowych narzędzi pracy należy wziąć pod uwagę następujące kwestie.

Równość

Wybierz narzędzie, które daje każdemu pracownikowi szansę na bycie włączonym, widzianym i słuchanym w dyskusji. Zachowaj wszystkie tryby komunikacji - tekst, audio, wideo, komentarze, nagrania ekranu itp. - otwarte, aby ludzie mogli wnosić swój wkład w sposób, który jest dla nich najlepszy.

ClickUp umożliwia to wszystko i jeszcze więcej. Zadania ClickUp oferują zagnieżdżone komentarze dla zespołów do konwersacji w kontekście. Klipy ClickUp łączą nagrywanie głosu i ekranu w celu wyraźnej komunikacji.

ClickUp Clips

ClickUp Clips ułatwia nagrywanie ekranu i szybkie udostępnianie informacji zwrotnych

Łatwość użycia

Jeśli nie wybierzesz odpowiedniego narzędzia, samo aktualizowanie i zarządzanie nim może stać się ogromnym zadaniem samym w sobie.

Wybierz narzędzie z prostym UX i łatwością użytkowania. Stwórz usprawnione przepływy pracy, aby upewnić się, że narzędzie do zarządzania projektami zmniejsza obciążenie pracą, a nie je zwiększa. Zautomatyzuj procesy, które można zautomatyzować.

Na przykład, ClickUp Brain automatycznie generuje notatki standup w oparciu o wszystkie aktualizacje wykonane na platformie przez użytkowników. Wyobraź sobie, ile czasu może to zaoszczędzić!

Kolejnym kluczowym aspektem narzędzia do współpracy w miejscu pracy jest możliwość wspierania równowagi między pracą a życiem prywatnym. Może to być tak proste, jak wyciszenie powiadomień poza godzinami pracy lub ustawienie jasnego statusu dostępności w celu lepszej alokacji obciążenia pracą.

Zdolność adaptacji

Zespoły hybrydowe często mają sytuacje, w których niektóre osoby są w biurze, a inne pracują zdalnie. Oznacza to, że muszą prowadzić spotkania hybrydowe, w których wszyscy mogą uczestniczyć w równym stopniu.

Funkcje ClickUp zostały zaprojektowane tak, aby to umożliwić. Na przykład w sali konferencyjnej jedna osoba może wyświetlać ClickUp Docs i pisać, podczas gdy zdalni członkowie zespołu mogą przeglądać aktualizacje w czasie rzeczywistym na swoich komputerach.

Kompleksowość

Rozproszenie narzędzi jest realne. Organizacje regularnie używają jednego narzędzia do rozmów w czasie rzeczywistym, innego do zarządzania projektami, trzeciego do burzy mózgów, jeszcze innego do dokumentacji itp. Stwarza to wyzwania, takie jak poniższe.

  • Informacje są rozproszone w różnych narzędziach
  • Integracja tych narzędzi jest złożona i nieefektywna
  • Przyjęcie technologii jest niższe, ponieważ zbyt wiele narzędzi wydaje się zbyt pracochłonne
  • Dane i spostrzeżenia z tych narzędzi są minimalne

Aby tego uniknąć, wybierz narzędzie, które jest kompleksowe. Narzędzie takie jak ClickUp to coś więcej niż tylko zarządzanie projektami. Zapewnia zespołom wszystkie narzędzia potrzebne do wykonywania pracy.

Niezależnie od tego, czy jest to tablica, platforma komunikacyjna, system zarządzania obciążeniem pracą, czy kompleksowy pulpit nawigacyjny, ClickUp ma to wszystko. Jest to przestrzeń robocza do współpracy, zaprojektowana tak, aby zachęcać do interakcji przy jednoczesnym poszanowaniu różnych wzorców pracy i indywidualnych preferencji.

Przekonaj się sam. Wypróbuj ClickUp już dziś!