Pisząc ten artykuł, przełączam się między siedmioma zakładkami przeglądarki, ClickUp do śledzenia czasu, Slack do komunikacji i moim telefonem komórkowym ładującym się na stacji dokującej, widoczności przede mną. Jeśli brzmi to jak zbyt wiele jednocześnie otwartych aplikacji do jednego zadania, to jeszcze nawet nie zaczęliśmy.
"Aby wykonać pojedynczą transakcję w łańcuchu dostaw, każda zaangażowana osoba przełączała się około 350 razy między 22 różnymi aplikacjami i unikalnymi stronami internetowymi"
/href/
https://hbr.org/2022/08/how-much-time-and-energy-do-we-waste-toggling-between-applications
napisał
/%href/
badacze na łamach "Harvard Business Review".
W ich badaniu przeciętny użytkownik Toggl przełączał się między różnymi aplikacjami i stronami internetowymi około 1200 razy dziennie. Wszystkie te rozpraszacze oczywiście mają swoją cenę. W tym wpisie na blogu omawiamy koszt ciągłego przełączania się między aplikacjami \[znany również jako toggle tax\] i jak można tego uniknąć.
Co to jest Toggl Tax?
Toggl tax to utrata wydajności wynikająca z częstego przełączania się między zadaniami lub aplikacjami. Element Toggl odnosi się do
/href/
https://clickup.com/pl/blog/56983/przelaczanie-kontekstu/
przełączanie kontekstu
/%href/
w pracy. A element podatkowy odnosi się do ceny, za którą płacisz:
* Fizyczne przełączanie się między zakładkami, aplikacjami lub urządzeniami
* Dodatkowy czas ładowania dowolnej z tych zakładek, aplikacji lub urządzeń
* Dostosowanie się do nowej aplikacji, jej interfejsu i celu
* Gromadzenie informacji lub wykonywanie czynności w nowej aplikacji przed przejściem do następnej w cyklu pracy
* Rozpraszanie uwagi przez aplikacje, które nie są częścią cyklu pracy, takie jak
/href/
https://clickup.com/blog/?p=256
przeciążenie powiadomieniami
/%href/
na osobistym telefonie komórkowym
Toggl może wpływać na wydajność organizacyjną na różne sposoby.
Jaki jest wpływ Toggl Tax na wydajność?
Na pierwszy rzut oka korzystanie z wielu aplikacji/zakładek wydaje się oczywiste, a nawet konieczne. Jak pisarz mógłby pisać bez researchu? Jak programista miałby kodować bez swojego zestawu narzędzi? Jak pracownik działu obsługi klienta miałby uzyskać dostęp do wszystkich potrzebnych informacji bez korzystania z wielu aplikacji?
Podczas gdy pewne przemieszczanie się między aplikacjami jest nieuniknione, podatek od przełączania może być wykładniczo wysoki, gdy jest nadmierny.
Stres i utrata koncentracji: Nadmierne przełączanie powoduje, że mózg produkuje kortyzol, hormon stresu, który ma znaczący wpływ na pracę. Zmniejsza koncentrację, opóźnia nawet najprostsze zadania i wpływa na samopoczucie pracownika.
Nieefektywność: Przełączanie się między aplikacjami wymaga od ludzi każdorazowej zmiany orientacji. Informacje przechowywane w ich pamięci krótkotrwałej zmniejszają się, tracąc kontekst i czyniąc cały proces nieefektywnym.
Nieefektywność: Badanie HBR wykazało, że osoby tracą nieco ponad dwie sekundy za każdym razem, gdy dokonują zmiany kontekstu. Oznacza to, że poświęcamy do czterech godzin tygodniowo i pięć tygodni roboczych rocznie na zmianę orientacji. Powoduje to niepotrzebne opóźnienia i ogólną nieefektywność.
Wyższy poziom błędów: Ciągła zmiana punktu ciężkości może prowadzić do błędów i niedopatrzeń, co z kolei zwiększa koszty ich naprawy.
Niższa jakość pracy: Przełączanie kontekstu pogarsza
/href/
https://clickup.com/pl/blog/133217/czas-skupienia/
czas skupienia
/%href/
. Rozproszona uwaga oznacza, że pracownicy biurowi poświęcają dłuższe godziny i wysiłek poznawczy, aby zakończyć swoją pracę, nie mając przestrzeni umysłu na poprawę jakości.
Tłumienie kreatywności: Gdy ktoś musi przełączać się między dziesiątkami aplikacji dla każdego procesu, kieruje się listą kontrolną, a nie swoim kreatywnym umysłem. Przełączanie kontekstowe prowadzi do nadmiernego podatku od przełączania poprzez fragmentację uwagi, zakłócając
/href/
https://clickup.com/pl/blog/1913/gleboka-praca/
głęboką pracę
/%href/
tłumiąc kreatywność i innowacyjność.
Jeśli kiedykolwiek kliknąłeś Alt-Tab do zrobienia czegoś w aplikacji i zastanawiałeś się "zaraz, co ja robię?", to zapłaciłeś podatek od toggli. Ktoś zarabiający 100 000 $ rocznie może płacić nawet 9 000 $ podatku od przełączania.
Może się to znacznie różnić w zależności od branży. Oto jak to wygląda.
Jak podatek Toggl wpływa na różne branże
Ogólny wpływ, który omówiliśmy powyżej, dotyczy wszystkich branż. Jednak niektóre z nich doświadczają podatku Toggl inaczej niż inne. Oto w jaki sposób.
Finanse
/href/
https://clickup.com/teams/finance
Teams finansów
/%href/
są odpowiedzialne za złożone obliczenia, raportowanie, prognozy i zgodność z przepisami. W przypadku każdego zadania przełączają się między oprogramowaniem ERP, planowaniem finansowym, listą płac, zgodnością z przepisami itp. oprócz zarządzania projektami, pocztą e-mail i niezliczonymi arkuszami kalkulacyjnymi.
Największym problemem dla pracowników zespołów finansowych są błędy i nieścisłości wynikające z ręcznego przenoszenia danych między systemami. Brak zera w obliczeniach może prowadzić do niebotycznych skutków ubocznych!
Marketing
/href/
https://clickup.com/teams/marketing
Teams marketingowe
/%href/
są znane z używania różnych aplikacji do planowania, tworzenia zawartości, projektowania kreacji, publikowania, dystrybucji, monitorowania, analizy danych, zarządzania projektami, zarządzania relacjami z klientami i nie tylko.
Mimo że marketing jest jednym z najbardziej kreatywnych działów w organizacji, jest on nieskończenie rozpraszany przez swój zestaw narzędzi. To rozproszenie wpływa na kreatywność, budując nudę w organizacji.
Zasoby ludzkie
Działy
/href/
https://clickup.com/teams/human-resources
Zespół HR
/%href/
stos narzędzi obejmuje aplikacje do rekrutacji, wdrażania, zarządzania pracownikami, administrowania świadczeniami, zarządzania wydajnością itp. Na przykład specjalista ds. pozyskiwania talentów przetwarza pojedynczego kandydata, przełączając się między systemem śledzenia kandydatów, e-mailem, narzędziem do planowania rozmów kwalifikacyjnych, systemem zarządzania dokumentami, Microsoft Teams itp.
Taka fragmentacja może spowolnić rekrutację i zwiększyć ryzyko utraty najlepszych talentów z powodu opóźnień.
Wydajność
/href/
https://clickup.com/teams/product
Teams produktów
/%href/
są znane ze swojego stosu technologicznego. Dokumenty, mapy drogowe, cele, zadania, śledzenie błędów, integracje DevOps, notatki ze standupów, informacje zwrotne i retrospektywy, prezentacje demo,
/href/
https://clickup.com/pl/blog/117231/oprogramowanie-do-rozliczania-czasu-pracy/
oprogramowanie do rozliczania czasu pracy
/%href/
i tak dalej, i tak dalej. Prawie wszystkie z tych
/href/
https://clickup.com/blog/business-tools/
narzędzia Business
/%href/
są niezbędne.
Bez konsolidacji i integracji tego stosu narzędzi, przełączanie się między nimi może niepotrzebnie wydłużyć czas cyklu, obniżyć jakość i zapobiec innowacjom.
Niezależnie od tego, czy jesteś marketerem, pisarzem, programistą, kierownikiem działu obsługi klienta czy artystą, przełączanie narzędzi jest niestandardowe. Podczas gdy pewne przełączanie kontekstu jest nieuniknione, oto jak można zminimalizować czas spędzony na przełączaniu za pomocą prostych zmian w cyklu pracy.
Jak zmniejszyć Toggl Tax
Ważne jest, aby pamiętać, że samo posiadanie wielu aplikacji nie prowadzi do podatku od przełączania. W nowoczesnej pracy opartej na wiedzy, szereg aplikacji jest niezbędny do zrobienia czegoś. W wielu przypadkach aplikacje te przyspieszają również wykonywanie zadań.
Toggl tax ma miejsce, gdy dochodzi do nadmiernego przełączania się między tymi aplikacjami w sposób, który jest niepotrzebny i skomplikowany. Oto
/href/
https://clickup.com/pl/blog/367/jak-zarzadzac-wieloma-projektami/
jak zarządzać wieloma projektami
/%href/
i zadaniami na raz, unikając przy tym podatku od przełączania.
Przemyśl swój cykl pracy
Poświęć trochę czasu na zastanowienie się nad obecnymi cyklami pracy. Na przykład, jako zespół marketingowy, zastanów się nad wszystkimi zadaniami, które wykonujesz i przepływem pracy od jednego kroku do drugiego.
Zrób mapę narzędzi, których używasz w tym procesie.
/href/
https://clickup.com/features/whiteboards
Tablica ClickUp
/%href/
oferuje świetną przestrzeń do współpracy przy rysowaniu istniejących cykli pracy.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/ClickUp-Tablica-process-mapping.png
Tablica ClickUp do mapowania procesów
/%img/
Mapowanie procesów za pomocą ClickUp
Zidentyfikuj duplikaty i redundancje. Na przykład, możesz używać Dokumentów Google, Microsoft Word i Notatnika do tworzenia zawartości.
Zaprojektuj swój idealny stan. Użyj
/href/
https://clickup.com/features/mind-maps
Mapy myśli ClickUp
/%href/
aby wyobrazić sobie, jak może wyglądać najbardziej wydajny proces. Lub użyj
/href/
https://clickup.com/features/views
Widoki ClickUp
/%href/
aby wizualizować swój cykl pracy na ponad 15 konfigurowalnych sposobów.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-486.png
Mapy myśli ClickUp
/%img/
Użyj map myśli ClickUp, aby wizualnie uporządkować swoje pomysły
Konsoliduj narzędzia i informacje
Aby przepływ pracy był płynny, należy skonsolidować informacje i umożliwić dostęp do nich wszystkim członkom zespołu. Na przykład, jako specjalista ds. HR, jeśli masz informacje o kandydacie w ATS, list ofertowy w Dokumentach Google, a rozmowę negocjacyjną za pośrednictwem poczty e-mail, podatek od przełączania, który płacisz między tymi trzema, jest niepotrzebny.
Spróbuj ustawić cały cykl pracy w jednym narzędziu.
/href/
https://clickup.com/features/form-view
Formularze ClickUp
/%href/
pomagają gromadzić informacje o kandydatach w jednym miejscu. Możesz przesłać list z ofertą jako PDF do zadania aplikacji i zarządzać dyskusją negocjacyjną w komentarzach. Pomaga to obsłużyć cykl życia kandydata bez przełączania wielu aplikacji.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-196.png
Widok formularza w ClickUp
/%img/
Skuteczne przechwytywanie kluczowych informacji za pomocą formularzy ClickUp
Znajdź sposoby na integrację swoich narzędzi. Tam, gdzie musisz korzystać z różnych programów, spraw, aby informacje były przenoszone do i z głównego narzędzia. ClickUp oferuje ponad 1000 integracji, aby stać się pojedynczą szybą dla wszystkich cykli pracy.
Zbuduj możliwości raportowania. Dzięki tym integracjom,
/href/
https://clickup.com/features/dashboards
Pulpit ClickUp
/%href/
umożliwia widok wszystkich potrzebnych raportów w jednym miejscu. Zobacz wskaźniki pozyskiwania talentów, takie jak wskaźniki akceptacji, czasy odpowiedzi, doświadczenie kandydatów itp. Wykorzystaj te informacje do optymalizacji cyklu pracy, aby uniknąć płacenia podatku Toggl.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-494.png
Pulpit ClickUp
/%img/
Widok wszystkich raportów w jednym miejscu dzięki pulpitom ClickUp
Zbuduj kompleksowe miejsce pracy z wyszukiwaniem
Konsolidacja informacji umożliwia dostęp do nich. Ale samo to nie wystarczy. Wyobraź sobie, że jesteś w zespole programistów, gdzie musisz spędzać czas na szukaniu kryteriów akceptacji dla funkcji, którą programujesz.
Aby być skutecznym, Teams muszą być w stanie znaleźć informacje bez płacenia dodatkowego podatku od przełączania.
/href/
https://clickup.com/features/universalsearch
Uniwersalne wyszukiwanie ClickUp
/%href/
zostało zaprojektowane, aby temu zapobiec.
* Szybko znajdź dowolny plik, niezależnie od tego, czy znajduje się on w ClickUp, połączonej aplikacji, czy na dysku lokalnym
* Dodawaj niestandardowe komendy wyszukiwania, takie jak skróty do połączonych plików, przechowywanie tekstu na później i wiele innych, aby wyszukiwać wszystko w jednym miejscu
* Rozszerzanie wyszukiwania na ulubione aplikacje i wyszukiwanie w jednym miejscu
* Wyszukiwanie z dowolnego miejsca, w tym z centrum dowodzenia, globalnego paska akcji lub pulpitu
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/ClickUp-Universal-Search-1.gif
ClickUp-Universal-Search
/%img/
Wyszukiwanie na różnych platformach, w różnych plikach i aplikacjach dzięki ClickUp Universal Search
Automatyzacja
Teams przełączają się między różnymi aplikacjami w celu wykonania drobnych zadań, takich jak aktualizacja statusu lub sprawdzenie zadania, z których wiele można łatwo zautomatyzować. Automatyzacja usprawnia cykl pracy, obsługuje powtarzalne zadania i minimalizuje wysiłek ręczny.
Automatyzacje ClickUp
Dzięki ponad 100
/href/
https://clickup.com/features/automations
Automatyzacja ClickUp
/%href/
eliminują pracę, taką jak przydzielanie zadań, publikowanie komentarzy, zmiana statusów, powiadamianie o opóźnieniach itp.
Na przykład, informacje o kliencie wprowadzone do aplikacji
/href/
https://clickup.com/pl/blog/76081/oprogramowanie-do-zarzadzania-zamowieniami/
oprogramowanie do zarządzania zamówieniami
/%href/
mogą być automatycznie aktualizowane w ClickUp, umożliwiając jeden wspólny cykl pracy i eliminując potrzebę ręcznego wprowadzania tych samych danych w wielu miejscach.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/02/ClickUp-Task-Creation-Automation.png
Automatyzacja tworzenia zadań ClickUp
/%img/
Automatyzacja ważnych dla Ciebie cykli pracy dzięki ClickUp Automations
Mózg ClickUp
Wykorzystaj AI do pracy nad Twoimi zadaniami, aby wyeliminować konieczność przełączania się między nimi. Od podsumowywania notatek ze spotkań po uzyskiwanie odpowiedzi,
/href/
https://clickup.com/ai
ClickUp Brain
/%href/
może być Twoim osobistym asystentem dla Twoich unikalnych potrzeb.
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/03/image-493-1400x652.png
ClickUp Brain
/%img/
Wykorzystaj moc AI dzięki ClickUp Brain
Zaoszczędź na podatku Toggl z ClickUp
Większość pracy w cyfrowym świecie zależy od danych pochodzących z różnych miejsc. Wartość, jaką te dane dostarczają, jest często największym wyróżnikiem organizacji. Jednak cena, jaką się za to płaci - tj. podatek Toggl - może być często zbyt wysoka i nie
/href/
https://clickup.com/pl/blog/20977/techniki-zarzadzania-czasem/
technika zarządzania czasem
/%href/
może temu zapobiec.
ClickUp jest tutaj, aby pomóc. Dzięki dużej liczbie funkcji, widoków, integracji i uniwersalnemu wyszukiwaniu opartemu na AI, ClickUp został stworzony, aby być Twoim obszarem roboczym typu "wszystko w jednym".
Usprawnij moją pracę.
/href/
https://clickup.com/
Wypróbuj ClickUp już dziś za darmo
/%href/
!
