Pierwsze spotkanie z nowym zespołem to kluczowy moment, który nadaje ton powiązaniom z zespołem.
To szansa dla ciebie i członków twojego zespołu na zbudowanie relacji i rozpoczęcie nowego, owocnego powiązania. Dlatego też zrobienie pozytywnego i trwałego pierwszego wrażenia ma kluczowe znaczenie.
Jako nowy menedżer będziesz współpracować z zespołem, przydzielając mu zadania, zarządzając projektami i oceniając wydajność. Pierwsze spotkanie to dobry początek i podstawa do zrobienia dobrego wrażenia w przyszłości.
Do zrobienia dobrego wrażenia podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem i z jakimi wyzwaniami musisz się zmierzyć?
Czytaj dalej, aby się dowiedzieć.
Wyzwania związane z pierwszym spotkaniem z nowym zespołem
Spotkanie z nowym zespołem to ekscytujące i jednocześnie trudne doświadczenie. Możesz być chętny do poznania ludzi, z którymi będziesz pracować i przedstawienia się. Jednak możesz również czuć się jak outsider, który próbuje wejść do zespołu.
Oprócz tremy i zdenerwowania, istnieje kilka innych wyzwań, które trzeba pokonać podczas pierwszego spotkania. Omówmy pokrótce niektóre z tych wyzwań.
Czas trwania spotkania
Ustawienie odpowiedniego czasu trwania pierwszego spotkania z nowym zespołem jest wyzwaniem. Nie chcesz, aby było ono tak krótkie, że ludzie nie będą mieli wystarczająco dużo czasu na interakcję z Tobą, ale nie chcesz też, aby byli zbyt długo oderwani od pracy.
Najlepszym sposobem na poradzenie sobie z tym problemem jest przygotowanie jasnej agendy i przypisanie czasu trwania każdej części spotkania. Ustaw również czas na pytania i odpowiedzi oraz swobodne rozmowy.
Dodaj przydzielone przedziały czasowe dla każdego działania lub elementu agendy i oblicz czas trwania. Upewnij się, że zachowałeś bufor na wypadek nieoczekiwanych opóźnień.
Gdy już zrobione zostanie wprowadzenie i rozpoczną się regularne spotkania zespołu, należy zorganizować spotkania typu stand-up o krótkim czasie trwania, aby były efektywne i rzeczowe.
Brak agendy
Czy wiesz, że aż 50% spotkań jest bezproduktywnych i stratą czasu? Najbardziej prawdopodobnym winowajcą bezproduktywnych spotkań jest brak agendy.
Brak agendy może sprawić, że spotkanie będzie bezkierunkowe i będzie stratą czasu dla wszystkich zaangażowanych. Bez określonej struktury, spotkanie może trwać dłużej niż oczekiwano, nie przynosząc żadnych rezultatów.
Nawet członkowie Teams nie będą wiedzieć, czego się spodziewać i nie będą przygotowani. Ustawienie agendy nadaje spotkaniu strukturę, czyniąc je bardziej efektywnym i ukierunkowanym na cel.
Trudności techniczne
Jeśli masz przygotowaną prezentację na pierwsze spotkanie, a w przestrzeni spotkania brakuje odpowiedniego sprzętu, to jest to duży problem. Nawet przy odpowiednim sprzęcie, problemy techniczne mogą uniemożliwić wyświetlenie prezentacji lub wideo.
Aby uniknąć takich sytuacji, sprawdź wcześniej sprzęt i salę spotkań i upewnij się, że wszystko działa.
Jeśli zarządzasz zdalnym zespołem i planujesz spotkanie online, wiele może pójść nie tak. Wolne połączenie internetowe lub opóźnione rozwiązanie do wideokonferencji może sprawić, że spotkanie będzie irytujące i nieefektywne. Używaj dobrego oprogramowanie do zarządzania spotkaniami aby uniknąć takich problemów i zapewnić sprawny przebieg spotkania.
Brak przygotowania
Jednym z największych wyzwań, z jakimi można się spotkać podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem, jest brak wystarczającej liczby punktów do omówienia z członkami zespołu.
Pomóc w tym mogą wcześniejsze badania i przygotowania. Możesz lepiej rozmawiać z członkami zespołu, jeśli masz listę punktów do omówienia i wiesz, kto jest kim.
W przeciwnym razie możesz zamarznąć lub napotkać niezręczną ciszę z powodu niewystarczającego przygotowania. Jeśli więc chcesz zrobić doskonałe pierwsze wrażenie, przyjdź na spotkanie dobrze przygotowany.
Nieodpowiedni rozmiar pomieszczenia
Kolejnym wyzwaniem, przed którym możesz stanąć podczas prowadzenia pierwszego spotkania, jest rezerwacja sali o nieodpowiednim rozmiarze. Dzieje się tak, gdy korzystasz z systemu rezerwacji online, aby zarezerwować salę na spotkanie bez sprawdzania jej fizycznie.
Podobnie jak w przypadku sprzętu technicznego, należy również wcześniej sprawdzić salę konferencyjną. Upewnij się, że jest ona wystarczająco duża, aby przeprowadzić spotkanie.
Jeśli planujesz jakieś działania zespołowe, upewnij się, że jest wystarczająco dużo fizycznej przestrzeni i że sala konferencyjna jest do nich odpowiednio ustawiona.
Zbyt wiele punktów do omówienia
Kolejnym wyzwaniem, z którym możesz się zmierzyć, jest zbyt wiele do powiedzenia i do zrobienia podczas pierwszego spotkania z pracownikami i potrzeba więcej czasu.
Jako nowy menedżer możesz mieć zbyt wiele rzeczy do omówienia, ale musisz nauczyć się ustalać priorytety. Pamiętaj, że pierwsze spotkanie ma charakter wprowadzający; spotkania związane z pracą możesz zaplanować później.
Nie staraj się osiągnąć zbyt wiele podczas jednego spotkania.
Dyskusje nie na temat
Jednym z nieuniknionych wyzwań, przed którymi staje większość nowych menedżerów podczas spotkań, jest to, że ludzie dają się ponieść emocjom i prowadzą dyskusje nie na temat. Rozmowy mogą płynąć w dowolnym kierunku, gdy spotykasz się z grupą ludzi w nieformalnym lub swobodnym ustawieniu.
Jako nowy menedżer musisz zrównoważyć nieformalne interakcje i zorganizowane spotkanie oparte na agendzie. Przekazując każdy element agendy i czas, możesz pokierować spotkaniem we właściwym kierunku.
Jak przeprowadzić powodzenie pierwszego spotkania z nowym zespołem
Powodzenie spotkania wprowadzającego pomoże ci wywrzeć doskonałe pierwsze wrażenie na zespole i zacząć od właściwej stopy.
Potrzebne są jednak narzędzia i strategie, aby pierwsze spotkanie przebiegło pomyślnie.
Postępuj zgodnie z poniższymi wskazówkami, aby jeszcze bardziej zwiększyć swoje szanse na powodzenie.
ustaw odpowiednie cele i udostępniaj je z wyprzedzeniem swojemu zespołowi
Ustawienie agendy jest niezbędne dla każdego spotkania; pierwsze spotkanie z nowym zespołem nie jest wyjątkiem. Ustaw cele spotkania i poinformuj swój zespół o jego celu.
W przypadku pierwszego spotkania celem powinno być przedstawienie się i poznanie całego zespołu. Powinieneś jednak podzielić go na konkretne elementy działania i cele, aby zapewnić uczestnikom większą jasność.
Będziesz na przykład potrzebować:
- Ćwiczenie Icebreaker
- Przemówienie, aby się przedstawić
- Awprowadzenie zespołu runda
- Sesja pytań i odpowiedzi
Podczas planowania pierwszego spotkania należy sporządzić listę wszystkich takich działań i elementów oraz przeznaczyć czas na każdy z nich.
Wykorzystanie Dokumenty ClickUp do tworzenia szczegółowej agendy z jasno określonymi celami i elementami działania. Umożliwia tworzenie wypunktowanych list do wyznaczania celów i korzystanie z bogatego formatu w celu niestandardowego dostosowania agendy spotkania.
Twórz dobrze sformatowane cele spotkań i udostępniaj je swojemu zespołowi za pomocą ClickUp docs
Jeśli chcesz wykorzystać następne spotkanie do ustawienia celów zespołu, skorzystaj z ClickUp'a Szablon spotkania dotyczącego ustawienia celów . Jest to w pełni konfigurowalny dokument ze wstępnie zaprojektowanymi polami, które pomogą Ci ustawić cele dla nowego zespołu.
Skorzystaj z szablonu agendy spotkania zespołu ClickUp, aby określić cel spotkania i udostępniać go członkom zespołu
Uczyń doświadczenie interaktywnym
Nie pozwól, aby pierwsze spotkanie z zespołem dotyczyło wyłącznie Ciebie. Niech to będzie interaktywna sesja, podczas której członkowie zespołu będą mogli z tobą porozmawiać i lepiej cię poznać.
Słuchaj aktywnie, aby dowiedzieć się więcej o dynamice zespołu i jego poszczególnych członkach. Zwracaj baczną uwagę na każdego nowego członka zespołu i angażuj się w rozmowę z nim.
Pro tip: Dowiedz się więcej o każdym członku zespołu przed pierwszym spotkaniem. Przeczytaj o ich rolach, osiągnięciach i innych szczegółach z profili pracowników Twojej firmy.
Pomoże ci to spersonalizować rozmowy i zaangażować każdego członka zespołu, jednocześnie sprawiając, że poczuje się on wartościowy.
Oto kilka innych wskazówek, które sprawią, że spotkanie wprowadzające będzie interaktywne:
- Przeprowadź ćwiczenia przełamujące lody, aby rozruszać rozmowę i sprawić, by każdy członek zespołu poczuł się docenionypoprawić dynamikę zespołu* Dodaj interaktywne elementy, takie jak quizy, ankiety itp., aby aktywnie zaangażować zdalnych członków zespołu, jeśli prowadzisz spotkanie online
- Wykorzystaj ćwiczenia z zakresu budowania zespołu, aby zachęcić do współpracy i rozwiązywania problemów w zespole
- Zorganizuj otwartą sesję pytań i odpowiedzi, podczas której członkowie zespołu będą mogli zadawać ci pytania
- Ćwicz aktywne słuchanie przez całe spotkanie, zadając kolejne pytania i szczerze angażując się w rozmowy
Zostaw czas na pytania pracowników
Kiedy planujesz agenda spotkania i elementów działania, zostaw trochę czasu na pytania i odpowiedzi pracowników.
Pozwoli to członkom zespołu wyjaśnić wątpliwości dotyczące tego, jak sprawy będą wyglądać w przyszłości i czego się od nich oczekuje. Pomaga im to również lepiej poznać Ciebie i Twój styl zarządzania.
Pozostawienie czasu na pytania i odpowiedzi jest dobrą praktyką, nawet podczas spotkań dotyczących projektów . Sprawia, że spotkania są bardziej interaktywne i angażują wszystkich w dyskusję.
Bądź przygotowany na nieoczekiwane sytuacje
Jako menedżer powinieneś być przygotowany na konflikty lub nieporozumienia podczas pierwszego spotkania. Przewiduj wszelkie potencjalne wyzwania i bądź na nie przygotowany.
Na przykład, jeśli planujesz coś zmienić i zachęcić członków zespołu do podjęcia nowych obowiązków, przygotuj się na opór.
Kluczem jest spokojne i uprzejme podejście do sytuacji. To twoja szansa, aby pokazać swojemu zespołowi, jakim będziesz liderem. Przewiduj więc potencjalne problemy i bądź przygotowany, by stawić im czoła.
Pomyśl o tym, jak mocno zamknąć pierwsze spotkanie zespołu
Przygotuj punkty do omówienia, aby odpowiednio zamknąć spotkanie - upewniając się, że nie zakończy się ono nagle ani nie będzie niezręczne.
Przygotuj krótkie przemówienie, aby zainspirować swój zespół i pozytywnie zakończyć spotkanie.
Upewnij się, że przed zakończeniem spotkania ustalisz jasne kolejne kroki i elementy działań dla swojego zespołu. W razie potrzeby zaplanuj spotkania indywidualne z członkami Teams.
Użyj Narzędzia AI do sporządzania notatek i podsumowań ze spotkań oraz udostępniania ich członkom zespołu.
Podsumowanie: Kolejne kroki po pierwszym spotkaniu Teams
Pierwsze spotkanie to dopiero początek. Należy również poinformować o kolejnych krokach i zaplanować przyszłe spotkania. Pomaga to zrozumieć wartości zespołu i poznać jego nowych członków.
Choć pierwsze spotkanie jest kluczowe, nie da się osiągnąć wszystkiego za jednym zamachem. Potrzebny jest plan działania i harmonogram regularnych spotkań Teams.
Omówmy kilka istotnych aspektów, o które powinieneś zadbać.
Rób notatki i dokumentuj protokoły ze spotkań
Dokumentowanie spotkania i sporządzanie protokołów ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga zachować zapis omawianych punktów. W przeciwnym razie ludzie mogą zapomnieć o istotnych elementach działań i kolejnych krokach.
Jeśli zarządzasz zespołem zdalnym, nagrywanie spotkania staje się jeszcze ważniejsze. Ludzie mogą korzystać z nagrania, aby odnieść się do punktów omawianych podczas spotkania.
Użyj ClickUp Clip aby nagrać swoje pierwsze spotkanie. Umożliwia nagrywanie ekranu i tworzenie nagrań wideo ze spotkania online. W ten sposób członkowie Teams mogą usłyszeć, co było omawiane i zobaczyć twoją prezentację.
nagrywanie ekranu w celu udokumentowania pierwszego spotkania i udostępnianie go członkom zespołu do wykorzystania w przyszłości
Nagrywaj protokoły ze spotkań w formie łatwych do odnalezienia notatek i podsumowań, jeśli chcesz ułatwić sobie pracę. Biorąc pod uwagę zaawansowaną technologię dostępną do zrobienia tego za ciebie, może to być zrobione bez ręcznego wysiłku.
Używaj ClickUp Brain do automatycznego generowania notatek i podsumowań ze spotkań w ciągu kilku sekund, z wysoką dokładnością i zerowym wysiłkiem ręcznym.
Sumowanie wątków i szybkie tworzenie notatek ze spotkań za pomocą ClickUp AI
Powinieneś także notować elementy działań i kolejne kroki dla członków swojego zespołu i udostępniać je zespołowi. Użyj ClickUp's szablony notatek ze spotkań z sekcją na elementy działań i kolejne kroki.
Harmonogram i plan kolejnych spotkań
Planowanie kolejnego spotkania to kolejne kluczowe zadanie, które należy zakończyć podczas pierwszego spotkania.
Nie zamykaj spotkania bez zaplanowania kolejnego, aby sprawdzić postępy w realizacji elementów działań. Stwórz harmonogram spotkań zespołu i udostępniaj go swojemu zespołowi, aby wszyscy wiedzieli, jak często planujesz się z nimi spotykać.
Jako nowy menedżer powinieneś zaplanować sesje jeden na jeden z każdym członkiem zespołu. Będziesz także musiał przeprowadzić spotkania rozpoczynające projekt w celu omówienia różnych projektów i ich osi czasu.
Nie musisz komunikować wszystkiego podczas pierwszego spotkania. Zamiast tego wyślij serię e-maili, aby przekazać harmonogram dla różnych projektów rodzajów spotkań które planujesz zorganizować.
Użyj Szablon agendy następnego spotkania ClickUp aby ustawić cele i punkty do omówienia na następne spotkanie.
Wspieraj swoje spotkania odpowiednim narzędziem
Pierwsze spotkanie każdego menedżera lub lidera zespołu z nowym zespołem ma kluczowe znaczenie, ponieważ nadaje ton jego powiązaniom z zespołem.
To szansa na zrobienie pierwszego wrażenia, przedstawienie się zespołowi i zbudowanie zaufania. Jeśli zrobisz to dobrze, zrobisz pozytywne pierwsze wrażenie, a praca z nowym zespołem będzie dla ciebie znacznie łatwiejsza.
Jeśli zarządzasz zespołem zdalnym i planujesz zorganizować pierwsze spotkanie online, upewnij się, że masz narzędzia, które sprawią, że proces ten będzie płynny.
Użyj Spotkania ClickUp do zarządzania wszystkimi aspektami spotkania, od ustawienia agendy po notatki i przekazywanie kolejnych kroków. Zarejestruj się w ClickUp i wykorzystaj ją do powodzenia spotkania.
FAQs
1. Co powiedzieć na pierwszym spotkaniu z nowym zespołem?
Oto kilka punktów do omówienia, które można rozważyć podczas pierwszego spotkania z nowym zespołem:
- Zacznij od przedstawienia się i opowiedzenia zespołowi o swoim doświadczeniu zawodowym i obszarach specjalizacji, a także o swoim pochodzeniu
- Podziękuj swojemu zespołowi za ciepłe powitanie i powiedz im, jak bardzo cieszysz się na myśl o współpracy z nimi
- Ustal harmonogram spotkania oraz wszystkie działania i elementy, które są planowane na resztę spotkania, a także ustal podstawowe zasady
- Przeprowadź sesję przełamywania lodów, aby ludzie czuli się komfortowo, rozpocząć przepływ rozmowy i poznać ludzi na poziomie osobistym
- Zakończ elementy działań zgodnie z planem i zakończ sesją pytań i odpowiedzi oraz uwagą końcową
**2. Jaka jest pierwsza rzecz, którą lider zespołu powinien zrobić na pierwszym spotkaniu?
Pierwszą rzeczą do zrobienia podczas pierwszego spotkania jest przedstawienie się nowym członkom zespołu. Opowiedz im o swojej przeszłości osobistej i zawodowej, doświadczeniu zawodowym i obecnej roli.
Jest to również doskonała okazja do ustawienia oczekiwań poprzez opowiedzenie im o swoim stylu zarządzania i sposobie kierowania zespołem w przyszłości.
Powinieneś także podziękować zespołowi za powitanie i powiedzieć im, jak bardzo nie możesz się doczekać współpracy z nimi.
**3. Jak rozpocząć pierwsze spotkanie zespołu?
Rozpocznij pierwsze spotkanie Teams od powitania wszystkich i przedstawienia się. Użyj lodołamacza, aby przyspieszyć pracę. Wzmianka o krytycznych elementach działania planowanych na spotkanie i omówienie ich indywidualnie.