Na pewno słyszałeś o powiedzeniu "czas to pieniądz" Choć powiedzenie to odnosi się do niemal wszystkich aspektów pracy i życia, w zarządzaniu projektami jest ono bardzo bliskie prawdy. To czas lub jakość definiują wartość pieniężną projektu.

Zarządzanie komponentami projektu trójkąt zarządzania projektami z nakładającymi się na siebie zakresem, czasem i kosztami jest delikatnym balansowaniem. Wymaga świadomego wykorzystania czasu i zasobów w celu dostarczenia optymalnej wartości zgodnej z oczekiwaniami. U podstaw całej tej orkiestracji terminów i rezultatów leży harmonogram - podstawa powodzenia.

Harmonogram to skrupulatnie opracowany plan działania, który kieruje działaniami od początku do planowania projektu i wykonanie . Jednak podróż projektu jest skomplikowana. Doświadczeni kierownicy projektów stosują wariancję harmonogramu, aby poradzić sobie z takimi zwrotami akcji.

Oto wszystko, co musisz wiedzieć na ten temat - od formuły wariancji harmonogramu po sposób jej zastosowania w rzeczywistych projektach.

Czym jest wariancja harmonogramu?

Wszyscy wiemy, co oznacza harmonogram. Jest to oś czasu, której chcemy przestrzegać podczas osiągania ustalonego celu, jakim jest oczekiwany harmonogram.

Jednak nieoczekiwane wydarzenia mogą spowodować zboczenie z wyznaczonego kursu podczas realizacji projektu. Rzeczywisty harmonogram będzie zawierał te objazdy.

Odchylenie harmonogramu (SV) mierzy różnicę między harmonogramem bazowym a rzeczywistym postępem. Jest to kluczowy wskaźnik wydajności, który określa, czy projekt wyprzedza harmonogram, śledzi czas, czy jest opóźniony w określonym czasie.

Understanding Schedule Variance

Istnieją dwa podstawowe elementy podstawowej formuły wariancji harmonogramu. Są to:

1. Earned Value (EV): Oznacza faktycznie wykorzystany budżet. Aby uzyskać EV, należy pomnożyć całkowity budżet projektu przez procent dotychczas zakończonych prac. Jest to okno na harmonogram i wydajność projektu
2. Planowana wartość (PV): Przedstawia oczekiwane wykorzystanie budżetu projektu do określonej daty. Jest ona obliczana poprzez pomnożenie całkowitego budżetu projektu przez procent prac, które mają zostać zakończone do tego czasu. Pomaga ocenić, czy projekt jest na czas pod względem oczekiwanego postępu i czypoziomowanie zasobów jest wymagane

Znajomość tych zmiennych pomaga obliczyć wariancję harmonogramu za pomocą poniższej formuły:

SV = EV - PV

Gdzie,

• SV = odchylenie harmonogramu
• EV = wartość wypracowana
• PV = Wartość Planowana

Niektóre alternatywy obliczania odchylenia harmonogramu wykorzystują następującą formułę:

SV = BCWP - BCWS

Gdzie,

• BCWP = budżetowany koszt wykonanej pracy
• BCWS = budżetowany koszt zaplanowanej pracy

Po uzyskaniu wartości odchylenia harmonogramu można ją zinterpretować w następujący sposób:

• SV > 0: Dodatnia wariancja harmonogramu oznacza, że projekt wyprzedza swój harmonogram, co oznacza, że postęp projektu jest lepszy niż planowano
• SV = 0: Brak odchylenia oznacza, że projekt jest realizowany zgodnie z harmonogramem, a rzeczywisty postęp jest zgodny z planem
• SV < 0: Ujemna wariancja harmonogramu oznacza, że projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu. Oznacza to, że rzeczywisty postęp projektu jest mniejszy niż planowano

Schedule Variance Percentage (SV%) pokazuje procentową wartość odchylenia i oferuje łatwiejszy sposób śledzenia projektu.

SV% = (SV/PV)*100

Podobnie jak w przypadku odchylenia harmonogramu, ujemny wskaźnik SV% wskazuje na opóźnienie projektu, podczas gdy dodatni wskaźnik SV% sugeruje, że projekt wyprzedza harmonogram.

Korzystając z tej podstawowej formuły wariancji harmonogramu, można obliczyć inne wartości kluczowe wskaźniki efektywności zarządzania projektami do śledzenia harmonogramu i postępów projektu.

Schedule Performance Index (SPI)

Indeks wydajności harmonogramu (SPI) to stosunek wartości uzyskanej do wartości planowanej. Ten wskaźnik wydajności mierzy efektywność wykorzystania czasu w projekcie.

SPI = EV/PV

Po obliczeniu zakończonego indeksu wydajności harmonogramu, można go zinterpretować jak poniżej:

• SPI > 1: Projekt wyprzedza harmonogram
• SPI = 1: Projekt jest zgodny z harmonogramem
• SPI < 1: Projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu

Jeśli w grę wchodzi obliczanie liczb, należy użyć oprogramowania do zarządzania projektami.

definiowanie niestandardowych formuł w ClickUp dla złożonych obliczeń_

Narzędzia takie jak ClickUp oferują konfigurowalne pola formuły aby uprościć obliczenia związane z projektem. Eliminując niepotrzebne obliczenia bez utraty dokładności, możesz skupić się na zarządzaniu projektami.

Połączenie między odchyleniami harmonogramu a zarządzaniem wartością wypracowaną

Earned Value Management (EVM) to metodologia zarządzania projektami, która łączy dane dotyczące kosztów, harmonogramu i wydajności projektu w celu uzyskania zakończonego obrazu postępu projektu.

Odchylenie harmonogramu (SV) jest jednym z podstawowych elementów tej szerszej struktury. Jest to różnica między wartością planowaną (PV) a wartością uzyskaną (EV).

Każde odchylenie w harmonogramie reprezentuje odpowiadające mu odchylenie kosztów w pracy planowanej do zrobienia do określonego momentu. Jest to zakończony wskaźnik wydajności harmonogramu, ponieważ każda zmiana tej wartości może wskazywać, czy projekt jest opóźniony, przed terminem, czy na czas.

Metryka SV, w połączeniu z innymi wskaźnikami KPI, takimi jak indeks wydajności kosztowej, pozostały czas projektu, budżet projektu itp., działa jako kompleksowy zestaw narzędzi do analizy kondycji projektu, zarządzania harmonogramem projektu i równoważenia zasobów w całym cyklu jego życia.

Importance of Calculating Schedule Variances (Znaczenie obliczania wariancji harmonogramu)

Obliczenia wariancji harmonogramu podkreślają różne zmienne wpływające na postęp projektu. Zwracanie uwagi na te zagrożenia i możliwości pozwala kierownikom projektów interweniować w celu dotrzymania terminów. Jest to jednak coś więcej niż tylko pomoc przy zarządzanie projektami w czasie .

Oto lista powodów, dla których kierownicy projektów muszą obliczać odchylenia harmonogramu:

Ocena wydajności

Metryki takie jak odchylenie harmonogramu i inne wskaźniki wydajności pomagają w ocenie wydajności projektu. Zapewniają one jasną i realistyczną ocenę wydajności projektu w funkcji jego harmonogramu. Na przykład, dodatnia wartość SV oznacza, że projekt wyprzedza szacowany harmonogram i odwrotnie.

Kwantyfikacja kondycji projektu pozwala kierownikom projektów na porównanie wyników i podjęcie niezbędnych działań w celu zapewnienia postępu i zminimalizowania ryzyka. Umożliwia również kierownikom projektów identyfikację obszarów, w których projekt wyróżnia się lub nie, dzięki czemu mogą oni podejmować świadome decyzje w celu utrzymania projektu na właściwym torze i zwiększenia jego wydajności.

identyfikacja problemów

Wariancja harmonogramu uosabia proaktywną czujność. Obliczając rzeczywisty postęp i mierząc go w stosunku do planowanego postępu, kierownicy projektów mogą wykorzystać go do wykrycia potencjalnych problemów wyzwania związane z zarządzaniem projektami .

Nawet najmniejsze odchylenia w harmonogramie działają jak system wczesnego ostrzeżenia, sygnalizując potencjalne problemy z konkretnym zadaniem lub fazą w ramach projektu.

Wskaźniki te można wykorzystać do ograniczenia ryzyka, wdrożenia środków naprawczych i strategicznej realokacji zasobów. Interwencja na wczesnym etapie zapobiega kaskadowaniu problemów i sprzyja bardziej odpornemu i powodzeniu środowiska projektu.

Efektywne podejmowanie decyzji

Obliczanie wariancji harmonogramu ma zasadnicze znaczenie dla ułatwienia skutecznego podejmowania decyzji podczas zarządzania projektami. Porównując postępy w projekcie, kierownicy projektów mogą zrozumieć, czy projekt wyprzedza harmonogram.

Korzystając z takich informacji, mogą rozsądnie zdecydować, jak zaplanować działania, przydzielić zasoby, dostosować oś czasu, zaangażować interesariuszy lub wdrożyć środki naprawcze.

Na przykład, specjalista ds. zarządzania projektami może przekierować zasoby do teamów z ujemnymi odchyleniami harmonogramu od tych, które osiągają pozytywne wyniki. Takie poprawki zwiększają ogólną wydajność projektu poprzez strategiczne podejmowanie decyzji w celu powodzenia realizacji projektu.

Komunikacja z interesariuszami

utrzymuj swoich interesariuszy w pętli dzięki ClickUp

Kierownicy projektów mogą korzystać z wariancji harmonogramu, aby uzyskać realistyczny obraz harmonogramu projektu. Po zapoznaniu się z faktami, mogą oni przekazać obecny status projektu interesariuszom. Wyprzedzanie harmonogramu wzbudzi zaufanie i satysfakcję wśród interesariuszy.

Z drugiej strony, proaktywne ujawnianie wszelkich potencjalnych opóźnień lub niepowodzeń w uzgodnionym harmonogramie będzie promować przejrzystość i odpowiedzialność. W przypadku jakichkolwiek niepowodzeń lub opóźnień, kierownicy projektów mogą również w znaczący sposób zaangażować interesariuszy w ponowną kalibrację oczekiwań projektu dotyczących zakresu, rezultatów i osi czasu. W razie potrzeby mogą oni również zgłosić zapotrzebowanie na dodatkowe zasoby w celu powodzenia zakończonego projektu.

Optymalizacja zasobów

Jak już szeroko omówiliśmy, odchylenie harmonogramu projektu może pomóc w efektywnym zarządzaniu zasobami. Projekty przed terminem mogą pełnić funkcję niewykorzystanych zasobów, które mogą zwiększyć koszty projektu. Te pozostałe zasoby można również przenieść do innych projektów lub krytycznych obszarów, aby przyspieszyć rozwój projektu.

Z drugiej strony, gdy projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu, może to wynikać z ograniczeń zasobów lub nieefektywności. W takim przypadku kierownik projektu może zoptymalizować alokację zasobów, aby podpowiedzieć jak najszybciej rozwiązać problem wąskich gardeł.

Odchylenie harmonogramu wiąże się bezpośrednio z odchyleniem kosztów, ponieważ zasoby zazwyczaj stanowią największy składnik kosztów każdego projektu. Nic dziwnego, że alternatywą dla odchylenia harmonogramu jest funkcja różnicy między kosztami rzeczywistymi a zaplanowanymi (BCWP-BCWS)!

Zarządzanie ryzykiem

Widzieliśmy już, jak wariancja harmonogramu jest bezpośrednio połączona z wariancją kosztów, co z kolei podkreśla znaczenie zarządzania ryzykiem związanym z kosztami projektu . Podobnie, widzieliśmy również, jak wariancja harmonogramu umożliwia kierownikom projektów wczesne wykrycie potencjalnych problemów i zduszenie ich w zarodku. Jednak ryzyko nie zawsze objawia się w postaci opóźnień.

Przyspieszona oś czasu, w której części projektu mogą wyprzedzać harmonogram, może również stanowić ryzyko, zwłaszcza gdy w grę wchodzą zależności - a wariancja harmonogramu może pomóc w ich rozwiązaniu.

Przy tak wymiernych korzyściach, rola wariancji harmonogramu w wykrywaniu i zarządzaniu ryzykiem staje się oczywista. Przewidywanie możliwych zagrożeń pozwala kierownikom projektów na wdrażanie skutecznych strategii zarządzania i ograniczania ryzyka.

ciągłe doskonalenie

Kierownicy projektów mogą wykorzystać analizę wariancji, aby uzyskać widoczność różnych trendów, wzorców i spostrzeżeń, które pojawiają się w trakcie postępu projektu. Na przykład, dodatnia wariancja harmonogramu ujawnia skuteczne praktyki, które można powielać. Z kolei ujemna wariancja harmonogramu podkreśla nieefektywność.

Taka systematyczna ocena pozwala im uczyć się na podstawie swoich doświadczeń i udoskonalać procesy planowania projektów oraz najlepsze praktyki zarządzania projektami w przyszłych przedsięwzięciach. Ocenia możliwości kierownika projektu i wydajność zespołu projektowego. Regularne analizy wariancji wydajności pozwolą na iteracyjne udoskonalanie wyników projektu.

Przykłady odchyleń od harmonogramu w świecie rzeczywistym

Skorzystajmy z rzeczywistych przykładów, aby zilustrować sposób obliczania wariancji harmonogramu.

Przykład #1: Projekt budowlany

Załóżmy, że zarządzasz projektem budowlanym o łącznym budżecie 1.000.000 $. Projekt ma zostać zakończony w ciągu najbliższych 12 miesięcy.

Wariancję harmonogramu oblicza się po sześciu miesiącach. W tym celu należy najpierw obliczyć wartość planowaną i uzyskaną.

• Wartość planowana: Jest to budżetowany koszt prac planowanych do wykonania przed upływem sześciu miesięcy. Dla uproszczenia przyjmiemy, że 50% prac powinno zostać zakończonych do szóstego miesiąca. Korzystając z tych danych, oblicz PV jako:
  
  • PV = 50% ✕ $1,000,000 = $500,000
• Wartość wypracowana: Jest to rzeczywisty koszt dotychczas zrobionych prac. Załóżmy, że tylko 40% prac zostało zakończonych do szóstego miesiąca. Na tej podstawie można obliczyć EV w następujący sposób:
  
  • EV = 40% ✕ $1,000,000 = $400,000

Teraz obliczmy odchylenie od harmonogramu:

SV = EV - PV

SV = $400,000 - $500,000

SV = -$100,000

Wartość ujemna oznacza, że projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu po sześciu miesiącach. Kierownicy projektów zwrócą na to uwagę i podejmą działania naprawcze w celu przywrócenia projektu na właściwe tory.

Przykład #2: Projekt rozwoju oprogramowania

Załóżmy, że twój zespół opracowuje aplikację w ciągu ośmiu miesięcy. Masz budżet o wartości $600,000 na zakończenie zadania.

Decydujesz się ocenić odchylenie harmonogramu projektu po dwóch miesiącach. Ponownie zacznij od obliczenia wartości planowanych i zarobionych.

• Wartość planowana: Zazwyczaj 25% prac powinno zostać zakończonych do drugiego miesiąca. Na tej podstawie wartość ta wyniosłaby:
  
  • PV = 25% ✕ $600,000 = $150,000
• Wartość wypracowana: Ze względu na sprawne działanie zespołu projektowego, do drugiego miesiąca zakończone zostało 40% planowanych prac. W związku z tym będzie to:
  
  • EV = 40% ✕ $600,000 = $240,000

Teraz obliczmy odchylenie od harmonogramu:

SV = EV - PV

SV = $240,000 - $150,000

SV = $90,000

Dodatnia wariancja wskazuje, że projekt wyprzedził harmonogram o 90 000 USD w drugim miesiącu. Na podstawie tych wyników menedżerowie mogą dokonać realokacji zasobów i przyspieszyć realizację powiązanych ze sobą zadań, aby trzymać się osi czasu projektu.

Powyższe przykłady są stosunkowo proste i uproszczone. Działają przy założeniu liniowego przepływu projektów. Jednak rzeczywiste projekty są nieco bardziej złożone, z kilkoma współzależnościami, które mogą opóźnić lub przyspieszyć oś czasu projektu. Korzystaj z zaawansowanych narzędzi cyfrowych, takich jak ClickUp do zarządzania projektami aby uzyskać zakończony widok projektu i jego współzależności.

zarządzanie harmonogramem projektu i zależnościami w ClickUp

Chociaż ClickUp jest kompleksową platformą do zarządzania projektami, która nie wykonuje ściśle obliczeń wariancji harmonogramu lub zarządzania wartością wypracowaną, można ją wykorzystać do zrobienia śledzenia i zarządzania harmonogramami. Omówimy to szczegółowo w kolejnych sekcjach.

Top Tips for Working With Project Schedule Variance (Najlepsze wskazówki dotyczące pracy z wariancją harmonogramu projektu)

Teraz, gdy już wiesz, czym jest wariancja harmonogramu i jakie są jej różne aspekty, przyjrzyjmy się, jak ją wykorzystać, aby poprawić wydajność i dotrzymać harmonogramu. Oto kilka pomocnych wskazówek i trików:

• Okresowo obliczaj wartość odchylenia harmonogramu. Śledzenie tej wartości przez cały cykl życia projektu, od procesu planowania po jego zakończenie, w celu wczesnego wykrycia odchyleń i odpowiednich interwencji w odpowiednim czasie
• Zamiast postrzegać wartości SV w próżni, porównaj je z innymi wskaźnikami, takimi jak odchylenie kosztów, indeks wydajności harmonogramu, zakończone prace itp. w celu uzyskania całościowego obrazu wydajności projektu
• Ustalenie z góry określonych wartości progowych i tolerancji dla SV, aby szybko zidentyfikować, kiedy odchylenie przekracza dopuszczalne limity i wyzwala podpowiedź
• Chociaż działania naprawcze są niezbędne, należy również przeprowadzić analizę przyczyn źródłowych, aby zidentyfikować, co spowodowało odchylenie w pierwszej kolejności. Zrozumienie tego aspektu pomaga zapobiegać podobnym występowaniom w przyszłości
• Wykorzystanie danych SV do planowania scenariuszy. Badanie różnych scenariuszy "co jeśli" rzuca światło na potencjalny wpływ zmiany alokacji zasobów lub zakresu projektu, aby zrozumieć wzajemne oddziaływanie różnych elementów trójkąta projektu
• Zwracanie szczególnej uwagi na zadania znajdujące się na ścieżce krytycznej projektu, ponieważ wszelkie zmiany w tym zakresie będą miały wpływ na wyniki i oś czasu projektu
• Wykorzystanie narzędzi do automatyzacji w celu zautomatyzowania obliczania i porównywania wartości SV, aby skuteczniej je śledzić i analizować
• Porównywanie wartości SV z danymi historycznymi i mapowanie ich względem standardów branżowych w celu uzyskania względnej perspektywy wydajności projektu
• Użyj konfigurowalnegoszablonów harmonogramów projektów do zarządzania osią czasu i harmonogramami projektów przy jednoczesnym śledzeniu zależności

Pozostań na dobrej drodze z ClickUp

Jak już wspomniano, ClickUp nie jest platformą EVM. Jednakże, ClickUp oferuje niestandardowe zarządzanie projektami który może być odpowiednio zmodyfikowany, aby osiągnąć ten cel.

ClickUp można wykorzystać do śledzenia i zarządzania odchyleniami harmonogramu w następujący sposób:

• Tworzenie, przypisywanie i śledzenie zadań dla członków zespołu projektowego. Ustawienie terminów dla tych zadań, aby zapewnić, że będą one zgodne z harmonogramem. Śledząc zakończone prace i procenty postępu, możesz ręcznie obliczyć EV, PV i SV lub wyeksportować zestawy danych do narzędzi arkusza kalkulacyjnego, takich jak Arkusze Google i Microsoft Excel, w celu przeprowadzenia dogłębnej analizy

Buduj harmonogram projektu poprzez zarządzanie projektami w ClickUp

• Jeśli ręczne obliczenia są zbyt skomplikowane, wprowadź te wartości do niestandardowych pól formuły i bezpośrednio uzyskaj wyniki obliczeń. Dostęp do takiej funkcji bezpośrednio na samej platformie zapobiega przełączaniu kontekstu i pozwala na skupienie się na zadaniu
• Integracja z narzędziami do śledzenia czasu w celu przechwytywania danych na temat czasu spędzonego nad zadaniem i związanego z nim wysiłku. Nawet jeśli nie ma to bezpośredniego wpływu na EV, może pomóc w efektywnym zarządzaniu zasobami i dostarczyć danych do oceny zakończenia zadania, co pośrednio wpływa na zarządzanie odchyleniami
• Ustawienie zautomatyzowanych cykli pracy, które wyzwalają się, gdy wartości SV osiągają krytyczne poziomy. Od optymalizacji zasobów po przeprowadzanie szczegółowych analiz przyczyn źródłowych, ClickUp może pomóc w zaaranżowaniu kolejnego kierunku działań

Dodaj współpracę do mieszanki tak pożądanych funkcji, a ClickUp wyłoni się jako najlepsze rozwiązanie do zarządzania odchyleniami najlepsza aplikacja do planowania która minimalizuje wahania. Zarejestruj się aby dowiedzieć się więcej.

FAQs

**1. Jak obliczana jest wariancja harmonogramu w zarządzaniu projektami?

Wariancja harmonogramu (SV) jest obliczana za pomocą formuły: SV = EV - PV

EV to wartość uzyskana (wartość wykonanej pracy), a PV to wartość planowana (wartość pracy do zrobienia). Jest to ilościowa miara rozbieżności między planowanym a rzeczywistym postępem w odniesieniu do harmonogramu.

**2. Co to znaczy, że odchylenie harmonogramu jest ujemne?

Ujemna SV wskazuje, że projekt jest opóźniony w stosunku do harmonogramu i nadszedł czas, aby zbadać i znaleźć pierwotną przyczynę opóźnienia. Następnym krokiem jest podjęcie działań naprawczych.

**3. Co to znaczy, że odchylenie harmonogramu jest dodatnie?

Dodatnia SV oznacza projekt, który wyprzedza swój harmonogram. W takim przypadku można przyjrzeć się wszystkim czynnikom, które przyczyniły się do pozytywnej pozycji i naśladować to w innych projektach w przyszłości.

**4. W jaki sposób kierownicy projektów mogą skutecznie monitorować odchylenia harmonogramu?

Kierownicy projektów mogą skutecznie monitorować odchylenia harmonogramu za pomocą narzędzia do zarządzania projektami na następujące sposoby:

• Regularne aktualizowanie postępów i zakończonych zadań
• Wykorzystanie wbudowanych funkcji raportowania i analizy
• Definiowanie progów lub tolerancji dla wartości SV w celu wyświetlania powiadomień lub alertów
• Ustawienie planów zarządzania ryzykiem opartych na wyzwalaczach w celu zminimalizowania odchyleń
• Prowadzenie regularnego przeglądu skumulowanych trendów odchylenia harmonogramu

**5. Jakie jest znaczenie odchylenia harmonogramu w zarządzaniu projektami?

Odchylenie harmonogramu ocenia ilościowo, jak dobrze projekt trzyma się wyznaczonej osi czasu. Po przeprowadzeniu takiej oceny kierownicy projektów mogą ją wykorzystać do:

• Oceny wydajności i kondycji projektu
• Podejmowania świadomych decyzji w oparciu o faktycznie zakończone prace
• Identyfikacji obszarów, w których projekt wyróżnia się lub nie spełnia oczekiwań
• Wdrażania środków naprawczych w celu utrzymania projektu na właściwych torach
• Komunikowanie się z wewnętrznymi i zewnętrznymi interesariuszami na temat statusu projektu

**6. W jaki sposób wariancja harmonogramu może pomóc w strategii zarządzania ryzykiem projektu?

Odchylenie harmonogramu może pomóc w zarządzaniu ryzykiem projektu na następujące sposoby:

• Pomaga we wczesnym wykrywaniu potencjalnych zagrożeń lub opóźnień w celu szybkiego rozwiązania problemów
• Przeprowadza kompleksową analizę przyczyn źródłowych w celu zbadania głównej przyczyny odchylenia
• Wzmacnia plan awaryjny, ponieważ spostrzeżenia związane z odchyleniami harmonogramu mogą wyzwalać proaktywną optymalizację zasobów, zarządzanie ryzykiem itp.
• Symuluje różne scenariusze i warunki, aby pomóc ocenić wpływ innych zmiennych i potencjalnych zagrożeń na harmonogram projektu