Heb je ooit een productontwikkeling gestart en gemerkt dat de helft van het team discussieert over wat er gebouwd moet worden, terwijl de andere helft al druk bezig is met hoe het gebouwd moet worden?
In snel veranderende teams kan dit soort verwarring in productdocumentatie rampzalige gevolgen hebben. Maar zelfs ervaren professionals halen vaak de grenzen tussen een Product Requirement Document (PRD) en een Functional Requirement Document (FRD) door elkaar.
In deze blogpost zullen we PRD en FRD eens en voor altijd uitleggen, inclusief wat ze zijn, hoe ze verschillen en wanneer elk van beide het belangrijkst is. Als bonus zullen we ook bekijken hoe ClickUp u helpt bij het schrijven van deze documenten. 🏁
Wat is een Product Requirement Document (PRD)?
Een Product Requirement Document (PRD) is een uitgebreid document waarin alle noodzakelijke specificaties, functies, functionaliteiten en verwachte gedragingen van een te ontwikkelen product worden beschreven.
De PRD fungeert als enige bron van waarheid voor multifunctionele teams, waaronder ontwikkeling, ontwerp, kwaliteitsborging en zakelijke belanghebbenden, gedurende de hele levenscyclus van het product. Het is strategisch ontworpen om de verbindingen te leggen tussen bedrijfsdoelen, gebruikerbehoeften en hoogwaardige functies.
Het document beschrijft doelstellingen, zoals het stimuleren van betrokkenheid of het genereren van omzet, en brengt elke functie in kaart met echte gebruikerproblemen en gewenste resultaten.
Op basis van prioriteiten die zijn gesteld op basis van zakelijke impact en relevantie, houdt de PRD teams gefocust op het bouwen van oplossingen die zowel de markt als de bredere strategie van het bedrijf dienen.
Voorbeeldsecties in een PRD
Hier volgen enkele voorbeelden van onderdelen die vaak in een PRD voorkomen:
- productoverzicht *vat samen wat het product of de functie is, waarom het wordt ontwikkeld en hoe het aansluit bij de algemene strategie
- Doelstellingen en doelen bepalen de zakelijke doelstellingen en succescriteria
- target gebruikersprofielen *beschrijven voor wie het product bedoeld is, wat hun behoeften, gedragingen en pijnpunten zijn
- gebruikersverhalen en use cases *leggen uit hoe gebruikers met het product zullen omgaan aan de hand van echte scenario's
- Functies en functies lijst de belangrijkste functies en verwachte gedragingen van het product
- aannames en afhankelijkheden *beschrijven de aannames voor de planning en externe factoren die van invloed kunnen zijn op de levering
- *tijdlijn en mijlpalen in kaart brengen de belangrijkste fasen, te leveren resultaten en releasedoelen
Andere aspecten om als aantekening te houden zijn acceptatiecriteria, niet-functionele projectvereisten, prestatiestatistieken en KPI's, en eventuele vragen of risico's.
🚀 Voordeel van ClickUp: De ClickUp-sjabloon voor productvereisten is een kant-en-klaar raamwerk dat afstemming, samenwerking en duidelijkheid tijdens de hele productontwikkelingscyclus bevordert.
De sjabloon voor productvereisten, die is ingebouwd in ClickUp Docs, begeleidt teams door alle essentiële onderdelen, waaronder doelstellingen, doelgebruikers, gebruikersverhalen, functies, acceptatiecriteria en tijdlijnen. Het ondersteunt realtime bewerking, taaktoewijzingen en rechtstreeks commentaar geven in het document.
💡 Pro-tip: Neem controlepunten op bij het schrijven van de PRD. Markeer mijlpalen waar ontwerp, engineering en productleiderschap hun begrip moeten valideren voordat ze verder gaan, zodat alle bedrijfsteams goed op elkaar blijven afgestemd.
Wat is een functievereistendocument (FRD)?
Een Functional Requirement Document (FRD) is een formeel document waarin duidelijk wordt beschreven welke specifieke functies, functies en gedragingen een systeem of software moet hebben om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen.
Het neemt de doelen en algemene functies uit de PRD en vertaalt deze naar gedetailleerde systeemvereisten.
De FRD definieert wat het product of systeem nog te doen heeft en beschrijft de verwachte bewerkingen, gebruikersinteracties, gegevensverwerking en outputs zonder te specificeren hoe deze functies (of functies) moeten worden geïmplementeerd.
Bovendien dient het als een contract tussen zakelijke belanghebbenden en het ontwikkelingsteam, waardoor een gedeeld begrip van de functionele mogelijkheden van het product wordt gegarandeerd.
Voorbeeldsecties in een FRD
Hier volgen enkele voorbeelden van secties die vaak voorkomen in het document met vereistenanalyse:
- Inleiding en doel leg het doel van het document, de reikwijdte ervan en de beoogde doelgroep uit
- Het systeemoverzicht beschrijft de systeemarchitectuur en hoe deze past in het grotere product
- werkstroom en proceswerkstroom *brengen stap voor stap de handelingen en gebruikersinteracties in kaart
- Werkstroom en vereisten definiëren de inputs, outputs, formaten, bronnen en verwerkingsregels
- Vereisten voor de gebruikersinterface en wireframes illustreren schermen en interacties
- Integratievereisten geven aan hoe het systeem communiceert met andere systemen of API's.
Andere onderdelen zijn onder meer niet-functionele vereisten, acceptatiecriteria, aannames en afhankelijkheden, en een woordenlijst.
🚀 Voordeel van ClickUp: De ClickUp-sjabloon voor functionele vereisten zet productideeën op hoog niveau om in gedetailleerde, bruikbare systeemvereisten.
De sjabloon voor functionele specificaties is op maat gemaakt voor engineeringteams, productmanagers en QA-analisten. Het biedt alle belanghebbenden een duidelijk inzicht in de essentiële zaken, waaronder functionele specificaties, gegevensstromen, vereisten voor de gebruikersinterface en acceptatiecriteria.
💡 Pro-tip: Voeg simulaties van randgevallen toe. Geef voor een functie voor het uploaden van bestanden de maximale bestandsgrootte, niet-ondersteunde formaten en het gedrag aan wanneer de opslaglimiet is bereikt. Ingenieurs kunnen dan robuust code en QA kan nauwkeurig testen.
Productvereisten versus functioneel vereisten: sleutelverschillen
Hier volgt een overzicht van PRD versus FRD om verkeerde prioriteiten, verwarring bij teams en vertragingen bij de implementatie te voorkomen:
| Criteria | PRD | FRD |
| Doelgroep | Zakelijke belanghebbenden, productmanagers, multifunctionele teams | Systeemanalisten, engineering-/technische teams, ontwikkelaars |
| Focus | Doelstellingen, behoeften gebruiker, waarde, 'wat' en 'waarom' | Systeemgedrag, 'hoe' vereisten worden vertaald naar technische functies |
| Format | Gebruiker-gericht, visiegestuurd, hoogwaardige functies, gebruiksscenario's | Systeemgerichte, gedetailleerde functionele specificaties, gegevensstromen, mockups |
| Detailniveau | Hoog niveau, brede dekking, kan enkele niet-functie vereisten omvatten. | Gedetailleerde, bruikbare specificaties voor engineering, specifiek voor een release |
| Eigenaar | Productmanager, soms ook bedrijfsanalist | Systeemanalist, technisch leider, soms bedrijfsanalist |
| Levenscyclusfase | Vroegtijdige ideevorming, planning en afstemming op doelen | Oplossingsontwerp, voorbereiding op bouw en kwaliteitscontrole |
| Gebruiksdoel | De bedrijfsvisie afstemmen, prioriteiten communiceren | Productdoelen vertalen naar technische specificaties en oplossingen |
| Wijzigingsfrequentie | Verandert minder vaak; gekoppeld aan strategische bedrijfsbeslissingen | Kan tijdens de ontwikkeling worden bijgewerkt naarmate technische oplossingen evolueren. |
| Voorbeeld content | Doel, doelstellingen, gebruikersverhalen, lijst met functies, gebruiksscenario's en beperkingen | Functioneel werkstroom, bedrijfsprocessen, wireframes en data-integratie |
Wanneer moet u een PRD gebruiken en wanneer een FRD?
Weten wanneer u een PRD of FRD moet gebruiken, hangt volledig af van de fase van uw project en het detailniveau dat uw team nodig heeft.
Begin vroeg in de productlevenscyclus met een PRD. Gebruik deze om te definiëren wat het product moet bereiken en waarom, waarbij u zich richt op bedrijfsdoelen, gebruikerbehoeften en functies op hoog niveau.
Het is ideaal om belanghebbenden op één lijn te brengen, prioriteiten te stellen en ervoor te zorgen dat iedereen het doel en de verwachte resultaten van het product of de functie begrijpt.
Ga over op een FRD zodra het PRD is vastgesteld en het team klaar is om de doelen te vertalen naar technische specificaties.
Dit document met softwarevereisten moet precies beschrijven hoe het systeem zijn functie moet vervullen. Dit is vooral belangrijk voor complexe technische projecten, gereguleerde omgevingen of wanneer meerdere ontwikkelingsteams een duidelijk stappenplan nodig hebben om te volgen.
Hier zijn enkele vragen die u kunt beantwoorden om te begrijpen of u beide documenten moet combineren:
- Is het project klein of flexibel genoeg om algemene doelen samen te voegen met technische details?
- Hoe worden versie-beheer en samenwerking afgehandeld als één document voor beide doeleinden wordt gebruikt?
- Kan één enkel document zowel de bedrijfsdoelstellingen als de functionele details voor alle belanghebbenden duidelijk weergeven?
🔍 Wist u dat? Het concept van FRD's kwam vooral in de jaren 80 op in militaire projecten. De MIL-STD-2167A- norm van het Amerikaanse ministerie van Defensie, die in 1985 werd geïntroduceerd, benadrukte de noodzaak van gedetailleerde specificaties voor softwarevereisten, wat een belangrijke verschuiving betekende naar gestructureerde documentatie in defensiesoftwareprojecten.
📖 Lees ook: Productvereistendocumenten: een deskundige gids
Hoe ClickUp helpt bij het maken en beheren van PRD's en FRD's
De ClickUp Product Management Software is de alles-in-één-app voor werk die projectmanagement, kennismanagement en chat combineert, allemaal aangedreven door AI die u helpt sneller en slimmer te werken.
De documentbeheersoftware biedt teams alles wat ze nodig hebben om efficiënt te documenteren, samen te werken en uit te voeren.
Maak levende documentatie
Met ClickUp Documenten wordt het maken van gestructureerde PRD's en FRD's een fluitje van een cent.
Stel dat een productmanager een nieuwe mobiele app lanceert. Hij kan het productoverzicht, de doelgroep en de gebruikersverhalen in een gedeeld document in kaart brengen.
Wilt u het team op koers houden? Voeg interactieve checklists toe voor functievereisten, gebruik tabellen om taken te prioriteren en voeg tabel- of bordweergaven toe om tijdlijnen en afhankelijkheden te visualiseren.
Aan de FRD-kant kan hetzelfde team zich verdiepen in gedetailleerde werkstroom, functionele specificaties en gegevensstromen met geneste documenten.
Gebruik Docs voor zijn rijke tekst-format, code-blokken, multimedia-inbedding, technische sjablonen en realtime commentaar.
Schrijf uitzonderlijke PRD's met ClickUp:
Koppel taken aan werkstroom
Met ClickUp Docs kunt u PRD-secties rechtstreeks koppelen aan FRD ClickUp-taken in uw werkruimte, waardoor een duidelijke verbinding ontstaat tussen doelstellingen op hoog niveau en technische implementatiedetails.
Als de PRD bijvoorbeeld een 'meerstaps checkout-werkstroom' specificeert, kan elke stap worden gekoppeld aan overeenkomstige FRD-taken, waaronder systeeminvoer/-uitvoer en UI-gedrag.
Alle updates in de PRD worden automatisch doorgevoerd in gekoppelde taken, waardoor de documentatie en uitvoering binnen het team synchroniseren.
📮 ClickUp Insight: 40% van de managers definieert succes als het behalen of overtreffen van de doelstellingen, terwijl anderen wijzen op tijdlijnen (23%), teamgroei (11%) of feedback van belanghebbenden (13%).
Maar succesvolle projectresultaten komen niet zomaar tot stand. Ze worden mogelijk gemaakt door uitstekende processen.
Met ClickUp kunt u een project opzetten dat beide biedt. Gebruik Dashboards om de voortgang in realtime bij te houden en ClickUp-documenten + ClickUp-taak om de verwachtingen duidelijk en met verbinding te houden tijdens elke stap van het proces.
💫 Echte resultaten: Boardriders leverde assets 4 weken sneller op dankzij de tijdlijnbeheer- en samenwerkingstools van ClickUp.
🌟 Bonus: De AI-agents van ClickUp kunnen het productplannings- en ontwikkelingsproces automatiseren, stroomlijnen en verbeteren. Pas agents aan om:
- Genereer of bewerk PRD-secties, vat vereisten samen of zet feedback van belanghebbenden om in bruikbare items.
- Organiseer productroadmaps, verdeel taken, wijs middelen toe en houd de voortgang bij.
- Haal relevante informatie uit documenten, taken en chats om weloverwogen planningsbeslissingen te nemen.
- Maak verbinding met externe tools (zoals GitHub, GitLab, Bitbucket en Figma) om de werkstroom te stroomlijnen en routinematige ontwikkelingstaken te automatiseren.
- Beantwoord code-vragen en maak zelfs productieklaar pull-aanvragen (met integraties zoals Codegen).
Krijg hulp van AI
ClickUp Brain fungeert als een door AI aangestuurde teamgenoot en helpt teams bij het opstellen, samenvatten en verfijnen van content in PRD's en FRD's.
De AI Writer for Work maakt gebruik van de context van alle documenten, taken en gesprekken, zodat uw documentatie nauwkeurig, beknopt en bruikbaar is. Het kan zelfs bewerkingen voorstellen, content genereren of hiaten in vereisten markeren.
Hier zijn enkele tips die u kunt gebruiken:
- Vat deze PRD samen in een overzicht van één pagina voor leidinggevenden.
- Haal alle functionele vereisten met betrekking tot de betalingswerkstroom uit deze FRD.
- Stel op basis van deze gebruiker stories acceptatiecriteria op voor de zoekfunctie.
🚀 Voordeel van ClickUp: ClickUp Brain MAX, de desktop-AI-assistent, is een complete productiviteit die al uw werk samenbrengt. U hoeft niet meerdere AI-apps zoals ChatGPT, Claude of Gemini te beheren; alles wordt gecentraliseerd in één abonnement, één interface en één bron van waarheid voor uw team.
Dit is wat het te bieden heeft:
- App-overschrijdende automatisering: trigger workflows en vind informatie in ClickUp, Google Drive, Notion, GitHub, OneDrive, SharePoint en meer.
- Voice-first interface: communiceer via tekst of spraak om taken, samenvattingen en werkstroom te dicteren.
- Multi-model AI: Kies uit ChatGPT, Claude en Gemini, zodat u voor elke situatie het beste model kunt kiezen.
Zorg voor zichtbaarheid voor belanghebbenden
ClickUp Dashboards bieden een gecentraliseerd overzicht van al uw PRD- en FRD-werk en zetten complexe projectgegevens om in eenvoudige, bruikbare visuals. Met aanpasbare kaarten kunnen teams taken, tijdlijnen en voortgang in realtime volgen.
Hieronder leest u hoe u verschillende kaarten in de praktijk kunt gebruiken:
- Takenlijst: Houd alle productfuncties bij die in het softwarevereistendocument worden beschreven en controleer de taken voor elke functionele component.
- Staaf-/lijngrafiek: analyseer de voltooiing van functies in de loop van de tijd voor de PRD of vergelijk de geschatte met de werkelijke ontwikkelingstijd voor FRD-taken om efficiëntieverschillen aan het licht te brengen.
- Tekstkaart: Voeg een samenvatting toe van de PRD-objectieven of aantekeningen ter verduidelijking van specifieke FRD-technische vereisten voor het team.
Dit is wat Raúl Becerra, Product Manager bij Atrato, te zeggen had over het gebruik van de tool voor productbacklogbeheer:
*We realiseerden ons dat we geen effectieve manier hadden om taken bij te houden en geen duidelijke weergave hadden van wat het productteam deed, dus gingen we op zoek naar een nieuw platform. Toen vonden we ClickUp. Het platform was de perfecte combinatie: niet te technisch en verwarrend, en niet te eenvoudig. Het gaf ons de flexibiliteit om teams en projecten op onze eigen manier te creëren, te verplaatsen en te organiseren.
*We realiseerden ons dat we geen effectieve manier hadden om taken bij te houden en geen duidelijke weergave hadden van wat het productteam deed, dus gingen we op zoek naar een nieuw platform. Toen vonden we ClickUp. Het platform was de perfecte combinatie: niet te technisch en verwarrend, en niet te eenvoudig. Het gaf ons de flexibiliteit om teams en projecten op onze eigen manier te creëren, te verplaatsen en te organiseren.
Op zoek naar tips voor het gebruik van AI voor technische documentatie? Bekijk deze video:
Voeg ClickUp toe als 'vereiste' in uw productwerkstroom!
PRD's en FRD's hebben verschillende doelen, maar zijn twee kanten van dezelfde medaille. Een PRD beschrijft het 'wat' en 'waarom', terwijl een FRD het 'hoe' definieert.
ClickUp stroomlijnt beide documenten in één geconvergeerde AI-werkruimte, een uniforme digitale omgeving die meerdere tools en werkstroom integreert in één platform.
Maak een overzicht van uw PRD's, vertaal ze naar gedetailleerde FRD's, wijs taken toe, houd afhankelijkheden bij en werk samen met uw team zonder tussen verschillende tools te hoeven schakelen. Bovendien wordt het documentatieproces nog eenvoudiger dankzij de AI-ondersteuning van ClickUp Brain.
Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp! ✅
Veelgestelde vragen (FAQ)
Niet altijd. Voor kleinere projecten of teams die Agile gebruiken, kunt u misschien volstaan met alleen een PRD, of zelfs een gecombineerd document. Maar als uw project complex is, aan strenge regels onderworpen is of als er meerdere teams parallel aan werken, kan het hebben van beide documenten verwarring voorkomen.
Het PRD komt meestal van de productmanager, met input van ontwerpers, ontwikkelaars en belanghebbenden. Bedrijfsanalisten of systeemanalisten behandelen meestal het FRD en vertalen het PRD naar gedetailleerde technische vereisten, werkstroom en systeemgedrag.
Ja, vooral voor kleinere projecten of Agile-sprints. U kunt één uitgebreid document maken dat zowel wat het product doet (PRD) als hoe het functioneert (FRD) omvat. Maar bij grotere of complexere projecten is het vaak beter om ze gescheiden te houden.
Hoewel u kunt beginnen met Microsoft Word of Google Documenten, kunnen samenwerking en versiebeheer lastig worden bij grotere teams. ClickUp onderscheidt zich als een van de beste opties voor het maken van zowel PRD's als FRD's. Met ClickUp Docs kunt u gestructureerde, gemakkelijk te navigeren documenten maken met ingebedde tabellen, checklist en afbeeldingen. Bovendien helpt ClickUp Brain u sneller te schrijven, lange aantekeningen samen te vatten en ervoor te zorgen dat u niets mist.