Zaterdagavond is voorbij. De bar is een puinhoop. De voorraadlijst klopt niet, er ontbreken flessen en niemand weet meer wie wat heeft geopend. Dat is de realiteit voor de meeste barmanagers die hun voorraad beheren zonder een betrouwbaar systeem. Te veel bestellen tast uw marges aan. Te weinig bestellen verpest de service. En dan hebben we het nog niet eens over de tapkosten die nooit overeenkomen met de kassabon.
Sjablonen zullen hier verandering in brengen. Ze zorgen voor structuur. Met de gratis sjablonen voor barinventarisatie in deze blog kunt u bijhouden wat er op voorraad is, snel tekorten opsporen en bijbestellen voordat problemen zich opstapelen. Of u nu alleen een bar runt of een druk team aanstuurt, met deze tools wordt uw inventarisatieproces sneller, overzichtelijker en een stuk eenvoudiger.
Wat zijn sjablonen voor balkvoorraad?
Sjablonen voor barvoorraad zijn kant-en-klare spreadsheets of documenten waarmee bars hun voorraad kunnen bijhouden, het gebruik kunnen monitoren en verspilling kunnen verminderen. In plaats van een systeem vanaf nul op te bouwen, bieden deze sjablonen u een kant-en-klare structuur om het aantal flessen te registreren, leveringen vast te leggen en de kosten van de barvoorraad te berekenen, allemaal op één plek.
Ze zijn handig voor drukke barmanagers die georganiseerd moeten blijven zonder urenlang handmatig de voorraad bij te werken.
Met de meeste sjablonen voor balkvoorraad kunt u:
- Houd voorraadcijfers en ingrediëntenniveaus bij
- Bereken schenkkosten en verbruikspercentages
- Controleer herbestelpunten en par-niveaus
- Registreer leveringen en werk de voorraad in realtime bij
- Vereenvoudig audits en verminder verspilling
Beheer je één bar of meerdere locaties? Met de juiste sjablonen voor inventarisatie kun je snel handelen, georganiseerd blijven en je marges onder controle houden.
📖 Lees ook: Hoe u een effectief huishoudbeheersysteem opzet
15 gratis sjablonen voor inventarisatie van de bar
Geen twee bars houden hun voorraad op dezelfde manier bij. Sommige hebben een eenvoudig spreadsheet nodig, andere willen een gedetailleerder systeem. We hebben de handigste sjablonen voor barvoorraad bijgehouden, zodat u de installatie kunt overslaan en kunt bijhouden wat belangrijk is.
1. ClickUp-sjabloon voor inventaris
De ClickUp-sjabloon voor voorraadbeheer biedt barmanagers een praktische manier om de voorraad bij te houden, bestellingen van leveranciers te beheren en fouten in de voorraad te verminderen. Het is ontworpen om uw toeleveringsketen op meerdere locaties georganiseerd te houden en u te helpen overbestellingen, gemiste nabestellingen en verborgen verliezen te minimaliseren.
Alles wordt ook gecentraliseerd, zodat u tijdens de bediening niet in de war raakt.
Met deze sjabloon kunt u:
- Weergave en organisatie van alle voorraaditems op type of categorie
- Houd leveranciersgegevens bij, inclusief items en contactgegevens
- Registreer bestellingen en beheer nabestellingen met behulp van ingebouwde weergaven
- Krijg snel toegang tot installatie-instructies met de weergave 'Start hier'
- Monitor de status van taken, zoals Open of Voltooid, om acties in behandeling te markeren
- Houd belanghebbenden op de hoogte met realtime updates en voortgang van taken
🍸 Ideaal voor: Barmanagers die een inventarissysteem willen opzetten dat snel in te stellen, eenvoudig te onderhouden en gemakkelijk uit te breiden is.
2. Sjabloon voor voorraadbeheer van ClickUp
Het beheren van tientallen SKU's, bestellingsupdates en fluctuerende kosten wordt al snel een rommelige aangelegenheid. De sjabloon voor voorraadbeheer van ClickUp biedt u een gestructureerde manier om bewegingen, waarde en beschikbaarheid bij te houden, zodat u niet hoeft te zoeken naar wat er op voorraad is of opnieuw moet worden besteld.
Het brengt duidelijkheid in drukke werkstromen en helpt teams om kritieke voorraadbeslissingen voor te blijven.
Gebruik dit sjabloon voor:
- Houd de hoeveelheid en kosten van items bij met behulp van een tabelweergave
- Monitor trends in voorraadbewegingen met de tijdlijnweergave
- Bekijk realtime updates van bestellingen en de waarde van de voorraad in verschillende weergaven
- Organiseer uw voorraad met statuslabels zoals Op voorraad en Niet op voorraad
- Wijs terugkerende taken toe voor beoordelingen of nabestellingen
- Werk de voortgang bij en breng uw team automatisch op de hoogte
Bekijk deze video om te zien hoe u met verschillende weergaven kunt experimenteren om te ontdekken wat voor u het beste werkt👇
🍸 Ideaal voor: Teams in de horeca die betrouwbare systemen voor voorraadplanning nodig hebben om grote voorraden te beheren, kosten te beheersen en snel aanpassingen te doen.
📮 ClickUp Insight: 74% van de werknemers gebruikt twee of meer tools om de informatie te vinden die ze nodig hebben, terwijl ze heen en weer springen tussen e-mails, chat, aantekeningen, projectmanagement tools en documentatie. Dit voortdurende wisselen van context kost tijd en vertraagt de productiviteit. Als de alles-in-één app voor werk brengt ClickUp al uw werk – e-mail, chat, documenten, taken en aantekeningen – samen in één doorzoekbare werkruimte, zodat alles precies staat waar u het nodig hebt.
3. Sjabloon voor voorraadrapportage van ClickUp
Als u een bar runt, moet u goed in de gaten houden wat er wel en niet verkocht wordt. Met de sjabloon voor voorraadrapportage van ClickUp kunt u de voorraadprestaties gedetailleerd bijhouden, zodat u trends kunt analyseren, updates kunt delen met uw team en slimmere beslissingen kunt nemen over het opnieuw bestellen van artikelen.
Het is ideaal voor het vastleggen en vergelijken van balkvoorraadgegevens in de loop van de tijd.
Met dit sjabloon kunt u:
- Maak gestructureerde rapporten voor elke cyclus van de voorraad
- Organiseer rapportagetaken op categorie of status
- Stel notificaties in om de voortgang en updates bij te houden
- Centraliseer voorraadgegevens uit verschillende bronnen voor eenvoudige analyse
- Exporteer overzichtelijke, professionele rapporten voor uw stakeholders
- Houd regelmatig evaluatievergaderingen om op één lijn te blijven
🍸 Ideaal voor: Bareigenaren die zich richten op voorraadoptimalisatie en regelmatige rapportage om verspilling te verminderen, prognoses te verbeteren en beslissingen van het team op elkaar af te stemmen.
📖 Lees ook: Essentiële zaken voor thuiswerken voor uw thuiskantoor
4. ClickUp-sjabloon voor restaurantvoorraad
Als u een druk restaurant runt, moet u meer bijhouden dan alleen wat er op het menu staat. De sjabloon voor restaurantvoorraadbeheer van ClickUp biedt u een praktische manier om de voorraad ingrediënten te beheren, verspilling te verminderen en het aanvullen van voorraad te stroomlijnen zonder dat dit ten koste gaat van de service.
Het is ontwikkeld voor keukens met een hoge omzet die snel moeten reageren. Elke weergave ondersteunt snelheid, structuur en nauwkeurigheid.
Met deze sjabloon kunt u:
- Houd het wekelijkse gebruik van ingrediënten bij via de weergave Wekelijks verbruik
- Blijf georganiseerd met dashboards voor opslagruimte en voorraadtekorten
- Controleer lage voorraden en herbestellingen met de weergave 'Herbestellen'
- Organiseer sleuteldetails zoals houdbaarheid, kosten en hoeveelheid op één plek
- Structureer rapporten met behulp van de tabelweergave of ondersteunde voorraadapps
- Wijs aangepaste statussen toe, zoals Nieuw item of Herbestellen, om het team gesynchroniseerd te houden
🍸 Ideaal voor: Restaurantmanagers die grote bestellingen, bederfelijke voorraad en wisselende vraag in de keuken moeten balanceren.
5. ClickUp-sjabloon voor inkooporders en voorraadbeheer
Wilt u de inkoop beheren en tegelijkertijd de wisselende voorraadniveaus bijhouden? Voordat u het weet, is alles in een stroomversnelling geraakt en vraagt u zich af: "Waar is alle tequila gebleven?"
De sjabloon voor inkooporders en voorraadbeheer van ClickUp integreert beide systemen, zodat u bestellingen, voorraad en de voortgang van leveranciers van begin tot eind op één plek kunt bijhouden. Dit vermindert heen-en-weer-gepraat en zorgt ervoor dat inkoop afgestemd blijft op de werkelijke voorraadbehoeften.
Met deze sjabloon kunt u:
- Maak individuele taken voor elke bestelling en wijs eigendom toe aan het team
- Gebruik aangepaste statussen om de voortgang bij te houden, van aanvraag tot levering
- Werk samen met belanghebbenden om bestelgegevens te bevestigen en vertragingen te signaleren
- Stel automatische herinneringen en notificaties in voor belangrijke follow-ups
- Houd inkoopgegevens, voorraadstatus en kosten naast elkaar bij
- Organiseer leverancierscontacten met sjablonen voor leverancierslijsten
🍸 Ideaal voor: Business eigenaren die veel bestellingen beheren en meer controle willen over levering, bezorging en verantwoordelijkheid van hun team.
👀 Wist u dat? Het concept van het beheren van alcoholvoorraden dateert uit 2000 v.Chr., toen Mesopotamische tavernes reizigers bedienden en vaak verbonden waren met religieuze rituelen. De oude Grieken en Romeinen hadden ook 'publicanen' die de gemeenschappelijke wijnvoorraad beheerden en zorgvuldig bijhielden, een vroege vorm van voorraadbeheer.
6. ClickUp-sjabloon voor kantoorbenodigdheden
Verspil geen tijd meer met het zoeken naar printerpapier of het uitzoeken wie het laatste pakje plakbriefjes heeft besteld. De sjabloon voor kantoorbenodigdheden van ClickUp maakt het bijhouden van de voorraad eenvoudiger en transparanter, vooral in drukke omgevingen zoals bars.
Het vervangt verspreide spreadsheets door één georganiseerd systeem voor het bijhouden van voorraden. Teams kunnen essentiële artikelen aanvullen en het gebruik controleren zonder te twijfelen.
Gebruik dit sjabloon om:
- Gebruik de lijstweergave met prioriteiten om dringende leveringen snel bij te houden en opnieuw te bestellen
- Organiseer aanvragen met de weergave 'Bestellingen per afdeling' om de teamcoördinatie te vereenvoudigen
- Krijg een momentopname van de huidige voorraadniveaus met de voorraadweergave
- Begeleid nieuwe teamleden met de weergave Startgids voor een snellere onboarding
- Houd iedereen op één lijn door de status bij te werken wanneer taken van 'Open' naar 'Voltooid' gaan
- Neem slimmere aankoopbeslissingen door bestellingen te bekijken via een overzichtelijke taakweergave
🍸 Ideaal voor: Backoffice managers van bars die werk en dagelijkse taken in balans houden en een betrouwbaar systeem willen om tekorten en te hoge uitgaven te voorkomen.
7. ClickUp Sjabloon voor eenvoudig inventarisregister voor bedrijven
Deze eenvoudige sjabloon voor bedrijfsinventaris van ClickUp is perfect voor kleine barteams of nieuwe bedrijven en biedt een eenvoudige manier om voorraad, bestellingen en kosten bij te houden zonder te verdwalen in complexiteit.
Het is ontworpen om u snel inzicht te geven in wat er beweegt, wat er blijft liggen en wat opnieuw besteld moet worden. De layout blijft licht en efficiënt, zodat u zich meer kunt concentreren op beslissingen en minder op beheer.
Met dit sjabloon kunt u:
- Gebruik de lijstweergave van de inventaris om alle voorraadniveaus op één plek te controleren
- Vind snel items met een lage voorraad met de weergave Kritieke voorraad
- Voeg direct nieuwe producten toe met het formulier voor inventarisitems
- Werkstromen snel opzetten en beheren via de handleiding aan de slag
- Organiseer items in drie statussen – Actief, Inactief, Nieuw product – voor een duidelijke zichtbaarheid
- Houd updates en wijzigingen voor alle items bij, zodat u altijd met nauwkeurige gegevens werkt
🍸 Ideaal voor: Eigenaars van bars die een eenvoudig inventarisatiesysteem nodig hebben om georganiseerd te blijven, vooral wanneer ze meerdere tools moeten combineren.
8. Sjabloon voor bestelformulier voor leveranciers van ClickUp
Het sjabloon voor bestelformulieren van ClickUp biedt bedrijven een duidelijke, gecentraliseerde manier om bestellingen aan te vragen, bij te houden en te beheren, van begin tot eind. Het vereenvoudigt de coördinatie met leveranciers, zorgt ervoor dat leveringen op schema blijven en helpt teams giswerk in het inkoopproces te elimineren.
U bent minder tijd kwijt aan het bijhouden van updates en houdt meer tijd over om uw activiteiten op schema te houden.
Met deze sjabloon kunt u:
- Houd alle inkomende leveringsaanvragen bij met de lijstweergave voor nieuwe bestellingen
- Vul gegevens in zoals het type levering, de levertijd en informatie over de aanvrager in het formulier voor leveringsbestellingen. Weergave
- Sorteer en beheer bestellingen per afdeling met de weergave 'Bestellingen per afdeling'
- Blijf op de hoogte van de voortgang van leveringen met de weergave 'Leveringsstatus'
- Raadpleeg de handleiding voor beginners om werkstromen in te stellen en aan te passen
- Werk statussen bij, zoals 'Ter goedkeuring', 'Onderweg' of 'Voltooid', zodat wijzigingen in realtime worden weergegeven
🍸 Ideaal voor: Inkoopagenten of managers die toezicht houden op meerdere inkoopwerkstromen en het resourcebeheer binnen teams willen verbeteren.
📖 Lees ook: De beste AI-tools voor voorraadbeheer
9. Excel- en Google Spreadsheets-sjabloon voor balkvoorraadbeheer door Coefficient
De Excel- en Google Spreadsheets-sjabloon voor balkvoorraadbeheer van Coefficient is ontwikkeld voor het beheer van de voorraad in de praktijk.
De gratis sjabloon biedt aparte secties voor sterke drank, mixdrankjes en barbenodigdheden, waar u de hoeveelheid, locatie, kosten per eenheid en herbestelpunten in één overzichtelijke weergave kunt bijhouden. Of u nu een drukke lounge of een kleine pub runt, het vereenvoudigt uw wekelijkse voorraadcontroles en helpt u eenvoudig uw Excel-voorraad te beheren.
🍸Ideaal voor: Barmanagers die een flexibel, op spreadsheets gebaseerd systeem willen om alcohol, mixdrankjes en glaswerk bij te houden zonder ingewikkelde software.
📖 Lees ook: Topalternatieven voor Microsoft Excel
10. Sjabloon voor balkvoorraadbeheer in spreadsheet door Superjoin
De spreadsheet-sjabloon voor barvoorraad van Superjoin is ontworpen voor praktisch, dagelijks gebruik en omvat alle aspecten van de voorraad van uw bar, van sterke drank tot mixdrankjes en zelfs garnering. Met de spreadsheet-sjabloon kunt u hoeveelheden, leveranciersgegevens en aankoopdata vastleggen, terwijl uw voorraadlijst nauwkeurig en eenvoudig bij te werken blijft.
Met een overzichtelijke layout en ruimte voor aangepaste invoer is dit een solide keuze voor teams die eenvoudige controle willen zonder nieuwe software te leren.
🍸Ideaal voor: Barpersoneel en teams in de horeca die op zoek zijn naar een eenvoudige manier om voorraadniveaus bij te houden en efficiënt opnieuw te bestellen.
👀 Wist u dat? In 1862 publiceerde Jerry Thomas How to Mix Drinks, 's werelds eerste bartendinggids. Naast recepten bevatte het ook tips voor het efficiënt beheren van een barvoorraad, wat aantoont dat zelfs in de 19e eeuw voorraadbeheer een essentieel onderdeel was van het vak van barman
11. Sjabloon voor drankvoorraadspreadsheet van Jotform
De sjabloon voor drankvoorraadbeheer van Jotform biedt een flexibele manier om merknamen, alcoholpercentage, prijzen en hoeveelheden bij te houden, ideaal voor digitale bars of slijterijen. Het ondersteunt het eenvoudig categoriseren en sorteren, zodat u voorraden kunt beheren op basis van prestaties, leeftijd of herbestelfrequentie.
De sjabloon is volledig bewerkbaar, zodat u labels, tabbladen en kolommen eenvoudig kunt aanpassen aan de behoeften van uw bar.
🍸Ideaal voor: Bars, slijterijen en restaurants die het bijhouden van de voorraad willen digitaliseren en de besluitvorming willen verbeteren met gedetailleerde rapportage.
12. Sjabloon voor balkvoorraad door Template. Net
Als u op zoek bent naar een eenvoudige manier om uw barvoorraad bij te houden, is de sjabloon voor barvoorraad van Template. Net een goede keuze. Met overzichtelijke secties voor sterke drank, bier, wijn en mixdrankjes helpt deze minimalistische sjabloon voor barvoorraad u snel hoeveelheden te registreren zonder onnodige velden of formules.
U kunt het ook afdrukken, delen met uw personeel of gebruiken om snel handmatige voorraadcontroles uit te voeren tijdens drukke uren.
🍸Ideaal voor: Eigenaren van bars of evenementencoördinatoren die compacte voorraden beheren en een snel en overzichtelijk format nodig hebben voor het dagelijks of wekelijks bijhouden.
13. Sjabloon voor de layout van de voorraad van een bar door Template. Net
De sjabloon voor de layout van de barvoorraad van Template. Net is eenvoudig ontworpen en biedt een gestructureerde manier om alcoholische en niet-alcoholische items te groeperen en in een lijst weer te geven. Met duidelijke itemcategorieën zoals sterke drank, wijn, bier, sappen en siropen kunt u alles op één blad vastleggen zonder dat het te ingewikkeld wordt.
De minimale installatie van kolommen is ideaal voor snelle dagelijkse updates of basis inventarisaties van verschillende soorten balken.
🍸Ideaal voor: Kleinere bars, organisatoren van evenementen of hotellounges die een snelle, eenvoudige manier nodig hebben om diverse voorraadcategorieën bij te houden.
14. Sjabloon voor inventarisatie van de bar door Backbar
Met de sjabloon voor barvoorraadbeheer van Backbar kunnen barmanagers in één oogopslag de kosten per ounce, de prijs per portie en de par-niveaus berekenen.
De overzichtelijke layout is ideaal voor het bijhouden van sterke drank, bier en wijn met nauwkeurige eenheidsprijzen en aangepaste berekeningen voor het aantal consumpties. Het is gemaakt in Excel en ontworpen om bestellingen te vereenvoudigen en de zichtbaarheid van de voorraad te verbeteren.
🍸Ideaal voor: Bar- en restaurantmanagers die realtime inzicht willen in de waarde van de voorraad en de serveerkosten om de bedrijfsvoering te stroomlijnen.
🧠 Leuk weetje: Heb je je ooit afgevraagd waarom het een jigger wordt genoemd? Bedank de Royal British Navy maar. De term komt van de 'jiggermast', de kleinste mast op een schip, en was slang voor de dagelijkse portie rum van een zeeman (uiteraard geserveerd in een metalen beker). In het New York van de 19e eeuw werden jiggers met whisky uitgedeeld aan Ierse kanaalarbeiders.
15. Sjabloon voor balkvoorraadbeheer in spreadsheet door File Drop
De spreadsheet-sjabloon voor balkvoorraadbeheer van File Drop biedt een visueel en kleurgecodeerd systeem voor realtime bijhouden van balkvoorraad. Elke rij geeft een overzicht van itemnamen, merken, SKU's, voorraadniveaus, eenheidskosten en de status van nabestellingen.
Voorwaardelijke opmaak markeert items die aandacht nodig hebben, zodat u te grote bestellingen of voorraadtekorten kunt voorkomen.
🍸Ideaal voor: Barmanagers en teams in de horeca die een geautomatiseerd Google Spreadsheet willen om bij te houden wanneer er moet worden bijgevuld en om wekelijkse bestellingen te stroomlijnen.
Wat maakt een goede sjabloon voor balkvoorraad?
Als uw huidige inventarisblad voor de bar meer op een speurtocht lijkt dan op een systeem, ontbreken er waarschijnlijk belangrijke details. Een goede sjabloon voor de inventaris van de bar houdt niet alleen bij wat er op voorraad is, maar helpt u ook te begrijpen wat er wordt verkocht, wat er ontbreekt en wat u geld kost.
Zoek naar sjablonen die het volgende ondersteunen:
- Eenvoudig te bewerken velden, zodat u de grootte van flessen, productnamen of serveereenheden kunt aanpassen
- Vooraf ingestelde categorieën voor bier, wijn, sterke drank, garnering en alcoholvrije dranken
- Automatische kostenberekeningen zoals percentages van schenkkosten en het bijhouden van afwijkingen
- Flexibele formats – of u nu de voorkeur geeft aan Excel, Google Spreadsheets of een ClickUp-document
- Visuele overzichten om het gebruik bij te houden en trends in uw voorraadstatistieken te ontdekken
Uiteindelijk geeft een goede sjabloon u controle. Het helpt u om derving vroegtijdig op te sporen, slimmer te bestellen en een stap voor te blijven, of u nu één winkel of meerdere locaties beheert.
Maak slimmere voorraadbeslissingen met ClickUp
De meeste fouten bij de inventarisatie komen niet door onzorgvuldigheid, maar door rommelige tools en giswerk. Een goede sjabloon brengt daar verandering in. Het biedt structuur, vermindert herwerk en houdt elke bestelling, fles en leverancier in de gaten.
ClickUp, de app voor alles op het werk, gaat nog een stap verder. De ingebouwde sjablonen zijn flexibel genoeg voor dagelijkse tellingen, het bijhouden van leveranciers en herbestellingsmeldingen, allemaal in één werkruimte. U krijgt volledig inzicht in wat bijna op is, wat er onderweg is en wat nog moet worden goedgekeurd.
Meld u nu aan voor ClickUp en krijg controle over uw balkvoorraad voordat deze u in zijn greep krijgt.