Het runnen van een bedrijf en teams is op zich al veel werk. Voeg daar nog eens het dagelijks beheren van meerdere, niet-gekoppelde werkinstrumenten aan toe.
Helaas is dit een veelvoorkomend probleem bij veel organisaties.
Ons bedrijf gebruikte vier verschillende soorten software voor projectmanagement, tijdsregistratie, communicatie met clients en resource-allocatie.
Het was behoorlijk tijdrovend, vooral omdat er weinig integratie tussen beide systemen was en informatie meerdere keren handmatig moest worden toegevoegd.
Ons bedrijf gebruikte vier verschillende soorten software voor projectmanagement, tijdregistratie, communicatie met clients en toewijzing van middelen.
Het was behoorlijk tijdrovend, vooral omdat er weinig integratie tussen beide systemen was en informatie meerdere keren handmatig moest worden toegevoegd.
Wat als teams nog steeds gebruik konden maken van de gespecialiseerde apps waarop ze vertrouwen, maar dan vanaf één plek, zonder voortdurend tussen apps te moeten schakelen, waardoor ze tijd, context en zichtbaarheid van het project verliezen?
En wat als elk team zijn werk zou kunnen doen via een platform dat zo flexibel is dat ze geen concessies hoeven te doen om te kunnen werken zoals zij dat willen, en andere teams dat ook kunnen?
Dit is waar ClickUp Walk the Room te hulp schoot, en Nicole kan u er meer over vertellen!
Vertel ons iets over uzelf en Walk the Room
Hallo! Mijn naam is Nicole Brisova, ik ben Growth Operations Manager bij Walk the Room (WtR). 👋
Walk the Room is een 3D-studio die fotorealistische visualisaties en animaties van hoge kwaliteit maakt voor de vastgoedsector. We bieden een volledig CG-pakket, inclusief hoogwaardige CGI's, schetsen, animaties, flythroughs, virtual reality-rondleidingen, bewegende CGI's, augmented reality en meer.
Wij combineren ruime ervaring en flexibel projectmanagement om uw marketinginspanningen voor commercieel vastgoed naar een hoger niveau te tillen en uw vastgoed te laten opvallen.
Welke uitdagingen ondervond u als organisatie en als bedrijf dat voornamelijk op afstand werkt?
De studio begon in Stockholm, Zweden, en vandaag de dag is Walk the Room een remote bedrijf met meer dan 30 nationaliteiten verspreid over de hele wereld. Als remote-first bedrijf zijn we sterk afhankelijk van software om efficiënt samen te werken, zowel onderling als met onze clients.
Toen ik bij WtR begon, gebruikte ons bedrijf vier verschillende soorten software voor projectmanagement, tijdsregistratie, communicatie met clients en resource-allocatie. Het was erg tijdrovend om alle vier actief te gebruiken, vooral omdat er weinig integratie tussen de programma's was en informatie meerdere keren handmatig moest worden toegevoegd.
Als groot voorstander van structuur en efficiëntie, was het mijn prioriteit om één tool te vinden die de tools die we op dat moment gebruikten kon vervangen en onze apps kon consolideren.
Heeft u gevonden wat u zocht in ClickUp?
Ik heb enige tijd besteed aan het onderzoeken en vergelijken van verschillende tools. Een paar maanden nadat ik bij het bedrijf kwam werken, hebben we eindelijk een beslissing genomen en een ClickUp-abonnement voor onze hele productieafdeling aangeschaft.
Aanvankelijk gebruikten we ClickUp voornamelijk in onze productieafdeling voor resource-allocatie en projectmanagement, het meten van winstgevendheid en efficiëntie, en taakbeheer. Geleidelijk aan werd ClickUp ook een onderdeel van andere afdelingen; we gebruiken het nu ook actief in onze HR- en marketingafdelingen!
Dankzij onze geweldige consultant, Gabriel Hoffman, die al sinds de aankoop van de eerste zetel met mij werkt, konden we een sterke basis voor ons productieteam opbouwen en voortdurend meer nuttige functies en structuren voor het hele bedrijf verkennen en toepassen.
Sindsdien is WtR aanzienlijk gegroeid en ik ben blij te kunnen zeggen dat ClickUp met ons is meegegroeid: we zijn in de afgelopen 20 maanden gegroeid van 28 zetels naar meer dan 70 actieve gebruikers!
Vertel ons over uw favoriete functies in ClickUp
1. Sjablonen
Wanneer een nieuw project in onze productietijdlijn komt, gebruiken we een van onze vooraf ingestelde ClickUp-sjablonen om een nieuw project aan te maken en toe te voegen aan onze productietijdlijn.
2. Aangepaste velden en automatisering
Dankzij de expertise van Gabriel in de software en de flexibiliteit van ClickUp hebben we een uitgebreide verzameling aangepaste velden en automatiseringen opgebouwd, die we nu in verschillende fasen van elk project gebruiken. Onze structuur is opgebouwd voor alle fasen van elk project, inclusief het projectarchief na levering, winstgevendheidsmetingen, dashboards en de algemene projectdatabase.
3. Gepersonaliseerde weergaven
Het toewijzen van meerdere taken binnen projecten aan specifieke teams, projectmanagers en artiesten is nu een kwestie van enkele minuten. Zodra een project is gepland en klaar is voor productie, nemen onze projectmanagers de volgende stappen in handen en houden ze toezicht in hun gepersonaliseerde ClickUp-weergaven.
Wat is het grootste voordeel van het gebruik van ClickUp?
We hebben het geluk dat we aan een aantal spectaculaire projecten mogen werken, waarbij we snel moeten werken en gefocust en flexibel moeten blijven op veranderingen, wat natuurlijk druk legt op het resource management.
Dankzij ClickUp kunnen we beter plannen, sneller leveren en onze teams efficiënt structureren. Sinds ik bij het bedrijf ben gekomen, is ons productieteam in grootte verdubbeld! Dat was niet mogelijk geweest zonder een solide structuur voor resource-allocatie en projectmanagement.
Met meer dan 50 3D-artiesten en projectmanagers in dienst hebben we hard gewerkt aan de ontwikkeling van onze project- en resource management structuur, en dat is nu onze meest complexe en meest gebruikte functie in ClickUp. Hier verzamelen we alle belangrijke informatie over elk project in productie en houden we onze capaciteiten te allen tijde bij in de tijdlijnweergave van ons productieteam. We kunnen nu ook bijhouden hoeveel tijd onze artiesten aan een project besteden en de tijdlijn van het project en belangrijke mijlpalen delen met onze clients.
We vinden het geweldig dat ClickUp flexibel is en zich aanpast aan onze behoeften en veelzijdige projecten, en ons helpt ons hele productieteam in te zetten.
En met onze waterdichte interne structuur zijn we klaar om ons te concentreren op wat echt belangrijk is: onze clients uitstekende producten en een vlekkeloze ervaring bieden gedurende het hele proces.
Heb je advies voor mensen die nog niet bekend zijn met ClickUp?
1. Ik ben een groot fan van slimmere en snellere oplossingen, dus sneltoetsen zijn voor mij een logische keuze. QuickSwitch (K) en Startpagina (H) zijn degene die ik persoonlijk het meest gebruik!
2. Ik zou ook aanraden om alle automatiseringen te verkennen die ClickUp biedt. Ze zijn eenvoudig te bouwen en enorm nuttig.