Teams van de klantenservice lopen vast op repetitieve taken, grote aantallen tickets en verouderde systemen, terwijl klanten steeds gefrustreerder raken door lange wachttijden en een gebrek aan reacties.
Hoewel er veel pogingen zijn gedaan om chatbots in te zetten voor een betere klantenservice, zijn de resultaten grotendeels onbevredigend. ChatGPT, gebouwd op grote taalmodellen (LLM's), verandert het spel.
Het kan potentieel het oplossingspercentage van uw problemen met 14% verhogen en vermindert u de tijd die nodig is om een probleem op te lossen met 9%. Wat dacht u daarvan!
Het implementeren van ChatGPT voor klantenservice is een solide gok die kan zorgen voor een betere klantenbinding en klanttevredenheid. Het is de eerste keer dat we kijken naar iets dat lijkt op menselijke intelligentie en dat het laatste communicatieprobleem kan oplossen.
Als je overweegt om ChatGPT te implementeren voor klantenservice, maar je twijfelt nog, dan is dit de gids voor jou.
ChatGPT begrijpen voor klantenservice
Als je ooit in de wacht hebt gestaan, eindeloos hebt gewacht op een agent, dan weet je hoe frustrerend de klantenservice kan zijn. Zie ChatGPT als een virtuele assistent die luistert en reageert als een mens.
Wat onderscheidt het? Het vermogen om gesprekken en interacties met gebruikers op een natuurlijke manier af te handelen. In plaats van vast te houden aan vooraf geschreven scripts, herkent hij de context, reageert hij bedachtzaam en beantwoordt hij vragen zonder menselijke tussenkomst. ChatGPT helpt vooral teams van klantenservice:
- Routinetaken stroomlijnen: Integreert metsoftware voor klanten succes om te helpen bij het beantwoorden van veelgestelde vragen (FAQ's), het oplossen van eenvoudige query's, het categoriseren van tickets en het routeren van problemen naar de juiste afdelingen
- De efficiëntie verbeteren: Helpt bij het opstellen van nauwkeurige antwoorden op query's van klanten, stelt vervolgacties voor, vat lange gesprekken samen en biedt persoonlijke aanbevelingen
➡️ Lees meer: Bots en verder: Een praktische handleiding voor het gebruik van AI bij klantenservice
Hoe ChatGPT gebruiken voor klantenservice
1. Het begrip van de chatbot verbeteren
Hoe vaak heb je een simpel probleem moeten uitleggen aan een chatbot die het gewoon niet begrijpt?
Stel je nu een klant voor met een kapotte laptopoplader. In plaats van het probleem te herkennen, kan een standaard chatbot specifieke zoekwoorden vragen zoals "retourneren" of "ondersteunen", waarbij de frustratie van de klant wordt genegeerd.
Dit is waar ChatGPT zich onderscheidt. Een AI-chatbot met GPT-technologie kan de context en intentie achter elke query begrijpen. Dit is een enorm voordeel ten opzichte van traditionele chatbots, die geprogrammeerd zijn om te reageren met sjabloonantwoorden
De diep lerende algoritmen begrijpen klantendienst etiquette , waardoor deze met empathie kan reageren, zinvolle vragen kan stellen en duidelijke oplossingen kan bieden. Dit zorgt ervoor dat klanten zich gehoord voelen en vermindert het heen-en-weer gedoe dat frustraties veroorzaakt.
💡Pro Tip: Train ChatGPT met chatlogs uit het verleden en de kennisbank om nauwkeurigere en genuanceerdere antwoorden te genereren die geschikt zijn voor uw branche.
2. FAQ-antwoorden automatiseren
ChatGPT blinkt uit in het afhandelen van routinevragen, waardoor het een perfecte tool is voor het automatiseren van FAQ's.
Stel je voor dat een klant vraagt: "Wat is jullie retourbeleid?" In plaats van te wachten op een agent, kan ChatGPT onmiddellijk een duidelijk antwoord geven of de klant zelfs doorverwijzen naar de relevante pagina.
Door deze routinematige query's te automatiseren, kan uw ondersteuningsteam zich richten op het oplossen van gecompliceerdere problemen.
⚠️ Weet je dat? Een HBR-studie toont aan dat 81% van de klanten hun problemen liever zelfstandig oplost voordat ze een live agent bellen.
3. Help agenten met snelle antwoorden
Als je niet zeker weet of ChatGPT klanten direct te woord staat, laat je supportmedewerkers het dan gebruiken om hun werk te versnellen.
Door gebruik te maken van ChatGPT kunnen agenten binnen enkele seconden gedetailleerde, professionele antwoorden genereren op veelvoorkomende vragen, waardoor ze niet helemaal opnieuw hoeven te beginnen.
Stel dat een klant vraagt hoe hij een probleem met een apparaat kan oplossen. In plaats van het antwoord helemaal opnieuw te schrijven, kunnen ondersteunende medewerkers ChatGPT gebruiken om een snelle, bruikbare handleiding te maken.
Of het nu gaat om het opnieuw opstarten van het apparaat of het controleren van specifieke systeeminstellingen, ChatGPT biedt duidelijke stappen. De agent kan dan het antwoord aanpassen met een persoonlijk tintje en het versturen zonder het risico te lopen als een robot te klinken.
💡 Pro Tip: Gebruik ChatGPT voor het opstellen van sjablonen voor klanttraject voor terugkerende vragen en pas de antwoorden aan. Gebruik deze sjablonen nu elke keer dat dezelfde vraag opduikt.
4. Meertalige ondersteuning bieden
ChatGPT 'spreekt' en begrijpt meerdere talen. U kunt het gebruiken om wereldwijd verbinding te maken met klanten zonder dat u een team van meertalige agenten nodig hebt. Dit maakt het een praktische manier om een wereldwijd publiek te ondersteunen en uw bereik economisch uit te breiden.
Als een klant uit Spanje bijvoorbeeld vraagt, "¿Cómo cambio mi contraseña?" (Hoe verander ik mijn wachtwoord?), hoeft een medewerker van de klantenservice zich niet achter de oren te krabben om de basisbetekenis te achterhalen.
Ze kunnen ChatGPT gebruiken om de vraag te begrijpen, een stap-voor-stap handleiding in het Spaans te formulieren en de query op te lossen. Ze hoeven niet langer te wachten op taalexperts om een mogelijk generieke query op te lossen.
Bovendien voegt deze snelle en aangepaste aanpak een persoonlijk tintje toe aan de algehele klantervaring.
🧠 Leuk weetje: Duolingo, het prominente platform voor het leren van talen, gebruikt ChatGPT om veelgestelde vragen te beantwoorden over zijn taaldiensten in meer dan 30 talen!
5. Klanten bedienen buiten kantooruren
Of het nu Kerstmis is, een feestdag of ongewone query's om 3 uur 's nachts: uw bedrijf kan vragen van klanten snel afhandelen zonder een dodelijke achterstand te creëren.
Stel dat een klant in een andere tijdzone om 2 uur 's nachts hulp nodig heeft met zijn bestelling. Generatieve AI-tools beantwoorden de query's van klanten zonder handmatige tussenkomst. Tegen de tijd dat je menselijke medewerkers weer inloggen, zijn ze klaar om zich te richten op complexere, live interacties en laat je de routinehandelingen over aan ChatGPT.
➡️ Lees meer: Klantbeheerstrategieën voor CRM Teams
6. Query's organiseren en categoriseren
ChatGPT kan worden gebruikt voor het scannen en verzamelen van sleutelgegevens van vragen van klanten en voor het routeren van gesprekken naar de meest geschikte agent. Het kan inkomende query's organiseren en prioriteren op basis van probleem, informatie over de klant of urgentie.
Stel dat je een technisch probleem hebt. ChatGPT kan het markeren en rechtstreeks naar de technische expert sturen. Ook als er een logistieke query is, routeert ChatGPT deze naar het juiste teamlid, waardoor je agents tijd en energie bespaart.
Je kunt kunstmatige intelligentie ook gebruiken om trends, patronen en emoties te herkennen. Als de query de capaciteiten van de AI-chatbot te boven gaat, kunnen de menselijke agenten het overnemen en deze query's behandelen voordat ze escaleren.
7. Klantenservice betaalbaar uitbreiden
Een klein bedrijf laten groeien gaat vaak gepaard met de uitdaging om de kosten te beheersen, vooral als het gaat om het aannemen van meer personeel.
ChatGPT kan je echter helpen om je klantenservice uit te breiden zonder dat het je geld kost.
Hoewel er een beetje installatie en training bij komt kijken, is het gebruik van ChatGPT meestal veel kosteneffectiever dan het uitbreiden van je team. In The Economic Potential of Generative AI van McKinsey worden 63 generatieve AI-gebruikscases genoemd voor 16 functies, waaronder klantenservice, die het volgende kunnen opleveren 2,6 biljoen tot 4,4 biljoen dollar aan jaarlijkse economische waarde .
💡Pro Tip: Instellen KPI's om de klantervaring te meten zodat u kunt controleren hoe effectief AI-tools en uw ondersteuningsteam zijn bij het genereren van klanttevredenheid.
8. Uw agenten aan boord nemen en trainen
Het trainen van nieuwe klantenservice-medewerkers kan moeilijk zijn, vooral als ze nieuw zijn in de branche of uw product. ChatGPT biedt een effectieve manier om dit inwerkproces te vereenvoudigen.
Nieuwe agents kunnen vragen stellen aan ChatGPT over uw product, bedrijfsbeleid of klantenservice-protocollen en krijgen snel en accuraat antwoord. U hoeft geen lange interne documenten door te spitten.
Bovendien kunt u zelfs rollenspellen instellen waarbij ChatGPT als klant optreedt, zodat uw medewerkers kunnen oefenen met het omgaan met verschillende situaties voordat ze met een echte klant praten. Een dergelijke interactieve training is veel boeiender (en effectiever) dan het simpelweg doorlezen van handleidingen of het bekijken van trainingsvideo's.
➡️ Lees meer: Beheerstrategieën voor klantlevenscyclus voor succes
9. Het proces van klantenfeedback vereenvoudigen
Feedback van klanten verwerken kan aanvoelen als een eindeloze Taak, vooral als er veel berichten binnenstromen.
Maar in plaats van agenten honderden berichten te laten sorteren, kun je ChatGPT gebruiken om automatisch klantenfeedback te analyseren van verschillende kanalen. Zo bespaart u tijd en kunt u zich concentreren op belangrijke acties.
Stel dat je een telecombedrijf bent dat 500 e-mails van klanten per dag ontvangt. Het analyseren van die enorme hoeveelheid feedback zou je serviceteam weken kosten.
Je kunt ChatGPT instellen om terugkerende thema's te signaleren, zoals problemen met de servicekwaliteit, netwerkproblemen of factureringsklachten. Het categoriseert de feedback onmiddellijk en biedt u sleutelinzichten - zonder handmatig werk.
Op deze manier, in plaats van uren te besteden aan het analyseren van gegevens, kun je je tijd besteden aan het handelen op basis van de inzichten die ChatGPT verschaft, het maken van datagestuurde beslissingen die leiden tot een betere klantervaring.
10. Maak aantrekkelijke e-mails met aanbiedingen voor klanten
Het schrijven van e-mails die de aandacht trekken en aanzetten tot actie kan een uitdaging zijn voor klantenservice-medewerkers, vooral als het gaat om het aanbieden van promoties en aanbiedingen.
Met ChatGPT kan je ondersteuningsteam in een paar seconden relevante e-mailontwerpen genereren. Ze kunnen die e-mails dan verfijnen en er een persoonlijk tintje aan geven, wat nog steeds relatief veel minder tijd kost dan e-mails vanaf nul genereren.
Stel dat het abonnement van de klant over 5 dagen afloopt. Met AI kunnen uw agents overtuigende maar niet opdringerige e-mails opstellen om klanten aan te moedigen hun services te upgraden.
➡️ Lees meer: Beste AI-hulpprogramma's voor e-mailmarketing
Beperkingen van het gebruik van ChatGPT voor klantenservice
Zoals bij de meeste technologieën, heeft ChatGPT voor klantenservice nadelen, waarvan de belangrijkste zijn de generieke en onvoorspelbare respons op interacties van gebruikers. De andere beperkingen zijn:
- **Aangezien ChatGPT geen specifiek script volgt, bestaat het risico dat de informatie technisch onjuist of verouderd is
- U kunt het niet aanpassen aan verschillende behoeften: Organisaties vertrouwen momenteel op de informatie die ChatGPT van het internet kan halen
- U kunt de toon van de antwoorden niet personaliseren: De antwoorden kunnen overduidelijk formeel of bloemrijk zijn en hebben misschien niet de mate van nonchalance die bepaalde klanten prefereren
ChatGPT kan niet omgaan met genuanceerde scenario's die andere klantenservice tools al beheren. Het kan bijvoorbeeld geen werkstromen instellen, omnichannel ondersteuning bieden of catalogi voor agenten beheren.
ClickUp gebruiken voor klantenservice
Je hebt gezien hoe ChatGPT je klantenservice kan verbeteren. Hoewel het een uitstekend alternatief is voor standaard chatbots, heeft het meerdere problemen die je workflow op lange termijn zullen beïnvloeden.
ChatGPT integreren met je bestaande systemen- CRM-componenten en databases is een groot probleem vanwege compatibiliteitsproblemen. Bovendien is het niet in staat om de workflows van de klantenservice te verwerken en het beheer van taken te stroomlijnen.
Maar wat als er een AI-tool bestaat om je klantenservice op te waarderen en de productiviteit van je team te maximaliseren?
Kijk dan op ClickUp -de alles app voor werk! Het is uw antwoord op efficiënte en gestroomlijnde klantenservice met AI.
Blijf op de hoogte van de klantenservice en productiviteit van agenten zonder tussen apps te hoeven springen
Geschikt voor bedrijven van elke grootte in elke branche, ClickUp voor klantenservice is ontworpen om uw medewerkers van de klantenservice te helpen productiever te worden in hun werk.
Gebruik de functie Meerdere contactpersonen van ClickUp om taken en subtaken aan meerdere personen te delegeren voor een snellere en efficiëntere aanpak
Gebruik het om ondersteuningstickets op te splitsen in gedetailleerde taken en subtaken, meerdere mensen toe te wijzen om verschillende aspecten van complexe probleemoplossing af te handelen, en opmerkingen achter te laten om tickets en problemen met uw ondersteuningsteam te bespreken.
Voor een betere organisatie kunt u ook prioriteitsniveaus voor taken instellen en agenten terugkerende taken laten markeren en taggen om feedback van klanten bij te houden.
Stel gepersonaliseerde e-mails voor klanten samen met ClickUp Brain terwijl uw klantenserviceagenten de meer complexe problemen oplossen
Gebruik ClickUp's ingebouwde AI om het gemakkelijker te maken, ClickUp Brein . Deze AI-assistent voert terugkerende taken uit, zoals het genereren van aantekeningen voor klanten, e-mailantwoorden en statusupdates, en helpt je team om klanten betrokken te houden zonder extra moeite.
Het beste deel? ClickUp Brain heeft toegang tot informatie in uw hele werkruimte en kan binnen een paar seconden relevante oplossingen en workarounds ophalen, zodat agents de bronnen sneller kunnen vinden. Om nog een stap verder te gaan, wordt het geleverd met een AI-schrijver die agenten helpt bij het opstellen en verfijnen van berichten, waardoor de responstijd nog verder wordt versneld en ClickUp een allesomvattende oplossing wordt AI-tool voor klantenservice .
Bovendien kunt u ClickUp formulieren om vragen en feedback van klanten direct vast te leggen. Deze formulieren zetten reacties van klanten om in overeenkomstige taken, die automatisch worden toegewezen aan de juiste leden van het team.
Bouw een hub voor alle soorten klantgegevens met ClickUp CRM en beheer ze met behulp van verschillende aanpasbare weergaven
Bovendien centraliseert ClickUp CRM alle interacties met klanten, inclusief supporttickets, query's en accountgegevens. Dit maakt het gemakkelijker voor agenten om toegang te krijgen tot klantinformatie en deze op één plaats te beheren.
Support shift managers kunnen kiezen uit verschillende aanpasbare weergaven, zoals Lijsten, Borden en Tabellen. Dit helpt hen bij het monitoren en prioriteren van klantverzoeken op basis van urgentie, agentprestaties en sleutelgegevens over klantervaring zoals responstijden en tevredenheidsscores.
Voor kleine en groeiende bedrijven is het niet nodig om een klantenserviceproces vanaf nul op te bouwen. In plaats daarvan kunt u een van de ClickUp's 1000+ aanpasbare sjablonen gebruiken om u op weg te helpen.
Als u het ons vraagt, raden we het volgende aan ClickUp's sjabloon voor klantenservice voor een kickstart:
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/image-276.png ClickUp sjabloon voor klantenservicemanagement https://app.clickup.com/signup?template=t-102451746 Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Zo helpt het:
- Aanpasbare weergaven: Vier aanpasbare weergaven, d.w.z. lijst, bord, formulier en documentweergave om de sleutelaspecten van de klantenservice te stroomlijnen
- Vooringestelde aangepaste velden: Prioriteer klantverzoeken in één oogopslag met aangepaste ticketvelden op hoog niveau
- Geautomatiseerde taken: Automatiseert terugkerende processen zoals het toewijzen van taken en notificaties
- Aangepaste status: Beheer klantenserviceactiviteiten efficiënt met aangepaste statussen zoals Open, Opgelost, enz.
Wilt u weten hoe dit sjabloon uw klantenserviceprocessen helpt stroomlijnen?
ClickUp is meer dan alleen sjablonen voor klantenservice .
Bijvoorbeeld, ClickUp's sjabloon voor klantprobleemstelling helpt leiders van de klantenservice bij het systematisch organiseren en aanpakken van problemen van klanten en bij het creëren van hun respectievelijke oplossingen.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/07/ClickUp-Customer-Problem-Statement-Template.jpg ClickUp sjabloon voor klantprobleemstelling https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-4184220&department=other Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Zo helpt het:
- Identificeert sleutel problemen van klanten: Helpt ondersteuningsteams de problemen beter te begrijpen en oplossingen op maat te creëren om de service en tevredenheid van de klant te verbeteren.
- Aangepaste statussen: Maak taken met verschillende aangepaste statussen om de voortgang van elk probleem bij te houden
- Aangepaste velden: Categoriseer en voeg kenmerken toe om klantproblemen te beheren en klantgegevens eenvoudig te visualiseren
- Aangepaste weergaven: Biedt verschillende weergaven zoals lijst, Gantt, werklast, kalender en meer
- Projectmanagement: Verbeter het bijhouden van klantproblemen met automatisering, zoals AI-functies, commentaarreacties en meer
Klaar om uw klantenservice ervaring op te stapelen?
Hoewel AI-chatbots zoals ChatGPT de medewerkers van de klantenservice niet snel zullen vervangen, kunnen ze de workflows aanzienlijk versnellen en de efficiëntie verbeteren.
ClickUp verzamelt query's, klachten en beoordelingen van klanten op één plek.
Naast klantenservice helpt ClickUp u ook andere bedrijfsprocessen te stroomlijnen, zoals projectmanagement en projectorganisatie, dankzij de ingebouwde AI-mogelijkheden, waardoor het een veelzijdige tool is voor uiteenlopende zakelijke behoeften. Gratis aanmelden bij ClickUp om uw ervaring met klantenservice te verbeteren.