Kenniswerk is de afgelopen jaren exponentieel gegroeid, meer dan in welke andere sector dan ook. Enkele van 's werelds meest waardevolle bedrijven, zoals Apple, Alphabet, Amazon en Microsoft, zijn allemaal technische bedrijven.
De groei in banen, evenals de topsalarissen, zitten allemaal in technische rollen. "De snelst groeiende rollen in verhouding tot hun grootte worden vandaag gedreven door technologie, digitalisering en duurzaamheid," aldus de onderzoekers vindt het World Economic Forum (WEF).
Sterker nog, volgens de WEF-studie staan cognitieve vaardigheden zoals analytisch denken, creatief denken, veerkracht, zelfbewustzijn, nieuwsgierigheid en technologische geletterdheid bovenaan de lijst van veelgevraagde vaardigheden.
Analytische en gedragsvaardigheden domineren de vraag op de markt (Bron: WEF )
In wezen zal de echte waarde in de kenniseconomie kennis zijn. Alleen hebben werknemers regelmatig moeite om er toegang toe te krijgen. Gartner ontdekte onlangs dat 47% van de werknemers worstelt om de informatie te vinden die ze nodig hebben om hun werk uit te voeren. Ruim 32% heeft hierdoor verkeerde beslissingen genomen.
Enkele van de meest voorkomende redenen hiervoor zijn:
Application sprawl: Informatie verspreid over te veel applicaties zonder een geconsolideerde manier om er toegang toe te krijgen.
Ongeorganiseerde gegevens: Ooit het gevoel gehad dat je te veel spreadsheets hebt voor hetzelfde rapport, maar dat je van geen enkele spreadsheet vertrouwen hebt? Dat!
Beperkte toegang: De wirwar van toepassingen zorgt voor problemen bij de toegangscontrole en werknemers hebben vaak geen zin om de bureaucratische rompslomp te doorlopen om toegang te krijgen.
Gebrek aan training: Organisaties gaan ervan uit dat hun werknemers weten hoe ze snel informatie moeten zoeken en vinden. Nou, dat hebben ze mis.
Kennismanagement: Bovenal wordt organisatorische kennis niet altijd effectief gedocumenteerd, getagd, georganiseerd, opgeslagen en bijgewerkt.
Een opkomende oplossing voor deze hiaten is de AI kennisbank. In deze blogpost verkennen we de grote lijnen en de diepere details van het gebruik van AI voor de kennisbank van je organisatie. We leggen ook uit hoe je een kennisbank opbouwt en optimaal houdt.
**Wat is een AI-kennisbank?
Een AI-kennisbank is een gecentraliseerde hub van de informatie van de organisatie, toegankelijk gemaakt voor gebruikers op aanvraag via een intelligente chat-interface. Kortom, het is een chatbot die je vragen kan beantwoorden op basis van al je gegevens, zelfs als die verspreid zijn over meerdere bronnen.
Wat houdt een AI-kennisbank in?
Enkele van de sleutelcomponenten van AI-tools voor kennisbeheer zijn:
- Gegevens: De consolidatie van gestructureerde en ongestructureerde gegevens die overal in de organisatie beschikbaar zijn
- Machine-leren: Het vermogen van de tool om relevante informatie op verzoek te verwerken, te begrijpen en te presenteren
- Natuurlijke taalverwerking (NLP): Het vermogen van de tool om de vragen/prompts van gebruikers te begrijpen die in menselijke taal worden gepresenteerd
- Chatbot: De AI-kennisbank is meestal een chatbot of een conversatie-interface waarmee gebruikers interageren
Hoe werkt een AI-kennisbank?
In de kern is een AI-kennisbank vergelijkbaar met een traditionele kennisbank. Dat wil zeggen, beide kennisbanken verzamelen/creëren, organiseren en presenteren informatie die werknemers kunnen gebruiken. AI verbetert de effectiviteit en bruikbaarheid echter exponentieel.
Machine-learningmodellen analyseren de gegevens en organiseren ze automatisch. Op basis van trefwoorden taggen de modellen informatie uit artikelen, spreadsheets, documenten en andere formats voor CRM-tools (Customer Relationship Management), projectmanagement, human resources, enz.
Ze creëren een netwerk van verbonden gegevens om antwoorden op een vraag aan de oppervlakte te brengen.
Hoe verschilt een AI-kennisbank van een traditionele kennisbank?
De AI-kennisbank is een upgrade van de traditionele kennisbank. Dit is hoe.
Structuur
Om te beginnen is de traditionele kennismanagementsoftware bestaat meestal uit een aantal onderling verbonden artikelen of documenten. De handleiding van alles wat je ooit hebt gekocht is het perfecte voorbeeld van een eenvoudige kennisbank.
Een AI-kennisbank is een achtergrond van gegevens die op de juiste manier zijn georganiseerd en getagd. Gebruikers hoeven ze echter niet allemaal te doorlopen om toegang te krijgen tot informatie, en dat is het volgende punt.
Toegang
Traditionele kennisbanken zijn toegankelijk via een portaal of een map. Van gebruikers wordt verwacht dat ze ofwel 'zoeken' als de gegevens doorzoekbaar zijn of documenten/webpagina's scannen om te krijgen wat ze nodig hebben.
In een kennisbank verloopt de toegang via een interactieve chatbot aan wie je een vraag stelt en een eenvoudig antwoord krijgt.
Verwerking
In een traditionele kennisbank krijg je de informatie en moet je die zelf verwerken. Als je bijvoorbeeld de prijs van een tool voor 52 gebruikers wilt weten, zou de traditionele kennisbank zeggen: "De prijs per gebruiker is $15 tot 50 gebruikers en $12 per gebruiker daarna." Je moet zelf de berekeningen maken.
Een AI-kennisbank berekent de prijs en geeft je een nummer.
Wat zijn enkele soorten content voor kennisbanken?
In tegenstelling tot traditionele kennisbanken zijn AI-gebaseerde kennisbanken in staat om meer, gevarieerdere en snellere content te verwerken. Enkele veel voorkomende soorten content die een AI-kennisbank ondersteunen zijn:
Gestructureerde content: Dit is typisch wat uw traditionele kennisbanken zouden hebben gebruikt. Hieronder vallen artikelen, FAQ's, handleidingen, enz.
Ongestructureerde content: Naast gestructureerde content kunnen AI-kennisbanken informatie consumeren uit e-mails, chats, CRMs/projectmanagementtools, posts op sociale media, enzovoort, zelfs als deze niet consistent is geformatteerd. Sommige AI-tools kunnen ook afbeeldingen en andere multimediabestanden begrijpen.
Dit is het grootste voordeel van het gebruik van een AI-kennisbank. Het is echter niet het enige. Laten we eens kijken naar meer voordelen van een AI-gebaseerde kennisbank.
Voordelen van een AI-gebaseerde kennisbank
Een AI-kennisbank is een nieuwe manier om dingen te doen. Het verandert de manier waarop een werknemer informatie vindt, van het doorspitten van artikelen of het bekijken van video's naar het stellen van de juiste vragen. Dit kan een ontwrichtend effect hebben kennismanagementstrategie met een steile leercurve. Waarom zou je het dan nog doen?
Snelheid
Een AI-kennisbank maakt het aanzienlijk sneller om toegang te krijgen tot informatie en antwoorden te vinden. Je hoeft niet langer documenten door te spitten, verschillende zoektermen te proberen, te evalueren of het de informatie is die je nodig hebt, enz. AI brengt u direct naar het antwoord.
Bonus: Acht tips voor betere tijd te beheren met een kennisbank Eenvoud
Voor degenen onder ons die vertrouwd zijn met het internettijdperk, zijn AI-kennisbanken buitengewoon eenvoudig te gebruiken. Net zoals je iets op Google opzoekt, kun je net zo natuurlijk vragen stellen als je met iemand anders zou praten. De toepassingen hiervan op gebieden als onboarding van werknemers en training op de werkplek kunnen enorm zijn.
Productiviteit
AI-kennisbanken besparen veel tijd. Ze minimaliseren drastisch de 30% tijd die kenniswerkers besteden aan zoeken naar informatie, wat de productiviteit en efficiëntie van de werkstroom verbetert.
User experience
Ooit geprobeerd een probleem met uw telefoon of e-mail account op te lossen? Weet u nog hoe het voelt om pagina's en pagina's met informatie door te nemen om een eenvoudig probleem op te lossen?
AI-kennisbanken zullen dat veranderen. Ze geven gebruikers een intelligente, gebruiksvriendelijke en interactieve interface. Ze houden het gesprek contextueel en bouwen voort op eerdere vragen van de gebruiker. Dit soort personalisatie kan met name transformatief zijn voor de klantenservice!
Als deze voordelen je hebben overtuigd om AI-kennisbanken eens te proberen, dan zijn hier enkele van de beste softwaretools om je te ondersteunen.
Beste AI-kennisbasesoftware
De software die u kiest om uw kennisbank te bouwen maakt het verschil. Hier zijn enkele van de beste kennisbasesoftware tools om uit te proberen.
1. ClickUp: Beste AI-kennisbank voor projecten
ClickUp is een alles-in-één software voor werkplekbeheer, versterkt door de kracht van AI. ClickUp Brein is het eerste neurale netwerk dat uw Taken, documenten en mensen op intelligente manieren met elkaar verbindt.
de eenvoudige, effectieve en supergeladen AI-kennisbank_
De grootste onderscheidende factor van ClickUp Brain is dat de AI-kennismanager onmiddellijk antwoorden geeft op elk werk dat binnen het platform valt of erin is geïntegreerd.
In ClickUp kan het bijvoorbeeld vragen beantwoorden over wie waaraan werkt of wat de burndown voor deze Sprint is. Aan de andere kant, als je je Google Agenda hebt geïntegreerd in ClickUp, kan de AI vragen beantwoorden over je planning.
Naast de ClickUp AI Knowledge Manager automatiseert ClickUp Brain ook updates, stand-ups, rapportages over de voortgang, proeflezen, het maken van transcripties van video's, enz.
Prijs: Je kunt ClickUp Brain toevoegen aan elk betaald abonnement voor $7 per lid per maand.
2. Zendesk: Het beste voor klantenservice
Via Zendesk Zendesk is een platform voor klantenservice dat communicatie via e-mail, chatten, sociale media en selfservice integreert. De AI-tool verzamelt informatie uit al deze bronnen om contextuele antwoorden te geven.
Het kan onderwerpen identificeren die meer informatie nodig hebben door query's, tickets en klachten van klanten te bekijken. De generatieve AI-functies ondersteunen het aanmaken van content door eerste concepten op te stellen die experts kunnen beoordelen en bewerken.
Op interfaceniveau is de chatbot van Zendesk eenvoudig te implementeren en kun je ook de persona definiëren, waardoor het een geweldige digitale metgezel wordt voor teams van klantenservice.
Prijs De AI-functies zijn geïntegreerd in het abonnement op Zendesk, dat begint bij $ 55 per agent per maand.
3. Slite: het beste voor teams op afstand
via Slite Slite is een AI-kennisbank die is ontworpen om het delen van informatie tussen teams op afstand te vergemakkelijken. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface kunnen bedrijven bedrijfswiki's maken, aantekeningen van vergaderingen bijhouden, onboardingworkflows ontwerpen, processen documenteren, enz.
De AI-functies verbeteren het schrijven met samenvattingen en grammaticacontroles. Het ondersteunt vertalingen in verschillende talen. Je kunt documenten importeren vanuit Notion, Google Documenten of andere formats. Het integreert ook met Slack, Trello, Figma en andere tools voor het delen van informatie.
Prijs Abonnementen beginnen bij $8 per lid per maand.
4. Tettra: Het beste voor intern kennisbeheer
Via Tettra Tettra is een interne kennisbank om organisatiegegevens te stroomlijnen en werknemers beter te ondersteunen. Dankzij de integratie met Slack kunnen gebruikers antwoorden vinden vanuit de tool waar ze het meest vertrouwd mee zijn.
Zoals de meeste tools kun je content importeren uit Google Documenten, Notion, kladblokbestanden, enz. Je kunt verouderde informatie markeren, hiaten in de kennis identificeren en de kennisbank altijd up-to-date houden.
Prijs Tettra begint bij $4 per gebruiker per maand voor het basis abonnement.
5. Notion: Voor samenwerking op basis van kennis
Via Notion Notion combineert de kennis van ChatGPT met jouw organisatorische informatie om een holistische interface voor gebruikers te creëren. De geïntegreerde AI-assistent helpt je antwoorden te krijgen, content te creëren, beter te schrijven, documenten samen te vatten en nog veel meer.
Het kan ook voortgangsrapporten samenvatten, items voor actie creëren en inzichten identificeren om belangrijke beslissingen te nemen.
Prijs Je kunt AI aan je Notion werkruimte toevoegen vanaf $8 per lid per maand.
Elke AI-kennisbanksoftware biedt verschillende functies en dient verschillende doeleinden. Door de juiste te kiezen en erop te bouwen, wordt uw kenniswerk effectiever. Hier vindt u een uitgebreide aanpak voor het bouwen van uw eigen AI-kennisbank.
Hoe bouw je een AI-kennisbank
Een AI-kennisbank bouwen betekent meer dan software kiezen en bestanden uploaden. AI optimaal benutten vereist een gestructureerde aanpak. Het onderstaande raamwerk biedt een goed uitgangspunt voor de instelling van een kennismanagementtool zoals ClickUp .
1. Doelstellingen en toepassingsgebied definiëren
U kunt een kennisbank opzetten voor een willekeurig aantal doeleinden, zoals selfservice voor uw klanten, ondersteuning van agenten voor uw teams, medewerkerservaring voor uw ontwikkelaars, algemene kennis voor uw schrijvers, enz. Voor elk van deze doelen is andere input, software en training nodig. Definieer dus het doel van uw kennisbank voordat u deze opzet.
Doel
Schets een eenvoudig doel voor je AI kennisbank. Definieer je doelen duidelijk. Maak ze redelijk en meetbaar.
Omvang
Hoewel AI-kennisbanken krachtig zijn, zijn ze geen wondermiddel voor alle problemen. Om het effectief te maken, moet je de grenzen van de toepassing instellen. Weet wat binnen en buiten het toepassingsgebied valt.
Gebruikers
Stel vast wie de kennisbank gaat gebruiken en wat voor soort informatie ze nodig hebben. Gebruik dit om beslissingen te nemen tijdens de levenscyclus.
2. Kies de juiste software en AI-modellen
Zodra u uw doelstellingen kent, kiest u de juiste software voor uw behoeften. Hier zijn enkele vragen die je aan je softwareleverancier kunt stellen.
- **Wat houdt de AI in? Een goede kennisbanksoftware moet machine learning en NLP integreren om vragen van gebruikers effectief te beantwoorden
- Welke functies biedt het? Kan het naast het beantwoorden van vragen ook spellingscontroles uitvoeren, grammaticacorrecties maken, rapporten samenvatten, formulieren invullen, etc.?
- Hoe ziet de interface eruit? Is de chatbot nog te doen? Kan hij zich aanpassen aan de toon en stijl van uw organisatie?
- Wat integreert het? Een kennisbank die informatie uit verschillende werkruimtetools integreert en gebruikt kan een buitengewone bonus zijn
- Is het schaalbaar? Kan de AI-tool met je meegroeien naarmate je organisatie en informatie groeit?
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/09/ClickUp-Brain-2-1400x652.png ClickUp Brein /%img/
alle projectgerelateerde informatie geconsolideerd op één plaats met ClickUp_
Voorbeeld: als u uw doelstelling hebt gedefinieerd als het verbeteren van de efficiëntie van projectmanagement, de reikwijdte als de engineeringpraktijk van uw organisatie en de gebruikers als projectmanagers, ontwikkelaars en scrummasters, dan is ClickUp Brain hiervoor een geweldig hulpmiddel.
De belangrijkste vraag die je moet stellen over AI is echter of het transparantie en controleerbaarheid biedt. De meeste AI-tools vermelden hun bronnen niet, in tegenstelling tot ClickUp Brain.
Als rapportage in Tech Crunch eerder dit jaar: "Wat hier echter vernuftig is, is dat ClickUp het systeem zo heeft gebouwd dat het niet alleen alle bronnen aanhaalt, maar ook proactief aan de gebruiker vraagt of het relevante documenten voor hen moet maken op basis van de resultaten van de query."
3. Gegevens verzamelen en organiseren
Goed kennisbeheer hangt bijna volledig af van de gegevens die u het geeft. Bereid uw gegevens dus voor voordat u een kennisbank implementeert.
Correcte gegevens
Verzamel uw FAQ's, productdocumentatie, instructie e-mails, enz. Bekijk alle tools die u gebruikt en de gegevens die deze kunnen bevatten.
Bijvoorbeeld, als u een kennisbank bouwt voor teams die klantenservice bieden, wilt u misschien gegevens gebruiken uit uw klantinteracties in het CRM, e-mails, live chats, enz.
ClickUp Docs voor het maken van effectieve kennisbankartikelen
ClickUp Docs is een schone, gebruiksvriendelijke, collaboratieve manier om gegevens voor de kennisbank te creëren. Voeg bladwijzers, tabellen, afbeeldingen en meer toe aan uw document. Deel het met belanghebbenden voor opmerkingen en updates. Zet items in het document om in taken en blijf in realtime op de hoogte van de voortgang.
Gegevens ordenen
Plaats de informatie in de juiste mappen en tag ze op de juiste manier. Centraliseer kennisbronnen in de Docs Hub. Controleer elk ClickUp document en zet het om in een officiële kennisbank voor uw bedrijf. Als dat klinkt als veel werk, heeft ClickUp een nummer van sjablonen voor kennisbanken om uit te kiezen.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/ClickUp-Knowledge-Base-Template-1.png ClickUp's sjabloon voor de kennisbank https://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6449400&department=operationshttps://app.clickup.com/signup?template=kkmvq-6449400&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/ ClickUp's sjabloon voor de kennisbank kan dat proces gemakkelijker voor u maken. Dit volledig aanpasbare, beginnersvriendelijke sjabloon helpt u bij het creëren en organiseren van uw kennis per categorie, afdeling, proces en meer.
Om gegevens sneller te organiseren, kiest u een AI-tool die dit voor u kan automatiseren. ClickUp Brain optimaliseert moeiteloos uw kennisbank door informatie automatisch te categoriseren, taggen en organiseren.
4. Implementeer de AI en test het
Upload alle gegevens die u hebt verzameld naar het AI-platform voor training. Platforms zoals ClickUp Brain zijn vooraf getraind en kunnen uw gegevens direct verwerken en antwoorden genereren. Voor een snellere implementatie kies je een tool als deze.
Zodra je de AI-kennisbank hebt ingesteld, kun je deze testen. Stel de vragen die je van gebruikers verwacht. Stel een kleine groep bètatesters samen uit je populatie van gebruikers om de tool uit te proberen. Gebruik deze kans om eventuele bugs, informatielacunes of onnauwkeurigheden op te sporen.
Hoewel er verschillende fantastische producten zijn voor het implementeren van uw AI-kennisbank, bent u niet helemaal vrij van uitdagingen. Hier volgen enkele mogelijke obstakels en hoe u die kunt overwinnen.
Uitdagingen en kansen bij het implementeren van AI-kennisbanken
Het implementeren van een AI-kennisbank is eenvoudiger, toegankelijker en kosteneffectiever dan ooit tevoren. Dat betekent niet dat het gemakkelijk is. Enkele van de meest voorkomende uitdagingen zijn de volgende.
Gebrek aan gegevens
De meeste organisaties documenteren de kennis over hun processen en projecten niet actief. Nog minder hebben systemen die ze lang genoeg gebruiken om voldoende gegevens over dagelijkse activiteiten vast te leggen. Zonder deze gegevens hebben AI-gebaseerde kennisbanken het moeilijk.
Investeer tijd in het verzamelen, creëren en organiseren van gegevens voor een effectievere implementatie van AI-kennisbanken.
Verouderde content
Organisatorische kennis moet regelmatig worden bijgewerkt, anders deelt de AI verouderde kennis met gebruikers.
Stel regelmatige schema's op voor het bijwerken van gegevens. Tag elk document met de bijgewerkte tijd zodat je het indien nodig kunt bekijken. Je kunt dit proces ook automatiseren door herinneringen voor updates in te stellen. Instance zou bijvoorbeeld kunnen zeggen dat alle compliance-gerelateerde documenten elk jaar moeten worden bijgewerkt.
Ongeschikt hulpmiddel
Niet elke tool is ontworpen om het allemaal nog te doen. Software die is ontworpen met selfservice voor klanten in gedachten is misschien niet zo geschikt voor de betrokkenheid van interne medewerkers.
Neem de tijd om verschillende tools te evalueren. Kies er een die precies past bij je behoeften. Als de tool niet out of the box bij je past, vraag dan aan je leverancier of hij de tool voor je kan aanpassen.
Het wiel opnieuw uitvinden
Een AI-kennisbank werkt geweldig als het iets toevoegt aan uw bestaande systemen. Als u al een kennisbank hebt, gooi die dan niet weg en begin helemaal opnieuw. Bouw erop voort.
Gebruik de informatie hiërarchie om de content van uw AI kennisbank te structureren. Werk documenten bij en upload ze naar uw nieuwe tool.
Wat we vandaag op de markt zien, is nog maar het begin van de mogelijkheden die AI-kennisbanken bieden. De toekomst ziet er rooskleuriger uit.
De toekomst van AI-kennisbanken
AI-kennisbanken worden steeds populairder en zullen in de nabije toekomst een grotere impact hebben.
Volledige reis AI
Of het nu gaat om een klant die een product wil kopen of een werknemer die wordt ingewerkt in een nieuwe organisatie, de toekomst van AI-kennisbanken ligt in het end-to-end afhandelen van het proces.
AI begeleidt de gebruiker tijdens zijn hele reis en ondersteunt hem bij elke stap op weg naar succes.
Geen werk meer over werk
Vandaag de dag doen bedrijven veel 'werk om het werk'. Projectmanagers besteden bijvoorbeeld tijd aan het schrijven van aantekeningen, het bijhouden wie wat wanneer heeft gedaan, enzovoort. De toekomst van AI zal dat minimaliseren.
Geautomatiseerde kennisgeneratie
In de toekomst zullen AI-kennisbanken in staat zijn om processen te begrijpen en er documentatie voor te maken.
Voorbeeld: als een agent een specifieke klacht van een klant op een bepaalde manier oplost, zonder dat daar een invoer in de kennisbank voor is, zal de AI van de toekomst die invoer creëren en markeren voor goedkeuring.
Vlottere overgang van kennis naar actie
Het volgende niveau van AI-gebruiksgevallen in kennisbeheer zou snel van informatie naar actie gaan. Als iemand bijvoorbeeld een query stelt over het leenbeleid voor werknemers van een bedrijf, kan de AI hem begeleiden bij de aanvraag, de benodigde documentatie, tijdlijnen, enz.
Tot nu toe is AI-technologie begonnen met het aanmaken van content, automatisering en informatieverwerking. De volgende fase kan van alles zijn, van spraakgestuurde assistenten tot tools voor automatisch coderen. In de toekomst zal AI zijn wat we ervan maken.
Profiteer van uw kennis met ClickUp Brain
De impact van kenniswerk op de wereld groeit elke dag. Automatisering en kennis winnen aan valuta en vervangen snel handmatig werk. In zo'n wereld is het verkrijgen, analyseren en gebruiken van informatie de meest waardevolle vaardigheid. AI-kennisbanken maken het gemakkelijk.
Een goede AI software voor het delen van kennis vereenvoudigt de complexiteit van organisatiegegevens om de punten met elkaar te verbinden en gebruikers een vollediger beeld te geven. Het automatiseert het zware werk en maakt tijd - en de geest - vrij voor het creatief oplossen van problemen.
Een tool die krachtig genoeg is om dit alles te bereiken, moet doordacht zijn. ClickUp Brain is precies dat. Ontworpen rond projectgerelateerde gegevens binnen ClickUp en alle andere tools die u ermee hebt geïntegreerd, krijgt de ClickUp AI een contextueel begrip van uw werkruimte en biedt duidelijke, nauwkeurige antwoorden.
Van "Wat zijn mijn taken vandaag?" tot "Leg me het QA-proces uit," ClickUp Brain kan elke vraag met gemak aan. En wat is er nog meer? Het laat u de bron zien en bouwt zo vertrouwen en transparantie op in uw relatie met AI.
Probeer ClickUp Brain eens uit en zie hoe het werkt. Probeer ClickUp vandaag nog gratis uit .