Hoe gegevensvalidatie toe te passen in Google Spreadsheets

Heb je je rapportages wel eens dubbel gecontroleerd omdat je bang was dat je een decimaal verkeerd had ingevuld?

Of erger nog, misschien heb je dat misplaatste cijfer achter de komma ontdekt en je rapport helemaal opnieuw moeten maken?

Veranderende zakelijke inzichten en welverdiende erkenning kunnen afhangen van de nauwkeurigheid en integriteit van je gegevens in één spreadsheet.

Dat is waar datavalidatie een noodzaak wordt.

Datavalidatie zorgt ervoor dat de gegevens die worden ingevoerd in een systeem of spreadsheet voldoen aan specifieke criteria of regels. Het bespaart je uren die je anders kwijt zou zijn aan het doorzoeken van bergen gegevens.

Begrijpen hoe je datavalidatie kunt gebruiken is de sleutel tot naadloos gegevensbeheer.

Als je Google's spreadsheet app Google Spreadsheets gebruikt, zoals 900 miljoen andere mensen in de wereld, dan is deze gids precies wat je nodig hebt.

We helpen je met alles, van de instelling van basisvalidatieregels tot geavanceerde technieken, zodat je gegevens brandschoon en foutloos blijven.

Inzicht in de basisprincipes van gegevensvalidatie in Google Spreadsheets

Gegevensvalidatie is een waakzame poortwachter die ervoor zorgt dat alleen de juiste gegevens in uw Google Spreadsheets database blijven. Zoals bij de meeste validatietechnieken gaat het hierbij om de instelling van specifieke regels voor wat is toegestaan en wat niet.

Hier is een duidelijk, logisch voorbeeld om het te verduidelijken:

• Scenario: U maakt een formulier voor bestellingen van klanten
• Wat is er nodig: U wilt ervoor zorgen dat klanten geldige gegevens invoeren, zoals een geldig e-mailadres
• De regel: Het veld 'E-mail' in uw spreadsheet moet een specifiek format voor e-mail volgen
• Het resultaat: Regels voor gegevensvalidatie beperken waarden die gebruikers invoeren en voorkomen onjuiste gegevens. U kunt ook een pop-upvenster maken om de klant op de hoogte te stellen van het probleem als ze de verkeerde gegevens bijwerken

Hoewel dit een vrij eenvoudig voorbeeld was, laat het zien hoeveel controle gegevensvalidatie heeft over de kwaliteit van gegevens.

Instelling voor basisgegevensvalidatie in Google Spreadsheets

Hier volgen de zes stappen voor het maken van regels voor gegevensvalidatie in Google Spreadsheets:

Stap 1: Open uw spreadsheet

Open je spreadsheet. We nemen hiervoor het bovenstaande voorbeeld van een bestelformulier voor klanten.

maak een spreadsheetsjabloon met gegevens over bestellingen van klanten_

Stap 2: Selecteer uw bereik met gegevens

Selecteer de cellen waarvoor u de regel wilt instellen.

Laten we een regel instellen voor het veld Bestelhoeveelheid. Selecteer de cel waarin klanten hun bestelhoeveelheid toevoegen-D8.

selecteer een celbereik voor gegevensvalidatie in Google Sheets_

Stap 3: Ga naar de optie Gegevensvalidatie

Selecteer in het menu Gegevens 'Gegevensvalidatie' en klik op 'Regel toevoegen'

naar gegevensvalidatie in Google Sheets navigeren_

Stap 4: Definieer uw regelcriteria

Kies in het gedeelte 'Criteria' het type validatie dat u wilt toepassen.

Hier valideren we nummers, selecteren we 'kleiner dan of gelijk aan' en werken we 100 bij in het veld Waarde.

stel uw criteria voor gegevensvalidatie op_

Stap 5: Definieer uw foutmelding

Navigeer vervolgens naar het gedeelte 'Geavanceerde opties'. Selecteer onder 'Als de gegevens ongeldig zijn' wat u wilt doen als iemand ongeldige gegevens invoert. U kunt ook helptekst toevoegen om gebruikers te begeleiden.

Hier selecteren we 'Weiger de invoer' omdat je Business de bestelling niet kan accepteren. We voegen ook de tekst 'Bestel tot 100 stuks in één keer' toe

foutbericht van validatieregel definiëren

Stap 6: Opslaan

Selecteer 'Klaar' om de regels die u hebt gedefinieerd op te slaan en toe te passen.

Aantekening: Het is het beste om gegevensvalidatie in te stellen voordat u uw gegevens invoert. Bestaande waarden worden namelijk niet automatisch gecontroleerd. Om bestaande gegevens te valideren, moet je deze handmatig controleren of opnieuw invoeren.

Met deze stappen kun je de basisgegevens valideren!

Dat gezegd hebbende, voordat je geavanceerde technieken gaat verkennen, is het belangrijk om meer te begrijpen over de verschillende soorten gegevensvalidatie.

Vormen van gegevensvalidatie

Hoewel we in de vorige sectie numerieke regels hebben gebruikt, helpt een gedetailleerd overzicht van de verschillende soorten gegevensvalidaties om nauwkeurigheid en kwaliteit te garanderen.

Hier volgt een uitsplitsing van de typen gegevensvalidatie die beschikbaar zijn in Google Spreadsheets:

Nummer

voorbeeld: Ervoor zorgen dat de klant een bestelhoeveelheid invoert die kleiner is dan of gelijk is aan 100_

Beperk gegevensinvoer tot numerieke waarden binnen een bepaald bereik. Dit omvat voorwaarden als 'groter dan', 'kleiner dan', 'gelijk aan' of zelfs 'tussen een aangepast bereik'

Tekst

voorbeeld: Ervoor zorgen dat de e-mail ID geldig is_

Limiet tekstinvoer op basis van lengte en specifieke tekens. Dit omvat ook patronen zoals ID's van e-mails of geldige URL's.

Datum

voorbeeld: Ervoor zorgen dat de geboortedatum het juiste formaat heeft_

Dit type gegevensvalidatie zorgt ervoor dat ingevoerde waarden geldige datums zijn of binnen een specifiek bereik vallen.

Lijst

voorbeeld: Drop-down in gegevensvalidatie_

Als je de invoer moet beperken tot een lijst met opties, gebruik je de gegevensvalidatie 'Lijst' of 'Drop-down'.

Tickbox

voorbeeld: Hoe aankruisvakje gebruiken voor gegevensvalidatie_

Hier beperk je de invoer tot het wel of niet aanvinken van een box. Je kunt ook instellen wat het betekent om het veld wel of niet aan te vinken. Dit wordt het best gebruikt bij het verzamelen van klantvoorkeuren en kwaliteitschecklists.

Bonus: Klaar om uw gegevensbeheer te transformeren? Volg onze stap-voor-stap gids om een Google Spreadsheets database te maken!

Geavanceerde technieken voor gegevensvalidatie in Google Spreadsheets

Hoewel we de basis hebben behandeld, biedt Google Spreadsheets meer geavanceerde technieken voor gegevensvalidatie, zoals aangepaste formules en integratie van functies in apps.

Aangepaste formule

Deze functie is een geavanceerd formulier voor gegevensvalidatie in Google Spreadsheets dat beschikbaar is bij de instelling van de criteria. In tegenstelling tot andere validatietypes kun je met een aangepaste formule regels maken die verder gaan dan basisopties zoals nummers of datums.

Deze aangepaste regel wordt ingesteld met behulp van formules die je gewoonlijk gebruikt voor berekeningen. Een sleutel voordeel is dat je het soort gegevens dat is toegestaan in een cel definieert via deze logische formule met een hogere precisie.

Aangepaste formules maken regels aan de hand van elementen zoals celbereiken of afhankelijkheid. U kunt hiermee ook meerdere lagen van regelgeving toevoegen.

Hier volgt een voorbeeld:

een aangepaste formule als regel gebruiken bij het bijhouden van inventarisgegevens_

Scenario: Stel je voor dat je de productvoorraad bijhoudt voordat een klant wordt verzonden.

Wat is er nodig:

U wilt ervoor zorgen dat de kolom 'Voorraad beschikbaar voor verzending' alleen accepteert:

• Nummers (geen tekst toegestaan)
• Waarden groter dan nul (je kunt geen negatieve voorraad hebben)

Regel formule:

=EN(ISNUMBER(A1), A1>0)

Dit verdeelt de regel in drie delen:

• ISNUMBER(A1): Controleert of de waarde in cel A1 een nummer is
• A1>0: Controleert of de waarde in cel A1 groter is dan nul
• AND(...): Zorgt ervoor dat BEIDE voorwaarden waar zijn

Resultaat: Klanten krijgen nauwkeurige voorraadgegevens en je hoeft je geen zorgen te maken over de formules die je hebt gebruikt omdat de voorraadcijfers altijd betrouwbaar en gemakkelijk leesbaar zijn.

Integreren van gegevensvalidatie in Google Spreadsheets

Geavanceerde gegevensvalidatie omvat ook het integreren van andere functies in de gegevensvalidatie.

In de war? Laten we eens kijken naar een paar geavanceerde integraties van gegevensvalidatie die de functionaliteit verbeteren.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken bij gegevensvalidatie

Gegevensvalidatie in Google Spreadsheets kan eenvoudig worden gekoppeld aan voorwaardelijke opmaak, waardoor een veel interactievere en overzichtelijkere spreadsheet ontstaat.

In deze integratie triggert een afzonderlijke regel voor gegevensvalidatie voorwaardelijke opmaak. Belangrijke gegevenspunten of mogelijke fouten worden visueel gemarkeerd, waardoor het gemakkelijker wordt om trends en afwijkingen te identificeren.

We laten je zien hoe het werkt met een duidelijk voorbeeld:

Scenario: Je hebt een spreadsheet voor projectmanagement om taken bij te houden. Het moet visueel aangeven wanneer je achterloopt op schema.

Stap 1: Maak een spreadsheet met kolommen voor de naam van de taak, de deadline en de status. Voeg ook je laatste taken en statussen toe.

spreadsheet voor voortgang tracker taken_

Stap 2: Ga naar Formatteren en klik op Voorwaardelijke opmaak.

naar voorwaardelijke opmaak in Google Sheets gaan_

Aantekening: U kunt een regel maken voor de kolom deadline om ervoor te zorgen dat de gebruiker een geldige datum invoert.

Stap 3: Voeg uw gegevensvalidatieregel toe en koppel deze aan gegevensvalidatie.

de validatieregel voor gegevens instellen via voorwaardelijke opmaak_

Hier gebruiken we de aangepaste formule '=AND(TODAY() > C2, D2 <> 'Voltooid')'.

Dit is hoe het werkt:

• TODAY(): Deze functie geeft de datum van vandaag terug
• TODAY() > C2: Hiermee wordt gecontroleerd of de datum van vandaag groter is dan de datum in het veld 'Due date'
• D2 <> 'Voltooid': Hiermee wordt gecontroleerd of het veld 'Status' NIET Voltooid is
• =AND: Hiermee wordt gecontroleerd of aan beide voorwaarden is voldaan

Stap 4: Voeg uw format stijl toe. Hier houden we het resultaat rood (omdat het te laat is).

opmaakstijl instellen_

Zodra je op Klaar hebt geklikt, zijn je regels actief. Het 'Stuur prestatierapport' is in behandeling en loopt achter op schema.

Gegevensvalidatie gekoppeld aan automatisering

Een andere geavanceerde techniek voor gegevensvalidatie in Google Spreadsheets is automatisering.

Google gebruikt hier de functie App Script, waarmee code wordt aangemaakt die een actie triggert op basis van uw dialoogvenster voor gegevensvalidatie.

Dit is een voorbeeld van het automatiseren van goedkeuringen van uitgaven met gegevensvalidatie:

hoe Google Apps Script te bereiken_

Als in je gegevensvalidatieregel staat dat:

• veld 'Goedkeuring vereist' 'TRUE' is (wat betekent dat het vakje is aangevinkt)
• EN het veld 'Status' is In behandeling

Je kunt een code schrijven die een e-mail met alle onkostendetails naar je manager triggert op basis van de gegevens in het veld 'E-mail van de goedkeurder'.

Bonus: U kunt de kracht van Google Spreadsheets als uw CRM ontsluiten met onze gemakkelijk te volgen gids en kant-en-klare sjablonen.

Praktische toepassingen: Drop-down lijsten en gegevensvalidatie

Hoewel we technieken voor gegevensvalidatie hebben behandeld, is er één methode die opvalt in bijna elke echte toepassing en die een diepgaande duik verdient: de vervolgkeuzelijst.

Om te beginnen volgen hier de stappen voor het maken van een vervolgkeuzelijst met gegevensvalidatie in Google Spreadsheets:

Stap 1: Lijst met opties maken

Maak uw spreadsheet en geef aan wat u in uw vervolgkeuzelijst wilt hebben.

In dit geval zullen we het onboarding van werknemers bekijken als onderdeel van uw Google CRM-sheet.

maak de lijstopties die je wilt in je vervolgkeuzelijst_

Ga daarna naar het tabblad Gegevens, dan Gegevensvalidatie en 'Regel toevoegen'

Stap 2: Selecteer de vervolgkeuzelijst in de gegevensvalidatie

criteria voor vervolgkeuzelijsten instellen in gegevensvalidatie_

Zodra het dialoogvenster Gegevensvalidatieregels is geopend, selecteert u het bereik van de cel (hier is dat de hele kolom 'Afdeling') en kiest u vervolgens uw Criteria.

Er zijn twee soorten criteria voor vervolgkeuzelijsten.

• Drop-down lijst: Hierbij voegt u handmatig uw opties toe (afdelingen)

selecteer de vervolgkeuzelijst en voer de lijstopties handmatig in_

• Drop-down lijst (uit een bereik): Hiermee kunt u een bereik van cellen kiezen en automatisch celwaarden toevoegen als lijstopties

selecteer de vervolgkeuzelijst uit een bereik en selecteer het bereik van de lijstopties_

Aantekening: Aan elke lijstoptie kan ook een kleur worden toegewezen om het esthetisch en aantrekkelijk te houden. Je moet elke kleur handmatig bijwerken terwijl de lijst verandert met de referentiegegevens.

Stap 3: Klik Klaar en bekijk

De laatste stap is om op Klaar te klikken en de validatie in de cellen te zien.

In dit voorbeeld worden alle opties van de lijst weergegeven wanneer u op het veld 'Afdeling' klikt.

definitieve weergave van vervolgkeuzelijsten in de spreadsheet_

Uw vervolgkeuzelijst is klaar. Het maken van een basis vervolgkeuzelijst is echter nog maar het begin van deze veelzijdige methode voor gegevensvalidatie. Laten we eens kijken hoe je een extra laag van gegevensvalidatie kunt gebruiken.

Afhankelijke vervolgkeuzelijsten in Google Spreadsheets

Terwijl vervolgkeuzelijsten helpen bij het focussen van reacties, kunnen gebruikers in Google Spreadsheets afhankelijke vervolgkeuzelijsten maken om de controle uit te breiden naar aangrenzende velden.

Een afhankelijke vervolgkeuzelijst met actieve filters wordt gebruikt om de lijst met opties te herzien. Door deze filters te maken, veranderen de opties in een vervolgkeuzelijst op basis van de selectie in een vorige vervolgkeuzelijst.

Deze dynamische gegevensvalidatie is ongelooflijk handig voor het efficiënt organiseren en filteren van gegevens, vooral bij grote datasets.

snelkoppelingen naar selectievakje en vervolgkeuzelijst in Google Sheets_

💡 Pro Tip: Het is belangrijk om te onthouden dat je gegevensvalidatie niet elke keer hoeft te openen als je een vervolgkeuzelijst of selectievakje nodig hebt. Een snelle Google Spreadsheets hack is dat het direct beschikbaar is in het tabblad Invoegen.

Voorkomende problemen met gegevensvalidatie oplossen

Nu je weet hoe je gegevensvalidaties moet instellen, zul je ook veelvoorkomende fouten tegenkomen. Of deze nu komen door de invoer, het gebruik ervan of complexe problemen met het bereik, het is essentieel om te weten hoe je hiermee omgaat.

Hier zijn twee uitdagingen of fouten en hoe je ze kunt oplossen:

Fout 1: De ingevoerde gegevens zijn in strijd met de regels voor gegevensvalidatie die voor deze cel zijn ingesteld

Deze foutmelding verschijnt wanneer u gegevens in een cel probeert in te voeren die niet voldoen aan de regel die u hebt ingesteld om gegevens voor die cel te valideren.

Dit betekent waarschijnlijk een van de volgende dingen:

• De ingevoerde waarde voldoet niet aan de opgegeven criteria (bijv. bereik numerieke gegevens, lijst met toegestane waarden, aangepaste formule)
• Er zijn problemen met de vastgestelde regels

Wanneer dit gebeurt, zelfs wanneer de ingevoerde waarde correct lijkt te zijn, zijn hier de sleutel stappen die u moet volgen om het probleem op te lossen:

• Zorg ervoor dat de gegevensvalidatiecriteria nauwkeurig en logisch zijn
• Dubbelcheck op typefouten, extra ruimtes, niet overeenkomende hoofdletters en kleine letters of verschillen in gegevenstype
• Voer het type handmatig opnieuw in om verborgen tekens te verwijderen als de waarde is gekopieerd/geplakt
• Controleer op cirkelverwijzingen die conflicten kunnen veroorzaken als de validatieregel formules bevat

Fout #2: problemen met het sorteren van filters die de gegevensvalidatie kunnen onderbreken

Een ander probleem doet zich voor bij het toepassen van filters of het sorteren van gegevens. Het verstoort de functionaliteit van afhankelijke vervolgkeuzelijsten of andere functies voor gegevensvalidatie. Het kan leiden tot onjuiste of lege opties in afhankelijke lijsten of onjuist afgedwongen validatieregels.

Hier zijn de veel voorkomende factoren achter deze fouten:

• Als je gegevensvalidatie afhankelijk is van genoemde bereiken en deze bereiken niet zijn ingesteld om automatisch te worden aangepast wanneer gegevens worden gefilterd of gesorteerd, breken de verwijzingen
• Het gebruik van relatieve referenties in formules voor gegevensvalidatie veroorzaakt problemen wanneer de positie van de gegevens verandert door filteren of sorteren
• Sommige installaties voor gegevensvalidatie zijn niet compatibel met de manier waarop Google Spreadsheets omgaat met filteren en sorteren, wat leidt tot onverwacht gedrag

Als je dit probleem wilt oplossen, moet je het volgende doen

• Bereiken met namen dynamisch maken: Als u bereiken met namen gebruikt, zorg er dan voor dat ze dynamisch zijn en automatisch worden bijgewerkt wanneer de gegevens worden gefilterd of gesorteerd. Je bereikt dit door formules te gebruiken binnen de named range definities om rekening te houden met filteren of sorteren
• Gebruik absolute verwijzingen: Vervang in je formules voor gegevensvalidatie relatieve verwijzingen door absolute verwijzingen (bijv. $A$1) om ervoor te zorgen dat ze altijd naar de juiste cellen wijzen, zelfs na filteren of sorteren
• Hulpkolommen introduceren: Overweeg om hulpkolommen te maken om de originele, ongefilterde gegevens op te slaan. Verwijs naar deze hulpkolommen in je formules voor gegevensvalidatie om ervoor te zorgen dat ze niet worden beïnvloed door filteren of sorteren

Uitdagingen en limieten van Google Spreadsheets

Hoewel Google Spreadsheets door velen wordt gebruikt en functies biedt die in realtime worden bijgewerkt, zijn hier enkele uitdagingen en beperkingen die ze met zich meebrengen:

• Performance with large data sets: When working with thousands of rws and complex calculations, this productivity app becomes often sluggish
• Beperkte opmaak: Als je Google Spreadsheets gebruikt, zul je merken dat het een hele uitdaging is om visueel aantrekkelijke of precieze lay-outs te maken. De opmaak en visualisaties zijn vrij beperkt
• Geen spellingscontrole:Vergeleken met anderespreadsheetsoftwareheeft deze applicatie geen spellingscontrole. Dit maakt het erg onhandig bij het verwerken van gegevens met tekst of bij gebruik voor documentatie
• Verwarrende draaitabellen: Google Spreadsheets heeft geen goede staat van dienst als het gaat om het aanmaken en manipuleren van draaitabellen. De samenvattingsfuncties zijn minder robuust en soms verwarrend
• Analytische functies: De instelling van Google Analytics met Google Spreadsheets is vrij complex. Het ontbreekt ook aan complexe statistische functies of geavanceerde tools voor gegevensmodellering

Google Spreadsheets is een uitstekend hulpmiddel voor het organiseren van gegevens, het uitvoeren van basisberekeningen en het maken van samenvattingen gegevensbladen samenvoegen . De mogelijkheden zijn echter beperkt tot deze cellen.

Wanneer je taken en projecten moet beheren en uitgebreider moet samenwerken, ClickUp -een veteraan op het gebied van projectmanagement, komt naar voren als een krachtig alternatief .

Google Spreadsheets Alternatieven

ClickUp

ClickUp is een platformoplossing die tools biedt om de productiviteit te verhogen en inzichten te versterken. Het is perfect om de nauwkeurigheid en kwaliteit van gegevens te garanderen door middel van gegevensvalidatie.

Het platform biedt ook een speciale spreadsheet-tool die functies integreert met robuuste functies voor werk en projectmanagement.

creëer spreadsheets die de efficiëntie verhogen, sleutelinzichten opleveren en de nauwkeurigheid van gegevens garanderen met ClickUp Tabelweergave_ ClickUp Tabel Weergave is ontworpen om snelle spreadsheets en krachtige visuele databases te maken. Het is een ideale oplossing voor het optimaliseren van budgetten, het voeden van dashboards en meer. Gebruik het om:

• Maken, toewijzen en bijhouden vanClickUp-taak met deadlines, prioriteiten en aangepaste velden binnen een spreadsheet. ClickUp biedt ook verschillendesjablonen voor spreadsheets om de moeite van het instellen van velden met gegevens te verminderen
• Structureer en beheer uw spreadsheets en gerelateerde projecten met weergaven zoalsClickUp Board Weergave. Dit helpt u ervoor te zorgen dat uw team niet overbelast raakt en uw spreadsheet niet in gevaar komt
• Deel documenten, geef commentaar op taken en wijs toestemming toe voor naadloos teamwerk met één klik op de knop met behulp vanClickUp Documenten* Visualiseer gegevens vanuit de tabelweergave met Gantt grafieken, tijdlijnen en dashboards. Dit helpt bij het bijhouden van de voortgang van projecten en levert duidelijke inzichten op
• Verbinding maken met meer dan 1000 tools zoals Slack, Google Drive en Power BI om uw werkstroom en inzichten te stroomlijnen metClickUp integraties* Automatiseer gegevensvalidatie en regels onmiddellijk metClickUp Brein. Dit hulpmiddel is ook compatibel als eenAI-tool voor Google Spreadsheets De functies van ClickUp, zoals de weergave van tabellen, maken u direct vertrouwd met spreadsheets en voegen tegelijkertijd diepte en functies toe.

Verbeter uw gegevensvalidatie met ClickUp

Datavalidatie is een concept dat de nauwkeurigheid van gegevens in elk bedrijf verandert. Door aangepaste regels te maken, kunnen onjuiste gegevens worden geweigerd op het moment dat ze proberen binnen te glippen.

Onze uitgebreide uitleg over het gebruik van gegevensvalidatie in Google Spreadsheets is ook van toepassing op veel andere spreadsheetsoftware.

Dat gezegd hebbende, als je grotere hoeveelheden gegevens verwerkt of je projecten wilt verbinden met gegevensverwerking, is de tabelweergave van ClickUp een veel betere keuze. Aanmelden bij ClickUp en begin vandaag nog met het transformeren van uw gegevenskwaliteit.