Het primaire doel van Google Sheets is het maken, beheren en bewerken van spreadsheets. Maar we weten allemaal dat deze online tool over functies beschikt waarmee het veel meer kan. 😍
Als je op de juiste knoppen drukt, kun je Google Sheets transformeren van een
/href/
https://clickup.com/nl/blog/26240/spreadsheet-projectbeheer/
gewone spreadsheet-tool
/%href/
in een databaseplatform, en een behoorlijk solide ook! De tool is eenvoudig te gebruiken, vereist geen ingewikkelde installaties en houdt je gegevens veilig - maar waar beginnen we?
In dit artikel geven we stap-voor-stap instructies voor het maken van een database in Google Sheets. We behandelen ook de mogelijke beperkingen van databases in Google Sheets en stellen een beter en gebruiksvriendelijker alternatief voor.
Wat is een Google Sheets-database?
Google Sheets is het spreadsheetprogramma van Google, dat erg lijkt op Microsoft Excel. Je kunt er spreadsheets mee maken, bewerken en opmaken,
/href/
https://clickup.com/nl/blog/45625/tijdige-samenwerking/
in realtime samenwerken met uw team
/%href/
en gegevens visualiseren.
Een Google Sheets-database is simpelweg een database gemaakt in Google Sheets. Hoewel het maken van databases niet echt het eerste gebruik van dit platform is waar je aan denkt, is het wel te doen. Dat komt omdat Google Sheets fatsoenlijke opslag- en opvraagmogelijkheden, aanpassingsmogelijkheden en samenwerkingsmogelijkheden heeft. Bovendien is het gratis en werkt het prima voor kleinschalige databases.
Een van de redenen waarom je zou kunnen overwegen om Google Sheets te gebruiken voor je databases is de QUERY-functie, die door velen wordt gezien als de meest waardevolle functie van de tool. Hiermee kun je commando's gebruiken in een SQL-achtige syntaxis om gegevens te manipuleren en gewenste subsets op te halen voor verschillende parameters.
/href/
https://clickup.com/events/vision-to-victory-summit?utm_source=iterable&utm_medium=banner&utm_campaign=bl-13-03-24-gl-v2v-on-demand-blog-banner&utm_term=not-prov%20provided&utm_content=v2vorganizationalchallengesblogcta
/%href/
Een database maken in Google Sheets: 6 standaardstappen
Er zijn verschillende manieren om een database te maken in Google Sheets. Hier introduceren we de meest eenvoudige manier waarbij de gegevens handmatig worden ingevoerd. Bovendien laten we zien hoe je de QUERY-functie gebruikt. 🧑🏫
Om de instructies begrijpelijker te maken, bekijken we een voorbeeldscenario voor het maken van een klantendatabase.
Stap 1: Open Google Sheets en maak een nieuwe spreadsheet
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Google-Sheets-Create-new-spreadsheet.png
Een Google Sheets-database maken Stap 1
/%img/
Start een Google-sheet en maak een nieuwe spreadsheet of klik op een bestaande spreadsheet
De eerste stap is het openen van Google Sheets op uw apparaat en het maken van een nieuwe spreadsheet. Je kunt natuurlijk ook een bestaande spreadsheet openen, afhankelijk van waar je de database wilt opslaan.
Om verwarring in de toekomst te voorkomen en voor eenvoudige navigatie te zorgen, geef je je spreadsheet een naam. We hebben de bestandsnaam _Client Database_ gebruikt voor ons voorbeeld, maar je kunt alles kiezen wat werkt voor jouw project.
Stap 2: Maak kolommen om gegevensvelden te definiëren
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Google-Sheets-create-columns.png
Een Google Sheets-database maken Stap 2
/%img/
Kolommen maken voor uw Google Sheets Database
Nu moet u de basis leggen voor uw database kolommen maken om de gewenste gegevens op te slaan en te organiseren.
Omdat we een eenvoudige klantendatabase bouwen, werken we in ons voorbeeld met vier kolommen: _Naam_, _Telefoonnummer, E-mailadres,_ en _Website_.
Je moet deze kolomnamen in de spreadsheet schrijven. We beginnen bovenaan en schrijven de namen in de velden A1, B1, C1 en D1. Je kunt de kolomkoppen markeren om ze te onderscheiden van de rest van je database. 🖌️
Voor complexere databases kan je werkblad gegevens op meerdere niveaus hebben, verspreid over rijen en kolommen. Het idee is om ervoor te zorgen dat elk gegevensveld een specifieke rij- en kolomlocatie heeft om te helpen bij het navigeren.
Stap 3: De gegevens toevoegen
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Google-Sheets-add-data.png
Een Google Sheets-database maken Stap 3
/%img/
Voer de gegevens van je klant in het blad in
Het is tijd om Google Sheets te "voeden" met de relevante gegevens. Voer de gegevens van uw klanten in terwijl u de juiste kolommen en velden bekijkt.
Maak je nog geen zorgen over het sorteren van je gegevens - dat doen we in de volgende stap.
Stap 4: Sorteer uw gegevens
U wilt uw database netjes en georganiseerd houden voor eenvoudige navigatie en het terugvinden van informatie. Google Sheets heeft ingebouwde sorteer- en filteropties om u te helpen uw gegevens te ordenen en te visualiseren zoals u dat wilt.
Je kunt een blad of kolom in Google Sheets meestal alfabetisch of numeriek sorteren. Hier is een manier om de gegevens in ons voorbeeld te sorteren:
1. Selecteer de doelsectie (in ons voorbeeld hebben we de velden A1 tot en met D5 geselecteerd)
2. Klik met de rechtermuisknop ergens in de geselecteerde sectie en kies Bekijk meer celacties
3. Druk op Sorteerbereik
4. Ga naar Uitgebreide sorteeropties voor bereik
5. Schakel het selectievakje in naast Gegevens hebben koprij
6. Kies welke kolom je wilt gebruiken als basis voor het sorteren van gegevens en selecteer of je wilt sorteren van _A tot Z_ of _Z tot A_
Stap 5: QUERY uw database
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/Google-Sheets-Query-Database.png
Een Google Sheets-database maken Stap 4
/img/
Query je database om de gewenste gegevens te extraheren
We zijn nu aangekomen bij het spannendste gedeelte: de gegevens in uw spreadsheet bevragen zoals in een database. Met de optie QUERY in Google Sheets kunt u doelgegevens extraheren om berekeningen uit te voeren, gegevens samen te vatten of te filteren en een aparte database te maken.
Deze optie is vooral handig voor wie met uitgebreidere databases werkt. Onze voorbeelddatabase heeft slechts vier items om de instructies gemakkelijk te volgen te houden, dus de resultaten zien er misschien niet indrukwekkend uit. Maar als je met honderden items werkt, kan QUERY een redder in nood zijn. Je hoeft geen tijd te verspillen of je verstand te verliezen met het opzoeken van specifieke gegevens, waardoor de kans op fouten afneemt.
Houd er rekening mee dat dit geen verplichte stap is. Als je een kleinere database hebt, is het invoeren en sorteren van je gegevens misschien alles wat je nodig hebt.
De QUERY-functie gebruiken in Google-spreadsheets
De belangrijkste anatomie van de QUERY-functie is: QUERY(data, query, [headers])
Laten we teruggaan naar ons voorbeeld om te zien hoe queryen werkt: We hebben dus een database met de namen, telefoonnummers, e-mailadressen en websites van klanten. Stel dat we de gegevens willen opvragen en alleen de namen en websites van de klanten willen weergeven. Zo ziet het proces eruit:
1. Maak een nieuwe header voor de query (we deden dit onder de hoofddatabase in de bovenstaande illustratie, maar het is absoluut oké om deze header ergens anders te plaatsen)
2. Geef het een naam en markeer het met een kleur voor snel visueel onderscheid
3. Dubbelklik op het veld onder de nieuwe koptekst, voer het gelijkteken in en typ _query_-selecteer de optie als deze verschijnt
4. Google Sheets start nu automatisch een bracket. Je moet het gewenste databasebereik kiezen en de koptekst weglaten. In ons voorbeeld hebben we de hele database geselecteerd
5. Nadat u het databasebereik hebt geselecteerd, voert u een komma in en typt u SELECT, A, D", 1). De hele formule ziet er dus als volgt uit: \=QUERY(A2:D5, "SELECT A, D", 1)
6. Druk op Enter en Google Sheets doet zijn werk 🪄
U kunt de formule snel wijzigen als u nieuwe klanten toevoegt of een andere kolom ophaalt. Als u bijvoorbeeld de namen en telefoonnummers van de klanten wilt ophalen, vervangt u gewoon kolom _D_ door kolom _C_ in het geselecteerde gegevensbereik.
Stap 6: Deel uw database met het team
De schoonheid van het maken van een database in Google Sheets
/href/
https://clickup.com/nl/blog/13774/excel-alternatieven/
vergeleken met Excel
/%href/
is het hebben van absolute vrijheid met betrekking tot
/href/
https://clickup.com/blog/online-collaboration-tools/
online samenwerking
/%href/
. Meerdere gebruikers kunnen de database tegelijkertijd bekijken en bewerken en naadloos samenwerken.
Om je database te delen, ga je naar _Bestand_ en kies je _Delen_. Selecteer vervolgens de mensen met wie je de database wilt delen.
Andere manieren om een Google Sheets-database te maken
Gegevens handmatig invoeren is de eenvoudigste manier om een database te maken in Google Sheets. Dit is echter niet uw enige optie.
Je kunt de Google Sheets APl gebruiken om gegevens te importeren en te wijzigen door de spreadsheet-tool te verbinden met een andere app. Het probleem is dat dit proces veel stappen vereist en te ingewikkeld kan zijn voor niet-techneuten.
Een andere optie is om bestaande databases te importeren naar Google Sheets. In dit geval hoef je alleen het CSV-bestand met je gegevens in de spreadsheet tool te laden. Houd er rekening mee dat dit proces enige tijd in beslag kan nemen, afhankelijk van de grootte van je database.
Je kunt ook Google Forms koppelen aan Google Sheets om databases te maken. Alle informatie die je verzamelt via formulieren wordt automatisch overgezet naar je spreadsheet. Dit vereist wel enige codeervaardigheden.
Google Sheets Database: Beperkingen
Een database maken in Google Sheets is mogelijk, maar is het ook een goed idee? Dat hangt ervan af. Google Sheets gebruiken om databases te bouwen heeft verschillende beperkingen. Bekijk hieronder een aantal belangrijke nadelen en kijk of Google Sheets aan jouw databasebehoeften kan voldoen.
Gebrek aan schaalbaarheid
Je bent net een bedrijf begonnen met een kleine
/href/
https://clickup.com/nl/blog/57991/software-voor-klantendatabase/
klantenbestand
/%href/
google Sheets is dus de optie bij uitstek. De tool kan meer dan genoeg zijn voor het maken en beheren van kleinschalige (en zelfs middelgrote) databases, dus waarom zou je het niet uitproberen?
Een paar maanden of jaren verder en je bedrijf bloeit! Je hebt honderden klanten en van zoveel succes had je nooit durven dromen. Op dat moment realiseer je je dat je klantendatabase Google Sheets te groot is geworden.
Het platform kan gewoon niet omgaan met grote, complexe databases zonder achter te lopen. Navigatie wordt tijdrovend en query's kunnen omslachtig worden.
Gebrek aan geavanceerde beveiligingscontroles
Als u gevoelige informatie in uw database opslaat, wilt u misschien beveiligingsopties zoals encryptie, SSL-certificaten en 2FA-authenticatie die uw gegevens veilig houden.
Helaas heeft Google Sheets deze opties niet. Je kunt basistoegangsrechten regelen, maar je kunt niet veel doen op het gebied van extra bescherming van databases.
Beperkte QUERY-functies
Google Sheets heeft de superster QUERY-optie. Maar, de mogelijkheden ervan zijn beperkt, zeker in vergelijking met robuuste databasesystemen. Als gegevens bekijken en filteren een must voor je is, dan is Google Sheets niet de tool die je zoekt.
Slecht versiebeheer
Met geavanceerde databaseplatforms kun je elke wijziging in de database controleren. Je kunt de evolutie van gegevens volgen en volledige zichtbaarheid over je gegevens krijgen. Dit minimaliseert het risico op fouten en verbetert de controleerbaarheid.
Google Sheets biedt geen functies voor versiebeheer, dus je kunt geen wijzigingen bijhouden of verantwoording afleggen voor updates. Dit zet een druk op
/href/
https://clickup.com/nl/blog/70053/samenwerkingstools-voor-projectbeheer/
teamwerk en samenwerking
/%href/
.
Samenwerkingsproblemen
Google Sheets vergemakkelijkt samenwerking omdat het een online tool is waarmee meerdere gebruikers tegelijkertijd een spreadsheet kunnen openen en bewerken. Maar dat werkt alleen als uw invoer beperkt is.
Naarmate u meer en meer gegevens toevoegt aan de database, zult u prestatieproblemen opmerken, zoals traag laden en bewerken. Google Sheets is gewoon niet gemaakt voor complexe databases.
Beperkte automatiseringsfuncties
Google Sheets biedt enkele extensies waarmee u functies in uw databases kunt automatiseren en tijd kunt besparen, maar slechts tot op zekere hoogte. Automatiseringsopties in Google Sheets zijn lang niet zo uitgebreid als in standaard databaseplatforms.
Als het automatiseren van uw werkstromen een prioriteit is, is Google Sheets niet de beste optie.
Google Sheets Database: Alternatieven
Als je een overzichtelijke database met beperkte invoer wilt bouwen, kan Google Sheets een uitstekende keuze zijn. Maar als je in een groter team werkt of gevoelige informatie behandelt, ben je beter af met een andere tool. Hetzelfde geldt voor wie geavanceerde functionaliteiten wil die Google Sheets niet biedt omdat het geen databasetool is. 🙅
Geen zorgen, want er zijn tientallen
/href/
https://clickup.com/nl/blog/38277/google-sheets-alternatieven/
Google Sheets alternatieven
/%href/
die er zijn. Wij hebben de juiste tool om je te helpen eenvoudige tot complexe databases te ontwerpen!
bonus:_
_/href/
https://clickup.com/nl/blog/122877/google-spreadsheets-add-on's/
google Sheets invoegtoepassingen
/%href/_
!
/href/
http://clickup.com
ClickUp
/%href/
Als u op zoek bent naar de perfecte mix van functionaliteit, gebruiksgemak, samenwerkingsfuncties en automatiseringsopties, presenteren wij u ClickUp, een all-in-one productiviteitsplatform dat uw betrouwbare database en
/href/
https://clickup.com/nl/blog/103650/software-voor-datawarehouse/
datawarehouse
/%href/
tovenaar. 🪄
ClickUp heeft een uitgebreide selectie functies waarmee het meerdere rollen kan vervullen, van het afhandelen van taken en projecten tot
/href/
https://clickup.com/nl/blog/69832/software-voor-operationeel-beheer/
operationeel beheer
/%href/
en
/href/
https://clickup.com/nl/blog/48913/software-voor-tijdregistratie/
tijdregistratie
/%href/
.
Voor nu zullen we ons concentreren op wat ClickUp een fantastische keuze maakt voor moeiteloze
/href/
https://clickup.com/nl/blog/107824/tools-voor-databaseontwerp/
database-ontwerp
/%href/
en beheer!
Gebruik de spreadsheetachtige tabelweergave om een bliksemsnelle database te maken
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Table-view-Simplified-1400x934.png
ClickUp 3.0 Tabelweergave vereenvoudigd
/img/
Organiseer, sorteer en filter taken in de ClickUp 3.0 Tabelweergave om sneller inzicht te krijgen in al uw werk
ClickUp biedt
/href/
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6329880717719-Intro-to-views
15+ weergaven
/%href/
verschillende lay-outs waarmee je gegevens vanuit meerdere perspectieven kunt bekijken. Een van de weergaven is de
/href/
https://clickup.com/features/table-view
ClickUp Tabelweergave
/%href/
maakt het maken en beheren van databases een soepele en stressvrije ervaring. Het biedt tegelijkertijd een overzicht in vogelvlucht van je database en de details van elke invoer.
Een database aanmaken in de tabelweergave is 100% no-code. Zo voeg je er een toe aan je Workspace:
1. Start ClickUp 2.0 of 3.0 (u kunt
/href/
https://clickup.com/download
de software downloaden
/%href/
of de cloudversie online gebruiken)
2. Ga naar de Views balk
3. Selecteer Tabel
4. Configureer de privacy- en toestemmingsinstellingen indien nodig
5. Klik op Weergave toevoegen om te voltooien
Nu hoeft u alleen nog maar op het pictogram + te drukken om kolommen toe te voegen en gebruik te maken van
/href/
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/6303536766231-Intro-to-Custom-Fields
ClickUp aangepaste velden
/%href/
om invoergegevens op te geven. Als je database bijvoorbeeld gevuld is met getallen, kies je het veld Getallen. Zodra u dit aangepaste veld toevoegt aan uw database, wordt de kolom vergrendeld voor numerieke invoer, waardoor de kans op fouten afneemt. Je kunt ook velden als Tekst, Dropdown, Geld, E-mail of Locatie gebruiken om je database aan te passen aan de aard van je invoer.
Je vindt de
/href/
https://help.clickup.com/hc/en-us/articles/14276813483031-Use-Relationship-Custom-Fields-with-Custom-Field-Manager
Relatie aangepast veld
/%href/
bijzonder interessant. Gebruik het om te verwijzen naar taken in een andere lijst of werkruimte en maak perfect gekoppelde databases.
ClickUp blinkt uit als het gaat om het doorzoeken en hanteren van de database voor dagelijks gebruik. Met slechts een paar klikken kunt u:
* De database filteren en groeperen
* Rijhoogte wijzigen
* Kolommen vastzetten en losmaken
* Gegevensvelden verplaatsen
* In bulk bewerken om te verbeteren
/href/
https://clickup.com/nl/blog/64186/procesefficienties/
procesefficiëntie
/%href/
* Gegevens exporteren
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/10/drag-and-drop-tasks-on-a-clickup-table.gif
taken slepen en neerzetten op een clickup-tabel
/%img/
Taken slepen en neerzetten op een ClickUp-tabelweergave voor eenvoudige organisatie
De tabelweergave is veelzijdig genoeg om alle soorten databases te ondersteunen, waaronder klant-, inventaris- en
/href/
https://clickup.com/blog/how-to-build-a-content-database/
inhoudsdatabases
/%href/
. En omdat je items uit meerdere databases aan elkaar kunt koppelen, is deze weergave ook geschikt voor het maken van relationele databases zonder enige kennis van codering! f
Verken ClickUp-sjablonen om een relationeel databasebeheersysteem samen te stellen
Als u niet wilt of niet genoeg tijd hebt om uw databases vanaf nul op te bouwen, geef dan
/href/
https://clickup.com/nl/blog/64416/databasesjablonen/
ClickUp databasesjablonen
/%href/
gaan. Deze sjablonen zijn ontworpen om u tijd te besparen door een basis te bieden voor uw databases. U kunt bijvoorbeeld gaan voor:
1. /href/
https://clickup.com/templates/blog-database-t-169068619
ClickUp Blog databasesjabloon
/%href/
om bloginhoud te organiseren, te taggen en bij te houden
2. /href/
https://clickup.com/templates/landing-page-database-t-169068614
ClickUp Landing Page databasesjabloon
/%href/
om een schaalbare inventaris van al uw landingspagina's op te bouwen
3. /href/
https://clickup.com/templates/employee-directory-t-182413139
ClickUp Werknemersgids Sjabloon
/%href/
om een doorzoekbare info hub van werknemersgegevens te ontwerpen
ClickUp heeft een bibliotheek van meer dan
/href/
https://clickup.com/templates
1.000 sjablonen
/%href/
dus de juiste vinden zal geen probleem zijn. Als je je keuze hebt gemaakt, kun je deze aanpassen aan je behoeften of zelfs de structuur hergebruiken voor een andere database.
ClickUp Whiteboards gebruiken om samen te werken aan databaseontwerpen
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Whiteboards-simplified-1400x934.png
ClickUp 3.0 Whiteboards vereenvoudigd
/img/
Brainstorm, strategiseer of breng workflows in kaart met de visueel samenwerkende ClickUp Whiteboards
U ervaart aanzienlijk rijkere samenwerkingsmogelijkheden binnen ClickUp dan met Google Sheets.
Met
/href/
https://clickup.com/features/whiteboards
ClickUp Whiteboards
/%href/
kunt u uw team samenbrengen om te brainstormen over informatiestromen,
/href/
https://clickup.com/nl/blog/108867/erd-gereedschap/
relaties tussen gegevens en entiteiten
/%href/
,
/href/
https://clickup.com/nl/blog/105710/methodologieen-voor-procesverbetering/
methodologieën voor procesverbetering
/%href/
en databasebeheerplannen. 😻
Het beste van alles is dat ClickUp Whiteboards samenwerking in realtime ondersteunen. Elke gebruiker krijgt een cursor met zijn naam, zodat u gemakkelijk kunt bijhouden wie wat doet en op elkaars ideeën kunt voortbouwen. Plus, met opties zoals Chatweergave en bruikbare opmerkingen, wordt het creatieproces van uw database transparanter en efficiënter.
Automatiseringsopties om databases soepel te laten verlopen
/img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2022/08/ClickUp-Automations.png
ClickUp Automatiseringen
/%img/
Automatiseringen worden gebruikt om automatisch resultaten te activeren wanneer een actie plaatsvindt. Met de automatisering "bij statuswijzigingen" passen we bijvoorbeeld een sjabloon toe op een taak om ervoor te zorgen dat er geen waardevolle informatie verloren gaat tijdens klanthandoffs
Het kost een seconde om een fout in een database te maken, maar het duurt eeuwen om deze te vinden en te herstellen.
/href/
https://clickup.com/features/automations
ClickUp Automatiseringen
/%href/
helpen u het risico op menselijke fouten te minimaliseren en tijd te besparen.
Blader door 100+ Automations van ClickUp en voer de automatiseringen uit die u kunnen helpen uw databases gemakkelijk te maken en te beheren. U kunt automatiseren
/href/
https://clickup.com/nl/blog/49787/software-voor-gegevensinvoer/
gegevensinvoer
/%href/
taken, statuswijzigingen en prioriteitswijzigingen zonder codering!
ClickUp biedt automatiseringssjablonen, maar u kunt ook aangepaste sjablonen maken. Je kunt ook automatiseringen koppelen aan externe apps en zo uniforme workflows creëren.
ClickUp Automations kunnen wonderen doen voor uw databaseprocessen, maar ze kunnen ook helpen bij
/href/
https://clickup.com/nl/blog/104685/verkoopautomatiseringstools/
repetitieve taken en activiteiten in de verkoop automatiseren
/%href/
marketing, CRM,
/href/
https://clickup.com/nl/blog/3981/verschil-projectmanagement-vs-taakbeheer/
taak- en projectbeheer
/%href/
productie en vele andere gebieden! 💃
Databases maken en beheren is een peulenschil met ClickUp
Het gebruik van een Google Sheets database heeft voordelen, maar het is meestal niet duurzaam op de lange termijn omdat het platform geen grote datasets aankan. Als u een gratis, stabiele en schaalbare oplossing wilt met uitstekende opties voor samenwerking, automatisering en databasebeheer, dan is ClickUp de beste oplossing!
/href/
https://clickup.com/signup
Aanmelden voor ClickUp
/%href/
en bouw het perfecte huis voor uw databases. 🏠
