Het primaire doel van Google Sheets is het maken, beheren en bewerken van spreadsheets. Maar we weten allemaal dat deze online tool over functies beschikt waarmee het veel meer kan. 😍
Als je op de juiste knoppen drukt, kun je Google Sheets transformeren van een gewone spreadsheet-tool in een databaseplatform, en een behoorlijk solide ook! De tool is eenvoudig te gebruiken, vereist geen ingewikkelde installaties en houdt je gegevens veilig - maar waar beginnen we?
In dit artikel geven we stap-voor-stap instructies voor het maken van een database in Google Sheets. We behandelen ook de mogelijke beperkingen van databases in Google Sheets en stellen een beter en gebruiksvriendelijker alternatief voor.
Wat is een Google Sheets-database?
Google Sheets is het spreadsheetprogramma van Google, dat erg lijkt op Microsoft Excel. Je kunt er spreadsheets mee maken, bewerken en opmaken, in realtime samenwerken met uw team en gegevens visualiseren.
Een Google Sheets-database is simpelweg een database gemaakt in Google Sheets. Hoewel het maken van databases niet echt het eerste gebruik van dit platform is waar je aan denkt, is het wel te doen. Dat komt omdat Google Sheets fatsoenlijke opslag- en opvraagmogelijkheden, aanpassingsmogelijkheden en samenwerkingsmogelijkheden heeft. Bovendien is het gratis en werkt het prima voor kleinschalige databases.
Een van de redenen waarom je zou kunnen overwegen om Google Sheets te gebruiken voor je databases is de QUERY-functie, die door velen wordt gezien als de meest waardevolle functie van de tool. Hiermee kun je commando's gebruiken in een SQL-achtige syntaxis om gegevens te manipuleren en gewenste subsets op te halen voor verschillende parameters.
Een database maken in Google Sheets: 6 standaardstappen
Er zijn verschillende manieren om een database te maken in Google Sheets. Hier introduceren we de meest eenvoudige manier waarbij de gegevens handmatig worden ingevoerd. Bovendien laten we zien hoe je de QUERY-functie gebruikt. 🧑🏫
Om de instructies begrijpelijker te maken, bekijken we een voorbeeldscenario voor het maken van een klantendatabase.
Stap 1: Open Google Sheets en maak een nieuwe spreadsheet
Start een Google-sheet en maak een nieuwe spreadsheet of klik op een bestaande spreadsheet
De eerste stap is het openen van Google Sheets op uw apparaat en het maken van een nieuwe spreadsheet. Je kunt natuurlijk ook een bestaande spreadsheet openen, afhankelijk van waar je de database wilt opslaan.
Om verwarring in de toekomst te voorkomen en voor eenvoudige navigatie te zorgen, geef je je spreadsheet een naam. We hebben de bestandsnaam Client Database gebruikt voor ons voorbeeld, maar je kunt alles kiezen wat werkt voor jouw project.
Stap 2: Maak kolommen om gegevensvelden te definiëren
Kolommen maken voor uw Google Sheets Database
Nu moet u de basis leggen voor uw database kolommen maken om de gewenste gegevens op te slaan en te organiseren.
Omdat we een eenvoudige klantendatabase bouwen, werken we in ons voorbeeld met vier kolommen: Naam, Telefoonnummer, E-mailadres, en Website.
Je moet deze kolomnamen in de spreadsheet schrijven. We beginnen bovenaan en schrijven de namen in de velden A1, B1, C1 en D1. Je kunt de kolomkoppen markeren om ze te onderscheiden van de rest van je database. 🖌️
Voor complexere databases kan je werkblad gegevens op meerdere niveaus hebben, verspreid over rijen en kolommen. Het idee is om ervoor te zorgen dat elk gegevensveld een specifieke rij- en kolomlocatie heeft om te helpen bij het navigeren.
Stap 3: De gegevens toevoegen
Voer de gegevens van je klant in het blad in
Het is tijd om Google Sheets te "voeden" met de relevante gegevens. Voer de gegevens van uw klanten in terwijl u de juiste kolommen en velden bekijkt.
Maak je nog geen zorgen over het sorteren van je gegevens - dat doen we in de volgende stap.
Stap 4: Sorteer uw gegevens
U wilt uw database netjes en georganiseerd houden voor eenvoudige navigatie en het terugvinden van informatie. Google Sheets heeft ingebouwde sorteer- en filteropties om u te helpen uw gegevens te ordenen en te visualiseren zoals u dat wilt.
Je kunt een blad of kolom in Google Sheets meestal alfabetisch of numeriek sorteren. Hier is een manier om de gegevens in ons voorbeeld te sorteren:
- Selecteer de doelsectie (in ons voorbeeld hebben we de velden A1 tot en met D5 geselecteerd)
- Klik met de rechtermuisknop ergens in de geselecteerde sectie en kies Bekijk meer celacties
- Druk op Sorteerbereik
- Ga naar Uitgebreide sorteeropties voor bereik
- Schakel het selectievakje in naast Gegevens hebben koprij
- Kies welke kolom je wilt gebruiken als basis voor het sorteren van gegevens en selecteer of je wilt sorteren van A tot Z of Z tot A
Stap 5: QUERY uw database
Taken slepen en neerzetten op een ClickUp-tabelweergave voor eenvoudige organisatie
De tabelweergave is veelzijdig genoeg om alle soorten databases te ondersteunen, waaronder klant-, inventaris- en inhoudsdatabases . En omdat je items uit meerdere databases aan elkaar kunt koppelen, is deze weergave ook geschikt voor het maken van relationele databases zonder enige kennis van codering! f
Verken ClickUp-sjablonen om een relationeel databasebeheersysteem samen te stellen
Als u niet wilt of niet genoeg tijd hebt om uw databases vanaf nul op te bouwen, geef dan ClickUp databasesjablonen gaan. Deze sjablonen zijn ontworpen om u tijd te besparen door een basis te bieden voor uw databases. U kunt bijvoorbeeld gaan voor:
- ClickUp Blog databasesjabloon om bloginhoud te organiseren, te taggen en bij te houden
- ClickUp Landing Page databasesjabloon om een schaalbare inventaris van al uw landingspagina's op te bouwen
- ClickUp Werknemersgids Sjabloon om een doorzoekbare info hub van werknemersgegevens te ontwerpen
ClickUp heeft een bibliotheek van meer dan 1.000 sjablonen dus de juiste vinden zal geen probleem zijn. Als je je keuze hebt gemaakt, kun je deze aanpassen aan je behoeften of zelfs de structuur hergebruiken voor een andere database.
ClickUp Whiteboards gebruiken om samen te werken aan databaseontwerpen
Automatiseringen worden gebruikt om automatisch resultaten te activeren wanneer een actie plaatsvindt. Met de automatisering "bij statuswijzigingen" passen we bijvoorbeeld een sjabloon toe op een taak om ervoor te zorgen dat er geen waardevolle informatie verloren gaat tijdens klanthandoffs
Het kost een seconde om een fout in een database te maken, maar het duurt eeuwen om deze te vinden en te herstellen. ClickUp Automatiseringen helpen u het risico op menselijke fouten te minimaliseren en tijd te besparen.
Blader door 100+ Automations van ClickUp en voer de automatiseringen uit die u kunnen helpen uw databases gemakkelijk te maken en te beheren. U kunt automatiseren gegevensinvoer taken, statuswijzigingen en prioriteitswijzigingen zonder codering!
ClickUp biedt automatiseringssjablonen, maar u kunt ook aangepaste sjablonen maken. Je kunt ook automatiseringen koppelen aan externe apps en zo uniforme workflows creëren.
ClickUp Automations kunnen wonderen doen voor uw databaseprocessen, maar ze kunnen ook helpen bij repetitieve taken en activiteiten in de verkoop automatiseren marketing, CRM, taak- en projectbeheer productie en vele andere gebieden! 💃
Databases maken en beheren is een peulenschil met ClickUp
Het gebruik van een Google Sheets database heeft voordelen, maar het is meestal niet duurzaam op de lange termijn omdat het platform geen grote datasets aankan. Als u een gratis, stabiele en schaalbare oplossing wilt met uitstekende opties voor samenwerking, automatisering en databasebeheer, dan is ClickUp de beste oplossing! Aanmelden voor ClickUp en bouw het perfecte huis voor uw databases. 🏠