De afgelopen jaren is de manier waarop we werken aanzienlijk veranderd. Met de opkomst van banen op afstand - naar verwachting goed voor 22% van de beroepsbevolking in de VS in 2025, worstelen organisaties en leiders met vragen als of we naar kantoor moeten gaan, hoe vaak en natuurlijk wat onze werktijden moeten zijn.
Als je met wereldwijd verspreide teams werkt, is het normaal om werknemers in verschillende tijdzones te hebben. Voor sommige managers kan het echter moeilijk zijn om te coördineren met geografisch verspreide teams.
Als jij met een soortgelijke uitdaging worstelt, dan is dit artikel iets voor jou.
Lees verder voor meer informatie over hoe je effectief kunt coördineren met je team in verschillende tijdzones.
Uitdagingen voor Teams bij het werken in verschillende tijdzones
Hoewel de wereldwijde werkomgeving verschillende voordelen biedt, brengt het ook een aantal unieke uitdagingen met zich mee.
Hier zijn enkele van de belangrijkste uitdagingen voor teams die in verschillende tijdzones werken.
- Vertragingen in communicatie: Als werknemers in verschillende tijdzones werken, is de kans groot dat antwoorden op e-mails en berichten vertraging oplopen, waardoor de besluitvorming trager verloopt
- Moeite met het plannen van vergaderingen: Het is moeilijker om tijden voor vergaderingen te vinden die in ieders agenda passen. Sommige werknemers nemen mogelijk niet deel aan vergaderingen vanwege ongelegen tijden
- Taken coördineren: Wanneer de leden van een team niet gelijktijdig werken, is het moeilijk om de gewenste werktijden af te stemmen en het werk te coördineren, vooral als er afhankelijkheid is bij het voltooien van een taak
- Beperkte overlappende uren: Als werknemers in zeer verschillende tijdzones werken, kunnen de overlappende werkuren tussen de leden van een team zeer beperkt zijn. Dit beperkt synchrone communicatie en kan mogelijk de oplevering van een project vertragen
- Moeilijkheden met het bijhouden van voortgang: Het coördineren van overdrachten van medewerkers in de ene tijdzone naar de andere kan complex zijn. Dit kan leiden tot hiaten in de voortgang van Taken
Strategieën en beste praktijken voor samenwerking in verschillende tijdzones
Hier zijn enkele strategieën en best practices die je kunt implementeren om teams op afstand en verdeelde teams te helpen hun productiviteit en cohesie te behouden.
1. Gebruik effectieve communicatiestrategieën
Tijdsverschillen, culturele verschillen en technologische hindernissen kunnen effectieve communicatie in teams op afstand in de weg staan. Probeer de onderstaande strategieën om deze obstakels uit de weg te ruimen:
- Stel communicatieprotocollen op
Stel duidelijke communicatierichtlijnen op voor teams die in verschillende tijdzones werken. Dit helpt teams op afstand op één lijn te blijven, omdat iedereen op dezelfde pagina zit wat betreft het geven van updates, het aanpakken van problemen en het communiceren van veranderingen.
Je kunt communicatieprotocollen opstellen voor het soort kanaal dat moet worden gebruikt en de frequentie van vergaderingen. Stel ook verwachtingen op voor responstijden op basis van de werktijden die je team verkiest.
Voorbeeld: _Gebruik e-mail voor formele communicatie over projectupdates, aankondigingen en rapportages. Stel de verwachting in dat op elke e-mail binnen 24 uur een reactie moet komen van het betreffende lid van het team
Gebruik de ClickUp Matrix sjabloon voor teamcommunicatie en vergaderingen om een efficiënt communicatieplan voor uw team te plannen en te organiseren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-532.png Organiseer uw vergaderschema's, doelen en communicatiekanalen op één platform met ClickUp's sjabloon voor teamcommunicatie en vergaderingen https://app.clickup.com/signup?template=t-240073018&department=operations Dit sjabloon downloaden /cta/
Met de weergave Meeting Schedule in dit sjabloon kunt u vergaderingen plannen en de weergave Meeting Status geeft u inzicht in de voortgang van uw geplande check-ins. Zo kun je een effectief communicatie- en vergaderschema opstellen voor je team.
💡Pro Tip: Een goede manier om communicatieprotocollen te standaardiseren is om sjablonen voor communicatieplannen . Op deze manier heeft iedereen toegang tot dezelfde informatie, waardoor er minder ruimte is voor inconsistenties en dubbelzinnigheid.
De ClickUp sjabloon voor interne communicatie is een ander handig hulpmiddel voor het maken van protocollen om teamleden op de hoogte te houden van belangrijke informatie.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-447.png Beheer bedrijfsaankondigingen en -communicatie met ClickUp's sjabloon voor interne communicatie https://app.clickup.com/signup?template=t-211215717&department=hr-recruiting Deze sjabloon downloaden /$$$cta/
Het fungeert als een enkele bron van waarheid waar u documenten, richtlijnen en aankondigingen kunt organiseren zodat ze toegankelijk zijn voor uw team. Op deze manier zorg je voor consistentie in interne communicatierichtlijnen en zorg je ervoor dat medewerkers de laatste informatie bij de hand hebben.
Lees meer: Hoe hybride communicatie op de werkplek verbeteren
- Bepaal communicatiekanalen
Communicatie kan plaatsvinden via een willekeurig aantal kanalen: chatten, bellen, e-mailen of via tools en apps voor de werkplek. Maar als uw informatie verspreid is over deze kanalen, bereiken updates niet altijd de juiste mensen op het juiste moment. Belangrijke details kunnen verloren gaan in de ruis en het bijhouden van gesprekken wordt moeilijk.
Geef in plaats daarvan aan welke kanalen moeten worden gebruikt voor verschillende soorten communicatie om verwarring te voorkomen. Een gestructureerde aanpak resulteert in een efficiëntere werkstroom van informatie.
Voorbeeld:
- Instant messaging: Voor snelle, informele communicatie en het delen van korte updates
- E-mail: Voor het delen van gedetailleerde projectinformatie, officiële aankondigingen en voor interacties met externe belanghebbenden
- Videoconferenties: Voor dagelijkse vergaderingen, feedback en brainstormsessies
- Samenwerkingshulpmiddelen voor documenten Teams: Voor leden van het team om gelijktijdig te werken aan belangrijke voorstellen, rapporten en abonnementen voor projecten
💡 Pro Tip: Als u overstapt op werken op afstand, implementeer dan tools en systemen die geschikt zijn voor asynchrone samenwerking . Leg de nadruk op training, documentatie en projectmanagement zodat je teams geen achterstand meer hebben en hun productiviteit kunnen verbeteren.
- Gebruik gedeelde kalenders voor teams Gedeelde kalenders voor teams medewerkers kunnen elkaars agenda en beschikbaarheid weergeven, waardoor het gemakkelijker wordt om vergaderingen in te stellen. Het vergemakkelijkt gezamenlijke abonnementen tijdens asynchroon werk en houdt iedereen op de hoogte van komende vergaderingen en deadlines. ClickUp's kalender weergave kunt u uw kalender delen met teamgenoten en externe belanghebbenden. Teams kunnen uw beschikbaarheid controleren en u wordt in realtime op de hoogte gehouden wanneer er een vergadering is gepland.
Connect ClickUp to Google Agenda om eenvoudig geplande vergaderafspraken in ClickUp weer te geven
- Lijst met processen voor asynchrone communicatie
Asynchrone communicatie betekent dat u geen onmiddellijk antwoord van uw collega's verwacht. Deze praktijk wordt vaak gebruikt om de planning van een internationaal team te beheren of voor teams die in verschillende tijdzones werken.
Echter, zonder de juiste richtlijnen, asynchrone communicatie kan contraproductief zijn, vooral als het leidt tot meer inconsistente informatie en misverstanden.
Hier zijn een paar best practices om asynchrone communicatie effectief te implementeren:
- Wees specifiek over de actie die je wilt dat een lid van het team onderneemt en geef een tijdschema voor het voltooien ervan. Communiceer deadlines duidelijk om vertragingen te voorkomen
- Geef context bij taken en activiteiten zodat teams je boodschap beter begrijpen
- Moedig ontvangers aan om vragen te stellen voordat ze een Taak uitvoeren
- Organiseer uw informatie zodat deze logisch en gemakkelijk te begrijpen is
- Houd regelmatig stand-ups om de voortgang van verschillende Taken te beoordelen, mogelijke problemen te bespreken en ervoor te zorgen dat teams op één lijn zitten over wat er nog te doen staat
- Gebruikasynchrone communicatietools**om je teams verbonden te houden, zelfs als ze vanuit verschillende tijdzones werken
💡Pro Tip:Gebruik ClickUp Brein om automatisch een samenvatting te genereren van de voortgang van een bepaalde taak
- Implementeer doelen voor betere verantwoording
Als manager kan het een uitdaging zijn om elke dag in te checken bij je team, vooral als je vanuit verschillende geografische locaties werkt.
Toch moet je voor elk lid van je team verantwoording afleggen.
Nog te doen: stel individuele doelen voor de leden van je team en houd hun prestaties bij. ClickUp Doelen stelt u in staat om duidelijke, meetbare doelen voor elk doel te definiëren en in te stellen. Houd de voortgang van elk doel bij om te begrijpen hoe de leden van het team vorderen in hun werk.
taakdoelen instellen en doelen effectief bijhouden met ClickUp Goals_
Zodra u doelen hebt ingesteld, kunt u periodieke check-ins met werknemers instellen om hun prestaties te bespreken en verbeterpunten te identificeren.
U kunt ook de Sjabloon voor werk op afstand ClickUp om het werk van werknemers op afstand bij te houden en te beheren.
/cta/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/07/image-292.png Bewaak de voortgang van werkprojecten van werknemers overal en altijd met ClickUp Remote Work Plan Template https://app.clickup.com/signup?template=t-205355771&department=operations Dit sjabloon downloaden /$$$cta/
Gebruik vooraf gedefinieerde secties om richtlijnen te definiëren voor werknemers die de overstap maken naar werk op afstand. Bekijk de verwachtingen en rollen van elk teamlid met behulp van de weergave Werkactiviteiten en bewaak de voortgang van taken met behulp van de Weergave Werkvoortgang.
2. Maak gebruik van samenwerkingstools en -technologieën
Zoek samenwerkingsplatforms die zich richten op het faciliteren van asynchrone communicatie.
Er zijn verschillende soorten samenwerking en hulpmiddelen voor werken op afstand op de markt, maar we raden aan om er een te kiezen die uitgebreide functies biedt om werken op afstand te stroomlijnen.
Een tool als ClickUp voor werk op afstand combineert Taakbeheer, Samenwerking, Documentatie en verschillende andere functies in één platform, waardoor uw werkstroom wordt vereenvoudigd.
met ClickUp Remote Team Project Management Software_ kunt u zakelijke doelen op elkaar afstemmen, de voortgang bijhouden, vergaderingen voor projectmanagement houden en efficiënt samenwerken, ongeacht uw locatie
Ontdek hoe u de uitgebreide functies van ClickUp kunt gebruiken om de teamcohesie te verbeteren, zelfs wanneer uw werknemers op afstand werken vanuit verschillende tijdzones:
- Werk met gemak toewijzen
Gebruik ClickUp-taak om taken te maken en te delen in een externe omgeving. Wijs elke taak toe aan het juiste team lid samen met een deadline. Verbind individuele Taken met wiki's en kennisbanken in ClickUp Documenten om de leden van je team op afstand van voldoende context te voorzien.
zorg ervoor dat niets tussen wal en schip valt door taken aan het juiste teamlid toe te wijzen met ClickUp-taaken_
- Samenwerken aan documentatie
Werk samen met teamleden om gedetailleerde rapporten, documentatie en voorstellen te maken met ClickUp Documenten . U kunt onbeperkte documenten maken, ze samen bewerken en informatie formatteren zoals u dat wilt. Het beste deel? Je kunt taken rechtstreeks vanuit de Documenten starten of ze koppelen aan een Taak, zoals we hierboven hebben uitgelegd. Dit maakt je werkstroom meer verbonden en samenhangend, zelfs met wereldwijde teams of leden van een team die in verschillende tijdzones werken.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Docs-Subpages-Simplified-1400x934.png ClickUp 3.0 Documenten Subpagina's vereenvoudigd /%img/
krijg een snelle weergave van al uw gekoppelde Subpagina's en relaties op ClickUp Docs om georganiseerd te blijven en werk verbonden te houden_
- Deel updates op chatten
Communiceer met teamleden met de ClickUp Weergave chatten . Vermeld gewoon een teamgenoot om hem of haar toe te voegen aan een gesprek en deel uw updates. De weergave van de chat wordt rechtstreeks in uw ClickUp-werkruimte geopend, zodat u niet steeds tussen platforms hoeft te schakelen om Klaar te krijgen.
Gebruik het om gesprekken te voeren in de context van uw Taak, om onnodige discussies te vermijden context wisselen en houd je berichtgeving duidelijk.
toegang tot de volledige commentaargeschiedenis en de context van de Taak met de ClickUp-taakweergave_
- Concepten duidelijk uitleggen
Gebruik ClickUp clips om uw scherm op te nemen wanneer u lange, complexe berichten of technische concepten communiceert. Deel de clips met teamleden via een openbare link of door het videobestand te downloaden.
Je kunt ze ook opnemen in beschrijvingen van Taken om context toe te voegen. Alle opgenomen clips worden opgeslagen in de Clip Hub zodat teamleden toegang hebben tot de opnames wanneer ze die nodig hebben.
deel schermopnames om je boodschap precies over te brengen met Clip van ClickUp_
- Brainstorm virtueel
Bedenk ideeën met uw teamleden op afstand op een digitaal canvas met de ClickUp Whiteboard . Geef uw gedachten visueel weer en zet ze om in Taken direct vanaf het whiteboard met een paar eenvoudige klikken. Upload afbeeldingen en koppelingen om nog meer context aan uw werk toe te voegen.
Brainstorm, strategiseer of breng werkstromen in kaart met visueel samenwerkende ClickUp Whiteboards
Dit is wat Danielle Bush, projectmanager bij EDforTech te zeggen heeft:
ClickUp heeft ons team geholpen te communiceren in een team op afstand in verschillende tijdzones en te weten wat er gaande is in het project zonder onnodige vergaderingen te houden of mensen om informatie te vragen via e-mail of Slack. De functie Whiteboard helpt ons bij het brainstormen over processen en workflows en het toewijzen van Taken in realtime.
Danielle Bush, projectmanager, EDforTech
- Vergaderingen van teams op video
Nodig leden van het team uit voor regelmatige face-to-face videogesprekken met behulp van de ClickUp Zoom integratie . Koppelingen naar uw aantekeningen en opnames van vergaderingen worden automatisch toegevoegd aan uw Taken zodat u ze later kunt openen.
Deze broodnodige face time kan zorgen voor betere besluitvorming en productieve samenwerking met je team op afstand.
- Gebruik een gecentraliseerde hub voor communicatie
Beheer al uw Taken en communicatie vanuit één hub met behulp van ClickUp Inbox . Blijf op de hoogte van al uw werk en markeer kritieke activiteiten zodat u geen belangrijke Taken mist. Voor elk gesprek kun je direct ernaast een beschrijvingspaneel oproepen om alle context te krijgen die je nodig hebt om een taak te voltooien.
pak uw taken aan met de vernieuwde ClickUp Inbox, ontworpen om snel door uw prioriteiten te navigeren en werk gedaan te krijgen_
- Volg de voortgang van uw teams
Blijf op de hoogte van alles waar uw team aan werkt met ClickUp Dashboards . Krijg een overzicht van hoeveel werk er is verzet en of u op schema ligt om belangrijke deadlines te halen. Door realtime toegang te bieden tot sleutelgegevens en prestatiegegevens kunt u externe werknemers op één lijn houden en bij hun werk betrekken, ongeacht hun locatie.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/10/ClickUp-3.0-Dashboard-Bundle-With-Team-Goals.png ClickUp 3.0 Dashboardbundel met teamdoelen /%img/
definieer doelen, taken, agile-punten en statussen van projecten in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard_
3. Een sterke teamcultuur opbouwen
Het coördineren van een wereldwijd team wordt zo veel gemakkelijker als werknemers op één lijn zitten met de doelen van de organisatie en een veerkrachtige mentaliteit hebben om uitdagingen aan te gaan.
Daarom moet je je richten op het opbouwen van een sterke teamcultuur die betrokkenheid van medewerkers, samenhangend werk en flexibiliteit combineert.
Gebruik onze onderstaande tips om werknemers te helpen de uitdagingen van het werken op afstand aan te gaan:
- Bevorder flexibiliteit en begrip: Stelflexibele werkroosters bij het managen van werknemers in tijdzones. Sta werknemers toe om hun meest productieve werktijden te kiezen en leg de nadruk op resultaten en uitkomsten in plaats van op strikte roosters
- Ondersteunen: Zorg ervoor dat werknemers toegang hebben tot de ondersteuning en informatie die ze nodig hebben om efficiënt te werken, zelfs als ze op afstand werken. Train werknemers op afstand over het belang van tijdbeheer en geef ze de nodige samenwerkingstools om naadloos te kunnen werken
- Volg voortgang: Bewaak de huidige status van projecten en individuele bijdragen. Dit zorgt ervoor dat iedereen naar dezelfde doelen toewerkt en helpt u de productiviteit van het hele team gemakkelijk te beheren
- Vreed diversiteit en inclusiviteit: Creëer een uitnodigende omgeving om de diverse culturen van externe werknemers met verschillende geografische achtergronden te vieren. Implementeer beleid om gelijke kansen op werk te bevorderen en toptalent van verschillende locaties aan te trekken
💡Pro Tip: Als je ervan houdt om vanuit een coffeeshop te werken of te reizen, gebruik dan digitale nomadentools _. Ze bieden een breed bereik aan functies die je kunnen helpen asynchroon te werken en effectief te communiceren met teamleden, zelfs als je onderweg bent
4. Focus op productiviteit en welzijn van werknemers
Door prioriteit te geven aan het welzijn van werknemers, vermindert u burn-out en blijft het hele team gefocust op hun doelen. Initiatieven op het gebied van welzijn verbeteren ook het moreel van teams en verbeteren de kwaliteit van het werk, zelfs in instellingen op afstand.
- Belicht de balans tussen werk en privéleven
Respecteer persoonlijke grenzen en het tijdsverschil bij werk op afstand. Het is maar al te gemakkelijk om je werk te laten overslaan en je persoonlijke leven te voltooien.
Gebruik ClickUp tijdsregistratie om de tijd bij te houden die u aan verschillende Taken besteedt. Gedetailleerde urenstaten leggen vast waar u de meeste tijd aan besteedt. U kunt de informatie uit deze urenstaten gebruiken om manieren te bedenken om uw tijd te optimaliseren, zodat u op schema blijft zonder dat uw werk uitloopt tot na uw werktijd.
/$$img/
https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-Timesheets-in-time-tracking-view.png
ClickUp 3.0 Urenregistraties in weergave tijdsregistratie
werklasten van teams in één oogopslag om taken beter te delegeren of herverdelen en snel inzicht te krijgen in wie onder- of overcapaciteit heeft_
- Gebruik tijdzone verschillen
Gebruik praktijken zoals roterende vergaderingen, overlappende werktijden en het 'volg de zon'-model (het ene team pakt het werk op als het andere klaar is met de dag) om meer werk te doen, ongeacht verschillen in tijdzones.
Zet tijdzone-uitdagingen om in winsten met ClickUp
Stelt u zich eens voor hoe uw werknemers naadloos samenwerken met hun teamgenoten op andere continenten, met perfect geplande vergaderingen, effectieve asynchrone communicatie en productieve uitwisselingen.
U kunt dit laten gebeuren door een samenwerkingstool zoals ClickUp te implementeren, waarmee werken op afstand een fluitje van een cent wordt.
Van schermopnames via ClickUp Clips tot berichten in de context via ClickUp Chat, het platform biedt u een reeks functies om samenwerkingsproblemen in een externe werkomgeving op te lossen.
Laat iedereen in uw team weten dat u er samen voor staat, zelfs als u zich niet in dezelfde tijdzone bevindt. Registreer u gratis op ClickUp om uw wereldwijde team samen te brengen.