Als er iets is waar bedrijven vaak een tekort aan hebben, dan is het wel de tijd van de leidinggevende. A Studie van de Harvard Business School toonde aan dat CEO's gemiddeld 62,5 uur per week werkten, met werkdagen die opliepen tot 9,7 uur. 79% werkte in het weekend en 70% op vakantiedagen.
Toch zijn de agenda's van leidinggevenden altijd overvol, lijken de leidinggevenden zelf nooit genoeg tijd te hebben en breidt het werk zich uit om alle beschikbare tijd te vullen, zoals de wet van Parkinson voorschrijft. Dus, hoe kan een executive zijn tijd beheren om het werk gedaan te krijgen en toch een leven te hebben?
Het antwoord ligt in strategisch agendabeheer op directieniveau. Laten we eens kijken hoe dat eruit ziet.
Wat is agendabeheer op directieniveau?
Kalenderbeheer voor leidinggevenden is het proces van het identificeren, prioriteren en organiseren van de agenda van een leidinggevende. Het stroomlijnt de agenda van de leidinggevende en houdt rekening met professionele verplichtingen, reizen, vergaderingen, vakanties en persoonlijke verplichtingen.
Directie agendabeheer helpt bij:
- Het plannen van je dagen: Weten wat je te doen staat voor die dag minimaliseert afleiding, beschermt je tijd voor strategisch werk en verhoogt je algehele productiviteit
- Het geven van duidelijkheid: Een goed georganiseerde agenda geeft ondubbelzinnig inzicht in uw planning, zodat u niet te veel verplichtingen aangaat
- Afstemmen op prioriteiten: Als u weet hoeveel tijd u aan vergaderingen besteedt, kunt u de rest van de tijd inplannen om aan uw prioriteiten te werken
- Samenwerken: Effectief agendabeheer laat uw collega's weten wanneer u beschikbaar bent, zodat u minder energie hoeft te steken in coördinatieactiviteiten
Tijdgebrek, vooral op leidinggevend niveau, vermindert de winst en dwingt je om compromissen te sluiten die schadelijk zijn voor je werk en gezondheid. Kalenderbeheer voorkomt dit door betekenis toe te kennen aan tijd.
Kalenderbeheer voor leidinggevenden helpt duidelijk te maken wat belangrijk is en waar je tijd voor kunt vrijmaken. Het voorkomt dat je reactief bent en helpt je om weer controle te krijgen over je tijd.
Natuurlijk is agendabeheer tegenwoordig veel eenvoudiger dan vroeger. Er zijn meer digitale kalenders dan dagen in een jaar en AI heeft een nieuwe laag van efficiëntie toegevoegd aan het hele proces.
Laten we eens kijken hoe u uw zakelijke agenda effectief kunt beheren.
De ideale aanpak voor het beheren van een directieagenda
Elk individu beheert zijn tijd anders. Sommigen geven de voorkeur aan een pauze tussen vergaderingen in; anderen vinden het niet erg om achter elkaar mensen te ontmoeten. Sommigen houden ervan om werk te bundelen, terwijl anderen het graag over de dag verspreiden.
Terwijl je nadenkt over je eigen voorkeuren, zijn hier enkele algemene best practices voor het beheren van agenda's voor leidinggevenden.
Prioriteit geven aan agendabeheer: Een uitleg en tactische strategie
Als u een leidinggevende bent, moet u het belang van agendabeheer niet onderschatten. Goed agendabeheer is vergelijkbaar met het hebben van een concreet plan voor uw bedrijf. Het is je routekaart door de tijd. Probeer bij het opstellen van je kalenderbeheer het volgende.
Heb één agenda
Als je meerdere agenda's hebt - één voor familie, één voor evenementen, één voor projectdeadlines, enzovoort - is de kans groot dat je iets mist of dubbel boekt. Dit is vooral het geval als iemand anders je agenda beheert terwijl jij je persoonlijke agenda beheert.
Het kan ook zijn dat je tussen te veel kalenders schakelt voordat je vergaderingen plant.
Als je een persoonlijke agenda hebt, zoals het afzetten van je kinderen op school of doktersafspraken die niet zichtbaar zijn op gedeelde agenda-apps heb je misschien mensen op het werk die in die tijd gesprekken proberen te plannen.
Om dit allemaal te voorkomen, maak je een master online kalender .
Populaire apps zoals Google Calendar of ClickUp Kalenderweergave kan vanuit verschillende bronnen consolideren voor een uniforme weergave.
Maak een routine
Een gestructureerde agenda verhoogt de productiviteit, vermindert onrust en geeft je voorspelbaarheid. Probeer voor effectief agendabeheer
- Elke week tijd vrij te maken om je agenda op te ruimen en gebeurtenissen te bevestigen
- Plan persoonlijke tijd die niet beschikbaar is, zoals lunch of fitness, zodat niemand er overheen kan plannen
- Begin- en eindtijden instellen voor elke werkdag
Leren timeboxen
Timeboxing is het proces van het instellen van een specifiek tijdslot voor een taak. Door in te schatten hoeveel tijd iets kost en dat in je agenda te blokkeren, kun je redelijke verwachtingen van jezelf hebben. Je kunt elke taak timeboxen, zoals e-mails beantwoorden, persberichten goedkeuren, bestuursvergaderingen voorbereiden, enz.
Houd controle over je agenda
Pas uw agenda aan uw specifieke behoeften aan.
Kleurcodering: Label of markeer agenda-items in verschillende kleuren voor een betere visualisatie en differentiatie. De Trident kalendersysteem gebruikt bijvoorbeeld een datumsysteem met kleurcodering, waarbij rood staat voor dringende taken, blauw voor pauzes, enz.
Bijwerken: Voeg items toe op het moment dat je ervan hoort, zelfs als het een memo aan jezelf is, zoals een lunchafspraak, telefoontjes of taken.
Stem uw weergave af: Maak er een punt van om te schakelen tussen dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse weergaven om aankomende prioriteiten af te stemmen op meer directe behoeften.
Eventnaam, genodigden en agenda toevoegen: Namen voor evenementen zoals "CEO + leverancier" zijn niet erg nuttig. Probeer in plaats daarvan iets specifieks als "Ontdekking met inhoudsbureau: [naam]". Voeg ook een agenda toe voor de bijeenkomst en noteer wat je van hen wilt weten.
Uw voorkeuren voor vergaderingen documenteren: Een uitleg en tactische strategie
Iedereen in de organisatie werkt anders en heeft verschillende manieren om met vergaderingen om te gaan. Er zijn ook veel soorten vergaderingen die op een bepaalde dag plaatsvinden. Het is van cruciaal belang om je voorkeuren te kennen en te documenteren.
Criteria: Ooit het gevoel gehad "deze vergadering had ook per e-mail kunnen plaatsvinden"? Ja, voorkom dat door te bepalen waarvoor persoonlijke vergaderingen nodig zijn. Identificeer taken zoals documentbeoordelingen, goedkeuringen, besluitvorming, enz. die je asynchroon kunt doen en laat je team weten dat je daar de voorkeur aan geeft.
Tijd van de dag: Begrijp welke tijden voor jou het beste werken om te vergaderen. Als je een ochtendmens bent, kun je misschien beter in die tijd diep gefocust werk inplannen en 's middags vergaderen. Stel je beschikbaarheid dienovereenkomstig in op je digitale kalender.
Duur: Niet elke vergadering hoeft een uur te duren. Onnodig een uur blokkeren in je agenda kan je planning in de war sturen.
Bepaal de duur voor elk soort vergadering en houd je daaraan. Voeg buffertijd toe tussen vergaderingen om je hoofd leeg te maken en van context te veranderen.
Locatie: Waarover praat je liever persoonlijk en wat kan je best bespreken tijdens een Zoom-gesprek? Maak dat van tevoren duidelijk.
Grondsregels: Maak bekend wat je verwacht als je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Het is goed om aan te dringen op:
- Een duidelijke agenda
- Verwachte uitkomsten en eventueel noodzakelijke voorlezing/voorbereiding
- Op tijd verschijnen en vergaderingen op tijd beëindigen
Dubbele boekingen vermijden: Tips en best practices
Heb je wel eens twee overlappende afspraken in je agenda staan en probeer je er dan nog één te verzetten? Dubbel boeken gebeurt meestal als je agenda niet tijdig wordt bijgewerkt of als er een miscommunicatie is.
Als je niets doet, kan dubbel boeken leiden tot vervelende situaties, zoals een telefoontje van een klant midden op de sportdag van je kind. Zo vermijd je dubbele boekingen.
Samenvoegen van alle agenda's: Zoals we al zeiden, gebruik één agenda voor al je activiteiten zodat je niet dubbel boekt voor een werkgebeurtenis in plaats van een persoonlijke boodschap.
Automatisch weigeren: Stel je digitale agenda zo in dat afspraken automatisch worden geweigerd als er voor die tijd al iets gepland staat.
Prioriteer uw voorkeuren: Als je een onduidelijk vergaderverzoek krijgt of iets dat via e-mail kan, wijs de vergadering dan af met een briefje waarin je uitlegt waarom. Gebruik plaatsaanduidingen voor voorlopige vergaderingen, zodat je ze opnieuw kunt plannen als er iets anders tussenkomt.
Delegeer: Als je niet aanwezig hoeft te zijn bij de vergadering, delegeer het dan aan de juiste persoon in je team.
Reschedule doordacht: Soms moet je een vergadering verzetten omdat er iets belangrijkers en dringenders is tussengekomen. In zulke situaties, vergaderingen verzetten doordacht. Respecteer ook de tijd van de ander en stuur indien mogelijk een bericht waarin je je afwezigheid uitlegt.
Bewaak de toekomst: Plan vergaderingen niet te ver in de toekomst. Plan vergaderingen vooraf slechts voor 2-3 maanden per keer. Herzie regelmatig.
Belang van herinneringen en bevestigingen voor vergaderingen
Het lijkt misschien nogal eenvoudig, maar vergaderherinneringen zijn een krachtig hulpmiddel om ervoor te zorgen dat u verschijnt waar u verwacht wordt. Met een tool zoals ClickUp Reminders bereikt u twee dingen:
- Het houdt u bewust van uw verplichtingen en planning
- Het maakt uw mentale bandbreedte vrij van het moeten onthouden van alle aankomende evenementen of het altijd zichtbaar houden van de agenda
Met de meeste agendabeheerplatforms kunt u meerdere herinneringen naar uzelf sturen. Je kunt ervoor kiezen om deze herinneringen op je telefoon, als sms of zelfs in e-mail te ontvangen.
Belang van het plannen van niet-vergadermomenten
De meeste leidinggevenden besteden het grootste deel van hun tijd aan het luisteren naar mensen, het wegwerken van wegversperringen, het oplossen van conflicten en het nemen van beslissingen. Dat betekent niet dat vergaderingen de enige dingen zijn die leidinggevenden doen.
Denken, plannen, opties evalueren, lezen over opkomende technologie en netwerken met collega's zijn allemaal belangrijke onderdelen van het werk. Dan is er ook nog je persoonlijke leven dat aandacht nodig heeft.
Om al deze dingen effectief in balans te brengen, is het belangrijk om niet-vergadermomenten in te plannen. Zo werkt het.
- Blokkeer persoonlijke tijd: Plan uw lunch, pauzes, e-mailbeheer en rij-/reistijd in uw agenda
- Plan diepgaand werk: Zet uw meest productieve uren opzij om uw belangrijkste en uitdagendste werk te doen
- Gebruik de focusmodus: Je kunt meldingen en andere afleidingen blokkeren door een Pomodoro-timer of focusmodus te gebruiken zodat je in alle rust kunt werken
Er zijn veel voordelen verbonden aan het plannen van vergadervrije blokken. Het laat iedereen in je team weten dat je niet gestoord wilt worden, zodat ze allemaal op dezelfde lijn zitten. Het bespaart je de gruwel van de hele dag in vergaderingen zitten en tot diep in de nacht op je computer moeten tikken.
Maar bovenal geeft het je denkruimte. Het geeft je de mogelijkheid om even op adem te komen, een middagwandeling te maken of in je dagboek te schrijven om je creatieve energie op te frissen. Het elimineert de stress van het springen van de ene vergadering naar de andere, het onvoldoende verwerken van informatie en het te vaak en te snel wisselen van context.
In wezen is goed agendabeheer voor uitvoerende teamleden cruciaal voor een gezond stressbeheer.
De effecten van het dagelijks doornemen van de agenda van een leidinggevende
Hoe krachtig u uw voorkeuren en agendaprotocollen ook uitdraagt, inefficiënties sluipen er vaak in. Iemand kan uw kantoor binnenlopen voor een ongepland dringend gesprek. Er kan iets kapot gaan in je product, waardoor je onmiddellijk je aandacht moet opeisen.
Zulke gebeurtenissen gooien de agenda in de war. Bekijk uw agenda dus elke dag en maak plannen.
- Bekijk alle geplande evenementen en zorg ervoor dat je alleen die bijwoont waar je moet zijn
- Bekijk terugkerende vergaderingen om er zeker van te zijn dat de agenda bijgewerkt is en jouw aandacht nodig heeft
- Kijk welke projecten en taken vandaag af moeten zijn en of ze jouw tussenkomst nodig hebben. Zijn er taken die de geplande vergaderingen voor die dag vervangen?
- Controleer of alle gebeurtenissen in je agenda nog steeds relevant en belangrijk zijn, vooral als ze al lang geleden zijn gepland
Als je elke dag je agenda bekijkt, kun je je beter concentreren op wat belangrijk is. Het helpt je om onnodige vergaderingen te identificeren en te elimineren. Als je dag om de een of andere reden ontspoort, geeft het je de kans om de vergaderingen die je de vorige dag hebt overgeslagen opnieuw in te plannen.
Effect van goed e-mailbeheer op agendabeheer
De e-mailinbox van bijna elke manager is een bloedbad. Verkopers die proberen te verkopen, bedrijven die willen samenwerken, teams die goedkeuringen willen, klanten die aandacht vragen - alles bij elkaar goed voor honderden e-mails per dag.
Het beheren hiervan is nauw verbonden met agendabeheer. Hier is wat advies over hoe om te gaan met overlappingen.
Plan e-mailtijd: Als je elke e-mail beantwoordt zodra je de melding ziet, zit je de hele dag in je inbox. Maak 's ochtends en 's avonds een vaste tijd vrij om e-mails te lezen en te beantwoorden.
Controleer e-mail: Als het verzoek in een e-mail in twee minuten kan worden afgehandeld, doe het dan meteen. Anders voeg je die taak toe aan je agenda en laat je de afzender weten wanneer je eraan toe bent.
Vergaderingen stroomlijnen met een executive assistant
Als je als executive ooit het gevoel hebt gehad dat het beheren van je agenda overweldigend is, dan ben je niet de enige. Het beheren van alle communicatie en vergaderingen, het maken van je eigen notities, het instellen van actiepunten en het opvolgen van deelnemers kan veel werk zijn.
Daarom hebben leidinggevenden regelmatig executive assistants (EA) om dit te beheren. Met een executive assistant kan agendabeheer een grote last wegnemen van een executive. Of je nu een voltijdse werknemer hebt in de rol van executive assistant of een deeltijdse virtuele assistent, stroomlijn je vergaderingen met de volgende tips.
- Verklaar je voorkeuren: Laat hen weten hoe je je agenda het liefst beheert
- Leer hen beslissingen te nemen: Stel hen in staat om beslissingen te nemen zoals u dat zou doen door hen door uw proces te leiden; documenteer uw processen als dat mogelijk is
- Geef toegang: Sta hen toe om vergaderingen aan te passen, toe te voegen of te verwijderen uit jullie digitale gedeelde kalender
- Coach ze: Train ze om je agenda volgens jouw voorkeuren te beheren door regelmatig feedback te geven
Je kunt dit alles en nog veel meer eenvoudiger en effectiever maken met de juiste tools die timemanagement voor executive assistants ondersteunen. Laten we er een paar bekijken.
Tools inzetten voor effectief beheer van agenda's voor leidinggevenden
De tijd is voorbij dat mensen een planner in hun aktetas hadden om hun vergaderingen te beheren. Tegenwoordig gebruikt elke leidinggevende een van de vele agendabeheerprogramma's, waarvan de meest gebruikte Google of Outlook agenda zijn.
bonus: Als je Google Workspace gebruikt, gebruik dan deze Google Agenda-sjablonen om uw tijdmanagement .
Agendabeheer gaat echter niet alleen over het plannen van vergaderingen. Een belangrijk hiaat in het gebruik van Google- of Outlook-kalenders is dat ze geen rekening houden met deadlines voor projecten/taken. Dit betekent dat je bij het plannen van een vergadering eerst je agenda en de projectmanagementtool moet controleren voordat je een afspraak kunt maken.
Als u op een bepaald moment aan meerdere projecten werkt, overweeg dan het gebruik van een uitgebreid productiviteitsplatform zoals ClickUp. Hier ziet u hoe u ClickUp kunt gebruiken voor projectbeheer met individueel en teamagendabeheer.
ClickUp kalenderweergave
Gebruik de alles-in-één visuele kalender op ClickUp om uw dagen te plannen
Met de ClickUp Kalenderweergave kunt u al uw plannen visualiseren op een dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse kalender. Met ClickUp kunt u:
- Meerdere kalenders maken en bepalen met wie u ze deelt
- Google- of Outlook-kalenders synchroniseren om uw evenementen te bekijken
- Tijden schatten voor uw taken en stukken blokkeren
- Gebeurtenissen slepen om ze opnieuw te plannen
ClickUp vergaderingen
Agendabeheer is slechts een deel van effectieve vergaderingen. U moet een agenda schrijven, notities maken, uw notities bekijken, ze omzetten in actiepunten, prioriteiten/vervaldatums instellen, enz. ClickUp vergaderingen doet dit allemaal en meer. Documenteer uw vergaderingen transparant en deel ze met het team. Wijs commentaar toe, voeg terugkerende taken toe en gebruik checklists om de kwaliteit van vergaderingen te verbeteren.
ClickUp sjablonen
ClickUp biedt een breed scala aan sjablonen voor tijdmanagement om je vergaderingen efficiënter te maken.
ClickUp Agenda Planner Sjabloon
Klik op agenda sjabloon ClickUp Kalender Sjabloon is een van de eenvoudigste manieren om georganiseerd te blijven en uw planning bij te houden. Gebruik deze aanpasbare, beginnersvriendelijke sjabloon om uw taken, vergaderingen en evenementen op één plek samen te brengen.
Klik op Kalender te doen lijst sjabloon
Mensen zien de agenda vaak als een plaats voor evenementen/vergaderingen en de projectmanagementtool als een plaats voor het beheren van taken. Het probleem is dat ze allebei bedoeld zijn om werkdruk te beheren en taken hebben die tijd opeisen.
Het maken van die presentatie voor investeerders is bijvoorbeeld gewoon een vergadering met jezelf terwijl je brainstormt, debatteert en creëert. Het helpt dus om je takenlijst ook op je kalender te hebben staan.
Eén overzicht voor al uw taken - dagelijks, wekelijks en maandelijks met ClickUp
De ClickUp Kalender sjabloon voor te doen lijst houdt uw werktijden bij en helpt u taken dienovereenkomstig te plannen. Zo kunt u visualiseren hoeveel tijd u hebt om de geplande taken en vergaderingen af te werken. U kunt sommige dingen verplaatsen als er niet genoeg tijd is.
KlikAgenda Sjabloon
Vind niet voor elke vergadering het wiel van de agenda opnieuw uit. Gebruik de ClickUp agendasjabloon om de vergaderagenda te documenteren, samen te werken met het team, afspraken te maken over actiepunten en de resultaten te versnellen.
ClickUp Agendasjabloon
Herinneringen ClickUp Herinneringen helpt u om altijd bovenop uw taken en gebeurtenissen te blijven. U kunt herinneringen niet alleen voor uzelf instellen, maar ook voor anderen. U kunt ook herinneringen instellen voor opmerkingen en conversaties, zodat u nooit een update mist.
Krijg aanpasbare meldingen met ClickUp Herinneringen
Brein van ClickUp
Een op maat gemaakt neuraal netwerk voor organisatorische behoeften kan ook uw eigen persoonlijke AI-kalender . Gebruik ClickUp Brein om:
- Vergaderingen transcriberen
- Notities van vergaderingen samen te vatten
- Wekelijkse rapporten of teamupdates voor stand-ups maken
- Het invullen van gegevens in terugkerende taken/agenda's automatiseren
Intelligente samenvatting van notities voor vergaderingen met ClickUp Brain
Beheer uw tijd en agenda met ClickUp
Tijdens de 62,5 uur die leidinggevenden elke week besteden, gaan ze naar 37 vergaderingen dat is maar liefst 72% van hun werktijd. Als je bijna 3/4e van je week besteedt aan vergaderingen, doe je er verstandig aan om ervoor te zorgen dat deze efficiënt worden beheerd.
Gelukkig heb je daar geen ninja-vaardigheden voor nodig. Het enige wat je nodig hebt, zijn duidelijke voorkeuren, een actieplan en een solide software voor vergaderbeheer zoals ClickUp met diverse schema sjablonen . Breng uw persoonlijke verplichtingen, zakelijke afspraken en projecttijdlijnen samen voor een volledig overzicht van uw leven. Probeer ClickUp vandaag gratis uit .