Als uw OKR-proces meer verwarring dan duidelijkheid veroorzaakt, is het tijd om op de pauzeknop te drukken en het proces opnieuw te evalueren. ⏸️
We snappen het. Het bijhouden van OKR's kan overweldigend zijn, vooral als je het voor het eerst doet. Er zijn tientallen zakelijke prioriteiten om uit te kiezen, samen te vatten in sleutelresultaten en te meten. Vaak hebben teamleden nogal wat vragen wanneer de objectives en key results (OKR's) worden uitgerold.
Bijvoorbeeld: "Waarom zijn OKR's belangrijker dan de reguliere sleutelprestatie-indicatoren (KPI's) op onze scorekaart?" Als uw OKR-statistieken verschillen van de gebruikelijke KPI's van het team, kan er onduidelijkheid ontstaan over wat prioriteit heeft.
Het is misschien een troost dat u niet de enige bent die te maken heeft met uitdagingen met betrekking tot de voortgang van de OKR's van uw team of met de vraag welke OKR's u moet meten. Volgens het Global State of OKRs Report 2023 noemde 55,8% van de teams 'te veel OKR's' als een van hun grootste zorgen.
Uiteindelijk komt het allemaal neer op hoe je OKR's bijhoudt om:
- Zorg voor een duidelijk pad van de grote doelen naar sleutelresultaten en meet de voortgang
- Verdeel de OKR's van het team in specifieke statistieken of KPI's
In deze blog gaan we dieper in op hoe u OKR's effectief kunt bijhouden, welke uitdagingen u waarschijnlijk zult tegenkomen en welke tools en best practices er zijn voor het automatisch bijhouden van de voortgang en het beheer van OKR's.
Klinkt als een abonnement? Laten we aan de slag gaan.
Wat is OKR bijhouden?
OKR-tracking laat u zien of uw team op schema ligt om de bedrijfsdoelen te behalen. Door specifieke statistieken en kwantitatieve sleutelresultaten te analyseren, kunt u beoordelen of uw team zich op de juiste taken richt en of er problemen zijn die dit in de weg staan.
Op basis van deze OKR-gegevens kunt u teams opnieuw afstemmen, werkstromen optimaliseren en uw bedrijfsdoelen aanpassen of herhalen. Een effectief OKR-volgsysteem of OKR-beheer vergroot de kans op het behalen van de overkoepelende bedrijfsdoelen en biedt tegelijkertijd waardevolle inzichten voor toekomstige cycli en continue verbetering.
U kunt de voortgang van verschillende OKR-initiatieven handmatig bijhouden of een OKR-tool gebruiken om het bijhouden van de voortgang van uw OKR's te centraliseren en automatiseren.
Waarom is het bijhouden van OKR's belangrijk?
Gezien het aantal bedrijven dat OKR gebruikt voor het instellen en bijhouden van doelen, waaronder Google, Netflix en Adobe, kunnen de voordelen van OKR-tracking niet worden genegeerd. Deze voordelen zijn onder meer:
Prioriteiten stellen voor aandachtsgebieden
Met het OKR-raamwerk kunnen teams bepalen welke taken ze moeten uitvoeren om het doel te bereiken. Zo kunnen uw medewerkers als team beter prioriteiten stellen en complexe bedrijfsprocessen in goede banen leiden.
Vergroten van eigendom en initiatief
OKR's zijn bedoeld om teams uit te dagen en te motiveren om het beste van zichzelf te geven. Ze laten individuele medewerkers zien hoe hun werk van invloed is op het bedrijf. Door verantwoordelijkheid voor specifieke OKR's aan verschillende mensen toe te wijzen, kunt u hen bovendien motiveren om als team te werken en afstemming te creëren op de overkoepelende bedrijfsdoelstellingen.
Samenwerking verbeteren
OKR's brengen cross-functionele teams op één pagina, stemmen metrics of KPI's op elkaar af en zorgen ervoor dat iedereen in de juiste richting werkt. Het speelt een sleutelrol bij het doorbreken van silo's en het vergroten van de samenwerking, aangezien iedereen werkt aan het voltooien van OKR's.
Werkstromen optimaliseren
OKR-registratie helpt hiaten in de werkstroom bloot te leggen door inefficiënties te identificeren. Zo kunt u de OKR's van uw bedrijf in de loop van de tijd herhalen en verbeteren.
Strategische en tactische voordelen van het bijhouden van OKR's
Met OKR-tracking kunt u incrementele groei stimuleren door:
Strategisch management
OKR's bieden een raamwerk voor het afstemmen van team-/afdelingsdoelen op de strategische doelen van het bedrijf. Dit omvat het opsplitsen van doelen in meetbare indicatoren, het toekennen van scores en het prioriteren van activiteiten.
Het biedt zichtbaarheid in hoe elke activiteit past in het algemene abonnement, verder dan reguliere prestatiebeheermethoden. De feedback die wordt verzameld via OKR-check-ins stelt het management in staat om langetermijndoelen te stellen, terwijl managers incrementele strategieën ontwikkelen om deze te bereiken.
Doelen instellen
Op zichzelf staande statistieken bieden alleen lineaire rapportage en geven aan of prestatiedoelen zijn behaald. OKR's koppelen deze echter aan specifieke KPI's en initiatieven gedurende een vooraf bepaalde periode (meestal 90 dagen). Bovendien kwantificeren ze het doel in specifieke termen, waardoor het meetbaar wordt.
Als eigenaar van een OKR moet u bijvoorbeeld de herhalingsaankopen in het derde kwartaal van 2024 met 10% verhogen. Door een prestatiebaseline vast te stellen, kunt u duidelijke doelen voor een of meer sleutels resultaten instellen en de kans dat u deze bereikt vergroten.
Bonus: 11 gratis sjablonen voor het instellen en bijhouden van doelen
Agile softwareontwikkeling
Door OKR's bij te houden, is de kans groter dat softwareontwikkelingsteams projecten op tijd en binnen het budget afronden.
Een goed voorbeeld: hoe het bijhouden van OKR's agile teams effectiever maakt.
Stel dat u projectmanager bent bij een agile softwareontwikkelingsteam. Met behulp van agile OKR's kunt u ontwikkelingswerkstromen in kaart brengen en koppelen aan specifieke resultaten.
Door incidenten of fouten in de testfase te analyseren, kunt u ontwikkelteams helpen de implementatietermijnen te optimaliseren.
Met de OKR-gegevens kunt u prioriteiten stellen voor belangrijke testactiviteiten, tijdlijnen definiëren, voortgang bijhouden en klanttevredenheid leveren.
OKR-voorbeeld voor softwareontwikkeling
Objectief: Ontwikkel een mobiele versie van de software tegen [kwartaal en jaar]
Sleutel resultaten:
- Ontwikkel een functioneel prototype van de mobiele app tegen [datum]
- Zorg ervoor dat elke functie ten minste 90% van de vooraf gedefinieerde testcases doorstaat
- Verzamel feedback van sessies met gebruikers met ten minste 30 deelnemers voordat u de lancering start
Het OKR-raamwerk begrijpen
OKR's stellen organisaties in staat om zich beter te concentreren op resultaten, de transparantie te verbeteren en de strategische afstemming van de overkoepelende bedrijfsdoelen op de OKR's van het team te vergemakkelijken.
Leidinggevende teams kunnen echter vastlopen op het bijhouden van voltooide activiteiten in plaats van de daadwerkelijk behaalde resultaten, waardoor OKR's erg gaan lijken op traditionele scorecardstatistieken. Het gevaar hiervan is dat OKR's gaan versmelten met alledaagse taken, waardoor het echte doel uit het oog wordt verloren: het behalen van significante resultaten.
Het OKR-raamwerk is bedoeld om uw doelstellingen en sleutelresultaten te structureren in een naadloze hiërarchie. In een ideaal scenario zouden OKR's managers in staat moeten stellen om te zien hoe ze deze kunnen verbinden op een manier die de bedrijfsgroei stimuleert, waardoor managers resultaatgericht gaan denken.
Maar zonder een solide OKR-registratiesysteem kan uw bedrijf tijd en middelen verspillen aan het werken aan onrealistische doelen. Bovendien zullen teamleden niet zien hoe hun prestaties van invloed zijn op de prioriteiten van het bedrijf.
Een effectief OKR-volgsysteem stelt organisaties in staat om zinvolle doelen te stellen, consistente voortgang bij te houden, alle belanghebbenden op de hoogte te houden en momentum te creëren om specifieke doelen te bereiken op basis van datagestuurde beslissingen.
Lees meer: 10 beste OKR-software voor start-ups om doelstellingen bij te houden in 2024
Hoe gebruik je strategische planning bij het instellen van OKR's?
Het instellen van OKR's houdt in dat u algemene bedrijfsdoelstellingen op hoog niveau terugbrengt tot drie tot vijf sleutelresultaten.
Als het doel bijvoorbeeld is om de klanttevredenheid te verhogen, zou u zich natuurlijk richten op sleutelresultaten zoals eerste contactoplossing, responstijd, net promoter score NPS, klanttevredenheidsscore CSAT, enz.
Als er meerdere zakelijke prioriteiten zijn, kan strategische planning deze rangschikken, zodat elke cyclus voortbouwt op de volgende, totdat het doel is bereikt. Nog te doen:
- Begin met het identificeren en opschrijven van OKR's op de meest cruciale gebieden
- Stem de belangrijkste resultaten af tussen teams om een samenhangende strategie voor uitvoering te creëren. Het doel is om meetbare mijlpalen te creëren die direct van invloed zijn op het resultaat
- Zorg voor een duidelijke hiërarchie die grotere bedrijfsdoelstellingen koppelt aan individuele prestaties
Strategische planning helpt bij het opsplitsen van doelen in specifieke statistieken en vervolgens in activiteiten, waardoor zichtbaarheid en samenwerking worden bevorderd.
Prestatie-indicatoren gebruiken om sleutelresultaten te definiëren
KPI's zijn specifieke statistieken die de groei binnen een bepaald aspect van het bedrijf aangeven. Het personeelsverloop staat bijvoorbeeld in direct verband met uw prestaties als ideale werkgever.
Een specifieke KPI kan worden gebruikt om prestaties over twee of meer OKR-cycli te vergelijken. Vervolgens kunt u de procentuele verandering in uw KPI's meten en de resultaten combineren met feedback van het team om te begrijpen wat goed heeft gewerkt en wat niet.
Vanuit het perspectief van strategische planning kunnen historische trends inzicht geven in welke sleutelresultaten je moet nastreven.
Als u bijvoorbeeld in uw OKR-software de conversiepercentages van Q1 en Q2 vergelijkt, kunt u inzoomen op de specifieke advertentiecampagnes die voor een omzetstijging hebben gezorgd en beslissen of u deze in Q3 wilt voortzetten.
OKR's bijhouden: praktische tips en strategieën
1. Eigendom toewijzen bij het bijhouden van OKR's
Als onderdeel van het leiderschap of OKR-team definieert u doelstellingen op basis van de algemene bedrijfsbehoeften. Dit omvat het instellen van sleutelresultaten voor de verschillende afdelingen die u overziet. U moet ook OKR-champions aanwijzen om teams op operationeel niveau te ondersteunen.
Zodra het proces op gang is gekomen, delen de OKR-champions de voortgang met u, plannen ze regelmatig check-ins met teams en geven ze feedback. Op teamniveau moet u ook zorgen voor individuele coaching en ondersteuning, vooral voor nieuwe medewerkers, zodat iedereen de OKR's begrijpt.
De OKR-kampioen wijst vervolgens de eigendom van specifieke sleutelresultaten toe aan een of meer mensen in elk team. Deze eigenaren zijn verantwoordelijk voor het helpen van het team om op koers te blijven om hun doelen te bereiken.
Hier is een best practice: benoem OKR-champions binnen uw afdeling. Zij moeten bekend zijn met de werkstroom van de afdeling en specifieke en relevante feedback kunnen geven.
OKR-check-ins worden doorgaans wekelijks gepland, zodat u de prestaties van het team kunt beoordelen en feedback kunt verzamelen. Tijdens deze check-ins hebt u de mogelijkheid om te communiceren met de OKR-champion, teammanagers en andere relevante personen.
Samen kunt u een SWOT-analyse uitvoeren om sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen in kaart te brengen. Op basis van de feedback en analyse kunt u tijdlijnen, doelstellingen of andere zaken aanpassen om uw aanpak te optimaliseren.
Of u nu deel uitmaakt van een start-up die een klein team leidt of meerdere afdelingen binnen een grotere organisatie beheert, overweeg het gebruik van OKR-software zoals ClickUp om het bijhouden van OKR's te automatiseren.
ClickUp heeft bijvoorbeeld OKR-sjablonen die een gestructureerd kader bieden voor het toewijzen van OKR-eigenaren, het bijhouden van hun verantwoordelijkheden en ervoor zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
De twee meest gebruikte sjablonen door agile teams zijn:
ClickUp's sjabloon voor OKR-map
Op organisatieniveau is de ClickUp OKR-map-sjabloon een uitgebreide planningstool waarmee leidinggevenden hoogwaardige doelen kunnen stellen en bereiken.
De aanpasbare sjabloon heeft een planningscyclus om de basisstructuur voor OKR-ontwikkeling te schetsen.
De OKR-lijsten splitsen doelen op in kleinere stukjes, stellen managers in staat de voortgang te bewaken en zorgen ervoor dat iedereen het hele jaar door op koers blijft.
Sjabloon voor OKR-raamwerk van ClickUp
Het OKR-sjabloon van ClickUp zorgt ervoor dat alle teams binnen de organisatie zich op dezelfde doelstellingen richten.
Hier ziet u hoe managers deze OKR-sjabloon gebruiken om doelstellingen en sleutelresultaten in te stellen en bij te houden:
- Creëer en houd de voortgang bij van uw algemene doelstellingen en doelen met de globale OKR-weergave
- Krijg een duidelijk beeld van de voortgang van elk team bij het behalen van zijn doelen met de OKR-voortgangsbordweergave
- Plan en houd tijdlijnen bij voor elk doel met behulp van de tijdlijnweergave
2. Check-ins plannen voor het bijhouden van resultaten
Door regelmatig en vaak OKR-check-ins in te plannen, zorg je ervoor dat teammanagers de voortgang bijhouden en aan jou rapporteren.
Teammanagers kunnen op hun beurt feedback uit hun individuele coachingsessies delen en obstakels op individueel OKR-niveau identificeren voordat deze van invloed zijn op de OKR's van het team.
- Idealiter duren OKR-vergaderingen niet langer dan 15 minuten en vinden ze bij voorkeur op vrijdag plaats, om te voorkomen dat ze samenvallen met reguliere teamvergaderingen
- Ten tweede moet u een OKR-dashboard maken om updates te delen. Zorg ervoor dat het dashboard gemakkelijk toegankelijk is en filters heeft voor functierollen, sleutelresultaten, scores, weging, taakstatus, enz
Wanneer medewerkers hun OKR's bijwerken, kan de informatie in realtime worden gesynchroniseerd met het dashboard. Dit stroomlijnt de gegevensverzameling tussen teams en maakt analyse eenvoudiger.
3. Zorgen voor transparantie van OKR's
Zodra je eigenaren hebt toegewezen, moet de OKR-champion ervoor zorgen dat alle teamleden en managers toegang hebben tot het OKR-abonnement.
Elk lid van het team moet toegang hebben tot de OKR's op basis van zijn of haar rol en functie. De projectmanager (champion) moet ervoor zorgen dat iedereen begrijpt hoe OKR's op bedrijfsniveau aansluiten bij de individuele OKR's.
Hoewel OKR's kunnen worden gedeeld via een Google-document of spreadsheet, kan dit een probleem zijn voor grotere teams met meerdere sleutelresultaten.
Gegevens kunnen bijvoorbeeld onjuist worden ingevoerd als u meerdere rijen in een spreadsheet hebt. Vaak worden updates niet meteen in het blad weergegeven. Dit wordt alleen maar erger naarmate u opschaalt.
Dit is waar de OKR-software van ClickUp van pas komt.
U kunt de OKR's in realtime instellen en bijhouden met ClickUp Goals, indien nodig bewerkingen uitvoeren en iedereen op de hoogte brengen van de wijzigingen, waardoor de OKR-cyclus transparant wordt.
U kunt zelfs afhankelijkheden tussen taken instellen, teamleden en tijdlijnen toevoegen en het bijhouden van de voortgang automatiseren. Of breek grotere doelen op in kleinere targets die vervolgens kunnen worden aangepakt.
4. Prioriteiten stellen voor sleutelresultaten door middel van OKR-scores
Op basis van de OKR's die je nastreeft, kun je aan elk sleutelresultaat een prioriteit toekennen. Hiervoor kun je ofwel het relatieve gewicht van elke metriek schatten, ofwel een scoresysteem met vooraf gedefinieerde criteria hanteren.
- Binair scoren is een goed/fout-benadering waarbij een sleutelresultaat wordt behaald of niet wordt behaald. Er is geen middenweg voor gedeeltelijk succes of gedeeltelijke mislukkingen. Dit is een snel en eenvoudig scoringsmodel. Het kan echter van invloed zijn op het moreel van het team, omdat het gedeeltelijke successen niet erkent
- Een op waarde gebaseerd scoresysteem kent een score tussen 0,0 en 1,0 toe aan elk sleutelresultaat op basis van de voortgang. Alles onder 0,4 wordt als een mislukking beschouwd, terwijl een score tussen 0,4 en 0,6 als een gedeeltelijk succes wordt beschouwd. Een score van 0,7 en hoger betekent dat het doel is bereikt. Dit model erkent gedeeltelijke successen, met scores tussen 0,4 en 0,6
- Gebruik een op percentages gebaseerde score, waarbij het model het voltooiingspercentage meet om te bepalen of de sleutelresultaten zijn behaald. Als het sleutelresultaat bijvoorbeeld was om in het volgende kwartaal 10 nieuwe enterprise-clients binnen te halen en u er slechts 7 hebt binnengehaald, zou de OKR-score 70% zijn (7/10*100)
5. Bespreking van de geleerde lessen
Elke OKR-cyclus levert lessen op die u in de volgende cyclus kunt toepassen. De sleutel is om feedback constructief en zonder oordeel te delen. Onthoud dat het niet de bedoeling is om 100% van uw doelstellingen te behalen. OKR's zijn bedoeld om uw team uit hun comfortzone te halen en ambitieuze doelstellingen en doelen te bereiken.
Als je echter regelmatig voortgang boekt met OKR's, zal dit je team motiveren om harder te werken. Zorg ervoor dat je bij het overleg met het team de kleine overwinningen waardeert en hun inspanningen erkent.
Hindernissen bij het bijhouden van OKR's overwinnen
1. Uitdaging: Datasilo's
Als elk team in uw organisatie een ander systeem of spreadsheet gebruikt om OKR's vast te leggen en te beheren, blijven deze gegevens versnipperd terwijl u de doelstellingen van de organisatie bijhoudt.
Leiders zijn mogelijk niet in staat om de bedrijfsprestaties bij te houden met de gegeven gegevens verspreid over meerdere spreadsheets. Idealiter wilt u dat leiders de bedrijfs- en organisatieprestaties op een transparante manier kunnen beoordelen, op één plek.
Oplossing
OKR-software centraliseert gegevens van individuen, teams, afdelingen en organisaties, waardoor iedereen op elk moment een holistisch beeld krijgt van de voortgang van de organisatie.
2. Uitdaging: we houden KPI's bij; we hebben geen OKR's nodig
Komt dit u bekend voor? Het belangrijkste verschil tussen KPI's en OKR's is dat KPI's de business-as-usual matrix meten, terwijl OKR's ambitieuze doelstellingen en gedurfde doelen zijn. Ze kunnen niet door elkaar worden gebruikt, maar werken naast elkaar.
Oplossing
U wilt een OKR-tool zoals ClickUp gebruiken om KPI's en OKR's bij te houden.
C-level executives of projectmanagers kunnen bijvoorbeeld ClickUp Dashboard gebruiken om een OKR-dashboard te maken om de voortgang van doelen bij te houden en grote hoeveelheden gegevens samen te vatten voor bruikbare inzichten.
Het dashboard van ClickUp verdeelt OKR's in traceerbare initiatieven, waardoor het project overzichtelijk wordt en iedereen zijn bijdragen en rol begrijpt.
Met de ClickUp KPI-sjabloon kunnen teamleden daarentegen successtatistieken bijhouden die helpen bij het behalen van de OKR's. Iedereen is op één lijn wat betreft de doelstellingen en kan de prestaties in de loop van de tijd bijhouden met behulp van overzichtelijke grafieken.
3. Uitdaging: OKR's worden 'ingesteld en vergeten'
Een sleutel uitdaging met OKR is wanneer doelen enthousiast worden gesteld aan het begin van het kwartaal, maar naarmate prioriteiten verschuiven en deadlines naderen, het bijhouden een bijzaak wordt.
De 'instellen en vergeten'-aanpak vernietigt de afstemming, omdat het werk los komt te staan van de bedrijfsdoelstellingen en de focus van het team versmalt.
Oplossing
ClickUp Mijlpalen bieden organisatiebrede zichtbaarheid van de voortgang in realtime. Teams worden verbonden via evoluerende OKR's, waardoor de doelen in zicht blijven en u kunt visualiseren hoever u bent met het bereiken ervan.
4. Uitdaging: gebrek aan gecentraliseerde toegang tot relevante documentatie of samenwerking
OKR's worden elk kwartaal op teamniveau gepland. Op organisatieniveau verlopen ze meestal in cycli en kunnen ze enigszins iteratief zijn. Dit betekent dat u als teammanager elk kwartaal de kans hebt om uw OKR's opnieuw in kaart te brengen.
Heeft iedereen in uw team op dit moment toegang tot de gegevens die u hebt verzameld? Weet iedereen wat de hits en missers zijn?
Heeft u documentatie over wat wel en niet heeft gewerkt? U wilt het OKR-registratieproces optimaliseren met realtime gegevens en dit documenteren in plaats van te vertrouwen op giswerk of intuïtie.
Oplossing
ClickUp Docs is een centrale opslagplaats waar teamleden, projectmanagers, teamleiders en het management alle informatie met betrekking tot OKR's kunnen opslaan. Dit kan gegevens omvatten over eerdere OKR-cycli, de oorzaken van succes en mislukking, standaardprocedures, hoe de doelen zijn bijgehouden, enz.
De realtime bewerking en uitgebreide opmaakopties van ClickUp Docs zorgen ervoor dat documenten collaboratief en intuïtief zijn en worden bijgewerkt met de meest recente informatie.
OKR's bijhouden vereenvoudigd met ClickUp
Zelfs een goed ontworpen kaart kan zonder kompas verwarrend zijn. Op dezelfde manier kunnen ontoereikende tools voor het bijhouden van OKR's een solide OKR-proces belemmeren.
Als u een groeiende organisatie bent, kan het handmatig bijhouden van de voortgang van OKR's en beperkte gegevensanalyse leiden tot strategische blinde vlekken of, erger nog, omzetverlies.
Met ClickUp is het bijhouden van OKR's heel eenvoudig. Van het creëren van een hiërarchie tot het afstemmen van bedrijfs- en teamdoelen, het toewijzen van taken, vooraf gebouwde OKR-sjablonen en het bijwerken van voortgangsrapporten, ClickUp biedt één enkele versie van de waarheid, die in realtime wordt bijgewerkt en eenvoudig kan worden geschaald.
Laat de OKR-software van ClickUp het zware werk van het bijhouden van OKR's doen, terwijl jij je concentreert op de groeistrategie. Om te beginnen met het bijhouden van OKR's, raden we je aan je gratis aan te melden bij ClickUp en het eens uit te proberen.