Om het inkoopproces van uw organisatie soepel te laten verlopen, moeten u en uw team de processen bewaken en voortdurend op de hoogte blijven. Maar zelfs gestroomlijnde activiteiten kunnen problemen opleveren met cruciale documenten zoals de goederenontvangstbon (GRN).
De GRN is een eenvoudig document dat tussen u en uw leverancier wordt uitgewisseld en waarmee de geleverde goederen worden geverifieerd. Dit document is van cruciaal belang voor een soepel verloop van uw inkoopproces.
Veel bedrijven gebruiken inkoopbeheersoftware of logistieke software om activiteiten af te handelen, waaronder het verwerken van de goederenontvangstbon. Door de complexiteit van deze gegevens kan het proces echter tijdrovend en foutgevoelig zijn.
Daarom zorgt een goed begrip van GRN's en het belang ervan voor een soepele bedrijfsvoering. In deze blog bespreken we alles wat u moet weten over GRN's.
Wat is een aantekening van ontvangst (GRN)?
Een Goods Received Note (GRN), ook wel goederenontvangstbon genoemd, is een tweezijdig document dat het volgende verifieert:
- Een leverancier heeft goederen geleverd aan uw organisatie (inclusief inkooporders, leveringsaanvragen of leveranciersfacturen)
- Uw organisatie heeft deze goederen ontvangen (waarbij uw inkoopafdeling na kwaliteitscontrole een goederenontvangstbon kan verstrekken en de leveringsdatum van de geleverde goederen kan bevestigen)
Zie het als een mondelinge overeenkomst op papier (of, tegenwoordig waarschijnlijker, in een digitaal document). Het betekent dat beide partijen hun verplichtingen uit de bestelling zijn nagekomen. Behalve dat het een essentieel onderdeel is van de inkoop, is het ook een belangrijk document voor de financiële afdeling en speelt het een cruciale rol in het crediteurenproces.
Het hebben van de juiste GRN-documentatie helpt het algehele orderbeheer en de afhandelingsprocessen te verbeteren en biedt verschillende voordelen, zoals:
- De ontvangen goederen correct verifieert en bevestigt dat de leverancier precies die goederen heeft geleverd die u hebt besteld. De ontvanger kan afwijkingen in hoeveelheid of kwaliteit onmiddellijk signaleren, waardoor mogelijke geschillen later worden voorkomen
- Dient als een correct communicatiedocument, aangezien de GRN aangeeft wat er is ontvangen. Het beschermt u dus in geval van problemen achteraf en dient als bewijs van de overeengekomen kwaliteit en hoeveelheid, waardoor meningsverschillen over de geleverde goederen worden voorkomen
- Speelt een cruciale rol in een drievoudige controleproces dat wordt gebruikt om nauwkeurige factuurbetalingen te garanderen. Door de GRN te vergelijken met de leveringsaanvraag of de bestelling en de factuur van de leverancier, kunt u controleren of alles klopt voordat u de betaling afhandelt. Dit helpt ook om factuurfraude te voorkomen
- Fungeert als een registratie van geleverde goederen, zodat u uw voorraadniveaus nauwkeurig kunt bijwerken. Zo hebt u een duidelijk beeld van uw huidige voorraad en kunt u weloverwogen beslissingen nemen over toekomstige aankopen. Het helpt ook uw boekhouding om de voorraadsaldi te valideren
Het belang van een goederenontvangstbon
Stel u voor dat u een gloednieuwe bureaustoel bestelt, een stoel met goede ondersteuning voor de onderrug en een draaibare zitting! U bent helemaal enthousiast om eindelijk die krakende oude stoel te kunnen vervangen. Wanneer de levering arriveert, pakt u de doos vol spanning uit en komt u erachter dat er een onderdeel ontbreekt.
Als u nu een kwaliteitscriterium had ingesteld en ervoor zorgde dat u leveringen alleen accepteert na validatie van de kwaliteit, zou u niet met deze stressvolle situatie te maken hebben, toch? Dit lijkt misschien triviaal voor kleinere organisaties met beperkte aankoophoeveelheden, maar hoe zit het met grotere organisaties? Zij kopen voortdurend complexe items in grote hoeveelheden en hebben een proces nodig om hen te behoeden voor gedoe en inkoopbottlenecks.
Met goederenontvangstbonnen kunt u het voorraadboek en het betalingsproces vereenvoudigen. De koper maakt bij elke bestelling een inkooporder (PO) aan, waarin de items worden vermeld die hij bij de levering verwacht. In ons voorbeeld wordt de stoel met alle onderdelen verzonden en op kantoor gemonteerd, dus moeten alle onderdelen die nodig zijn voor de goede functie van de stoel op de PO worden vermeld.
Bij levering controleert uw ontvangstafdeling de bestelling aan de hand van de GRN en controleert zij zorgvuldig de hoeveelheid, kwaliteit en houdbaarheidsdata van elk item.
Als alles overeenkomt met de PO en de geleverde goederen in goede staat verkeren, ondertekent de ontvanger de Goods Receipt Note. Hiermee wordt bevestigd dat het transportbedrijf aan zijn verplichting heeft voldaan en dat uw organisatie de bestelling heeft ontvangen.
In wezen is een GRN een essentieel onderdeel van het hele inkoopproces, dat uw bedrijf beschermt door:
- De juistheid van bestellingen bevestigen
- Geschillen voorkomen
- Een vlotte factuurverwerking
- Nauwkeurige voorraadadministratie bijhouden
Essentiële informatie die nodig is in een GRN
Nu we precies weten waarom een goederenontvangstbon cruciaal is voor uw logistieke en inkoopprocessen, gaan we kijken hoe een goed format voor een goederenontvangstbon eruit moet zien. Een standaard GRN bevat het volgende:
1. Koptekst
- Bedrijfsnaam: Identificeert de ontvangende organisatie
- GRN-nummer: Een unieke identificatiecode voor het specifieke document 'Goods Received Note' (aantekening goederenontvangst)
- Datum: Registreert de datum van ontvangst van de goederen
2. Leveranciersgegevens
- Naam leverancier: Identificeert het bedrijf dat de goederen heeft geleverd
- Contactgegevens van de leverancier: Kan telefoonnummer, e-mailadres, enz. bevatten, ter referentie
- Referentienummer van de leverancier: Vermeld indien van toepassing het referentienummer dat door de leverancier is verstrekt
3. Leveringsgegevens
- Bestelnummer: Verwijst naar de specifieke bestelling die is gekoppeld aan de geleverde goederen
- Leveringsdatum en -tijd: Registreert het exacte tijdstip van aankomst van de goederen
- Leveringsmethode: Geeft de wijze van transport van de goederen aan (bijv. vrachtwagen, koerier)
- Afleveradres: Geeft het adres aan waar de goederen moeten worden afgeleverd
- Leveringsbon: Legt alle aanvullende informatie vast die door de leverancier met betrekking tot de levering is verstrekt
4. Gedetailleerde lijst van goederen
- Productbeschrijving: Geeft duidelijk aan welke specifieke items zijn ontvangen
- Aantal: Documenteert het exacte aantal ontvangen eenheden voor elk item
- Maateenheid: Geeft de eenheid aan die wordt gebruikt om de hoeveelheid te meten (bijv. boxen, meters)
- Productcode/SKU: Indien van toepassing, inclusief alle productidentificatiecodes die door uw organisatie of de leverancier worden gebruikt
5. Handtekeningen
- Handtekening van de ontvanger: Bevestigt dat een aangewezen vertegenwoordiger van uw organisatie de goederen heeft ontvangen en geïnspecteerd
- Handtekening leverancier (optioneel): In sommige gevallen kan de vertegenwoordiger van de leverancier ook de GRN ondertekenen om de levering te bevestigen
GRN's zorgen ervoor dat alle betrokkenen een transparant overzicht hebben van de ontvangen goederen door deze essentiële informatie in een duidelijk en georganiseerd format vast te leggen. Dit helpt de communicatie te stroomlijnen, fouten te voorkomen en een soepel voorraadbeheer en inkoopproces te faciliteren.
Met de praktische sjabloon voor het projectplan voor het stroomlijnen van het supply chain-proces van ClickUp kunt u zorgen voor een soepele bedrijfsvoering en de verantwoordingsplicht voor uw supply chain-proces verbeteren. De sjabloon bevat aangepaste statussen, velden en weergaven waarmee u gestandaardiseerde documentatie kunt opstellen om de voorraad bij te houden, GRN's te beheren en effectief te coördineren met alle belanghebbenden.
Problemen bij het verwerken van GRN's
Bedrijven gebruiken vaak evaluatietools en sjablonen voor zakelijke overeenkomsten om hun inkoopwerkstroom te beheren. Toch kunt u nog steeds te maken krijgen met een aantal veelvoorkomende problemen, zoals:
- Langere levertijden en vertragingen bij het uitgeven van GRN's: Het verwerken van GRN's omvat het handmatig invoeren van informatie uit inkooporders en leveringsbonnen. Dit kan vervelend zijn, vooral bij grote leveringen met veel items. Handmatige invoer vertraagt ook het hele inkoopproces, omdat volgende stappen zoals factuurverwerking en betalingsautorisatie vaak afhankelijk zijn van een voltooide goederenontvangstbon zonder vooraf ingevulde formulieren of kant-en-klare documentatie
- Fouten bij het invoeren van gegevens: Er worden drie exemplaren van de GRN uitgegeven voor elke aankoop door de bestellingsafdeling, het inkoopteam en de leverancier. Als deze gegevens handmatig worden ingevoerd, kunnen er typefouten en inconsistenties ontstaan, wat discrepanties tussen inkooporders, facturen en voorraadgegevens tot gevolg heeft. Een typefout in het nummer van de ontvangen items op zelfs maar één exemplaar van de GRN leidt bijvoorbeeld tot een discrepantie met de inkooporder, wat verwarring veroorzaakt en extra tijd kost om het verschil te verwerken
- Moeilijkheden bij het bijhouden van de status van GRN's en vertragingen bij de facturering: Papieren goederenontvangstbonnen of bonnen die in geïsoleerde systemen worden opgeslagen, zijn moeilijk toegankelijk, waardoor het moeilijk is om vertragingen bij de facturering op te sporen en te identificeren. Soms slaat de inkooporganisatie GRN's op in een systeem dat losstaat van de software voor inkooporders en voorraadbeheer. Dit kan het lastig maken om de voortgang bij te houden en ervoor te zorgen dat alle informatie op elkaar is afgestemd
- Fouten bij de validatie of verificatie van ontvangen goederen: Handmatige verificatie van ontvangen goederen is vaak tijdrovend en vatbaar voor menselijke fouten, vooral bij complexe bestellingen met veel items. Bovendien verhoogt het de kans op fraude. Zonder een duidelijk controlespoor kan het voor teams moeilijk zijn om discrepanties op te sporen of te bepalen of de ontvangen goederen daadwerkelijk overeenkomen met wat er is besteld
- Vertragingen bij de factuurbetaling: Als de Goods Received Note onvolledige of onjuiste informatie bevat, raakt deze vast in het goedkeuringsproces. Dit kan de relatie met leveranciers onder druk zetten en ertoe leiden dat er rente over leveranciersfacturen wordt berekend. Bovendien zijn in veel gevallen meerdere afdelingen bij de werkstroom betrokken en zijn er meerdere handtekeningen nodig voor de verwerking van de betaling. Dit kan het totale inkoopproces tijdrovender maken
De sjabloon voor voorraadbeheer van ClickUp kan ervoor zorgen dat uw voorraad altijd op peil is en wordt aangevuld met de juiste materialen. Deze kant-en-klare en aanpasbare sjabloon wordt geleverd met vooraf ontworpen velden waarmee u al uw voorraadgegevens op één locatie kunt bijhouden, organiseren en bijwerken. Zo hoeft u zich geen zorgen te maken over het beheer van voorraadniveaus of specifieke items, waardoor deze sjabloon ideaal is voor bedrijven met grote of complexe voorraden.
GRN-processen optimaliseren met ClickUp
Gezien de snelheid waarmee inkoopprocessen in elke organisatie werken, kunnen traditionele methoden voor het beheer van GRN en andere processen omslachtig en ineffectief zijn. ClickUp, het alles-in-één platform voor productiviteit en projectmanagement, kan uw geheime wapen zijn voor het stroomlijnen van voorraadbeheer en end-to-end bedrijfsactiviteiten.
In tegenstelling tot offertebeheersoftware of factureringstools die in silo's werken, helpt ClickUp Docs bij het beheren van documentatie voor verschillende afdelingen. Het is alsof u een tekstverwerkingsprogramma binnen uw bedrijfsmanagementsoftware hebt. Met deze functie kunt u uitgebreide documenten maken in het gewenste format en zelfs in realtime samenwerken met anderen, zodat iedereen op dezelfde pagina zit.
In tegenstelling tot verschillende andere documentatietools kunnen documenten in realtime door meerdere bijdragers worden gedeeld en bewerkt. U kunt er ook afbeeldingen en koppelingen in opnemen en deze aan taken koppelen.
Zo kunt u niet alleen de levering en inkoop stroomlijnen, maar ook uw financiële activiteiten, magazijngegevensbeheer en kwaliteitscontroleprocessen.
Om uw inkoopproces van begin tot eind te beheren, kunt u de ClickUp-sjabloon voor inkoop gebruiken. U en uw team kunnen deze sjabloon eenvoudig gebruiken binnen uw werkruimte en zo het inkoop- en supply chain-proces stroomlijnen. Zo kunt u al uw inkoopactiviteiten bijhouden, beheren en controleren zonder dat u daarvoor complexe tools voor databasebeheer of visualisatie nodig hebt.
Met alles op één plek in ClickUp hoeft u niet langer te jongleren met meerdere tools en platforms. Bovendien kunt u al uw operationele en inkoopprocessen optimaliseren met de volgende voordelen:
- Elimineer handmatige gegevensinvoer of papieren goederenontvangstbonnen met geautomatiseerde werkstromen en vereenvoudigde sjablonen voor efficiënte inkoopwerkstromen
- Wijs taken en eigendom toe voor elke fase van het leveringsproces met behulp van ClickUp-taken, met velden zoals 'in afwachting van verzendbevestiging' of 'levering ontvangen'. Dit garandeert dat alle betrokken partijen het eens zijn en biedt realtime zichtbaarheid van de voortgang van de levering.
- Stel duidelijke afhankelijkheid tussen taken vast, zoals wachten op leveringsbevestiging, met de ClickUp Gantt-grafiekweergave. Dit zorgt ervoor dat taken in de juiste volgorde worden voltooid, zodat uw GRN-proces op schema blijft
- Gebruik ClickUp Automations om automatische notificaties in te stellen voor belangrijke mijlpalen in het leveringsproces. U kunt bijvoorbeeld directe meldingen ontvangen wanneer een zending is bevestigd of wanneer goederen in uw magazijn zijn aangekomen. Dit maakt handmatig bijhouden overbodig en zorgt ervoor dat belanghebbenden tijdig op de hoogte worden gehouden
- Houd end-to-end voorraadbeheerprocessen bij, inclusief voorraadbeheer, herbevoorrading, leveranciersbevestiging, kosten, status van bestellingen, enz. , met aanpasbare ClickUp-dashboards die essentiële inzichten geven in de voortgang en vertragingen
- Stroomlijn inkoop processen met ClickUp Brain, een geavanceerde AI-oplossing die uw taken, projecten, documenten, wiki's en meer met elkaar verbindt. Hiermee kunt u eenvoudig relevante documenten en informatie verzamelen, samenvatten en analyseren, zodat u het grote geheel kunt overzien.
- Gebruik formulieren bij uw documentatie om specifieke informatie voor uw inkoopproces te verkrijgen en eenvoudig gegevens van uw team of derden te verzamelen
- Integreer uw inkoopprocessen met meer dan 1000 tools en platforms. Zo kunt u processen in uw hele tech stack effectief bijhouden en automatiseren
Met ClickUp kunt u de verwerking van GRN's transformeren van een omslachtige taak naar een gestroomlijnde en efficiënte operatie. Door deze cruciale documentatie te beheren, kunt u handmatige inspanningen en fouten bij het vastleggen verminderen, voorraadniveaus en kwaliteitscriteria handhaven, tijdige communicatie tussen relevante afdelingen garanderen en problemen sneller oplossen.
Dit alles draagt in hoge mate bij aan het efficiënter bereiken van uw bedrijfsdoelen.
Wilt u uw hele bedrijfsvoering automatiseren en stroomlijnen? Meld u vandaag nog gratis aan bij ClickUp en ervaar het verschil met een gestroomlijnd inkoopproces.