In de nasleep van de ‘Great Resignation’, waarbij veel medewerkers zijn vertrokken of van plan waren te vertrekken voor een nieuwe baan, vragen HR-managers en leidinggevenden zich af waarom. Personeelsverloop is kostbaar, waardoor activiteiten om het personeelsbehoud te bevorderen nog belangrijker zijn geworden.
Van de verschillende strategieën om medewerkers te behouden, zoals feedback van medewerkers, activiteiten om de betrokkenheid te vergroten en loyaliteitsprogramma’s, zijn stay-interviews het gemakkelijkst en snelst te implementeren.
Managers besteden steeds meer tijd aan het achterhalen waarom medewerkers ervoor kiezen om te blijven, wat mensen aan hun werkplek bindt, en gebruiken deze informatie om proactiever te werk te gaan.
Uit een rapport van Non-Profit HR blijkt dat het gebruik van stay-interviews is gestegen van 33% in 2022 naar 46% in 2023, wat aantoont dat ze effectief zijn in het terugdringen van het personeelsverloop.
Een stay-interview levert waardevolle informatie op over de betrokkenheid van het team, de tevredenheid van medewerkers en het behoud van personeel, en stelt managers in staat om de band met waardevolle medewerkers te versterken en zo te voorkomen dat talent uw organisatie verlaat.
Als u effectieve stay-interviews wilt invoeren, lees dan verder.
Wat is een 'stay-interview'?
'Stay-vergaderingen', ook wel 'stay-gesprekken' genoemd, zijn vergaderingen tussen leidinggevenden en medewerkers over waarom ze graag bij uw bedrijf werken en wat ze zouden willen veranderen aan het bedrijf, het team of hun huidige rol.
Deze gesprekken kunnen worden gebruikt om het risico op vertrek van de medewerker in te schatten en zo te anticiperen op de wervingsbehoeften.
Organisaties houden stay-interviews om te achterhalen en aan te pakken wat er niet goed gaat en welke uitdagingen er nu zijn of in de toekomst liggen. Deze informatie wordt gebruikt om de onderliggende oorzaak van ontevredenheid bij medewerkers aan te pakken voordat de medewerker op zoek gaat naar een nieuwe baan.
Het belang van het 'stay-interview' vandaag de dag
Er zijn verschillende redenen waarom mensen hun baan opzeggen; sommige zijn tijdens de pandemie in een nieuw licht komen te staan, terwijl andere voortkomen uit de specifieke arbeidsvoorwaarden van dit moment. De belangrijkste factoren die het personeelsverloop tegenwoordig aanwakkeren, zijn:
- Het gebrek aan carrièremogelijkheden en ontevredenheid over de eigen rol
- De pandemie heeft mensen ertoe aangezet om na te denken en hun doelen te herzien, en te overwegen wat werk voor hen zinvol maakt
- De wens naar meer flexibiliteit op het gebied van werken op afstand of hybride werk
- Problemen in de nasleep van de pandemie, zoals de stijgende kosten van kinderopvang en het afnemende loyalisme ten opzichte van het bedrijf als gevolg van grootschalige ontslagen
Dit zijn enkele van de problemen die u van uw teamleden te weten komt wanneer u stay-interviews houdt om de werknemerservaring en de werkcultuur te verbeteren.
Het doel en de waarde van een stay-interview
Bij stay-interviews worden vragen gesteld die dezelfde informatie opleveren als bij exit-interviews. U kunt ze integreren in uw bestaande één-op-één-gesprekken of ze maandelijks houden als u geen regelmatige vergaderingen over evaluatie hebt (hoewel, waarom eigenlijk niet?).
Richt zich op het behoud van medewerkers
Het belangrijkste doel van stay-interviews is om te achterhalen wat uw huidige medewerkers motiveert om bij het bedrijf te blijven en om vast te stellen wat hen ertoe zou kunnen aanzetten om te vertrekken. Mogelijke antwoorden op die laatste vraag zijn onder meer een gebrek aan erkenning, burn-out of beperkte doorgroeimogelijkheden en kansen op carrièreontwikkeling.
Pak deze punten tijdig aan om de tevredenheid te verbeteren en te voorkomen dat uw beste medewerkers vertrekken. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat een positieve werkomgeving de betrokkenheid, prestaties en prestatiedrang van medewerkers verhoogt.
Beïnvloedt de werktevredenheid en motivatie
Blijfsgesprekken gaan verder dan alleen het verzamelen van informatie. Medewerkers merken dat hun kritiek, zorgen en feedback waarde hebben en worden serieus genomen. Als ze het gevoel hebben dat er naar hen wordt geluisterd, zijn ze tevredener met hun baan en gemotiveerder om te presteren.
Bovendien stellen stay-interviews managers in staat om toptalenten te identificeren die te weinig uitdagingen krijgen of te weinig waardering ontvangen. Dit biedt de mogelijkheid om gesprekken te voeren over carrièremogelijkheden en helpt bij het behouden van topmedewerkers.
Stel bijvoorbeeld dat u wel een beloningsprogramma voor medewerkers heeft, maar dat het HR-team niet over de juiste instrumenten beschikt om de prestaties van de medewerkers te meten en te waarderen, wat leidt tot ontevredenheid onder de medewerkers in het team. Blijfsgesprekken kunnen u helpen dit probleem en de waarschuwingssignalen op te sporen.
Voorkomt personeelsverloop
Door zijn proactieve karakter kan een ‘stay interview’-programma het personeelsverloop helpen verminderen. Het helpt bij het identificeren van mogelijke problemen die kunnen worden aangepakt voordat ze uitgroeien tot ernstige problemen.
De sleutel tot een effectief stay-interview is het stellen van specifieke vragen, zodat u het maximale uit het gesprek kunt halen.
Belangrijke vragen voor een stay-interview
Stel bij voorkeur vragen die uw medewerkers aan het praten brengen en hun eerlijke feedback opleveren.
Vragen over loopbaanontwikkeling
- Wat leer je hier?
- Welke nieuwe vaardigheden wilt u ontwikkelen?
- Wat vindt u leuk aan de opleidingsprogramma’s die het bedrijf aanbiedt?
- Wat zou er verbeterd kunnen worden aan de ontwikkelingsmogelijkheden?
- Beschrijf uw ideale baan.
- Wat vond je het leukste aan je vorige rol die je hier niet meer kunt doen?
- Welke aspecten van je vorige baan vond je geweldig en mis je nu?
- Wat zijn je carrièredoelen op korte en lange termijn? Hoe kunnen we je helpen deze te bereiken?
- Zijn er extra verantwoordelijkheden die u graag zou willen opnemen binnen uw rol?
- Zijn er secundaire arbeidsvoorwaarden die u in uw huidige rol belangrijk vindt, maar die wij niet bieden?
Vragen over leiderschap en management
- Hoe kan ik uw werkervaring aangenamer maken?
- Welke veranderingen zouden uw baan voor u bevredigender maken?
- Hoe kunnen we u beter ondersteunen in uw rol?
- Wat voor soort erkenning motiveert u het meest?
Vragen over de bedrijfscultuur
- Wat zorgt ervoor dat je gemotiveerd blijft om hier te werken?
- Wat vindt u van de manier waarop we de prestaties van medewerkers erkennen?
- Heeft u het gevoel dat u een goede balans tussen werk en privéleven hebt? Zo niet, hoe kunnen we dat dan verbeteren?
- Beschrijf de bedrijfscultuur. Wat vindt u er goed en wat vindt u er minder goed aan?
Vragen over algemene tevredenheid
- Wat vind je het leukste aan elke dag naar je werk gaan?
- Heeft u ooit overwogen om het bedrijf te verlaten? Zo ja, waarom?
- Waar kijk je elke dag naar uit bij je werk?
- Welke aspecten van je dagelijkse werk vind je frustrerend?
- Kunt u een recente werkdag beschrijven die u stress of angst bezorgde?
- Vertel eens over een recente positieve werkervaring.
- Waar denk je aan tijdens je reis naar het werk?
- Waar denk je aan als je na het werk naar huis gaat?
- Worden uw vaardigheden en ervaring ten volle benut?
- Welke specifieke taken vind je leuk? Wat zou je graag anders willen doen in je rol?
- Hoe zou u uw relatie met uw directe leidinggevende omschrijven?
- Heeft u het gevoel dat u een gezonde balans tussen werk en privéleven heeft? Leg uw antwoord uit.
- Voelt u zich gewaardeerd voor uw bijdragen op het werk? Waarom wel of waarom niet?
- Wat zorgt ervoor dat u zich op het werk het meest productief en succesvol voelt?
- Zijn er recentelijk situaties geweest waardoor u erover hebt nagedacht om het bedrijf te verlaten?
Deze antwoorden kunnen u helpen om individuele medewerkers tevreden te stellen, bijvoorbeeld door hen projecten toe te wijzen die aansluiten bij hun interesses. Sommige antwoorden stellen u ook in staat om de huidige werknemerservaring te verbeteren, bijvoorbeeld door extra personeel aan te trekken voor een betere balans tussen werk en privéleven voor iedereen.
Door regelmatig vervolgvragen te stellen, kunt u het moreel peilen, vertrouwen opbouwen en verbeterpunten, betrokkenheid en personeelsbehoud in kaart brengen.
💡Pro-tip: Gebruik ClickUp Brain, een ingebouwde AI-assistent, als uw brainstormpartner om deze vragen te bedenken. Na de vergadering vat ClickUp Brain ook de belangrijkste punten samen, waardoor u het saaie werk van het schrijven van uitgebreide aantekeningen bespaard blijft. Indien gewenst kunt u deze ook omzetten in taken in ClickUp die u aan relevante belanghebbenden kunt toewijzen.
Gebruik de gratis HR-sjablonen van ClickUp om een reeks instructies op midden- en hoog niveau op te stellen waarin specifieke taken, vragen en processen worden vastgelegd die tijdens en na het stay-interview moeten worden gevolgd.
Hoe u stay-interviews voorbereidt en afneemt
Natuurlijk kan de HR-afdeling deze gesprekken voeren. Ze zijn echter effectiever wanneer ze worden geleid door de leidinggevende van de medewerker of een leidinggevende op een hoger niveau die de medewerker vertrouwt, omdat de medewerker dan wellicht meer openhartig is met zijn of haar feedback.
Plan het van tevoren in
- Kies het juiste moment: Plan stay-interviews niet direct nadat iemand is begonnen met de vervulling van een nieuwe rol of tijdens een functioneringsgesprek. Kies een moment waarop de medewerker zijn draai heeft gevonden en weloverwogen feedback kan geven.
- Geef ze de tijd om zich voor te bereiden: Breng medewerkers minstens een week van tevoren op de hoogte van het stay-interview. Zo hebben ze de tijd om hun gedachten op een rijtje te zetten en eventuele vragen te formuleren.
- Bied flexibiliteit: Wees flexibel met de planning. Overweeg alternatieven aan te bieden voor vergaderingen vroeg in de ochtend, laat in de middag of zelfs online, zodat u rekening kunt houden met de agenda’s van uw medewerkers
Het doel en de verwachtingen van de vergadering delen
- Stel duidelijke verwachtingen: Leg uit waarom het 'stay-interview' plaatsvindt. Laat medewerkers inzien dat het een kans is om te praten over hun werk, wat hen motiveert en eventuele ontwikkelingspunten.
- Leg de nadruk op een open gesprek: Benadruk dat het gesprek vertrouwelijk is en dat hun oprechte opmerkingen waarde hebben
- Maak een overzicht: Stel een eenvoudig overzicht op van de onderwerpen die u moet bespreken. Denk hierbij aan hun ervaringen met hun rol, hun mening over flexibiliteit in de werkruimte, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en de balans tussen werk en privéleven.
- Moedig vragen aan: Maak duidelijk dat dit een tweezijdig gesprek is en moedig hen aan om vragen te stellen over hun loopbaan of eventuele zorgen
Het belang van oprechte feedback van medewerkers begrijpen
- Actief luisteren is essentieel: zorg ervoor dat u het gesprek niet dicteert. Om het ‘waarom’ achter hun antwoorden te begrijpen, moet u stil zijn en luisteren zodra u de vraag hebt gesteld. Uw medewerkers moeten het grootste deel van het gesprek voor hun rekening nemen
- Toon waardering: Bedank hen voor hun tijd en eerlijke opmerkingen. Laat hen weten dat hun mening telt en dat hun input zal worden gebruikt bij de besluitvorming en om de werkomgeving te verbeteren.
- Maak aantekeningen: Noteer de belangrijkste punten tijdens het gesprek, zoals wat hen motiveert, hun bezwaren en hun zorgen. Als u toestemming van de medewerker hebt, neem het gesprek dan op, zodat u de antwoorden indien nodig nog eens kunt terugluisteren.
- Vervolgvragen: Neem na het gesprek nogmaals contact met hen op. Vat kort de belangrijkste besproken punten samen en geef aan welke vervolgstappen u op basis van hun feedback van plan bent te nemen.
💡Pro-tip: Gebruik in plaats van meerdere tools voor het beheren van stay-interviews het HR-beheerplatform van ClickUp als centraal hub voor medewerkersinformatie tussen managers en hun directe ondergeschikten.
Met de software voor personeelsbeheer kunt u de antwoorden op de interviewvragen bijhouden om waardevolle inzichten te verkrijgen en slimmere beslissingen te nemen.
Lees meer: AI-tools voor besluitvorming
Best practices en tips voor effectieve stay-interviews
Onthoud dat een goed stay-interview een gesprek is, geen ondervraging. Hier volgen enkele tips voor het voeren van een succesvol stay-interview, waarbij uw medewerkers het gevoel krijgen dat er naar hen wordt geluisterd en dat ze waarde krijgen.
Het belang van tweerichtingscommunicatie
Blijfsgesprekken zijn geen prestatiebeoordelingen. Het doel is om een gesprek te voeren waarin de medewerker zich op zijn gemak voelt om zijn of haar zorgen te bespreken.
HR-professionals en managers moeten naar medewerkers luisteren, hen hun volledige aandacht geven en onderbrekingen vermijden. Ze moeten ook open en eerlijke opmerkingen aanmoedigen door te benadrukken dat er geen foute antwoorden zijn.
Hier volgen enkele manieren om wederzijdse communicatie te stimuleren:
- Begin met een blijk van waardering: Erken de bijdragen van de medewerker en bedank hem of haar voor het harde werk
- Stel open vragen: Vragen waarop niet alleen met ‘ja’ of ‘nee’ kan worden geantwoord, stimuleren gedetailleerde antwoorden
- Gebruik reflectief luisteren: Let op verbale en non-verbale signalen en de lichaamstaal van de spreker om onuitgesproken emoties te herkennen.
- Wees aanwezig: Leg afleidingen zoals telefoons opzij en concentreer u op het gesprek dat u voert
Dit zorgt voor een gestructureerd gesprek, waarbij ruimte is voor individuele reacties.
Overweeg ook om interviewsjablonen te gebruiken om uw gesprekken te structureren en een consistent kader te hebben voor het stellen van vragen en het vastleggen van de antwoorden.
Kies een prettige locatie
De locatie van het stay-interview kan van grote invloed zijn op het succes ervan. Kies een rustige, persoonlijke ruimte waar u niet gestoord wordt. Dit kan een lege vergaderruimte zijn, een speciale interviewruimte of zelfs een rustig hoekje in een café (met toestemming van de medewerker).
De belangrijkste factor is de betrokkenheid van de medewerker: dat de medewerker zich op zijn gemak en ontspannen voelt. Voer stay-interviews niet in de werkruimte, want dit kan ervoor zorgen dat medewerkers in de ‘werkmodus’ terechtkomen en een open gesprek in de weg staat.
Neem ruim de tijd en doe er zo lang over als nodig is
Stay-interviews mogen niet overhaast worden afgewikkeld. Reserveer voldoende tijd in uw kalender voor het gesprek, zonder dat u zich gedwongen voelt om het vroegtijdig af te ronden. Streef idealiter naar 45 minuten tot een uur. Dit geeft de medewerkers voldoende tijd om vrijuit hun gedachten en zorgen te delen.
Wees flexibel met de toegewezen tijd. Als het gesprek op een natuurlijke manier verloopt en de medewerker nog meer te vertellen heeft, onderbreek hem of haar dan niet te snel. Het doel is om waardevolle feedback te verzamelen, wat soms langer duurt dan verwacht.
Prioriteit geven aan feedback van medewerkers en oprechtheid in het proces
De hoeksteen van succesvolle stay-interviews is het prioriteren van feedback van medewerkers en het tonen van oprechte interesse in hun welzijn. Medewerkers hebben snel door of het stay-interview slechts een formaliteit was.
Hier zijn een paar manieren om uw oprechtheid te tonen:
- Toon uw waardering voor hun tijd en opmerkingen
- Let goed op wat ze zeggen en luister actief
- Maak tijdens het gesprek gedetailleerde aantekeningen
- Geef na het gesprek een terugkoppeling met een samenvatting van de belangrijkste punten die zijn vermeld en eventuele geplande actiepunten
💡Pro-tip: Gebruik de ClickUp-sjabloon voor het interviewproces om uw stay-interviewproces te ontwerpen, te testen en te optimaliseren. Deze sjabloon biedt structuur en consistentie om het proces te standaardiseren, stelt u in staat om feedback te vergelijken en verzamelt gegevens in een overzichtelijk format voor verdere analyse.
Samenvatting: Hoe voer je een effectief stay-interview:
- Plan het van tevoren in, zodat ze tijd hebben om zich voor te bereiden
- Stel verwachtingen vast over het doel
- Kies een comfortabele en rustige locatie
- Voer een open gesprek en moedig vragen aan
- Zorg voor tweerichtingscommunicatie
- Let op non-verbale signalen
- Maak aantekeningen en stel vervolgvragen
- Toon waardering voor hun feedback
Gebruik stay-interviews om uw beste medewerkers te behouden
In plaats van je te richten op wat je medewerkers voor je organisatie kunnen betekenen, kun je beter achterhalen wat zij van jou verwachten. Voer 'stay-interviews' in om de ontwikkeling van je medewerkers te stimuleren, hen te helpen hun dromen te verwezenlijken en de loyaliteit en het behoud van medewerkers te vergroten.
Wacht niet tot ze overwegen om te vertrekken voordat u actie onderneemt.
Klaar om uw HR-taken te stroomlijnen en tijd vrij te maken voor stay-interviews? Meld u gratis aan bij ClickUp.
Veelgestelde vragen (FAQ)
Hoe worden stay-interviews ook wel genoemd?
Blijfsgesprekken worden ook wel ‘stay interviews’ genoemd. Sommige organisaties noemen ze ‘medewerkersretentiegesprekken’ of ‘stakeholdergesprekken’. Toch beschrijven al deze termen hetzelfde basisconcept: actieve gesprekken om te begrijpen waarom medewerkers tevreden zijn en wat ervoor zou kunnen zorgen dat ze overwegen om te vertrekken.
Hoe zorg je ervoor dat je een stay-interview met glans doorstaat?
Stel als HR-professional tijdens een stay-interview duidelijke vragen, luister actief zonder te oordelen, maak aantekeningen over de belangrijke informatie en stuur het gesprek in de richting die de medewerker zelf wil, op basis van zijn of haar antwoorden op uw vragen.
Zo haalt u het maximale uit het stay-interview:
- Voorbereiding: Bekijk het dossier en de projecten van de medewerker aan de hand van de vragen.
- Instelling: Kies een privé, comfortabele locatie waar u waarschijnlijk niet gestoord wordt.
- Vragen: Richt u op de knelpunten, de tevredenheid over het werk, groeimogelijkheden en punten die voor verbetering vatbaar zijn.
- Luister: Let goed op verbale en non-verbale signalen.
- Actie: Bedank medewerkers voor hun feedback en ga in op eventuele specifieke punten van zorg.
Is een stay-interview hetzelfde als een functioneringsgesprek?
Nee, stay-interviews en functioneringsgesprekken hebben verschillende doelen. Stay-interviews richten zich op de gevoelens van medewerkers en op wat het bedrijf kan doen om hun ervaring te verbeteren. Functioneringsgesprekken evalueren de prestaties van een medewerker in het verleden en stellen doelen voor de toekomst vast.
Zijn ‘stay-interviews’ hetzelfde als ‘exit-interviews’?
Nee, 'stay-interviews' zijn proactief en gericht op het voorkomen van vertrek, terwijl 'exit-interviews' reactief zijn: ze worden gehouden wanneer medewerkers vertrekken, om van hen te leren en zo verbeteringen voor de toekomst door te voeren. Idealiter zou een bedrijf zowel een 'stay-interview' als een 'exit-interview' gebruiken om een goed beeld te krijgen van hoe medewerkers zich voelen.