Heb je je ooit afgevraagd hoe een dag in het leven van een inkoopmanager eruitziet? Het is een rol die mysterieus en verwarrend kan aanvoelen als je het zelf niet meemaakt, maar vandaag lichten we een tipje van de sluier op over hoe het leven als inkoopmanager eruitziet en wat het inhoudt.
In deze diepgaande gids bespreken we wat een inkoopmanager is, wat hun dagelijkse werkzaamheden inhouden, hun vaardigheden en technieken en hoe je een succesvolle carrière kunt opbouwen in de inkoopindustrie. 💼
Wat is een inkoopmanager?
De rol van een inkoopmanager is toezicht houden op het beheer van de toeleveringsketen en hoe het bedrijf materialen, diensten of benodigdheden koopt (of aanschaft). Hun taak bestaat uit het vinden van de juiste leveranciers, het onderhandelen over de kosten van contracten of bestellingen en het vinden van de beste service of materialen voor de beste waarde.
Hoewel we het in dit artikel hebben over inkoopmanagers, hoor je de rol misschien ook omschreven als inkoopmanager of inkoopspecialist. De specifieke titel hangt af van het bedrijfsbeleid, maar de rol is dezelfde: efficiënt inkopen voor de organisatie.
Typische dag van een inkoopmanager
Laten we eens kijken wat een inkoopmanager dagelijks doet. Deze taken worden vaak vermeld in functiebeschrijvingen, maar alleen op een vage manier, dus hier kijken we wat er allemaal bij komt kijken zodat je kunt beslissen of dit de juiste rol voor jou is.
Werken aan aankoopovereenkomsten
Een groot deel van de rol van een inkoopmanager bestaat uit het vinden van een goede deal voor het bedrijf. Dit omvat ook werken aan koopovereenkomsten - contracten waarbij je een bepaalde hoeveelheid van een product of dienst koopt in ruil voor korting. 🤝
Beheer van inkoopovereenkomsten en contracten kost tijd, wat betekent dat veel managers een deel van elke dag besteden aan onderhandelen, contracten beoordelen en overeenkomsten afronden. Deze taken kunnen echter ook wekelijks of maandelijks worden gedaan.
Eenmaal overeengekomen, zorgen deze deals voor korting op diensten of benodigdheden in de loop van de tijd, waardoor het voor iedereen gemakkelijker wordt om kosten te voorspellen en budgetten bij te houden.
Gebruik de ClickUp Verkoop- en Koopovereenkomst om uw eigen contract vanaf nul op te bouwen
Naleving garanderen
Als inkoopmanager moet je goed op de hoogte zijn van processen en procedures om ervoor te zorgen dat je je aan de regels houdt. Een deel van de rol bestaat uit het opstellen en naleven van inkoopbeleid en -procedures, het beheren van risico's en het uitvoeren van audits om naleving te garanderen. ⚖️
Het is essentieel om je aan je eigen interne inkoopbeleid te houden, omdat je anders kwetsbaar wordt voor kritiek van potentiële leveranciers of beschuldigingen van vriendjespolitiek of omkoping. Naast het handhaven van je eigen beleid, moet je ook controleren of je leveranciers een adequaat beleid hebben, vooral als je de begunstigde bent van een subsidie of overheidssubsidie die je verplicht dit te doen.
Gebruik deze ClickUp sjabloon voor het plannen en beheren van naleving, inclusief evaluatie van vereisten, voortgangsmeting en corrigerende maatregelen
Leveranciers evalueren
Voordat u een inkoopovereenkomst met een leverancier kunt ondertekenen, moet u eerst de juiste leverancier vinden. De rol van een inkoopspecialist bestaat uit het verkennen van potentiële leveranciers, het samenstellen van een lijst en ze vervolgens evalueren om de beste leverancier te vinden.
Tenzij je in een kleine organisatie werkt, zullen andere leden van het team bij deze taak betrokken zijn en moet de uiteindelijke beslissing mogelijk op directieniveau worden genomen. Het inkoopteam werkt samen om leveranciers te vinden, referenties te controleren, offertes op te stellen met sjablonen voor offerteaanvragen en gebruik een kader of evaluatiemethode om ze ten opzichte van elkaar of binnen de toeleveringsketen te beoordelen.
Houd al uw huidige en potentiële leveranciers bij met behulp van de ClickUp sjabloon voor hoofdlijst leveranciers
Personeel beheren en coördineren
Als u de rol van inkoop- of inkoopmanager vervult, zit u vaak naast een inkoopteam dat u kan ondersteunen bij uw inspanningen om de beste deal voor uw organisatie te sluiten. De rol van een manager bestaat uit het coördineren van het personeel en hen in staat stellen zo goed mogelijk te werken. 🎉
In een grotere organisatie kun je een bereik hebben van ondersteunende rollen op instapniveau en inkoopmedewerkers. Afhankelijk van de structuur van uw team, kan uw rol bestaan uit het toewijzen van taken, toezicht houden op training, ondersteuning bieden en optreden als leider om uw team naar succes te leiden.
Houd je werknemers, hun werklast en salaris bij met de ClickUp sjabloon voor personeelsrooster
Bijgewerkte gegevens bijhouden
In de wereld van inkoop en aanbestedingen komen veel gegevens kijken. Er is van alles, van uw lijst met leveranciers voor de exacte prijs per eenheid van elk materiaal dat je ooit zou willen kopen. 📝
Als je alleen werkt of in een klein team, bestaat een deel van je dagelijkse activiteiten uit het bijhouden van deze gegevens en ervoor zorgen dat ze up-to-date en nauwkeurig zijn. In een groter team kan een inkoper of assistent deze rol op zich nemen.
Sleutelvaardigheden voor een succesvolle inkoopmanager
Nu we bekend zijn met een aantal van de dagelijkse of wekelijkse taken van een inkoopmanager, kijken we eens wat beter naar de vaardigheden en kennis die je nodig hebt om succes te hebben.
Onderhandelingsvaardigheden
Uitstekende inkoopprofessionals zijn briljante onderhandelaars. Het is een vaardigheid waar u herhaaldelijk op zult vertrouwen om gunstige kortingen te krijgen en inkoopovereenkomsten te sluiten met uw meest gevraagde leveranciers.
Als dit momenteel niet een van uw sterkste punten is, neem dan een cursus in onderhandelingsvaardigheden of probeer wat werkervaring op te doen in een omgeving waar deze vaardigheden veel worden gebruikt, zoals in de verkoop. Om het te maken in de inkoopindustrie moet je je standpunt kunnen verwoorden, onderhandelen en een betere deal krijgen dan wat je elders kunt vinden - dit moet dus bovenaan je lijst met vaardigheden staan. 💡
Analytische vaardigheden
Inkoopmanagers nemen veel beslissingen, wat betekent dat je moet weten hoe je gegevens moet analyseren om de best geïnformeerde beslissing te nemen die je op dat moment kunt nemen.
Inkoopmanagers weten hoe ze gegevens moeten interpreteren, wat ze ermee moeten doen en hoe ze de gegevens kunnen gebruiken om hun keuzes te onderbouwen. Ze kunnen de gegevens gebruiken die ze hebben, weten waar ze moeten vragen om inzichten die ze niet hebben en combineren al hun kennis om de juiste leverancier te kiezen. ✅
Vaardigheden in relatiebeheer met leveranciers
Het klinkt misschien alsof inkoop alleen maar over gegevens en voorraden gaat, maar in feite komt er veel relatiebeheer en communicatievaardigheden bij kijken. Als u geen sterke verbindingen kunt opbouwen, is het onwaarschijnlijk dat u langdurige partnerschappen met anderen kunt aangaan.
Aankandidaat-inkoopmanagers moeten zich richten op communicatie, luisteren en sociale vaardigheden als ze succesvol willen zijn in deze sector. Je moet mensen leren kennen, hun wensen en behoeften begrijpen en effectief kunnen communiceren op alle punten van het inkoopproces. 💬
Vaardigheden voor voorraadbeheer
Je kunt niet weten wat je moet bestellen als je niet weet hoe je voorraad eruitziet. Daarom zijn sterke vaardigheden in voorraadbeheer een must in de inkoopindustrie.
Goede inkoopmanagers weten te allen tijde hoe hun voorraadniveaus en voorraad eruit zien. Je denkt vooruit en bestelt met voldoende voorraad lead Time dat u de levering op peil kunt houden en dat u zich kunt aanpassen aan eventuele wijzigingen als u een nieuw project of contract aanneemt. 📋
ERP-kennis
Gelukkig hoef je niet uit je hoofd te weten of een bepaalde voorraad bijna op is of dat je de voorraad in een bepaald gebied moet vergroten. Daar zijn ERP-beheerprogramma's (Enterprise resource planning) voor.
Hoeveel en welke middelen je moet beheren, hangt af van je rol binnen het inkoopteam. Op basisniveau moet je weten hoe je voorraden beheert en hoe je de beschikbaarheid van je team plant, maar er kan ook van je worden verwacht dat je met budgetten of aannemers omgaat. 📊
Economisch inzicht
Terwijl u zich concentreert op het binnenhalen van de beste deals voor leveringen en contracten voor uw bedrijf, kunt u het bredere economische plaatje niet negeren.
Inkoopmanagers moeten de financiële gegevens en de groeiplannen van hun bedrijf van binnen en van buiten kennen, maar zich ook bewust zijn van wat er in de wereld om hen heen gebeurt. Factoren zoals recessies, politieke problemen en uitdagingen in de toeleveringsketen kunnen allemaal van invloed zijn op hoe gemakkelijk en tegen welke kosten goederen te verkrijgen zijn - het is dus de moeite waard om het grotere economische plaatje goed in de gaten te houden. 🌍
Risicobeheervaardigheden
In het ideale geval voldoen uw leveranciers aan uw behoeften, kunt u bestellingen van clients op tijd uitvoeren en verlopen uw projecten soepel. Dat is echter niet altijd het geval en daarom moeten inkoopmanagers ook bedreven zijn in risicobeheer en het identificeren van wegversperringen voordat ze een probleem worden.
De beste inkoopmanagers weten hoe ze risico's moeten berekenen, op veranderingen moeten letten en op kleine problemen moeten anticiperen voordat ze tot grotere uitdagingen leiden. Risicobeheer is een inherent onderdeel van je dagelijkse werk, in plaats van iets waar je pas aan denkt als er iets misgaat. ❌
Tools en technieken gebruikt door inkoopmanagers
Het inkoopproces is lang en gedetailleerd en het managen van zoveel verwachtingen, budgetten, deadlines en vereisten kan soms stressvol aanvoelen. Maar het is niet iets waar je alleen doorheen moet werken. Er zijn tal van inkooptools en -technieken die processen kunnen versnellen, taken kunnen vereenvoudigen en eenvoudiger manieren kunnen introduceren om de workflow van begin tot eind te beheren.
Hier zijn enkele van de populairste software voor inkoopbeheer en technieken die inkoopmanagers gebruiken om effectiever te werken. 🤖
Raamwerken voor inkoopmanagement
Een lang inkoopproces voor elk project of elke leveringsbehoefte is niet realistisch en neemt tijd weg van andere waardevolle taken. Een manier om dit te omzeilen is door een raamwerk voor inkoopbeheer op te zetten of je hierbij aan te sluiten.
Deze raamwerken fungeren als een kant-en-klare route naar kwaliteitsleveranciers en -diensten, zonder een volledig aanbestedings- of inkoopproces uit te voeren. Er zijn grote bestel- of hoeveelheidsvolumes nodig om deze raamwerken zinvol te maken voor alle betrokkenen, dus ze worden meestal gebruikt door grote organisaties en overheidsinstellingen.
Tools voor projectmanagement
Hoewel inkoopmanagers niet direct verantwoordelijk zijn voor het uitvoeren van projecten, kunnen een goed begrip van projectmanagement en het gebruik van de tools van hun team hen een voorsprong geven en het proces gemakkelijker maken.
/$$img/ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2023/11/ClickUp-3.0-List-view-Progress-status.png ClickUp 3.0 Lijstweergave Status Voortgang /%img/
Taakstatussen zoeken, instellen of sorteren in de lijstweergave ClickUp-taak om de voortgang van al het werk te zien
Gereedschappen zoals ClickUp stroomlijn projectmanagement en maak alles toegankelijker voor de hele organisatie. Met ClickUp's project hiërarchie u kunt snel en in één oogopslag de voortgang van een project zien, wegversperringen identificeren, communiceren met projectmanagers over hun leveringsbehoeften en een intern systeem opbouwen dat iedereen helpt om beter georganiseerd te blijven als het gaat om inkoop.
In tegenstelling tot veel algemene projectmanagement tools, heeft ClickUp speciale functies die het gemakkelijk maken om het aan te passen voor inkoopmanagement. Voorbeeld Sjabloon voor inkoop door ClickUp hiermee kunt u uw hele proces van begin tot eind uitvoeren, met al uw projecten, taken en informatie op één locatie.
Hulpmiddelen voor leveranciersbetrokkenheid
Een groot deel van uw dagelijkse werk bestaat uit het spreken met leveranciers en het onderhouden van een goede relatie met hen. De juiste softwaretools voor leveranciersbeheer kunnen hier een enorm verschil maken en wat een tijdrovende Taak kan zijn veranderen in iets dat onderdeel wordt van een veel sneller proces.
Threads met commentaar houden gesprekken georganiseerd binnen een Taak zodat gebruikers niet door elk commentaar hoeven te scrollen
ClickUp vereenvoudigt het proces van leveranciersbetrokkenheid door alles op één plaats te houden. U kunt niet alleen met teamleden communiceren via taken, opmerkingen en realtime bewerking, maar u kunt ook externe e-mail beheren zonder uw projectmanagementplatform te verlaten.
Vind de informatie die u nodig hebt met een van de vele ClickUp weergaven controleer dan uw leveranciers op een efficiëntere manier.
Tools voor risicobeheer
Risico's beheren is een integraal onderdeel van de rol van een inkoopmanager. Of u er nu voor moet zorgen dat uw leveranciers uw verwachtingen kunnen bestellingen tot het beheren van budgetten zodat u uw leveranciers op tijd kunt betalen, kunnen er veel dingen misgaan.
Vereenvoudig het hele proces door tools en functies te gebruiken om uw eigen risicobeheersysteem te creëren. Gebruik de Sjabloon voor risicomanagement Risicoregister van ClickUp om te beginnen met het bouwen van uw eigen interne database die het identificeren, beperken en reflecteren op risico's gemakkelijker maakt, en probeer een tool voor het in kaart brengen van processen om een werkstroom te creëren voor risicobeheer.
Combineer dit met ClickUp's taakbeheer functies voor projectmanagement om al je dagelijkse werk op één plaats te bewaren.
Hulpmiddelen voor Enterprise resource planning
Het is bijna onmogelijk om inkoop effectief te beheren als u niet weet hoe uw voorraad eruit ziet, hoe uw voorraad zich verhoudt tot wat uw point of sale (POS) systeem zegt, hoeveel leden van uw team u beschikbaar hebt en met welke budgetbeperkingen u werkt. Daarom zijn Enterprise resource planning en logistieke software zo voordelig is.
De beste inkoopmanagers begrijpen hoe ERP-softwaretools werken en hoe ze in hun voordeel te gebruiken. ERP-tools omvatten alles, van het plannen van werknemers tot het inkopen van voorraden, en voor welke gebieden u verantwoordelijk bent, hangt af van de grootte van uw organisatie.
Pas uw werkstroom aan, geef alle projectdetails met toegewezen teamleden in één platform weer en deel bronnen met Projectmanagement in ClickUp
Moedig uw organisatie aan om een tool als ClickUp te gaan gebruiken om uw activiteiten te stroomlijnen operations management zodat je niet alleen toezicht kunt houden op materialen en voorraden, maar ook op de beschikbaarheid van de leden van het team.
Met al je operationele strategie als planning en resource management in één systeem plaatsvinden, is het eenvoudiger om snel te controleren of je alles hebt wat je nodig hebt, of om beslissingen te nemen op basis van wat je in de toekomst nodig hebt.
Sleutellessen en tips van ervaren inkoopprofessionals
Een succesvolle inkoopprofessional zijn betekent niet alleen gegevens analyseren en onderhandelen over deals met potentiële leveranciers. Als je het wilt maken in deze sector, overweeg dan dit advies van experts die al carrière hebben gemaakt in deze ruimte.
Woon gebeurtenissen in de sector bij
Jezelf erop toeleggen om je organisatie van binnen en buiten te kennen is de moeite waard, maar het is ook nuttig om buiten het kantoor te stappen en je te verdiepen in de bredere industrie.
Het bijwonen van gebeurtenissen in de sector heeft meerdere voordelen. Je krijgt de kans om anderen te ontmoeten in dezelfde positie als jij, of verder in hun carrière, en van hen te leren. Je kunt potentiële contacten, leveranciers of zelfs recruiters voor een toekomstige rol ontmoeten. Je kunt seminars en workshops bijwonen om je vaardigheden op te frissen of nieuwe te leren.
Het bijwonen van gebeurtenissen in de sector is een must als je meer wilt doen dan alleen maar goed zijn in je werk. 💻
Laat uw netwerk groeien
Een van de sleutelvaardigheden die je als inkoopprofessional nodig hebt, is goed kunnen communiceren. Een geweldige manier om dat te oefenen is door te netwerken en je eigen persoonlijke gemeenschap te laten groeien.
Begin een aanwezigheid voor jezelf op te bouwen op een platform als LinkedIn en laat je lijst met volgers groeien door een thought leader of ondersteunend lid van de community te worden. Maak contact met potentiële leveranciers of belanghebbenden, digitaal of persoonlijk, en gebruik bijeenkomsten en gebeurtenissen in de sector als de perfecte brug naar het opbouwen van sterke, duurzame relaties. 📣
Zoek een mentor
Een andere manier om te profiteren van de ervaring en expertise van anderen is door een mentor te zoeken. Er zijn genoeg mensen die al een pad hebben geëffend in de inkoopindustrie en anderen graag helpen om ook te slagen.
Vraag eerst binnen je organisatie of ze iemand in gedachten hebben, of wend je tot je netwerk. Als er binnen je netwerk niemand is, probeer het dan uit te breiden of neem contact op met mensen die je bewondert om te vragen of dit iets is wat zij aanbieden. 🏆
Start of vervolg uw carrière als inkoopmanager
Als inkoopmanager heb je vaardigheden en expertise nodig, maar je moet ook weten wanneer je taken of processen moet delegeren aan tools en software. Door de juiste software te kiezen kun je werkstromen stroomlijnen, eenvoudige taken automatiseren en een duidelijker beeld krijgen, zodat je meer strategische beslissingen kunt nemen.
Als je op zoek bent naar één tool die ze allemaal verslaat, clickUp vandaag gratis proberen en ervaar een betere manier om alle inkoopzaken te beheren. ✨