Het is geen geheim dat elk bedrijf dat naar de sterren aan het schieten is, een vorm van business intelligence nodig heeft. Hiermee bedoelen we niet een extreem hoog IQ of een griezelig zakelijk instinct. Het gaat om het verzamelen en analyseren van informatie om slimme beslissingen te nemen die het succes van je organisatie kunnen vergroten en problemen kunnen oplossen.
Dit is waar dashboards om de hoek komen kijken. Hiermee kun je allerlei gegevens visualiseren, inzoomen op specifieke aspecten, KPI's bijhouden en een duidelijk beeld krijgen van de gezondheid en voortgang van je bedrijf.
Er zijn verschillende soorten dashboards, maar als je de dagelijkse activiteiten in de gaten wilt houden en problemen wilt herkennen voordat het grote problemen worden, dan is een operations dashboard je beste keuze. 🎛️
In dit artikel laten we je kennismaken met operationele dashboards, gaan we dieper in op de voordelen ervan en helpen we je er een te maken om elk kritisch proces met betrekking tot een specifiek bedrijfsonderdeel in je bedrijf te bewaken.
Wat is een operationeel dashboard?
Een operations dashboard (ook wel operationeel dashboard genoemd) is een tool die operationele processen bijhoudt en je gedetailleerd inzicht geeft in de prestaties van lopende activiteiten binnen je bedrijf.
In tegenstelling tot analytische dashboards die in het verleden graven om de toekomst te voorspellen, zijn operationele dashboards meer gericht op het heden. Ze werken met actuele informatie om de prestaties van uw activiteiten bloot te leggen en zwakke punten aan te wijzen. Dit stelt u in staat om adequate actie te ondernemen en uw processen weer op de rails te krijgen.
Zie operationele dashboards als eye-openers. In plaats van je af te vragen wat er mis is met je lopende processen, te experimenteren met oplossingen en je vingers af te kruisen in de hoop dat ze werken, kun je weloverwogen beslissingen nemen op basis van operationele KPI's die worden weergegeven in je dashboards.
Omdat ze zich voornamelijk bezighouden met lopende processen, hebben operationele dashboards een relatief korte visie op de werkelijkheid, dus ze zijn niet geschikt voor lange-termijn abonnementen.
Aantekening: operationele dashboards richten zich meestal op specifieke bedrijfsgebieden-je kunt niet één enkel dashboard gebruiken om elk proces in je bedrijf bij te houden. Je zou aparte dashboards moeten hebben voor verkoop, marketing, productie, verdeling en andere gebieden, afhankelijk van het werk van je bedrijf.
Sleutelfuncties van een Operations Dashboard
Waarom is een operationeel dashboard zo nuttig bij het bewaken van je dagelijkse processen? Laten we eens kijken naar enkele van de belangrijkste functies:
- Gegevensvisualisatie: Deze dashboards gooien geen hoop ruwe gegevens naar je toe. In plaats daarvan visualiseren ze deze door middel van grafieken, grafieken en andere elementen omtijd te besparen en te zorgen voor eenvoudig begrip 📊
- Real-time zichtbaarheid: Operationele dashboards geven echte en historische gegevens weer, zodat u nauwkeurig inzicht krijgt in de huidige prestaties van uw processen
- Aanpasbare notificaties: Met de dashboards kun je notificaties aanmaken die je waarschuwen voor mogelijke problemen, zodat je snel kunt handelen
- KPI's: Met deze dashboards kun je het pad naar je doelen bijhouden door relevante sleutelprestatie-indicatoren te schetsen
- Gebruiksgemak: Het gebruik van operationele dashboards vereist geen uitgebreide training. Ze hebben een intuïtieve interface die u in een handomdraai onder de knie hebt
- Bijhouden van gegevenstrends: Sommige operationele dashboards hebben geavanceerde functies waarmee je in de geschiedenis kunt duiken om de huidige trends te begrijpen. Houd er rekening mee dat dit niet gebruikelijk is in gewone operationele dashboards
Voordelen van een operationeel dashboard
Een operationeel dashboard kan het hulpmiddel zijn dat je nodig hebt om de lopende operationele processen binnen een specifiek bedrijfsgebied bij te houden en elk probleem in de kiem te smoren. Lees hier hoe je er je voordeel mee kunt doen:
Eenvoudige probleemidentificatie
Een van de belangrijkste voordelen van operationele dashboards is dat ze u voltooide zichtbaarheid geven over uw lopende processen. Hierdoor kunt u zelfs de kleinste afwijkingen van de gebruikelijke operationele prestaties opmerken en deze als potentiële problemen identificeren.
Eenvoudig gezegd kunt u met operationele dashboards een inefficiëntie of een probleem in een vroeg stadium opsporen voordat het grotere schade aanricht en uw processen verstoort.
Eenvoudige productiviteit van werknemers bijhouden
Aangezien u met operationele dashboards uw dagelijkse activiteiten kunt bijhouden, kunnen ze uitstekende hulpmiddelen zijn om de productiviteit van uw werknemers te controleren. Als u bijvoorbeeld een operationeel dashboard hebt dat draait om klantenservice, kunnen KPI's zoals het aantal ontvangen en opgeloste tickets u helpen begrijpen hoe succesvol en snel uw werknemers op een bepaald moment zijn.
Verbeterde besluitvorming
Met gedetailleerde statistieken over uw operationele processen kunt u weloverwogen beslissingen nemen in plaats van te vertrouwen op je gevoel of verouderde prestatierapporten.
In die zin zijn operationele dashboards van vitaal belang voor goede toewijzing van middelen , budgetplanning en verbeterde prestaties.
Doelen bijhouden
Elke organisatie heeft een doel voor ogen. Met operationele dashboards kunt u KPI's bepalen en bewaken om dat doel te voltooien terwijl u ervoor zorgt dat alle belanghebbenden op dezelfde pagina staan. Ze stroomlijnen het bijhouden van doelen proces en helpt je om kleine, maar zelfverzekerde stappen richting de eindstreep te zetten met minimale haperingen.
Kostenoptimalisatie
Door uw operationele proces met behulp van dashboards te observeren, kunt u gebieden aanwijzen die voor verbetering vatbaar zijn en uw toewijzing van middelen aanpassen om kosten te verlagen en inefficiënties te elimineren.
Eenvoudiger abonnementen
Aangezien operationele dashboards real-time inzicht geven in uw processen, zijn ze een integraal onderdeel van succesvolle abonnementen. Gebruik de informatie op uw dashboards om het volgende te ontwikkelen strategische abonnementen gebaseerd op de huidige situatie en streven naar voortdurende verbetering.
Gestroomlijnde communicatie en samenwerking
U kunt omhoogschieten teamsamenwerking en communicatie met operationele dashboards. Deel de dashboards met relevante leden van het team en geef ze toegang tot relevante gegevens om de transparantie te vergroten.
De gegevens op het dashboard kunnen de basis vormen voor constructieve discussies en vergaderingen waarin je brainstormt over hoe je het volgende kunt verbeteren operationeel beheer binnen uw organisatie.
Hoe maak je het beste dashboard voor bedrijfsvoering? Acht eenvoudige stappen
Wil je een uitgebreid operations dashboard maken, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Wij hebben alles voor je!
We nemen het proces in detail met je door en helpen je een eersteklas dashboard samen te stellen dat perfect aan je behoeften voldoet. Daarvoor vertrouwen we op ClickUp is een van de beste platformen voor projectmanagement waarmee het bouwen van dashboards een fluitje van een cent is. 😍
Stap 1: Kies uw tool voor dashboards
Om het maken van een operationeel dashboard zo eenvoudig mogelijk te maken, is het cruciaal om een tool te kiezen die uw gegevens kan visualiseren en ordenen. Aangezien er tientallen dashboardplatforms zijn, zijn hier enkele criteria waarop u moet letten bij het selecteren van het juiste dashboard:
- Flexibiliteit: Het platform moet verschillende opties hebben om je te helpen een operationeel dashboard te bouwen dat aansluit bij de behoeften en algemene doelen van je team. Deze opties kunnen variëren van eenvoudig delen en samenwerken tot ongeëvenaarde zichtbaarheid en verschillende aangepaste functies
- Meerdere widgets: De juiste dashboard tool moet een brede selectie widgets bieden. U moet werklasten en voortgang kunnen visualiseren en meerdere grafieken en grafiektypen kunnen gebruiken om uw gegevens weer te geven
- Gebruiksgemak: Het platform moet een intuïtieve interface hebben en gemakkelijk te gebruiken zijn voor jou en je team. Veel dashboard tools hebben een drag-and-drop ontwerp waarmee je de layout moeiteloos kunt organiseren en aanpassen
- Integraties: Het dashboard platform moet kunnen integreren met datamanagement tools die je organisatie gewoonlijk gebruikt
- Schaalbaarheid: De tool moet grotere en complexere historische gegevens aankunnen naarmate uw bedrijf groeit
- Samenwerkingsopties: Het juiste platform moet teamwerk ondersteunen en u en uw medewerkers in realtime laten werken, opmerkingen achterlaten en aantekeningen toevoegen
Verdeel doelen, taken, agile-punten en projectstatussen in het zeer aanpasbare ClickUp 3.0 Dashboard
ClickUp is in de eerste plaats een taak- en projectmanagement tool met tal van opties voor het verbeteren van productiviteit, organisatie en samenwerking tussen teams. ClickUp kan dus uw go-to software zijn voor het beheren van activiteiten en projecten dashboards maken .
Als het gaat om het visualiseren van gegevens, biedt het platform een functie waar je op het eerste gezicht verliefd op zult worden ClickUp Dashboards . Hiermee kunt u uitgebreide, eenvoudig te begrijpen en esthetisch aantrekkelijke operationele dashboards maken in slechts een paar klikken.
U kunt kiezen uit 50+ widgets om aangepaste grafieken te maken, voortgang en werklasten te visualiseren, berekeningen uit te voeren of tijd bij te houden. U kunt ook externe apps verbinden met ClickUp Dashboards, waardoor de functionaliteit enorm toeneemt.
Een andere reden waarom het maken van een operations dashboard in ClickUp eenvoudig is, is vanwege Dashboard kaarten . Zie deze kaarten als bouwstenen voor het uiteindelijke dashboard. Je voegt de kaarten één voor één toe om een uniek beeld te schetsen en de gewenste informatie te visualiseren. 🎨
ClickUp sjablonen
Wilt of hebt u geen tijd om uw business intelligence dashboards vanaf nul op te bouwen? ClickUp heeft een oplossing voor u! Gebruik een operationeel abonnement of een operationeel dashboard sjabloon om tijd te besparen en te creëren dashboards te maken voor verschillende use cases .
De bibliotheek van ClickUp biedt 1.000+ sjablonen voor verschillende doeleinden, van projectmanagement en marketing tot strategische planning en verkoop. Blader door de bibliotheek en vind de perfecte match voor de behoeften van uw organisatie.
Stap 2: Bedenk wie het dashboard gaat gebruiken
Voordat u een operationeel dashboard maakt, moet u bedenken wie het zal gebruiken en waarom. Hebt u een dashboard nodig voor een hele afdeling of voor een specifiek project binnen die afdeling? Krijgt iedereen in het team er toegang toe of alleen de senior leden?
Het beantwoorden van dergelijke vragen helpt je om een dashboard te ontwerpen dat voor iedereen begrijpelijk en navigeerbaar is.
Zodra je de gebruikers van je dashboard hebt geïdentificeerd, vraag hen dan om hun mening over hoe het eruit moet zien. ClickUp biedt een uitstekende functie waarmee iedereen zijn mening kan geven en in realtime kan communiceren ClickUp Whiteboards .
Gebruik ClickUp Whiteboards om taken toe te wijzen, toegewezen personen te taggen en alles wat nodig is om uw volgende samenwerking van start te laten gaan
Whiteboards zijn digitale canvasdoeken die ideaal zijn voor brainstormsessies en samenwerking tussen teams. Ze zijn de perfecte plek om strategieën te bespreken, het proces voor het maken van een operationeel dashboard in kaart te brengen en acties om te zetten in ideeën.
Stap 3: Bepaal uw doelstellingen
De volgende stap is het definiëren van duidelijke en realistische bedrijfsdoelstellingen, d.w.z. het doel van uw dashboard, dat u kunt doen in ClickUp Doelen . Bedenk in welke statistieken en KPI's u het meest geïnteresseerd bent, afhankelijk van het specifieke bedrijfsonderdeel waar het dashboard om draait.
Gebruik de functie Doelen bijhouden van ClickUp om op koers te blijven om uw doelen te bereiken met duidelijke tijdlijnen, meetbare targets en automatische automatisering van de voortgang bijhouden
Als u bijvoorbeeld een operationeel dashboard voor verkoop aan het bouwen bent, kunt u statistieken overwegen zoals verkoopprestaties, klanttevredenheid of productiviteit van werknemers.
Als je hiervoor de input van je team nodig hebt, gebruik dan ClickUp formulieren . Het is een gebruiksvriendelijke manier om in een handomdraai informatie te verzamelen van relevante leden van uw team. Het enige wat u hoeft te doen is een formulier maken (wat super eenvoudig en intuïtief is) en dit delen met uw team. Zij geven hun antwoorden en voilà-ClickUp verzamelt de ingezonden informatie en geeft deze weer, zodat deze gemakkelijker te analyseren is.
U kunt deze stap versnellen met de ClickUp operationeel abonnement sjabloon . Hiermee kunt u uw doelen schetsen en meten en een actieplan maken om ze te bereiken. Bovendien bevordert het de samenwerking en communicatie, stroomlijnt het processen en stimuleert het de productiviteit.
Gebruik het sjabloon voor het ClickUp Operationeel Plan om doelen te schetsen en een abonnement op te stellen om ze te bereiken
Stap 4: Kies de juiste statistieken
Nu is het tijd om de meest relevante statistieken en KPI's voor je operations dashboard te selecteren. Denk aan statistieken die aansluiten bij uw bedrijf, afdeling of projectdoelstellingen en stelt u in staat om strategische beslissingen te nemen met betrekking tot uw bedrijfsprocessen.
Houd in gedachten dat je operations dashboard eenvoudig moet zijn. Misschien wil je het volstoppen met allerlei statistieken die verschillende aspecten van je processen weergeven, maar dat is niet het beste idee. Zo'n dashboard kan overweldigend en moeilijk te volgen zijn, wat zijn doel voorbijschiet.
De beste manier om de juiste statistieken te kiezen is je te concentreren op een paar sleutelgegevens die de prestaties van je processen nauwkeurig weergeven. Vergeet niet dat het altijd beter is om meerdere dashboards te hebben voor één bedrijfsonderdeel dan één dashboard dat vol staat met moeilijk te volgen gegevens.
Het selecteren van de juiste statistieken moet altijd een teaminspanning zijn. Brainstorm in Whiteboards van ClickUp, gebruik formulieren van ClickUp om feedback te verzamelen, communiceer in het Weergave ClickUp chatten en zet de sleutelgegevens op een rijtje zonder te zweten! ✌️
Stap 5: databronnen bepalen
In deze stap moet je de databronnen definiëren die je op je operationele dashboard wilt zien, zoals databases, API's en spreadsheets.
Aangezien u met ClickUp databases kunt bouwen, kunt u deze gebruiken als bron voor uw dashboards. Voer uw gegevens in als taken, categoriseer ze met aangepaste velden en schakel tussen 15+ weergaven van ClickUp om ze te rangschikken zoals u wilt.
ClickUp's 15+ weergaven bieden organisaties een kamerbrede oplossing voor elk team
U kunt ook profiteren van de robuuste integratiemogelijkheden van ClickUp en het verbinden met andere software die u gebruikt om gegevens te beheren of op te slaan. Naast 1.000+ native integraties met tools zoals Slack, HubSpot, Everhour en Zendesk kunt u aangepaste integraties bouwen via ClickUp API en haal uw gegevens op uit de databron die u wilt.
Stap 6: Maak een abonnement op de layout van uw dashboard en maak visualisaties
De volgende stap is het uittekenen van het dashboard, rekening houdend met een optimale gebruikerservaring, organisatie en visuele aantrekkingskracht.
ClickUp Dashboards maakt dit proces super eenvoudig. Dankzij het drag-and-drop ontwerp kunt u uw kaarten verplaatsen en de layout naar wens aanpassen.
Kies de elementen die u op uw dashboard wilt, selecteer de juiste widgets en databronnen en maak visualisaties op basis van de opgegeven statistieken.
Stap 7: Werk uw gegevens regelmatig bij
Gefeliciteerd, u hebt uw operations dashboard gemaakt! 🥳
Maar vergeet niet dat je werk hier niet eindigt. Het doel van een operationeel dashboard is om realtime gegevens weer te geven. Je moet ervoor zorgen dat het dashboard de meest recente informatie toont - verouderde informatie verstoort je perceptie van de operationele prestaties en kan leiden tot verkeerde beslissingen.
Werk je databron regelmatig bij om dergelijke scenario's te vermijden. Je kunt het volgende gebruiken ClickUp Automatiseringen om handmatig werk en het risico op fouten te verminderen. Automatiseringen zijn gebaseerd op triggers, voorwaarden en acties en kunnen u helpen ervoor te zorgen dat de gegevens in uw dashboards altijd actueel en relevant zijn.
ClickUp biedt vier soorten automatiseringen:
- Aangepaste: Automatiseringen die u zelf maakt wanneer u een specifiek scenario in gedachten hebt
- Sjablonen: Vooraf ingestelde automatiseringen
- Integraties: Verbind een andere app met ClickUp om uw automatiseringen in te stellen
- Toegewezen persoon en volger: Stel een toegewezen persoon (volger) in voor alle nieuwe Taken
Gebruik kant-en-klare automatiseringsrecepten in ClickUp of pas ze aan op basis van uw behoeften, zodat uw team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is
Stap 8: Verfijn uw dashboard zoals nodig
Uw operationele dashboards kunnen hun doel nu dienen, maar moeten op een gegeven moment worden verfijnd om ze aan te passen aan uw bijgewerkte activiteiten of nieuwe gegevens.
U moet zo nu en dan prestatiecijfers en KPI's herzien om er zeker van te zijn dat ze nog steeds relevant zijn. Heroverweeg de layout van het dashboard en kijk hoe je deze kunt verbeteren om de efficiëntie te vergroten.
Een ander belangrijk aspect is het verzamelen van feedback van je teamleden. Vraag of ze het dashboard nuttig vinden en wat ze zouden willen veranderen. ClickUp Forms kan hierbij helpen: maak formulieren die je team snel kan invullen en krijg een gedetailleerde samenvatting van de verzamelde informatie.
ClickUp: De perfecte startpagina voor uw operationele dashboard
ClickUp biedt alles wat u nodig hebt om een operationeel dashboard te maken. Met deze visueel platform voor projectmanagement kunt u uw doelen definiëren, de juiste metrics selecteren, databases instellen, de gewenste informatie visualiseren en samenwerken met uw team. Aanmelden voor ClickUp en begin met het bouwen van uw perfecte dashboard om controle te krijgen over uw activiteiten! 🌹