Aditya werkt als Growth Assistant bij AirTract, een plek waar mensen terecht kunnen voor deskundig advies, vragen kunnen stellen, artikelen kunnen schrijven, ervaringen kunnen delen en kunnen leren van betaalde en gratis online cursussen. Hij heeft een bachelordiploma in computerwetenschappen en werkt al twee jaar in het veld van digitale marketing. Hij is ook een fervent lezer en een grote sportliefhebber.
Projectmanagement is het ontwikkelen en uitvoeren van een abonnement met betrekking tot een specifiek project dat wordt uitgevoerd. Het kan worden onderverdeeld in duidelijke fasen die u en uw team doorlopen terwijl u het project van begin tot eind uitvoert.
De fasen van projectmanagement zijn systematische, stapsgewijze processen die zowel door managers als leiders moeten worden gevolgd om ervoor te zorgen dat het project correct wordt uitgevoerd en in de toekomst positieve resultaten kan opleveren.
De basisefficiëntie van het project berust op een aantal fasen die het organisatorische projectmanagement sterk en efficiënt maken. Deze fasen kunnen worden gebruikt als voorlopige richtlijnen om de voortgang van een bepaald project te begrijpen.
Als je ervoor wilt zorgen dat je abonnement op schema blijft, moet je de vijf fasen van projectmanagement volgen!
De vijf fasen van projectmanagement
Volgens het Project Management Institute (ook bekend als PMI) is projectmanagement de kennis, technieken, vaardigheden en tools die het bereik van deelname en activiteiten van een bepaalde organisatie verbreden om het doel van dat specifieke project te bereiken.
Meestal wordt het controle- en stuurproces van een project verdeeld in vijf fasen, van begin tot eind. Of je nu een nieuw bedrijf wilt starten of een marketingplan wilt opstellen, elk managementteam doorloopt deze vijf fasen.
Laten we eens kijken naar deze vijf fasen:
- Start en concept van het project
- Project planning
- Uitvoering van het project
- Monitoring, controle en uitvoering van het project
- Project afgesloten
De vereisten van projectfasen: kritische mening
Elk project heeft zijn eigen eisen en een bepaalde route die moet worden gevolgd. De fasen van de projectlevenscyclus stellen het managementteam in staat om elk project onafhankelijk te behandelen en succesvol uit te voeren. Bovendien zorgen deze fasen voor een systematische operationele procedure en handhaven ze de prestaties van alle mensen die bij het project betrokken zijn.
Elk project heeft zijn eigen eisen en een bepaalde route die moet worden gevolgd. De fasen van de projectlevenscyclus stellen het managementteam in staat om elk project onafhankelijk te behandelen en succesvol uit te voeren. Bovendien zorgen deze fasen voor een systematische operationele procedure en handhaven ze de prestaties van alle mensen die bij het project betrokken zijn.
Ik weet wat je denkt: "Is dat echt belangrijk?"
Het antwoord is ja! Deze vijf fasen zijn belangrijk omdat ze helpen bij:
- Maak een strategische afstemming om de echte waarde van uw bedrijf of project te realiseren
- Breng authentiek leiderschap en de juiste richting in uw project
- Zorg voor een duidelijke focus en doelstellingen met betrekking tot uw management
- Maak een realistisch abonnement met betrekking tot uw doel
- Controleer de kwaliteit van de algemene resultaten
Laten we eens kijken naar deze vijf fasen en hoe ze uw project kunnen helpen slagen!
Stap 1: Initiatie
Een concrete start zal de weg naar succes wijzen en ook de basis leggen voor alle andere fasen in de levenscyclus. Onderzoek allereerst zorgvuldig het concept en de ideeën van uw project om te bepalen of het concept gunstig is voor de organisatie.
In deze fase bepaalt het besluitvormende team een realistische manier om het hele project te voltooien. Deze fase staat ook bekend als de formele start en begint met een projectopdracht. Meestal worden hierin het primaire doel en de doelstelling van het project beschreven en wordt het projectbudget goedgekeurd.
Deze fase begint met:
- Een goede business case: deze rechtvaardigt de daadwerkelijke noodzaak van een project en geeft een schatting van de potentiële voordelen
- Haalbaarheidsstudie: hierin worden de verschillende benodigde middelen beoordeeld om de uitdagingen van het project te evalueren en de essentiële startpunten te bepalen met betrekking tot de voordelen voor de organisatie
Voor het opstarten van een project zijn over het algemeen een aantal sleutelcomponenten nodig om een Project Initiation Document (PID) op te stellen, waaronder de volgende:
- Business case
- Doelen en reikwijdte van je project
- Project organisatie
- Projectrisico's
- Opinie van project stakeholders
- Kader voor rapportage en controle, en meer
Als je dit allemaal hebt gedaan, is het tijd om je project te plannen!
Stap 2: Abonnement
De planningsfase richt zich voornamelijk op het opstellen van een blauwdruk voor de doelen, het budget en de tijd van een bepaald project. Dit is een routekaart die u helpt om vooruit te komen en het team goed te begeleiden. Tijdens deze fase kan de projectmanager de vaardigheden van de medewerkers inzetten om de productiviteit van een organisatie te verbeteren.
De fase van het projectplan omvat:
- De exacte behoeften identificeren
- Het doel en de reikwijdte bepalen
- Voltooi de tijdlijn om het volledige resultaat te leveren
- Een schema opstellen voor een goede werkstroom binnen een organisatie
- Het ordenen en beoordelen van de vereisten
De planningsfase is cruciaal voor projectmanagement. Tijdens deze fase krijgt je team een duidelijk stappenplan met wat er nodig is om als team uiteindelijk succes te boeken met het project!
Wat nu? Het is eindelijk tijd om aan de slag te gaan!
Stap 3: Uitvoering
Wanneer het team volledig klaar is om de resultaten uit te voeren of te lanceren, helpt de fase van projectuitvoering u om elk project te controleren en te beheren. Gebruik de statussen van uw project om de werkstroom op een goede en georganiseerde manier te houden. De projectmanager moet gebruikmaken van management- en soft skills om het team te motiveren, het prestatieniveau op peil te houden en nog veel meer.
Projectmanagement kan deze nodig hebben voor de uitvoeringsfase:
- Aanmaken van individuele verantwoordelijkheden en taken
- De taken verdelen onder de teamleden
- Uitvoeren van de opdrachten
- Werk het voortgangsrapport van uw project bij
- Lever diensten of producten binnen de gestelde deadlines
Sommige experts zeggen dat uitvoering en promotie tot dezelfde fase behoren, die elkaar opvolgen.
Nadat u deze fase hebt voltooid, moet u uw marketingteam helpen om het werk dat u hebt gedaan te laten zien! Dat kan bijvoorbeeld het samenstellen van een promotiepakket van uw diensten of producten voor een beurs zijn. Nu moet uw marketingteam productgerelateerde informatie, prijzen en zelfs productfoto's verzamelen om uw producten bij klanten te promoten.
Wat nu? Je bent klaar, toch?
Wacht even! Er zijn nog twee fasen te gaan!
Stap 4: Monitoring en controle
In deze fase kan de manager de prestaties en voortgang meten en eventuele problemen aanpakken. De fase van monitoring en controle is een mijlpaal voor het projectmanagement als geheel.
Er zijn verschillende Key Performance Indicators (KPI's) om het project te monitoren, zoals het aanhouden van een goed gepland budget, het vasthouden aan de beloofde tijdlijn, het leveren van het product binnen de deadline, en meer.
Het belangrijkste is dat deze fase gemakkelijk meetbaar is en consistent wordt gebruikt door het management en de belanghebbenden.
Stap 5: Afsluiting van het project
We zijn aangekomen bij de laatste fase van het projectmanagement, waarin u kunt evalueren hoe succesvol uw voltooide project is. Deze evaluatie biedt een les en evalueert het totale proces om uw volgende project efficiënter te verbeteren. Het is de laatste fase van de levenscyclus van uw projectmanagement.
[Een stapsgewijs patroon voor werkstroom in projectmanagement]
Met al deze procedures kan projectmanagement erg hectisch worden. Dit is waar projectmanagementtools van pas komen. Ze helpen u bij het eenvoudig plannen van uw project. ClickUp is zo'n tool die een geweldige ondersteuning kan zijn.
Het is een tool voor projectmanagement met documenten, herinneringen, doelen, kalenders en zelfs een inbox. Met volledig aanpasbare en eigen functies werkt ClickUp voor teams van elke omvang en in elke branche, zodat elk team dezelfde app kan gebruiken om te plannen, organiseren en samenwerken.
Door aangepaste weergaven te maken die u kunt opslaan en met iedereen kunt delen, en door grafieken van de werklast te maken die laten zien waar mensen mee bezig zijn, kunt u elk project eenvoudig beheren.
Het proces van projectmanagement verschilt van organisatie tot organisatie, maar dit zijn de traditionele componenten van een succesvol project. Managementteams over de hele wereld doorlopen deze vijf fasen van projectmanagement om hun projecten met veel voordelen te voltooien.
Projectmanagement hoeft niet overweldigend te zijn, ongeacht de omvang, zolang je de vijf fasen van projectmanagement volgt.