시간과 리소스가 무제한인 세상을 상상해 보세요. 무한한 가능성을 추구하고, 야심찬 프로젝트에 도전하고, 혁신을 주도하고, 스트레스 없이 모든 일을 할 수 있습니다. 🙌
안타깝게도 현실은 그렇지 않습니다. 회사에서 빠르게 변화하는 비즈니스 환경 에서는 항상 어떤 종류의 제약에 직면하게 됩니다. 다음을 배워야 합니다 일의 우선순위를 정하세요 끊임없는 좌절과 장애물에도 불구하고 성공할 수 있습니다.
이 글에서는 우선순위 관리에 대한 키 정보를 요약하고, 효과적인 우선순위 관리 프로세스를 개발하고 이를 활용해 생산성을 높이는 방법을 소개합니다.
우선순위 관리란 무엇인가요?
우선순위 관리 또는 우선순위 지정은 가장 중요하고 긴급한 작업을 먼저 처리하도록 작업을 구성하는 방법입니다. 🥇
이 관행에는 다음과 같은 평가가 포함됩니다 목표 및 오브젝트 정보를 사용하여 작업 계층을 만들고 어떤 작업을 즉시 완료해야 하는지 결정합니다. 이는 공식적인 프로젝트 관리와 일상 생활 모두에서 유용하게 사용할 수 있는 기술입니다.
언제 프로젝트 우선순위 지정 와 작업의 우선순위를 정하면 가장 효율적인 방법으로 앞으로의 작업을 실행할 준비를 하는 것입니다. 목표는 회의에 참석하는 것입니다 프로젝트 마일스톤 및 마감일을 설정하여 성공을 위한 준비를 하세요. 🏆
우선순위 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
우선순위 관리 프로세스를 마련하면 팀이 기존 또는 새로운 작업에 집중하고, 리소스를 조정하고, 가치가 높은 프로젝트의 최우선 순위를 파악할 수 있습니다. 다른 주요 이점은 다음과 같습니다:
- 하루를 최대한 활용: 매일 해야 할 일을 정확히 알기 때문에 주저 없이 업무와 특정 작업에 뛰어들어 생산성 있는 시간을 최대한 활용할 수 있습니다
- 일의 질이 향상됩니다: 분산된 주의로 모든 것을 완료하는 대신, 팀은 한 번에 몇 가지 중요한 작업에 집중하여 오류와 지연을 줄입니다
- 일과 삶의 균형이 향상됩니다: 작업의 우선순위를 지정하면 팀이 여가 및 기타 개인 활동에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다
- 개인, 팀, 비즈니스 목표를 일치시킵니다: 자신의 우선순위를 관리하고 회사 오브젝트에 맞추다 보면 더 큰 그림을 간과하기 쉬운데, 견고한 우선순위 관리 프로세스는 이러한 어려움을 방지합니다
- 일과 관련된 스트레스와 불안감 감소: 의미 있는 업무 배정을 통해 직원들이 보다 자신감을 갖고 부담 없이 업무에 임할 수 있습니다
- 유연성 촉진: 적절한 우선순위 지정 시스템을 통해 지속적인 변화에 혼란 없이 적응할 수 있습니다
- 효과적인 리소스 관리 가능: 무엇이 우선 순위인지 알면 다음을 수행할 수 있습니다한정된 리소스 할당 팀 전체에 작업을 위임할 때 더 효율적으로 할당할 수 있습니다
ClickUp 작업량 보기는 프로젝트 메트릭에 대한 인사이트를 제공하여 한 단계 앞서 나갈 수 있도록 해줍니다
팀을 위한 우선순위 관리 시스템을 구현하는 방법
다음 6가지 팁을 따라 성공적인 우선순위 관리 전략을 수립하고 실행하세요:
- 목표를 정의하세요: 목표는 우선순위를 정하는 주요 기준이 됩니다. 결정단기, 중기, 장기 목표 및 오브젝트를 설정하여 모든 목표를 달성하기 위한 세부 계획을 세울 수 있습니다
- 개요로 시작하기: 작업의 마스터 할 일 목록을 만듭니다. 평가하고 할당할 때 할 일 목록을 월별, 주간, 일별 우선순위로 세분화하세요
- 비용/노력 및 보상 평가: 작업을 완료하는 데 필요한 비용이나 노력과 그로 인해 얻을 수 있는 값을 비교하세요. 가능하면 파레토 법칙(80%의 영향을 미치는 20%의 일에 우선순위를 두는 것)을 따르세요
- 팀의 용량과 강점을 고려하세요: 현실적으로 일을 할당하려면 각 팀원의 용량, 생산성 습관, 작업 난이도, 위험 수준을 파악하여 오브젝트를 효율적으로 관리해야 합니다
- 위임된 작업 수행하기 : 중요하고 복잡한 작업은 상급자에게 맡기되, 너무 많은 업무를 맡기지 마세요. 경험이 적은 직원에게 영향력이 덜한 일을 맡기고 그들이 기술을 개발하고 성장하며 새로운 일에 성공할 기회를 가질 수 있도록 하세요
- 유연성을 발휘하세요: 작업 계층을 만들어놓고 하루를 끝낼 수는 없습니다. 프로세스의 지속적인 변화에 적응할 수 있도록 조직하고, 평가하고, 준비해야 합니다
이 모든 작업을 수동으로 수행하면 매우 번거롭습니다. 다행히도 ClickUp과 같은 앱이 있습니다 과 같은 앱은 작업의 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다 강력하고 유연한 우선순위 관리 시스템을 개발하세요. 시작하기 ClickUp의 우선순위 매트릭스 템플릿 !
ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿
우선순위 관리 기법 및 최고의 실행 방식
우선순위를 관리할 때는 다양한 평가 기준과 기법을 사용해 팀에 맞는 일이 무엇인지 확인하세요. 아래에서 가장 인기 있는 우선순위 지정 전략에 대해 알아보세요:
마스터 목록
마스터 목록은 독립적인 우선순위 지정 기법이라기보다는 다른 모든 우선순위 지정 기법의 기초가 됩니다. 우선순위를 정하기 전에 메가 할 일 목록 에 달성하고자 하는 모든 작업을 저장하세요. 그런 다음 원하는 대로 세분화하고 분류할 수 있습니다.
일반적인 방법은 기간 카테고리를 사용하는 것입니다. 예를 들어, 오늘, 이번 주, 이번 달 등 작업을 완료하고 싶은 시점을 기준으로 작업을 그룹화할 수 있습니다.
아이젠하워 우선 순위 매트릭스 
를 사용하여 방대한 작업 목록을 쉽게 정렬하세요 아이젠쇼 e r ClickUp의 매트릭스 템플릿 이 방법은 그가 발명하지는 않았지만, 매일 영향력이 큰 결정을 많이 내려야 했던 전 미국 대통령 드와이트 E. 아이젠하워의 이름을 따서 명명되었습니다.
The 아이젠 하워 우선 순위 매트릭스 작업에 투입되는 비용 또는 노력과 그 작업이 가져오는 값을 비교합니다.
이 방법을 적용하려면 종이나 원하는 앱에 큰 사각형을 그립니다. 긴급성과 중요도라는 두 축을 따라 네 부분으로 나눕니다. 그러면 네 가지 범주로 나뉩니다:
- 긴급 및 중요: 완료됨 ❗
- 긴급하고 중요하지 않음: 스케줄 잡기 📅
- 긴급하지는 않지만 중요함: 위임됨 👥
- 긴급하지 않고 중요하지 않음: 삭제 ❌
작업을 가장 적절한 카테고리에 배치하고 오른쪽 상단에 있는 긴급하고 중요한 작업부터 완료하기 시작합니다.
그림 그리기가 어렵나요? 다채로운 색상의 ClickUp 우선순위 매트릭스 템플릿 를 다운로드하고 몇 분 안에 무료로 우선순위 매트릭스를 시작하세요!
가장 중요한 작업(MIT) 목록
간단하고 실용적이며 쉽게 실행할 수 있는 방법을 찾고 있다면 MIT 목록을 사용해보세요. 이 리스트는 매일 1~3개의 필수 작업 목록을 작성할 것을 제안합니다. 목록에 있는 작업을 완료할 때까지 다른 작업에 집중해서는 안 됩니다.
업무에 압도당할 때 이 방법을 사용하면 기본으로 돌아가 매너리즘에서 벗어날 수 있습니다.
ABCDE 방법
ABCDE 우선순위 지정 방법은 작업을 5가지 카테고리로 분류하는 방법입니다:
- 필수 작업
- 중요한 작업
- 해야 할 작업
- 위임할 작업
- 제거할 작업
작업을 완료하지 않았을 때의 결과가 얼마나 심각한지에 따라 작업을 평가하고 분류하세요. A 리스트는 한두 가지 작업만 넣어 짧게 작성하세요.
각 작업을 열거하여 또 다른 계층의 순위를 도입하세요. 그날 가장 중요한 작업은 A1으로 라벨을 붙이고, 하기 좋은 작업은 C1, C2, C3 등으로 표시합니다.
개구리 먹기
이 방법은 마크 트웨인의 명언에서 영감을 얻었습니다: "살아있는 개구리를 먹어야 한다면, 아주 오랫동안 앉아서 개구리를 바라보는 것은 의미가 없다!"_ 🐸 개구리 먹기 는 가장 두려운 작업을 먼저 수행하여 다른 모든 작업을 덜 겁나게 하라고 제안합니다. 긴급성과 중요도가 비슷한 작업이 여러 개 있는데 어떤 작업부터 시작해야 할지 모를 때 유용합니다.
1-3-5 법칙
이 방법에 따라 일일 할 일 목록에는 다음이 포함되어야 합니다:
- 하나의 큰 작업 🐘
- 3개의 중간 작업 🐅
- 5개의 소소한 작업 🐁
현재 용량과 선호도에 따라 번호를 자유롭게 변경하세요.
워렌 버핏 방법 ###
"성공한 사람들과 정말 성공한 사람들의 차이점은 정말 성공한 사람들은 거의 모든 것을 거절한다는 것입니다."_ 워렌 버핏
'두 가지 리스트'라는 우선순위 결정 모델을 제시한 워렌 버핏의 말입니다.
이 방법은 상위 25개 작업 목록을 적고 가장 중요한 5개 작업에 동그라미를 치는 것입니다. 상위 5개 작업을 먼저 완료하고 나머지 20개 작업은 무시하여 집중력을 유지해야 합니다.
도구를 사용해 우선순위 관리 시스템을 만드는 방법 ClickUp 은 올인원
프로젝트 관리 소프트웨어 초기 작업부터 작업 우선순위 지정까지 모든 측면을 다룰 수 있습니다 브레인스토밍부터 실행까지 . 10가지가 넘는 개요(보기)와 수백 가지의 기능 및 맞춤형 옵션으로 다양한 상황에 맞게 조정할 수 있습니다.
다음 섹션에서는 ClickUp이 훌륭한 일인 이유를 보여드리겠습니다 우선 순위 지정 도구 의 잠재력을 단계별로 잠금 해제하는 방법을 알아보세요. 🔓
1. 높은 수준의 목표 설정 및 시각화하기
ClickUp-Whiteboard
개별 작업을 처리하기 전에 한 단계 물러서서 큰 그림을 기억하세요. 그러면 가장 중요한 목표를 추적하는 데 도움이 될 것입니다. 🛣️
더 높은 목표를 염두에 두고 각 작업의 관련성과 영향력을 재평가하세요. 이렇게 하면 장기적인 전략에 부합하는 활동에 시간과 에너지를 투자할 수 있습니다.
ClickUp을 사용해 전략, 로드맵, 워크플로우를 개발하고 시각화하세요. 플랫폼의 화이트보드 보기 는 빈 캔버스와 아이디어를 실현할 수 있는 다양한 도구를 제공합니다. 처음부터 시작하거나 미리 만들어진 다양한 화이트보드 템플릿 중 하나를 사용할 수 있습니다.
화이트보드 보기에서 할 수 있습니다:
- 워크플로우를 만들어 의존성 문제나 병목 현상을 파악합니다
- 텍스트를 작성 및 편집하거나 코멘트 또는 작업을 할당합니다
- 모양, 스티커 메모 및 그 사이에 커넥터를 추가합니다
- 이미지, 비디오, 웹 사이트 카드 및문서
ClickUp에서 프로젝트, 아이디어 또는 기존 작업을 플랜하고 정리하여 궁극의 시각적 개요를 만드세요
ClickUp의 기능은 다음과 같습니다 마인드 맵 보기 를 사용하면 눈길을 사로잡는 계층형 다이어그램을 만들 수 있습니다. 이를 사용하여 다양한 우선순위의 수준 및 작업 간의 관계.
노드 대신 대화형 작업을 사용하여 노드 기반 지도와 작업 기반 지도 중에서 선택하세요.
2. 모든 작업의 마스터 목록 만들기
ClickUp 작업 만들기
작업의 마스터 목록을 작성하여 처리해야 할 일의 범위를 파악하세요. 그런 다음, 마감일이 정해져 있는 보다 관리하기 쉬운 섹션으로 나누기 시작하세요.
ClickUp의 목록 보기는 이를 위한 이상적인 도구입니다. 모든 작업, 하위 작업 및 그 의존성에 대한 개요를 제공합니다. 드래그 앤 드롭 기능으로 쉽게 재배치할 수 있습니다. 👆
목록의 열에는 작업의 중요도를 결정하는 데 필요한 모든 정보가 표시됩니다. 다음 중 하나를 선택해 맞춤형으로 설정할 수 있습니다 20개 이상의 필드 유형 를 포함합니다:
- 드롭다운 메뉴
- 평가
- 체크박스
- 라벨
- 이메일
- 수식
- 진행 막대
ClickUp의 가장 유연한 보기로, 다양한 정리 옵션을 사용해 볼 수 있습니다. 작업 정렬을 마친 후에는 우선순위에 따라 작업을 그룹화하거나 필터링하여 가장 시급한 작업을 골라낼 수 있습니다.
또한 애자일 보드 보기를 통해 모든 작업을 보다 간소화하여 표시할 수 있습니다. 이를 통해 명확한 보드 보기를 통해 우선순위 관리 프로세스를 확립할 수 있습니다.
대부분의 ClickUp 보기에서 작업을 클릭하면 추가 정보와 옵션이 표시되는 작업 트레이가 열립니다. 여러분과 팀은 다른 활동 중에서도 댓글을 추가하고, 파일을 첨부하고, 변경 로그를 볼 수 있습니다.
작업 트레이 간트 및 타임라인 보기 를 사용하면 시간 관리에 집중할 수 있습니다. 타임라인은 한 줄로 일정을 한눈에 볼 수 있는 반면, 간트 차트는 2차원으로 프로젝트의 핵심을 파악할 수 있습니다.
ClickUp 간트 차트 보기
달력보기는 스프린트와 같은 이벤트를 예약하고 일대일 회의 매우 간편합니다. 작업을 해당 슬롯에 끌어다 놓기만 하면 바로 시작할 수 있습니다.
3. 작업 평가 및 할당
작업의 긴급성, 영향력 또는 기타 관련 요소를 고려한 후, 해당 정보를 목록 보기의 열에 추가할 수 있습니다. 작업의 순위를 매기고, 수식을 사용한 점수 시스템을 도입하고, 비용을 계산하세요.
작업에 우선순위 태그를 지정하려면 플래그 아이콘을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 적절한 옵션을 선택하세요. 라벨의 범위는 낮음부터 긴급까지이며, 쉽게 구분할 수 있도록 색상으로 구분되어 있습니다.
ClickUp 작업 우선순위
어떤 작업을 먼저 처리할지 결정했으면 이제 작업을 위임할 차례입니다. 쉽고 정확하게 작업을 위임하려면 ClickUp 작업량 보기 !
작업을 완료하는 데 필요한 노력 수준을 추정하세요. 각 팀원의 평균 용량을 정의하고 보기로 팀원들이 항상 일할 수 있는 용량을 확보하세요 과로하지 않는 . 색상을 보면 각 사람이 얼마나 많은 일을 하고 있는지 알 수 있습니다. 🍽️
작업을 할당하면 이전에 설정한 마감일을 기준으로 전용 타임라인에 균등하게 배포됩니다.
이 보기는 고도로 사용자 지정할 수 있습니다. 필터와 표시되는 타임라인(일, 주, 월)부터 개별 요소와 색상에 이르기까지 모든 것을 변경할 수 있습니다.
4. 진행 상황 추적 및 협업
작업을 완료하면 목록 보기의 진행률 표시줄이 업데이트되어 실시간 인사이트를 제공합니다. 작업의 상태를 변경하고 워크플로우를 반영해 맞춤형 카테고리를 추가할 수 있습니다.
자동화를 도입하면 전체 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 예를 들어, 모든 하위 작업을 완료한 후 자동으로 상태를 "완료됨"으로 업데이트할 수 있습니다. 또 다른 아이디어는 작업이 기한이 지났을 때 우선순위 라벨을 변경하는 것입니다.
ClickUp 자동화를 사용하여 작업을 자동화하고 시간을 절약하세요
ClickUp에서는 우선순위를 정하는 것 이상의 일을 할 수 있습니다. 팀을 초대하여 플랫폼을 계획 및 협업 허브로 사용하세요. 팀원들과 소통하세요 내장 채팅을 통해 팀원들과 소통하고, 작업 댓글에서 특정 사안에 대해 논의하고, 각 작업의 변경 내역을 볼 수 있습니다. 또한, 앱 내에서 시간을 추적할 수 있어 작업 할당 및 청구에 큰 도움이 됩니다.
우선순위 관리 FAQ
우선순위 지정에 대해 궁금한 점이 있으신가요? 아래에서 답을 찾으실 수 있습니다:
우선순위 관리와 시간 관리의 차이점은 무엇인가요? 시간 관리 와 우선순위 관리는 일을 더 효율적으로 만든다는 동일한 목표를 가진 관련 개념입니다. 하지만 우선순위 관리는 무엇이 중요한지에 초점을 맞추는 반면, 시간 관리는 더 넓은 의미에서 사용 가능한 시간을 어떻게 보내는지를 가리키는 용어입니다. ⌛
예를 들어, 시간 관리를 하는 사람은 작업에 시간 슬롯을 할당합니다. 하지만 우선순위를 정하는 사람은 가장 중요한 작업을 선택하고 더 큰 시간 슬롯을 할당할 것입니다.
우선순위 관리는 시간 관리에 의존합니다. 두 가지 모두 다음과 같은 기술이 필요합니다 문제 해결 그리고 전략적 사고. 시간 관리에는 주의 산만 감소 및 작업 분류와 같은 다른 하위 기술도 포함됩니다.
두 가지 기술 모두 유용하며 삶의 여러 영역에 적용할 수 있습니다. 시간 관리가 더 일반적일 수 있지만, 결과물 기반 업무에는 우선순위 지정이 더 나은 선택입니다.
우선순위 관리의 일반적인 어려움은 무엇이며 어떻게 극복할 수 있나요?
최선의 노력에도 불구하고 프로젝트 실행이 원하는 만큼 순조롭게 진행되지 않을 수 있습니다. 그렇다고 해서 모든 것이 실패한 것은 아닙니다. 올바른 접근 방식과 도구를 사용하면 대부분의 문제를 극복하고 빠르게 정상 궤도로 돌아올 수 있습니다.
아래에서 몇 가지 일반적인 우선순위 지정 문제와 이를 해결하기 위한 방법을 숙지하세요:
전례 없는 상황과 변화하는 우선순위
첫째, 플랜은 필연적으로 변경될 수밖에 없다는 사실을 받아들이고 일단 그렇게 되면 적응할 준비를 해야 합니다.
최상의 시나리오만을 염두에 두고 플랜을 세우는 대신 가능한 모든 결과를 고려해야 합니다. 마감일을 엄격하게 설정하지 말고 대신 느슨한 시간 추정치를 제시하여 여지를 남겨두세요.
한도 제한 및 경쟁 리소스
우선순위 변경에 따라 다음과 같이 다시 검토해야 할 수도 있습니다 리소스 관리 선택. 충돌이 발생하면 우선순위 기준을 재평가하세요. 작업을 심층적으로 분석하고 추가 요소를 도입하여 같은 수준의 중요도를 가진 작업을 더욱 차별화하세요.
더 유연하게 만들기 위해 전체 우선순위 지정 시스템을 재검토해야 할 수도 있습니다. 이상적으로는 변경 시 다른 작업과 마감일을 업데이트하는 ClickUp과 같은 앱을 사용하는 것이 좋습니다.
비필수 작업에 시간을 낭비하는 팀원들
정기적이고 솔직한 의사소통을 통해 많은 문제를 해결할 수 있습니다. 처음부터 명확한 기대치와 목표를 설정하고 모든 사람이 같은 페이지에 있는지 확인하세요.
팀원과 직원이 문제가 발생했을 때, 특히 자신의 전문 분야나 책임 분야를 벗어난 문제가 발생했을 때는 팀원과 직원을 지원하세요.
주의 산만, 미루기 및 지연
솔직히 말해서 항상 100% 생산성을 발휘하는 사람은 아무도 없습니다. 하지만 직원 중 한 명이 지속적으로 업무에 어려움을 겪고 있다면 조치를 취해야 할 때입니다.
직원에게 강요하거나 벌을 주는 대신 도움을 제공하세요. 직원 개개인의 시간 관리 능력 개발을 장려할 수 있는 리소스와 교육을 제공하세요.
다른 작업 간 전환하기
요구 사항이 서로 다른 여러 작업을 동시에 수행하는 것은 문제가 될 수 있습니다. 스트레스가 많고 지치기 쉬우며, 종종 오류가 발생하고 전반적인 일의 품질이 떨어지는 결과를 초래합니다.
직원들에게 다양한 작업을 몰아주는 대신 한 번에 하나의 프로젝트로 작업을 한도로 제한하세요. 작업 의존성과 중요 경로를 설정하여 일에 집중하고 순조로운 항해를 보장하세요. ⛵
과로 및 번아웃
직원으로서 업무에 압도당하고 있다고 느껴진다면 주저하지 말고 거절하세요. 번아웃의 경고 신호를 무시하면 심각한 결과를 초래할 수 있습니다. 상황이 악화되기 전에 상급자에게 업무 가능 여부와 일일 최대 업무량을 알려 그에 따라 플랜을 세울 수 있도록 하세요.
보다 현실적인 업무량을 파악하면 양보다는 질에 집중할 수 있습니다. 또한 다음과 같은 이점도 있습니다 보다 지속 가능한 업무 일정을 즐기세요 를 통해 건강을 보호하고 더 건강한 직장 문화에 기여하세요. 💪
우선순위 관리로 잠재력 발휘하기
우선순위 관리는 결코 쉬운 일이 아니지만, 개인이나 팀의 일을 정리하는 데 있어 성공의 비결입니다. 구불구불한 작업의 길에서 길을 잃었을 때 방향을 제시해 줄 수 있습니다.
ClickUp과 같은 편리한 도구를 사용하면 생산성 향상을 위한 길을 단숨에 해킹할 수 있습니다! ⏩