Google Workspace Studio를 사용하여 업무 자동화하는 방법

대부분의 팀은 첨부 파일 정리나 시트 업데이트 같은 사소하고 반복적인 작업에 지나치게 많은 시간을 소비합니다. 맥킨지 연구에 따르면 직원들의 60%가 워크플로우 자동화만으로도 업무 시간의 30%를 절약할 수 있다고 합니다.

Google Workspace Studio는 Gmail, Drive, 달력 내에 상주하며 반복적인 작업을 대신 처리해주는 Google의 새로운 AI 에이전트 hub입니다.

이 에이전트는 자연어로 작성된 지시를 이해한 후 사용자를 대신해 작업을 수행합니다. 미확인 이메일 요약, 문서 승인 라우팅, 채팅에 일일 상태 게시 등의 작업을 포함합니다.

이 가이드에서는 Google Workspace Studio를 활용해 업무를 자동화하는 방법, 가장 적합한 사용 시나리오, 그리고 전체 워크플로우 관리를 위해 ClickUp과 같은 포괄적인 시스템이 필요한 경우를 알아봅니다.

Google Workspace Studio란 무엇인가요?

Google Workspace Studio는 Google Workspace 전반에서 AI 에이전트를 설계, 관리 및 공유하는 중앙 플랫폼입니다. 스크립트를 작성하는 대신 원하는 작업을 간단히 설명하기만 하면 됩니다.

Workspace Studio는 텍스트를 읽고, 자연어 처리를 적용하며, 문맥을 추론할 수 있습니다. "매일 아침 내 읽지 않은 이메일을 요약하여 채팅 요약으로 보내줘"와 같은 프롬프트를 사용할 수 있습니다. 이러한 입력으로 Workspace Studio는 해당 작업을 대신 수행하는 에이전트를 구축합니다.

이 에이전트는 Google의 다중 모달 AI 모델인 Gemini 3로 구동됩니다.

Google Workspace Studio를 사용하여 업무를 자동화하는 경우 두 가지 핵심 요소가 있습니다:

Workspace Studio가 작업 공간에 직접 통합되어 있으므로, 이러한 에이전트는 기존에 사용 중인 tools 내에서 작동합니다:

Workspace Studio로 무엇을 자동화할 수 있나요?

Workspace Studio는 팀의 업무 속도를 늦추는 반복 작업을 위해 설계되었습니다. 에이전트는 기본적으로 다음과 같은 간단한 패턴을 따릅니다: 트리거 → 컨텍스트 해석(주로 Gemini 활용) → 하나 이상의 앱에서 작업 실행.

Google Workspace 계정으로 직접 AI 에이전트를 구축할 수 있는 7가지 주요 AI 기반 자동화 분야를 소개합니다.

(이러한 AI 자동화 워크플로우를 구성하려면 사용자 접근 권한을 확인해야 할 수 있습니다. 관리자 콘솔 설정에서 해당 기능을 활성화하세요.)

1) 이메일 분류 및 후속 조치

2) 문서 워크플로우 및 승인 절차

3) 회의 일정 관리, 아젠다 및 요약

4) 요청 접수 및 내부 이관

5) 스프레드시트 업데이트 및 간편한 보고

6) 고객 지원 및 영업 운영

7) 지식 및 콘텐츠 워크플로우

Google Workspace Studio를 활용한 업무 자동화 방법 (단계별 안내)

Google Workspace Studio로 업무를 자동화할 때 가장 쉽게 성과를 거둘 수 있는 부분은 실제 병목 현상에서 시작하는 워크플로우입니다: 받은 편지함 분류, 문서 승인 또는 요청 접수 등이 대표적입니다.

Google의 공식 가이드라인에서도 템플릿을 기반으로 시작할 것을 권장합니다. 이를 통해 처음부터 구축하기 전에 스타터와 단계가 어떻게 결합되는지 학습할 수 있습니다.

✅ 아래는 활용 가능한 실제 예시입니다: "회의 알림을 받고, 채팅으로 알림을 전송하며, 읽지 않은 이메일을 요약하세요."

1단계: 접근 권한 확인 후 Workspace Studio 열기

2단계: "매일 미읽은 이메일 요약" 템플릿으로 시작하기

3단계: 시작 설정(일정)

4단계: 단계 추가 및 구성

5단계: 에이전트 테스트 실행

6단계: 활성화하고 공유하기

빠른 시작을 위한 Workspace Studio 템플릿

기존 자동화 로직은 상세한 워크플로우 생성에 코딩 기술이 필요했으나, Google Workspace는 템플릿으로 이 과정을 간소화합니다. Workspace Studio에서 AI 에이전트를 생성, 관리, 공유하고 템플릿을 활용해 빠르게 시작할 수 있습니다.

템플릿은 기본 패턴(시작점 + 단계)이 이미 구성되어 있으므로 세부 사항만 조정하면 몇 분 안에 에이전트를 생성할 수 있습니다.

✅ 일반적인 템플릿 패턴에는 다음이 포함됩니다:

이메일 부스터

더 나은 회의

작업 및 실행 항목

고객 연결

일상 필수 기능

신뢰할 수 있는 Google Workspace 자동화 구축을 위한 최고의 실행 방식

Workspace Studio를 사용하면 에이전트를 빠르게 생성할 수 있습니다. 더 큰 과제는 더 많은 워크플로우, 팀원, 공유 데이터를 추가할 때도 에이전트의 안정성을 유지하는 것입니다. 플랫폼을 최대한 활용하는 데 도움이 되는 몇 가지 팁을 소개합니다.

1. 명확한 결과와 간단한 경로로 시작하세요

필기하세요:

✅ Google의 템플릿 중심 접근 방식은 이를 위한 현명한 기본값입니다.

2. 시작점과 필터를 구체화하세요

"모든 이메일에 실행"을 피하세요. 대신:

3. 안전한 데이터로 테스트하고 인간의 개입을 유지하세요

다음 단계를 수행하세요:

4. 한도를 모니터링하고 이를 고려하여 플랜 수립

Workspace Studio에는 다음과 같은 문서화된 제약 사항이 있습니다:

5. 자동화 카탈로그 문서화하기

간단한 재고 목록 생성:

이를 통해 "에이전트 확산"이 미스터리한 자동화로 변하는 것을 방지합니다.

한도 및 Workspace Studio가 충분하지 않은 경우

Workspace Studio는 업무가 주로 Gmail, Drive, Docs, Sheets, 달력, 채팅 내에서 이루어질 때 강력한 선택지입니다. 하지만 모든 워크플로우 요구사항을 단독으로 처리하도록 설계되지는 않았습니다.

제한 사항 #1: 플랫폼 한도와 할당량으로 인해 복잡한 배포가 제한될 수 있습니다

Google은 다음과 같은 실질적인 한도를 설정합니다:

여러 팀에 걸쳐 다단계 자동화를 조정하려는 경우, 이러한 한계가 예상보다 빨리 나타날 수 있습니다.

제한 사항 #2: 전체 프로젝트 관리가 아닌 앱 작업에 초점을 맞춥니다

Workspace Studio는 요약, 라벨링, 라우팅, 업데이트, 알림과 같은 운영 작업에 탁월합니다.

목표로 삼지 않는 것:

제한 사항 #3: 거버넌스는 여전히 여러분의 책임입니다

비기술 사용자가 에이전트를 빠르게 다수 생성할 수 있기 때문에 팀은 종종 다음과 같은 문제에 직면합니다:

Google은 제어 기능과 지침을 제공하지만, 운영 모델(명명 규칙, 소유권, 검토 절차)은 여전히 팀에서 설정해야 합니다.

Workspace Studio와 ClickUp을 함께 사용할 때

다음과 같은 경우에는 Workspace Studio 외에 추가 tools를 사용하거나 이를 대체하고 싶을 수 있습니다:

바로 여기에 ClickUp이 자리합니다. Google 앱 내에서 실행하는 자동화 작업 전반의 워크플로우를 관리하는 레이어 역할을 수행합니다.

ClickUp: Workspace Studio로는 부족할 때 최고의 대안

Workspace Studio는 Google 앱 내부의 미세 관리 업무를 줄일 수 있습니다. 그러나 많은 팀이 직면하는 더 큰 문제는 업무 확산과 AI 확산입니다: 이메일에 있는 승인, 드라이브에 있는 문서, 스프레드시트에 있는 추적기, 채팅에 있는 업데이트, 그리고 각자 별도의 창에서 작동하는 AI 도구의 증가하는 목록이 바로 그것입니다.

ClickUp은 통합 AI 작업 공간으로 이러한 문제를 해결합니다: 프로젝트, 문서, 작업, 채팅, 대시보드, AI가 모두 함께 작동하므로 자동화 결과물이 소유자나 다음 단계 없이 방치되지 않습니다.

ClickUp 자동화로 전체 워크플로우를 자동화하세요

Google Workspace Studio가 평이한 언어와 자연어 처리로 Google Workspace 및 관련 앱 내에서 AI 에이전트를 생성하는 데 도움을 주는 반면, ClickUp Automations는 더 포괄적인 접근 방식을 취합니다. 트리거, 조건, 액션을 통해 리스트, 폴더, ClickUp 생태계 전반에 걸쳐 팀이 일을 자동으로 진행할 수 있도록 지원합니다.

시작하는 방법을 모르시나요? ClickUp은 100개 이상의 자동화 템플릿과 시각적 빌더를 제공하여 다음과 같이 설정할 수 있게 합니다: "이 일이 발생하면 작업을 자동으로 진행하세요."

워크플로우 소유자에게 효과적인 예시:

📽️ 아직도 수동으로 작업 생성, 일정 관리, 복사 붙여넣기를 하고 계신가요? 이 비디오를 통해 AI로 작업 자동화를 구현하고 팀의 시간과 노력을 절약하는 방법을 확인해 보세요.

ClickUp Brain과 ClickUp AI 에이전트가 업무 전반에 걸쳐 "자동화 계층"을 운영하도록 하세요

ClickUp Brain은 단순 작업 자동화를 넘어 일상 업무를 더 빠르게 처리할 수 있도록 작업 공간 전반의 맥락을 이해하도록 설계되었습니다. 특히 업무 계획, 문서화, 실행을 한 곳에서 처리해야 하는 팀과 개인 작업자에게 유용합니다.

워크플로우 소유자가 반복 작업을 자동화하면서도 인간의 통제권을 유지할 수 있는 방법은 다음과 같습니다:

모호한 상황도 처리할 수 있는 "상시 가동" 지원이 필요할 때는 ClickUp AI 에이전트를 추가하세요.

이메일, 문서, 채팅과 같은 복잡한 입력값이 포함된 프로세스나 수신 피드에서 긴급성이나 어조를 감지해야 할 때 유용합니다.

코딩 도움 없이도 다양한 AI 에이전트를 맞춤형으로 제작하고 사전 설정된 지침, 역할 및 트리거를 추가할 수 있습니다.

💡 프로 팁: ClickUp BrainGPT로 AI 지원 업무 루틴을 구축하세요.

ClickUp BrainGPT는 작업이 여러 도구에 분산되어 있을 때 계획, 작성, 검색과 관련된 작업 자동화를 지원하는 데스크탑 AI 도우미입니다(이제 Google Chrome 확장 프로그램으로도 이용 가능).

• 음성으로 일 업데이트를 즉시 기록하세요: Talk to Text를 사용하여 타이핑 없이 실행 항목, 회의 요점 또는 일일 요약 내용을 음성으로 입력한 후 구조화된 업무로 변환하세요
• 업무가 막힌 부분을 파악하는 질문을 던지세요: "이번 주 가장 위험한 작업은 무엇인가요?" 또는 "외부 공유나 승인을 기다리는 요청은 무엇인가요?"와 같은 프롬프트로 BrainGPT에 쿼리하여 수동으로는 놓칠 수 있는 패턴을 찾아보세요
• 과거 결정을 빠르게 검색하세요: 팀이 타사 앱과 문서에 분산되어 있어도 연결된 지식 전반을 검색하여 정확한 문서나 작업을 찾아보세요
• 작업에 적합한 모델 선택: ChatGPT, Claude, Gemini 등 다양한 AI 모델을 활용할 수 있어 콘텐츠 생성이나 요약 작업 시 각 모델의 강점을 필요에 따라 선택하기 편리합니다

ClickUp Docs와 ClickUp 채팅으로 문서와 승인을 함께 관리하세요

ClickUp Docs는 팀이 캠페인 및 프로젝트 실행 중 실제로 활용하는 살아있는 프로세스 문서, SOP(표준 운용 절차), 내부 지식을 위해 설계되었습니다. 도구 간 전환 없이 해당 문서가 관리하는 작업 내에서 직접 ClickUp Docs에 접근할 수 있습니다.

가장 효과적인 활용처:

하지만 ClickUp의 협업 방식은 여기서 끝나지 않습니다. 별도의 메시징 플랫폼에서 링크로 ClickUp 문서를 공유하는 대신, ClickUp 채팅을 활용하면 대화가 일과 연결된 상태로 유지됩니다.

메시지를 작업으로 전환하고, 대화를 맥락에 맞게 유지하며, 팀이 채팅에만 의존할 때 발생하는 '스크롤백 문제'를 줄일 수 있습니다.

팀에서 고객 피드백 분류나 지원 메시지 관련 인시던트 조율 같은 작업을 수행한다면, ClickUp Chat과 ClickUp 작업을 함께 사용해 전체 맥락을 유지하세요. 메시지와 결과가 여러 도구에 분산되지 않고 하나의 플랫폼에 저장되므로 팀의 업무 프로세스가 훨씬 간편해집니다.

일상 업무를 추적 가능한 ClickUp 작업으로 전환하세요

ClickUp 작업은 단순한 자동화 작업이 아닌 업무 작업을 위한 진정한 기록 시스템을 제공합니다. 각 작업에는 소유자, 마감일, 우선순위, 의존성 및 진행에 필요한 정확한 컨텍스트를 할당할 수 있습니다.

ClickUp은 AI 기반 우선순위 제안을 지원하며, ClickUp Docs 및 ClickUp 채팅에서 작업 생성도 가능해 메시지 스레드에 묻히지 않도록 조치 항목을 관리합니다.

워크플로우가 복잡해질 때 팀이 ClickUp 작업을 활용하는 실용적인 방법 몇 가지는 다음과 같습니다:

💡 프로 팁: ClickUp 대시보드를 사용하면 팀이 수동으로 업데이트를 조합하지 않고도 업무 보고를 할 수 있습니다. 무엇이 막혔는지 추측하는 대신, 실시간 작업 데이터와 연결된 대시보드 위젯을 통해 진행 상황, 업무량 및 우선순위를 추적할 수 있습니다.

팀을 위한 일반적인 대시보드 보기:

• 요청 접수부터 해결까지 소요 시간
• 단계별 승인 사이클 시간
• 소유자별 업무량을 파악하여 마감일이 지연되기 전에 재조정하세요

ClickUp으로 생산성을 극대화하세요

Google Workspace Studio를 활용한 업무 자동화는 주로 AI 에이전트가 반복적인 사소한 작업을 처리하도록 하여 업무 속도를 높이는 데 목적이 있습니다. Workspace Studio를 사용하면 평이한 언어로 Google 드라이브, Google 스프레드시트 등 Workspace 도구 전반에서 작동하는 AI 에이전트를 생성할 수 있습니다.

시작 단계는 일반적으로 간단합니다: 첫 번째 에이전트를 구축하고 안전한 데이터로 테스트한 후, 중요한 사항에 대해서는 신속한 인적 검토 단계를 유지하세요. 더 많은 작업 공간 에이전트를 추가할 때는 AI 에이전트 공유 권한과 AI 관리 및 공유 방식을 둘러싼 간단한 규칙을 설정하세요.

그러나 Google Workspace를 통해 구축된 AI 에이전트에는 고유한 한계가 있습니다. 다양한 도구와 플랫폼 전반에 걸친 종단 간 기능을 지원하지 않습니다.

Google 앱 내 작업뿐만 아니라 전체 워크플로우를 한 곳에서 운영하고 싶다면 ClickUp이 더 나은 선택입니다. ClickUp Brain과 AI 에이전트를 통해 작업, 문서, 대시보드, 자동화를 통합하여 맥락을 잃지 않고 우선순위를 관리할 수 있도록 지원합니다.

지금 바로 ClickUp에 무료로 가입하세요 그리고 차이를 경험해 보세요.