일반적인 업무 시간에는 Google 스프레드시트에 빠져서 데이터를 끝없이 복사하고 붙여넣고 행을 수동으로 업데이트하면서 이 모든 작업을 더 쉽게 처리할 수 있는 방법이 없을까 고민하게 됩니다.
Smartsheet 보고서에 따르면, 근로자의 40% 이상 데이터 수집 및 입력과 같은 수동적이고 반복적인 작업에 주당 근무 시간의 4분의 1 이상을 소비합니다.
익숙하게 들리시나요? Google 스프레드시트 자동화가 도와드립니다!
Google 스프레드시트에서 워크플로우를 자동화하면 지루한 수작업을 없애고 오류를 최소화하며 시간을 되찾을 수 있습니다.
자동화를 통해 워크플로우를 어떻게 혁신할 수 있는지 궁금하신가요? Google 스프레드시트 사용 환경을 효율적으로 만들고 더 스마트하게 일할 수 있도록 도와주는 20가지 강력한 자동화 아이디어를 살펴보세요.
Google 자동화가 무엇인가요?
Google 자동화는 Google 스프레드시트, Gmail, 드라이브 등 다양한 Google 애플리케이션에서 반복적인 작업을 자동화하는 데 도움이 되는 Google 생태계 내의 도구, 스크립트 및 기능을 말합니다.
사용자는 자동화를 통해 규칙을 설정하거나 Google 앱 스크립트를 활용하여 이메일 보내기, 스프레드시트 업데이트, 알림 만들기 등의 수동 작업을 자동으로 처리할 수 있습니다.
예를 들어, Google 스프레드시트에서는 자동화를 통해 외부 데이터 소스에서 데이터를 가져오고, 데이터 분석을 수행하고, 미리 정의된 트리거에 따라 입력을 업데이트할 수도 있습니다.
관련 자료: 도 읽어보세요 자동화를 통해 프로젝트 관리를 최적화하는 방법 Google 자동화를 사용해야 하는 이유는 다음과 같습니다:
- 시간 절약 : 반복적 인 작업을 자동화함으로써 Google 스프레드시트의 자동화를 사용하면 데이터 입력 및 처리 작업에 소요되는 주당 시간을 크게 절약 할 수 있습니다
- 오류 감소: 지루하고 반복적인 작업을 자동화하면 인적 오류의 가능성이 크게 줄어들어 일의 정확도가 높아집니다
- 생산성 향상: Google 스프레드시트에서 워크플로우를 자동화하여 비판적 사고, 문제 해결, 창의성이 필요한 더 가치 있는 작업에 집중할 수 있습니다
- 맞춤 설정 및 유연성 향상: Google 앱 스크립트를 사용하면 필요에 따라 고도로 맞춤화된 자동화를 만들 수 있습니다. 자동화 보고서 전송부터 프로젝트 마일스톤에 따른 Google 캘린더 업데이트까지, 유연성은 무궁무진합니다
팩트 체크: 비용이 많이 드는 스프레드시트 관련 오류의 악명 높은 예시로는 JP모건 '런던 고래' 인시던트 스프레드시트의 수작업 오류로 인해 62억 달러의 거래 손실이 발생한 사건입니다.
이제 Google 자동화의 기본 사항을 살펴보았으니 이제 실행 가능한 단계로 넘어가 보겠습니다.
워크플로우 최적화를 위한 20가지 Google 스프레드시트 자동화 아이디어
워크플로우를 더 원활하고, 더 빠르고, 더 효율적으로 만들어주는 20가지 Google 스프레드시트 자동화 아이디어를 5가지 카테고리로 나누어 소개합니다. 이 Google 스프레드시트 해킹 은 여러분의 일을 변화시킬 것입니다.
데이터 수집 및 입력 자동화
데이터 수집과 입력은 Google 스프레드시트에서 일할 때 가장 시간이 많이 걸리는 부분일 수 있습니다. Google 작업 공간에서 이러한 프로세스를 자동화하면 상당한 수작업 노력을 절약하고 보다 정확한 데이터 처리를 보장할 수 있습니다.
자동화하는 방법을 살펴봅시다:
1. Google 양식 응답을 자동으로 가져오기
Google 양식을 Google 스프레드시트와 쉽게 통합하여 데이터 수집을 자동화할 수 있습니다. 양식의 응답 탭에서 Google 스프레드시트 아이콘 옆의 점 3개(⋮)를 클릭하고 '응답 대상 선택'을 선택합니다
via Google 양식 새 스프레드시트를 만들거나 기존 스프레드시트를 선택하여 양식 응답을 기록하세요. 이렇게 하면 응답이 시트에 바로 흘러들어가므로 수동으로 복사하여 붙여넣기할 필요가 없고 오류도 줄어듭니다.
사실 확인: 맥킨지 보고서에 따르면, 약 일 시간의 30% 이 2030년까지 자동화될 수 있습니다.
2. 수식을 사용한 데이터 자동 채우기
배열 공식()_ 기능을 사용하면 행이나 열에 걸쳐 일련의 숫자, 날짜 또는 복잡한 계산을 셀에 자동으로 채울 수 있습니다.
via 벤 콜린스
3. 반복 사용을 위한 미리 채우기 템플릿
같은 유형의 데이터로 자주 작업하는 경우 미리 채워진 스프레드시트 템플릿을 만드세요. 예를 들어, 새 프로젝트를 시작할 때마다 기존 템플릿의 복제를 자동화하려면 Google 앱 스크립트를 사용하세요.
via 벤 콜린스
4. 데이터 유효성 검사 규칙 자동화
시트에 올바른 데이터가 입력되도록 규칙을 설정하세요. 날짜나 텍스트와 같은 잘못된 입력을 자동으로 거부하여 깔끔하고 체계적인 데이터를 유지하세요.
via 내 온라인 교육 허브
보고 및 데이터 분석 자동화 Google 스프레드시트 CRM 는 워크플로우의 중요한 부분인 다양한 보고 및 데이터 분석 기능을 제공합니다. Google 스프레드시트에서 보고서를 자동화하면 시간을 절약할 수 있을 뿐만 아니라 항상 최신 데이터를 검토할 수 있습니다.
자동 보고서를 생성하는 방법을 살펴보세요:
5. 자동 보고서 생성
마케팅 팀은 Google 앱 스크립트를 사용하여 최신 데이터가 포함된 주간 또는 월간 광고 보고서를 생성할 수 있습니다. 이 프로세스를 자동화하여 수동 개입 없이도 팀원에게 보고서를 이메일로 보낼 수 있습니다.
via Google
6. 데이터에 따라 조건부 형식 활성화
특정 조건(예: 영업 목표 증가율 %)을 충족하는 셀 또는 전체 행을 자동으로 강조 표시합니다. '서식' 탭에서 '조건부 서식 지정' 기능을 사용하면 중요한 데이터를 쉽게 시각화할 수 있습니다.
via 벤 콜린스
7. 자동 업데이트된 피벗 테이블 사용
데이터가 변경될 때 피벗 테이블을 업데이트하도록 Google 스프레드시트를 자동화하세요. 하지만 시간이나 기타 가변 조건에 의존하는 RAND(), TODAY(), NOW() 또는 맞춤형 수식과 같은 기능의 경우 보다 동적인 업데이트를 위해 앱 스크립트나 확장이 필요할 수 있습니다.
이렇게 하면 수동으로 조정할 필요 없이 최신 데이터를 피벗 테이블에 반영할 수 있습니다.
8. Google 스프레드시트를 Google 애널리틱스에 연결하기
Google 애널리틱스 애드온을 사용해 웹 트래픽, 잠재고객 메트릭 등을 Google 스프레드시트로 바로 가져올 수 있습니다. 이 애드온은 확장 프로그램 > 애드온 > 애드온 받기를 클릭하여 다운로드할 수 있습니다.
via Google 스프레드시트 Google 애널리틱스 애드온을 검색하여 설치합니다.
애드온을 설치하면 확장 탭에 애드온이 표시됩니다. 이제 이 애드온을 통해 웹사이트 활동에 대한 보고서를 만들 수 있습니다.
협업 및 공유 자동화
공동 작업 환경에서 일할 때는 공유 문서의 변경 사항을 최신 상태로 유지하는 것이 필수적입니다. Google 스프레드시트에서 협업과 관련된 작업을 자동화하고 팀원들이 동기화 상태를 유지할 수 있는 방법을 살펴보세요:
9. 변경사항에 대한 이메일 알림 받기
Google 앱 스크립트를 설정하거나 '알림 규칙' 기능을 사용해 변경 사항이 있을 때마다 알림을 받아 업데이트가 누락되지 않도록 하세요.
도구 > 알림 설정 > 알림 편집으로 이동합니다. 그런 다음 수신하려는 알림에 따라 규칙을 설정합니다.
10. 기준에 따른 공유 자동화
데이터 변경 또는 특정 작업 완료와 같은 특정 조건에 따라 특정 스프레드시트를 팀원들과 자동으로 공유하도록 Google 스프레드시트를 설정하세요.
이를 위해서는 특정 조건을 확인하고 지정된 팀원들과 시트를 공유하는 스크립트를 Google 앱 스크립트에서 만들어야 합니다. 다음은 샘플 스크립트입니다:
via Google
11. 팀 대시보드 자동 업데이트
Google 스프레드시트를 Data Studio 또는 기타 BI 도구와 같은 애드온과 연결하여 팀의 대시보드 업데이트를 자동화하세요. 이렇게 하면 수동으로 번호를 새로 고치거나 가져올 필요 없이 팀에 실시간 데이터를 제공할 수 있습니다.
12. 앱 스크립트로 댓글 달기 및 알림 추가하기
앱 스크립트 에디터를 사용하여 특정 조건이 충족될 때 댓글을 자동화할 수 있습니다. 예를 들어 작업이 기한을 넘기면 자동으로 댓글을 추가하여 관련자에게 알릴 수 있습니다.
데이터 정리 및 서식 자동화
Experian의 연구에 따르면 기업의 39% 의 39%는 품질이 낮은 데이터가 고객 경험에 부정적인 영향을 미친다고 추정합니다.
데이터 정리를 자동화하여 시간과 비용을 절약할 수 있는 방법을 알아보세요.
13. 중복 제거 자동화
'데이터' 탭의 '중복 제거' 기능을 사용하거나 앱 스크립트를 통해 이 프로세스를 자동화하면 불필요한 혼란을 피할 수 있습니다. 이 기능은 특히 반복 입력이 있는 대규모 데이터 세트를 관리할 때 유용합니다.
14. 앱 스크립트를 사용한 대량 형식 지정
앱 스크립트를 사용하여 데이터 형식(예: 날짜를 일관된 형식으로 변환, 텍스트를 대문자로 변경)을 일괄적으로 지정할 수 있습니다. 지루한 형식 지정 프로세스를 자동화하여 새 데이터가 추가될 때마다 실행되도록 하세요.
15. '텍스트를 열로 분할' 자동화하기
'데이터' 탭의 '텍스트를 열로 분할' 기능은 앱 스크립트를 사용하여 자동화할 수 있으므로 이메일 주소에서 이름을 분할하는 것처럼 데이터 집합이 항상 원하는 열을 기준으로 구성됩니다.
16. 데이터 정리 예약
데이터 정리에 대한 반복 일정(매일, 매주)을 설정하여 일관성을 유지하세요. 빈 행을 삭제하든 텍스트 형식을 표준화하든, 예약된 정리는 시간을 절약할 수 있습니다.
앱 스크립트를 통해 특정 기준에 따라 데이터를 정리하는 스크립트를 만들 수 있습니다.
외부 데이터 및 통합 자동화
외부 API에서 데이터를 가져와서 실시간 인사이트를 활용하여 정보에 입각한 의사 결정을 내리고 프로세스를 최적화할 수 있습니다.
그 방법은 다음과 같습니다:
17. 외부 API에서 데이터 가져오기
주가, 일기 예보 또는 소셜 미디어 메트릭과 같은 외부 데이터 소스를 API를 통해 Google 스프레드시트에 바로 통합하세요. 확장 프로그램 > 애드온 > 애드온 가져오기로 이동합니다.
API 커넥터를 검색하여 설치합니다. 설치가 완료되면 확장 프로그램을 열고 API 엔드포인트 URL을 입력한 다음 필요한 매개변수나 헤더를 구성합니다. 그런 다음 요청을 실행합니다. 앱 스크립트에서 API 연동을 위한 스크립트를 작성할 수도 있습니다.
18. 다른 스프레드시트나 Google 캘린더에서 데이터 가져오기 자동화하기
IMPORTRANGE("스프레드시트_url", "범위_string")_ 수식을 사용하면 수동으로 복사하여 붙여넣기하지 않고도 다른 스프레드시트에서 데이터를 자동으로 가져올 수 있습니다. 이렇게 하면 Google 스프레드시트를 연결하고 전체 데이터 워크플로우를 간소화할 수 있습니다.
via Coursera Google 캘린더 애드온을 설치하면 Google 스프레드시트에서 바로 캘린더 이벤트를 보기, 편집, 형식 지정할 수 있습니다.
또한 읽기: Google 스프레드시트에서 캘린더를 만드는 방법 (2024 가이드 + 템플릿)
19. Google 재무 통합
구글파이낸스()_ 기능을 활용해 실시간 주식 데이터를 자동으로 시트에 가져올 수 있습니다. 포트폴리오를 추적하든 시장 가격을 탭으로 확인하든 자동화를 통해 손쉽게 최신 정보를 얻을 수 있습니다.
20. 대규모 데이터 집합을 위해 Google BigQuery와 동기화
대규모 데이터 세트를 처리하는 경우 Google 스프레드시트를 BigQuery와 같은 애드온과 동기화하여 수동 노력 없이도 실시간 데이터 분석을 할 수 있습니다. 이 기능은 Google 스프레드시트의 한도를 초과하는 복잡한 데이터 집합에 유용합니다.
Google 스프레드시트에서 자동화의 한도
Google 스프레드시트 자동화는 생산성을 크게 향상시킬 수 있지만, 그 한계를 인식하는 것이 중요합니다. 이러한 제약을 이해하면 다음과 같은 상황을 판단하는 데 도움이 됩니다 Google 스프레드시트 대안 를 사용하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
다음은 사용자가 직면할 수 있는 몇 가지 주요 제한 사항입니다:
1. 기능의 복잡성
Google 스프레드시트는 다양한 자동화 기능을 제공하지만 복잡한 기능 및 계산으로 인해 오류가 발생할 수 있습니다. 사용자는 여러 기능을 중첩하는 데 어려움을 겪을 수 있으며, 생산성을 저해하고 실수할 가능성이 높아집니다.
2. 제한된 맞춤형 옵션
Google 앱 스크립트와 같은 자동화 도구는 일부 맞춤형 기능을 제공하지만 프로그래밍 지식이 필요한 경우가 많습니다. 코딩 기술이 없는 사용자는 특정 요구사항에 맞는 맞춤형 솔루션을 만드는 데 어려움을 겪을 수 있습니다.
3. 자동화를 통한 스프레드시트 병합의 문제점 여러 Google 스프레드시트에서 데이터 병합하기 의 데이터를 자동화를 통해 병합하는 작업은 고급 기능이나 스크립팅이 필요한 경우가 많기 때문에 어려울 수 있습니다. 코딩 경험이 없거나 복잡한 수식에 능숙하지 않은 사용자는 이 프로세스를 효과적으로 자동화하는 데 어려움을 겪을 수 있으며, 이로 인해 수동 해결 방법을 사용하거나 관련 데이터가 손실될 수 있습니다.
4. 대규모 데이터 세트의 성능 문제
대규모 데이터 세트에서 작업을 자동화하면 성능 지연이 발생할 수 있습니다. 광범위한 자동화는 응답 시간을 느리게 하여 대용량 파일로 작업하는 것을 번거롭게 만들 수 있습니다.
5. 학습 곡선
사용자는 고급 자동화 기능을 사용할 때 가파른 학습 곡선에 직면할 수 있습니다. Google Apps Script 및 기타 자동화 도구에 익숙해지는 데 많은 시간이 소요되어 즉각적인 생산성이 저하될 수 있습니다.
그렇다면 이러한 한도가 걸림돌이 된다면 어떻게 해야 할까요? 다행히도 ClickUp 은 솔루션을 제공합니다! ClickUp을 활용하여 최적의 효율성을 보장하는 방법을 살펴보세요.
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다음은 ClickUp 자동화의 수식 필드에 대한 몇 가지 일반적인 사용 사례입니다:
- 마감일 계산: 시작 날짜와 지정된 기간을 기준으로 마감일을 자동으로 계산합니다
- 총 비용 계산: 작업과 관련된 여러 라인 항목의 비용 합산
- 작업 상태 결정: 완료율 또는 특정 태그의 존재 여부와 같은 특정 기준에 따라 작업 상태를 설정합니다
- 사용자 지정 필드 생성: 이름과 성을 전체 이름 필드에 연결하는 등 기존 데이터에서 파생된 값으로 사용자 지정 필드 생성하기
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함께 읽어보기: ClickUp 자동화 가이드(10가지 사용 사례 예시 포함)
ClickUp 자동화: 더 스마트한 워크플로우의 열쇠
Google 스프레드시트는 기본적인 자동화 기능을 제공하지만, 보다 복잡한 워크플로우를 관리할 때는 부족할 수 있습니다. 맞춤형 옵션이 제한되어 있고 시트 병합과 같은 프로세스를 자동화하는 데 어려움이 있으면 생산성이 저하될 수 있습니다. 바로 이때 ClickUp이 필요한 단계입니다.
AI 자동화 빌더, 동적 작업 할당, 수식 필드를 트리거로 사용하는 기능과 같은 고급 기능을 갖춘 ClickUp은 작업을 손쉽게 자동화하고 최적화할 수 있는 강력한 솔루션을 제공합니다.
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