자동화된 워크플로우를 구축하려면 방대한 요구사항 문서, 맞춤형 스크립트, 경직된 BPM 도구, 그리고 수 주에 걸친 설정 작업이 필요했던 시대는 이제 지났습니다.
승인 단계 추가나 작업 재할당과 같은 사소한 변경조차도 기술적인 개입이 필요했습니다. 자동화 시스템은 도입이 더디고 유지 관리도 번거로웠습니다.
그 결과, 대부분의 팀은 어쩔 수 없이 수작업에 의존하게 되었습니다. 시스템을 변경하는 것이 실제로 일을 수행하는 것보다 더 어렵게 느껴졌기 때문에, 이들은 체크리스트, 스프레드시트, 후속 조치에 의존했습니다.
오늘날의 AI 기반 워크플로우 자동화는 과거와는 상당히 다른 모습을 보이고 있습니다. 이어서 워크플로우 자동화에 대해 알아야 할 모든 것을 공유해 드리겠습니다.
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워크플로우 자동화란 무엇인가요?
워크플로우 자동화는 수동 프로세스를 자동화하는 구체적인 지침을 정의함으로써, 주로 소프트웨어를 통해 반복적인 작업의 수행을 간소화합니다. 이는 수동 데이터 입력을 줄이고 작업을 자동화하여 업무 배분을 더 신속하게 할 수 있도록 하는 데 사용됩니다 .
특정 작업이나 전체 워크플로우를 자동화하여 전반적인 비즈니스 워크플로우를 개선할 수 있습니다. 선택된 작업이나 수작업 작업을 수행하기 위해 워크플로우를 부분적으로 자동화하든 완전히 자동화하든, 이 과정은 업무 처리 속도를 높여줍니다.
결국, 소프트웨어가 대신 해줄 수 있는 일을 굳이 직접 할 필요가 있을까요? 여러분이 해야 할 일은 워크플로우를 자동화할 규칙과 절차를 정의하는 것뿐입니다.
👀 알고 계셨나요? 작업 자동 라우팅의 개념은 1965년으로 거슬러 올라가는데, 당시 영국의 한 타블로이드 신문이 알고리즘 기반 시스템을 도입해 들어오는 전화를 상담원들에게 배포했습니다.
수동 워크플로우 대 자동화 워크플로우
수동 워크플로우에서는 모든 단계에서 사람이 직접 작업을 진행해야 합니다. 자동화된 워크플로우에서는 규칙에 따라 트리거되는 일상적인 작업을 소프트웨어가 처리함으로써 사람의 개입 필요성을 줄여줍니다.
다음은 두 가지의 비교 내용입니다 👇
| 측면 | 수동 워크플로우 | 자동화된 워크플로우 |
| 실행 | 가장 단순한 작업조차 수행하려면 사람의 개입이 필요합니다. | 수동 입력 없이 미리 정의된 트리거와 규칙에 따라 실행됩니다. |
| 속도 | 사람에 대한 의존성과 업무 인계로 인해 속도가 느려집니다. | 조건이 충족되면 즉시 작업을 실행합니다 |
| 오류율 | 특히 반복적인 작업의 경우, 인적 오류가 발생하기 쉽습니다. | 규칙이 적절하게 구성되면 일관되고 정확한 결과를 얻을 수 있습니다. |
| 확장성 | 인력을 추가하지 않고서는 확장하기 어렵다 | 적절한 자동화 tools를 활용하면 확장성이 더욱 용이해집니다. |
| 비용 | 반복적인 일에 드는 인건비 증가 | 초기 설정 후 운영 비용 절감 |
| 유연성 | 변경을 도입하기가 비교적 용이합니다 | 변경 사항이 발생할 경우 자동화된 워크플로우를 재구성해야 합니다. |
| 예시 | 직원이 이메일을 통해 경비 보고서를 제출합니다. 관리자가 수동으로 검토하고 승인합니다. 재무 팀이 수동으로 회계 시스템에 데이터를 입력합니다. | 직원이 양식을 통해 경비 보고서를 제출하면, 시스템이 이를 관리자에게 자동으로 전달하여 승인을 받으며, 승인 시 회계 시스템에 자동으로 반영됩니다. |
워크플로우 자동화의 작동 원리 (간단한 설명)
모든 자동화 프로세스의 핵심에는 트리거, 조건, 액션이라는 세 가지 필수 요소가 있습니다.
이 모든 요소가 결합되어 작업 인계를 처리하고 수동적인 후속 조치를 없애는 자동화 시스템을 구축합니다. 자동화가 작동하는 방식은 다음과 같습니다:
- 트리거 설정: 자동화를 시작하는 이벤트입니다. 예를 들어, 신규 잠재 고객이 문의 양식을 제출하거나, 작업 상태가 “검토 중”으로 변경되거나, 파일이 공유 폴더에 업로드되는 경우 등이 있습니다.
- 조건 정의 (선택 사항): 조건은 자동화가 실행되어야 하는 시점을 구체적으로 지정합니다. 예를 들어, 리드가 특정 지역에서 온 경우나 작업 우선순위가 “높음”으로 표시된 경우에만 자동화가 실행되도록 할 수 있습니다.
- 작업 실행: 이는 트리거와 조건이 충족되면 시스템이 수행하는 작업입니다. 작업에는 알림 전송, 업무 할당, 데이터베이스 업데이트 또는 보고서 생성이 포함될 수 있습니다.
간단히 말해, 자동화는 “만약/이 일이 발생하면, 저것을 수행하라”는 논리에 따라 작동합니다.
예를 들어, ClickUp에는 AI 기반 자동화 기능이 있는데, AI가 AI 필드를 사용하여 조건을 자동으로 채워줍니다. 실제 적용 모습은 다음과 같습니다:
워크플로우 자동화가 중요한 이유
자동화는 비즈니스 운영에 비용 및 프로세스 효율성을 가져다줍니다.
수신 요청을 전달하는 것과 같이 간단하지만 흔히 발생하는 작업을 생각해 보십시오. 자동화가 이루어지지 않으면 누군가가 양식이나 이메일을 확인하고, 누가 처리해야 할지 파악한 뒤, 작업을 배정하고, 상태를 업데이트하며, 진행이 지연될 경우 후속 조치를 취해야 합니다. 이를 하루 수십 건의 요청에 적용해 보면 숨겨진 비용이 얼마나 큰지 분명해집니다.
자동화를 통해 팀은 이러한 수작업 조정 업무에서 해방됩니다. 워크플로우 자동화의 이점은 다음과 같습니다:
- 생산성 향상: 직원들이 지치고 단조로운 행정 업무에 얽매이지 않게 되면, 창의성과 문제 해결 능력이 필요한 일에 시간을 재투자할 수 있으며, 이는 결과적으로 생산성 향상으로 이어집니다.
- 응답 시간 단축: 위험이 낮고 일상적인 업무가 자동화되면, 팀은 사람의 전문 지식이 필요한 복잡한 사례와 문제에 집중할 수 있습니다. 이렇게 하면 소규모 팀이라도 잠재 고객의 관심이 아직 식지 않은 시점에 모든 문의에 대응할 수 있습니다.
- 확장 가능한 맞춤형 경험: 브랜드는 고객의 행동, 선호도, 참여 이력을 바탕으로 접점을 자동화함으로써 대규모로 고도로 개인화된 고객 상호작용을 설계할 수 있습니다. 자동화를 통해 잠재 고객과의 상호작용이 가장 의미 있는 시점을 파악할 수 있습니다.
- 사무적 오류 제거: 작업이 지루하고 반복적이며 사무적인 성격일 때 사람은 실수를 저지르기 마련입니다. 반면 자동화 시스템은 단조로운 작업을 오류 없이 반복적으로 수행할 수 있을 뿐만 아니라, 처리하는 데이터에서 불일치 사항을 감지하여 표시할 수도 있습니다.
- 운영 비용 절감: 일상적인 작업을 자동화하면 증가하는 작업량을 처리하기 위해 인력을 추가로 채용할 필요가 줄어듭니다. 처리 시간 단축과 행정 업무에 소요되는 자원 감소로 투자 수익(ROI)이 실현됩니다.
- 워크플로우 전반에 걸친 가시성 향상: AI 워크플로우 자동화는 모든 단계를 추적하여 프로세스를 최적화하며, 수동 보고 없이도 병목 현상, 작업 완료율, 팀 성과에 대한 실시간 데이터를 제공합니다.
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📮 ClickUp 인사이트: 근로자의 45%가 자동화 도입을 고려해 본 적이 있지만, 아직 실행에 옮기지는 않았습니다.
제한된 시간, 어떤 tools가 가장 적합한지 알 수 없는 불확실성, 그리고 너무 많은 선택지 등으로 인해 사람들은 자동화를 향한 첫 단계를 내딛는 데 주저할 수 있습니다. ⚒️
ClickUp은 구축이 간편한 AI 에이전트와 자연어 기반 명령어를 통해 자동화를 쉽게 시작할 수 있도록 도와줍니다. 작업 자동 할당부터 AI가 생성한 프로젝트 요약까지, 복잡한 학습 과정 없이도 강력한 자동화 기능을 활용하고 단 몇 분 만에 맞춤형 AI 에이전트를 구축할 수 있습니다. 다음은 워크플로우의 샘플입니다:
💫 실제 결과: QubicaAMF는 ClickUp의 동적 대시보드와 자동화된 차트를 활용하여 보고 시간을 40% 단축함으로써, 수 시간 걸리던 수작업 과정을 실시간 인사이트로 전환했습니다.
우수한 워크플로우 자동화 시스템의 핵심 구성 요소
워크플로우 자동화의 성공은 선택한 도구에 크게 의존합니다.
일부 플랫폼은 속도와 간편성을 우선시하지만, 금세 한계에 부딪힙니다. 반면 다른 플랫폼들은 워크플로우가 성숙해짐에 따라 계층화된 규칙, 부서 간 업무 인계, 지속적인 최적화를 지원하도록 설계되어 있습니다.
다음은 훌륭한 워크플로우 자동화 시스템에 실제로 필요한 요소들입니다:
트리거 기반 규칙
모든 자동화 규칙은 트리거로 시작됩니다. 트리거는 특정 조건이나 이벤트에 따라 워크플로우의 실행을 시작합니다.
자동화 도구의 경우, 트리거는 무엇을 자동화할 수 있고 무엇을 자동화할 수 없는지를 결정하는 기초가 됩니다. 이상적으로는 자동화 도구가 유연성을 갖추고 다양한 트리거 유형을 선택할 수 있도록 해야 합니다. 예를 들어:
| 트리거 | 어떤 기능을 하나요? | 사용 사례 |
| 상태 변경 | 작업이나 리드가 다른 상태로 변경될 때(예: “진행 중”에서 “검토 중”으로) 트리거됩니다. | 프로젝트 인계, 승인 절차, 이해관계자 알림, 파이프라인 단계 업데이트, 품질 보증 점검 |
| 시간 기반 | 일정이나 마감일에 따라 실행됩니다. 예를 들어, 작업 마감일 24시간 전 등 | 정기 보고서, 후속 조치 알림, 마감일 알림, 구독 갱신, 성과 평가, 계약 만료 |
| 양식 제출 | 양식이나 앱을 통해 새로운 데이터가 입력되면 자동으로 실행됩니다. 예를 들어, 잠재 고객이 웹사이트의 문의 양식을 제출하는 경우 등이 있습니다. | 리드 배정, 클라이언트 온보딩, 지원 티켓 생성, 피드백 수집, 이벤트 등록, 설문조사 응답 |
| 필드 업데이트 | 특정 필드 값이 변경될 때 트리거됩니다. 예: 우선순위가 “낮음”에서 “높음”으로 변경될 때 | 에스컬레이션, 작업 재할당, 이해관계자 알림, 예산 알림 및 재고 업데이트 |
| webhook/API 이벤트 | Stripe에서 결제 처리 완료와 같은 외부 시스템의 이벤트에 반응합니다. | 주문 처리, 청구서 발행, 고객 정보 업데이트, 배송 알림, CRM 동기화, 타사 시스템 연동 |
🔔 알림: 귀사의 구체적인 자동화 요구 사항을 고려하여 워크플로우에 있어 가장 중요한 트리거를 우선순위로 정하십시오.
작업 배정 및 전달
대량 업무가 발생하는 환경(고객 지원, IT 운영, RevOps 등)에서 수동으로 작업을 배정하는 방식은 지속 가능하지 않습니다. 미리 정의된 규칙, 논리 또는 실시간 조건을 바탕으로 작업, 티켓 또는 요청을 가장 적합한 팀이나 담당자에게 자동으로 배정해 주는 자동화 도구가 필요합니다.
다음 라우팅 방법 중 하나 또는 여러 가지를 조합하여 사용하는 tool을 찾아보세요:
| 작업 라우팅 방식 | 무엇인가요? | 예시 |
| 규칙 기반 할당 | 태그, 양식 필드, 고객 유형 등 사전에 정의된 고정된 논리에 따라 작업을 할당합니다. | “기술적 문제” 태그가 지정된 지원 티켓은 엔지니어링 팀으로 전달되며, “청구” 태그가 지정된 티켓은 재무팀으로 전달됩니다. |
| AI 기반 라우팅 | 과거 성과, 티켓 메타데이터 및 상황적 단서를 분석하여 작업을 동적으로 할당합니다. | 비밀번호 재설정 요청은 신입 상담원에게 배정되고, 인프라 관련 문제는 전문가에게 전달됩니다. |
| 라운드 로빈 배포 | 가용한 상담원들 사이에 엄격한 순환 방식이나 각 상담원의 현재 업무량을 기준으로 작업을 균등하게 배포합니다. | 새로운 잠재 고객은 순서대로 영업 팀에게 하나씩 배정됩니다. |
| 업무량 기반 라우팅 | 현재 용량과 가용성을 바탕으로 작업을 배정합니다. | 새로운 지원 티켓은 미해결 티켓 수가 가장 적거나 응답 대기열이 가장 짧은 상담원에게 배정됩니다. |
| 에스컬레이션 라우팅 | 설정된 기간이 지나도 해결되지 않은 작업을 자동으로 재할당하거나 상급자에게 에스컬레이션합니다. | 티켓에 2시간 이내에 응답이 없으면 팀 리더에게 에스컬레이션됩니다. |
💡 전문가 팁: 워크플로우의 처리량과 복잡성에 따라, 규칙 기반의 할당 방식을 넘어 AI 기반 라우팅이나 업무량 분산을 활용하여 더 스마트한 배포를 구현하는 것이 좋습니다.
다음은 ClickUp에서 AI 지원 작업 할당 워크플로우가 어떻게 실행되는지 보여주는 예시입니다:
승인 흐름 및 상태 업데이트
승인 워크플로우에서는 수작업 프로세스로 인해 가장 큰 마찰이 발생하는 부분입니다.
자동화된 승인 흐름은 요청을 적절한 승인자에게 전달하고, 결정이 내려질 때마다 상태를 자동으로 업데이트함으로써 업무상의 마찰을 해소합니다. 또한 다단계 승인 절차를 자동화하여, 여러 단계의 의존성이 있는 작업도 수동으로 인계할 필요 없이 원활하게 진행될 수 있도록 보장합니다.
다음과 같은 기능을 확인해야 합니다:
- 순차적 승인: 요청은 정해진 순서대로 한 번에 한 명씩 승인자를 거쳐 진행됩니다. 예를 들어, 블로그 게시물 → 에디터 → 관리자 → 게시
- 병렬 승인: 더 빠른 합의를 위해 여러 승인자에게 동시에 전송하는 방식입니다. 예를 들어, 디자인 자료를 법무팀과 마케팅팀에 동시에 전송하는 경우입니다.
- 조건부 라우팅: 승인 경로는 요청 세부 사항에 따라 달라집니다. 즉, 500달러 미만의 요청은 자동 승인되고, 500달러를 초과하는 요청은 CFO에게 전달됩니다.
- 자동 상태 업데이트: 승인 결정에 따라 작업 또는 요청의 상태가 자동으로 변경됩니다. 예를 들어, “대기 중” → “승인됨”이 트리거되면 다음 작업이 자동으로 생성됩니다.
- 알림 기능: 요청이 너무 오래 방치될 경우 승인자에게 자동으로 알림을 보내, 이메일을 잊어버려 발생하는 병목 현상을 방지합니다.
에이전트를 활용하면 이를 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다. 예시로, 우리 팀 동료 리비(Libby)가 개발한 이 ‘슈퍼 에이전트’는 실제로 리비를 대신해 원고를 검토하고 피드백을 제공할 수 있습니다!
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기존 도구와의 연동
선택한 자동화 도구가 기존 도구 및 소프트웨어와 연동되는지 확인하십시오.
이는 매우 중요한데, 통합 기능이 없다면 tools 간에 정보를 수동으로 옮겨야만 하기 때문에 자동화의 본래 목적을 달성할 수 없기 때문입니다.
다음과 같은 통합 기능을 확인해 보시기 바랍니다:
- 사전 구축된 커넥터: Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Zoom 등 널리 사용되는 tool과의 기본 통합 기능
- API 접근: 미리 구축된 옵션으로 지원되지 않는 특수 도구나 내부 시스템을 위해 맞춤형 통합 기능을 구축할 수 있는 기능
- 데이터 동기화: 플랫폼 간 자동 업데이트를 통해 한 tool에서 발생한 변경 사항이 수동 데이터 입력 없이 다른 tool에도 반영됩니다.
- 크로스 플랫폼 트리거: CRM에서 거래가 성사되었을 때 작업을 생성하는 등, 다른 도구에서 발생하는 이벤트를 기반으로 자동화를 실행할 수 있는 기능
- webhook 지원: 외부 시스템에서 실시간 이벤트 알림을 받아 워크플로우의 신속한 대응을 보장합니다.
- 가져오기/내보내기 옵션: 시스템 간 데이터 마이그레이션을 위한 대량 CSV 업로드 및 API 내보내기 기능
🚀 ClickUp의 장점: ClickUp 통합 기능을 통해 Zapier, Zendesk, Slack, HubSpot, GitHub, Figma 등 1,000개 이상의 앱과 연동할 수 있습니다. 작업을 동기화하고, 알림을 자동화하며, 업데이트를 트리거하고, 데이터 흐름을 간소화하세요. ClickUp으로 전체 기술 스택 전반에 걸쳐 워크플로우를 자동화하세요.
사용자 정의가 가능한 템플릿
자동화 설정을 위해 기술적 전문 지식이나 복잡한 구성이 필요하다면, 도입률이 낮아질 것임을 명심하십시오.
직관적인 드래그 앤 드롭 빌더를 통해 맞춤형 워크플로우를 구축할 수 있는 tools를 찾아보세요. 누구나 코드를 작성하거나 복잡한 논리 트리를 만들지 않고도 조건을 설정하고, 여러 트리거를 중첩하며, 작업을 라우팅할 수 있어야 합니다.
이 기능을 시작하는 가장 쉬운 방법은 일반적인 사용 사례에 맞춰 미리 구축된 워크플로우를 활용하는 것입니다. 정보를 입력하기만 하면 바로 시작할 수 있습니다.
📌 예시: 마케팅 대행사에서 계약이 체결되는 즉시 ‘클라이언트 온보딩’ 템플릿이 트리거되어 자동으로 실행될 수 있습니다. 이 템플릿은 킥오프 회의, 자료 수집, 전략 설정, 캠페인 실행에 대한 작업을 자동으로 생성하고, 팀별 소유자를 배정하며, 타임라인을 설정합니다.
🚀 ClickUp의 장점: 회사 내 프로세스를 최적화하고 표준화하고 싶으신가요? ClickUp은 모든 사용 사례에 적합한 1,000개 이상의 사용자 정의가 가능한 사전 구축된 템플릿을 제공합니다.
이 템플릿들은 완벽하게 유연하게 적용할 수 있어, 팀이 자동화 기능을 처음부터 다시 구축할 필요 없이 프로세스가 발전함에 따라 워크플로우를 조정할 수 있습니다. 템플릿이 작업, 문서, 자동화 기능과 함께 관리되므로, 업데이트 내용이 실제 일과 연결되어 팀이 쉽게 적용할 수 있습니다.
워크플로우 자동화 방법 (단계별 안내)
아무리 유혹적이라 해도, 모든 것을 한꺼번에 자동화하려는 것은 피하십시오.
자동화를 통해 즉각적인 결과를 얻을 수 있는 프로세스 하나를 선택해 보세요. 현재 팀이 처리하고 있는 업무 중 가장 반복적이거나, 시간이 많이 소요되거나, 오류가 발생하기 쉬운 워크플로우일 수 있습니다.
그리고 시범 운영을 통해 얻은 교훈을 바탕으로 전사적 자동화를 추진할 근거를 마련하십시오.
ClickUp을 활용하여 비즈니스 워크플로우와 프로세스를 자동화하는 방법을 소개해 드리겠습니다.
1단계: 기존 프로세스 파악하기
현재의 워크플로우를 시작부터 끝까지 시각적으로 기록하십시오. 하지만 이 작업을 혼자서 진행해서는 안 됩니다. (자동화하려는) 이 프로세스에 참여하는 이해관계자와 팀원들뿐만 아니라, 어떤 단계에서든 이 프로세스와 상호작용하는 타 부서 팀원들도 참여시켜야 합니다.
이 협업형 지도를 통해 다음과 같은 본질적인 세부 정보를 파악할 수 있습니다:
- 팀 및 부서 간에 작업이 어떻게 흐르는가
- 각 단계를 수행하는 사람들의 현재 역할과 책임
- 프로젝트의 시작 방식, 업무 범위, 그리고 작업을 완료로 표시하는 기준
- 해당 프로세스를 완료하기 위해 다른 tools가 사용되고 있는지, 그리고 tools 간에 데이터가 어떻게 이동하는지
- 기존 프로세스에서 발생하는 워크플로우 비효율성—기한이 지난 작업, 의사소통 단절, 또는 업무 인계 지연 등
- 가치를 창출하지 못하면서도 시간만 소모하는 비효율적인 관행
ClickUp이 어떻게 도움이 되는지
ClickUp 화이트보드를 활용하여 팀과 함께 이 시각적 프로세스 지도를 작성해 보세요.
또는 미리 준비된 템플릿 중 하나를 사용하여 복잡하지 않은 프로세스 로드맵을 구상할 수도 있습니다.
화이트보드에서는 다음과 같은 기능도 이용할 수 있습니다:
- 문서, 링크 또는 이미지를 삽입하여 맥락과 참조 정보를 추가하세요. 모든 것이 한 곳에 정리되어, 네 가지 서로 다른 tool로 흩어지지 않습니다.
- 특정 단계에 대해 설명이나 의견을 얻으려면 팀 회원에게 태그를 지정하세요.
- 자유형 그리기 기능을 사용하여 문제점이나 팀원들이 제안한 대안 경로를 표시하세요.
- 아이디어를 구체적인 작업으로 변환해 주는 내장형 AI를 통해, 막연한 브레인스토밍을 본격적인 프로젝트로 발전시켜 보세요.
⚡ 템플릿 아카이브: ClickUp, Excel, Word용 프로세스 맵 템플릿
2단계: 반복적이고 수작업으로 이루어지는 영역 파악하기
워크플로우를 파악한 후에는 사람의 판단 없이 동일한 작업이 반복되는 패턴을 찾아보세요. 이것이 바로 자동화의 목표입니다.
다음 테이블은 자동화 기회를 파악하는 데 도움이 될 것입니다.
| 반복적인 일의 유형 | 일반적인 예시 | 자동화 가능성 |
| 데이터 입력 및 전송 | 양식에서 리드 정보를 CRM으로 복사하거나, 작업 상태를 반영하여 스프레드시트를 업데이트하는 것 | 높음; 시스템이 사람의 개입 없이 데이터를 자동으로 동기화할 수 있음 |
| 작업 배정 | 키워드를 기반으로 지원 티켓을 라우팅하고, 심각도 수준에 따라 버그를 개발자에게 할당하는 것 | 높음; 규칙 기반 논리가 수동 검토보다 더 빠르게 이를 처리합니다. |
| 상태 업데이트 및 알림 | 마감일이 다가오면 알림을 보내고, 작업이 검토 단계로 넘어가면 이해관계자에게 알림을 전송하는 것 | 높음; 시간 기반 또는 상태 변경 트리거를 통해 수동 후속 조치를 없앨 수 있습니다. |
| 승인 경로 | 경비 보고서를 관리자에게 전달하고, 일정 금액을 초과하는 요청을 임원진에게 상신하는 것 | 중~높음; 승인 절차의 복잡성과 예외 사항에 따라 다름 |
| 보고서 생성 | 여러 도구에서 주간 메트릭을 추출하고, 경영진을 위해 프로젝트 상태 정보를 정리합니다. | 중간 수준; 표준 형식을 따르는 정기 보고서는 자동화에 적합합니다. |
| 파일 정리 | 완료된 청구서를 보관 폴더로 이동하거나, 프로젝트나 클라이언트별로 문서에 태그를 지정하는 작업 | 중간 수준; 간단한 규칙으로도 작동하지만, 예외적인 경우에는 사람의 감독이 필요할 수 있습니다. |
ClickUp이 어떻게 도움이 되는지
ClickUp Docs를 사용하여 자동화 기능을 구축하기 전에 관련 내용을 문서화하고 타당성을 검증하십시오.
워크플로우에서 반복적이고 수작업으로 이루어지는 부분을 파악한 후, Docs는 팀원들이 무엇을 자동화해야 하는지, 그리고 왜 자동화해야 하는지에 대해 의견을 조율하는 스페이스가 됩니다.
자동화 대상 항목을 목록으로 작성하고, 규칙을 정의하며, 예외 사항을 기록하고, 여전히 사람의 판단이 필요할 수 있는 경계 사례를 파악할 수 있습니다.
ClickUp 문서 내에서 AI를 활용하면 긴 워크플로우를 간소화하고, 모호한 단계를 명확히 하며, 자동화에 적합한 반복 가능한 작업을 도출할 수 있습니다.
3단계: 통합 기회 파악
대부분의 워크플로우는 단일 tool 내에서 시작되고 끝나는 것이 아닙니다. 워크플로우에 입력되는 데이터는 대개 다음과 같은 여러 출처에서 비롯됩니다:
- 웹사이트의 온라인 양식
- 이메일 요청 또는 받은 편지함 제출
- 채팅 도구 또는 챗봇
- 공유되거나 서명된 문서
- 데이터베이스 또는 스프레드시트
- CRM, 지원 도구, 마케팅 플랫폼과 같은 타사 앱
워크플로우 초안을 검토할 때, 주 작업 공간 외부에서 들어오는 데이터에 의존하는 단계에 주석을 달아 두십시오. 이러한 단계는 자연스러운 통합 지점이며, 대개 수작업이 가장 많이 발생하는 부분입니다.
다음으로, 사용 중인 워크플로우 자동화 도구가 어떤 연동 기능을 지원하는지, 그리고 시스템 간에 데이터 흐름이 어떻게 이루어지는지 확인하십시오.
ClickUp이 어떻게 도움이 되는지
기본 제공 통합 기능 외에도 ClickUp은 다음을 지원합니다:
- 사전 구축된 연동 기능이 제공되지 않을 경우, 맞춤형 연결을 위한 API 액세스
- ClickUp과 외부 플랫폼 간에 실시간 이벤트를 송수신하는 webhook
- 파트너 커넥터를 통한 양방향 동기화를 통해 ClickUp의 업데이트 내용이 CRM이나 지원 도구와 같은 시스템에 반영됩니다.
⭐ 보너스: 막 시작하신 분들을 위해, 워크플로우를 빠르게 자동화할 수 있는 AI 에이전트를 소개합니다.
4단계: 비효율적인 부분도 해결하십시오
일이 지연되거나 품질이 저하되기 쉬운 ‘마찰 지점’에 주목하십시오. 이러한 지점으로는 불필요한 업무 인계, 중복된 데이터 입력, 또는 레거시 프로세스 때문에 존재할 뿐인 단계 등이 있습니다.
자동화를 진행하기 전에 간소화할 수 있는 기회를 찾아보세요. 모든 단계에 트리거나 규칙이 필요한 것은 아닙니다. 때로는 단계를 제거하거나 병합하는 것만으로도 워크플로우가 더 빨라지고 유지 관리도 쉬워질 수 있습니다.
5단계: 적합한 자동화 tool 선택하기
이 단계에서 다양한 워크플로우 자동화 tools를 평가할 때는 다음 사항을 반드시 이해해야 합니다:
- 이 솔루션은 팀이 이미 매일 사용하고 있는 도구들과 연결되나요, 아니면 또 다른 정보 단절을 초래하나요?
- 기술적 지식이 없는 팀 회원들도 IT 부서의 도움을 기다리지 않고 자동화 기능을 구축하고 수정할 수 있을까요?
- 기본적인 작업 배정에서 다단계 승인 흐름으로 범위가 확대됨에 따라 점점 더 복잡해지는 상황을 잘 처리할 수 있을까요?
- 어떤 작업이 자동화되었는지, 어떤 작업에서 오류가 발생하는지, 그리고 여전히 병목 현상이 발생하는 곳이 어디인지에 대한 가시성을 제공합니까?
CRM, 커뮤니케이션 앱, 프로젝트 관리 시스템과 분리되어 작동하는 도구는 원치 않을 것입니다. 그렇게 되면 자동화 워크플로우가 단절되어 사일로 현상이 더욱 심화될 것입니다.
ClickUp은 업무, 채팅, 지식, 작업이 서로 연결된 통합 작업 공간으로 운영되어 이러한 문제를 방지합니다. 시각적 자동화 빌더를 통해 팀원이라면 누구나 기술적 전문 지식 없이도 워크플로우를 설정할 수 있습니다.
간단한 규칙 기반의 자동화부터 시작하여, 필요에 따라 복잡한 다단계 프로세스로 확장할 수 있으며, 이 모든 과정을 동일한 플랫폼 내에서 수행할 수 있습니다.
6단계: 자동화를 생성할 때 트리거, 작업 및 규칙 설정하기
먼저 간단한 “if this, then that” 방식의 자동화부터 시작하세요. 그런 다음 더 복잡한 시나리오를 처리해 나가면서 조건과 경로 결정 논리를 단계적으로 추가해 나가세요.
다음은 수작업 프로세스가 비즈니스 프로세스 자동화로 전환되는 방식입니다:
| 수작업 프로세스 | 자동화된 워크플로우 |
| 이메일을 통해 새로운 지원 티켓이 접수되었습니다. | 키워드를 기반으로 우선순위가 지정된 티켓이 ClickUp에서 작업으로 자동 생성됩니다. |
| 관리자가 검토한 후, 근무 가능한 상담원에게 배정합니다. | 시스템은 처리 중인 티켓 수가 가장 적은 상담원에게 할당합니다. |
| 담당자가 티켓을 해결하고 상태를 업데이트합니다. | 상태 변경 시 고객에게 알림 이메일이 발송됩니다. |
| 보고를 위해 티켓 데이터가 기록됩니다. | 대시보드에서 수동 입력 없이 메트릭이 자동으로 업데이트됩니다. |
ClickUp이 어떻게 도움이 되는지
처음부터 새로 만들 필요 없이, 미리 구축된 자동화 기능을 간단히 토글하여 작업 및 하위 작업에서 특정 동작을 실행할 수 있습니다. 또한 자동화 기능을 다가오는 마감일, 담당자 변경, 심지어 시간 추적 이벤트와 연동하여 작업에 일관된 라벨이 유지되도록 할 수 있습니다.
✏️ 참고: ClickUp의 자동화 엔진은 작업, 프로젝트, 타임라인, 목표 및 팀 협업 전반에 걸쳐, 마치 처음부터 통합된 것처럼 자연스럽게 작동합니다.
7단계: 워크플로우를 지속적으로 테스트하고, 모니터링하며, 최적화하십시오.
워크플로우가 원활하게 운영되면, 이를 더 넓은 팀에 확대 적용하고 면밀히 모니터링하기 시작하십시오. 자동화는 실제 업무량, 우선순위 변화, 처리량 증가와 같은 상황에서도 지속적으로 원활하게 작동할 때 비로소 가치를 발휘합니다.
워크플로우를 모니터링할 때, 최적화가 필요하다는 신호를 주의 깊게 살펴보세요. 여기에는 처리 시간 지연, 업무량 분배의 불균형, SLA 미준수, 또는 품질 기대치를 충족하지 못하는 결과물 등이 포함됩니다. 이러한 문제를 조기에 파악하면 더 큰 운영 문제로 확대되는 것을 방지할 수 있습니다.
마지막으로, 자동화된 워크플로우에 대한 명확한 KPI를 수립하십시오. 사이클 시간, 작업 완료율, 오류 발생 빈도, 응답 시간과 같은 메트릭은 시간이 지남에 따라 워크플로우를 지속적으로 개선하는 데 도움이 됩니다. 또한 이러한 메트릭은 경영진에게 워크플로우 자동화가 목표했던 효율성 및 성과 향상을 실제로 달성하고 있음을 입증하는 구체적인 근거를 제공합니다.
ClickUp이 어떻게 도움이 되는지
ClickUp에서는 ClickUp 대시보드를 사용하여 자동화 기능의 실행 현황을 시각적으로 확인할 수 있습니다. 자동화로 인해 발생하는 데이터 변경 사항, 작업 이동 내역 및 활동 로그를 모니터링하세요.
다음과 같은 AI 카드와 위젯을 대시보드에 추가하여 자동화 결과를 시각화할 수 있습니다:
- 막대/원형 차트: 상태별 작업 수를 시각화하여 자동화가 파이프라인을 통해 작업을 원활하게 처리하고 있는지 확인합니다.
- 계산 카드: 특정 상태에 머문 총 시간과 같은 KPI를 측정하여 자동화가 병목 현상을 줄이는지 확인합니다.
- AI Brain: “어떤 작업이 검토 단계에서 가장 오래 걸리고 있나요?”와 같은 질문을 하면, 데이터를 수동으로 필터링할 필요 없이 즉시 답변을 얻을 수 있습니다.
- AI 스탠드업™: 선택한 기간 동안의 워크플로우 활동을 요약하여, 어떤 부분이 잘 작동하고 있는지 빠르게 파악할 수 있습니다.
8단계: 팀원 교육 실시
이 단계는 귀사의 회사나 팀이 최근 워크플로우 자동화 소프트웨어를 도입한 경우 특히 중요합니다. 팀원들이 자동화된 워크플로우를 따르기 시작할 때 바로 업무에 적응할 수 있도록 소프트웨어 사용법을 교육해 주십시오.
또한, 워크플로우를 개선할 때는 팀이 변화에 대비할 수 있도록 준비시켜야 합니다. 변경 사항이 너무 광범위하거나 팀이 워크플로우 자동화에 익숙하지 않은 경우, 변화 관리 프로그램이 필요할 수도 있습니다.
워크플로우 자동화의 예시
지금 바로 구현할 수 있는 구체적인 자동화 시나리오 를 살펴보겠습니다.
1. 상태에 따른 작업 배정 자동화
지원팀은 수동으로 업무를 배정하기에는 감당하기 힘든 양의 티켓을 처리해야 합니다. 영업 팀도 같은 문제를 겪고 있습니다. 영업 담당자들이 업무 배정을 기다리는 동안 유입되는 잠재 고객 문의가 쌓여만 갑니다.
상태 기반 자동화를 설정하면 요청이 적절한 담당자에게 전달되고, 작업이 자동화됩니다.
다음은 자동화의 몇 가지 예시입니다:
- “스페인어”로 표시된 지원 요청은 스페인어를 구사하는 팀 리더에게 자동으로 전달됩니다.
- 시스템은 키워드를 기반으로 쿼리 내용을 분석하여, 청구 관련 문의는 재무팀으로, 기술적 문제는 엔지니어링팀으로, 제품 피드백은 제품팀으로 각각 전달합니다.
- 비밀번호 재설정 요청은 신입 지원 담당자에게 전달되는 반면, 인프라 장애는 상급 엔지니어에게 직접 에스컬레이션됩니다.
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👀 알고 계셨나요? AI 에이전트는 단순히 지시를 따르기만 하는 것이 아니라, 목표를 달성하기 위해 자율적으로 의사결정을 내립니다. 전문가들은 기업용 애플리케이션의 33%가 에이전트형 AI를 활용하여 인간의 개입 없이 일상 업무 의사결정의 15%를 처리하게 될 것으로 예측합니다.
2. 반복 작업 자동 생성
주간 보고서, 월간 감사, 신입 사원 온보딩 체크리스트, 정기 유지보수 작업 등 많은 중요한 워크플로우가 정해진 일정에 따라 반복됩니다. 이러한 작업을 수동으로 생성하고 추적할 경우, 단계 누락이나 일관성 없는 실행의 위험이 높아집니다.
반복 작업을 자동화하면 기억력이나 수동 설정에 의존하지 않고도 이러한 워크플로우가 매번 정시에 실행되도록 보장합니다. 다음은 몇 가지 자동화 예시입니다:
- 매월 1일에 생성되며, 마케팅 매니저에게 할당되고 데이터 소스가 연결된 월간 캠페인 성과 보고서 작업
- 매주 목요일 오후 5시에 생성되는 주간 StandUp 준비 작업은 팀 리더에게 할당되며, 진행 상황을 요약하라는 프롬프트가 함께 제공됩니다.
- 매월 25일에 생성된 월간 결산 체크리스트가, 단계별 하위 작업이 이미 입력된 상태로 회계 팀에 전달됩니다.
- 분기별 성과 평가 알림은 평가 기간이 종료되기 2주 전에 생성되며, 직원 목록과 평가 템플릿이 첨부된 상태로 관리자에게 배정됩니다.
📚 함께 읽어보세요: 생산성을 높여주는 최고의 작업 자동화 소프트웨어
3. 요청에 대한 자동 승인
조직 전반에서 흔히 볼 수 있는 몇 가지 사례는 다음과 같습니다:
- 디자이너가 자산에 대한 승인 완료를 기다리고 있습니다.
- 영업 팀 담당자는 거래를 성사시키기 전에 가격 승인을 받아야 합니다.
- 경비 청구를 제출한 직원이 일주일 동안 아무런 답변도 받지 못했습니다.
승인 요청이 수신함에 쌓여 있으면 팀 전반의 일이 지연됩니다. 자동화된 승인 흐름은 미리 정의된 기준에 따라 요청을 적절한 승인자에게 전달합니다. 위험이 낮거나 표준적인 요청의 경우, 시스템이 사람의 개입 없이 자동으로 승인할 수 있습니다.
다음은 몇 가지 자동화 예시입니다:
- 200달러 미만의 경비 보고서는 자동으로 승인되어 회계 시스템과 동기화되며, 200달러를 초과하는 요청은 재무 관리자에게 전달되어 검토를 받습니다.
- 승인을 위해 제출된 디자인 자산은 먼저 브랜드 책임자에게 전달되며, 해당 책임자가 문제를 지적한 경우에만 마케팅 이사에게 전달됩니다.
- 직원의 잔여 휴가 일수가 있고 팀 일정에 충돌이 없는 경우, 휴가 신청은 자동으로 승인되며, 그렇지 않은 경우 관리자에게 상신됩니다.
- 5,000달러 미만의 예산 요청은 부서장에게 전달되며, 그 이상의 금액은 이전 승인 내역과 함께 CFO에게 직접 전달됩니다.
4. 자동화된 프로젝트 업데이트 및 보고
프로젝트 관리자들은 매주 몇 시간씩 다양한 도구에서 데이터를 추출하고, 진행 상태 업데이트를 정리하며, 이해관계자들에게 보고서를 보내는 데 시간을 할애합니다. 겉보기에는 별것 아닌 것처럼 보이는 이러한 작업들이, 실제 문제를 해결하거나 팀의 업무 차질을 해소하는 데 사용할 수 있는 귀중한 시간을 앗아가고 있습니다.
프로젝트 관리 자동화가 보고 업무를 간소화하는 방법은 다음과 같습니다:
- 매주 금요일 오후 4시에 생성되는 주간 프로젝트 상태 보고서는 완료된 작업, 다가오는 마감일, 진행을 방해하는 요인을 요약하여 이해관계자들에게 이메일이나 Slack을 통해 발송됩니다.
- 매일 아침 작업 댓글과 상태 변경 사항을 반영하여 생성된 일일 StandUp 요약이 팀 채널에 직접 게시됩니다.
- 프로젝트 일정이 3일 이상 지연될 경우 위험 트리거가 발령되며, 지연을 초래한 구체적인 작업을 포함하여 프로젝트 관리자(PM)와 후원자에게 알림이 전송됩니다.
다음은 우리 팀의 Cass가 AI와 저장된 프롬프트를 활용해 보고를 자동화한 방법입니다:
📚 더 읽어보기: AI를 활용하여 작업을 자동화하는 방법
최고의 워크플로우 자동화 tool 선택하기
다음은 워크플로우 자동화 tool를 선택할 때 주목해야 할 주요 기능입니다:
| 機能 | ‘좋은’ 상태가 실제로 어떤 모습인지 | 실무에서 왜 중요한가 |
|---|---|---|
| 사용 편의성 | 비주얼 빌더, 평이한 언어로 작성된 트리거, 드래그 앤 드롭 방식의 논리 구성, 규칙에 대한 AI 제안, 그리고 실제 적용 전 안전한 테스트 | 자동화 작업을 개발자만 다룰 수 있다면, 이는 병목 현상을 초래하게 됩니다. 최고의 tools는 운영팀, 마케팅팀, PM이 별도의 티켓을 등록하지 않고도 직접 흐름을 구축하고 개선할 수 있게 해줍니다. |
| 통합 수준 | 단순한 트리거 기능에 그치지 않고, 필드 단위 동기화를 지원하는 네이티브 양방향 통합; 필요 시 webhook 및 API 지원 | 표면적인 통합은 “그림자 업무”를 발생시킵니다. 반면, 심층적인 통합은 상태 업데이트, 댓글, 파일 및 사용자 지정 필드가 시스템 전반에 걸쳐 일관되게 유지되도록 보장합니다. |
| 확장성 | 분기 논리, 의존성, 역할 기반 권한, 감사 추적을 통해 간단한 규칙부터 복잡한 다단계 워크플로우까지 처리합니다. | 자동화는 대개 소규모로 시작됩니다. 하지만 금세 복잡해집니다. 기본적인 트리거만으로는 더 이상 감당할 수 없게 되었을 때 시스템을 다시 구축하고 싶지는 않을 것입니다. |
| 맞춤형 옵션 | 맞춤형 필드, 맞춤형 상태, 조건부 논리, 재사용 가능한 템플릿, AI 기반 분류 | 모든 팀의 업무 방식은 각기 다릅니다. 경직된 자동화 템플릿은 업무 프로세스를 지원하기보다는 오히려 변경하도록 강요합니다. |
| 비용 구조 | 자동화나 트리거에 대한 임의적인 한도가 아닌, 값에 기반한 투명한 가격 정책 | 일부 플랫폼은 사용량이 일정 기준을 넘기 전까지는 가격이 저렴해 보이지만, 그 기준을 넘어서면 워크플로우를 계속 운영하기 위해서만 해도 갑자기 엔터프라이즈 플랜이 필요해집니다. |
| RPA 기능 | API 없이도 레거시 시스템, 데스크톱 앱 또는 도구와 연동할 수 있는 기능, 또는 RPA 플랫폼과의 원활한 통합 | 많은 기업들이 여전히 서로 ‘소통’하지 못하는 시스템에 의존하고 있습니다. RPA 지원이 없다면 자동화는 API 경계에서 멈춰버립니다. |
| AI 활용 | 워크플로우를 동적으로 분류, 할당, 우선순위 지정, 요약 또는 생성할 수 있는 AI | 자동화는 규칙에 기반합니다. AI는 이를 적응형으로 만듭니다. 이 둘의 차이는 “X라면 Y”와 “상황을 이해하고 지능적으로 판단한다”는 점에 있습니다. |
| 거버넌스 및 가시성 | 자동화 기능, 사용 로그, 권한 제어 및 영향 보고를 한눈에 확인할 수 있는 중앙 대시보드 | 자동화가 확대됨에 따라 위험도 함께 증가합니다. 운영을 담당하는 ‘블랙박스’가 아니라, 안전 장치와 가시성이 필요합니다. |
| 팀 간 협업 | 단일 프로젝트 내뿐만 아니라 부서 간 워크플로우를 조율할 수 있는 능력 | 실제 일은 여러 기능에 걸쳐 이루어집니다. 마케팅 요청 하나가 재무 검토와 법무 승인을 필요로 할 수도 있습니다. 사용 중인 tool은 임시방편적인 해결책 없이도 이러한 과정을 원활하게 처리할 수 있어야 합니다. |
주요 워크플로우 자동화 도구 비교
주요 워크플로우 자동화 소프트웨어들을 비교하여 핵심 기준에 따라 어떻게 평가되는지 살펴보겠습니다:
Pipedream (개발자 중심의 코드 수준 워크플로우 자동화에 최적)
Pipedream은 자동화 작업을 코드 수준에서 제어해야 하는 개발자를 위해 구축된 서버리스 통합 플랫폼입니다. 드래그 앤 드롭 방식의 도구와 달리, 미리 정의된 액션만으로는 부족할 때 워크플로우 내에서 직접 Node.js, Python, Go 또는 Bash로 맞춤형 코드를 작성할 수 있습니다.
이 플랫폼은 단계별 실행 단위가 아닌 컴퓨팅 시간에 따라 요금이 부과되는 크레딧 기반 시스템으로 운영되며, 워크플로우는 서버 관리가 전혀 필요 없는 서버리스 인프라에 즉시 배포됩니다.
Pipedream의 주요 기능
- 플랫폼을 벗어나거나 패키지 의존성을 관리할 필요 없이 워크플로우 내에서 Node.js, Python, Go 또는 Bash로 맞춤형 코드를 작성하고 실행할 수 있습니다.
- 사전 구축된 액션과 인증을 자동으로 처리하는 OAuth 지원을 통해 2,700개 이상의 앱과 연결할 수 있습니다.
- 서버 관리나 확장성에 대한 걱정 없이 서버리스 인프라에 워크플로우를 즉시 배포할 수 있습니다.
- 실시간 로그, 이벤트 기록 및 디버깅 tools에 액세스하여 실패한 이벤트를 재현하고 오류를 신속하게 해결할 수 있습니다.
- 간단한 자동화를 위해 시각적인 드래그 앤 드롭 방식으로 워크플로우를 구축하거나, 맞춤형 로직이 필요할 때는 코드로 전환할 수 있습니다.
Pipedream의 한도
- 비개발자의 경우 학습 곡선이 더 가파릅니다.
- 실행 시간이 길거나 메모리 사용량이 많은 워크플로우의 경우, 크레딧 기반 요금제는 규모가 커질수록 비용이 많이 들 수 있습니다.
Pipedream 가격 정책
- Free
- 기본: 월 45달러
- 고급: 월 74달러
- Connect: 월 150달러
Pipedream 평가 및 리뷰
- G2: 리뷰가 충분하지 않습니다
- Capterra: 리뷰가 충분하지 않습니다.
실제 사용자들은 Pipedream에 대해 어떻게 평가하고 있을까요?
G2 리뷰어의 생생한 후기를 들어보세요:
Pipedream을 사용하면 API 통합이 정말 수월해집니다. 인프라를 구축할 필요 없이 서버리스 워크플로우를 구축할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 미리 구축된 액션과 트리거가 정말 마음에 듭니다. Slack, Notion 등의 도구를 연결할 때 시간을 엄청나게 절약해 주거든요. 각 단계에서 맞춤형 코드를 작성할 수 있는 기능 덕분에, 별도의 백엔드 배포 없이도 완벽한 유연성을 누릴 수 있습니다.
Pipedream을 사용하면 API 통합이 정말 수월해집니다. 인프라를 구축할 필요 없이 서버리스 워크플로우를 구축할 수 있다는 점이 큰 장점입니다. 미리 구축된 액션과 트리거가 정말 마음에 듭니다. Slack, Notion 등의 tools를 연결할 때 시간을 엄청나게 절약해 주거든요. 각 단계에서 맞춤형 코드를 작성할 수 있는 기능 덕분에, 별도의 백엔드 배포 없이도 완벽한 유연성을 누릴 수 있습니다.
⭐ 보너스: 초보자든 전문가든 상관없이, 여러분과 팀원 모두가 매주 5시간 이상을 절약할 수 있는 워크플로우 자동화를 구축하는 것이 얼마나 쉽고 강력한지 확인해 보세요! ⏰
Zapier (수천 개의 앱을 아우르는 노코드 자동화에 최적)
Zapier는 프로그래밍 지식 없이도 8,000개 이상의 앱을 연결할 수 있는 노코드(no-code) 자동화 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 작업 기반 요금제를 채택하고 있으며, 워크플로우가 수행하는 각 동작이 하나의 작업으로 계산되므로 비용은 자동화 실행 빈도와 직접적으로 연동됩니다. 이 플랫폼은 다양한 도구를 신속하게 연동해야 하는 비기술적 사용자를 위해 설계되었습니다.
Zapier의 주요 기능
- 필터, 경로, 서식 지정 기능을 사용하여 조건부 논리를 적용한 다단계 워크플로우를 구축할 수 있으며, 이는 작업 한도에 포함되지 않습니다.
- 자연어를 통해 자동화를 구축할 수 있는 ‘Copilot’과, 추론을 통해 자율적으로 작업을 수행할 수 있는 AI 에이전트 등 AI 기반 기능을 활용하세요.
- 서버 관리나 기술적 설정 없이도 워크플로우를 즉시 배포할 수 있으며, 안정적인 실행과 최소한의 가동 중단 시간을 보장합니다.
- 리드 배정, 청구서 발행, 지원 티켓 관리와 같은 일반적인 워크플로우를 위한 미리 준비된 템플릿부터 시작해 보세요.
Zapier의 한도
- 작업 기반 과금 방식은 처리량이 많거나 빈번하게 실행되는 워크플로우의 경우 비용이 급격히 증가할 수 있으며, 사용량이 늘어남에 따라 비용이 계속 상승합니다.
- 앱마다 통합 수준은 제각각이며, 일부 앱은 기본적인 트리거와 액션만 제공하여 고급 기능을 사용하려면 우회 방법이나 맞춤형 webhook이 필요한 경우도 있습니다.
Zapier 요금
- Free
- 프로페셔널: 월 29.99달러
- 팀: 월 103.5달러
- 기업: 맞춤형 가격
Zapier 평가 및 리뷰
- G2: 4.5/5 (1,700건 이상의 리뷰)
- Capterra: 4.7/5 (3,000건 이상의 리뷰)
실제 사용자들은 Zapier에 대해 어떻게 평가하고 있을까요?
G2 리뷰어의 생생한 후기를 들어보세요:
Zapier를 사용하면 기술적 지식이 없는 사람이라도 자동화를 쉽게 구현할 수 있습니다. 이를 통해 TikTok 리드 광고, Meta 리드 양식, Google 스프레드시트 등 여러 플랫폼을 연결할 수 있었고, 덕분에 리드 관리 업무가 훨씬 더 빠르고 체계적으로 이루어지게 되었습니다. Zap을 한 번 설정해 두면 백그라운드에서 안정적으로 실행되어 수작업에 드는 시간을 크게 절약해 줍니다.
Zapier를 사용하면 기술적 지식이 없는 사람이라도 자동화를 쉽게 구현할 수 있습니다. 이를 통해 TikTok 리드 광고, Meta 리드 양식, Google 스프레드시트 등 여러 플랫폼을 연결할 수 있었고, 덕분에 리드 관리 업무가 훨씬 더 빠르고 체계적으로 이루어지게 되었습니다. Zap을 한 번 설정해 두면 백그라운드에서 안정적으로 실행되어 수작업에 드는 시간을 크게 절약해 줍니다.
Make (복잡하고 여러 브랜치로 구성된 시각적 워크플로우 및 데이터 변환에 가장 적합)
Make(구 Integromat)는 분기 논리, 데이터 변환, 복잡한 다단계 워크플로우가 필요한 팀을 위해 구축된 시각적 자동화 플랫폼입니다. 이 플랫폼은 드래그 앤 드롭 방식의 캔버스를 사용하여 전체 워크플로우를 한눈에 볼 수 있게 해주므로, 선형적인 단계별 빌더에 비해 앱 간 데이터 흐름의 흐름을 더 쉽게 파악할 수 있습니다.
이 플랫폼은 각 모듈 작업이 하나의 오퍼레이션으로 계산되는 오퍼레이션 기반 가격 책정 모델을 채택하고 있으며, 단계가 많은 워크플로우의 경우 작업 기반 도구보다 비용 효율적일 수 있습니다.
Make의 주요 기능
- 라우터, 반복기, 집계기를 활용하여 워크플로우를 설계하면 데이터를 여러 경로로 분할하고, 배열을 반복 처리하며, 병렬 연산의 결과를 결합할 수 있습니다.
- 외부 도구 없이도 내장된 기능을 사용하여 날짜 형식 변경, JSON 구문 분석, 통화 변환 또는 텍스트 조작을 통해 데이터를 실시간으로 변환할 수 있습니다.
- 사전 구축된 통합 기능이 없는 경우 HTTP 모듈을 사용하여 어떤 REST API와도 연결할 수 있어, 2,800개 이상의 기본 앱 커넥터를 뛰어넘는 유연성을 제공합니다.
- 모듈 간에 전달된 데이터를 포함하여 각 단계에서 정확히 어떤 일이 발생했는지 보여주는 상세한 실행 로그를 통해 워크플로우를 시각적으로 디버그할 수 있습니다.
한도 설정
- 비기술 사용자에게는 학습 곡선이 가파르며, Canva의 캔버스 기반 인터페이스는 더 단순한 선형 빌더에 비해 숙달하는 데 시간이 걸립니다.
- 운영 기반 요금제는 빈도가 높은 워크플로우나 몇 분마다 업데이트 여부를 확인하는 폴링 트리거가 포함된 워크플로우의 경우 비용이 급격히 증가할 수 있습니다.
가격 책정하기
- Free
- 플랜: 월 $10.59
- 기업(Enterprise): 맞춤형 가격
평가 및 리뷰 작성하기
- G2: 4.6/5 (리뷰 200개 이상)
- Capterra: 4.8/5 (400개 이상의 리뷰)
실제 사용자들은 Make에 대해 어떻게 평가하고 있을까요?
G2 리뷰어의 생생한 후기를 들어보세요:
Make에서 제가 가장 마음에 드는 점은 자동화 기능을 구축하는 과정이 얼마나 간단하고 직관적인지입니다. 특히 Webflow를 비롯한 다양한 tool과 손쉽게 연결되어 복잡한 코드 없이도 프로세스를 자동화할 수 있다는 점이 정말 마음에 듭니다.
Make에서 제가 가장 마음에 드는 점은 자동화 기능을 구축하는 과정이 얼마나 간단하고 직관적인지입니다. 특히 Webflow를 비롯한 다양한 tool과 손쉽게 연결되어 복잡한 코드 없이도 프로세스를 자동화할 수 있다는 점이 정말 마음에 듭니다.
ClickUp이 자동화를 위한 강력한 선택지인 이유
대부분의 자동화 도구는 업무 환경 외부에 위치합니다. 반면 ClickUp은 작업, 문서, 커뮤니케이션이 이미 존재하는 작업 공간 내에 자동화 기능을 직접 통합합니다.
AI 기반 자동화 빌더
ClickUp 자동화를 사용하면 리스트, 폴더, 스페이스 전반에 걸쳐 적용되는 트리거 기반 규칙을 설정할 수 있습니다. 이 플랫폼은 작업 단위에서 작동하지만, 작업 상태가 변경되거나, 새로운 담당자가 지정되거나, 마감일이 도래하거나, 특정 사용자 정의 필드가 업데이트될 때 등 필요한 모든 곳에 논리를 적용합니다.
📌 예시: 콘텐츠가 “검토 준비 완료”로 표시되면, 시스템은 해당 콘텐츠를 에디터에게 전달하고 콘텐츠 달력의 상태를 업데이트합니다.
또한, 모든 자동화 실행에는 기록이 남습니다. ‘활동’ 탭으로 이동하여 성공, 실패 또는 규칙 유형별로 자동화를 필터링할 수 있습니다. 이 분석 정보를 통해 어떤 작업이 자동화를 트리거했는지, 어떤 규칙을 따랐는지, 그리고 어디에서 오류가 발생했는지 확인할 수 있으므로, 관리자 콘솔이나 개발자 지원 없이도 문제를 해결할 수 있습니다.
사용자의 일을 이해하는 AI
ClickUp Brain은 작업 공간 내에서 직접 작동하며, 워크플로우의 구조를 파악하는 컨텍스트 기반 AI 레이어입니다. 이 기능은 다음을 참조할 수 있습니다:
- 자동화된 워크플로우 내의 작업, 하위 작업 및 작업 계층 구조
- 자동화를 트리거하는 상태, 우선순위, 마감일 및 의존성
- 자동화 규칙, 예외 사항 및 프로세스 논리를 정의하는 문서
- 결정이 내려진 이유를 설명하는 의견 및 활동 내역
- 팀 간 소유권, 업무량 및 책임
이러한 정보를 바탕으로, 상황 인식 AI는 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다:
- 반복되는 작업 패턴과 상태 변경을 기반으로 자동화 규칙을 추천합니다.
- 실제 워크플로우 동작에 부합하는 트리거, 조건 및 동작을 생성하는 데 도움을 줍니다.
- 시간이 지남에 따라 자동화가 제대로 작동하지 않거나 병목 현상을 일으키는 지점을 파악하십시오.
- 워크플로우가 발전함에 따라 자동화 로직을 조정할 수 있으며, 모든 것을 처음부터 다시 구축할 필요가 없습니다.
슈퍼 에이전트가 여러분을 대신해 힘든 일을 처리해 드립니다
ClickUp의 ‘슈퍼 에이전트’는 단계별 규칙 없이도 전체 워크플로우를 한층 더 간소화합니다. 이 기능은 상황을 파악하고 자율적으로 행동하여, 변화하는 조건에 적응하고 작업 공간의 패턴을 학습하는 에이전트 기반 워크플로우를 구현합니다.
- 프로젝트 유형, 예산 한도 또는 부서의 전문성을 바탕으로 승인 요청을 적절한 담당자에게 전달합니다.
- 의존성이 완료되거나 여러 워크플로우에 걸쳐 특정 조건이 충족될 때 작업 상태를 업데이트합니다.
- 수동 개입 없이 팀원의 작업량, 역량 또는 가용성에 따라 동적으로 작업을 할당합니다.
- 병목 현상이나 기한이 지난 항목을 표시하고, 타임라인이 지연될 경우 에스컬레이션 워크플로우를 트리거합니다.
경직된 자동화와는 달리, 자동화 에이전트는 사용자의 워크플로우에 맞춰 조정되며 사용자의 업무 방식을 학습합니다.
이 비디오를 시청하여 슈퍼 에이전트와 그 작동 방식에 대해 더 자세히 알아보세요 👇
ClickUp의 주요 기능
- 맞춤형 에이전트: 트리거, 지시 사항 및 작업 공간 지식을 기반으로 여러 단계의 작업을 수행할 수 있는 맞춤형 AI 에이전트를 구축합니다.
- 외부 도구와의 연동: ClickUp을 Slack, GitHub, HubSpot, Notion, Google 스프레드시트, Salesforce 등 1,000개 이상의 도구와 연동할 수 있습니다.
- 통합 AI 작업 공간: 여러 도구를 관리하는 대신 자동화, 검색, 작업 생성 및 데이터 분석을 하나의 AI 엔진으로 통합하여 AI의 무분별한 확산을 줄입니다.
- 시각적 워크플로우 빌더: 트리거, 조건, 동작을 캔버스 뷰에 표시하는 드래그 앤 드롭 방식의 로직을 통해 자동화 기능을 설계한 후 실행할 수 있습니다.
- 세부적인 활동 추적: 성공, 실패 또는 규칙 유형별로 자동화 로그를 필터링하여 관리자 권한이나 개발자 지원 없이도 문제를 해결할 수 있습니다.
- 자연어 기반 자동화 생성: 원하는 내용을 평이한 영어로 설명하기만 하면 ClickUp Brain이 즉시 자동화 기능을 생성하여 복잡한 워크플로우를 구축해 줍니다.
ClickUp의 한도
- 광범위한 맞춤형 및 구성으로 인한 학습 곡선
ClickUp 요금제
실제 사용자들은 ClickUp에 대해 어떻게 평가하고 있을까요?
G2에서 긍정적인 경험을 공유한 사용자의 후기를 들어보세요:
ClickUp의 유연성이 우리에게 가장 큰 장점입니다. 우리는 프로세스를 도구에 맞추는 대신, 비즈니스 워크플로우에 맞춰 전체 작업 공간을 맞춤형으로 설정했습니다. 고객 성공, 성장, 운영, 규정 준수, 재무, 기술 부서 전반에서 이 도구를 사용하고 있으며, 모든 것을 한곳에 통합함으로써 탄탄한 구조와 가시성을 확보할 수 있었습니다. 맞춤형 상태, 필드, 자동화 기능, 대시보드를 통해 온보딩, 규정 준수, 통합, 내부 추적을 원활하게 진행할 수 있게 되었으며, 이메일과 후속 조치에 대한 의존성을 크게 줄일 수 있었습니다.
ClickUp의 유연성이 우리에게 가장 큰 장점입니다. 우리는 프로세스를 도구에 맞추는 대신, 비즈니스 워크플로우에 맞춰 전체 작업 공간을 맞춤 설정했습니다. 고객 성공, 성장, 운영, 규정 준수, 재무, 기술 부서 전반에서 이 도구를 사용하고 있으며, 모든 것을 한곳에 통합함으로써 탄탄한 구조와 가시성을 확보할 수 있었습니다. 사용자 정의 상태, 필드, 자동화 기능, 대시보드를 통해 온보딩, 규정 준수, 통합, 내부 추적을 원활하게 수행할 수 있게 되었으며, 이메일과 후속 조치에 대한 의존성을 크게 줄일 수 있었습니다.
워크플로우 자동화 최고의 실행 방식
자동화를 최대한 활용하고 싶으신가요? 새로운 병목 현상을 유발하지 않으면서 워크플로우가 원활하게 운영되도록 하려면 다음 최고의 실행 방식을 따르세요.
- 간단하게 시작하세요: 파악하는 데 오랜 시간이 걸릴 수 있는 여러 브랜치와 조건이 포함된 복잡한 워크플로우를 만들지 말고, 복잡성을 단계적으로 추가하기 전에 먼저 직관적이고 간단한 자동화부터 시작하세요.
- 작은 것부터 시작하세요: 한 번에 하나의 간단한 프로세스나 간단한 작업부터 자동화하세요. 명확하게 정리된 프로세스 없이 여러 부서의 워크플로우를 한꺼번에 자동화하면 비효율성만 가중될 뿐입니다.
- 해당 프로세스의 실제 사용자를 항상 참여시키세요: 워크플로우 설계자와 매퍼를 기획 단계에 참여시키되, 실제로 이러한 워크플로우를 실행하게 될 사용자나 그 결과로 업무 범위가 변경될 사용자를 소외시키지 마십시오.
- 모든 내용을 문서화하세요: 자동화 규칙과 이것이 팀 회원들에게 미치는 영향을 세밀하게 설명하고, 이를 깔끔하고 체계적인 문서로 관리하여 문제 해결이나 업데이트 시 누구나 참고할 수 있도록 하세요.
- 검토, 조정, 반복: 자동화의 성공과 실패를 검토하고, 사용자로부터 피드백을 수집하며, 비효율적인 부분을 파악하고, 개선 조치를 취한 뒤, 이 주기를 반복하여 워크플로우가 변화하는 요구 사항에 부응하도록 유지합니다.
- 예외적인 경우의 과도한 자동화는 피하십시오: 모든 시나리오에 자동화가 필요한 것은 아닙니다. 일부 빈도가 낮은 작업의 경우, 자동화에 소요되는 시간이 절약되는 시간보다 더 많을 수 있습니다.
- 실제 운영 환경에 배포하기 전에 테스트하세요: 오류가 팀 전체에 영향을 미치기 전에 미리 파악할 수 있도록, 먼저 테스트 환경이나 제한된 범위에서 자동화 기능을 실행해 보세요.
- 자동화 피로도를 주의 깊게 관찰하세요: 지나치게 많은 알림이나 상태 변경은 사용자에게 부담을 줄 수 있습니다. 자동화가 직원들에게 부담이 되지 않도록 주의하십시오.
ClickUp에서 워크플로우를 자동화하여 효율성을 극대화하세요
워크플로우 자동화는 유지 관리가 아니라 추진력처럼 느껴져야 합니다.
최고의 시스템은 단순히 작업을 A 지점에서 B 지점으로 이동시키는 데 그치지 않습니다. 상태 확인, “진행 상황 확인” 메시지, 수동 전달, 잊혀진 업무 인계 등 눈에 보이지 않는 마찰 요소를 제거합니다. 자동화가 작업 공간에 직접 통합되면, 누군가가 끊임없이 재촉하지 않아도 워크플로우가 자연스럽게 흐릅니다.
바로 이 점에서 ClickUp은 차별화됩니다. 자동화 기능은 별도의 도구에 존재하는 것이 아닙니다. 사용자 정의 필드와 함께 작업 내부에서 작동하며, AI를 기반으로 분류, 할당, 우선순위 지정 및 다음 단계 자동 실행을 수행합니다. 대시보드는 실시간으로 업데이트됩니다. 팀은 지연으로 이어지기 전에 병목 현상을 파악할 수 있습니다. 또한 프로세스가 발전함에 따라 워크플로우도 그에 맞춰 함께 발전합니다.
개별 솔루션을 억지로 결합하는 대신, 번거로운 업무를 처리하고 실제로 사람의 판단이 필요한 부분만 드러내 주는, 단일하고 상호 연결된 시스템을 구축합니다.
수작업으로 인한 부담을 줄이고, 업무 수행 속도를 높이며, 팀원들이 더 의미 있는 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보할 준비가 되셨다면, 지금 바로 ClickUp에서 워크플로우 자동화를 시작해 보세요.