효율성을 극대화하는 8가지 프로젝트 관리 소프트웨어 기능

프로젝트 관리는 여러 책임을 동시에 처리할 수 있는 능력이 필요한 복잡한 작업입니다. 성공적인 프로젝트 관리자는 이해 관계자 관리, 활동 일정 수립, 리소스 및 예산 감독, 보고서 분석에 능숙하여 프로젝트의 진행을 보장합니다.

그러나 프로젝트가 점점 복잡해짐에 따라 업무량도 엄청나게 늘어납니다. 대규모 팀과 함께 여러 프로젝트와 작업을 동시에 진행하는 것은 가장 노련한 프로젝트 관리자조차도 어려운 일입니다.

끝없는 오르막길을 당신이 처리하는 프로젝트의 번호로 곱한 것을 생각해보세요.

일상을 더 쉽게 만들고 수많은 작업을 처리하기 위해서는 올바른 도구가 필요합니다. 다양한 기능을 갖춘 클라우드 프로젝트 관리 소프트웨어가 어려운 작업을 대신 해줍니다.

가장 필수적인 프로젝트 관리 소프트웨어 기능이 무엇인지 궁금하신 분들을 위해, 저희가 그 기초를 완료했습니다.

최고의 프로젝트 관리 소프트웨어에서 찾아야 할 기능은 다음과 같습니다.

팀에 적합한 프로젝트 관리 소프트웨어 선택하기

오늘날 프로젝트 관리 도구를 사용하는 조직은 23%에 불과 합니다. 나머지는 여전히 스프레드시트와 Excel과 같은 레거시 도구를 프로젝트 관리 시스템으로 사용하고 있습니다.

고급 기능을 갖춘 프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 팀의 고통을 덜고 프로젝트 작업을 개선할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 이점은 다음과 같습니다.

1. 작업 프로세스의 표준화

프로젝트 관리 시스템에는 프로젝트 실행의 청사진 역할을 하는 표준 템플릿이 있습니다.

템플릿은 팀 회원이 계획 및 실행에서 완료에 이르기까지 따라야 하는 단계를 요약하여 구조화된 접근 방식을 보장하고 표준 프레임워크를 구축합니다.

팀은 업무의 진행 상황을 명확하게 파악할 수 있으므로 비즈니스 프로세스의 효율성이 향상됩니다.

2. 더 나은 품질 관리

프로젝트 관리 도구를 사용하면 품질 관리가 더욱 체계적으로 이루어집니다.

예를 들어, 프로젝트 관리자는 각 작업에 대한 타임라인을 설정하고 마감일이 다가오면 알림을 받을 수 있습니다.

각 팀 회원은 전체적인 목표, 작업 및 의존성은 물론 동료에 대해서도 잘 알고 있습니다.

팀 리더는 프로젝트 진행 상황을 추적하고, 문제를 조기에 파악하여 신속하게 해결할 수 있습니다.

이 체계적인 접근 방식은 결과물이 클라이언트의 기대치를 충족하거나 초과 달성할 수 있도록 보장합니다. 그 결과 클라이언트와 경영진의 신뢰가 높아지고, 조직의 평판이 강화됩니다.

3. 팀 커뮤니케이션 개선

팀 커뮤니케이션 도구가 없는 스프레드시트와 달리, 실시간 메시지, 파일 공유, 작업 할당과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어의 기능은 모든 사람이 동일한 페이지를 볼 수 있도록 해줍니다.

또한 모든 팀 회원은 자신의 업무 역할, 책임 및 전반적인 진행 상황을 파악할 수 있습니다. 이러한 투명성은 명확성을 제공하고 오해를 방지하며 팀 회원들이 더 잘 협력하고 조정할 수 있도록 장려합니다.

4. 강화된 협업

프로젝트 관리 도구는 인터넷에 연결되어 있으면 어디서나 액세스할 수 있는 중앙 집중식 작업 플랫폼을 제공합니다. 이 기능을 통해 서로 다른 시간대에 있는 팀도 이동 중에도 원활하게 협업할 수 있습니다.

대부분의 무료 클라우드 기반 프로젝트 관리 소프트웨어에는 사용자가 작업에 액세스하고, 문서를 공유하고, 효과적으로 커뮤니케이션할 수 있는 가상 작업 공간이 있습니다. 대체 근무 일정, 원격 팀, 하이브리드 업무 공간 커뮤니케이션이 표준이 되고 있는 상황에서 이러한 협업 시스템의 중요성은 점점 더 커지고 있습니다.

5. 측정 가능한 결과 및 비용 절감

진행 상황 추적, 마일스톤 설정, 리소스 할당과 같은 프로젝트 관리 소프트웨어 기능은 팀과 관리자에게 프로젝트 성과에 대한 실시간 인사이트를 제공하고, 데이터 기반의 의사 결정을 내릴 수 있도록 지원합니다.

이러한 인사이트는 효율성을 개선하고 팀의 생산성에 영향을 미치는 프로세스를 파악하여 운영 비용을 절감합니다.

프로젝트 관리 도구에서 찾아야 할 8가지 필수 키 기능

1. 작업 관리

새로운 프로젝트를 시작할 때 작업의 소유권과 우선 순위를 소홀히 하기 쉽습니다. 작업 관리를 사용하면 프로젝트 내의 작업을 구성, 추적 및 모니터링하여 작업을 효율적이고 제 시간에 완료할 수 있습니다. 사용자는 작업을 만들고, 팀 회원에게 할당하고, 마감일을 설정하고, 작업 진행 상황을 추적할 수 있습니다.

예를 들어, ClickUp 작업을 사용하여 모든 작업을 하나의 중앙 집중식 허브에서 계획, 일정 관리 및 추적할 수 있습니다. 하위 작업을 할당하고, 체크리스트를 만들고, 작업의 의존성을 지정하여 업무를 간소화하세요.

최고의 프로젝트 관리 도구에는 다음 기능도 포함됩니다.

2. AI 기능

프로젝트 관리자는 프로젝트 관리 도구를 운영하는 것보다 매일 처리해야 할 일이 훨씬 많습니다. 이 때 AI 기능이 유용하게 쓰입니다. AI 기능을 사용하면 솔루션을 자동으로 실행할 수 있습니다.

AI 기능을 갖춘 프로젝트 관리 도구를 선택하는 것은 투자의 미래 가치를 보장하는 데 매우 중요합니다. 프로젝트 관리를 위한 글로벌 AI 시장은 2023년 25억 달러에서 2028년 57억 달러로 성장할 것으로 예상되며, 2023년부터 연평균 17.3%의 성장률을 보일 것으로 전망됩니다.

좋은 프로젝트 관리 도구에서 기대할 수 있는 주요 AI 기능은 다음과 같습니다.

프로젝트 관리의 트렌드를 훨씬 뛰어 넘는 AI 기능은 팀의 효율성을 극대화하고, 비용 절감 기회를 파악하며, 비즈니스 목표를 달성하기 위해 반복 가능하고 사용자 정의 가능한 워크플로우를 생성하는 데 도움이 됩니다.

이 템플릿 다운로드

ClickUp의 프로젝트 관리를 위한 ChatGPT 프롬프트 템플릿에는 성공적인 프로젝트 관리를 위한 프로젝트 아이디어와 전략을 생성하는 데 도움이 되는 190개 이상의 프롬프트가 저장되어 있습니다.

예를 들어, '프로젝트를 성공적으로 전달하고 소프트웨어 개발 프로젝트와 관련된 위험을 최소화할 수 있는 전략을 찾고 있습니다. '

3. 프로젝트 계획 및 일정 관리

복잡한 프로젝트를 진행할 때 여러 단계가 겹치면 세부 사항에 혼란이 생겨 적절한 시기에 적절한 회의나 활동을 계획하지 못하기 쉽습니다.

작업 할당, 진행 상황 추적, 프로젝트 타임라인까지 놓치기 쉽고, 서로 의존적인 팀원들이 있는 경우, 사소한 실수라도 큰 혼란을 초래할 수 있습니다.

명확한 프로젝트 플랜을 통해 프로젝트에 대한 명확한 로드맵과 방향을 설정할 수 있으며, 이를 통해 전체적인 조직의 목표와 일치성을 확보할 수 있습니다. 팀의 모든 구성원은 자신의 작업, 전체적인 프로젝트 목표 및 업무 범위를 파악하고 프로젝트 일정을 순서대로 진행할 수 있습니다.

최고의 프로젝트 관리 도구에는 다음 기능도 포함됩니다.

4. 보고 및 프로젝트 추적

복잡한 프로젝트가 한 단계에서 다른 단계로 어떻게 흐름을 보는 것은 어려울 수 있습니다.

보고 및 프로젝트 추적을 통해 프로젝트 개발을 실시간으로 모니터링하고 프로젝트 상태를 시각화할 수 있습니다(간트 차트, 칸반 보드, 백분율/진행 막대 등).

이 기능이 없으면 다음을 수행할 수 없습니다.

보너스: 대규모 프로젝트 관리용 플레이북

5. 우선순위 설정

프로젝트 관리자는 어떤 작업이 가장 중요하고 프로젝트를 진행하는 데 중요한 역할을 하는지 알고 있습니다.

그러나, 수동으로 이 작업을 수행하는 경우, 특히 민첩한 대응이 필요한 동적인 프로젝트의 경우 팀에 이를 전달하는 것이 어려울 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 기능에는 우선 순위 지정 기능이 포함되어 있어 작업의 중요도에 따라 작업을 할당하고 순위를 지정할 수 있으므로 팀이 가장 중요한 활동에 먼저 집중할 수 있습니다.

우선 순위 지정 기능은 일반적으로 각 작업 옆에 눈에 잘 띄게 표시되는 라벨(예: 높음, 중간, 낮음)의 양식으로 표시됩니다. 사용자는 마감일, 고객 요구 사항 또는 프로젝트 마일스톤과의 상관 관계 등 우선 순위 지정을 위한 맞춤형 기준을 설정할 수도 있습니다.

업계에서 우선순위나 프로젝트 요구 사항이 자주 변경되는 경우, 이 기능을 사용하면 팀 회원이 신속하게 적응할 수 있습니다.

6. 워크플로우 관리

프로젝트가 어떻게 진행될지 큰 그림을 그리는 것은 한 가지입니다. 그러나 효율적이고 오류 없는 실행을 위해서는 상세하고 단계적인 작업 순서가 필요합니다.

워크플로우 관리는 일련의 작업을 설계, 실행 및 최적화하는 과정을 포함합니다. 작업 관리, 프로젝트 계획 및 우선 순위 지정과 비슷하게 들릴 수 있지만, 이는 다른 개념입니다.

방법은 다음과 같습니다:

즉, 워크플로우 관리는 모든 단계를 포함한 전체 프로젝트 진행 과정을 시각화합니다. 시각적 프로젝트 관리 도구는 워크플로우를 시각적 다이어그램이나 플로우 차트로 표시하여, 다양한 복잡성의 프로젝트를 관리할 때 작업의 순서와 의존성을 이해하는 데 도움을 줍니다.

7. 다른 플랫폼과의 통합

여러 앱을 사용함으로써 발생하는 불만과 비효율성을 없애기 위해서는 통합 기능이 있는 프로젝트 관리 협업 도구를 선택해야 합니다.

프로젝트 관리자의 일상은 팀 협업 및 커뮤니케이션을 위한 여러 앱 관리, 보고, 워크플로우 자동화, 기타 업무 도구 관리 등으로 이루어져 있습니다.

작업을 단순화하려면 Zoom, Slack, Google Drive, Jira, GitHub 등 기술 스택에 포함된 다른 모든 도구와 연결되는 단일 프로젝트 관리 앱이 필요합니다.

8. 애자일 프로젝트 관리 팀 지원

팀이 일련의 스프린트를 통해 지속적인 제품 개선을 위해 애자일 관리 방법론을 사용하는 경우, 다음 기능을 찾아보세요.

올인원 프로젝트 관리 도구 찾기

팀을 위한 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 팁을 소개합니다.

ClickUp: 최고의 프로젝트 및 작업 관리 소프트웨어

ClickUp이 최고의 프로젝트 관리 솔루션 중 하나로 손꼽히는 이유는 모든 산업 분야의 모든 규모의 팀이 사용할 수 있도록 설계되어 있기 때문입니다.

모든 프로젝트 팀이 사랑하는 ClickUp 프로젝트 관리 소프트웨어 솔루션 의 주요 기능을 살펴보겠습니다.

확장 가능한 계층 구조 프레임워크로 효율성 향상

ClickUp은 확장 가능한 계층 구조 프레임워크를 제공하므로, 가장 복잡한 프로젝트도 폴더, 작업, 하위 작업 및 목록으로 깔끔하게 정리할 수 있습니다. 15개 이상의 ClickUp 맞춤형 보기를 통해 프로젝트 관리 방식과 개별 워크플로우에 맞게 작업을 맞춤 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 팀이 프로젝트의 계획 및 실행을 위해 프로젝트 타임라인에 간트 차트를 사용하는 경우, 간트 차트 보기를 선택하여 진행 상황을 시각화하고 모니터링할 수 있습니다.

이 기능을 모든 프로젝트 관리 프로세스를 최적화할 수 있는 50개 이상의 작업 자동화 기능과 결합하면, 복잡한 프로젝트를 시각화하고 자동화하여 프로젝트 관리 효율성을 높일 수 있는 도구를 얻을 수 있습니다.

AI 기반 프로젝트 관리를 위한 ClickUp Brain

대부분의 프로젝트 팀의 일상 업무에는 데이터 입력, 주간 보고서 작성, 제품 및 마케팅 팀에 세부 정보 요청, 제품 개요 및 기타 문서 작성, 이메일 작성, 회의 요약 등 반복적인 작업이 포함됩니다.

ClickUp Brain은 위에서 언급한 일상적인 작업을 자동화하여 팀이 전략적이고 영향력 있는 일에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 지원합니다.

ClickUp에 내장된 AI 지식 관리자를 사용하면 ClickUp 작업 공간 내의 모든 작업 또는 프로젝트의 컨텍스트에서 빠르고 정확한 답변을 확인할 수 있습니다. 자동화된 프로젝트 관리로 ClickUp Brain이 세부 정보를 가져오기 때문에 팀원에게 세부 사항을 물어볼 필요가 없습니다.

또한 ClickUp Brain을 AI 조수로 사용하여 프로젝트 및 상태 보고서를 작성하고, 하위 작업 계획을 자동화하고, 데이터를 자동으로 채울 수 있습니다. 프로젝트 개요 작성, 이메일 작성, 회의 노트 요약, 프로젝트 아이디어 생성 등의 작업을 처리할 수 있습니다.

프로젝트 관리 템플릿

이 템플릿 다운로드

ClickUp의 프로젝트 관리 템플릿은 복잡한 요구 사항을 충족하도록 맞춤화된 고급 기능과 모든 프로젝트에 맞게 조정할 수 있는 사용자 지정 가능한 작업 공간을 제공합니다. 대규모의 여러 부서가 참여하는 프로젝트를 감독하는 데 특히 편리하며, 관리자가 협업 및 조정의 장애물을 극복하는 데 도움이 됩니다.

이 템플릿은 '진행 중', '위험', '완료' 등 맞춤형 상태를 제공합니다. 또한 칸반 보드, 문서, 이해 관계자의 의견을 수집하기 위한 양식 보기, 세분화된 목록 보기 등 다양한 보기로 정보를 볼 수 있습니다.

ClickUp 채팅 보기 및 ClickUp 문서로 협업 개선

팀이 사일로에서 일하거나 여러 채널에 걸쳐 산재된 커뮤니케이션으로 어려움을 겪는 것은 가장 피하고 싶은 일입니다. 대규모 프로젝트의 성공에 부서 간 협력이 키가 되는 경우라면 더욱 그렇습니다.

ClickUp의 채팅 보기는 앱 내 팀 협업을 한 곳에서 통합하여 팀 회원이 프로젝트 관리 시스템 내에서 작업 항목에 태그를 지정하고 할당할 수 있도록 합니다.

웹 페이지, 링크 및 스프레드 시트를 추가하여 쉽게 액세스하고 코드 블록 및 글머리 기호 목록과 같은 다양한 편집 기능으로 모든 메시지의 형식을 지정할 수 있습니다.

또한 ClickUp 문서는 모든 프로젝트 문서와 세부 정보를 보관하는 중앙 정보 소스입니다. 팀 회원들과 실시간으로 협업하고, 비디오 링크, PDF 및 스프레드시트를 추가하고, 풍부한 서식 기능으로 중요한 부분을 강조 표시하고, 문서를 워크플로우에 연결하여 효율성과 협업을 개선할 수 있습니다.

템플릿을 사용한 업무 관리

ClickUp은 프로젝트 비용을 모니터링하고, 리소스 할당을 최적화하고, 작업을 추적하고, 비효율성이나 비용 초과를 방지하는 데 도움이 되는 프로젝트 템플릿을 제공합니다.

이 템플릿 다운로드

예를 들어, ClickUp의 프로젝트 리소스 매트릭스 템플릿은 인건비, 간접비, 원자재 등 리소스 비용을 추정하고, 업무량 용량을 시각화하며, 이해 관계자와의 원활한 커뮤니케이션을 지원합니다.

마찬가지로 ClickUp의 프로젝트 결과물 템플릿을 사용하여 결과물별로 프로젝트 비용을 세분화하여 프로젝트의 성공적인 결과를 보장할 수 있습니다.

이 템플릿 다운로드

이 사용자 지정 가능한 템플릿을 사용하면 모든 프로젝트 정보, 활동 및 결과를 추적할 수 있습니다. 이 템플릿을 사용하여 작업을 할당 및 우선 순위 지정하고 진행 상황을 추적하세요.

이 템플릿은 6가지의 다양한 보기를 제공합니다. 목록 보기를 사용하여 각 작업의 상태, 소유자, 마감일 등을 볼 수 있으며, 보드 보기를 사용하여 상태별로 그룹화된 작업을 볼 수 있습니다. 프로젝트 관리자는 전체 프로젝트 개요를 볼 수 있는 간트 차트 보기 기능도 유용하게 사용할 수 있습니다.

ClickUp 화이트보드로 생산성 향상

프로젝트 전반에 걸쳐 생산성을 유지하려면 잦은 브레인스토밍, 최적화된 커뮤니케이션, 작업 우선 순위 지정이 필요합니다. 가상 팀의 일원이나 현장 근무자 모두 ClickUp 화이트보드는 브레인스토밍을 하고 아이디어를 실현할 수 있는 창의적인 디지털 캔버스 역할을 합니다.

ClickUp 화이트보드는 이해 관계자, 클라이언트 및 팀을 위한 보다 포괄적인 업무 환경을 조성합니다.

ClickUp의 화이트보드를 사용하여 아이디어를 캡처하고 워크플로우에 연결한 다음, 디지털 화이트보드 내에서 팀 회원에게 작업 항목을 할당하세요.

신규 회원 통합이 더 쉬워집니다

이 기능은 사례 연구를 통해 약간 다르게 설명하겠습니다.

비즈니스 계획 플랫폼인 Pigment는 ClickUp을 사용하여 직원들을 위한 뛰어난 온보딩 경험을 구축하고 제공했습니다.

시리즈 B 펀딩 라운드를 마친 후, 이 조직은 6개월 만에 직원 수를 3배로 늘렸습니다. Notion 온보딩 체크리스트와 Slack 메시지 및 이메일을 통한 커뮤니케이션 등 기존의 온보딩 프로세스는 비효율적이어서 개선이 필요했습니다.

ClickUp의 업무 관리 시스템은 조직 전체의 협업을 중앙 집중화했습니다.

우리는 모든 팀이 함께 일할 수 있고 아무것도 놓치지 않는 공통의 플랫폼을 공유할 수 있기를 원했습니다. 원격 우선의 글로벌 환경에서 규모를 확장함에 따라 일상 업무에서 높은 효율성을 유지하고 싶었습니다.

필수 프로젝트 관리 기능의 단순화

적합한 프로젝트 관리 소프트웨어 기능을 사용하면 팀이 복잡성에 상관없이 여러 프로젝트를 관리하면서 비용 초과 및 지연을 방지할 수 있습니다.

ClickUp의 프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 간단하고 복잡한 프로젝트를 번거로움 없이 관리할 수 있습니다.

ClickUp Brain, ClickUp 채팅 보기, ClickUp 화이트보드, 사전 구축된 템플릿과 같은 기능은 가장 어려운 프로젝트도 성공적으로 진행할 수 있도록 설계되었습니다.

좋은 거래처럼 들리십니까? ClickUp에 무료로 가입하여 프로젝트 관리의 수준을 한 단계 높일 수 있습니다.

자주 묻는 질문 (FAQ)

1. 프로젝트 관리 소프트웨어의 기능은 무엇입니까?

프로젝트 관리 소프트웨어 기능은 여러 프로젝트를 효과적으로 계획, 실행 및 모니터링하는 데 도움이 되는 도구가 제공하는 특정 기능 또는 능력을 의미합니다. 이러한 기능에는 작업 관리, 일정 관리, 협업 도구, 보고, 예산 추적 및 내장 AI 프로젝트 관리자가 포함됩니다.

2. 프로젝트 관리 소프트웨어의 중요한 용도는 무엇일까요?

프로젝트 관리 소프트웨어의 중요한 용도 중 하나는 프로젝트 워크플로우를 간소화하고 팀의 생산성을 향상시키는 것입니다.

예를 들어, 소프트웨어 개발 프로젝트를 진행하는 경우, 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 제품 로드맵을 개발하는 데 도움이 됩니다. 계획부터 리소스 관리, 예산 책정, 실행 계획, 작업 할당, 마일스톤 추적, 결과물 및 진행 상황 추적, 프로젝트 인계에 이르기까지 소프트웨어 개발 라이프사이클을 종단간으로 계획할 수 있습니다.