프로세스는 워크플로우를 통해 살아 움직입니다. 그러나 때로는 이러한 프로세스가 너무 복잡하거나 규모가 커서 관리하기가 쉽지 않을 때가 있습니다.
프로젝트 관리자가 작업의 바다를 헤쳐나가는 데 경험이 부족한 경우도 있습니다. 이들은 팀이 다음에 해야 할 일에 대해 혼란스러워하며 가장 바람직하지 않은 결정을 차단하거나 성급하게 내립니다.
그렇기 때문에 프로세스와 프로젝트 관리는 매우 중요하면서도 동시에 매우 어려운 일입니다! 다행히도 워크플로우 관리를 통해 절대적인 혼란을 피할 수 있습니다.
이 블로그는 여러분의 여정에 기여하는 저희의 공유입니다 워크플로우 관리. 워크플로우 관리란 무엇인지, 필요한 도구는 무엇인지, 나만의 맞춤형 워크플로우를 만들 수 있는 템플릿은 무엇인지 알아보세요.
시작해 봅시다!
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워크플로우 관리란 무엇인가요?
워크플로우 관리는 워크플로우를 생성하고 최적화하는 프로세스이며 궁극적 인 목적으로 작업을 조정하는 데 도움이됩니다 팀의 효율성 .
이제 워크플로우란 일련의 작업인 프로세스(또는 프로세스의 일부)를 나타냅니다. 그리고 이러한 작업은 하나 이상의 역할에 의해 수행되어 결과물을 생성하여 목표를 달성합니다 프로젝트 마일스톤 .
시각적으로 워크플로우 관리는 프로젝트 관리 방법 측면에서 다이어그램이나 순서도처럼 보입니다. 하지만 다음은 워크플로우에 대한 간결한 텍스트 설명에서 발췌한 것입니다:
- 프로세스: 직원 채용
- 목표: 특정 니즈에 맞는 직원 채용
- 작업: 직무 설명 작성, 인재 소싱,지원자 추적, 인터뷰
워크플로우를 만든 후에는 다음의 지원을 받아 구현하는 것이 좋습니다 워크플로우 관리 소프트웨어 . 다양한 유형의 프로젝트 관리 소프트웨어 help 워크플로우 자동화하기 워크플로를 자동화하여 더 쉽게 관리하세요.
그리고 이를 통해 비즈니스 프로세스의 성과를 모니터링할 수 있습니다. 하지만 오해하지 마세요: 워크플로우 관리와 비즈니스 프로세스 관리 는 동일하지 않습니다. 이것이 워크플로우와 비즈니스 프로세스의 차이점입니다:
- 워크플로우 관리는 비즈니스 프로세스 관리의 하위 집합입니다. 작업을 실행하기 위해 팔로워가 따라야 하는 지침을 제시하여 사람들의 행동을 조직화합니다.
- 비즈니스 프로세스 관리 는 회사의 업무를 조율하기 위한 더 높은 수준의 접근 방식입니다비즈니스 프로세스 에운영 효율성 향상.
워크플로우 관리의 ## 유형
워크플로는 다음 범주 중 하나에 속합니다:
순차적 워크플로우
이름에서 알 수 있듯이 순차적 워크플로우란 일련의 작업으로 구성된 다이어그램을 말합니다. 그리고 프로세스는 한 작업에서 다음 작업으로 진행됩니다. 하지만 이 워크플로우의 독특한 기능은 작업 의존성입니다. 즉, 현재 작업이 완료되기 전에는 프로세스가 한 작업에서 다음 작업으로 변경되지 않습니다. 따라서 앞뒤로 이동할 필요가 없습니다.
이 워크플로우의 예시 생산 라인 고려하기 제조 공정 제품이 이전 스테이션으로 돌아가는 것을 허용하지 않기 때문입니다. 일방통행처럼 일합니다.
스테이트 머신 워크플로우
순차적 워크플로우와 달리 스테이트 머신 워크플로우에서는 앞뒤로 흐름이 바뀔 수 있습니다. "작업" 대신 "상태"라는 개념을 중심으로 진행됩니다 즉, 프로세스는 한 작업에서 다음 작업으로 이동하는 것이 아니라 한 상태에서 다른 상태로 이동합니다. 이벤트 기반 프로세스이므로 반드시 작업 완료가 아닌 어떤 일이 발생하면 상태로 진행됩니다.
이 워크플로우의 예시* 다음과 같은 경우를 생각해 보세요 소셜 미디어 워크플로우 . 여기에는 다음과 같은 결과가 나올 수 있는 콘텐츠 검토 작업이 포함되어 있습니다 콘텐츠 보내기 조각을 저자에게 다시 보내 변경할 수 있습니다. 또 다른 예시는 애자일 워크플로우 . 예를 들어, 스크럼 기반 소프트웨어인 개발 프로젝트 를 진행하려면 특정 시점에 사용자가 제품을 승인해야 합니다. 그리고 그 시점에서 프로세스가 진행되지 않을 수도 있습니다.
규칙 기반 워크플로우
순차적 프로세스와 마찬가지로 이 워크플로우에는 프로세스의 실행을 지시하는 일련의 규칙이 혼합되어 있습니다 규칙 중심의 워크플로우 관리 시스템을 만들었습니다.
이러한 규칙은 "만약, 그러면" 조건으로, 워크플로우를 자동화할 수 있는 잠재력을 가지고 있습니다. 규칙은 프로세스의 흐름을 구성하는 대안을 표현합니다. 따라서 작업을 완료하는 것뿐만 아니라 대안을 선택하는 것을 기반으로 프로세스가 진행됩니다.
워크플로우의 예시* 이 워크플로우의 예시 고객이 원하는 고기, 소스, 토핑을 선택할 수 있다는 점을 고려하여 푸드트럭에서 요리를 만든다고 생각하면 됩니다.
몇 가지 찾기 워크플로우 예시 이 블로그에서 어떤 워크플로우 관리 도구가 가장 적합한지 알아보세요!
워크플로우 관리가 중요한 이유는 무엇인가요?
워크플로우 관리가 팀의 효율성을 높인다는 것은 이미 알고 계실 겁니다. 하지만 워크플로우 관리의 장점을 세분화해서 정리하면 다음과 같은 리스트가 될 것입니다:
간소화된 프로세스
워크플로우로 프로세스를 표현하거나 모델링함으로써 프로세스를 파악할 수 있습니다:
- 버려야 하는 불필요한 작업 단순화해야 하는 작업
- 단일 작업으로 요약해야 하는 반복 가능한 작업을 파악할 수 있습니다
그렇지 않으면 팀의 시간과 노력을 낭비하고 궁극적으로 생산성을 떨어뜨리게 됩니다.
그렇기 때문에 불필요하게 반복되는 프로세스를 만들어서는 안 됩니다. 워크플로우 관리는 다음과 같은 경우에 가장 효과적입니다 프로세스 간소화 또는 구현 워크플로우 자동화 .
수작업 및 인적 오류 감소
수작업 프로세스, 특히 스프레드시트에 보관된 프로세스는 오류나 중복 입력의 여지가 많은 모든 것을 지속적으로 업데이트해야 합니다. 적절한 워크플로우 관리는 시간 낭비를 방지하여 번창합니다!
최고의 워크플로우 관리 프로세스는 워크플로우 자동화를 통해 해결됩니다. 스프레드시트를 사용하는 대신 워크플로우 자동화 트리거를 통해 담당자를 지정하거나 우선순위를 변경하거나 댓글을 남기는 등 팀의 작업을 자동으로 파악하여 수동 프로세스를 없애세요.
"상태가 변경될 때"와 같은 작업이 발생하면 자동으로 결과를 트리거하고, 템플릿이 작업에 적용되므로 클라이언트 핸드오프 중에 정보가 손실되지 않습니다
투명성 및 책임성 향상
워크플로우 관리 소프트웨어가 테이블에 가져다주는 한 가지가 있다면 바로 수많은 프로세스 데이터입니다. 팀의 작업 상태를 파악할 수 있어 워크플로우에서 누가 뒤처지고 있는지, 누가 속도를 내고 있는지, 누가 다음 작업을 할 것인지 알 수 있습니다.
위의 프로세스 데이터를 통해 관리자는 팀의 작업 진행 상황을 확인할 수 있습니다. 또한 이 정보를 통해 관리자는 워크플로우에서 발생할 수 있는 장애물을 파악할 수 있습니다.
또한 각 작업에는 담당자가 있기 때문에 프로젝트 관리자는 워크플로우 관리 시스템을 통해 모든 팀원이 자신의 결과물에 대해 책임을 지도록 할 수 있습니다.
ClickUp 작업량 보기는 프로젝트 메트릭에 대한 인사이트를 제공하여 한 단계 앞서 나갈 수 있도록 해줍니다
효과적인 커뮤니케이션
모든 사람의 일에 대한 가시성을 확보하면 팀원들은 서로의 관심사를 더 빠르고 더 잘 이해할 수 있습니다. 이는 효과적인 커뮤니케이션과 워크플로우 관리를 위한 큰 단계입니다.
또한, 팀원들은 프로젝트 관리 도구에서 확인할 수 있기 때문에 다음에 해야 할 일에 대해 불안감을 느끼지 않습니다. 팀이 다음 작업이나 해결해야 할 버그를 추측하지 않도록 하세요. 작업 할당은 워크플로우 관리 시스템에서 확인할 수 있습니다.
ClickUp 화이트보드에서 팀과 함께 아이디어에서 로드맵이나 워크플로우를 만들기 위해 연결점을 그리고 오브젝트를 서로 연결하세요
손쉬운 확장성과 높은 리소스 가용성
워크플로우 관리 시스템으로 자동화된 일반적인 직원 온보딩 프로세스를 상상해 보세요. 신입사원이 온보딩 작업을 완료할 때마다 시스템이 프로세스의 다음 작업으로 자동 안내합니다.
이제 프로젝트 관리자가 모든 신규 채용에 대해 수동으로 이 작업을 수행해야 한다면 얼마나 골치 아픈 일인지 상상해 보세요. 그리고 회사가 매달 수십 명의 직원을 온보딩한다면 어떤 모습일지 상상해 보세요. 워크플로우 관리가 확장성을 지원하는 방식입니다.
또한 자동화된 워크플로우에서는 작업이 특정 개인에게 전적으로 의존하지 않습니다. 예를 들어, 프로젝트 관리자는 각 직원의 온보딩을 위해 HR 관리자에게 의존할 필요가 없습니다. 그 대신 워크플로우를 통해 자동화 소프트웨어 가 작업을 완료됨으로써 직원과 기타 리소스가 입력에 의존하는 작업에 집중할 수 있게 됩니다.
ClickUp의 워크플로우 소프트웨어는 대량의 반복 작업을 보다 쉽게 처리할 수 있도록 프로젝트 관리를 지원합니다
5가지 워크플로우 관리 팁
워크플로우 관리의 비결을 공유한다면, 바로 이런 것들을 공유할 수 있을 것입니다:
1. 워크플로우 관리 소프트웨어 사용
워크플로우 관리 시스템은 여러 워크플로우를 손쉽게 자동화하고 관리할 수 있도록 도와줍니다. 하지만 너무 많은 워크플로우 앱 워크플로우 도구에서 무엇을 찾아야 하는지 알고 있어야 합니다. 그래서 꼭 필요한 기능 목록을 정리해 보았습니다:
- 반복적인 작업을 자동으로 실행하는 워크플로우 자동화: 그렇지 않은 소프트웨어로 워크플로우를 구현하는 것이 무슨 소용이 있을까요? 예시: 작업의 마감일이 다가오면 담당자에게 자동으로 알림 보내기
- 마감일 추적: 제어를 위해프로젝트 결과물 에 액세스하여 마감일에 작업을 필터링하거나 타임라인에서 작업을 끌어다 놓아 마감일을 조정하는 등의 작업을 수행할 수 있습니다
- 성과 관리: 팀의 생산성을 모니터링하고프로세스 효율성. 완료한 작업 또는 팀원별 총 작업 수와 같은 보고서 및 프로세스 데이터를 통해 가능합니다
- 맞춤형 작업 상태: 필요에 따라 생성하고 구성할 수 있는 맞춤형 작업 상태. 예를 들어, '테스트 중' 상태는 채용 워크플로우 관리 작업에서는 의미가 없지만, 다음과 같은 경우에는 완벽하게 의미가 있습니다소프트웨어 개발.
- 통합: 커뮤니케이션을 위한 타사 소프트웨어 등 다양한 플랫폼에서 작업을 관리합니다,파일 공유 및 저장소, 일정 관리,시간 추적및 비디오 회의를 지원합니다. 예시: 워크플로우 관리 도구에서 전화 회의를 주최하여 프로젝트 세부 사항을 논의하는 경우원격 팀
ClickUp에서 간트 차트 보기를 사용하여 다음을 수행합니다 작업 예약 프로젝트 진행 상황을 파악하고, 마감일을 관리하고, 병목 현상을 처리하세요
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2. 작업 및 워크플로우 템플릿 사용
같은 작업을 반복해서 생성하고 할당하는 것이 얼마나 지루하고 비효율적인지 상상해 보세요. 대신 이를 가능하게 하는 워크플로우 관리 소프트웨어를 선택해야 합니다:
- 템플릿에서 작업 만들기
- 템플릿에서 작업 로드하기
- 템플릿에서 작업에 단계 추가하기
- 작업을 템플릿으로 저장(또는 나만의 작업 템플릿 만들기)
하지만 워크플로우 관리 소프트웨어에서 템플릿으로 할 수 있는 일은 이뿐만이 아닙니다. 나만의 워크플로우 템플릿을 만들 수 있는 옵션이 있어야 합니다. 다음은 예시입니다
ClickUp의 프로세스 흐름 차트 템플릿.
ClickUp 화이트보드를 사용하여 워크플로우를 작성, 연결, 작업 할당 또는 댓글을 남기세요
그것은 순서도 템플릿 프로세스를 표현하는 데 필요한 그래픽 요소가 포함되어 있습니다. 오른쪽에는 채용 프로세스를 볼 수 있습니다. 프로세스의 흐름에 주목하세요 한 스윔레인에서 다른 스윔레인까지 . 각 스윔레인은 그 과정에서 개입자와 그들의 책임을 상징합니다.
템플릿 다운로드
3. 프로젝트 의존성 설정하기
워크플로우 관리 소프트웨어는 다음이 없으면 효율적이지 않습니다 프로젝트 의존성 . 예를 들어, 작업은 서로 또는 문서에 의존성이 있을 수 있습니다. 선택한 도구가 어떻게든 관련된 작업을 연결할 수 있는지 확인하세요.
그렇지 않으면 주문을 고객에 연결할 수 없거나 버그 보고 를 사용자에게 전달합니다. 워크플로우 관리 소프트웨어는 작업 간의 올바른 순서를 정의해야 합니다. 워크플로우 관리 의존성에는 다음이 포함됩니다:
- 대기 중인 종속성: 현재 작업이 시작되기 전에 완료해야 하는 작업을 가리킵니다
- 차단 종속성: 현재 작업이 완료되지 않으면 시작할 수 없는 작업을 가리킵니다
- 연결 종속성: 서로 관련되어 있지만 서로 의존하지 않는 작업을 연결합니다
종속성 재조정을 통해 ClickUp의 간트 보기 내에서 마감일 변경이 작업에 미치는 영향을 시각화합니다
4. 간트 차트로 진행 상황 확인하기
워크플로우 관리 시스템의 진행 상황을 정확하게 파악하려면 간트 차트만큼 좋은 것이 없습니다. 간트 차트는 제품 플랜을 시각적으로 보여주는 도구입니다 프로젝트 타임라인 . 그리고 매우 다재다능하기 때문에 이 모든 것을 할 수 있습니다 간트 차트 보기 와 같은 워크플로우 관리 소프트웨어에서 사용할 수 있습니다:
- 작업을 예약하고 드래그 앤 드롭으로 자동으로 일정 변경하기
- 의존성을 통해 연결된 작업 연결하기
- 정렬 및작업 우선순위 지정* 워크플로우에서 잠재적인 병목 현상 강조하기
- 진행률 가져오기
5. 스프린트 플랜 지원
이 간단한 애자일 스크럼 템플릿으로 상세한 백로그를 만들고 즉시 시작하세요
마지막 팁에서는 유용하게 사용할 수 있는 워크플로우 템플릿을 소개합니다. 바로 ClickUp 애자일 스크럼 관리 템플릿 . 그리고 이러한 템플릿이 포함된 워크플로우 관리 소프트웨어는 다른 소프트웨어보다 한 단계 앞서 있습니다.
왜냐하면 봄 플랜 템플릿에서 스프린트를 만들어 회의를 진행하면 어깨가 한결 가벼워집니다. 게다가 간트 차트는 워크플로우의 보기이므로 작업과 같은 워크플로우 자체의 데이터가 포함되어 있습니다.
그렇기 때문에 읽기 쉽고 편집하기 쉬운 맞춤형 간트 보기를 갖춘 최고의 워크플로우 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 중요합니다.
이 템플릿 다운로드하기
보너스 워크플로우 관리 템플릿
워크플로우 관리로 내 일 만들기
워크플로우 관리는 팀이 놀라운 생산성 수준을 달성하는 데 매우 효과적입니다. 하지만 워크플로우 소프트웨어가 없으면 작업, 팀 리소스, 현재 가용성에 대한 프로젝트 관리 프로세스가 훨씬 더 어려워집니다.
올바른 워크플로우 관리 도구를 사용하면 프로젝트 관리가 훨씬 쉬워집니다. 다행히 ClickUp은 워크플로우 관리를 더욱 쉽게 만들어주는 수많은 맞춤형 기능과 자동화 템플릿을 제공합니다.
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