프로젝트 관리자는 야생 서커스의 주인공이 된 기분이 들기 쉽습니다. 🎪
최적화된 워크플로우를 위해서는 정확성, 구조, 조직이 적절히 조합되어야 합니다 처리해야 할 작업이 너무 많음 .
워크플로우를 만드는 것과 효율성을 위해 워크플로우를 최적화하는 것은 완전히 다른 문제입니다. 워크플로우란 결코 한 번 완료된 것이 아니라 팀원, 프로젝트, 대상 또는 클라이언트에 대해 자세히 알아가면서 변화하는 살아있는 프로세스입니다.
워크플로우 최적화를 위해 '하드 노크의 학교'에서 배운 기술을 습득할 필요는 없습니다. 이 가이드를 통해 기존 워크플로우를 최적화하는 방법과 그 이유, 그리고 워크플로우를 모양새 있게 만드는 검증된 전략에 대해 자세히 알아보세요. ✨
워크플로우 최적화란 무엇인가요?
워크플로우 최적화는 비즈니스의 효율성을 높이기 위해 새로운 워크플로우를 분석, 재설계, 구현하는 프로세스입니다. 프로젝트 관리 프로세스의 비효율적인 부분을 찾아내어 전반적으로 더 나은 프로세스를 갖출 때까지 조정하는 체계적인 접근 방식이라고 생각하면 됩니다.
ClickUp의 간트 차트 보기를 사용해 작업 일정을 예약하고, 프로젝트 진행 상황을 파악하고, 마감일을 관리하고, 병목 현상을 처리하세요.
워크플로우 최적화의 최종 목표는 팀의 효율성과 생산성, 수익성을 높이는 것입니다. 현재 워크플로우가 업계 최고의 프로세스를 담고 있다고 생각하더라도 개선과 진행의 여지는 항상 존재합니다.
그게 어떤 모습인지 잘 모르시겠어요? 다음은 워크플로우 최적화의 몇 가지 예시입니다:
데이터 입력 자동화하기
직원들이 수동으로 데이터를 입력하고 있나요? Excel 스프레드시트는 지나치게 반복적이고, 시간이 많이 걸리며, 업무에 더 많은 오류가 발생할 수 있습니다. 와 워크플로우 자동화 를 사용하면 팀원들이 실제로 좋아하는 미션 크리티컬 작업에 집중할 수 있는 용량을 더 많이 확보할 수 있습니다.
송장 처리
회계 팀이 우편으로 결제를 받고 회계 시스템에 수동으로 입력하는 경우, 많은 수작업 노력이 필요합니다. 워크플로우 최적화를 통해 재무팀은 디지털 인보이스 캡처 도구를 통해 업데이트를 자동화하고 알림을 전송하며 디지털 서명을 저장할 수 있습니다.
시간 추적
팀원들에게 타임시트를 작성하라고 독촉한 적이 몇 번이나 있으신가요? 다행히 워크플로우 최적화를 통해 시간 추적이 쉬워졌습니다. 클라우드 기반 clickUp과 같은 시간 추적 도구 을 사용하면 다시는 타임시트를 수동으로 작성할 필요가 없습니다.
ClickUp의 시간 추적 기능을 사용하면 시간을 보다 효율적으로 기록하고 모니터링할 수 있습니다
최적화된 워크플로우로 얼마나 더 잘 운영되는지 보셨나요? 약간의 노력만 기울이면 더 나은 워크플로우로 더 높은 품질의 일을 지원하면서 팀의 만족도를 높일 수 있습니다.
워크플로우 최적화는 기존 워크플로우를 이해하고 개선이 필요한 부분을 파악하는 데 도움이 됩니다. 일을 다르게 할 수 있는 가능성을 열어두면 비즈니스의 생산성과 수익성이 향상될 것입니다.
효과적인 워크플로우 최적화의 ## 이점
여러분이 바쁘다는 것을 잘 알고 있습니다. 때로는 산적한 프로젝트를 모두 관리하기도 힘들고, 완전히 새로운 도구를 프로세스에 도입할 시간을 내기도 어렵습니다. 🛠️
하지만 더 많은 여유를 갖고 모든 이해관계자를 만족시키는 더 나은 프로젝트를 진행하려면 워크플로우 최적화가 필요합니다. 좋은 소식은 워크플로우 최적화에 성공하면 다양한 이점을 누릴 수 있다는 것입니다.
수익성 향상
더 많은 돈을 벌고 싶지 않은 사람은 없겠죠? 워크플로우 최적화를 통해 중요한 메트릭을 추적할 수 있고, 이는 의사 결정 능력의 질에 직접적인 영향을 미칩니다. 또한 오류를 줄이고 생산성을 높여 은행 계좌에 더 많은 돈이 쌓이게 됩니다.
고객 관계 개선
고객은 여러분에게 많은 것을 기대합니다. 소비자의 97% 는 고객 서비스 상호작용이 브랜드 충성도 유지 여부에 영향을 미친다고 답했습니다.
더 나은 관계는 더 높은 고객 충성도로 이어집니다. 워크플로우 최적화는 고객의 기대와 더 나은 비즈니스 프로세스를 연결하는 접착제입니다.
효율적인 워크플로우를 통해 팀은 더 많은 고객을 더 짧은 시간에 도울 수 있는 용량을 확보할 수 있습니다. 워크플로우 개선으로 며칠이 걸리던 고객 서비스 요청이 몇 시간 만에 해결될 수 있으며, 이는 곧 고객 만족으로 이어집니다.
사일로 및 병목 현상 제거
데이터 사일로가 직원들의 업무 시간 손실의 원인이 된다는 사실을 알고 계셨나요? 주당 12시간 ? 도움이 되지 않습니다 전체 병목 현상의 22% 마케팅과 프로젝트 관리에서도 발생합니다.
ClickUp 작업에서 여러 담당자를 추가하고, 코멘트를 위임하고, 사용자 지정 필드를 사용하여 계산을 생성할 수 있습니다
부서 간 사일로, 불합리한 업무량, 비효율적인 프로세스는 속도를 늦출 뿐입니다. 워크플로우 최적화에 투자하여 개선할 부분을 찾고 성가신 병목 현상을 한 번에 해결하세요.
자동화를 통한 시간 절약
많은 사람들이 팀 업무의 60%가 의 60%가 자동화의 혜택을 받을 수 있습니다. 하지만 걱정하지 마세요. 혁신적인 기술이 여러분을 위한 것이 아니라 여러분이 정말 중요한 일에 집중할 수 있도록 여러분의 시간을 자유롭게 해주고 싶을 뿐입니다. 반복적인 작업은 이제 안녕입니다. 👋🏻
워크플로우 최적화에는 시간이 많이 걸리는 수작업 프로세스를 자동화하는 것이 포함됩니다 시간 절약 번거로움을 줄이세요. 다음에 대한 구매 주문이든 조달 또는 신입 직원 온보딩 등 , 워크플로우 자동화 소프트웨어 는 진정한 게임 체인저입니다.
직원 만족도 향상
데이터 입력과 같이 단조롭고 까다로운 작업에 매일 몇 시간을 소비하고 싶은 사람은 아무도 없습니다. 워크플로우를 최적화하면 모든 사람의 업무가 더 쉬워지며, 팀은 이를 높이 평가할 것입니다.
간소화된 워크플로우를 위한 6가지 워크플로우 최적화 전략
워크플로우 최적화가 얼마나 중요한지 잘 알고 계실 겁니다. 하지만 실제로 어떻게 완료할 수 있을까요?
사람마다 즐겨찾는 요령은 다르겠지만, 간소화된 워크플로우를 위한 6가지 최적화 기법은 가장 좋은 방법입니다.
1. 프로젝트 관리 소프트웨어 사용
ClickUp의 프로젝트 관리 소프트웨어로 팀 전체의 작업을 쉽게 관리하고 보드 보기와 같은 맞춤형 보기를 사용하여 작업을 보다 효율적으로 위임하세요
이미 알고 계실 수도 있지만, 동적 기능을 추가하지 않은 경우를 대비하여 프로젝트 관리 소프트웨어 아직 기술 스택에 추가하지 않았다면 지금 바로 추가하세요. 작업, 커뮤니케이션, 팀원을 한 곳에서 추적할 수 있을 뿐만 아니라 프로젝트 관리 소프트웨어 도구를 사용하면 다음과 같은 작업을 쉽게 수행할 수 있습니다 워크플로우 분석 .
대부분 프로젝트 관리 도구 로도 기능합니다 워크플로우 소프트웨어 . 즉, 하나의 직관적인 플랫폼에서 프로젝트를 관리할 수 있는 이점을 누릴 수 있을 뿐만 아니라 대시보드 및 분석과 같은 보고 기능을 통해 더 높은 수준의 워크플로우 분석을 수행할 수 있습니다. 워크플로우를 거시적, 미시적 수준에서 모두 살펴볼 수 있는 가장 좋은 방법입니다.
2. 템플릿 활용하기
팀에서 템플릿을 만들고 있나요? 프로세스 문서 , 순서도 및 프로젝트 관리 대시보드 매번 처음부터 다시 작성하시나요? 특히 같은 유형의 문서를 반복해서 사용한다면 매주 몇 시간씩 노력 낭비가 늘어날 수 있습니다. 📚
다음과 같은 솔루션 ClickUp 템플릿 이러한 노력으로 팀의 시간을 많이 절약할 수 있습니다. 한 사람당 일주일에 한 시간만 절약하더라도 이는 수백 시간 절약 1년 동안 절약한 시간입니다.
3. 가능한 것은 자동화하세요
수동 프로세스는 시간이 너무 많이 걸리고 프로젝트 병목현상을 초래합니다. 팀에게 줄 수 있는 최고의 선물은 자동화입니다. 자동화를 통해 자동화의 예시 를 포함한 워크플로우 최적화를 위한 자동화 사례를 살펴보세요:
- 자동화된 온보딩 워크플로우를 통한 직원 온보딩 간소화
- 소셜 미디어 게시물 사전 예약
- 자동화 된 규칙을 통해 리드 관리 수행고객 관계 관리 (CRM) 플랫폼 핵심은 자동화를 지원하는 노코드 워크플로우 소프트웨어를 선택하는 것입니다. 이렇게 하면 IT 부서에 도움을 요청하지 않고도 팀이 워크플로우 자동화를 마음껏 콘텐츠에 추가할 수 있습니다.
4. 워크플로우 시각화하기
목록, 보드, 달력 등 ClickUp의 15가지 이상의 보기로 작업을 시각화하세요
때로는 워크플로우를 한 눈에 볼 수 있는 뷰가 도움이 될 때가 있습니다. 목록 보기에서만 프로젝트를 관리하는 대신 워크플로우 소프트웨어를 사용해 다음과 같이 하세요 내 일을 시각화하세요 다음과 같은 방법론을 사용하여 모든 각도에서 작업을 시각화하세요 간트 차트 또는 칸반 보드 . 👀 시각화 는 업무 프로세스의 모든 단계를 강조하기 때문에 워크플로우 최적화를 위한 필수 요소입니다. 무엇이 제대로 되고 있고 무엇이 안 되고 있는지 정확히 알 수 있으면 프로세스 개선이 훨씬 쉬워집니다.
또한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 가장 생산성 높은 작업 방식을 찾을 때까지 여러 가지 워크플로우를 쉽게 시도해볼 수 있습니다.
5. 새로운 업무 방법론 시도하기
완벽한 애자일 워크플로우 의 보드 보기를 통해 유연한 칸반 시스템을 구축하여 일을 시각화하고 프로젝트 관리를 개선하세요
세상을 완전히 뒤엎으라는 것은 아니지만, 현재 워크플로우가 효과적이지 않다고 생각하신다면 완전히 새로운 것을 시도해 볼 때가 되었습니다. 모든 비즈니스에 동일한 기술이 적용되지는 않지만, 워크플로우 최적화를 위한 가장 일반적인 방법론은 다음과 같습니다:
- 린: 린은 제조업에 더 일반적이지만 거의 모든 분야에 린 원칙을 적용할 수 있습니다. 린을 사용하면 낭비를 없애고 한정된 자원에서 최대한 많은 값을 뽑아내려고 합니다. 예를 들어, 병원에서는 환자 입원 프로세스에서 불필요한 단계를 제거하여 업무 속도를 높이는 동시에 비용을 절감할 수 있습니다
- 애자일:애자일은 반복적인 접근 방식입니다 를 통해 지속적으로 개선하고 조정하는 작업 방식입니다. 이 방법론은 협업에 중점을 두기 때문에 프로그래머에게 인기가 높습니다. 하지만 마케팅, 영업팀 및 기타 프로젝트 기반 부서도 이 방법론의 이점을 누릴 수 있습니다
- 식스 시그마 : 통계광이라면 식스시그마를 좋아하실 겁니다. 이 방법론은 통계를 사용하여 성능의 변동성을 줄이는 것입니다. 제조업에서 널리 사용되지만 콜센터와 같은 성과 기반 비즈니스에서도 고객 서비스의 격차를 발견하는 데 사용합니다
6. 분석으로 데이터 활용
ClickUp 리포팅 기능을 통해 어떤 작업을 수행했는지, 누가 추가 동기 부여가 필요한지 한눈에 확인하세요
프로젝트 관리자는 수많은 데이터를 마음대로 사용할 수 있습니다. 문제는 대부분의 프로젝트 관리자가 너무 많은 데이터를 가지고 있기 때문에 어떤 정보가 중요하고 어떤 정보가 배경 소음인지 파악하기 어렵다는 것입니다.
분석은 원시 데이터를 실행 가능한 인사이트로 전환하여 워크플로우의 비효율성을 발견할 수 있게 해줍니다. 다음과 같은 도구를 사용하세요 ClickUp 보고 를 사용하여 팀의 메트릭을 추적하고 프로젝트를 계속 진행하세요.
ClickUp으로 워크플로우를 최적화하는 방법 #1
원하는 프로젝트 관리 도구를 무료로 사용할 수 있지만 템플릿, 협업, 메트릭, 프로젝트, 작업, 심지어는 AI 글쓰기 도구 여러 앱에서 모든 작업을 중앙 집중화하고 업계 전반의 팀을 위해 워크플로우를 최적화할 수 있는 강력한 프로젝트 관리 도구는 ClickUp이 유일합니다.
또한 ClickUp은 이를 증명하는 결과를 제공합니다.
ClickUp 사용 사례 건축 자재 회사, CEMEX 를 도입하여 시장 출시 시간을 무려 15% 단축했습니다. CEMEX는 50명의 팀원을 하나의 스페이스로 모아 몇 시간씩 걸리던 핸드오프 시간을 단 몇 초로 단축했습니다.
네, 초. 🤩
ClickUp이 어떻게 완료됐는지 궁금하신가요? 유연한 ClickUp 기능으로 시간을 절약하고, 더 나은 일을 하고, 더 응집력 있는 팀을 구축하세요. ⬇️
워크플로우 상태
프로젝트가 어느 단계에 있는지 궁금하신가요? 저희가 도와드리겠습니다. ClickUp 워크플로우 상태는 모든 작업과 그 상태를 한곳에서 정의합니다. 목록 보기에서 보거나 칸반 보드에서 모든 것을 시각화하여 모든 프로젝트 작업을 추적할 수 있습니다.
ClickUp에는 할 일 및 완료됨과 같은 표준 상태가 기본적으로 제공되지만, 원하는 만큼 자유롭게 맞춤형으로 설정할 수 있습니다. 새로운 유형의 상태를 만들고, 다른 색상을 지정하고, 목록, 스페이스 또는 폴더에 추가하세요 ClickUp 작업 공간 .
시간을 절약하려면 폴더 또는 스페이스 수준에서 상태를 표준화하는 것이 좋습니다. 팀은 모든 프로젝트에 동일한 워크플로우 단계를 사용하게 되므로 이메일을 주고받는 일이 최소화됩니다.
ClickUp 자동화
ClickUp에서 사전 구축된 자동화 레시피를 사용하거나 필요에 따라 맞춤형으로 설정하여 팀이 가장 중요한 부분에 집중할 수 있도록 하세요
자동화는 워크플로우 최적화를 위한 에이스입니다. 100개가 넘는 사전 구축된 자동화 레시피 중에서 선택하세요 ClickUp 자동화 를 사용하여 팀의 워크플로우를 간소화하고 반복적인 작업을 제거하여 더 짧은 시간에 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다.
워크플로우 최적화를 위한 즐겨찾기 자동화는 다음과 같습니다:
- 자동으로 작업 할당하기
- 작업 상태 이동하기
- 스페이스나 특정 프로젝트에서 작업을 만들 때 템플릿 적용하기
원하는 자동화가 정확히 보이지 않더라도 걱정하지 마세요. ClickUp의 코드 없는 플랫폼은 트리거와 조건을 사용한 로직 흐름을 제공합니다.
번역: 드래그 앤 드롭 인터페이스를 사용하여 코딩할 필요 없이 나만의 자동화를 구축하세요.
업무량을 자동화할 수 있는 AI 도구를 찾고 계신가요? 그런 분들을 위한 도구도 준비되어 있습니다. ClickUp AI 는 업무나 역할에 맞게 특별히 맞춤화된 AI 비서입니다. ClickUp AI를 사용해 텍스트를 요약하고, 작업 항목을 생성하고, 서식 지정 속도를 높이는 등의 작업을 수행할 수 있습니다.
ClickUp 템플릿
프로젝트 관리자는 종종 동일한 보고서와 프로젝트 대시보드 를 몇 번이고 반복합니다. 하지만 새로운 이니셔티브를 시작할 때마다 이러한 문서를 처음부터 만들고 형식을 지정할 시간이 있는 사람은 아무도 없습니다. 대신, 사용자 지정이 가능하고 시간을 절약할 수 있는 에셋을 사용하세요 ClickUp 템플릿 라이브러리 .
무수히 많은 프로젝트 관리 템플릿 에 내장된 화이트보드, 아젠다, 감사, 예산, 변경 관리, OKR 프레임워크 등을 사용할 수 있습니다.
ClickUp: 올인원 워크플로우 관리 시스템
워크플로우에는 고정된 설정이 없습니다. 기술, 프로젝트, 사람은 시간이 지남에 따라 변하기 때문에 워크플로우 최적화는 프로젝트 관리자의 역할 중 정상적인 부분이어야 합니다.
워크플로우 최적화가 항상 쉬운 일은 아니며, 특히 프로젝트가 많은 경우에는 더욱 그렇습니다. 모든 일, 아니 '모든 일'을 ClickUp으로 가져와서 시간을 절약하고 협업을 개선하세요. ClickUp 작업 공간 만들기 지금 신용카드 없이 영원히 무료로 시작하세요.