프로젝트 관리는 기술, 복잡한 기술에 대한 이해, 복잡한 이해가 필요한 복잡한 노력입니다 결과물 및 인력 관리. 프로젝트 관리를 폭풍우가 몰아치는 바다를 항해하는 배에 비유할 수 있다면 프로젝트 관리자는 배의 선장입니다.
프로젝트 관리자는 리소스를 관리하고 마감일을 지키면서 클라이언트의 기대치를 탐색해야 합니다. 프로젝트 관리자는 프로젝트의 진행 과정을 차트로 작성하고, 위기를 예측 및 관리하고, 복잡성을 처리하고, 팀이 프로젝트를 계속 진행할 수 있도록 지시하고 동기를 부여합니다.
요컨대, 프로젝트 관리자의 하루는 스릴 넘치는 모험과도 같습니다. 프로젝트 관리자가 하는 일, 프로젝트 관리자의 전형적인 하루, 그리고 매일 직면하는 과제에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요.
또한 프로젝트 관리자를 위한 몇 가지 실용적인 팁과 요령, 그리고 탐험이 순조롭게 진행되고 목표를 달성할 수 있도록 도와주는 편리한 도구 목록도 공유해 드립니다!
프로젝트 매니저란 무엇인가요?
프로젝트 관리자는 프로젝트의 플랜, 실행, 관리, 종결을 담당하는 전문가입니다. 따라서 프로젝트 관리자는 프로젝트 라이프 주기 전반에 걸쳐 중요한 역할을 수행하며, 특히 프로젝트가 범위, 예산, 타임라인에서 벗어나지 않도록 하는 데 중요한 역할을 합니다.
프로젝트 관리자의 역할과 책임
프로젝트 관리자의 역할과 책임은 프로젝트의 성격, 산업, 조직 구조 및 기타 변수에 따라 달라질 수 있습니다. 하지만 주로 다음과 같은 업무를 담당합니다:
프로젝트 기획
포괄적인 프로젝트 플랜 에 요약된 제안 에서 작업, 하위 작업, 타임라인 및 리소스를 확인하세요. 주요 이해관계자와 상의하여 세부 사항을 확정하고 범위, 목표, 예산, 결과물로 구성된 종합적인 프로젝트 플랜에 문서화합니다
팀 리더십
프로젝트를 수행할 프로젝트 팀을 구성합니다. 팀 리더를 지정하고 그들에게 일과 책임을 위임하세요. 또한, 더 광범위한 프로젝트 차원의 문제를 해결하고 팀이 비즈니스 목표를 달성할 수 있도록 동기를 부여하세요
커뮤니케이션
팀원, 프로젝트 스폰서 및 기타 이해관계자 간의 원활하고 효과적인 커뮤니케이션을 보장하세요. 프로젝트 상태, 진행 상황, 마일스톤 및 장애물에 대한 정기적인 업데이트를 공유하세요
리스크 관리
잠재적인 위험이나 문제를 파악하고 개발하세요 위험 완화 전략 변화를 예측하고 원활한 변화 관리 플랜을 실행하여 혼란을 일으키지 않도록 합니다
예산 관리
세부적인 프로젝트 예산 적절한 버퍼와 여유를 두고 할당된 예산과 리소스를 일치시키고 비용을 모니터링하여 과다 지출이나 낭비성 지출을 방지합니다
품질 보증
성과 메트릭을 식별하거나 품질 표준화를 위한 지침을 수립합니다 프로젝트 결과물 프로젝트 결과물이 설정되고 합의된 매개변수를 준수하는지 확인하기 위해 일상적이고 정기적인 품질 평가 점검을 수행합니다
타임라인 관리
프로젝트 및 작업 수준에서 프로젝트 일정을 개발하고 의존성을 식별하고 중요 경로 를 설정하여 피할 수 있는 지연을 제거하세요. 이 일정을 유지하고 모든 작업이 제시간에 완료될 수 있도록 활동을 조율하세요
유연한 달력 보기에서 프로젝트를 관리 및 구성하고 작업을 예약하여 팀을 동기화하세요
이해관계자 참여
내부 및 외부 주요 이해관계자를 식별하고 참여시키며, 우려 사항을 해결하거나 합리적인 이해관계자 요청을 존중하여 만족도를 높입니다
문제 해결
프로젝트 수명 주기 동안 발생할 수 있는 문제를 해결하고, 혁신적이고 문제 해결적인 사고방식을 수용하여 프로젝트 가치를 높일 수 있는 전략을 파악합니다
테스트 및 평가
프로젝트를 테스트하여 규정된 표준 또는 사양을 충족하는지 확인하고, 격차가 있는 경우 이를 해소합니다
문서화
모든 단계를 문서화하세요 프로젝트 개발 프로세스의 처음부터 끝까지, 파일, 문서 등을 공유하세요, 체크리스트 , 일일 진행 상황 보고 회의 노트 등을 관련 이해 관계자와 함께 작성하고, 프로젝트 종료 시 주요 하이라이트 및 학습 사항에 대한 자세한 사례 연구를 준비합니다
종료 및 인수인계
원활한 프로젝트 종료를 보장합니다. 여기에는 프로젝트를 소유자에게 인도하는 동안의 모든 인수인계 또는 지식 이전이 포함됩니다
프로젝트 관리자의 하루
프로젝트 관리자의 역할과 책임이 조직마다 다르기 때문에 프로젝트 관리자의 일상적인 활동은 프로젝트 관리자마다 크게 다릅니다.
예를 들어, 원격 근무를 하는 프로젝트 관리자의 하루는 사무실에서 일하는 관리자의 하루와 크게 다를 수 있습니다.
마찬가지로 소프트웨어 개발 부문의 IT 프로젝트 관리자는 다음과 같이 다른 팔로워를 팔로우합니다 프로젝트 관리 원칙 제조업에서 일하는 사람과는 다릅니다. 프로젝트 관리자의 하루는 하루도 똑같을 수 없습니다.
프로젝트 관리자의 하루는 기획 단계의 일상과 품질 관리 단계의 일상과는 크게 다를 수 있습니다. 전자는 팀 구성, 전략적 의사 결정 및 조정을 포함하지만, 후자는 프로젝트 결과물에 대한 세심한 성능 테스트 및 평가를 포함할 수 있습니다.
이러한 배경을 바탕으로 프로젝트 관리자의 전형적인 하루 일과에 대한 개요를 소개합니다:
아침 루틴
아침은 주로 이메일을 확인하거나 다른 사람에게 업데이트하는 것으로 시작됩니다
프로젝트 매니저의 하루 중 첫 시간은 주로 하루 활동의 아젠다를 설정하고, 작업이나 활동을 정리하고, 팀에 브리핑을 하고, 프로젝트 관련 커뮤니케이션을 따라잡는 것으로 시작됩니다.
따라서 아침 루틴은 이렇게 구성됩니다:
- 업무 시간 외에 받은 모든 메시지와 이메일을 확인합니다. 이러한 커뮤니케이션을 읽고 답장을 보내고, 그날의 아젠다에 추가하고, 팀 매니저나 고위 경영진에게 전달하고, 도출된 우선순위를 정하는 등 조치를 취합니다작업 항목 의 영향력과 긴급성에 따라
- 전날의 일정, 보류 중, 에스컬레이션을 검토합니다. 이러한 입력을 사용하여 그날의 아젠다를 준비하거나 재조정합니다. 팀원들을 위한 일일 로드맵에는 활동의 시간순 목록, 예상 결과물 또는 마일스톤 등이 포함되어 있습니다
- 팀 체크인, 동기화 회의, 일일 진행 상황 보고 회의를 실시하여 진행 상황, 장애물, 실질적으로 실현 가능한 목표를 파악합니다. 팀의 결속력에 공백이 있는 경우 팀 빌딩 활동도 포함할 수 있습니다
- 하루 또는 한 주 동안의 전략을 준비하고 팀 리더나 회원들의 동의를 얻습니다. 하루가 시작되자마자 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 이 모든 정보를 관련 당사자에게 전달합니다
하루 중 이 시간은 플랜, 조직, 커뮤니케이션에 전념하는 시간입니다. 하지만 아침은 가장 활력이 넘치고 집중력이 높은 시간이므로 이 세션에는 심도 있는 작업을 예약하는 것이 좋습니다.
정오 집안일
오후의 일과는 자율 기능과 소방을 중심으로 진행됩니다
하루가 정오로 넘어가면서 분주했던 활동은 서서히 잦아듭니다. 그렇다고 모든 것이 오후의 소강상태에 빠진다는 말은 아닙니다. 이 정체기는 프로젝트 관리자의 역할이 모든 활동을 모니터링하거나 조율하는 관리자로 전환되는 시기와 일치할 뿐입니다.
이런 일이 일어나는 이유는 다음과 같습니다:
- 작업 실행을 관리하고, 필요한 경우 지침과 방향을 제시하며, 팀 활동에 참여합니다.
- 제안된 당일 로드맵에 따라 작업이 진행되고 있는지 확인하고, 상태 검토를 수행하고 개입을 수행합니다리소스 할당 를 통해 지원팀을 지원합니다.
- 팀원, 팀 리더, 프로젝트 스폰서, 프로젝트 소유자, 공급업체 또는 기타 이해관계자와의 회의 참석, 관련 팀 또는 개인에게 주요 결정 또는 피드백 전달
- 작업 상태, 진행 상황, 우선순위 변경 또는 기타 변경 사항에 따라 작업 목록, 목표 또는 마일스톤을 조정하고 번다운 차트와 같은 문서를 업데이트합니다, 프로젝트 포트폴리오또는 간트 차트와 같은 문서를 변경 또는 개발에 따라 업데이트합니다
작업하는 동안 점심을 먹고 재충전을 위해 휴식을 취하는 것을 잊지 마세요. 이 시간을 정신적, 육체적 건강을 강화하는 데 활용하세요.
저녁 루틴
저녁은 반성과 검토를 위한 시간_
저녁 루틴은 하루의 활동을 마무리하는 시간이라고 할 수 있습니다. 이 시간에는 조용히 사색하며 자신의 강점, 약점, 기회, 걸림돌, 실현되지 않은 잠재력에 대해 되돌아보는 시간을 갖습니다.
이 단계에서는 주로 다음을 수행합니다:
- 고위 경영진과 외부 이해관계자에게 프로젝트 상태를 보고합니다. 피드백을 수집하고, 업데이트를 전달하고, 의사 결정을 확인하는 등 모든 지원 활동을 수행합니다.
- 하루 동안의 진행 상황을 검토하고 설정된 목표와 성과를 비교하여 경험한 문제와 배포된 솔루션을 메모합니다.
- 그날의 부족한 부분을 메모하여 다음 날로 이월하고, 이러한 작업에 대한 개요를 작성하고, 격차를 좁힐 수 있는 솔루션을 전략화하고, 우선순위를 지정합니다
- 필요한 경우, 일과 종료 문서나 보고서를 준비하여 참가자들과 공유합니다
- 다음 날의 플랜 초안을 작성하고 팀과 공유하세요
일과 삶의 균형을 유지할 수 있도록 서서히 업무 활동을 마무리하고 로그오프하세요. 업무용 이메일 및 기타 커뮤니케이션 채널에서 로그아웃하고 개인 또는 전문성 개발에 집중하세요.
프로젝트 관리자의 하루 중 중요한 활동을 모두 포함하려고 노력했지만, 이 시간표는 순전히 참고용일 뿐 고정적으로 설정된 것이 아니라는 점에 유의하세요. 멘션에서 언급했듯이 일정은 프로젝트 상태, 업계 요구 사항 및 개인 취향에 따라 달라질 수 있습니다. 따라서 훌륭한 프로젝트 관리자가 되기 위해 유연성을 유지하세요.
프로젝트 관리자의 일반적인 도전 과제
프로젝트 관리자의 위치는 역동적이고 스릴 넘치지만, 그만큼 도전 과제도 많습니다. 다음은 효과적인 프로젝트 관리를 방해하는 몇 가지 일반적인 과제에 대한 간략한 개요입니다:
범위 크립
범위 크리프는 프로젝트의 범위가 완화되지 않고 규제되지 않은 상태에서 무단으로 확장되는 것을 말합니다. 프로젝트 요구사항의 갑작스러운 변경, 예산 한도 또는 타임라인의 조정으로 인해 발생할 수 있습니다. 어느 쪽이든, 범위 크리프를 처리하는 것은 프로젝트 관리자에게 가장 어려운 과제 중 하나이지만, 다음과 같은 이유로 가장 피할 수 없는 과제 중 하나입니다 프로젝트의 33~37%가 범위 크리프 경험
리소스 제약
시간, 예산, 팀원(인재) 등 자원의 부족 또는 한도는 원하는 일정에 따라 프로젝트 요구 사항을 회의하는 데 심각한 장애를 초래할 수 있습니다
클라이언트 기대치 관리
프로젝트 관리자는 리소스 제약과 함께 클라이언트의 기대치와도 균형을 맞춰야 합니다. 합리적인 변경 요청을 수용할 수 있을 만큼 유연성을 유지하되, 범위 확대로 발전하지 않도록 너무 유연해서는 안 됩니다
시간 관리
프로젝트 관리자는 영향력 있는 인력 관리자와 능숙한 시간 관리자의 두 가지 역할을 수행해야 합니다. 하지만 마감일에 맞춰 인적 자원을 관리하고 프로젝트 일정 는 특히 의존성이나 예상치 못한 문제가 발생할 때 어려울 수 있습니다
지속적인 커뮤니케이션
잘 아시다시피 프로젝트 관리는 대면 접촉이 많은 업무입니다. 내부 및 외부 이해관계자와 끊임없이 소통해야 하며, 거의 항상 상시 접속 상태를 유지해야 합니다. 커뮤니케이션이 단절되면 치명적인 결과를 초래할 수 있습니다
번아웃
지속적인 프로세스 개선 방법론 커뮤니케이션 유지, 규제 및 법률 준수 보장, 협업 유지, 방향성 제시 등의 업무는 아무리 뛰어난 프로젝트 관리자라도 번아웃을 경험하게 만들 수 있습니다
권한 부족
프로젝트 매니저가 모든 업무를 총괄하고 있지만, 팀원들은 편협한 시각으로 인해 그들을 진정한 권위자로 보지 않을 수 있습니다. 이러한 저항으로 인해 팀원들에 대한 통제력, 영향력, 리더십을 행사하기가 더 어려워질 수 있습니다
도구 및 기술
권리 채택 프로젝트 관리 소프트웨어 를 선택하고 조직 전체에 프로모션하는 것은 어려울 수 있습니다. 우선, 시중에는 여러 가지 옵션이 있으며 그중 하나를 커밋하는 것이 어려울 수 있습니다. 동시에 구현 후에는 플랫폼에 대한 광범위한 교육과 온보딩이 필요하며, 학습 과정 중 발생하는 다운타임은 말할 것도 없습니다
보너스: 프로젝트 관리자 이력서 예시 !
프로젝트 관리자로서 하루를 살아남기 위한 몇 가지 팁
스마트한 플랜으로 일상을 생산적으로 만들 수 있습니다
프로젝트 관리자로서 생존하고 성공하려면 효과적인 플랜, 의도적인 커뮤니케이션, 역동적인 민첩성이 필요합니다. 일상적인 업무 외에도 관리자를 위한 프로젝트 관리 팁 에서 체계적인 프로젝트 관리를 위한 몇 가지 일상적인 팁을 정리해 보았습니다:
- 명확한 플랜을 염두에 두고 우선순위를 정하여 하루를 시작하세요. 이렇게 하면 정말 중요하거나 즉각적인 주의가 필요한 일에 집중할 수 있기 때문에 하루의 생산성이 높아집니다
- 우선순위 변경이나 새로운 정보에 따른 변화를 수용할 수 있도록 하루 동안 적절한 버퍼를 유지합니다
- 특히 심층적인 작업을 수행할 때 시간 블록과 같은 기술을 연습하여 정해진 시간대를 준수함으로써 생산성을 극대화하세요
- 당신의 작업 관리 기술 명확하고 개방적인 양방향 커뮤니케이션을 통해 프로젝트 수명 주기 내내 팀원과 이해 관계자를 적극적으로 참여시키세요
- 미루는 일을 방지하고 잠재적인 문제나 에스컬레이션으로 이어지기 전에 문제를 조기에 해결하기 위해 2분 규칙과 같은 팁을 따르세요
- 팀원의 기술, 재능, 역량, 업무량에 따라 작업과 책임을 위임하세요. 팀원에게 작업의 소유권을 가질 수 있는 권한과 권한을 부여하세요
- 다음에서 다양한 프로젝트 관리 단계에 맞는 템플릿을 활용하세요 프로젝트 킥오프 템플릿 에서 관리 템플릿을 변경하여 이러한 과제를 효과적으로 관리하세요
- 하루 중 가끔씩 휴식을 취하세요. 이 시간을 활용해 책상에서 한 걸음 떨어져 마음챙김, 명상, 가벼운 운동 등으로 재충전하세요
- 스트레스 관리를 위해 자기 관리에 우선순위를 둡니다. 충분한 수면을 취하고, 식사를 거르지 않으며, 개인 생활과 직장 생활의 균형을 유지하기 위해 건강한 경계를 유지합니다
- 아무리 작은 마일스톤이라도 주저하지 말고 축하합니다. 팀의 노력과 성과를 인정하면 사기가 높아지고 팀원들이 자신의 기여를 시각화할 수 있습니다
- 팀과 이해관계자로부터 일과 종료 시 피드백을 받아 목표와 행동이 일치하도록 하세요. 또한 지속적인 학습과 개선의 마음가짐을 기를 수 있습니다
프로젝트 관리자가 일상적인 작업에 사용하는 도구 및 기법
책임의 다양성을 고려할 때, 프로젝트 관리자는 다양한 범위의 작업을 수행하기 위해 일련의 도구를 사용할 수 있습니다. 이러한 도구와 플랫폼은 다음과 같습니다
작업 트래커
프로젝트 개발 로드맵을 개발하려면 작업 목록을 채우고, 작업을 할당하고, 진행 상황을 표시하세요. 효과적인 시간 관리와 효율적인 리소스 할당을 위해 작업에 소요된 시간 로그를 유지합니다
달력 관리
시간 단위로 일과를 계획한 다음 주, 월 또는 연도의 일정을 계획할 수 있습니다. 마감일 개요 보기를 제공하고 마감일 관리에 도움을 줍니다
커뮤니케이션 도구
내부 및 외부 이해관계자와의 소통. 이러한 커뮤니케이션은 동기식 및 비동기식으로 이루어져야 합니다
협업 및 문서 공유 플랫폼
문서 공유 플랫폼(가급적 클라우드 기반)은 팀원 간의 원활한 협업과 파일 공유를 촉진합니다
프로젝트 대시보드
전체 프로젝트와 기본 메트릭을 원스톱으로 보기 위해. 이러한 대시보드는 데이터를 칸반 보드 또는 간트 차트와 같이 시각적으로 표시하고 실시간으로 업데이트되어야 합니다
변경 제어 도구
모든 변경 요청을 추적하고 그러한 요청을 검토 및 승인하는 프로세스를 공식화합니다
설문조사 및 피드백
팀원 및 기타 주요 이해관계자의 피드백을 수집하기 위해
훌륭한 프로젝트 관리자는 프로젝트 관리를 간소화하기 위해 이러한 도구를 다양하게 사용합니다. 그러나 뛰어난 프로젝트 관리자는 이러한 이질적인 시스템을 버리고 위의 모든 것을 포괄하는 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택합니다.
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채팅
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성공하는 프로젝트 관리자는 타고나는 것이 아닙니다. 부지런히 플랜을 세우고 꼼꼼하게 실행한 결과입니다.
일상적인 활동을 체계적이고 구조화된 일정에 따라 진행하면 대부분의 결과를 얻을 수 있습니다. 성공하는 프로젝트 관리자의 하루는 모든 이메일과 메시지를 확인하고, 일일 작업과 결과물을 계획하고, 팀원들을 파악하는 것으로 시작해야 합니다.
그런 다음, 팀원들이 자율적으로 일하도록 하고 필요할 때 언제든지 도움을 주어야 합니다. 백그라운드에서 지원과 도움을 받을 수 있는 상태를 유지하면서 모든 주요 활동을 조율하세요.
하루가 끝나면 하루의 결과, 진행 상황 및 결과를 문서화하세요. 필요할 때 언제든 협업하고, 소통하고, 제어하세요.
물론 적절한 도구 설정 없이는 어느 것도 불가능합니다. 비효율적이고 비용이 많이 드는 다양한 도구와 기술 뷔페를 선택하는 대신 모든 것을 통합하는 것을 고려해 보세요.
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