「知識は力です。」
誰もが一度は耳にしたことのある言葉や、インターネットで目にした引用文です。これは定番のフレーズですが、その理由があります。
組織は、トレーニングビデオ、会社文書、顧客情報、オンラインヘルプセンターの記事など、膨大な量のデータを毎日生成しています。この情報を整理し、すぐに利用できるようにしておくことは非常に重要です。
現在の知識基盤型経済において、情報を効率的に整理し、活用する方法を理解することは、真の力です。
しかし、多くの組織は、組織内の知識を作成、管理、顧客や従業員と共有するための適切なツールやプロセスを導入していないため、その可能性を十分に活用できていません。
知識ベースソフトウェアへ！
知識ベースソフトウェアとは何ですか？
ナレッジベースソフトウェアは、会社の知識やプロジェクト関連情報を一元的に集約し、ストレージや管理を容易にするツールです。
そうすることで、関係者は必要な情報に簡単かつ便利にアクセスし、共有することができます。
知識管理システムは、従業員と顧客の両方が利用できます。新入社員はリポジトリを使用して、組織や製品に関する詳細情報を学習できます（内部ナレッジベース）。また、新規顧客は、カスタマーサポートに電話することなく、クエリに対する迅速な解決策を見つけることができます（外部ナレッジベース）。
以下は、あなたの常識を覆す研究結果です：
Ernst & Youngの調査によると、従業員の44%が知識の共有が不十分または非常に不十分であると回答しています。
しかし、それはまだ最悪の部分ではありません。従業員は、他の人のために既存のソリューションを複製するために、勤務時間の7~20%を費やしています。
これらの統計が正しいとすれば、組織は、時間と増え続けるデータをよりよく管理し、プロセスの冗長性を排除するのに役立つツールを非常に必要としていることは明らかです。
最高のナレッジベースソフトウェアについて Google で検索すると、数十、場合によっては数百もの結果が表示されます。自分のチームに最適なナレッジベースソフトウェアをどのように決定すればよいのでしょうか？
弊社がお手伝いいたします。弊社はインターネットを徹底的に調査し、文字通り「ひっくり返して」2024年に使用できる最高のナレッジベースツールを 10 個選びました。
10のベスト知識ベースソフトウェアツール
1.ClickUp
まあ、私たちが自分たちをNo.1の知識ベースソフトウェアとランク付けしなかったら、驚きますよね？
ClickUp は、社内チームやリモートチームが仕事を保存、視覚化、整理するために必要なすべての機能を備えた、オールインワンの生産性プラットフォームです。
これは、チームがタスク、ClickUp ドキュメント、 チャット、 目標、ホワイトボードなどを使用して、仕事のプランニング、整理、コラボレーションを行うためのハブです。
つまり、ClickUp は、単なる最先端のプロジェクト管理ツールではなく、その価値は金に匹敵する知識ベースツールでもあるのです。
最大のメリットは、検索可能な社内外のナレッジベースとして使用できるだけでなく、チームの生産性向上ツールをすべて置き換えることができることです。
ClickUp の主な機能
- ドキュメントを仕事と同じ場所に保存。これらのドキュメントは、それぞれ関連するプロジェクトと一緒に保存されるため、全員が簡単にアクセスできます。
- ClickUp AI を活用して、知識管理を効率化。ClickUp Brain を使用すると、情報を自動的に分類、タグ付け、整理することで、ナレッジベースを簡単に最適化できます。
- リレーションシップ機能であらゆるものをリンク。別のドキュメント内からドキュメントやタスクにリンクして、必要な場所にリソースを相互参照できます。
- ドキュメントにネストページを追加して、コンテンツを整理できます。 すべてを 1 つのドキュメントに収める代わりに、親ドキュメント内にネストした小さなサブページに分割してください。
- ドキュメントは削除せずにアーカイブしてください。 アーカイブされたドキュメントは自動的に非表示になりますが、保存は残っているので、後で再び見つけることができます。
- リッチテキストフォーマットを使用： トグルリスト、色付き背景、列などのフォーマットを使用して、大きなテキストブロックを整理できます。
- ドキュメントへのアクセス権をカスタマイズ。ドキュメントを不正な編集から保護して、セキュリティ対策を強化します。「このページを保護」オプションをオンにして、閲覧者向けのコンテキストを追加するだけです。
- あらかじめ作成されたナレッジベーステンプレート。ClickUp のナレッジベーステンプレートを使用して、今すぐ始めましょう。
ClickUp のメリット
- 柔軟でカスタマイズ可能
- オンラインおよびオフラインモードを備えたユーザーフレンドリーなインターフェース
- ドキュメント内でコメントを割り当てて、チームメンバーがアクションアイテムを見逃さないようにします。
- iOS および Android 用のモバイルアプリを使用して、ナレッジベースを管理しましょう。
- タグを適用して、探しているドキュメントをさらにすばやくフィルタリングして検索できます。
- Microsoft Teams、Jira、Slack、Zohoなどの複数のサードパーティソフトウェアと統合可能
ClickUp の短所
- 利用可能な機能の数とカスタマイズ性の高さによる学習曲線
- モバイルアプリでは（まだ）すべてのビューをご利用いただけません。
ClickUp の価格
- Free Forever
- Unlimited：ユーザー 1 人あたり月額 7 ドル
- Business：ユーザー 1 人あたり月額 12 ドル
- 企業：カスタム価格については、ClickUp にお問い合わせください。
- ClickUp Brain は、すべての有料プランで、ワークスペースのメンバー 1 人あたり月額 5 ドルでご利用いただけます。
ClickUp のお客様の評価
- G2： 4.7/5（4,800件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （3,100件以上のレビュー）
2. Document360
Document360 は、スタートアップ、成長中のチーム、および企業ビジネスに適した強力なナレッジベースソフトウェアです。
Document360 は、使い方はシンプルで直感的に理解できる一方で、幅広い機能を備えており、簡単なステップでナレッジベースを作成することができます。
全体として、価格に納得でき、カスタマーサービスソリューションを必要としないのであれば、このツールはチームにとって素晴らしい選択肢となるでしょう。
Document360 の主な機能
- Markdown エディターと WYSIWYG エディターからお選びいただけます。
- 以前のインシデントと用語を照合してより良い結果を得る、強力な検索機能
- グローバルなクライアントに適切な情報を提供するための多言語サポート
- ナレッジベースをパブリック、プライベート、または混合モードで設定
- ブランドガイドラインに合わせてランディングページをカスタマイズ
Document360のメリット
- 直感的でユーザーフレンドリーなインターフェース
- Slack、Microsoft Teams、Intercom などの強力なチームコラボレーションツールと統合
- 社内外のナレッジベースの両方に使用可能
- 優れたレポート作成および分析機能
- 複数の記事バージョンの履歴をビューしたり、手間をかけずに以前のバージョンにロールバックしたりできます。
Document360のデメリット
- やや高価です
- 検索機能の改善が望まれます。
Document360の料金プラン
- スタートアッププラン： $119/月（月額課金の場合）
- Business： 299 ドル/月（月単位の請求の場合）
- 企業： 599 ドル/月（月単位の請求の場合）
Document360 のお客様の評価
- G2： 4.7/5（200件以上のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （11件以上のレビュー）
Document360の代替ツールをチェック！
3. Helpjuice
Helpjuice は、何千もの企業がサポート記事の作成と整理に使用している無料のナレッジマネジメントソフトウェアです。多言語のビジネスニーズに対応しており、さまざまなレポート作成および分析オプションが備わっています。また、このランキングで紹介している他のツールよりも少し高価なので、Helpjuice では「お得な」契約は結べないかもしれません。
Helpjuice の主な機能
- 社内ナレッジベースの各チームに関する高度な分析情報を入手
- 知識ベースの記事を自由にカスタマイズしてブランド化できます。
- 複数の質問に基づく、対話型のトラブルシューティングコンテンツ
- MS Word からのコピー&貼り付け機能を含む、高度なリアルタイムコラボレーション
- Slack、Olark、Zapier などの統合により、他のツールと無制限に接続可能
Helpjuiceのプロフェッショナル
- Google のような強力な検索機能
- WYSIWYG および Markdown オプションを備えた使いやすいエディター
- Slack、Zapier、Teams などのさまざまなツールと統合可能
- ライブコメント機能などのコラボレーション機能
- ローカライズ/複数言語対応
Helpjuiceのデメリット
- Word、PDF、XLS、PPT ファイルのインポート機能はありません。
- マルチブランディングは提供していません。
- 画像やその他のメディアファイル用のフォルダシステムやファイルマネージャーは不要
Helpjuiceの料金プラン
- スターター： 120 ドル（ユーザー 4 人まで）
- Run-Up： 200 ドル（最大 16 ユーザー）
- プレミアム限定： 289 ドル（最大 60 ユーザー）
- Premium Unlimited： 499 ドル（ユーザー数無制限）
Helpjuice のお客様の評価
- G2： 4.2/5 （9件のレビュー）
- Capterra： 4.7/5 （80件以上のレビュー）
Helpjuiceの代替ツールをチェック！
4. ProProfs ナレッジベース
現在入手可能な最高の知識ベースソフトウェアの一つがProProfs Knowledge Baseです。
無料であるだけでなく、機能面でも非常に充実しています。さらに、このツールを使用するためにコーディングのスキルは必要ありません。そして、もちろん、実際の教授がやっていること、つまり採点もできます。
ProProfs ナレッジベースには、40 種類以上のテンプレートが用意されており、ご都合に合わせてご利用いただけることをお忘れなく。
ProProfs ナレッジベースの主な機能
- カスタマイズ可能なアクセス権限
- コンテンツを安全に保つためのパスワードおよびプライバシー管理
- 追加機能のための統合機能も多数搭載
- コンテンツの読みやすさのスコアなど、詳細なインサイト
- 90 以上の言語をサポート
ProProfs 知識ベースのメリット
- MS Wordのようなエディターで、外出先でもコンテンツの執筆や編集が可能
- 特定のニーズに合わせてナレッジベースや wikiをカスタマイズ
- 記事のパフォーマンスや著者の活動に関する有用な洞察を共有する、堅牢なレポート作成システム
- 複数のデバイスとブラウザで動作
- 初心者から専門家まで、誰でも利用可能です。
ProProfs Knowledge Baseのデメリット
- 共同編集機能をお探しのチームには最適ではありません。
- 最も便利な機能は、無料プランではご利用いただけません。
- 機能の範囲が広いため、習得には時間がかかります。
ProProfs Knowledge Baseの料金プラン
- Free
- Essentials： 30 ドル/著者あたり/月（年額請求）
- プレミアム： 40 ドル/著者あたり/月（年額請求）
- 企業： カスタム価格については、ProProfs までお問い合わせください。
ProProfs ナレッジベースの顧客評価
- G2： 4.6/5（20件以上のレビュー）
- Capterra： 4.6/5（20件以上のレビュー）
5. Freshdesk
Freshdesk は、強力なナレッジマネジメントソフトウェア機能を備えた、業界トップクラスのカスタマーサポートツールです。
大規模なチームの場合は、このツールの承認ワークフローを使用して、エラーのない最高品質のコンテンツを作成することができます。
ただし、Freshdesk はカスタマーサポート向けであるため、その内部ナレッジベース機能はそれほど有用ではないかもしれません。
では、このツールは本当にあなたの知識ベースに新鮮な風を吹き込むことができるのでしょうか？
さあ、今すぐ確認しましょう…
Freshdesk の主な機能
- ユーザーフレンドリーなインターフェース
- 組み込みのSEO機能
- 無料バージョンでもストレージは無制限
- ナレッジベースで同じドキュメントの複数のバージョンを作成、管理
- 画像、ビデオ、その他のフォーマットでコンテンツを公開
Freshdeskのプロフェッショナル
- AI 搭載のボットが、迅速なサポートのために適切な記事をお勧めします。
- 顧客が問題について話し合い、即座に解決策を得ることができるコミュニティフォーラム
- 多言語対応機能により、グローバルなユーザーに対応可能です。
- FAQ やお問い合わせフォームを自動的に表示する、プロアクティブなヘルプウィジェット
Freshdeskのデメリット
- ワークフローやバージョン管理などの高度な機能は、プレミアムプランでのみご利用いただけます。
- カスタマーサポートスイートの一部として提供されているため、ナレッジマネジメントソリューションだけを利用したい場合でも追加料金がかかります。
Freshdeskの料金プラン
- 無料 （最大 10 ユーザーまで）
- 成長プラン： $15/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- プロプラン： $49/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- 企業： 1 ユーザーあたり月額 79 ドル（年額請求）
Freshdesk のお客様の評価
- G2： 4.4/5（2,600件以上のレビュー）
- Capterra： 4.5/5（2,500件以上のレビュー）
関連：Freshdeskの10のベスト代替品と競合製品
6. Zendesk
Zendesk？Freshdesk？
「スパイダーマンが鏡で自分の姿を見ている」ような感覚になる人は、私だけでしょうか？
それとは別に、Zendesk は 2007 年から提供されている人気のナレッジマネジメントソフトウェアです。このツールを使用すると、顧客はいつでもよくある質問のデータベースにアクセスして、クエリを簡単に解決することができます。
Freshdesk 同様、Zendesk もカスタマーサポートスイートの一部としてナレッジマネジメントシステムを提供しています。
このツールは古くからあるため、他の新しいナレッジベースツールほど「おしゃれ」ではないかもしれません。
しかし、ここでは、今日の最高のナレッジベースソフトウェアの中で、このソフトウェアを際立たせているいくつかの定番機能をご紹介します。
Zendesk の主な機能
- カスタマイズ可能なテーマ
- すっきりとした、ユーザーフレンドリーなインターフェース
- 知識ベースを40以上の言語に翻訳できます。
- 再利用可能なコンテンツを管理し、記事全体で更新
- エージェントがチーム公開オプションを使用してヘルプセンターを最新の状態に保つ
- ライブチャットやヘルプデスクなど 、Zendesk のツールスイートと完全に統合されています （ServiceNow の代替製品もご覧ください）。
Zendeskの専門家
- AI による提案で、何がうまくいっているか、何がうまくいっていないかを確認
- 最終公開前にカスタマイズ内容をプレビューすることができます。
- ライブチャットで正しい答えを見つけるのに役立つ、Answer Bot というチャットボットが組み込まれています。
Zendeskのデメリット
- 基本プランでは、ヘルプセンターは 1 つしか作成できません。
- 彼らは独立した知識管理ソリューションを提供していません。
Zendeskの料金プラン
- チーム： 1 ユーザーあたり月額 49 ドル（年額請求）
- 成長プラン： $79/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- プロフェッショナル： $99/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- 企業： 150 ドル/エージェント/月（年額請求）
Zendesk のお客様の評価
- G2： 4.3/5（5,000件以上のレビュー）
- Capterra： 4.4/5（3,100件以上のレビュー）
7. Hubspot
Hubspot は、ナレッジベースシステムに最適なもう 1 つの優れたツールです。このツールの優れた点は、顧客からよく寄せられる質問に基づいて、充実した情報ライブラリやヘルプセンターの記事を構築できることです。
高度な検索に最適化されているため、Hubspot は、あなたとサポートエージェントが迅速かつ効率的に正しい答えを見つけるお手伝いをします。
Hubspot の主な機能
- ページのインパクトを測定するためのレポート作成ダッシュボードを内蔵
- 複数のブランディングおよびカスタマイズオプション
- 顧客が閲覧または開いたサポート記事を自動的にマークする CRM ツール
Hubspot のプロ
- 強力な Hubspot 統合
- 成長するビジネスに合わせて拡張可能
- 直感的でユーザーフレンドリーなインターフェース
Hubspot の短所
- カスタマイズ性は、このリストの他のオプションほど柔軟ではありません。
- ユーザーから、バグやクラッシュのインスタンスが最近報告されています。
- 機能的にはリミットがあることを考えると、かなり高価です。
Hubspot の価格
- スターター：月額 45 ドル（2 人の有料ユーザーを含む）
- プロフェッショナル：月額 450 ドル（5 人の有料ユーザーを含む）
- 企業：月額 1200 ドル（10 人の有料ユーザーを含む）
Hubspot のお客様の評価
- G2： 4.4/5（1,400件以上のレビュー）
- Capterra： 4.5/5 （3,000件以上のレビュー）
Hubspot の代替ツールもぜひチェックしてみてください！
8. Zoho Desk
Zoho Desk は、本質的にはヘルプデスクソリューションですが、セルフサービス機能も備わっています。最高のナレッジベースソフトウェアのひとつであるこのツールでは、HTML および CSS を使用して、ヘルプセンターのあらゆる要素を好みに合わせてカスタマイズすることができます。
最も素晴らしい点は？
Zoho Desk はフォーラムやコミュニティをサポートしており、視聴者にアイデアを共有したり質問したりできる一元化されたプラットフォームを提供します。
Zoho Desk の主な機能
- サポートエージェントの生産性を高める
- 全社的なコラボレーション
- 検索エンジン最適化のためにメタタイトルとキーワードを使用
- ユーザーはナレッジベースシステムからチケットを送信できます。
- ヘルプセンターへのユーザーアクセスを制御し、最高レベルのセキュリティを確保
- ヘルプセンター用にカスタムドメインを設定する
- 関連する記事を自動提案し、サポート担当者がチケットを迅速に解決するのを支援します。
Zoho Deskのメリット
- Jira、Slack、G-Suite など、さまざまなツールと統合可能
- あらかじめ用意されたテンプレートとレイアウトにより、ヘルプセンターを簡単にカスタマイズできます。
- AI 搭載のアシスタントは感情を検知し、エージェントがチケットを簡単かつ適切に管理できるよう支援します。
Zoho Deskのデメリット
- プレミアムプランでもユーザーごとのストレージにリミットあり
- 大規模なチームにはあまり適していません。
Zoho Deskの料金プラン
- 無料 （3 ユーザーまで）
- スタンダードプラン： $14/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- プロフェッショナル： $23/エージェントあたり月額（年額一括払い）
- 企業： 40 ドル/エージェント/月（年額請求）
Zoho Desk の顧客評価
- G2： 4.4/5（4,000件以上のレビュー）
- Capterra： 4.5/5 （1,700件以上のレビュー）
9. Confluence
AtlassianのSaaS（Software as a Service）スイートの一環として提供されているConfluenceは、検索可能な知識管理プラットフォームとして非常に人気があります。
従業員が情報を管理し、プロジェクトで共同作業を行い、同僚と連絡を取り合うことができる、リモートフレンドリーなチームワークスペースを提供します。チームは、用意されている多くのテンプレートから選択して、すぐに社内ナレッジベースの作成を開始できます。
ただし、Confluenceの機能を最大限に活用するには、他のスイートツールを使用する必要があります。そして、それは少しばかり負担になるかもしれません。
Confluence の主な機能
- 高度な検索システム
- 高度な役割と許可
- リアルタイムの通知を送信して、チームに最新情報を提供
- ドキュメントの分類機能で、関連するドキュメントをグループ化して、簡単にアクセスできるようにします。
- ナレッジマネジメントプロセスを簡単に開始できる、ベストプラクティスのテンプレート
Confluenceのメリット
- Jira や Trello など、Atlassian スイートの他のツールともよく統合できます。
- 10 ユーザーまで無料プラン
Confluenceのデメリット
- 一部のユーザーは、データ移行やバックアップに関する問題を報告しています。
- ナビゲーションは柔軟ですが、必ずしも直感的なわけではありません。
- オプションの数が多いため、新規ユーザーは圧倒されるかもしれません。
Confluenceの料金プラン
- 無料 （10 ユーザーまで）
- 標準： 5.5 ドル/ユーザー/月
- プレミアム： 10.50 ドル/ユーザー/月
Confluence のお客様の評価
- G2： 4.1/5（3,400件以上のレビュー）
- Capterra： 4.4/5（2,300件以上のレビュー）
Confluenceの代替ツールをチェック！
10. HappyFox
HappyFox は、オムニチャネルの顧客リクエストをすべて 1 つのプラットフォームで処理できる、ユーザーフレンドリーなナレッジベースソフトウェアです。電子メール、電話、チャット、ソーシャルメディア、ウェブからのリクエストをチケットに簡単に変換し、1 か所で整理して管理することができます。
HappyFox は、世界中の顧客をサポートできる多言語機能で知られています。ユーザーは、複数の言語でサポートベースの記事を簡単に作成し、24 時間体制のサポートを提供することができます。
HappyFox の主な機能
- 組み込みのコンテンツ管理システムを使用して、あらゆるタイプのコンテンツを作成、管理
- 自動通知でチームメンバー全員に最新情報を伝達
- AI 搭載のチャットボットを活用してサポートチケットを削減
- 事前定義されたチケットカテゴリでチケットを効率的に整理しましょう。
- ワンクリックで顧客に返信できる定型文を作成
HappyFoxのプロフェッショナル
- 自動生成された検索候補
- モバイルデバイス（iOSとAndroid）に完全に最適化されています。
HappyFoxのメリット
- 電話サポートは、エンタープライズプラスプランでのみご利用いただけます。
- 基本プランでは電子メールサポートも利用できません。
HappyFoxの料金プラン
- Mighty： $26/エージェントあたり月額
- 素晴らしい： $39/エージェントあたり月額
- 企業： 1 ユーザーあたり月額 52 ドル
- Enterprise Plus： 1 ユーザーあたり月額 64 ドル
HappyFox のお客様の評価
- G2： 4.5/5 （3件のレビュー）
- Capterra： 該当なし
適切な知識ベースソフトウェアソリューションを選ぶ方法
最高のナレッジベースソフトウェアを選ぶということは、必要な機能について妥協しないことを意味します。
優れたツールは、標準的なナレッジベースツールのすべての機能を備えています。しかし、トップ 3 リストに入るには、さらに一歩進んだ機能が必要です。
時代遅れのデザインを避け、頻繁に新機能を追加し、当社の価値を堅持することで、ClickUp は競争の激しい市場で卓越した存在となっています。
たとえば、リストの 1 位を争う候補には、以下の要素が不可欠です。
- 手間のかからない執筆、編集、スタイル設定が可能な、使いやすいオンラインエディター
- アクセス制御システムと役割管理機能
- 検索可能な内部および外部知識ベース
- シンプルで直感的なデザイン
- 堅牢なレポート作成システム
- 便利なモバイルアプリ
- サードパーティ統合
- リーズナブルな価格設定
- データセキュリティ
1つの知識ベースツールに求めすぎているのでしょうか？
あなたの直感に従って、このリストの 1 位ツールをお選びください。後でお礼を言ってください！
知識管理ソフトウェアの種類
内部ナレッジベース
社内ナレッジベースは、従業員だけがアクセスできる企業情報のリポジトリです。従業員の入社、研修、参考資料として活用されます。
外部知識ベース
外部ナレッジベースとは、顧客やクライアントが利用できる企業情報のデータベースを指します。外部ナレッジベースを提供することで、企業は顧客が問題についてセルフサービスで対応できるようになり、顧客サービスのコストを削減し、顧客満足度を向上させることができます。
公開知識ベース
公開ナレッジベースは、ログイン認証を必要としない、無料でアクセスできるナレッジベースシステムです。特定のトピックに関する情報を探している、必ずしもその会社の顧客や従業員ではない人にとって、優れたリソースとなります。
知識ベースを次のレベルへ進化させましょう
知識ベースは、トレーニング時間を短縮し、サービスデスクを補完し、将来の活用のために企業情報を安全に保管する役割を果たすべきです。
ナレッジベースソフトウェアは、夢のリポジトリの構築に役立ちますが、プロセスをさらに複雑にするようなツールは意味がありません。
だからこそ、ClickUp が必要なのです。
詳細な整理機能、次世代のドキュメントフォーマット機能、高度な知識共有オプションを備えた ClickUp には、ナレッジベースソリューションに必要なものがすべて揃っています。
今すぐClickUp を無料で入手して、ナレッジベース管理の目標をすべて達成しましょう！