クライアントのために素晴らしい結果を出すことはできますが、クライアントとコミュニケーションが取れないと、クライアントとの関係は長続きしません。
そのため、より多くのチームが、雑然としたワークフローを、可視性、構造、コミュニケーションを 1 か所にまとめるクライアントコラボレーションプラットフォームに切り替えています。
更新情報の追跡、ファイルの管理、タスクの割り当てのために 25 種類のツールを切り替える代わりに、AI 搭載のクライアントコラボレーションプラットフォームを使用することで、すべてを 1 か所にまとめることができます。
実際、Zoom の調査によると、10 以上のアプリを使用している従業員は 54% の確率でコミュニケーションの問題に直面し、レポート作成に苦労しているのに対し、5 つ未満のアプリを使用している従業員ではその割合は 34% に留まっています。
強力なクライアントコラボレーションとリレーションシップを構築するための効果的な方法をいくつかご紹介しましょう。
リアルタイムのクライアントコラボレーションとは？
クライアントとのコラボレーションとは、その言葉のとおり、チームとクライアントが共通の目標を達成するために積極的に協力し合うプロセスです。
通常、これには、プロジェクトライフサイクル全体を通じて、一貫したコミュニケーション、リアルタイムの更新、相互の意思決定が必要となります。しかし、クライアントと効果的にコラボレーションを行うためには、さらに考慮すべき詳細事項があります。
- ✅ オープンかつ頻繁にコミュニケーションを取り、最新情報を共有し、懸念事項への対応や質問への回答を開始します。
- ✅ 共有の目標を早期に定義して、チームとクライアントが目標、タイムライン、成果物について足並みを揃える
- ✅ プロジェクトの進捗、ドキュメント、デザイン選択に関するリアルタイムのフィードバックを得るためのフィードバックループを作成
- ✅ プロジェクトの各フェーズにクライアントが確実に関与するよう、共同で意思決定を行う
- ✅リアルタイムのコラボレーションツールを使用して、タスクの追跡、ファイルの共有、期待値の管理、適切な文書化を行い、透明性を維持します。
また、ClickUpや CCH Axcess Client Collaboration などのツールを使用して、クライアントとのコラボレーションやコミュニケーションの要件を管理することもできます。
⭐️ 注目のテンプレート
ClickUp の 「クライアントの成功コラボレーションテンプレート」 は、明確な道筋を示し 、営業チームとカスタマーサポートチームを連携させて、優れたカスタマーエクスペリエンスを保証します。
💡 プロのヒント: 付箋や散らばったスプレッドシートでクライアントの詳細を管理するのに疲れていませんか？「クライアントの追跡方法」では、すべてを 1 か所に整理して、見落としがないようにする方法をご紹介します。
クライアントとのコラボレーションが重要な理由
クライアントとのコラボレーションの重要性について、業界の見解を簡単に紹介しています。
Microsoft は、コミュニケーションプラットフォーム「Microsoft Teams」を拡張する際に、まずアクセンチュアや EYなどの大手クライアントと提携し、リアルタイムメッセージング、ファイル共有ソフトウェア、シームレスな統合機能がどのように機能するかをテストしました。
これらの洞察は、Microsoft が大規模な部門間コラボレーションのために Microsoft Teams を最適化し、企業での採用拡大につながるきっかけとなりました。
それが、共同作業の本質的な価値です。簡単に言えば、クライアントとのコラボレーションには次のようなメリットがあります。
- 最初から明確な期待を設定し、混乱を軽減
- オープンな対話を促進 チームとクライアントの両方が懸念事項に迅速に対応できるようにします。
- クライアントが意思決定に関与していると感じ、会社の専門知識に自信を持つことで、信頼を築くことができます。
- チームの努力を クライアントの目標に整合させ、柔軟なワークフローを実現
- 積極的なコミュニケーション、問題解決の共有、相互尊重を通じて、長期的なクライアントとの関係を構築しましょう。
クライアントと効果的にコラボレーションする方法
Amazon の創設者、ジェフ・ベゾス氏がかつて述べたように、
当社は、お客様をパーティーに招待されたゲスト、そして当社はホストだと考えています。お客様の体験をより良いものにするのが、当社の仕事です。
当社は、お客様をパーティーに招待されたゲスト、そして当社はホストだと考えています。お客様の体験をより良いものにするのが、当社の仕事です。
この考え方は、クライアントとのコラボレーションにも同様に当てはまります。電子メールのスレッドや散在するミーティングを超えた、真の価値を提供する、確実な戦略をいくつかご紹介します。
1. 明確なクライアントの目標を定義する
多くの場合、チームは、専門用語だらけの契約や 1 回限りのキックオフ会議でプロジェクトの目標の概要を決定します。その結果、混乱、範囲の拡大、そして締め切り直前に「それは話し合った内容ではない」という恐ろしい会話が、あらゆるデバイスで必ず発生することになります。
そのため、効果的なクライアントとのコラボレーションの最初のステップは、明確化です。成功とはどのようなものかを定義し、完了すべきタスク、プロジェクトの各フェーズで必要なドキュメントやリソースを明確にして、利益を最大化しましょう。
契約書だけに頼ってコミュニケーションをとらないようにしましょう。プロジェクトのマイルストーンを視覚的に整理することで、全員が連携を取りやすくなります。
💜 ClickUp の支援内容：
ClickUp Goals を使用すると、ユーザーは次のことが可能になります。
- 特定のタスクやプロジェクトに目標を割り当てる
- 明確な数値、金額、または真/偽のターゲットを設定する
- 複数の関連目標をフォルダにまとめてプロジェクトを追跡
- 説明や期限を追加して、コンテキストを提供し、責任の追跡を行う
- カスタム許可を使用してクライアントと目標を共有し、クライアントは必要な情報だけを確認できます。
あまりにも多くの関連性のないツールや、何度もやり取りする電子メールに頼る代わりに、チームはクライアントに対して、完了した作業、進行中の作業、および今後の予定を透明性をもって概要として提供することができます。ClickUp での KPI の管理についてサポートが必要な場合は、以下の包括的なビデオガイドをご覧ください。
しかし、プロジェクトコラボレーションは、コミュニケーションだけではありません。責任の共有も重要です。クライアントが目標の達成状況をリアルタイムで確認できると、ワークフロー全体の生産性が向上します。
2. 共有コラボレーションハブを作成し、クライアントを簡単に招待
新しいクライアントが参加すると、更新情報やリソースを共有するためだけに、Google ドライブのフォルダ、Slack のメッセージ、電子メールのスレッドなど、さまざまな情報を管理することになります。
しかし、彼らが何を見たかを明確に追跡したり、プロジェクトの進捗に関するリアルタイムのフィードバックを確保したりする簡単な方法はありません。
だからこそ、共有クライアントコラボレーションハブを構築することは賢明な手段なのです。コミュニケーション、ファイル、知識を 1 か所に集約できるからです。
💜 ClickUp のサポート内容
たとえば、ClickUp では、ファイルを内部フォルダから外部フォルダに移動する代わりに、タスクのステータスを更新するか、内部承認を完了してから、カスタム許可を設定してクライアントを招待するだけで済みます。
その仕組みは次のとおりです。
- ワークスペースへのフルアクセス権を付与することなく、特定のドキュメント、タスク、ビューを共有
- 許可による可視性の制御—ファイル、タイムライン、進捗の概要のみを表示
- アカウントをお持ちでないクライアントには、公開リンクを使用してロードマップへのアクセスやフォームの送信を依頼してください。
- タスクの詳細を変更することなく、迅速なフィードバックのための コメントのみのビュー を有効にします。
- すべてのコミュニケーションと更新を1つのプラットフォームに集約
チームは引き続きプライベートで作業を行い、タスクの準備が整ったり成果物が完成したら、ワンクリックでクライアントに必要なアクセス権を付与することができます。
📖 関連記事：長期的なビジネスの成功のためのクライアント維持戦略
3. プロジェクトの範囲を明確にする
成果物に関する誤解は、多くの場合、文書化されていない期待という 1 つの問題から生じます。
明確な仕事の証拠や監査証跡がない場合、最高のクライアントコラボレーションでさえ、責任のなすり合いに発展する可能性があります。そこで、情報を文書化することが役立ちます。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp Docs を使用すると、クライアントとリアルタイムでコラボレーションして、契約書からプロジェクトの範囲に関するドキュメント、複雑な税務準備プロセスを管理するためのチェックリストまで、あらゆるものを起草、改良することができます。
ドライブや電子メールに散らばった静的なファイルとは異なり、ClickUp ドキュメントはインタラクティブで、ワークフローと深く連携しています。
その成功の秘訣は次のとおりです。
- チームやクライアントとリアルタイムで共同編集
- ドキュメント内でクライアントやチームメイトに直接タグを付けて、タスクを割り当て、責任を明確にする
- テキストをアクションアイテムに変換 話し合った内容が失われることがない
- ドキュメントをタスクや複雑なプロジェクトに添付して、コンテキストとコミュニケーションを 1 つのプラットフォームにまとめます。
- ドキュメントのバージョン、アクセス履歴 を追跡し、変更の詳細なログを記録して、後でコミュニケーションの齟齬を解決しましょう。
📮 ClickUp のインサイト：回答者の 22% は、仕事での AI の使用にまだ躊躇しています。その半数はデータのプライバシーを懸念しており、残りの半数は AI の精度に完全な信頼を寄せていません。
ClickUp は、強力なセキュリティプロトコルと、リンクされたソースや関連タスクを含む AI 回答により、この 2 つの懸念に直接対応しています。そのため、最も慎重なチームでも、データのセキュリティと出力の検証が可能であることを確信して、AI を自信を持って導入することができます。
4. コメントやチャットを使用して、オープンな対話を促進
プロジェクトの最終フェーズまでクライアントのフィードバックを待つことは、リスクの高い行動です。その時点でコース修正を行うには遅すぎる可能性があり、これまで沈黙を保っていたクライアントが、もっと早い段階で提供すべきだった重要な情報を明らかにするかもしれません。
しかし、すべての顧客が自ら意見を述べるわけではありません。そのため、プロジェクトのあらゆるフェーズで、フィードバックの機会を十分に提供する必要があります。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp のコメントの割り当て機能とClickUp チャット機能により、コミュニケーションをコンテキストに沿った実用的なものに保つことができます。
- タスクに直接スレッドコメントを残して、クライアントのタグ付け、詳細の明確化、入力の依頼を簡単に行えます。
- コメントを割り当てられたアクションアイテムに変換して、見落としを防ぐ
- ClickUp チャットを使用すると、プラットフォームを切り替えることなく、チームに最新情報をリアルタイムで迅速に伝達し、ディスカッションを行うことができます。
- メッセージをタスク、ドキュメント、更新情報に関連付け、すべての会話にコンテキストを確実に反映
- AI 機能を使用して、スレッドを要約し、返信を提案し、タスクを自動作成します。
💡 プロのヒント: 適切な方法でフィードバックを依頼する方法に悩んでいますか？心配不要です。私たちは皆、同じ経験をしたことがあります。当社の「スキル向上ためのフィードバックとレビューの依頼方法」の記事で、洞察を行動に変える方法を学びましょう。
5. タスクを割り当て、成果物を透明性をもって追跡
フィードバックが電子メールのスレッドに埋もれたままになっている時間が長くなるほど、その関連性が失われる可能性が高くなり、さらに悪いことに、クライアントは自分の意見が聞かれていないと感じてしまうでしょう。
信頼を築き、プロジェクトを円滑に進めるためには、クライアントのフィードバックを迅速に実行可能な次のステップに変換する必要があります。
💜 ClickUp のサポート内容
これが、ClickUp タスクの真価を発揮する場面です。クライアントのコメントを、ClickUp ドキュメントまたは ClickUp チャット内で直接追跡可能なアクションアイテムに変換し、適切なチームメンバーに割り当て、期限と結びつけることができます。
進捗状況はリアルタイムで更新され、クライアントはタスクのステータスを確認したり、コメントを追加したり、ファイルを添付したり、すべて 1 つの安全なプラットフォームで実行できます。
ClickUp は、タスクの作成から、すべてのタスクの追跡まで、さまざまな面で役立ちます。
ClickUp は、タスクの作成から、すべてのタスクの追跡まで、さまざまな面で役立ちます。
6. クライアントの承認とステータス更新の自動化
システムを使用する最大の目的は、手作業に頼らないことです。クライアントとのコラボレーションも例外ではありません。
請求や最新情報の共有など、クライアントの承認を手作業で処理すると、遅延、メッセージの紛失、期待のズレなどのリスクが生じます。承認を自動化することで、こうしたリスクを排除できます。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp 自動化機能を使用すると、成果物が準備できたことをクライアントに通知するトリガーを設定したり、承認をリクエストしたり、プロジェクトのステータスを自動的に更新したりすることができるため、見落としがなく、納期を確実に守ることができます。
ステータスの更新もリアルタイムで行われます。タスクが承認または完了すると、ClickUp はそのタスクを次の段階に移動し、チームに通知し、フォローアップタスクをトリガーすることさえ可能です。これにより、迷いやボトルネックなく、納期を確実に守ることができます。
💡 プロのヒント：クライアントの詳細を記憶や乱雑なフォルダに頼って管理していますか？ 「クライアント情報を簡単にアクセスおよびセキュリティ保護のために保存および整理する方法」を読んで、記録を簡素化し、機密データを簡単に保護してください。
6. クライアントの最新情報をすばやく記録
無限のミーティングを本当に楽しむ人は、ほとんどいないでしょう。実際、70% のミーティング は、従業員が有意義な仕事をするのを妨げていることがわかっています。しかし、これを簡単に減らす方法があります。 実は、ほとんどのステータス確認は、短く明確な最新情報で置き換えることができるのです。
💜 ClickUp のサポート内容
また、ミーティングを予約する代わりに、ClickUp Clipsを使用して、簡単な画面操作の説明やプロジェクトの最新情報を記録しましょう。
クライアントは都合の良いときにビデオを見ることができます。これにより、やり取りの回数が減り、タイムゾーンのボトルネックが解消され、クライアントはあなたのカレンダーに縛られることなく、最新情報を入手することができます。
さらに、ClickUp は AI を使用してビデオを文字起こしするため、最新情報を検索、共有、即座に実行することができます。これらの最新情報は、ClickUp Docs や ClickUp Chat などの他の ClickUp ツールを通じて共有することができます。
✨ おもしろい事実：Slack は、もともと失敗に終わったビデオゲーム用の社内ツールとして開発されました。その作成者は、このコラボレーションツールがゲームよりも有用であることに気づき、方向転換しました。
7. AI 搭載のメモ機能でミーティングの要約を作成
スキップできないミーティングの場合、その議事録（MoM）は後回しにされたり、さらに悪い場合には混乱の原因になったりすることがよくあります。
しかし、コミットメントを追跡したい場合は、議論を文書化することは必須です。チームが重要なポイントを取りまとめられないと、アクションアイテムが見落とされたり、決定事項が文書化されないままになる可能性が高くなります。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp の AI ノートテイカーは、すべてのミーティングを即座に実行可能にするため、その負担を軽減します。
- Zoom、Google Meet、Teams でのミーティングを自動的に文字起こし
- リアルタイムの要約を生成し、重要な決定事項をハイライト表示
- 手動のフォローアップなしで、アクションアイテムを ClickUp タスクに変換
- プロジェクトに接続された、検索可能な安全なドキュメントにメモを保存
- チャットに最新情報を投稿して、チーム全体の連携を強化
そのため、何が話されたか、誰が何を担当したかなどを考える必要がなく、クライアントとチームメンバーは、明確で共有可能な知識と文書化された次のステップを毎回確実に得ることができます。
💡 プロのヒント: クライアントと顧客、どちらと呼ぶべきかわからない？「クライアントと顧客：主な違いと例」を読んで、自分が誰にサービスを提供しているかを明確に理解し、それがビジネス戦略にどのような形でもたらされるかを把握しましょう。
9. クライアントコラボレーションソフトウェアを使用して、ダッシュボードでプロジェクトの進捗状況を共有
「キャンペーンの最新情報はありますか？」という電子メールのスレッドは、もう必要ありません。共有ダッシュボードを使用すると、クライアントは情報を追いかける必要がなく、重要な情報を必要なときに確認することができます。
有料広告キャンペーンの運営、ウェブサイトのパフォーマンスの監視、多段階プロジェクトの管理など、リアルタイムの可視性は信頼の構築に役立ちます。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp ダッシュボードを使用すると、すべての重要なプロジェクトメトリクスの概要をカスタマイズして作成できます。
- 予算、納期、完了したタスク、リソースの割り当てを 1 か所で追跡
- カスタマイズ可能なウィジェットを使用して、有料広告のパフォーマンス、ウェブサイト分析、ソーシャルエンゲージメントを視覚化
- クライアント固有のビューを構築して、社内の業務内容を公開することなく、クライアントが必要とする情報を提供します。
- クライアントコラボレーションハブの一部としてライブダッシュボードを共有することで、電子メールを 1 通も送信することなく、全員に最新情報を伝達できます。
- リアルタイムの更新情報を使用して、障害要因、プロジェクトの勢い、注意が必要な KPI を強調表示します。
高レベルの洞察に即座にアクセスできるため、クライアントはファイルを探したり、週報を待ったりすることなく、情報に通じ、つながりを感じることができます。
✨ おもしろい事実：ピクサーのクリエイティブプロセスでは、すべての映画が複数のフィードバックセッションを経て完成します。ピクサーは、そのほぼ完璧なヒット率を、部門間のオープンなコラボレーションの成果だと評価しています。
10. テンプレートを使用して引き継ぎを標準化
信頼を損なうものほど、手抜きな引き継ぎほどありません。クライアントが契約書にサインしたかと思うと、その次の瞬間、チームは文書化されていない期待に応えるために大慌て。この問題は、コミュニケーションの問題ではなく、プロセスの問題です。解決策は簡単です。標準化された引き継ぎテンプレートを使用してください。
一貫した構造を整備することで、目標、タイムライン、ファイル、特別なリクエストなど、すべての重要な情報を確実に把握し、営業から納品までシームレスに実行に移すことができます。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp の「クライアントの成功のためのコラボレーションテンプレート」が必要です。一貫した構造を整備することで、目標、タイムライン、ファイル、特別なリクエストなど、すべての重要な情報を確実に把握し、営業から納品までシームレスに実行に移すことができます。
このテンプレートを使用すると、チームは販売からオンボーディング、プロジェクトの納品までの移行を円滑に進めることができます。その結果、販売チームと生産チームが共有のワークフローに沿って連携し、透明性、説明責任、およびよりスムーズなクライアント体験が促進されます。
このクライアント管理テンプレートでは、以下のことが可能になります。
- クライアントの期待、範囲、マイルストーンの概要
- 契約書や文書要求リストなどの重要なファイルを含める
- クライアントのオンボーディングチームやプロジェクトリーダーにタスクを自動的に割り当てる
- ステータス更新とコメントを使用して、責任の追跡
📖 関連記事：顧客との連携に関するクライアントのヒント
11. リマインダーとフォローアップを自動的に設定
クライアント管理の最後の段階であるフォローアップは、多くの場合、失敗しやすい部分です。
タイムリーなフォローアップは、最初の納品以降も顧客に投資し続けていることを示します。これにより、コミットメントが強化され、以下のことが容易になります。
- プロジェクトの目標とタイムラインを強化する
- クライアントの満足度に影響が出る前に懸念事項を明らかにする
- 信頼を強化し、納期遅延や入力遅延のリスクを軽減しましょう。
しかし、それを手作業で行うと、物事はうまく進まなくなります。
💜 ClickUp のサポート内容
ClickUp リマインダーを使用すると、税務書類のアップロード、確定申告の確定、契約書の確認、マイルストーンの承認など、あらゆるフェーズのフォローアップを自動化できます。
定期的なリマインダーを設定し、タスクのステータスに基づいて通知をトリガーし、クライアントと社内チームの両方に常に情報を共有することで、煩雑な追跡作業から解放されます。
クライアントはタイムリーな通知を受け取ります。チームは勢いを維持し、プロジェクトは前進します。
困難なクライアントとの関係を管理するためのヒント
結局のところ、クライアントも人間です。そして、人間の行動は解釈が難しい場合もあります。
しかし、準備と練習を積めば、どんな難しい会話も克服することができます。
課題 1：クライアントが怒っているが、そのトリガーがわからない
✅ 解決策: 状況に真摯な好奇心を持って臨みましょう。クライアントが懸念を自由に表現できるようにし、中断せずに聴き続けることが重要です。多くの場合、単に聴き入れるだけで緊張が緩和されます。
課題 2：ワークフローに影響を与える暗黙の緊張関係がある
✅ 解決策：敬意を持って指摘する。「軌道から外れているようです」などと言うことで、責任を問うことなく、率直な会話ができるスペースが生まれます。
課題 3：プロジェクトの途中でクライアントの期待が変化し続ける
✅ 解決策：一時停止してリセットします。プロジェクトの境界を再設定し、範囲を明確に文書化し、双方が更新された条件について合意していることを確認します。
課題 4：クライアントが、範囲や予算を超えた結果を期待している
✅ 解決策：現実的な期待を設定します。達成可能なことを明確に説明し、目標と整合性のある賢明な代替案を提案します。
課題 5：生産性よりもストレスの多いリレーションシップ
✅ ソリューション：手を引くべきタイミングを見極める。不適合なクライアントを手放すことで、チームの時間、エネルギー、そして長期的な成功を守ることができる。
💡 プロのヒント: チームプロジェクトで全員の認識を統一するのに苦労していませんか？「Teams のコラボレーションスタイルを強化する方法」では、さまざまなワークスタイルを認識、尊重、同期して、よりスムーズで効果的なコラボレーションを実現する方法をご紹介します。
ClickUp でクライアントとのコラボレーションを成功させる
業績の高い企業の 50% は、クライアントの 60%以上と長期契約を結んでいます。
よく考えてみると、収益の大部分は、優れた長期的なクライアントとの関係に依存しています。したがって、クライアントとのコラボレーションは軽視できるものではありません。
ClickUp を使用すると、リアルタイムの更新、共有ダッシュボード、AI 搭載のミーティングメモ、自動フォローアップ、カスタマイズ可能なコラボレーションハブなど、その約束を実現するために必要なすべてが揃います。
クライアントサービス、プロジェクト実行、チーム調整が 1 つのプラットフォームに統合されています。
今すぐClickUp に登録して、クライアントとのコミュニケーションを長期的な成功に変えましょう。